KL OKTOBER 2017 BYGGESAGSBEHANDLING EKSEMPLER PÅ DEN BORGERRETTEDE BYGGESAGSBEHANDLING

Transkript

1 KL OKTOBER 2017 BYGGESAGSBEHANDLING EKSEMPLER PÅ DEN BORGERRETTEDE BYGGESAGSBEHANDLING

2 2 KL Teknik og Miljø 2017 KL Weidekampsgade København S Tlf

3 KL Teknik og Miljø INDLEDNING Byggesagsbehandlingen er en vigtig del af kommunernes kontakt og dialog med dets borgere. Det er et kompliceret regelsæt, og ofte har man ikke brug for byggesagsbehandling mere end 1-2 gange i sit liv. At hjælpe borgeren til at overskue processen er derfor ofte en lige så stor del af den gode service i byggesagsbehandlingen, som selve tilladelsen til at bygge drømmehuset. I dag er der en forventning om, at kommunerne formår at tage et ude fra og ind perspektiv og sætte borgeren i centrum. Sagsbehandlingen skal ikke kun til stadighed gå hurtigere og være digital. Den skal samtidig også være personlig og fleksibel. Det har kommunerne vist i arbejdet med implementering af servicemålene, at de kan. Denne lille pjece er en del af et Fremfærd Borger projekt Den gode byggesagsbehandling og indeholder eksempler på, hvad forskellige kommuner gør målrettet borgerne. Pjecen er et koncentrat af eksempler på kommunernes borgerrettede byggesagsbehandling, der kan findes i publikationen God service og kort sagsbehandling sådan arbejder kommunerne. God læselyst! Publikationen God service og kort sagsbehandling sådan arbejder kommunerne findes her:

4 4 KL Teknik og Miljø 2017 DEN BORGERRETTEDE BYGGESAGSBEHANDLING Byggesagers karakter kan være meget forskellig fra kommune til kommune. Alt efter om det er en by-, forstad- eller landkommune, er det forskellige typer bygninger, borgerne bor i, ligesom der er forskel på grundenes størrelse. Ligeledes kan kyster og skovområder spille ind på, hvad der må bygges. Hvordan den borgerettede byggesagsbehandling er organiseret er derfor også forskelligt kommunerne i mellem. Uanset organisering er der flere elementer, der har indflydelse på servicen i den borgerrettede byggesagsbehandling. Det gennemgående er at borgerne ofte har brug for hjælp til både at forstå reglerne, hvad der er muligt at bygge hos netop dem, samt hvordan processen er. Det kan ske gennem alt fra forhåndsdialogen, vejledninger målrettet borgerne, tilgængelige oplysninger på kommunens hjemmeside, brugen af Byg og Miljø etc. Det er eksempler på dette, denne pjece indeholder. Pjecen er ikke udtømmende, men skal ses som eksempler og inspiration. Der findes flere eksempler på kl.dk/kommunale-opgaver/teknik-og-miljo/ Tvargaende-temaer/servicemaal/Kommunale-eksempler-pa-god-service/. Siden opdateres løbende med nye eksempler. Pjecen er blevet udarbejdet som et projekt under Fremfærd Borger, i samarbejde mellem KL og Konstruktørforeningen

5 KL Teknik og Miljø FORHÅNDSDIALOG OG HJÆLP UNDERVEJS Processen med en byggetilladelse er ligesom det meste anden kommunikation med det offentlige blevet digital. Det betyder, at ansøger i princippet kan indsende sin ansøgning, og hvis lovgivningen er overholdt, få en byggetilladelse uden ellers at være i kontakt med kommunen. Men de fleste har ikke behov for en byggetilladelse særlig tit, og reglerne og processen kan derfor nemt være uoverskuelig. Fx kan der være brug for tilladelser fra andre afdelinger i kommunen, eller fra andre myndigheder. Der er mange forskellige regler at overholde, og ved at have en dialog med kommunen inden man når for langt i planlægningen, vil det ofte være nemmere at overskue, hvad der er muligt. En forhåndsdialog er dermed borgernes mulighed for, sammen med kommunen, at få styr på processen, reglerne og hvad deres ansøgning skal indeholde. KL udførte i slutningen af 2016 en spørgeskemaundersøgelse hos kommunerne om blandt andet deres byggesagsbehandling, hvor 78 kommuner svarede. Undersøgelsen viste netop, at kommunerne gør meget ud af dialogen med ansøger, herunder ikke mindst gennem forhåndsdialogen. Spørgeskemaundersøgelsen viste, at 98 pct. af kommunerne opfordrer ansøgere til at starte en forhåndsdialog med kommunen, inden de sender en ansøgning. I 75 pct. af kommunerne har ansøgeren mulighed for aktivt kan booke en tid hos en sagsbehandler. Det er forskelligt, hvordan man kan organisere forhåndsdialogen, ligesom det er forskelligt, hvad den enkelte borger har behov for. En forhåndsdialog er dog ikke noget, man kan tvinge ansøger til. Dog viser erfaringerne, at det anvendes flittigt, og at ansøgerne oftere er glade for servicen og processen, hvis de har haft en forhåndsdialog med kommunen først. Flere kommuner tilbyder strakstilladelser. Det er til dem, der har styr på deres ansøgning, og ikke har behov for dispensation eller tilladelser efter anden lovgivning end byggeloven. Efter indgivelsen af ansøgningen kan borgeren få byggetilladelsen inden for få dage. Nogle steder inviterer kommunen til møde, hvor ansøgningen gennemgås, og ofte kan borgeren gå fra mødet med en byggetilladelse i hånden. På den måde kan det gå stærkt med at få sin byggetilladelse, hvis man gerne vil hurtigt i gang. Men samtidig kræver det også, at ansøger har styr på både dokumentation og regler, så det hele kommer med i første ansøgning.

6 6 KL Teknik og Miljø 2017 Book en forhåndsdialog I Hjørring Kommune har man som ansøger mulighed for at booke en tid med en af kommunens sagsbehandlere, inden man går i gang med ansøgningen. På den måde er det nemt, at finde et tidspunkt man kan, og man har mulighed for at få hjælp til processen. Hjørring Kommune oplever, at kvaliteten i ansøgningsmaterialet stiger, når ansøger har haft en dialog med kommunen på forhånd. Derfor oplever de også, at den halve time brugt på forhåndsdialogen ofte sparer to-tre timers efterfølgende arbejde. Hvis kommunen har spørgsmål eller behov for yderligere information om en sag undervejs i processen, ringer de op og forklarer, hvad de mangler af information. Det gør, at de møder ansøger i øjenhøjde, og hurtigere får den information, de skal bruge. Læs mere om Hjørring Kommunes erfaringer på Processer tilpasset efter ansøgers behov Hedensted Kommune har prøvet at tilpasse deres processer til at tilgodese de forskellige behov, ansøger har. Kompleksiteten af byggeriet er, ligesom ansøger, forskellig og der er derfor forskellige behov til kommunens tilrettelæggelse af byggesagsbehandlingen. På den baggrund indførte kommunen muligheden for, at ansøger kan booke tid til dialog. Alt efter sag og servicebehov kan ansøger benytte sig af tre forskellige tilbud: 1) Strakstilladelser, der er et tilbud til ansøger, der har styr på reglerne og skal bygge med begrænset kompleksitet. De vil typisk kunne få byggetilladelsen i hånden ved afslutningen af mødet. 2) Dit behov din tilladelse er for ansøgeren, der gerne vil guides igennem processen, samt hvis der kræves særlige tilladelser og dispensationer. 3) Tilladelser til tiden, er et tilbud til virksomhederne, da erhvervsbyggeri typisk er mere komplekse. Her forventningsafstemmes, og der udarbejdes tidsplan for, hvornår der kan forventes en byggetilladelse. Læs mere om Hedensted Kommunes erfaringer på

7 KL Teknik og Miljø Dialogteams Københavns Kommune har fokus på at kommunikere tydeligt gennem løbende dialog og forventningsafstemning. Derfor er der bl.a. oprettet et dialogteam, der fungerer som knudepunkt for ansøgernes henvendelser om byggesager. Dialogteamet skal sikre, at ansøgeren oplever, at det er muligt at komme i en god indledende dialog om selve ansøgningsprocessen og den konkrete byggesag. Det hjælper både på kvaliteten af ansøgningsmaterialet, og det hjælper også ansøger videre, hvis der må gives afslag i en sag. Teamet er med til at rydde fejl og misforståelser af vejen. 79 pct. af de byggesager, der bliver vendt i dialogteamet, ender med en straksafklaring, og yderligere 10 pct. får en afklaring senest dagen efter. Læs mere om Københavns Kommunes erfaringer på

8 8 KL Teknik og Miljø 2017 VEJLEDNING Der findes en lang række vejledninger målrettet borgerne, der kan hjælpe med at forstå, hvilke regler de skal overholde, hvis de enten vil bygge en carport, bygge til, udnytte tagetagen eller bygge nyt. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har forskellige vejledninger på deres hjemmeside Der er fx en vejledning målrettet borgere, der gerne vil bygge en carport, skur eller anden sekundær bygning. Nogle kommuner har lavet vejledninger målrettet borgerne, ligesom andre medier bl.a. på nettet oplyser om reglerne. Som kommune kan man overveje at linke direkte til de bedste og vigtigste af dem fra egen hjemmeside. En af problemstillingerne er også, hvordan ansøgningen skal udformes, og hvad den skal indeholde. Ansøgningsportalen Byg og Miljø guider ansøger igennem ift. krav til oplysninger. Hvordan det beskrives, dokumenteres eller vises af ansøger, kan der være stor forskel på. Ligeledes kan det være svært at anvende en ansøgningsportal som Byg og Miljø, hvis det ikke er noget man gør så ofte.

9 KL Teknik og Miljø Byg og Miljø Digital ansøgning om byggetilladelse Når der skal søges om byggetilladelse, skal det ske via den digitale selvbetjeningsløsning Byg og Miljø. Først indtastes den adresse, som byggeprojektet vedrører, og herefter finder Byg og Miljø de relevante, offentlige data, der vedrører adressen. Det betyder, at ansøger kan se, om der er lokalplan, fredninger eller andet som kan være en begrænsning for projekter på adressen. Herefter vælges, hvilken type byggeprojekt man vil ansøge om. Systemet kan nu føre ansøger igennem netop de krav til dokumentation, som kommunen skal bruge for, at kunne behandle ansøgningen. Når ansøger trykker send, sendes en samlet ansøgning til kommunen. Ansøger modtager svar fra kommunen i Byg og Miljø, og får besked, når der er nyt i sagen enten via mail eller SMS. Det kan være svært at anvende et system til ansøgning, hvis det ikke er noget, man gør så ofte. Byg og Miljø har derfor lavet vejledninger til systemet, både på skrift og i korte film. Nogle kommuner har også gjort det muligt at møde op til en åben café og få hjælp til ansøgningen eller at blive guidet igennem ansøgningsforløbet over telefon. Byg og Miljø findes her:

10 10 KL Teknik og Miljø 2017 Borgerrettede vejledninger Vejen Kommune har udarbejdet tre korte og konkrete vejledninger målrettet borgerne. De oplevede, at det var mange af de samme ensartede spørgsmål, der fulgte hver byggesag. Vejledningerne skal hjælpe med at gøre processen overskuelig. Der blev skruet ned for detaljerne for, at budskaberne ville stå helt klart frem. Vejledningerne ligger på kommunens hjemmeside, men bliver også sendt ud sammen med svar på eventuelle spørgsmål. På den måde bliver de brugt mere, og kan fungere som udgangspunkt for samtalen mellem sagsbehandlere og borgere. De understreger også, at man altid kan spørge, hvis man ikke kan finde svar. Vejen Kommune bruger nu mindre tid på at besvare spørgsmål, da vejledningerne tager de mest grundlæggende spørgsmål i opløbet. Læs mere om Vejen Kommunes erfaringer på

11 KL Teknik og Miljø

12 KL Weidekampsgade København S Tlf