EKSTERN Referat Kolstrup Boligforening Onsdag den , kl Humlehaven 4 - Aabenraa. Top. Side 1 af 21 Kolstrup Boligforening

Transkript

1 EKSTERN Referat Onsdag den , kl Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 21

2 Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol Bestyrelsesmøde den Fremlæggelse af revisionsprotokol Efterretningssager Råbalance Restancelister huslejerykkere Total anvist husleje Oversigt venteliste Orientering om ledige lejemål Intrum justitia Orientering om PM-aftale Status igangværende sager Teknisk afdeling Landsbyggefondsmidler m.v Landsbyggefondsmidler - trækningsret Dispositionsfonden Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej Renoverings-/Byggeskadesager Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Renoveringsprojekt afdeling Nybyggeri Seniorboliger Løjt afdeling Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling Høje Kolstrup Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Infrastruktur Høje Kolstrup Foreningsanliggender Salus Boligadministration kreds Bestyrelsesanliggender Budgetforslag Hovedforeningen Bestyrelseshonorar Afdelingsbestyrelsesseminar Generalforsamling Fælles juleafslutning for AAAB og KB Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Evaluering indflytterlejligheder Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Statusmøde Bækmark & Kvist Aabenraa Fjernvarme Love og cirkulærer BL-Informerer Landsbyggefonden Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg Almen Nyt...14 Side 2 af 21

3 10.2 Ejerforening Humlehaven Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Hovedsamarbejdsudvalget - HSU Håndværkergården Administration Forretningsudvalg FU Afdelingsanliggender Nytårsskader Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Afdelingsgennemgang Fælleskurser Eventuelt Kalender Næste møde(r)...20 Indkaldt: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Kaj Matthiesen og Ritha Helweg Side 3 af 21

4 1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Oganisationsbestyrelsesmødet den blev aflyst grundet mange afbud. Godkendelse af referat fra den Godkendt og underskrevet. 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Gennemgang af afdelinger nævnt i revisionsprotokol Underskuddet i afd 1 skyldes at der har været alt for mange flytninger de sidste år og det er de boliger hvor beboerne har boet længe der er kun 2 boliger tilbage hvor der ikke er sket udskiftning inden for de sidste 5 år. Der er budgetteret med 1 flytning hvert andet år. Det vil nok være nødvendigt med kapitaltilførsel I afd 13 er der to ting: Der var ikke budgetteret med afdrag og renter de første ca 5 år og så har der været alt for mange flytninger de sidste år. Kapitaltilførsel vil også være nødvendigt her. Afd 15: Har jeg ikke nogen forklaring på. Afd 24: Er en afdeling med alt for mange flytninger og et underskud fra tidligere tider p.g.a. tomgang. Det vil også være nødvendigt med kapitaltilførsel. Afd 26: Kan sikkert komme ud af problemerne når den nye afd 29 er taget i brug ved samdrift med de to afdelinger. Afdeling 4, 6, 20, 23 og 27 er også nævnt da deres underskud overstiger en måneds husleje, - vil de afdelingers underskud kunne inddækkes af afdelingen selv fremadrettet? Ja de kan dækkes inden for det lovlige åremål Ud fra inspektør Christian B. Christensen's bemærkninger udarbejdes en indstilling, om hvor meget kapital der skal tilføres de enkelte afdelinger. (JPW / CBC). - kapitaltilføreselsberegning under udarbejdelse. Opfølgning: Igangværende (JPW / CBC) Side 4 af 21

5 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Restanceliste KB, 2014 BILAG - Restanceliste KB, 2015 BILAG - Huslejerestance KB % huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB 2014 BILAG - Restanceliste KB, beløb udsendte rykker 2014 BILAG - Huslejerykker KB 2015 BILAG - Restanceliste KB, beløb udsendte rykker Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB 2014 BILAG - Anvist husleje KB Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB december Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB, december Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB pr Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, november 2014 BILAG - PM aftale Sydbank december 2014 BILAG - PM aftale Sydbank januar Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr Side 5 af 21

6 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Intet nyt Til orienterig 3.3 Ansøgning afd. 4 Lindsnakkevej Ansøgning genoptages, når finansiering for afd. 15 er endelig på plads. Intet nyt (CBC). Ansøgning kan ikke imødekommes. Side 6 af 21

7 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring Konsekvensberegning under udarbejdelse (CBC). Der er afholdt ekstraordinær afdelingmøde november måned (CBC). Se bilag. BILAG KB, afdeling 1 Referat ekstraordinært afdelingsmøde Opfølgning: Beregning igangværende (CBC) Indstilling Definition af ønsker og ideer. 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Skema B forventes godkendt inden Herefter kan byggeriet sættes i gang. (LBS) BILAG: Beslutningsprotokol Aabenraa Kommune Indstilling 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Side 7 af 21

8 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Byggeregnskab under udarbejdelse. Der arbejdes med, at dele grund og tilhørende udgifter ud i forhold etape 1 og eventuel etape 2. (LBS) 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet pågår. Forventes afsluttet ultimo juni Navngivningskonkurrence er under forberedelse. (LBS) Byggeriet pågår - Forventes afsluttet ultimo juni Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Politisk styregruppe møde den Dagsorden under udarbejdelse. Side 8 af 21

9 6.2 Infrastruktur Høje Kolstrup Arbejdet pågår. Der kan søges Landsbyggefonds midler i år på området. Forinden skal planen dog drøftes med beboerne på Høje Kolstrup. (LBS). Indstilling. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning Orientering om: - hjemmesider - ressourse - styring - NemID, digital underskrift på lejekontrakter kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere inviteret på ekskursion til Ålborg den 8. og 9 maj Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret Indstilling Inga Fohlmann tilmeldes hvis muligt (ekskursion Ålborg). 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Budgetforslag Hovedforeningen Budget 2016 viser ved uændret administration, en stigning på kr , svarende til 5,37%, kr pr. lejemålsenhed. Fejl Der er i beregningen taget højde for en nettoreduktion på 97 lejemålsenheder (budget 2015) Side 9 af 21

10 BILAG Forslag til budget, BILAG Forslag til budget, komprimeret BILAG Forslag til budget, specificeret Forslag til budget 2016 indstilles til godkendelse. Stigningen skal reduceres med 3% svarende til ca. 2,37% 8.2 Bestyrelseshonorar 2015 Bestyrelseshonorar til udbetaling april 2015 BILAG Bestyrelseshonorar 2015 Drøftelse af bestyrelseshonorar % til formand. Rest deles mellem de resterende 6 medlemmer. (Udb. i april 2015) 8.3 Afdelingsbestyrelsesseminar Der afholdes afdelingsbestyrelsesseminar lørdag den , kl , Folkehjem Aabenraa. Der er til afdelingsbestyrelsesmedlemmer sendt "sæt kryds" i kalenderen" - appetitvækker. Sendt uge 2, Der er til afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB sendt endelig invitation (med tilmelding) den BILAG Invitation Side 10 af 21

11 8.4 Generalforsamling 2015 Generalforsamling torsdag den 7. maj 2015, kl , Guldbjergparkens festsal. Konstituering umiddelbart efter generalforsamlingen. BILAG Indkaldelse/dagsorden Indkaldelse/dagsorden til godkendelse. Dagsorden godkendt som indstillet. 8.5 Fælles juleafslutning for AAAB og KB På AAAB samarbejdsudvalgsmødet blev besluttet at foreslå fælles afholdelse juleafslutning for organisationsbestyrelsen, medarbejdere m.fl. i AAAB og KB. AAAB afholder årligt juleafslutning for organisationsbesstyrelsen, medarbejdere i AAAB, KB + AAAB medarbejdere Humlehaven, Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen. æresmedlemmer samt ledergruppen SALUS. Juleafslutningen afholdes i Guldbjergparkens festsal, tirsdag den , kl Foreningen/erne er vært ved let traktement. Der uddeles julekort/gave. Drøftelse og beslutning om der fremover afholdes fælles juleafslutning KB og AAAB. Det blev godkendt at der afholdes fælles juleafslutning for AAAB og KB. 8.6 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Afdelingerne er gennemgået og breve med tilbagebetaling er ved at blive sendt ud - ultimo oktober. De sidste afdelinger bliver sendt ud februar måned. Der bliver indrykket proklama i statstidende. Side 11 af 21

12 8.7 Evaluering indflytterlejligheder Evaluering på forbedring af standarden på indflytterlejligheder. BILAG Evaluering af synsfunktionen Til drøftelse. 8.8 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Bestyrelsen godkendte at vi søger at afhænde børnehaven, for højest bud - forventet salgspris ca. 1.5 mio. kroner. Det er tilbudt Kommunen, at overtage ejendommen til brug for fremtidig børneinstitution i kommunalt regi. Kommunen er ved at se på deres behov for fremtidige børnehavepladser. Opfølgning: Kommunen er rykket for svar - afventer (JPW).. Side 12 af 21

13 8.9 Statusmøde Bækmark & Kvist Mødereferat - Statusmøde den med Bækmark & Kvist Forsikringsrådgivning A/S BILAG Referat statusmøde Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Kort orientering om forventning til uændret prisniveau. 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4814 Medlemskontingent Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr og ungdomsboligbidrag i Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL informerer i Ny målerbekendtgørelse 0315 Afskaffelse af G-dage for korttidsansættelse 0415 Ophævelse af 70 års grænse for automatisk afsked gældende fra 1. januar Nye regler for fratrædelsesgodtgørelse. Side 13 af 21

14 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 652 Fraflytninger i den almene boligsektor Indberetning af ledige boliger pr. 1. december Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph.D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar Beboere i den almene boligsektor Kortlægning af almene bebyggelsers bevaringsværdi 660 Indberetning af ledige boliger pr. 1. februar Afhændelse/nedrivning af almene boliger 662 Indberetning af eksterne fraflytninger for Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Der ønskes en drøftelse af hvorvidt "Almen Nyt" kunne blive et elektronisk beboerblad - stadig med et eksemplar der vil kunne hentes i Humlehaven. Positiv holdning til indstillingen - dog ønskes en artikel i Almen Nyt, hvor vi så har en tilbagemelding om brugerne også ser positiv på forslaget. Opfølgning: Se bilag (Almen Nyt nr. 6, 2014) - indlæg vedrørende spørgeskema for elektronisk udgivelse. I forbindelse med spørgeskema til beboere var tilknyttet konkurrence blandt besvarelserne. Der var en drøftelse af et fælles beboerblad i SALUS regi, der var enighed i, at der udarbejdes et prøve nummer (gentagelse) Side 14 af 21

15 Oplæg til forventet og udgivelsesdatoer: Forventet og udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave BILAG Oversigt udgivelser Almen Nyt 2015 BILAG Resultat af spørgeskema vedrørende Almen Nyt. (Almen Nyt nr. 6, 2014) BILAG Vindere af konkurrence 10.2 Ejerforening Humlehaven Opfølgning: Ifølge økonomidirekør Jacob P. Wind: Der findes stadig en ejerforening. Den administreres af advokatfirmaet Compass. Der indkaldes ikke til møder, men regnskab over fællesomkostninger fremsendes hvert år. Bestyrelsen efterlyste et sæt vedtægter, normalt skal der indkaldes til en generalforsamling.(jpw) Vedtægter herunder BILAG Vedtægter ejerforening Humlehaven Side 15 af 21

16 11 Intet nyt. Beboeranliggender Intet at referere. 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Sagsfremstilling: 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. Ejendomsserviceteknikerelev Kenneth Hansen har opsagt sin elev-stilling pr idet arbejdet ikke har den ønskede interesse. Der er indrykket stillingsannonce for ny elev. Opfølgning: Ny elev, ejendomsserviceteknikerelev Christoffer Schneider er startet den Side 16 af 21

17 . Kort orientering om status for lokalaftale - samt en drøftelse vedrørende telefongodtgørelse. I den gamle lokalaftale var der omtalt en telefongodtgørelse for ejendomsfunktionærer. Idet der nu benyttes firmatelefon (mobil), er dette tillæg bortfaldet Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Side 17 af 21

18 13 Håndværkergården 13.1 Administration 13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den Afdelingsanliggender 14.1 Nytårsskader Nytårsskader BILAG Oversigt over nytårsskader Punktet udgår af dagsorden for fremtiden. Listen taget til efterretning. Side 18 af 21

19 14.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. (LBS) BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret Til drøftelse. Sagen afventer et juridisk responsum Afdelingsgennemgang Afdelingsgennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelser. BILAG Referat fra afdelingsgennemgang den 01. oktober 2014 Forslag til mødedato for afdelingsgennemgang Onsdag den , kl , med start fra Humlehaven 4. Der bestilles bord på Sølyst Kro (lcw). Der bestilles bord på Nilson. 15 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den Scandic Sønderborg Side 19 af 21

20 16 Eventuelt Kort drøftelse af flygtninge og genhusning Kalender Synsinspektør Karl Theemann - 25 års jubilæum. Der afholdes reception fredag den , kl , Folkehjem. Invitation under udarbejdelse Ejendomsfunktionær Poul Erik Outzen - 20 års jubilæum Ejendomsfunktionær Mikael Schlaikjer - 50 år Assistent Irene Rasmussen - 40 års jubilæum. Reception fredag den , kl , Folkehjem Org.best.mdl. Tove Christensen - 20 års jubilæum Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2015: Onsdag den kl Onsdag den kl fællesmøde KB + AAAB Onsdag den kl årsregnskab Forslag til møderække juni 1. halvår og 2. halvår 2015: Mandag den kl Torsdag den kl Mandag den kl Lørdag den Sted? Kl.? - fælles juleafslutning KB og AAAB Mandag den kl fælles med AAAB Møderække juni 1. halvår og 2. halvår 2015 indstilles til godkendelse. Møderække godkendt som indstillet. Fælles juleafslutning den 5. dec arrangeres af AAAB i år. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Side 20 af 21

21 Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den kl Folkehjem Aabenraa Generalforsamling 2015: Torsdag den 7. maj 2015 kl Guldbjergparkens Festsal Salus repræsentantskabsmøde Lørdag den 23. maj Aabenraa, den Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant Side 21 af 21