Sekretariatsledelsen. Onsdag 10. december Regionshuset Niels Bohrs Vej Aalborg Ø

Transkript

1 Sekretariatsledelsen Onsdag 10. december Regionshuset Niels Bohrs Vej Aalborg Ø

2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opsamling på bestyrelsesmøde og direktionsmøde 3. Aktuelle kommunikationsopgaver 4. Nye opgaver 5. Dagsordenspunkter til direktionsmøde og bestyrelsesmøde i januar Mødeplan Eventuelt

3 1. Godkendelse af dagsorden

4 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opsamling på bestyrelsesmøde og direktionsmøde 3. Aktuelle kommunikationsopgaver 4. Nye opgaver 5. Dagsordenspunkter til direktionsmøde og bestyrelsesmøde i januar Mødeplan Eventuelt

5 2. Opsamling på møder i bestyrelse og direktion

6 Organisering Sagsfremstilling Direktionen har nedsat et sekretariat med en sekretariatsledelse med repræsentation på ledelsesniveau fra alle kommuner/regionen, og en tovholdergruppe for hvert af samarbejdets indsatsområder. Sekretariatsledelsen forbereder bestyrelsens møder, mens tovholdergrupperne får ansvar for udvikling af de enkelte indsatsområder. Der er desuden nedsat en kommunikationsgruppe. Aalborg Kommune varetager den administrative sekretariatsfunktion. Status Kommunerne har defineret brancher for medlemmerne af ErhvervsForum. Den formelle udpegning sker i løbet af december 2014 På bestyrelsesmødet 28. november 2014 godkendte bestyrelsen rammerne for udpegningen af de resterende medlemmer. Udpegningen sker på møde i formandskabet onsdag 10. december 2014 Direktionen har godkendt kommissorier for Erhvervsforum og sekretariat. Kontaktoplysningerne på medlemmerne af tovholdergrupperne er sendt ud. Hver gruppe giver en status på mødet.

7 Konkrete indsatser Sagsbeskrivelse Bestyrelsen besluttede på det konstituerende møde d. 28. november 2014, at der på det første ordinære møde d. 23. januar 2015 skal præsenteres 3 konkrete forslag til fælles initiativer / projekter: 1. Turisme: Forslag til organisering og finansiering af fremtidigt samarbejde om turismefremme i Nordjylland 2. Kvalificeret arbejdskraft: Studiejobs i Nordjylland 3. Kvalificeret arbejdskraft: Nyuddannede i SMV er Status Arbejdsgruppen for turismeindsatsen præsenterer et bud på den fremtidige organisering af turismeindsatsen på bestyrelsesmødet 23. januar 2015 Bestyrelsen ønsker en konkret projektbeskrivelse af de to projekter inden for kvalificeret arbejdskraft på mødet 23. januar 2015 På direktionsmødet 8. januar 2015 drøftes følgende projekter: Nopii Nordjysk Platform for Innovative Indkøb, Hurtigere internet i Nordjylland, Samarbejde om planstrategier

8 Kommunikation Sagsbeskrivelse Som en del af forberedelserne til det nye samarbejde, er der arbejdet med kommunikationsindsatsen. Til at varetage opgaven er der etableret en kommunikationsgruppe på tværs af parterne. Det foreslås, at der arrangeres et PR kick-off i tilknytning til det første ordinære bestyrelsesmøde d. 23. januar 2015, hvor Erhvervsforum også deltager. Det foreslås videre, at alle partnere byråd, erhvervsråd, turistforeninger, uddannelsesinstitutioner, medarbejdere ved kommuner og region inviteres til et Partner kick-off i forbindelse med bestyrelsesmødet 27. marts Kommunikationsgruppen arbejder på en egentligt kommunikationsstrategi til bestyrelsesmødet d. 23. januar. Der er allerede nu arbejdet med visuel identitet. Status Direktionen har bevilliget kr. til Partner kick off Direktionen har bevilliget kr. til visuel identitet mv. Direktionen har bevilliget halvdelen af lønudgiften til ansættelsen af kommunikationsgruppens tovholder, Heidi Holler, som på nuværende tidspunkt er i løntilskud i Aalborg Kommune, i perioden 1. april-31. december 2015

9 3. Aktuelle kommunikationsopgaver

10 Aktuelle kommunikationsopgaver Kommunikationsgruppen arbejder parallelt på en række kommunikationsopgaver: Kommunikationsstrategi Partner kick-off 27. marts 2015 PR kick-off 23. januar 2015 Midlertidig hjemmeside Visuel identitet og permanent hjemmeside Tovholderne på de tre første opgaver deltager på dagens møde, dels for at præsentere gruppens arbejde, dels for at få input til det videre arbejde. Kommunikationsstrategi: Præsentation af koncept og input til konkrete elementer fra sekretariatsledelsen Partner kick-off Præsentation af overvejelser og input til program og målgrupper Deltagelse fra sekretariatsledelsen i arrangementsgruppen PR kick-off: Præsentation af koncept

11 4. Nye opgaver

12 Nye opgaver I den kommende tid er der en række opgaver, der skal løses i sekretariatsledelsen. På dagens møde drøftes og fordeles disse. Forberedelse af temadrøftelse til bestyrelsesmøder Fundraising NordDanmarks EU-kontor (23/1) Erhvervsudvikling og jobskabelse (27/3) Deltagelse i kommunikationsgruppen i forbindelse med Partner kick-off Input til udpegningerne til ErhvervsForum Beskrivelse af initiativer til direktionsmødet 8. januar 2015 Nopii Nordjysk Platform for Innovative Indkøb Hurtigere internet i Nordjylland Samarbejde om planstrategier

13 5. Dagsorden til direktionsmøde, 8. januar 2015 bestyrelsesmøde, 23. januar 2015

14 Dagsorden til næste møde i direktionen Følgende punkter forventes behandlet på næste møde i direktionen. Temaer til bestyrelsesmøderne Kommende projekter og initiativer Retningslinjer for sagsbehandlingen Kommunikationsindsatsen: PR- og partner kick-off, skabelon for kommunikationsstrategi

15 Dagsorden til næste møde i bestyrelsen Følgende punkter forventes behandlet på næste møde i bestyrelsen. Drøftelse med ErhvervsForum (deltager ) Fundraising NordDanmarks EU-kontor Turisme Projektbeskrivelser på initiativer inden for kvalificeret arbejdskraft Partner kick-off Nye initiativer Næste møde - Temadrøftelsen

16 6. Mødeplan 2015

17 Mødeplan 2015 Det indstilles, at: Sekretariatsledelsen godkender mødeplan for 2015 Sagsbeskrivelse Møderne i sekretariatsledelsen er planlagt for hele På det seneste møde aftalte vi, at møderne går på skift i kommunerne. Der er indkaldt til møderne i Outlook. Møde Hvornår? Hvor? december februar maj august oktober Region Nordjylland Morsø Kommune Vesthimmerlands Kommune Frederikshavn Kommune Mariagerfjord Kommune

18 7. Eventuelt

19 Bilag

20 Kommissorium - ErhvervsForum Grundlag Af 4 i Business Region North Denmarks vedtægter fremgår det, at der nedsættes et ErhvervsForum. Sammensætning ErhvervsForum består af erhvervsledere fra medlemskommunerne i Business Region North Denmark. Hver kommune udpeger op til tre erhvervsledere på baggrund af indsigt og engagement i vækst og udvikling af Nordjylland. Udpegningen sker med udgangspunkt i de indsatsområder, som kommunen særligt vil engagere sig i. Bestyrelsen udpeger desuden 4-5 repræsentanter fra forskning og uddannelse og 2-3 repræsentanter med national / international viden eller erfaring. ErhvervsForum konstituerer sig med et formandskab bestående af en formand og x næstformænd. Temagrupper ErhvervsForum kan efter behov nedsætte temagrupper, som matcher samarbejdets indsatsområder. Temagrupperne kan suppleres med yderligere erhvervsledere m.fl. inden for emnet.

21 Formål Kommissorium - ErhvervsForum Formålet med ErhvervsForum er at give bestyrelsen inspiration til fremtidige satsninger samt at udvikle konkrete fælles projekter for samarbejdet. Opgaver Erhvervslivets ønsker og behov er vigtige for udviklingen af indsatserne. ErhvervsForum har derfor initiativret i forhold til udviklingen af nye indsatser og samarbejdsområder. Desuden skal ErhvervsForum medvirke til at kvalitetssikre kommende og eksisterende indsatser. Foruden deltagelsen i ErhvervsForum forventes erhvervslederne at tage del i relevante initiativer for at sikre forankringen i ErhvervsForum og en løbende kvalitetssikring af initiativerne. Møder ErhvervsForum afholder minimum 2 møder årligt. Sekretariatsbetjening af ErhvervsForum varetages af det fælles sekretariat, mens temagrupperne bistås af erhvervskontorer, turistkontorer mv. i samarbejde. Sekretariatet planlægger en årlig mødekalender ved årets start, under hensyntagen til ErhvervsForums ønsker. Dagsorden udsendes senest 7 dage før mødet. Referat udsendes senest 7 dage efter mødet. Input til dagsorden fremsendes til sekretariatet senest 21 dage før mødet.

22 Kommissorium - Sekretariatsledelse Grundlag Sekretariatsledelsen er nedsat af direktionen. Sammensætning Sekretariatsledelsen består af en centralt placeret ledelsesrepræsentant fra hver kommune samt en repræsentant fra Region Nordjylland. Repræsentanterne udpeges af direktionen og gruppen ledes af Aalborg Kommunes repræsentant. Desuden deltager den administrative sekretariatsfunktion i møderne. Formål Formålet med sekretariatsledelsen er at sikre koordinationen mellem medlemmerne og understøtte bestyrelse og direktion. Opgaver Sekretariatsledelsen er ansvarlig for den løbende koordination internt mellem kommunerne og Region Nordjylland samt at understøtte arbejdet i bestyrelsen og direktionen. Opgaven varetages gennem møder i sekretariatsledelsen og gennem nedsættelsen af arbejdsgrupper og den faste administrative sekretariatsressource.

23 Kommissorium - Sekretariatsledelse Sekretariatsledelsen producerer dagsordner og referater til bestyrelse og direktion. På møderne i direktion og bestyrelse deltager sekretariatslederen og den ansvarlige for den administrative sekretariatsfunktion. Møder Sekretariatsledelsen mødes forud for møderækken i bestyrelse og direktion. Ellers mødes sekretariatsledelsen efter behov.

24 Kommissorium - Tovholdergrupper Grundlag Netværksgruppen nedsætter en tovholdergruppe for hvert af de fem indsatsområder. Sammensætning Tovholdergrupperne består af repræsentanter fra kommunerne og Region Nordjylland, som melder repræsentanter ind på de områder, som har særlig interesse og betydning. Tovholdergrupperne kan udvides med relevante deltagere efter behov. Tovholdergrupperne konstitueres med en formand. Sekretariatet understøtter tovholdergrupperne med en ressource, som varetager praktiske sekretariatsopgaver, herunder mødeindkaldelse samt dagsordner og referater i samarbejde med formanden. Formål Formålet med tovholdergrupperne er at understøtte aktiviteterne inden for det pågældende indsatsområde.

25 Kommissorium - Tovholdergrupper Opgaver Tovholdergrupperne er som udgangspunkt referencegruppe for de indsatser, der findes inden for det pågældende indsatsområde. Derudover er tovholdergrupperne afgørende for udviklingen af projekter inden for eget område, både i form af kvalitetssikring af projektbeskrivelser og i udviklingen fra projektideer til projektbeskrivelser. Møder Tovholdergrupperne mødes efter behov.