KL informationsmøde. / Effektiviseringsindsats ved procesoptimering og brug af robotter

Transkript

1 / Effektiviseringsindsats ved procesoptimering og brug af robotter Københavns Kommune / Anne Boll (KS Center for Løn & Personale) & Mads Buch (KIT RPA CoE) 1. september 2017

2 Procesoptimering Hvorfor arbejder KK med procesoptimering i løn og personaleadministrationen? Koncernservice har et mål om at levere bedre og billigere service for ledere og ansatte i Københavns kommune. Det sætter krav til vores arbejde med at implementere effektive processer og god arbejdstilrettelæggelse og har gjort at vi har igangsat en række proces- og automatiseringsinitiativer 2

3 Formål med automatisering på lønområdet Understøtte personalekonsulentens arbejde igennem udvikling af procesautomatiseringer, så der skabes mere rum til øget faglighed Automatiseringerne skal samtidig: minimere fejl og sikre ensretning i sagsbehandlingen, bidrage til optimering af administrative processer og arbejdsgange, frigive arbejdstid til andre faglige opgaver indenfor lønog personaleområdet, sikre højere og mere ensartet serviceniveau for medarbejderne i KK. 3

4 Automatisering i Center for Løn & Personale Udgangspunkt for automatisering KK ansatte/ledere indberetter sager til Løn & Personale via KK s egenudviklede selvbetjeningsløsninger (SEB) og ikke via OPUS Løn rollebaseret indgang KK har egen udviklet selvbetjeningsportal givet ønske om én indgang til indberetninger på løn og personaleområdet hvor det skal være simpelt at være leder Store volumener og SEB portal har gjort, at RPA automatisering har været en løsning for KK SEB CRM OPUS Løn edoc 4

5 Hvad gør robotten? udbetaling af 6. ferieuge 5

6 Principper & fremgangsmåde 6 6

7 Principper for automatiseringer Startet med simple og regelbaserede processer med store volumener Øget kvalitet i processen Aflastning af peak perioder / sæson udsving i sagerne Der laves ikke RPA på processer under 0,25 årsværk grundet omkostninger til udvikling og drift RPA på hele processer eller ved start/slut af proces 7

8 Nuværende The Golden Proces Path Hold fokus i automatiseringsdesignet Udvælg The Golden Path Undgå at forsøge at automatisere de dele af processen, som udføres sjældent Fokuser på de kombinationer der giver bedst output ift. input 10% 10% 50% 82% 40% 60% 20% 20% 8% Det er altid muligt at tilføje yderligere afvigelseshåndtering og dermed opnå større effekt. 8

9 RPA Eksempler på forskellige automatiseringer 9

10 Pipeline - procesautomatiseringer ServiceNow Sept Fratrædelse, ansøgt afsked Masseindberetning, engangstillæg (breve) 6. ferieuge Fratrædelse, timelønnede Enkeltindberettede engangstillæg Udbetaling af feriekort (KMD modul) Kørselsgodtgørelse (ny) Diæter (ny) Tilpasning af eksisterende robotter til nyt CRM Udbetaling eller overførsel af 5. ferieuge eller anden restferie Personaleordninger Ansættelse, timelønnet Masseindberetning, engangstillæg v2 Dokumenter til p-sag Tilpasning/omlægning af alle eksisterende robotter til ServiceNow XX XX XX XX XX Udviklingsrækkefølgen tager udgangspunkt i forretningens behov 10

11 Case kobling af ML & RPA 11

12 RPA i harmoni med andre teknologier Mennesker Maskiner / IT RPA Chat bots Personlig assistent AI / Machine Learning 12

13 Case Gennemgå personalesag KKs direktion ønsker, at få kontrolleret om et større antal medarbejdere har de korrekte dokumenter på deres personalesag Dokumenterne skal derfor være journaliseret i ESDH systemet på medarbejderens personalesag. Dilemma Hvis opgaven skal udføres på klassisk vis vil det være en meget tidskrævende opgave. Hertil er det uhensigtsmæssigt at de der udfører opgaver bliver nødsaget til at se alt andet indhold i den enkeltes personalesag 13

14 Løsning Let s do it smart Løsning Brug Machine Learning til at gennemløbe alle de ønskede sager Benyt RPA til at klare den efterfølgende arkivering hvis dokumenterne ligger forkert Fremgangsmåde 1. Træk alle dokumenter ud af ESDH system 2. Analyser data med den trænede model 3. Identificer hvilke dokumenter der mangler 4. Fremskaf de manglende dokumenter 5. Arkiver dem automatisk 14

15 Lidt fakta om opgaven Omfang CPR numre Ca dokumenter Ca. 829 GB data Type: Word TIF PDF Resten: Excel, MSG, Jpeg etc. Gns. 29 dokumenter pr. CPR Databehandling OCR oversættelse og efterfølgende vurdering via algoritmen af alle dokumenterne Med bærbare computere 10 kraftige maskiner 24/7. Ca. 3 uger. I Azure Med Azure Batch og 1000 servere Ca. 5 timer. Prisen var så yderligere kun omkring kr. 15

16 Indhente dokumenter Analysen viste at der manglede dokumenter fordelt på de mange medarbejdere. Robotten sørgede for at journalisere dokumenter i dokument håndterings systemet. Dokumenterne blev fremskaffet og sendt til en postkasse. 16

17 RPA i harmoni med andre teknologier Identifikation Data indsamling Forståelse Verificering Beslutning Udførelse Borger Borger 17

18 Eksempler på RPA processer i KK Fratrædelse af timelønnede Opus & afslut CRM sag Udbetaling af 6. ferieuge (4.800 i april 2017) Indberetning af engangstillæg i lønsystem, samt brevskrivning og arkivering (ca p.a.) Opret p-sag og skriv fratrædelsesbrev (op til p.a.) Breve ifm. org.ændringer inkl. opret p-sag, brev, send brev til e-boks, samt opret af CRM sag. (op til p.a.) Beregning og lønkørsel af sygedagpengerefusioner, opfølgning på afslag og modtagne beløb samt orientering til nærmeste leder om årsag til regulering af refunderet beløb sager kr. i juli/august (hele 1. halvår 2017) Forberedelse af afstemning af kontantkasser (ca. 180 konti per måned) Arkivering af børneattester Arkivering af pædagogisk tilsyn (750 sager p.a.) Svarskrivelse ifm. ansøgninger om tilskud til tandbehandling ( ca sager p.a.) Print all (daglig opgave forud for opgavefordeling) til EDH arkivering af sager i BIF Aktindsigt i BIF samle alle dokumenter i ét dokument (3.000 sager p.a.) Tilsvarende proces på vej i SOF Lukning af systemjobs ( systemjobs i CRM) Indberetning til Huslejenævnet (Afventer go live) 18

19 Opmærksomhedspunkter Involvering af IT Sikkerhed og Brugeradministration Afklaring af drift en proces er nem, men når flere vil komme til stiger kompleksiteten Change proces og governance Der kan ligge mange udgifter skjult i efterfølgende vedligehold og ændringshåndtering Fokus på egen læring Eksterne konsulenter kan hurtigt levere en POC, men I skal helt tæt på. Der er løbende arbejde omkring den automatiserede proces 19

20 Vedligehold & Drift Den digitale kollega skal også til MUS/1:1-samtale En robust RPA platform har en omkostning og det koster tæt på det samme at afvikle en som 15 robotter. Fokus på løbende kontrol Fokus på alle ændringer i end to end processen alt kan påvirke automatiseringen, men gør det ikke nødvendigvis Vi estimerer med ca timers vedligehold per automatisering p.a. Konkrete eksempler på vedligehold ESDH opdatering Nyt sagsstyringssystem Procesændring Nyt input fra SEB løsning Lovændring Ændring af brevskabeloner 20

21 Mange tak for opmærksomheden 21