Udvikling af interaktiv portal til brug i små- og mellemstore virksomheder

Transkript

1 Ansøgning til ikraft innvatinspuljen Prjektnavn Udvikling af interaktiv prtal til brug i små- g mellemstre virksmheder Primær ansøger Erhvervsakademi Århus, prjektleder Ulla Haahr Sønderhøj 30, 8260 Viby J , ulha@akademiaarhus.dk, inf@akademiaarhus.dk Øvrige deltagere/partnere Skills Creatr ApS Direktør Christian Gausb Vesterbrgade København V. ERP-gruppen Knsulent Thedr Skv Business Centret, Århus Købmandsskle Sønderhøj Viby J. 7k Erfa-netværk v/erhvervsrådene i Odder, Århus, Skanderbrg, Favrskv, Nrddjurs, Syddjurs g Samsø kmmuner. Århus, den 20. ktber 2010

2 Side 2/12 Indhldsfrtegnelse 1 Sammenfatning Baggrund Prjektets frmål Anden finansiering Prjektbeskrivelse Erhvervsfremmeperspektiv Innvatinshøjde Samarbejde Additinalitet It-mæssigt fkus Piltprjekt Frmidling Effektdkumentatin Frankring Medfinansiering Prjektrganisatin Prjektplan Prjektbudget... 12

3 Side 3/12 1 Sammenfatning Visin Giv små g mellemstre virksmheder (herefter SMV-ere) bedre frudsætninger fr effektiv virksmhedsdrift gennem brugen af integreret virksmhedssftware 1. Skab et nyt it-redskab, der giver virksmhederne mulighed fr hurtigt, smidigt g uden en større investering at fretage udvælgelse g anskaffelse af erp-systemet. Sørg fr, at det nye it-redskab kan give virksmhederne tilstrækkelig viden g kmpetence, så de undgår unødvendige eller fejlagtige anskaffelser g spilder massevis af knsulentkrner. Og styrk på den måde virksmhedernes knkurrenceevne g verlevelsesmuligheder. Innvatin Det nye prdukt vil støtte prfessinaliseringen i SMV-ere, g sætte dem i stand til at udnytte Business Intelligence i deres daglige frretnings- g ledelsespraksis. Prjektet har sm målsætning, at der udvikles et nyt it-prdukt, sm matcher SMV-eres behv fr viden m g prcessen p til udvælgelse af erp-systemer. Der findes ikke et sådant it-redskab på markedet i dag. Det betyder, at anskaffelsesmkstningen fr en lille eller mellemstr virksmhed ikke er prprtinal med virksmhedens størrelse. Derfr vil prduktinnvatinen skabe værdi fr virksmhederne uanset m de vælger at anskaffe et erp-system eller ej. Frretning Der vil med det færdige prdukt være mulighed fr at pdyrke et marked på tværs af brancher i Regin Midtjylland, i Danmark g muligvis gså uden fr landets grænser. Når prttypen er færdigudviklet, står vi med et it-prdukt, sm har et ptentielt marked blandt SMV-ere. Der er mulighed fr at blive firstmver. Der findes ikke en pgørelse ver, hvr str en del af SMV-ere, der allerede har anskaffet et erp-system. Men markedsptentialet frmdes alt andet lige at være betragteligt. Samfund Satsningen skaber værdi gennem det vækstlag, sm består af små g mellemstre virksmheder. Disse virksmheder vil bidrage til indfrielsen af Vækstfrums visin m it i alting. Udviklingsprjektet vil styrke virksmheders kmpetence til at udtænke, hvrdan it kan indgå i deres enterprise architecture. Herunder hvrdan de kan styrke deres frretningsplatfrme g udvikle nye, innvative frretningsmdeller. 1 Se fr at få en definitin af enterprise ressurce planning (erp) g integreret virksmhedssftware.

4 2 Baggrund Side 4/12 Idéen til prjektet er pstået på baggrund af udsagn fra ERP-gruppens g Erhvervsakademi Århus kunder g samarbejdsvirksmheder. SMV-ere har fte efterspurgt lettilgængelig viden m erpsystemer. Så længe virksmhederne ikke har den frnødne viden, kan de ikke tage stilling til, m erpløsningen er en relevant mulighed fr dem. Virksmhederne har gså efterspurgt en let måde til at få pbygget de frnødne kmpetencer g ressurcer, så de på egen hånd kan udarbejde behvsanalyse, kravspecifikatin g udfærdige et slidt udbudsmateriale, når de beslutter sig fr at anskaffe et erp-system. Men de er ikke i besiddelse af disse kmpetencer i dag. Det betyder, at der er en risik fr, at anskaffelsen bliver tilfældig g leverandørstyret. Samlet set er der derfr behv fr et it-redskab, sm kan prfessinalisere virksmhedernes videnindsamling, frundersøgelse g anskaffelsesprces i frhld til et erp-system. 3 Prjektets frmål Frmålet med prjektet er at udvikle et nyt it-redskab, sm styrker g effektiviserer SMV-ere i deres valg af erp-system. Det nye it-system skal bidrage til flest mulige trin i anskaffelsesprcessen. Det nye system er i sin færdige frm webbaseret, g dermed vil redskabet kunne tilgås af virksmheder i hele Regin Midtjylland. Teknlgien skal testes på cirka 5-10 små- eller mellemstre virksmheder i Regin Midtjylland. Testvirksmhederne udvælges i samarbejde med 7k Erfa-netværket. It-systemet får på nuværende tidspunkt karakteren 1 på skalaen, frdi der er tale m en ny idé. Gennem prjektfrløbet vil vi arbejde s hen imd karakteren 6: gennemtestet kncept/prttype. 4 Anden finansiering Der er ikke ansøgt andre puljer m midler til udviklingsprjektet.

5 Side 5/12 5 Prjektbeskrivelse Prces frem til anskaffelse af erp-system Inden anskaffelse, bør virksmheden gennemføre følgende faser: Behvsanalyse Beskrivelse g analyse af frretningsprcesser g dertil knyttede infrmatinsbehv Kravspecifikatin Omsætte behvsanalysen til knkrete krav til systemet Ønsket funktinalitet, datamængder g antal brugere Udbudsmateriale Tilbudsfrm, krav til leverandør, systemkrav sv. Valg af leverandør Matche tilbud med udbudsbeskrivelse g kravspecifikatin Naturtr demer fra udvalgte leverandører At gennemføre disse vigtige faser med bistand fra eksterne knsulenter er kstbart, g alene denne kendsgerning får mange virksmheder til at undlade at gennemføre prcessen. 5.1 Erhvervsfremmeperspektiv Udviklingsarbejdet skaber et gdt erhvervsfremmeperspektiv. Skills Creatr ApS har en unik kmpetence inden fr frretningsudvikling gennem it-systemer. Virksmheden har ikke direkte knkurrenter i Regin Midtjylland, men en række knkllegaer, sm kmplementerer Skills Creatr ApS frretningsmråde. Med det færdige it-prdukt er der mulighed fr at pdyrke et marked på tværs af brancher i Regin Midtjylland g i Danmark. Der findes ikke en pgørelse ver, hvr str en del af SMV-ere, der allerede har anskaffet et erp-system. Men markedsptentialet frmdes alt andet lige at være betragteligt. På sigt vil knkurrerende virksmheder penetrere dette marked. Det kan være traditinelle itvirksmheder, eller virksmheder sm arbejder med it-baseret kmpetenceudvikling. Dette vil afstedkmme øget knkurrence, leverandørerne bliver mere synlige, g dette kan udmønte sig i et mere gennemsigtigt marked fr erp-systemer. Dette vil gavne SMV-erne. Udvikling af den interaktive prtal er samtidig med til at synliggøre kundernes behv, hvilket yderligere kan mtivere leverandører til at udvikle løsninger, sm er tilpasset denne kundegruppe.

6 5.2 Innvatinshøjde Side 6/12 Der findes i dag ikke et prdukt på markedet, hvr der er et struktureret skift mellem analyse af interne frretningsprcesser, g e-læringsmduler, sm er tilpassede dette specifikke mråde. Innvatinshøjden i prjektet er derfr til stede. 2 Aftagerne til dette prdukt er SMV-ere. Derfr er der ikke fr ptentielle leverandører nævneværdige kmmercielle interesser i at udvikle dette prdukt til enkeltvirksmheder. Fr at tilvejebringe et prdukt, sm matcher SMV-eres behv, er der derfr behv fr en tværgående indsats, hvr flere parter bidrager til udviklingsmkstningerne. Det er samtidig essentielt, at SMV-erne samarbejder m prjektet i frhld til at pnå den frnødne tilpasning af prduktet. 5.3 Samarbejde Skills Creatr A/S ser sm privat virksmhed en åbning fr at etablere et nyt marked med et betragteligt markedsptentiale. Skills Creatr A/S har en unik kmpetence inden fr udvikling af itløsninger g mduler, g den efterspørger et netværks- g udviklingsmiljø, hvr flere parter bidrager til udvikling g test. Erhvervsakademi Århus indgår sm vidensinstitutin g er prjektleder g administratr på pgaven. Der er fkus på at strukturere udviklingsprcessen, g på at invlvere en række private aktører, sm er ptentielle kunder til det nye prdukt. ERP-gruppen indgår sm virksmhed, g bidrager med den nyeste viden m frskning g praktisk anvendelse af erp-systemer. Denne viden vil indgå i pbygning af prttypen. Erhvervsrådene i 7k Erfa-samarbejdet er med til at udvælge testvirksmheder. Erhvervsrådene vil på sigt stå fr at etablere erfa-grupper, sm kan styrke udvikling g ejerskab i prjektet samt den samlede frhandlingsstyrke fr virksmhederne. 5.4 Additinalitet Prjektet kan kun gennemføres med ekstern finansiering. Fr at skabe interesse fr udvikling af den interaktive prtal er det vigtigt med en vis udviklingsvlumen i kraft af flere piltvirksmheder på tværs af brancher, beliggenhed g størrelse i Regin Midtjylland. Der henvises her til punkt 5.2 Innvatinshøjde. 2 Virksmheder udbyder web-baserede løsninger, hvr der er et krt spørgeskema, sm giver en krt standardbeskrivelse af virksmheden på baggrund af en besvarelse. Se fx

7 Side 7/ It-mæssigt fkus Funktinalitet g indhld lineær g iterativ prces Vi vil udvikle en interaktiv prtal, hvr virksmheden ledes trinvis gennem en veldefineret prces. Prcessen kan være lineær eller iterativ alt afhængig af kundens behv g udviklingsønsker. Vi frventer, at prtalen skal indehlde følgende: Frside Frsiden intrducerer begrebet erp, brugeren kan få en intrduktin til sitet med frmålsbeskrivelse g hvrdan kmmer vi i gang. Frsiden indehlder 4-5 krte e-lærings sekvenser, der illustrerer rganisatin g frretningsgange i et erp-system. Beskriver frskellige udfrdringer, sm små g mellemstre virksmheder står ver fr ved valg af erp-systemer. Sekvenserne understreger, hvrnår der er behv fr at implementere et erp-system, vervejelser inden anskaffelsen, g hvrfr det er vigtigt at fretage det rigtige valg. Førstegangsbrugere tilmelder sig sitet fr at få adgang til spørgeskemaer g yderligere infrmatin m erp. Brugeren vil kunne lgge på igen, infrmatiner m brugeren gemmes. Mulighed fr løbende at pdatere spørgeskema, virksmhedens vksende viden m erp skal muliggøre en ændring af prfilen på prtalen. Derved vil der fremkmme en anden knklusin end den, det prindeligt udfyldte spørgeskema gav. Virksmheden gennemløber en iterativ prces, g prtalen bliver en øjenåbner i frhld til egne interne frretningsprcesser. De virksmheder, sm tilmelder sig, får adgang til spørgeskemaer g yderligere materiale. Spørgeskema til behvsanalyse Virksmheden udfylder først spørgeskema fr behvsanalyse. Spørgeskemaet frventes at indehlde spørgsmål, der relaterer sig til virksmhedens størrelse, it-mdenhed g frretningsstyringssystemer. Spørgsmål suppleres med materiale, der hjælper brugeren til at udfylde skemaet krrekt. Materialet kan være uddybende infrmatin, links til andre prtaler, E-lærings mduler, der illustrerer baggrunden fr spørgsmålet, mm. Analysen afsluttes med en krt, verskuelig rapprt, der psummerer behvsanalysen. Behvsanalysen vil danne baggrund fr det næste spørgeskema, der er kravspecifikatinen. Spørgeskema til kravspecifikatin Når brugeren har afdækket sit behv, skal der laves en kravspecifikatin. Afhængig af svarene i behvsanalysen vil prtalen vælge det skema fr kravspecifikatin, der passer virksmheden bedst, da det ikke er de samme krav det vil gælde alle virksmheder.

8 Side 8/12 De enkelte spørgsmål suppleres med nline hjælp til udfyldelsen af spørgeskemaet. Materialet kan være uddybende infrmatin, links til andre prtaler, e-lærings mduler, der illustrerer baggrunden fr spørgsmålet, mm. Spørgeskemaet består af åbne g lukkede spørgsmål, der tilsammen danner grundlag fr en færdig kravspecifikatin. Færdig kravspecifikatin g knklusin Brugeren kan printe knklusinen på kravspecifikatinen. Knklusinen består af en skabeln til udarbejdelse af udbudsbrev. Derudver kan brugeren printe en matrix, sm efterfølgende kan anvendes sm tjekliste i frbindelse med vurderingen af de indkmne tilbud fra leverandørerne. Andet indhld En tjekliste der hlder styr på de prcesser, der skal gennemføres ved valg af leverandør. Med udgangspunkt i tjeklisterne psummeres en rapprt, der på relevant vis beskriver frdele g ulemper ved de mdtagne tilbud. Efter erp-leverandøren er valgt. Frslag til den videre prces efter leverandør er valgt. Illustratin af spørgeskema-flw 5.6 Piltprjekt Snævert betragtet er prjektet relevant fr private g ffentlige virksmheder, rganisatiner g freninger, sm har behv fr at få viden m g på sigt gså anskaffe et erp-system. Bredere betragtet er prjektet relevant fr samme målgruppe, sm har behv fr at anskaffe andre virksmhedsværktøjer, sm har en kmpleks struktur g kmplekst infrmatinsniveau.

9 5.7 Frmidling Side 9/12 Prjektets succes er afhængig af mtale i frskellige lkale netværk, interesserganisatiner, freninger, Væksthus Midtjylland med flere. Vi vil derfr bruge disse netværk til at prmvere prjektet. Der skabes endvidere interesse fr prjektet via en psamlingswrkshp, brug af sciale medier samt en knkret hjemmeside. Initiativerne er følgende: Hjemmeside: Km i gang med ERP: Twitter-prfil. Målgruppen er virksmheder g persner med interesse fr prjektet. Der udsendes en ugentlig nyhed via prfilen. Målet er 500 fllwers. Facebk-side fr prjektdeltagere g andre interesserede. Der udsendes en ugentlig nyhed via denne side. Målet er at gruppen i alt får medlemmer. Websites fr partnerne i prjektet 1 nyhed hver anden måned m prjektets fremdrift. Der prettes et crwd surcing redskab på mindst 1 af hjemmesiderne. Opsamlingswrkshp er åben fr alle interesserede. Målet er 100 deltagervirksmheder. 5.8 Effektdkumentatin Effekten bliver målt på antal besøgende på sitet (på sigt antal brugere) der registreres både nye brugere g gengangere. Målet er, at mellem 500 g 600 virksmheder besøger sitet i prjektperiden. Effekten vil gså blive målt kvantitativt på antal testvirksmheder i prjektfrløbet. Målet er, at 5-10 SMV-ere deltager. Effekten beskrives desuden sm en case med status fr virksmheden før, under g efter piltfrløbet. Der lægges vægt på, hvrdan virksmheden ved hjælp af erp-systemet har fået styrket sin værdikæde. 5.9 Frankring Partnervirksmhederne er alle vigtige fr prjektets verlevelse på sigt. Skills Creatr ApS frankrer prjektet frdi det skaber øgede frretningsmuligheder. ERP-gruppen frankrer prjektet, frdi det er en udvikling af deres frretningsmråde. 7k Erfa-grupperne kan vælge at indlemme mrådet i deres eksisterende erfa-struktur. Erhvervsakademi Århus frankrer prjektet ved at integrere redskabet i fagmduler Medfinansiering Medfinansiering leveres i frm af virksmhedstimer, udstyr g materialer fra Skills Creatr ApS, prjektmedarbejderes timer fra ERP-gruppen, Erhvervsakademi Århus samt 7k Erfa-netværket. Sammensætningen er specificeret under punkt 8 Budget.

10 Side 10/12 6 Prjektrganisatin I prjektperiden er der et tæt samarbejde mellem de invlverede partnere. Skills Creatr ApS spiller en væsentlig rlle i frhld til udvikling af prtal, indhld g e-læringsmduler. ERP-gruppen g Erhvervsakademi bidrager til prcessen mkring e-læringsmduler, g står fr at krdinere testarbejdet med 7k Erfa-netværket. Erhvervsakademi Århus er prjektleder g administratr, g vil står fr den samlede markedsføringsindsats i samarbejde med Erhvervsakademi Århus markedsføringsafdeling. Styregruppe Ulla Haahr (EAA) Thedr Skv (ERP) Christian Gausb (Skills) Prjektleder Ulla Haahr (EAA) IT-udvikling Site-udvikling Skills Creatr E-læring Skills Creatr Brugerinddragelse + tests ERP-gruppen Frmidling Erhvervsakademi Århus E-læringskrdinatr Erhvervsakademi Århus 7k Test krdinatr ERP-gruppen 7k

11 Side 11/12 7 Prjektplan 2011 Markedsføringsindsats Lancering af jan feb Mar apr maj jun jul aug sep kt nv dec Prttype Behvsanalyse Kravspecifikatin Prttype Research design Planlægning testfrløb Frinterview Udvælgelse af testpanel Planlægning intrwrkshps Test Intrwrkshps Testfrløb 1 Testfrløb 2 Behandling af resultater Justering prtal g e-læring Præsentatin af færdigt prdukt Opfølgning g aflevering Evaluering Revisin Slutdkumentatin Milepæle A B C D E F G H I A. Afklaring af finansiering g kntraktlige frhld B. Tids- g handlingsplan fr prttype C. Lancering D. Færdig prttype E. Tids- g handlingsplan fr testfrløb F. Udvælgelse af testvirksmheder G. Igangsætning testfrløb H. Præsentatin af færdigt prdukt på psamlingswrkshp I. Evaluering g afklaring af fremtid fr prdukt

12 Side 12/12 8 Prjektbudget Erhvervsakademi Århus Skills Creatr ApS ERP-gruppen 7k Erfa I alt Udgifter Timefrbrug * Udstyr * I alt Finansiering Innvatinspuljen Egenfinansiering I alt Budgettet er i danske krner, g beløb med * er inkl. mms. En væsentlig del af udgiften til udstyr hs Skills Creatr ApS vedrører serverlease g drift.