UDBUDSBETINGELSER September 2017

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER September 2017 Offentligt udbud af maskinstationsarbejder til Aarhus Universitet, Foulum

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Ordregivers kontaktperson Rammerne for udbudsforretningen Baggrund for udbuddet Delaftaler Rammeaftaler Generelle form- og procedurekrav Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsfrist Aflevering af tilbud Alternative tilbud Sprog Honorar Ejendomsret til modtagne tilbud Vedståelsesfrist Forbehold eespd Sådan udfyldes eespd et eespd ets opbygning Udelukkelsesgrunde (eespd ets del III) Dokumentation Krav til tilbuddets opbygning Obligatoriske tilbudsdokumenter Yderligere dokumentation Tilbudsevaluering... 12

3 7.1. Vurdering af konditionsmæssighed Tildelingskriterium Vurdering af laveste pris Kontrolpris Forhandlingsforbud Informationsmøde Dagsorden for informationsmødet Spørgsmål til udbudsmaterialet Praktiske forhold Åbning af tilbud Meddelelse af resultat Fortrolighed Ubetinget tavshed for tilbudsgiver Vejledende tidsplan for udbudsforretningen Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse.

4 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af rammeaftaler for levering af maskinstationsarbejder i henhold til udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse den 18. september 2017 i Den Europæiske Unions Tidende. Udbudsforretningen gennemføres efter regler om offentligt udbud i henhold til den danske Udbudslov (LOV nr af 15/12/2015) afsnit II. Rammeaftalernes varighed vil være 4 år med start den 1. januar 2018 og udløb den 31. december Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: Aarhus Universitet Foulum Blichers Allé 20 DK-8830 Tjele Ordregivers indkøbskontor er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel rammeaftale vil skulle indgås med Indkøbskontoret Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal rettes pr. til: Aarhus Universitet Indkøbskontoret Att.: Christina Lyneborg udbud@au.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1. Baggrund for udbuddet

5 Ordregiver ønsker at samle alle indkøb af maskinstationsarbejder på en række rammeaftaler. Det er forventningen, at disse indkøb udgør en volumen i omegnen af 3 mio. kr. årligt. Den endelige mængde indkøb er dog afhængig af en række forhold, herunder konkrete behov der opstår i rammeaftalernes løbetid Delaftaler Der udbydes følgende 32 delaftaler (entrepriser): 1. Skårlægning, sammenrivning og snitning af græs med krav til arbejdets bredde 2. Spredning af græs med krav til arbejdets bredde 3. Snitning af majs uden krav til arbejdets bredde 4. Snitning af majs med krav til arbejdets bredde 5. Warpning på faste kørespor 6. Afpudsning af græsmarker på faste kørespor 7. Udbringning af gylle på AU-Foulum med Julsgaard i faste kørespor 8. Udbringning af gylle på Foulumgård 9. Udbringning af gylle på Tjele Gods 10. Transport af gylle efter behov mellem DKC (Burrehøjvej 49) og biogasanlægget (Burrehøjvej 43) 11. Omrøring af gylle 12. Omrøring af gylle i tanke på biogasanlægget 13. Udbringning af fast møg på faste kørespor 14. Såning af majs på faste kørespor 15. Såning af majs i forsøg 16. Høst af korn på faste kørespor 17. Høst af korn som normal 18. Høst af korn på Foulumgård 19. Presning af halm på faste kørespor 20. Vending/spredning og sammenrivning af halm på faste kørespor 21. Klipning af læhegn med knusning 22. Arbejde med gummiged 23. Pløjning 24. Grenknusning (pil og poppel) 25. Rodfræsning (pil og poppel) 26. Spredning af kalk på Foulumgård 27. Spredning af kalk 28. Kørsel af korn 29. Flytning af gylle til Foulumgård 30. Dyrkning af kartofler i forsøg

6 31. Radrensning af majs med mulighed for udsåning af græs og/eller gødning 32. Øvrige maskinstationsarbejder, som ikke allerede er omfattet af delaftale De pågældende maskinstationsarbejder vil være placeret inden for følgende kategorier: Høstopgaver inden for grovfoder, biomasse, korn m.m. Opgaver inden for plantepleje eller etablering af planter Opgaver med specielle maskiner Opgaver i forbindelse med gravning eller andre entreprenøropgaver i forbindelse med landbrugsdrift Opgaver i forbindelse med forskning eller udvikling. Der henvises i øvrigt til bilag 3 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, for en nærmere beskrivelse af, og indhold i, de enkelte delaftaler Rammeaftaler Delaftale 1 31 er såkaldte lukkede rammeaftaler, hvilket betyder at samtlige vilkår på forhånd er fastlagt i rammeaftalerne, hvorfor efterfølgende indkøb således kan ske uden videre. Delaftale 1 31 har i øvrigt forrang i forhold til delaftale 32. For delaftale 1 31 gælder, at der kun tildeles én rammeaftale pr. delaftale (entreprise). Det vil sige at der kun findes én vinder for hver delaftale på grundlag af tildelingskriteriet, som er beskrevet under afsnit 7.2. Ordregiver vil efterfølgende løbende foretage indkøb under hver delaftale hos vinderen af de respektive delaftaler. Delaftale 32 er en såkaldt åben rammeaftale, hvilket betyder, at vilkår og pris først fastlægges i forbindelse med de efterfølgende konkrete køb. Ordregiver har til hensigt, at tildele delaftale 32 til samtlige af de tilbudsgivere, som har vundet én eller flere af delaftalerne Køb af opgaver under delaftale 32 skal foretages efter afholdelse af miniudbud. Når det afholdes et miniudbud vil Ordregiver kontakte samtlige af de tilbudsgivere som er valgt på delaftale 32 og disse vil blive præsenteret for hvilken opgave der er tale om og hvilke kriterier der skal være opfyldt før man kan afgive et tilbud på opgaven. Tilbudsgiverne får herefter en passende frist til at afgive tilbud. Efterfølgende vil Ordregiver evaluere de indkomne tilbud på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Det er således den tilbudsgiver, der på den konkrete opgave, tilbyder den laveste pris, der tildeles opgaven. De nærmere forhold omkring beregning af prisen såfremt denne består af flere priselementer, vil blive anført i forbindelse med det konkrete miniudbud.

7 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1. Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsgiver bedes angive en kontaktperson i bilag 1 Tilbudsblanket, afsnit 1. Ordregiver vil efter tilbudsfristen sende alle meddelelser til den person, der er angivet som kontaktperson Tilbudsfrist Tilbud skal senest være modtaget den 1. november 2017 kl. 12: Aflevering af tilbud Tilbud skal fremsendes elektronisk til nedenstående Aarhus Universitet, Indkøb udbud@au.dk Att.: Christina Lyneborg Emne: - Tilbud på maskinstationsarbejder Tilbuddet skal sendes i følgende form: - En (1) underskrevet og elektronisk indscannet original i MS-Office og/eller PDF-format Alternative tilbud Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud, hvorfor tilbudsgiver derfor kun må aflevere ét tilbud Sprog Tilbud skal afleveres på dansk. Rammeaftalerne vil blive indgået på dansk.

8 4.6. Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som Ordregivers ejendom Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i tre (3) måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson, at forlænge fristen med yderligere tre (3) måneder Forbehold Tilbudsgiver bedes angive eventuelle forbehold I bilag 1, Tilbudsblanket. Der gøres udtrykkeligt opmærksom på, at tilbuddet vil blive afvist som ikke-konditionsmæssigt, såfremt det indeholder et forbehold, der vedrører mindstekrav, et grundlæggende element i udbuddet, eller såfremt forbeholdet ikke kan prissættes. I andre tilfælde vil der blive foretaget en prissætning af det tagne forbehold i forbindelse med tilbudsevalueringen på grundlag af Ordregivers skøn. Ordregiver accepterer ikke forbehold over for rammeaftalen. Såfremt tilbudsgiver vedlægger sine standard salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive bortfortolket i det omfang de strider imod indholdet af udbudsmaterialet.

9 5. eespd I forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning skal tilbudsgiver aflevere et udfyldt eespd (elektronisk fælleseuropæisk udbudsdokument). eespd et er en egenerklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Det vil sige, at det er en formel erklæring om, at tilbudsgiver ikke er i en af de situationer, hvor man vil blive udelukket. Det vil kun være den/de vindende tilbudsgivere, der skal sende endelig dokumentation for, at kriterierne er opfyldt. eespd et skal udfyldes elektronisk. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en vejledning der beskriver fremgangsmåden for udfyldelse af eespd et. Vejledningen er vedlagt det samlede udbudsmateriale som Vejledning 1 og kan desuden tilgås via følgende link: %20det%20version%202.pdf 5.1. Sådan udfyldes eespd et For at kunne udfylde eespd et, skal man downloade eespd et fra Ordregivers hjemmeside ned til eget drev. Dette gøres ved at højreklikke på filen, vælge gem destination som og derefter gemme filen på eget drev. Bemærk at der er tale om en xml-fil. Hvis man forsøger at åbne en xml-fil vil man blot få vist en masse koder. Dette er ikke fejl, xml-filen virker udelukkende sammen med Europa-Kommissionens elektroniske ESPDtjeneste og kan således kun åbnes ved hjælp af funktionerne i denne tjeneste. Næste step er derfor at åbne Europa-Kommissionens elektroniske ESPD-tjeneste via følgende link: Når hjemmesiden er åben skal man gøre følgende: - Klik på Dansk, for at få eespd et vist på dansk - Klik på Jeg er en økonomisk aktør - Klik på Importer ESPD - Find det gemte eespd på eget drev ved af klikke på Gennemse, vælg herefter eespd et og klik Åbn - Klik på pilen i boksen ud for Vælg et land og vælg dernæst det land som tilbudsgivers virksomhed er etableret i - Klik på Næste - Udfyld herefter eespd et i henhold til anvisningerne.

10 Ordregiver afholder et informationsmøde, jf. afsnit 9, hvor udfyldelsen af eespd et blandt andet vil være et punkt på dagsordenen. Tilbudsgiver opfordres dog også til at stille spørgsmål til udfyldelsen af eespd et, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål eespd ets opbygning eespd et er opdelt i følgende dele: - Del I: oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed skal ikke udfyldes af tilbudsgiver - Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør skal udfyldes af tilbudsgiver - Del III: Udelukkelsesgrunde skal udfyldes af tilbudsgiver - Del IV: Udvælgelseskriterier skal ikke udfyldes af tilbudsgiver - Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere skal ikke udfyldes af tilbudsgiver - Del VI: Afsluttende erklæringer skal udfyldes af tilbudsgiver For at sikre at tilbudsgiver ikke udelukkes fra udbudsforretningen, er det vigtigt at tilbudsgiver udfylder alle felter under del II, III og VI. For del VI er det dog kun nødvendigt at udfylde dato og sted - eespd et skal således ikke underskrives Udelukkelsesgrunde (eespd ets del III) Ordregiver skal udelukke en tilbudsgiver fra udbudsforretningen, hvis tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde nævnt i Udbudslovens 135 og 136. Tilbudsgiver skal angive oplysninger om hvorvidt denne er omfattet af udelukkelsesgrundende i eespd ets del III. Ordregiver kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrund, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiver er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens 138. Der kan alene ske udelukkelse på denne baggrund, hvis Ordregiveren har meddelt tilbudsgiveren, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og tilbudsgiveren herefter ikke, inden for en passende frist, fremlægger tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed (self-cleaning).

11 Dokumentation Inden endelig tildeling af rammeaftalerne, vil de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele en rammeaftale til, skulle fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i eespd et. Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundende, som nævnt ovenfor, skal følgende fremlægges på anmodning: 33. En serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten anses desuden som dokumentation for at tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at tilbudsgiver ikke er dømt for strafbare forhold samt at tilbudsgiver ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situationer. 6. Krav til tilbuddets opbygning 6.1. Obligatoriske tilbudsdokumenter Tilbud skal afgives ved udfyldelse af følgende dokumenter: - Bilag 1, Tilbudsblanket - Bilag 2, Tilbudsliste - Bilag 4, eespd 6.2. Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under afsnit 6.1, kan vedlægges. Dokumentation der vedlægges i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå af denne mappe/folder, at der er tale om supplerende materiale.

12 7. Tilbudsevaluering 7.1. Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver vil kontrollere, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: - Tilbuddet er indkommet rettidigt, jf. punkt Tilbuddet overholder i øvrigt alle form- og procedurekrav, jf. afsnit 4 - Tilbudsgiver har ikke taget forbehold over for mindstekrav, grundlæggende elementer eller rammeaftalen, jf. punkt Tildelingskriterium Alle konditionsmæssige tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Tildelingskriteriet er gældende for alle delaftaler Vurdering af laveste pris Tilbudsgiver skal angive priserne, ved at udfylde alle de gule felter, for den/de delaftale(r) som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Priserne skal angives i danske kroner inkl. alle omkostninger, dog ekskl. moms. Priserne skal angives i bilag 2, Tilbudsliste. For nogle delaftaler er gældende, at der skal oplyses priser på flere elementer af det pågældende maskinstationsarbejde. Vægtningen af disse priserne vil i disse tilfælde fremgå af bilag 3, Kravspecifikation, under hver delaftale samt i bilag 2, Tilbudsliste. Vinderen af hver enkelt delaftale vil således være den tilbudsgiver, som afgiver den laveste evalueringspris på den pågældende delaftale Kontrolpris Ordregiver har på forhånd fastsat en kontrolpris, som bruges til at kontrollere hvorvidt et tilbud, som vurderes at have den laveste pris, overstiger kontrolprisen.

13 Såfremt et tilbud som vurderes til at have den laveste pris overstiger kontrolprisen, forbeholder Ordregiver sig retten til ikke at indgå en rammeaftale på den eller de pågældende delaftaler. Området som den eller de pågældende delaftaler dækker, vil i stedet ryge under delaftale 32, hvorefter der vil blive lavet mini-udbud, hver gang der foretages et indkøb inden for delaftalen. I så fald ingen af leverandørerne på delaftale 32 er i stand til at overholde kontrolprisen efter afholdt mini-udbud, forbeholder Ordregiver sig retten til at tage eksterne leverandører ind til udførelse af det pågældende arbejde. 8. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at tilbudsgiver og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud. Dette følger blandt andet af en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her: at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker men henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser og vederlag (inkl. eventuelle rabatter og lignende) på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås en aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 9. Informationsmøde Det er Ordregivers vurdering, at der kan være behov for et informationsmøde om de væsentligste aspekter i udbuddet. Der afholdes derfor informationsmøde tirsdag den 10. oktober 2017 kl. 09:30 11:00. Tilmelding til informationsmødet skal foretages ved henvendelse til Christina Lyneborg på chly@au.dk senest torsdag den 5. oktober Ved tilmelding til informationsmødet, vil tilbudsgiver få et svar retur med en bekræftelse på tilmeldingen samt oplysninger om på hvilken adresse mødet afholdes.

14 9.1. Dagsorden for informationsmødet - Velkomst og kort præsentation - Kort om Aarhus Universitets udbudspligt - Gennemgang af udbudsmaterialet, herunder fokus på dokumenternes betydning - Udfærdigelsen af et konditionsmæssigt tilbud - eespd hvorfor og hvordan. 10. Spørgsmål til udbudsmaterialet Hvis der er uklarheder eller tvivl til udbudsmaterialet, eller deciderede uhensigtsmæssigheder, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål. Fristen for at stille spørgsmål er tirsdag den 24. oktober 2017 kl. 12:00. Spørgsmål modtaget efter denne dato vil kun blive besvaret, hvis det er muligt. Spørgsmål skal sendes til: udbud@au.dk Att.: Christina Lyneborg Emne: Spørgsmål vedr. maskinstationsarbejder Alle spørgsmål skal stilles på dansk og bør starte med en entydig henvisning til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form senest onsdag den 25. oktober 2017 på Ordregivers hjemmeside: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret med eventuelle supplerede oplysninger og svar på spørgsmål, som bliver offentliggjort. 11. Praktiske forhold Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, jf. punkt 4.2.

15 Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet Meddelelse af resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig blive skriftligt orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den/de vindende tilbudsgivere, om at dennes/disses tilbud er identificeret som det/de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå en rammeaftale med den/de pågældende tilbudsgivere. Der er ingen rammeaftale eller løfte herom, før eventuel rammeaftale er underskrevet af alle parter. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives Ubetinget tavshed for tilbudsgiver Tilbudsgiver samt dennes personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 12. Vejledende tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan indeholder udbuddets væsentligste milepæle: Dato Milepæl

16 18. september 2017 Offentliggørelse af udbudsmaterialet 5. oktober 2017 Sidste frist for at tilmelde sig informationsmøde 10. oktober 2017 kl. 9:30 Informationsmøde 11: oktober 2017 kl. 12:00 Sidste frist for at stille skriftlige spørgsmål 25. oktober 2017 Sidste frist for offentliggørelse af svar på spørgsmål 1. november 2017 kl. 12:00 Frist for aflevering af tilbud Uge Indhentelse af dokumentation for oplysningerne i eespd et 27. november november 2017 Orientering om de vindende tilbud Start på standstill periode 8. december 2017 Standstill periode udløbet Uge 50 Underskrivelse af rammeaftaler 1. januar 2018 Rammeaftalernes ikrafttrædelse