Kommissorium for indfłrelse af ESDH system p personsagsomr det

Transkript

1 Notat Forvaltning: Błrn, Skole og Kultur Dato: J.nr.: Br.nr.: 15. marts 2011 Udf rdiget af: Diana L bbert Pedersen (projektleder) Vedrłrende: Kommissorium for indfłrelse af ESDH system p personsagsomr det Notatet sendes/sendt til: Direktionen Kommissorium for indfłrelse af ESDH system p personsagsomr det Direktionen har besluttet, at der skal indfłres et ESDH system p personsagsomr det. P baggrund af analysen af personsagsomr det vedr. valg af ESDH strategi samt beslutningen om at Public ikke skal anvendes som ESDH system p personsagsomr det, er det besluttet at anskaffe et ESDH system til personsagsomr det (dual strategi). P baggrund af ovenst ende beslutning, er det oplagt at tilkłbe KMD EDH (tilkłbsmodul til KMD SAG). Tilkłb af KMD EDH udgłr dermed afs ttet og rammen for projektet. Indfłrelsen af et ESDH system p personsagsomr det skal ses som et led i Randers Kommunes digitaliseringsstrategi. M let er, at opn en fuld digital sagsbehandling, at alle personsager fremadrettet opbevares elektronisk, at der sikres stringens og ensartethed i arbejdsgange og journalisering, at de lovgivningsm ssige krav i forhold til journalisering og opbevaring efterleves, at arbejdsgangene effektiviseres. Tidsperspektivet er, at alle personsager fra 1. januar 2012 og fremadrettet opbevares elektronisk. I forbindelse med tilkłb og implementering af ESDH systemet, er der nedsat en projektgruppe, der indledningsvis kortl gger eksisterende systemers integration med KMD EDH men henblik p at vurdere, hvorvidt KMD EDH kan erhverves som en standardlłsning gennem

2 - 2 - Statens og Kommunernes Indkłbsservice (SKI). Afs ttet om at anskaffe KMD EDH via. SKIrammeaftalen bygger p en forelłbig vurdering fra IT-afdelingen. Det er dog vigtigt at fremh - ve, at der skal foretages en s rskilt vurdering og beslutning om tilkłb af KMD EDH med udgangspunkt i procedurebeskrivelsen for Randers Kommunes udbudsplan for anskaffelse af ITfagsystemer. De enkelte delelementer af projektet beskrives i nedenst ende. I forbindelse med implementeringen af ESDH system p personsagsomr det er det afgłrende, at der sikres en ensartethed i arbejdsgange og anvendelsen af systemet p tv rs af de enkelte omr der og fagforvaltninger. Dette stiller store krav til fagchefernes bev genhed og inddragelse af nłglemedarbejdere i forbindelse med tilrettel ggelsen af fremtidige arbejdsgange samt implementeringen af systemet. Medlemmer af styregruppen Knud Aarup, direktłr for social og arbejdsmarked (formand) Rasmus Bak Młller, sekretariatschef for Politik, Kommunikation og Digital service Sonja Młgelsvang, chef for familieafdelingen Ole Andersen, arbejdsmarkedschef Torben Rugholm, socialchef Bent Hłjlund, chef for IT Medlemmer af projektgruppen: Diana L bbert Pedersen, Błrn, Skole og Kultur (projektleder) Jette Błdker, Borgmesterkontoret (delprojektleder) Peter Br gge, Familieafdelingen (delprojektleder) Ulrik Lłvehjerte, Social og arbejdsmarked (delprojektleder) Neds ttelse af arbejdsgruppe Der neds ttes en arbejdsgruppe best ende af de superbrugere, der i dag er tilknyttet KMD SAG (afs ttet er, at den eksisterende superbrugerorganisation udvides og reetableres, s ledes at den ogs omfatter KMD EDH). Arbejdsgruppen refererer til projektgruppen og skal bl.a. bidrage med kortl gningen af eksisterende arbejdsgange og test af systemet, ligesom arbejdsgruppen lłbende inddrages i forhold til at facillitere de enkelte faser af projektet. I den sammenh ng er det afgłrende, at fagcheferne stłtter op om og prioriterer superbrugernes deltagelse i arbejdsgruppens arbejde.

3 - 3 - Fase 1: Beslutningsopl g vedrłrende tilkłb af KMD EDH Projektgruppen udarbejder et beslutningsopl g til styregruppen med henblik p at vurdere, hvorvidt systemet skal tilkłbes gennem: a) Statens og Kommunernes Indkłbsservice (SKI) b) EU-udbud Beslutningsopl gget baseres p fłlgende: P baggrund af funktionalitetsbeskrivelsen for KMD EDH (erhvervet gennem SKI- rammeaftalen) udarbejdes der en oversigt over, hvilke centrale og decentrale systemer i Randers Kommune, der skal kunne integreres til KMD EDH. Derudover hvorvidt der er eksisterende systemer i kommunen, der med fordel kan nedl gges og overfłres til KMD EDH. Opfylder SKI aftalen Randers Kommunes behov i forhold til tilkłb af KMD EDH, er det, ud fra en łkonomisk betragtning, hensigtsm ssig at v lge model a, idet denne model for tilkłb betyder, at der eksempelvis ikke skal anvendes ressourcer p at gennemfłre et EU-udbud. Jf. ovenst - ende er det dog vigtig at pointere, at der skal foretages en s rskilt vurdering og beslutning om tilkłb af KMD EDH med udgangspunkt i procedurebeskrivelsen for Randers Kommunes udbudsplan for anskaffelse af IT-fagsystemer. Beslutningsopl gget for fase 1. behandles i styregruppen senest 1. juni Fase 2: Finansieringsmodel I denne fase udarbejdes en model for, hvordan tilkłbet af ESDH systemet skal finansieres, herunder hvilke afdelinger der skal bidrage til finansieringen samt omfanget heraf. Udarbejdelsen af finansieringsmodellen tager afs t i antallet af KMD sagsbrugere fordelt p de enkelte afdelinger. Forslaget til finansieringsmodellen behandles i styregruppen seneste 1. juni 2011 sammen med beslutningsopl gget for fase 1. Fase 3: Kortl gning af eksisterende arbejdsgange og udarbejdelse af h ndbog m.v. I denne fase kortl gges de enkelte faggruppers eksisterende arbejdsgange. M let er, at der udarbejdes en brugerh ndbog, samt vejledninger for de enkelte afdelinger, der sikrer smidige, ensartede og effektive arbejdsgange i forbindelse med anvendelsen af systemet.

4 - 4 - I forbindelse med kortl gningen af eksisterende arbejdsgange spiller arbejdsgruppen (superbrugerorganisationen) en afgłrende rolle, idet de skal bidrage med beskrivelser af eksisterende arbejdsgange samt test af systemet. I den sammenh ng er det afgłrende, at de enkelte fagchefer bidrager med de fornłdne ressourcer i forbindelse med kortl gningsarbejdet. Brugerh ndbog for KMD EDH samt vejledningerne til de enkelte afdelinger behandles i styregruppen senest 1. september Fase 4: Implementering I denne fase udarbejdes en plan for uddannelse af nye superbrugere samt uddannelse af de medarbejdere, der fremadrettet skal anvende systemet i sagsbehandlingen. Beslutningsopl gget til implementeringsstrategien behandles i styregruppen senest 1. oktober Fase 5: Drift I forhold til KMD SAG (og fremadrettet KMD EDH) har IT afdelingen ansvaret for oprettelsen af nye brugere mv. Der er dog behov for at udpege en koordinator, der er ansvarlig for uddannelse af nye superbrugere, ajourfłring af brugerh ndbog og vejledninger for brugen af KMD EDH m.v. Beslutningsopl gget til at sikre den fremtidige drift behandles i styregruppen senest 1. november 2011.

5 - 5 - Tidsplan for tilkłb og implementering af ESDH system p personsagsomr det 31. marts 2011 Kommissorium behandles i direktionen. 1. juni 2011 Fase 1: Styregruppen behandler et beslutningsopl g vedr. tilkłb af KMD EDH til personsagsomr det. 1. juni 2011 Fase 2: Styregruppen behandler et beslutningsopl g vedr. finansieringsmodel. 1. september 2011 Fase 3: Styregruppen behandler udkast til h ndbog og vejledninger i forbindelse med anvendelsen af KMD EDH. 1. oktober 2011 Fase 4: Styregruppen behandler et beslutningsopl g vedr. implementeringsstrategien. 1. november 2011 Fase 5: Styregruppen behandler et opl g, der skal sikre den fremtidige drift af systemet. 1. januar 2012 Fra 1. januar 2012 foreg r sagsbehandlingen p personsagsomr det digitalt.