Gøteborg på vej mod den digitale kommune

Transkript

1 INFORMATIONSSAMFUND Gøteborg på vej mod den digitale kommune Med en stribe vidtgående initiativer har Gøteborg Stad placeret sig som frontløber i udviklingen af en digital infrastruktur - Succesen er blandt andet baseret på et tæt samarbejde med innovative private virksomheder - Billige hjemmecomputere til de offentligt ansatte og gratis internet til alle borgere - En solid digital infrastruktur bruges som løftestang for at reorganisere arbejdsprocesser og ledelsesmetoder - Den fælles IT-platform skal nu også udbredes til skoleområdet kommunalt ansatte i Gøteborg har inden for de seneste tre måneder taget imod et tilbud om at få stillet en kraftig hjemme-pc til rådighed i fem år. Medarbejderne betaler over tre år et beløb, der svarer til ca. en tredjedel af PCens markedspris og har herefter mulighed for at beholde udstyret yderligere to år uden betaling. Ordningen koster ikke kommunen en krone, fordi det samlede indkøb af et stort antal PCer samt en gunstig finansiering bringer de samlede omkostninger til projektet ned på et beløb, der svarer til medarbejdernes egenbetaling. Hjemme-PC-ordningen er en del af et nationalt svensk udviklingsprogram og er blot et enkelt eksempel på, hvordan Gøteborg Stad inden for de sidste to år har udviklet en kreativ og ambitiøs IT-strategi. Strategien har formået at udnytte en række nye muligheder i markedet som løftestang for at bringe Gøteborg i en førerposition inden for IT-området. Se også tekstboks. Som et led i denne udvikling har Gøteborg Stad inden for de seneste måneder givet samtlige husstande i kommunen et tilbud om et gratis internetabonnement inklusive e- mail-adresser og privat hjemmeside CD-ROM er med kommunale informationer og nødvendig software er allerede blevet distribueret. Samtidig med tilbuddet om gratis internetabonnement modtager kommunens borgere et tilbud om reducerede teletakster, og byen har desuden skaffet sig adgang til en af Skandinaviens kraftigste netforbindelser op mod internettet. Internet- og teleprojektet finansieres af en privat samarbejdspartner, som Gøteborg har indledt et samarbejde med efter en udbudsrunde sidste år. Projektet er således gratis for kommunen. På de indre linjer har Gøteborg Stad indledt en stribe initiativer, der skal fremme udviklingen af digitale, papirløse arbejdsprocesser, og kommunen har i den forbindelse gennemført en reorganisering af administrationen, der nu er struktureret som en ren projektorganisation. De mange forskellige initiativer er ikke sket som led i en stor samlet plan, siger informationsdirektør Ulf Kjeldström til Ugebrevet Mandag Morgen. Initiativerne er igangsat fra flere forskellige sider i den kommunale administration. Men initiativerne trækker i den samme retning, og de er udtryk for en generel holdning til IT-udviklingen. Politisk er ambitionen at bringe Gøteborg frem på forreste linje i denne udvikling, og de mange forskellige initiativer har hver på deres måde bidraget til, at vi i dag står med en meget stærk profil inden for hele dette felt, siger Ulf Kjeldström. Offentligt udbud afdækkede helt nye muligheder i markedet Kommunen arbejder på at basere de interne arbejdsprocesser på digitale papirgange. Det har øget interessen for at få borgerne til at anvende internettet til en del af samspillet med de forskellige kommunale instanser. Det er baggrunden for, at Gøteborg Stad har set det som en naturlig opgave at tilbyde alle husstande en gratis adgang til internettet. Mulighederne for at anvende internettet til at kommunikere med borgerne er yderligere blevet styrket gennem udviklingen af hele den nødvendige infrastruktur til at benytte digital signatur. Det åbner nemlig mulighed for, at borgerne kan underskrive formularer og andre henvendelser direkte over internettet. De svenske kommuner har igennem de seneste år deltaget i udviklingen af rammerne for en digital signatur. Arbejdet er sket inden for et konsortium bestående af en bred kreds af offentlige og private virksomheder og organisationer. Se også artiklen om digital signatur i sidste nummer af Ugebrevet Mandag Morgen. Nr januar

2 Gøteborgs IT-strategi Udviklingen af IT-infrastrukturen i Gøteborg sker på grundlag af en overordnet IT-strategi, der på kort sigt identificerer følgende syv indsatsområder:! Ansvar og organisation - Målsætningen er at skabe de organisatoriske rammer for en samordnet IT-udvikling og for konsistens i beslutningerne på de mange forskellige niveauer, der medvirker til at realisere IT-udviklingen.! Samarbejde på tværs af sektorgrænser - IT-udviklingen skal medvirke til at understøtte og fremme samarbejde på tværs af traditionelle sektorgrænser.! Sikkerhed, sårbarhed og integritet - Sikkerhedsaspektet og beskyttelsen af personlige data skal indgå som et centralt element i alle projekter inden for IT-området og skal reguleres af en overordnet sikkerhedspolitik.! Elektronisk handel - Kommunen skal prioritere udviklingen af e-handel i samspillet med leverandører på flest mulige områder.! Internet og intranet - Samtlige medarbejdere skal kunne få adgang til alle relevante dokumenter og data direkte over internettet/intranet, og alle forvaltninger er ansvarlige for at give borgerne mulighed for en direkte dialog med kommunen via nettet.! Teknisk platform - For at reducere omkostningerne og øge værdien af IT-investeringerne skal der udvikles en fælles, standardiseret teknisk platform, der fungerer som ramme for den forretningsmæssige udnyttelse af IT.! Kompetenceudvikling - Ledere skal kunne realisere de forretningsmæssige muligheder i IT-udviklingen og skal kunne lede omstillingen. Medarbejdere skal kunne anvende systemerne hensigtsmæssigt. Borgerne skal gives mulighed for at opnå kompetence i at udnytte de faciliteter, som kommunen stiler til rådighed over nettet. Den kommunale forvaltning har en selvstændig interesse i, at borgerne anvender internettet. Det vil på sigt medvirke til, at vi kan yde borgerne en bedre service, samtidig med at vi kan reducere omkostningerne. Derfor annoncerede vi sidste år et udbud, som havde til formål at afklare, hvilke muligheder der reelt var til stede på markedet, siger Ulf Kjeldström. Det kommunale udbud specificerede følgende krav til en løsning:! Tilbuddet om internetadgang skulle distribueres på en CD-ROM til samtlige husstande i kommunen.! Kommunen skulle stå som afsender af CD-ROM en.! CD-ROM en skulle indeholde en del kommunal information af generel karakter.! Nødvendig software til opkobling og anvendelse af internettet skulle ligge til gratis afbenyttelse på CD-ROM en. Vi modtog en hel del tilbud, forklarer Ulf Kjeldström. Det dyreste tilbud kostede 96 millioner kroner, mens det billigste tilbud var på 0 kroner. Det billigste tilbud var teknisk set det bedste, fordi selskabet råder over den bedste infrastruktur på området. Desuden tilbød selskabet at give kommunen en gratis 155 megabit forbindelse til internettet. Endelig tilbød de at give Gøteborgs borgere adgang til betydeligt lavere telefontakster. Forløbet af dette udbud viser, hvilke muligheder en kommune har i det aktuelle telemarked, der er præget af nye udbydere, der gerne vil ind på markedet. Vi har fået en bedre løsning for 0 kroner end den, vi under traditionelle markedsvilkår kunne have købt os til for mange millioner kroner, siger Ulf Kjeldström. 2 Nr januar 1999

3 Utfors AB - Et anderledes teleselskab Utfors AB repræsenterer et klart eksempel på en ny type virksomhed inden for teleområdet, som med et radikalt nyt forretningskoncept udfordrer de eksisterende teleselskaber. Virksomheden er grundlagt i 1994 og udspringer af et forskningsprojekt på Uppsala Universitet. Konceptet er forholdsvis enkelt. Ved at bygge og eje en helt ny og teknologisk avanceret infrastruktur kan omkostningerne til drift af et teleselskab reduceres dramatisk i forhold til den omkostningsstruktur, som de traditionelle teleselskaber har udviklet over årtier, og som de har vanskeligt ved at frigøre sig fra. En moderne teleinfrastruktur tager udgangspunkt i datatrafik og sigter derfor fra starten mod at opbygge en betydelig kraftigere båndbredde, end tilfældet har været for de traditionelle selskaber, der har haft deres virksomhedsmæssige udspring i telefoni, som ikke stiller særligt store krav til båndbredde. Med forretningsmæssig og teknologisk fokus på bredbånd kan en virksomhed som Utfors tilbyde telefoni med ekstremt små omkostninger, fordi telefonien kun optager marginal plads i den etablerede infrastruktur - der forretningsmæssigt er baseret på datatrafik. Selv til stærkt reducerede teletakster kan telefoni således være en overordentlig lukrativ forretning på en topmoderne, fuldautomatiseret infrastruktur. Utfors har nu udbygget sit net i hele Sverige og tilbyder gratis opkobling til Internettet og billig telefoni over hele landet. Nyt teleselskab en aktiv partner for kommunens strategier Hos teleselskabet Utfors AB, der står som leverandør af den attraktive løsning til Gøteborg Stad, siger direktør Svante Jurnell til Ugebrevet, at aftalen ikke alene er attraktiv for kommunen. Den er også særdeles attraktiv for Utfors. Se også tekstboksen om det nye teleselskab. Men hvordan kan Utfors tilbyde både lokal- og landstakst på telefoni til kun 20 øre i minuttet, mens det store svenske teleselskab Telia opkræver 23 øre i lokaltakst og hele 50 øre i regionaltakst? Hvordan kan selskabet tilbyde gratis internetabonnement til alle borgere i byen? Og hvordan kan selskabet forsyne Gøteborg Stad med en særdeles kostbar og kraftig forbindelse til internettet helt uden betaling? Direktør Svante Jurnell fra Utfors AB siger til Ugebrevet, at forklaringen på disse spørgsmål er forholdsvis enkel. Utfors har inden for de sidste par år etableret sig i Sverige som en helt ny netoperatør. Virksomheden har valgt at basere sin virksomhed på selv at eje den fysiske infrastruktur og har simpelthen bygget et hypermoderne telenet, der nu dækker det meste af Sverige. Nettet er baseret på en blanding af lyslederkabler og radiokæder. Hele den fysiske infrastruktur er fra starten beregnet på at bære meget store mængder af internettrafik og sigter mod at dække virksomheders voksende behov for bredbåndsforbindelser til internettet. Inden for en sådan bredbåndsinfrastruktur fylder telefoni nærmest ingenting, siger Svante Jurnell. Da vi selv ejer hele infrastrukturen, kan vi faktisk tilbyde de lave telefontakster og stadig have en høj indtjening. For os er telefoni ikke det centrale, men noget, vi med uhyre små omkostninger kan lægge ind på vore bredbåndsnet, nu hvor vi har infrastrukturen på plads. På sådan et moderne netværk er traditionel privat telefoni basalt set gratis. Det, der fylder noget, er internettrafikken. Konceptet i Gøteborg bygger på, at vi får adgang til en masse nye telekunder, som vi kan have en god indtjening på, samtidig med at borgerne får billigere teletakster. Samtidig genererer vi internettrafik på vores infrastruktur, som brugerne jo betaler almindelig teletakst for at anvende. Og da vi i forvejen har maser af kapacitet på nettet, så mente vi, at det var en forretningsmæssig fornuftig ting at tilbyde en virkelig god internetforbindelse til Gøteborg Stad. Hele projektet har givet os en kolossal opmærksomhed i Sverige, siger direktør Svante Jurnell. Han oplyser samtidig, at princippet om gratis internet-abonnement og lavere teletakster nu tilbydes over hele Sverige. Vi forventer at udvide vores infrastruktur og forretningskoncept til København i løbet af første halvår år 2000, siger Svante Jurnell. Se også tekstboks. Nr januar

4 Internettet som forbindelsesled i nye arbejdsprocesser For Gøteborg Stad har det været af stor betydning, at aftalen med Utfors styrker den samlede infrastruktur i forhold til internettet. Dermed skabes der bedre forudsætninger for at realisere ambitionen om at omlægge arbejdsprocesserne i forvaltninger, uddannelsesinstitutioner og kommunale virksomheder i retning af digitale, papirløse arbejdsgange. Samtidig skabes der hermed bedre mulighed for at udvikle en ledelses- og arbejdspraksis, der er bygget op omkring en projektorganisation. Vi har arbejdet målrettet mod at skabe en standardiseret IT-platform, der er gældende på tværs af alle de forskellige elementer af den kommunale virksomhed i byen, siger direktør i Stadskansliet Sven-Christer Öhman til Ugebrevet Mandag Morgen. Udgangspunktet for omstillingen har været nogle overvejelser om, hvordan vidensarbejde vil blive tilrettelagt og gennemført i fremtiden. Disse overvejelser siger os, at det ikke er nok at se på de arbejdsprocesser, der ligger nede i de forskellige hierarkier og så fokusere på traditionelle rationaliseringer af arbejdsgange og produktionsprocesser. Vi mener, at det er nødvendigt at se på processerne som en helhed og dermed også inddrage hele ledelsesaspektet i omstillingen. Udgangspunktet for vores overvejelser om IT-udviklingen har derfor været, hvordan vi kunne skabe en platform, der kan understøtte disse organisatoriske målsætninger. På den baggrund har vi sigtet mod at opbygge en standardiseret IT-platform, der er gældende på alle områder af den kommunale aktivitet. Dermed kan medarbejdere på alle niveauer i organisationen uden videre anvende de samme informationer, benytte hinandens dokumenter og følge med i, hvad der sker på andre områder end lige der, hvor de selv arbejder. En fælles standardiseret IT-platform skaber en stor fleksibilitet i organisationen, fordi vi kan sammensætte projektgrupper helt uafhængigt af, om gruppens deltagere befinder sig på det ene eller det andet kontor. Projektgruppen kan etableres umiddelbart, og nogle af gruppens arbejdsprocesser vil dermed alene ske via netværket. Vi mener, at vi på denne måde har fået skabt en IT-platform, der fremmer udviklingen af en dynamisk og lærende organisation, hvor begreber som vidensdeling, erfaringsudveksling og knowledge management er helt centrale for at beskrive, hvordan vores virksomhed arbejder, siger Sven-Christer Öhman til Ugebrevet. Pilotprojekter i uddannelsessektoren på vej Den fælles og standardiserede IT-infrastruktur er opbygget sådan, at medarbejdere uden videre kan lægge alle relevante data i tilknytning til en bestemt sag ned på deres harddisk og altså arbejde off-line, f.eks. på en bærbar computer. Når computeren igen sluttes til netværket, bliver alle dokumenter og andre data automatisk opdateret de relevante steder på det centrale system. Pt. er kommunens system baseret på specialsoftware fra firmaet Lotus, men målsætningen er, at alle data og de tilknyttede digitale arbejdsprocesser skal kunne afvikles direkte over en almindelig browser. Den almindelige internet-browser er endnu ikke udviklet nok til at sikre en smidig dokumenthåndtering, og web-teknologien giver ikke tilstrækkelig fleksibel mulighed for at arbejde off-line. Men udviklingen inden for dette område går stærkt, og jeg forventer, at vi omkring 2001 vil se mere og mere af systemets funktionalitet afviklet direkte over en almindelig browser, siger Sven-Christer Öhman. Han fremhæver samtidig, at alle de tilknyttede databaser fra starten er udviklet med henblik på at kunne anvendes over internet- Utfors kommer til Danmark med billig telefoni og internet Allerede i første halvår af år 2000 får de eksisterende teleudbydere i Danmark en ny konkurrent. Utfors planlægger nemlig at udvide sin infrastruktur til også at omfatte Danmark. I første omgang vil Københavnsområdet blive dækket af en ny kraftig infrastruktur, som Utfors primært vil søge at sælge til virksomheder, der har et betydeligt behov for datatransmission i relation til internettet. Senere forventer Utfors at kunne tilbyde borgere i Københavnsområdet billig telefoni og gratis internetadgang efter samme forretningsmodel, som anvendes i Sverige. 4 Nr januar 1999

5 tet. På nuværende tidspunkt har over halvdelen af kommunens 50 forvaltninger og 50 kommunale selskaber tilpasset deres arbejdsprocesser til at fungere inden for rammerne af den konsoliderede IT-platform. I løbet af 1999 vil endnu flere forvaltninger og virksomheder komme med på systemet, og kommunen forbereder nu også, at systemet bliver udbredt i uddannelsessektoren. Systemet har den basale funktionalitet, der er behov for i en undervisningsmæssig sammenhæng, og vores målsætning er at få systemet udbredt på hele skoleområdet. De første pilotprojekter bliver sat i gang i år. Dermed indleder vi nu for alvor en udvikling frem mod nye arbejdsprocesser og digital vidensdeling i uddannelsessektoren, slutter direktør Sven-Christer Öhman. Nr januar