INDKØBSPOLITIK THISTED KOMMUNE

Transkript

1 INDKØBSPOLITIK THISTED KOMMUNE Thisted november 2011

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Formål... 2 Mål... 3 Omfang og afgrænsning... 3 Indkøbspolitikkens indhold... 4 Udbud... 4 Miljø... 4 Klima... 5 Etik, arbejdsmiljø og sociale klausuler... 5 Incitamentsplan... 6 Forhold til leverandører... 7 Eksternt samarbejde... 7 Personale goder og gaver... 7 Fortrolighed... 8 Organisering... 6 Ansvar

3 Indledning Indkøbspolitikken har til formål at understøtte Thisted Kommunes centrale indkøbsfunktion samt styrke og koordinere de decentrale indkøbsenheder. Indkøbspolitikken opstiller fælles mål for og krav til indkøb i regi af Thisted Kommune. Ifølge Styrelsesvedtægtens 11 skal Thisted Kommunes økonomiudvalg fastsætte regler for samordning af kommunens indkøbsfunktioner. Samordning og koordination af Thisted Kommunes indkøb er nødvendig for at optimere den samlede indkøbsproces, sikre lavest mulige priser i forhold til kvaliteten og opnå bedst mulige leverandørvilkår. De økonomiske ressourcer skal til enhver tid forvaltes bedst muligt, hvilket indebærer, at Thisted Kommunes samlede indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske på tværs af forvaltninger, afdelinger og institutioner, der således kan disponere på baggrund af centralt indgåede aftaler. Thisted Kommune ønsker at have et samlet udbuds- og indkøbsvolumen og dermed drage storkundefordele i forhold til leverandører. Der skal tilstræbes et langsigtet samarbejde med de enkelte leverandører, så vidt det vurderes relevant i henhold til EU s udbudsdirektiv. Thisted Kommunes udbud og indkøb er blandt andet reguleret af Forvaltningsloven, diverse EU-direktiver om offentlige indkøb, Miljøbeskyttelsesloven, Tilbudsloven m.fl. Formål Det overordnede formål med Thisted Kommunes indkøbspolitik er: Gennem koordinering af de decentrale indkøbsenheders indkøb af varer og tjenesteydelser at opnå de bedst mulige betingelser for indkøb i Thisted Kommune via centralt indgåede aftaler Gennem koordinering at skabe grundlag for optimale indkøbsvilkår i forhold til kvalitet, service og økonomi Derudover vil Thisted Kommunes indkøb blive foretaget under hensyntagen til det lokale erhvervsliv, hvor det findes relevant, og hvor lovgivningen giver mulighed herfor

4 Mål Indkøbspolitikken skal bidrage til: at der via styring og koordinering af kommunens samlede indkøb opnås effektive indkøbsprocesser, optimale indkøbsforhold og optimeret ressourceforbrug at gældende lovgivning og reglement for indkøbsområdet, herunder EU's udbudsregler, overholdes at der via flere udbud reduceres i antallet af leverandører hvor det vurderes hensigtsmæssigt at sikre en så minimal påvirkning af miljøet som muligt, under hensyntagen til pris og kvalitet Endeligt skal indkøbspolitikken medvirke til, at Thisted Kommune fremstår som en troværdig og attraktiv samarbejdspartner. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken gælder for samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser. Kommunens indkøbspolitik og -aftaler er således forpligtende for alle kommunens forvaltninger og institutioner og omfatter, udover kommunens egne institutioner (inklusive indtægtsdækkende og kontraktstyrede virksomheder), også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster og hvor driften primært er finansieret via tilskud fra Thisted Kommune. Indkøbsdisponering foretages som udgangspunkt decentralt. De enkelte forvaltninger og institutioner foretager selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med Thisted Kommunes indkøbspolitik. Bygge- og anlægsarbejder, der udbydes i henhold til loven om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren (Tilbudsloven), er ikke omfattet af indkøbspolitikken

5 Indkøbspolitikkens indhold Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål søges der indgået aftaler med offentligt udbud hvor muligt, og efter princippet om det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der skal ske via aftaler med leverandører med fokus på: bedst mulige priser for den rigtige kvalitet leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser betalingssikkerhed servicebetingelser miljø og klima I bestræbelserne på at realisere målene for Thisted Kommunes indkøb skal følgende prioriteres i videst muligt omgang: at der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele at indgåede indkøbsaftaler gøres obligatoriske at reduktion og standardisering i varesortiment tilstræbes Udbud Udbudsplan udarbejdes for en tre-årig periode og ajourføres løbende af indkøbsfunktionen. Miljø Thisted Kommune ønsker at nedsætte miljøbelastningen i forbindelse med sit forbrug af varer og tjenesteydelser. Ved ethvert udbud skal medtages miljøkrav i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav indgår med samme prioritering som øvrige krav i en helhedsvurdering. Vurderingen tager hensyn til de produkter, der er mindst miljøbelastet og ressourceforbrugende ved levering, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Thisted Kommune vil anvende de anbefalinger og retningslinjer, der kommer fra Miljøstyrelsen, Energistyrelsen samt de europæiske bestemmelser, der omhandler grænseværdier for udledning af farlige stoffer i miljøet, og de af EU kommissio

6 nen anerkendte miljømærkeordninger, såsom Blomsten, Svanen og lignende fra akkrediterede myndigheder under hensyntagen til pris og kvalitet. Klima Thisted Kommune er klimakommune og har ved indgåelse af aftale med Danmarks Naturfredningsforening forpligtet sig til at reduceres CO 2 -belastningen med op til 3 % årligt indtil Kommunens udbudsmaterialer indeholder specifikke miljøkrav til leverandørerne inden for forskellige produkt- og ydelseskategorier, i henhold til prioriteringerne af klima- og miljømålsætninger. Alle elementer inddrages med hensyn til en vurdering af, om der er et CO 2 -reducerende potentiale. Etik, arbejdsmiljø og sociale klausuler Etik, arbejdsmiljø og sociale klausuler indgår i relevant omfang som vægtede parametre ved valg af leverandør. Det tilstræbes, at alle leverandører til Thisted Kommune overholder internationale konventioner, herunder ILO-konventionens bestemmelser vedrørende tvangsarbejde, diskrimination, børnearbejde, sikkert og sundt arbejdsmiljø, retten til frit at organisere sig samt retten til kollektive forhandlinger. Leverandørerne og underleverandører skal respektere grundlæggende menneskerettigheder, herunder leve op til FN s menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Sociale klausuler vil blive indarbejdet i udbudskontrakter i det omfang, det findes relevant

7 Organisering Indkøbsaftalerne indgås centralt og handles decentralt. Dette betyder, at indkøbsområdet i Thisted Kommune er opbygget på følgende vis: Indkøbsfunktion under Økonomikontoret Decentralt placerede indkøbere i de forskellige forvaltninger I forbindelse med udbud er niveau 3 chefer i de respektive forvaltninger forpligtiget til at stille nødvendigt fagpersonale til rådighed til brug for fagspecifikke afklaringer og andet i relation til det specifikke udbud. Indkøbsfunktionen Indkøbsfunktionen er placeret i Økonomikontoret. Indkøbsfunktionens overordnede opgave er at indgå indkøbsaftaler gældende for samtlige forvaltninger, og dermed sikre at Thisted Kommune kan foretage sine indkøb på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Indkøbsfunktionen er ansvarlig for Thisted Kommunens udbudsplan og kontraktindgåelse på alle øvrige aftaler. Decentrale indkøbere De enkelte forvaltninger har decentrale indkøbere. Disse har til opgave at: Deltage i fælles tværfaglige udbudsprocesser Foretage indkøb på vegne af egen forvaltning men under hensyntagen til eksisterende aftaler og indkøbspolitik Samarbejde med den centrale indkøbsfunktion vedrørende indkøbsrelaterede spørgsmål m.m. Incitamentsplan Besparelser i de enkelte forvaltninger, der blandt andet opnås via nye kontraktindgåelser, vil blive allokeret med følgende fordeling: 75% af besparelsen går til kommunekassen 25% af besparelsen går til egen forvaltning

8 Besparelsen viser sig ved kontraktindgåelsen og vil med det samme blive reduceret i den pågældende forvaltnings budget jf. ovennævnte fordelingsnøgle. Hvorledes den enkelte forvaltning ønsker at fordele reduktionen, og samtidig også gevinsten på de 25%, afgøres i den pågældende forvaltning. Forhold til leverandører Samarbejdet mellem Thisted Kommune og kommunens leverandører skal bygge på troværdighed, respekt og engagement. Indkøbsfunktionen, centralt som decentralt, skal løbende være opmærksomme på, at holdningen til leverandørerne er saglig, forretningsmæssig og ikke diskriminerende. Fokus for samarbejdet er på løsning af indkøbsmæssige spørgsmål, og samarbejdet skal som sådan indebære en gensidig informationsudveksling. Dette er ligeledes gældende for kunde-/leverandørforholdet. Det forventes, at kommunens leverandører respekterer de indgåede indkøbsaftaler på lige fod med forpligtigelsen for kommunens ansatte i forhold til indkøbspolitikken. Eksternt samarbejde Det er Thisted Kommunes mål, at Thisted Kommune deltager aktivt i indkøbsfaglige samarbejder, som eksempelvis Limfjord Vest, brancheforeninger, leverandører m.fl. Indkøbssamarbejdet gør det muligt at opnå størst mulige rabatter ved flerkommunale udbud sikre at flest mulige områder dækkes af indkøbsaftaler udvikle kommunens indkøbsfunktion både uddannelses- og erfaringsmæssigt Personale goder og gaver Thisted Kommunes indkøbssystem og -aftaler må ikke anvendes til private indkøb. Der må ikke modtages gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører

9 Fortrolighed Rammeaftaler og kontrakter af indkøbsmæssig karakter er ikke offentlige. Aktindsigt efter 13, nr. 5 og 6 i Lov om offentlighed i forvaltningen kan kun gives efter konkret vurdering. Indsigt i aftaler og prisstrukturer må ikke misbruges overfor øvrige leverandører. Ansvar Følgende ansvarsfordeling er gældende i relation til indkøbspolitikken: - Økonomiudvalget har ansvaret for samordning af kommunens indkøbsfunktioner i henhold til styrelsesvedtægtens kapitel IV, Økonomiudvalget har ansvaret for revision af kommunens indkøb, og at gældende retningslinjer og regler for offentlige indkøb overholdes. - Direktionen har ansvaret for gennemførelse af kommunens politikker og udbudsplaner omkring indkøb, og at dette understøttes i de enkelte forvaltninger. - Den centrale indkøbsfunktion har ansvaret for obligatoriske indkøbsaftaler og drift og vedligeholdelse af relevante systemer. - Decentrale indkøbere har ansvaret for, at indkøb foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken og gældende regler for offentlige indkøb. - Alle budgetansvarlige enheder er ansvarlige for efterregning i forbindelse med indkøb, således at leverede varer og tjenesteydelser stemmer overens med faktura