Bestyrelsesmøde august 2001

Transkript

1 Bestyrelsesmøde august 2001 Dato/tid: Torsdag d. 9/8-2001, kl. 18:30 Sted: Hellerup Kajakklub Tilstede: Johnny Petersen, Frank Meldgaard, Marc Reifling, Sonja Reifling, Jørgen Andersen, Svend Aage Larsen Fraværende: Christian Høier Referent: Marc Reifling Version: 2.0 DAGSORDEN Agenda for mødet 1. Referat fra sidste møde 2. Traditionskalenderen a. Standerstrygning b. Tour de Gudenå c. Klubmesterskaberne 3. Bestyrelsesrunden - Formanden: a. Indgående post b. Havneaktiviteterne c. Byggerisagen d. Jollens forsikring e. andet - Næstformanden: a. Status på instruktionsholdene b. Romaskinerne - Kasseren: a. Forsikringssagen b. Det nye indbrud c. Medlemskartotek d. andet - Idrætslederen: a. Møde om Talentudvikling i DKF d. 3/8 b. Talentudvikling i HK?? c. 900-bådene d. Idrætsudvalget år 2002 e. andet - Ungdomslederen: a. Ungdomstræf 2001 b. andet - Materialeforvalteren: a. Redningsveste b. andet 4. Valdemar s forslag om instruktør påklædning 5. Beslutning om opbevaring af Forhandlingsprotokollerne 6. Optagelse af medlemmer antal, overflyttere, sikkerhedsprøver og integration 7. Eventuelt 1. REFERAT FRA SIDSTE MØDE Kommentarer Ingen bemærkninger referat er godkendt (version 2.0) er opsat. SAAL har gjort opmærksom på, at han ikke har modtaget det sidste referat blev modtaget ved mødet. 2. TRADITIONSKALENDEREN Standerstrygning Der gøres opmærksom på, at der ikke er noget standerstrygningsløb, blot selve seancen og en fest.

2 Referat fra besyrelsesmødet, 9. august 2001, Side 2 Johnny kontakter Pernille ang. festen. Johnny kontakter Valdemar ang. Årets instruktør, som vælges af formanden og Valdemar. Ang. Årets HK er modtager bestyrelsen gerne indstillinger snarrest. For fremtiden skal Årets HK er pokal befinde sig i klubbens pokalskab og skal være suppleret med et billede af den aktuelle Årets HK er. Tour de Gudenå Klubmesterskaberne Handicap afslutning Efterårsrengøringen Tilmelding til Tour de Gudenå tages ned torsdag den 16. august. Der forventes ikke større deltagelse, da klubbens generelle aktivitetsniveau på kaproningssiden har været usædvanlig lavt i år. Marc tager måske med som holdleder, såfremt der ikke er supportere nok. Overnatning bliver i år på Silkeborg Vandrehjem. Jørgen gør opmærksom på, at koordinering alle årene har været for dårlig mellem holdlederen og dem, som vælger at ro uden for fællesskabet. Tilmeldingslisten er sat op ALLE SKAL KOMME!!!! Marc og Sonja står for det løbsmæssige Johnny og SAAL står for det kontaktmæssige til festudvalget (Pernille), selvom de ikke selv har mulighed for at være der. Invitation til Handicap afslutningen kommer op efter klubmesterskaberne Det skal annonceres i Pagajen. Ansvar: Marc Efterårsrengøringen planlægges gennemført i weekenden de 6. og 7. oktober. Kom og hjælp til med at få klubben klar til vinteren. SAAL udarbejder arbejdsplan Generalforsamlingen Bestyrelsen har fastlagt, at der indkaldes til generalforsamling søndag den 18. november 2001 kl A. BESTYRELSESRUNDEN - FORMANDEN Indgående post Udlån af klubben Signe Venneberg ønsker at låne klubben den 10/ til fødselsdagsfest. Signes ønske er tilgodeset af bestyrelsen. Johnny sørger for at Signe underskriver kontrakt Havnefest Hellerup Havn afholder havnefest lørdag d. 25/8. Her vil der være mulighed for at prøve at sejle, at ro råbåd, at fægte og at ro kajak. Tilmeld dig på listen i klubben. Af hensyn til trafikken i havnen tager NOVA sig af kajakroningsarrangementet. Men de vil meget gerne have instruktørmæssig hjælp fra HK. Det drejer sig om hjælp i tidsrummet og/eller Kom og giv en hånd. Der er stor fest for medlemmer af Hellerup Havn (altså også dig) om aftenen i den store af sejlklubbens haller. Tilmelding i klubben på den grå tavle. Aktivt Efterår Gentofte Kommune har forespurgt om vi vil hjælpe med Aktivt Efterår, som i lighed med Aktiv Sommer er et aktiveringsprogram for unge i kommunen. Bestyrelsen vurderer, at vandet er blevet for koldt til den tid, og Johnny takker ellers tak. Udgående post Byggerisagen Renovering af Hellerup Havn Johnny har haft kontakt til formanden af Sejlklubben og forhørt om renovationen af havnen. Bestyrelsen har nu kendskab til de ønsker som sejlklubben har, og disse stemmer ikke helt overens med de tanker og planer, som har været fremlagt tidligere. Sejlklubbens planner er ikke formuleret særlig attraktivt for HK, hvorfor Johnny har sammenfattet et brev til bestyrelsen for selvforvaltningen af havnen. Heri er det beskrevet hvorledes at HK forventer at blive inddraget i beslutningsprocessen og i de videre planer. Advokat og HK-medlem Steen Schierbeck er inddraget i sagen og har rådgivet Johnny til at optage korrespondancen med byggeherren hurtigst muligt mhp. en afslutning.

3 Referat fra besyrelsesmødet, 9. august 2001, Side 3 Jollens forsikring Jollen er forsikret under samme forsikring som resten af vores klubbåde. 3B. BESTYRELSESRUNDEN NÆSTFORMANDEN Romaskinerne Christian har informeret bestyrelsen, at begge displays til romaskinerne er sendt til reparation ved leverandøren. Status / instruktionshold. Der forelå ingen status. 3C. BESTYRELSESRUNDEN KASSEREN Forsikringssagen Det nye indbrud Om forsikringssagen oplyses at den nu er til behandling hos forsikringsselskabet. Der forventes en afslutning senest ultimo august. Under det seneste indbrud blev tyven fanget på fersk gerning af en morgenbader. Politiet har returneret 1200,00kr fra den ødelagte telefonboks. Det ødelagte materiel er på kommunens forsikring (døre, skabe, mv.) Under det seneste indbrud blev telefonboksen atter ødelagt. Boksen koster i nærheden af kr, hvorfor dette har været en stor udskrivning for klubben i år. Bestyrelsen besluttede efter længere diskussion at indføre en almindelig telefon på forsøgsbasis. Meningen er, at telefonen kun er til korte samtaler, og at medlemmer skal betale et ca. beløb for den tid, de har snakket. Pengene lægges i en lille kasse, som tømmes en gang om ugen af bestyrelsen. Forsøget har en varighed af et år. Herefter evalueres det, om det økonomisk kan løbe rundt. Det har bestyrelsen en formodning om, da abonnementet til telefonboksen og servicekontrakten ifm. boksen er væsentlig højt. Frank iværksætter projektet snarrest. Medlemskartotek Der er snart ved at være styr på hvem der er meldt ind, og hvem der ikke er, samt hvem der har betalt. Henrik Petersen har i sekretærens fravær opdateret medlemskartoteket. Der skal foretages udskrift til Pagajen Marc sikrer opdateret lister. Til distributørene af Kano&Kajak og Pagajen skal der tilsendes rettelister med til- og afgang. Seneste udgifter Klubben har købt en næsten ny Tirana af Ulrik, da han ikke skulle bruge den alligevel. Den kostede kr. Grundet slidtage, har bestyrelsen måtte investere i en ny printer til en pris af 2800,- 3D. BESTYRELSESRUNDEN - IDRÆTSLEDEREN Møde om Talentudvikling i DKF Talentudvikling i HK?? Marc har været til møde i Lyngby Kanoklub den 3/8 omkring DKF s og TeamDanmarks planer for fremtidig talentudvikling. Formændene Finn Larsen (Maribo) og Jan Christensen (Sorø) (og medlem af DKFeliteudvalget) havde et alternativ til den kraftcenter-model, som DKF s bestyrelsen havde fremlagt under Årsmødet. Men da der kun var fremmøde af 11 personer, primært fra Københavns Kajakkreds, blev diskussionen og forslagene ikke særlig repræsentative. HvK gav udtryk for at man ikke behandlede landets toproere særlig pænt, hvilket repræsentanterne fra DKF s bestyrelsen måtte tage op på deres bestyrelsesmøder. Neptun, Vallensbæk og HK gav fælles udtryk for, at der mangler opbakning på et meget lavere niveau, og DKF hellere skulle koncentrere sig om at supplere fødekæden af kaproere altså hjælpe klubberne på vej. Bestyrelsen havde en længere snak om hvordan man kan hjælpe vores kaproere på vej. Bestyrelsen er enig om, at nøgleordene er økonomisk opbakning samt vidensopbakning i form af trænere. Bestyrelsen vil gerne arbejde videre med de meget konstruktive ideer, der kom på banen under snakken, og laver et ekstraordinært

4 Referat fra besyrelsesmødet, 9. august 2001, Side 4 bestyrelsesmøde den 6. september. Mødets formål er i første omgang at snakke om de rammer, som skal opstilles, og de niveauer af kaproning der findes. 900-bådene Idrætsudvalget år 2002 Bestyrelsen år 2002 Grundet kommunikationsmisforståelse fastlås det, at det kun er idrætslederen eller den samlede bestyrelse, der kan dispensere fra de gældende bådrestriktioner. Ønsker du at ro i 800- og 900-både skal du derfor rette henvendelse til idrætslederen: idraet@hellerup-kajakklub.dk. Materialforvalteren kan dog give tilladelse til prøveture med udgangspunkt i Hellerup Havn. Marc gør opmærksom på, at han ikke fortsætter som idrætsleder til næste år, da posten kræver for meget tid især omkring eksamensperioden. Han havde meget gerne set, at han ønske om to separate underudvalg (et turudvalg og et kapudvalg) havde blevet en realitet, for dette ville kunne tage en del af arbejdspresset. Men initiativet er ikke blevet en succes alene grundet, at det er konstateret, at klubbens medlemmer ikke ønsker at påtage sig et længerevarende ansvar. Dette udløste en længere snak om fremtidens klub læs næste punkt. Marc har gjort det nemmere at overtage posten, idet han har udviklet en kalender for alle opgaver som skal løses, samt har konstrueret mange af de opslag, som skal op. Marc er mere end villig at hjælpe den nye idrætsleder godt på vej, da det ikke er jobbet der er blevet uinteressant men hans tid, der er blevet reduceret. Marc er ikke den eneste, der føler at arbejdspresset er for stort i perioder. Man skal holde i mente, at klubben efterhånden har 400 medlemmer og et enormt behov for administration. I kasserens job er meget omfangsfuldt. Bestyrelsen diskuterede mulighederne for at lægge selve bogføringen ud, så denne byrde fjernes fra kasserens skulder. Herved kan måske flere egne sig til posten som kasser. Desuden er en løsning, at der ansættes en kontingentkasser, da en stor del af kasserens arbejde består i kontingent indkrævning og opdatering af medlemslisten. Bestyrelsen snakkede også om, at det måske var på tide at gennemføre en strukturændring i bestyrelsen. Det har fungeret meget godt med en reduktion af to mand i bestyrelsen. Bestyrelsen snakkede om en yderligere reduktion af bestyrelsesmedlemmer, da dette vil nemme beslutningsprocesserne. Der var desuden tale om en konstruktion af et forretningsudvalg, der vil skabe behov for, at flere udvalg oprettes. Dette vil påkræve en større uddelegering af ansvar og beslutningskompetence og en strengere budgetstyring. Men samtidigt vil denne uddelegeret kompetence måske give flere blod på tanden mht. at deltage i ansvarsarbejdet. Disse meget interessante modeller ønsker bestyrelsen at diskutere nærmere før generalforsamlingen, og holder derfor ekstraordinært bestyrelsesmøde den 6. september. Kronborgløbet Bestyrelsen og andre har snakket om at overtage Kronborgløbet, da Krogen valgte ikke at gennemføre det i år. Marc har kontaktet Krogen, som siger, at de agter at genoptage løbet igen til næste år. Bestyrelsen er dog enig om, at Marc skal kontakte DKF ultimo august for at høre om Krogen nu har tilmeldt løbet til terminskalenderen i E. BESTYRELSESRUNDEN UNGDOMSLEDEREN Ungdomstræf Aktiv Sommer / Medlemsoptag Planlægningen af UT kører på skinner. Sonja har søgt sponsorer til Ungdomstræf, som afvikles i weekenden uge 35 (1+2 sep). Der er indtil videre kun kommet afslag Sonja gør opmærksom på, at der før gennemførelsen af Aktiv Sommer var indgået en aftale mellem NOVA og HK. Det er aftalt at alle, som efter Aktiv Sommer måtte ønske at fortsætte med ro kajak, skal henvises til Nadia i NOVA. De mangler ungdomsroere det gør HK bestemt ikke!!! Valdemar må have misforstået dette, eftersom hold 2 alle har fået girokort med hjem. Desuden gøres der opmærksom på, at ungdomsafdelingen ikke optager flere nye medlemmer efter ultimo juni. Dette er af hensyn til de roere, som gennem foråret har opnået en del stabilitet og kræfter.

5 Referat fra besyrelsesmødet, 9. august 2001, Side 5 HK og NOVA s ungdomsledere har et virkelig godt samarbejde, og HK bistår NOVA i opbygningen af deres ungdomsafdeling. Det er ungdomsledernes plan at samarbejde på mange niveauer blandt andet på kaproningssiden. Instruktørmangel Også Sonja føler arbejdspresset lidt stort. Roning 2 gange om ugen samt det ledelsesmæssige arbejde er et stort job. Sonja har haft møde med sit udvalg, og alle instruktører yder det de kan, men det er desværre ikke altid nok Sonja er stadig på udkig efter medlemmer mellem 40 og 50 år., som kan give en nap med. Man behøver ikke at være instruktøruddannet, men blot være en habil roer med et par års erfaring og mod på at arbejde med unge Johnny og Sonja er begge på udkig efter instruktørkandidater, men har du et bud, så modtager Sonja meget gerne henvendelser. Bemærk at instruktionen påbegynder tirsdag og torsdag kl Redningsvest u. 15år Der har været en del polemik omkring anvendelse af redningsvest for unge under 15 år på dispensation for frigivelsesreglerne. Bestyrelsen fastslår, at unge under 15år, frigivet eller ej, hele sæsonen skal bære sin redningsvest. Dog ikke til stævner, hvor redningsvest ikke er påkrævet. Der kan dog dispenseres fra denne regel under instruktørmæssige forhold: dvs. på et instruktionshold, under en træningssamling, mv.. Det er den ansvarlige instruktør/træner, der kan dispensere. 3F. BESTYRELSESRUNDEN MATERIALEFORVALTEREN Redningsveste Ny metode til tømning Fodsparksopgradering Jørgen har indhentet redningsveste fra Kajak Centrum og Kajak & Fritid. Bestyrelsen vurderede begge typer redningsveste som egnede, men træf ikke en beslutning. Redningsvestene befinder sig i bestyrelseslokalet og vil kunne prøves på der indtil næste møde. Kommentarer modtages gerne af Jørgen. Jørgen har fundet en ny metode til at tømme vores kajakker på, hvis de bliver bordfyldte. Denne metode har fordelen, at alle kan gennemføre den stor som lille. Desuden skånes kajakkerne mere ved denne metode. Bestyrelsen ser gerne, at medlemmerne for fremtiden anvender denne metode. Sonja laver sammen med Jørgen et indslag til Pagajen. Jørgen og Palle har længe arbejdet på at sætte nye klodser til fodsparkene i bådende. Jørgen har aldrig observeret et stort tab af splitter før. Derfor arbejder Jørgen at konstruere nogle spiltter, der er lige så lange som klodserne. Hermed skal det være sværere for splitten at arbejde sig ud. Jørgen og Frank koordinere indkøbet af materialet evt. klavertråd. 5. VALDEMAR S FORESLAG OM INSTRUKTØR PÅKLÆDNING Instruktørpåklædning Det besluttes, at instruktørerne til næste år skal udstyres med T-shirts med påtryk: Instruktør Hellerup Kajakklub Frank undersøger med Stig, til hvilken pris kan får foretaget påtryk Sonja undersøger med dem, som har lavet vores klubtrøjer. Sonja undersøger i øvrigt, hvor vi skal have trøjerne fra. (kvalitet) 6. BESLUTNING OM OPBEVARING AF FORHANDLINGSPROTOKOLLERNE Opbevaring af gl. Protokoller Til både generalforsamlingen og i Pagajen har Valdemar givet udtryk for, at klubbens forhandlingsprotokoller bør opbevares mere beskyttet, end de gør i dag. Bestyrelsen diskuterede de forskellige muligheder for opbevaring. Det blev dog besluttet, at alle ændre forhandlingsprotokoller skal opbevares på det Lokal Historiske Arkiv. Johnny sørge for sortering og anbringelse af disse, samt adgangskort til bestyrelsen.

6 Referat fra besyrelsesmødet, 9. august 2001, Side 6 7. OPTAGELSE AF MEDLEMMER ANTAL, OVERFLYTTERE, SIKKERHEDSPRØVER OG INTEGRATION Antal Der er ikke kontrol med tilgangen af medlemmer. Instruktionsholdene tager flere ind end først aftalt. Dette skal der en stopper for. Desuden skal instruktørerne sørge for, at nybegyndere som ikke fik deres prøver det foregående år, får taget dem det efterfølgende år. Der er for mange der ikke er fuldt frigivet. Afskaffelse af ændrings- Jørgen har måtte endnu et år konstatere et enormt antal beskadige både alle et øvelsen resultat af træning til og gennemførelse af ændringsprøven. Det har alene i år kostet klubben over kr. at gennemføre ændringsøvelser. Bestyrelsen er i tvivl om, om prøven overhovedet har et formål, idet det ikke kræves, at prøven holdes ved lige. Kæntrede personer ses meget ofte svømme deres både indtil land. Udviklingen af mere balanceudfordrende både har gjort det sværere at komme op i kajakkerne. Desuden er det sjældent at kajakroere ror i både, svarende til dem, som de har trænet og gennemført deres prøve i. Bestyrelsen blev enig om, at emnet skulle fremlægges for de aktive instruktører, og at instruktørerne skal komme med en tilbagemelding og anbefaling til bestyrelsen. Johnny deltager i det næste instruktørmøde. Integration Der er bred enighed om, at klubben skal blive bedre til at integrere nye medlemmer. I forbindelse med ovenstående to punkter, diskuterede bestyrelsen nødvendigheden ved, at nybegyndere skal mere en blot at bestå sikkerhedsprøverne for at blive frigivet. Et påkrævet større engagement i klubbens aktiviteter vil måske medvirke til en forbedret integration. Desuden diskuterede bestyrelsen om gennemførelsen af de korte instruktionshold har en skadelig virkning på integrationen Det informeres at den gennemførte nybegynderfest den forrige weekend var en succes. Festen sluttede først søndag morgen efter morgen badning. Det havde dog måske været hyggeligere med endnu flere nybegyndere. 7. EVENTUELT DM Godkendelse af prøver Der har været for meget storhej ved DM. Der var ingen holdleder. Sender vi roere til DM, må vi også have en holdleder med. Desuden blev det diskuteret ved DM om vi ikke skulle slå en mindre lejr med pavillon og trailer til næste år. Bestyrelsen skal på det kraftigste indskærpe, at det kun er den siddende bestyrelse og de fungerende og aktive instruktører (det pågældende år), som kan godkende sikkerhedsprøver. Dette oprinder af en episode, hvor en instruktøruddannede men ikke aktiv instruktør har godkendt en nybegynders entringsprøve. Ekstraordinært bestyrelesmøde den 6. september 2001 kl Johnny udsender mødeindkaldelse og dagsorden. Punkter til næste bestyrelsesmøde dato endnu ukendt Opdatering på Byggeri- og forsikringssagen Instruktør-tøj Redningsveste Retningslinier for deltagelse i Tour de Gudenå Udlån af klubbåde Nøgler