ANSØGNING. Syv gode råd før man går i gang

Transkript

1 Indhold Syv gode råd før man går i gang... 2 Ansøgningsprocedure og formkrav... 4 Hvilke boligområder kan komme i betragtning til støtte?... 5 Ansøgningsproceduren - trin for trin... 5 Landsbyggefondens driftstøtteportal... 6 Hvem skal godkende prækvalifikationsansøgning og helhedsplan?... 7 Krav til prækvalifikationsansøgningen... 8 Krav til helhedsplanen... 9 Landsbyggefondens øvrige støttemuligheder Organisering af ansøgningsprocessen Nedsættelse af en arbejdsgruppe Nedsættelse af bestyrelse Hvem skal have førertrøjen på? Hvem skal skrive helhedsplanen? Boligsociale medarbejderes rolle i ansøgningsprocessen Udarbejd en fælles procesplan Tidsplan Arbejdsplan Analyse af boligområdet Det vigtige forarbejde Indsamling og analyse af data Ressourcekortlægning Interessentanalyse Sammenfatning af analysearbejdet Formål, indsatsområder og overslagsbudget Prækvalifikationsansøgningen Den første byggesten til den kommende helhedsplan Helhedsplanen Processen fra prækvalifikation til færdig helhedsplan Idéudvikling... 28

2 Konkretisering af projektidéer Færdiggørelse af helhedsplanen ANSØGNING Syv gode råd før man går i gang 1. Start i god tid Landsbyggefonden anbefaler, at I begynder udarbejdelsen af prækvalifikationsansøgningen ca. 1 ½ år, inden en ny helhedsplan forventes igangsat. Ansøgningen om en helhedsplan er en lang proces med mange involverede aktører og politisk behandling i både kommune og boligorganisation. Derfor er det nødvendigt med god tid og et godt overblik over tiden. Lav en procesplan (læs mere s 16). 2. Sikre jer opbakning til at igangsætte processen Sikrer jer opbakning fra både kommune og boligorganisation inden igangsættelse af processen. Boligorganisationen: Boligorganisationens ledelse skal, allerede inden processen sættes i gang, gøre sig klart, at en helhedsplan forpligter og involverer boligorganisationen i bred forstand. Tilskud fra Landsbyggefonden forudsætter, at boligorganisationen styrer indsatsen - organisatorisk, administrativt og økonomisk - i tæt dialog med kommunen. Boligorganisationen bør derfor på forhånd overveje, hvordan opgaverne bedst forankres i organisationen både organisatorisk, administrativt og økonomisk. Kommunen: Inden arbejdet med helhedsplanen kan begynde, er det vigtigt at sikre sig at kommunen kan se et behov for en helhedsplan og er interesseret i at samarbejde om den. Allerførst skal man naturligvis sikre sig, at der på ledelsesniveau i kommunen er opbakning til at igangsætte arbejdet. Boligorganisationens ledelse bør tage initiativ til indledende drøftelse med repræsentanter for kommunen. Her fremlægger boligorganisationen sit syn på de problemer og udfordringer, boligområdet står overfor, og de foreløbige overvejelser, man har gjort sig om en indsats i området. Det vil også her være naturligt at få en første drøftelse af den videre proces med ansøgningen.

3 3. Stik en føler ud hos Landsbyggefonden Få Landsbyggefondens første vurdering af, om boligområdet kan komme i betragtning til en helhedsplan. Det er ikke et krav, men ved at stikke en føler ud tidligt i processen kan I eventuelt spare jer selv for en masse unødigt arbejde. Så indled allerede dialogen med Landsbyggefonden nu med en opringning til en af deres konsulenter i Boligsocial Funktion. Konsulenterne kan på baggrund af deres statistiske viden om boligområdet give en indledningsvis og uforpligtende vurdering af, om boligområdets situation er alvorlig nok til at komme i betragtning til at modtage tilskud til en helhedsplan. Landsbyggefondens indledende vurdering er dog ikke nogen garanti for, at man sidste ende faktisk vil få støtte. 4. Tænk i hele boligområder og bydele Tag kontakt til andre boligorganisationer med afdelinger i samme boligområde eller bydel og undersøg mulighederne for at samarbejde om den boligsociale indsats. Boligsociale problemer er 'matrikel-overskridende', og fordelene ved at gå sammen om indsatsen er indlysende: Man undgår at sætte næsten identiske projekter i gang i samme område, man får frigjort ressourcer til andre projekter, og man kan i fællesskab koordinere den samlede indsats med kommunen. 5. Skab fælles viden om boligområdet Brug god tid i starten af processen på at få skabt et kvalificeret billede af de reelle problemer og udfordringer i boligområdet, så alle parter får et fælles udgangspunkt for det videre arbejde. Start med at få kortlagt og systematiseret al den 'gratis' viden, som er tilgængelig om boligområdet, hvis man graver et par spadestik ned - i boligorganisationen, i kommunen, hos beboerne selv og hos andre. Og overvej så, om der senere er brug for yderligere undersøgelser og analyser. Læs mere herom under Analyse af boligområdet (se s. 18). 6. Skab et fælles formål med den boligsociale indsats - på tværs af perspektiver Husk, at I som boligorganisation og kommune kommer med forskellige baggrunde og har forskellige indgangsvinkler til indsatserne i boligområdet. Hav respekt for hinandens perspektiver og syn på udviklingspotentialer og problemstillinger. Undgå silotænkning, og vær særligt opmærksomme på, at I når frem til et fælles formål med den boligsociale indsats. Læs mere herom under Formål, indsatsområder og overslagsbudget s Tænk strategisk Undgå snæver projekttænkning. Forsøg fra starten at tænke strategisk. Flere kommuner har gode erfaringer med at tænke de boligsociale indsatser ind som en integreret del af en større by- og boligstrategi. I dialogen mellem boligorganisation og kommunen bør man overveje, hvordan den boligsociale indsats evt. kan spille sammen med fysiske helhedsplaner, områdefornyelsesprojekter, fysisk byudvikling, renovering, infrastruktur og - ikke mindst - den kommunale kernedrift i området.

4 Ansøgningsprocedure og formkrav En kort introduktion til de formelle krav og procedurer På de følgende sider får du en grundig indføring i de formelle krav og rammer, som ansøgning om en boligsocial indsats skal leve op til for, at den kan få støtte fra Landsbyggefonden. Du kan bl.a. finde en gennemgang af ansøgningsproceduren trin-for-trin og læse om Landbyggefondens IT-platform. Rammerne for de boligsociale indsatser, der skal støttes frem til 2019 Boligaftalen fra november 2014 sætter de overordnede rammer for, hvad Landsbyggefonden kan yde støtte til og under, hvilke forudsætninger. Med udgangspunkt i boligaftalen er der udarbejdet et regulativ og en vejledning, som præciserer og udfylder de overordnede rammer fastlagt i boligaftalen. Det er beskrevet i boligaftalen, at de boligsociale indsatser, der støttes på baggrund af boligaftalen skal prioritere at øge trygheden og trivslen i boligområderne, bryde den negative sociale arv for beboerne, sikre at størstedelen af de indsatser, som støttes og iværksættes i helhedsplanerne skal have dokumenteret effekt samt sikrer entydig ledelse af den boligsociale indsats. Det fremgår af vejledningen om udarbejdelse af ansøgning om tilskud til boligsocial indsats s. 1 at: "De boligsociale indsatser inden for midlerne skal prioriteres målrettet mod de udfordringer, som blokerer for en positiv udvikling i de udsatte boligområder, og som har betydning for beboernes udviklingsmuligheder. Indholdsmæssigt er der tale om en væsentlig fokusering af den boligsociale indsats, idet der sættes særlig fokus på tryghed og social arv og samt entydig ledelse i den boligsociale indsats " Vejledninger fra Landsbyggefonden På Landsbyggefondens (LBF) hjemmeside kan du finde vejledninger, som både omfatter regulativ om tilskud til boligsociale indsatser i udsatte almene boligafdelinger ( midlerne) og vejledning til ansøgning om støtte til boligsociale indsatser ( midlerne). Grundlæggende for det boligsociale arbejde er de forskellige samarbejder mellem faglige aktører og de midler og tilskudsordninger, som kan søges.

5 Herunder kan du finde de forskellige vejledninger, som omfatter alt fra hvornår og på hvilken baggrund der kan søges om tilskud, ansøgningsprocedure, foreløbig vurdering - til anvendelsen af tilskud og opfølgning på helhedsplan og evaluering. Regulativ Regulativet omfatter almene boligorganisationers boligafdelinger. Regulativet kan tilsvarende anvendes ved almene ungdomsboliger ejet af en selvejende institution og almene ældreboliger ejet af en selvejende institution, en kommune eller en region. Find regulativet, med midlerne, her. Find også "en vejledning" - hvad betyder regulativet for dig? Vejledning Vejledning om udarbejdelse af ansøgning i henhold til lov om almene boliger m.v. 91a og fondens regulativ om tilskud til boligsocial indsats (boligsociale aktiviteter og huslejestøtte) i udsatte almene boligområder. Find vejledninger fra LBF her. Hvilke boligområder kan komme i betragtning til støtte? Det fremgår vejledningen om udarbejdelse af ansøgning om tilskud til boligsocial indsats, at Landsbyggefonden kan yde støtte til boligsociale indsatser i almene boligområder, hvor der kan konstateres væsentlige problemer af økonomisk, social eller anden karakter - f.eks. en stor andel af beboere med sociale problemer, vold, hærværk, høj husleje, høj flyttefrekvens eller nedslidte bygninger og friarealer. Før man overhovedet sætter gang i hele ansøgningsprocessen, er det en god idé at tage en indledende snak med en af konsulenterne i Landsbyggefondens Boligsociale Funktion. De vil ofte på baggrund af deres viden og tilgængelige statistiske data kunne skønne, om et boligområde opfylder de helt overordnede kriterier for at komme i betragtning til en helhedsplan. Et boligområde skal også have en vis størrelse for at kunne bære en selvstændig boligsocial indsats. Ansøgningsproceduren - trin for trin Der kan løbende søges om støtte til boligsociale indsatser. Landbyggefonden behandler ansøgninger, efterhånden som de modtager dem. Ansøgningen om støtte til en helhedsplan består overordnet af to faser - en prækvalifikationsansøgning og en helhedsplan. Ansøgningsproceduren forløber kort fortalt således: 1. Boligorganisationen indsender en ansøgning om støtte til en boligsocial indsats (prækvalifikationsansøgning) via Landsbyggefondens driftsstøtteportal. Ansøgningen

6 skal være bilagt en anbefaling fra den kommune, hvor afdelingen/bolig-området er beliggende. 2. Landsbyggefonden behandler ansøgningen indenfor 2-6 uger. Ansøgeren modtager herefter enten et afslag eller en meddelelse om, at ansøgningen er prækvalificeret og hvor stort et støttebeløb, der er reserveret til indsatsen. 3. Ansøgere, som prækvalificeres, bliver bedt om at udarbejde en helhedsplan, der skal ligge til grund for et endeligt tilsagn om støtte. 4. Boligorganisationen udarbejder i samarbejde med relevante samarbejdspartnere helhedsplanen og indsender den - sammen med et kommunal godkendelse - til Landbyggefonden via driftsstøtteportalen. 5. Landsbyggefonden behandler helhedsplanen og giver herefter endeligt tilsagn om støtte, hvis helhedsplanen lever op til Landsbyggefondens krav. Hvis en ansøgning ikke prækvalificeres, vil boligorganisation få en begrundelse for afslaget. Boligorganisationen kan vælge at øge igen på et senere tidspunkt, hvis forholdene i boligområdet ændrer sig. Læs eventuelt mere om ansøgningsproceduren i Landsbyggefondens regulativ om støtte til boligsociale indsatser. Landsbyggefondens driftstøtteportal Al korrespondance med Landbyggefonden vedrørende helhedsplaner skal ske via fondens elektroniske portal 'Driftsstoette.lbf.dk'. Det er her, ansøgningen om en boligsocial indsats bliver oprettet som sag, og det er her, alle dokumenter vedrørende ansøgningen løbende skal uploades. Al mailkorrespondance med LBF bliver også gemt i driftsstøtteportalen. Dette gælder også i helhedsplanens gennemførelsesfase, hvor milepælsplaner, aktivitetsskemaer, årsopgørelser af reguleringskontoen m.m. løbende skal uploades eller opdateres. Det er vigtigt, at boligorganisationen sikrer sig, at alle relevante medarbejdere bliver udstyret med et NemID, som giver dem adgang til portalen. Det kan f.eks. dreje sig om projektlederen, økonomimedarbejdere, forretningsføreren og boligorganisationens boligsociale koordinator, hvis man har en sådan. Landsbyggefonden har lavet en særlig vejledning til den medarbejder i boligorganisationens administration, der administrerer tildelingen af digitale signaturer m.v., og en vejledning om hvordan man logger ind på driftsstøtteportalen. Når en ansøgning om en helhedsplan bliver oprettet på driftsstøtteportalen, får den tildelt et sagsnummer og får tilknyttet en konsulent fra Landsbyggefondens Boligsociale Funktion. Konsulenten vil i selve ansøgningsfasen holde minimum 3 møder med de ansvarlige for udarbejdelsen af helhedsplanen - et møde tidligt i ansøgningsfasen og to undervejs - for at sikre sig, at helhedsplanens indhold bevæger sig i en retning, som LBF i sidste ende kan godkende. Det vil som udgangspunkt være den samme konsulent, som også vil følge helhedsplanen i implementeringsfasen, og som helhedsplanen skal kontakte, hvis man undervejs får behov for at revidere den strategiske samarbejdsaftale etc.

7 Driftstøtteportalen er opbygget således, at ansøgeren bliver guidet frem step for step, og man har kun adgang til den fase, som man er nået til i Landsbyggefondens ansøgningsprocedure. Når alt er på plads og godkendt i én fase, åbner Landsbyggefonden for adgangen til den næste. I prækvalifikationsansøgningen skal der bl.a. udfyldes et standard-skema for hver af de afdelinger, som er med i ansøgningen. Skemaet indeholder stamoplysninger om afdelingen samt oplysninger om afdelingens økonomi og udlejningssituation. Mange af oplysningerne har Landsbyggefonden i forvejen adgang til, og de vil automatisk blive genereret i ansøgningsskemaet. Boligorganisationen skal kontrollere, at oplysningerne er korrekte og supplere med de data, som LBF ikke har i forvejen. Ukorrekte stamdata kan ikke ændres via driftstøtteportalen, men skal ændres dér, hvor de oprindeligt er indberettet af boligorganisationen, dvs. i Landsbyggefondens stamdatabase eller regnskabsdatabase. Indgår der mere end én boligorganisation i ansøgningen, aftaler organisationerne selv indbyrdes, hvem der skal være den driftsansvarlige for helhedsplanen. Det er denne boligadministration, som sørger for at oprette ansøgningen i systemet. Det er også via denne boligorganisation, at al sagsbehandling vil foregå. De øvrige boligorganisationer skal i forbindelse med prækvalifikationsansøgningen selv udfylde standardskemaet for deres respektive afdelinger. De øvrige boligorganisationer kan herudover ikke redigere i ansøgningen, men de vil kunne følge, hvor langt ansøgningen er i processen og læse al kommunikation mellem den administrerende boligorganisation og Landsbyggefonden om sagen. Ligeledes har kommunen adgang til at følge de forskellige sager beliggende i kommunen, men heller ikke de kan gå ind og redigere. Hvem skal godkende prækvalifikationsansøgning og helhedsplan? Prækvalifikationsansøgningen og selve helhedsplanen skal hver især godkendes i både boligorganisation og kommune. Det er ikke et krav fra Landsbyggefonden, at prækvalifikationsansøgningen godkendes politisk i kommunen. Det er tilstrækkeligt, at ansøgningen anbefales administrativt. Alligevel vælger nogle kommuner at lade prækvalifikationsansøgningen gå igennem det politiske system. Det skal der i givet fald tages højde for i tidsplanen. Det er heller ikke et krav, at prækvalifikationsansøgningen godkendes på et afdelingsmøde i den eller de afdelinger, ansøgningen vedrører. Afdelingsbestyrelsen bør naturligvis altid inddrages i større eller mindre omfang. Formelt set er det dog kun boligorganisationens ledelse, der skal godkende, at prækvalifikationsansøgningen indsendes. I modsætning til prækvalifikationsansøgningen skal selve helhedsplanen - inden den sendes til Landsbyggefonden - politisk behandles og godkendes af kommunalbestyrelsen. Den skal herudover være godkendt i boligorganisationen efter de til enhver tid gældende regler for beboerdemokratiet. Det indebærer normalt, at de boligafdelinger, der indgår i helhedsplanen, hver især skal godkende helhedsplanen - eller som minimum deres medfinansiering af helhedsplanen - ved et afdelingsmøde. Boligorganisationens ledelse skal ligeledes godkendes, at helhedsplanen indsendes. Selve helhedsplanen er ikke nødvendigvis et særligt velegnet beslutningsgrundlag på et afdelingsmøde. Det er et meget omfattende materiale og skrevet i et fagsprog, primært beregnet på at imødekomme

8 Landsbyggefondens formkrav. Det kan derfor være en god idé at lave en folke- eller pixiudgave af helhedsplanen til afdelingsmødet. Krav til prækvalifikationsansøgningen En prækvalifikationsansøgning består af syv dele: Et ansøgningsskema med en række stamdata Statistiske nøgletal for boligområdet En kortfattet projektbeskrivelse Et overordnet budget En kommunal anbefaling En tilkendegivelse Et følgebrev Ansøgningsskemaet med stamdata skal udfyldes for hver af de boligafdelinger, der ønskes omfattet af den kommende boligsociale indsats. Ansøgningsskemaet indeholder stamoplysninger og oplysninger om afdelingens økonomi og udlejningssituation etc. Selve den kortfattede projektbeskrivelse er en kortfattet beskrivelse (max 5 sider) og den skal indeholde: 1. Afdelingens/boligområdets problemkompleks 2. Hvilke indsatser, der ud fra en lokal vurdering bør iværksættes for at gennemføre en boligsocial indsats i boligområdet/afdelingen. 3. Den påtænkte organisering, herunder hvorledes boligorganisationen, kommunen og eventuelle andre samarbejdsparter inddrages i arbejdet 4. Det påtænkte forbrug af medarbejderressourcer opgjort på stillingsbetegnelse/ arbejdsområde og timeforbrug. De påtænkte indsatser skal holde sig indenfor de fire nedenstående indsatsområder: 1. Tryghed og trivsel 2. Kriminalpræventiv indsats 3. Uddannelse og beskæftigelse 4. Forebyggelse og forældreansvar Der skal udarbejdes et overslagsbudget for den påtænkte indsats med tydelig angivelse af det ansøgte støttebeløb og den påtænkte lokale medfinansiering. Budgettet kan alene omfatte indsatser som ovenfor nævnt og skal udfærdiges på indsatsområdeniveau. Budgettet skal anføres i den digitale budgetskabelon, som forefindes på driftsstoette.lbf.dk under fanebladet 'boligsocial indsats' i ansøgningsskemaet. For en mere udførlig beskrivelse af ansøgningsforløbet henvises til Landsbyggefondens hjemmeside:

9 I tilkendegivelsen om deltagelse i den ansøgte boligsociale indsats skriver boligorganisationen på vegne af afdelingen under på, at denne ønsker at deltage i den ansøgte boligsociale indsats. Der skal udarbejdes en tilkendegivelse for hver af de boligorganisationer, der ønskes omfattet af den kommende boligsociale indsats. I følgebrevet skriver boligorganisationen under på at denne ansøger om en boligsociale indsats ved den indsendte prækvalifikation. Der skal udarbejdes et følgebrev for hver af de boligorganisationer, der ønskes omfattet af den kommende boligsociale indsats Boligafdelinger med mere end 100 beboere skal derudover indhente og vedlægge såkaldte BL-lister (tidligere benævnt KÅS-tabeller) for boligområdet. BL-lister er socioøkonomiske statistikker for boligområdet, som købes hos Danmarks Statistik. De kan rekvireres her. Hvis boligorganisationen og/eller kommunen råder over data, som af Landsbyggefonden bliver vurderet til at være lige så gode eller bedre end de data, der kan rekvireres fra Danmarks Statistik, kan disse efter aftale med Landsbyggefonden vedlægges i stedet for BL-listerne. Den samlede prækvalifikationsansøgning skal anbefales af beliggenhedskommunen. Kommunens anbefaling uploades på driftsstøtteportalen sammen med ansøgningen. Krav til helhedsplanen De boligsociale indsatser skal fokusere på, at trygheden i boligområderne øges med en kriminalitetsforebyggende og tryghedsskabende indsats, samt at den negative sociale arv i boligområderne brydes, så børn og unge i udsatte boligområder sikres de bedste betingelser for et rigt liv med skole, uddannelse, gode fritidsmuligheder, venskaber og arbejde. Disse målsætninger er konkretiseret i følgende fire indsatsområder, som de boligsociale bevillinger skal befinde sig inden for: 1) Tryghed og trivsel 2) Kriminalpræventiv indsats 3) Uddannelse og beskæftigelse 4) Forebyggelse og forældreansvar Helhedsplanens dokumenter Helhedsplanen består af flere dokumenter som hentes på driftsstøtteportalen efter prækvalifikation. Dokumenterne uploades igen, når skabelonerne er udfyldt i løbet af vejledningsforløbet med en af Landsbyggefondens konsulenter fra Boligsocial Funktion. Det er disse dokumenter, der i sidste ende udgør den samlede helhedsplan. Helhedsplanen skal indeholde følgende dokumenter: 1. En strategisk samarbejdsaftale 2. Delaftaler 3. En beredskabsplan

10 4. En milepælsplan 5. Et budget 6. Et aktivitetsskema Den strategiske samarbejdsaftale Der skal udarbejdes en strategisk samarbejdsaftale mellem kommune og boligorganisationer, der er involveret i den boligsociale indsats. Den strategiske samarbejdsaftale skal sikre retning i indsatsen på tværs af de enkelte aktiviteter. I aftalen skal der fastlægges en række overordnede mål for arbejdet i det pågældende boligområde, under hensyn til, at der kan pågå andre initiativer, som har betydning for boligområdet (renovering, nedrivning, områdefornyelse, kommunale byplanforhold mv.). Den strategiske samarbejdsaftale indeholder følgende punkter: 7. Formål med den boligsociale indsats 8. Organisering med en ansvarlig bestyrelse og styre/følgegrupper 9. Beskrivelse af områdets overordnede problemkompleks, beboere og tryghedssituation 10. Fælles tværgående målinger 11. Indsatsområder i den boligsociale indsats Det er i den strategiske samarbejdsaftale, at rammerne for de enkelte delaftaler lægges. Delaftaler Der udarbejdes delaftaler for det antal indsatsområder, der er fastlagt og beskrevet i den strategiske samarbejdsaftale. Det er i delaftalerne, at de enkelte aktiviteter og samarbejdsparter beskrives. Det er også i delaftalerne, at den indbyrdes rolle- og ansvarsfordeling mellem de involverede parter fastlægges og beskrives. Beskrivelsen af de enkelte aktiviteter i delaftalerne skal imødekomme kravet om, at "størstedelen af de indsatser, der iværksættes i helhedsplanerne skal have en dokumenteret effekt". Center for boligsocial udvikling (CFBU) vil i starten af februar 2016 offentliggøre kataloget "Inspirations- og videnskatalog til boligsociale indsatser - implementering og virkning af 40 boligsociale aktiviteter støttet af Landsbyggefonden". Dette katalog er udarbejdet som et redskab, der skal indgå i dialogen mellem Landsbyggefonden og de lokale aktører, i de konkrete drøftelser om tilrettelæggelsen af de enkelte aktiviteter, der beskrives i delaftalerne. Delaftalerne er dynamiske og kan ændres løbende i takt med at området og samarbejdet udvikler sig så længe de valgte justeringer fortsat spiller op imod de overordnede målsætninger i den strategiske samarbejdsaftale. Beredskabsplan Der skal udarbejdes en beredskabsplan som redegør for, hvordan kommuner og boligorganisationer i

11 samarbejde med politiet og andre relevante aktører konkret vil håndtere og løse akut opstået uro og utryghed i boligområdet. Milepælsplan Der skal udarbejdes en udførlig milepælsplan for de første 12 måneder af den boligsociale indsats. Landsbyggefonden stiller ingen formmæssige krav til milepælsplanen, men kræver, at den udarbejdes på månedsbasis for samtlige aktiviteter, der er beskrevet i delaftalerne. Derudover bør der udarbejdes en oversigt over helhedsplanens overordnede begivenheder i den samlede projektperiode, herunder fx afholdelse af diverse møder, gennemførelse af før- og eftermålinger, midtvejs- og slutevalueringer, aftaler omkring forankring mv. Budget Der skal udarbejdes et budget over den samlede indsats forventede indtægter og udgifter. Budgettet skal være i balance og relatere sig til de foreslåede indsatser og skal specificeres inden for hver enkelt hovedgruppe. Budgettet skal opstilles i den af Landsbyggefonden udarbejde skabelon, som er at finde i fondens sagsbehandlingssystem driftsstoette.lbf.dk. Det stilles krav til minimum 25 % i lokale medfinansiering. Omkring lønfastsættelse henvises til fondens retningslinjer på hjemmesiden Aktivitetsskema De enkelte aktiviteter, som beskrives i delaftalerne, skal registreres i et aktivitetsskema inden for en række prædefinerede kategorier for de enkelte aktivitetstyper, formål og målgrupper. Aktivitetsskemaerne opdateres en gang årligt, dels for at sikre, at eventuelle justeringer af aktiviteterne er blevet registreret korrekt i Landsbyggefondens database, dels for at registrere data om fremdrift og målopfyldelse for de enkelte aktiviteter. Landsbyggefondens øvrige støttemuligheder Helhedsplanen skal have et helhedsorienteret og langsigtet perspektiv for, hvordan boligområdet kan forbedres. Bebyggelsens fysiske tilstand, lejlighedsstrukturen og huslejeniveauet har stor betydning for afdelingens position på det lokale boligmarked. Ud over at beskrive de nødvendige sociale tiltag skal helhedsplanen derfor også forholde sig til boligafdelingens eventuelle behov for økonomisk og fysisk genopretning. Men det er vigtig at være opmærksom på, at boligsociale midler fra Landbyggefonden ikke må bruges på fysiske forbedringer i boligområdet. Hvis der i helhedsplanen indgår forslag og fysiske forbedringer af f.eks. udearealer eller renovering af bebyggelsen, kan Landsbyggefonden evt. yde anden form for støtte hertil. Boligorganisationen skal være opmærksom på, at der altid skal rejses en særskilt støttesag for de fysiske forbedringer, som evt. indgår i helhedsplanen.

12 Landsbyggefonden administrerer flere forskellige støtteordninger. Ud over støtte til boligsociale indsatser kan Landsbyggefonden også søges om: Renoveringsstøtte Infrastrukturmidler Kapitaltilførsel mv. Huslejestøtte Alle ansøgninger om helhedsplaner behandles automatisk ogaså som ansøgninger om huslejestøtte af Landsbyggefonden. Læs mere Landsbyggefondens støtteordninger på Organisering af ansøgningsprocessen Om at få planlægningen og organiseringen af processen på plads Forbered jer på, at en helhedsplanansøgning er en langvarig proces, som kræver en del koordination, planlægning og hårdt arbejde. Det første vigtige skridt på vejen mod en helhedsplan er derfor at få organiseringen og planlægningen af ansøgningsprocessen på plads. Det handler bl.a. om: At overveje sammensætningen af en bestyrelse for indsatsen At få afklaret, hvem der skal være tovholder på processen At få afklaret, hvem der skal skrive ansøgningen At få afklaret, hvem der skal inddrages i processen, hvornår, hvorfor og hvordan At få afklaret, hvem der i øvrigt skal høres, hvem der skal gøre det og hvornår At få lavet klare aftaler om hvordan kommunikationen mellem de forskellige parter skal foregå undervejs i forløbet. På det praktiske niveau viser erfaringerne, at det er vigtigt at få afstemt forventningerne til hinanden og at have klare spilleregler for samarbejdet. Sikre jer derfor, at samarbejdet fra start af bygger på en klar rolle-, ansvar- og opgavefordeling mellem parterne. En god måde at gøre det på, er ved at udforme en arbejdsplan (se s. 17) for ansøgningsprocessen, hvori det tydeligt fremgår, hvilken rolle parterne spiller, og hvad de hver især skal levere til processen. Nedsættelse af en arbejdsgruppe Når boligorganisation og kommune er blevet enige om at søge støtte til en helhedsplan, vil det være hensigtsmæssigt at nedsætte en arbejdsgruppe.

13 Arbejdsgruppen vil i første omgang have ansvaret for at udforme ansøgningen og skal i fællesskab sætte rammerne for den ønskede boligsociale indsats. Arbejdsgruppen for en helhedsplansansøgning kan f.eks. bestå af: En medarbejder fra hver af de deltagende boligorganisationers administration. En medarbejder fra den eller de kommunale forvaltninger, som forventes at skulle bidrage til gennemførelsen af helhedsplanen. Afdelingsbestyrelsens deltagelse i ansøgningsprocessen Derudover bør repræsentanter fra de involverede afdelingsbestyrelser være inddraget i ansøgningsprocessen. Enten direkte som medlemmer af arbejdsgruppen, eller mere indirekte ved at de løbende bliver holdt orienteret og får mulighed for at komme med input til ansøgningen. Der er forskellige erfaringer med, hvordan man bedst inddrager afdelingsbestyrelserne i ansøgningsfasen. Nogle beboerrepræsentanter oplever det som en lang, faglig tung og krævende proces at skulle bruge tid på ansøgningsprocessen - især hvis man ender med ikke at få tilsagn til alle ønsker til indholdet i en kommende helhedsplan. Herudover kan der i denne fase være behov for åbent at diskutere boligområdets problemer (f.eks. kriminalitet, lavt uddannelsesniveau, udsatte børn og familier). Det kan, både for beboerrepræsentanter og fagpersoner, skabe nogle svære og akavede situationer, hvis en beboerrepræsentant selv er en del af målgruppen for de indsatser, der diskuteres. På den anden side kan beboerrepræsentanternes deltagelse være med til at kvalificere indsatsernes indhold og styrke ejerskabet og opbakningen til helhedsplanen på længere sigt. Man må lokalt, og sammen med afdelingsbestyrelsen, afklare, hvordan afdelingsbestyrelsen bedst inddrages i processen. Under alle omstændigheder er det vigtigt, at afdelingsbestyrelsen ikke føler sig holdt udenfor eller underinformeret, hvilket kan skabe modstand og misforståelser senere i processen. Herudover bør det overvejes at inddrage områdets beboere, institutioner, organisationer mv. Arbejdsgruppens opgaver i ansøgningsprocessen vil typisk bestå i: At bidrage med oplysninger om boligområdets problemstillinger, potentialer og ressourcer At sikre inddragelse af relevante interessenter og potentielle samarbejdspartnere At sætte de overordnede rammer for den boligsociale indsats At bidrage med input og sparring til udformningen af den strategiske aftale og delaftaler. At sikre opbakning til helhedsplanen fra deres respektive baglande. Nedsættelse af bestyrelse I arbejdet med helhedsplanerne skal der være et målrettet fokus på de mest markante problemer i boligområdet og på hvordan helhedsplanen skal løse disse problemer.

14 En entydig ledelse skal sikre at de mange niveauer og aktører på i boligorganisationen, boligafdelingerne, kommunen og andre parter arbejder sammen mod det samme mål. Den entydige ledelse skal samtidig sikre prioritering på tværs af niveauer og organisationer. Derfor skal ledelsen af helhedsplanerne opprioriteres og det skal ske ved at der nedsættes en kompetent bestyrelse, med repræsentation fra de deltagende boligorganisationers ledelse og tilsvarende fra den deltagende kommune. Det er bestyrelsens ansvar at der sikres fremdrift, retning og effektivitet helhedsplanerne inden for de prioriterede områder. Hovedformålet med bestyrelsen er at sikre, at den vedtagne helhedsplan i den enkelte afdeling bliver gennemført som planlagt, herunder at både boligorganisation og kommune bidrager på den aftalte måde. Bestyrelsen har mulighed for, at foretage justeringer af indsatsen i takt med at indsatsen udvikles lokalt, så længe det retning og prioritering i den strategiske samarbejdsaftale fastholdes. Bestyrelsen skal bestå af personer med ledelseskompetence fra såvel boligorganisation som kommune, hvilket typisk vil være administrative ledere. Der skal udarbejdes et kommissorium for bestyrelsen arbejde, som fastlægger hvorledes bestyrelsen sammensættes, bestyrelsens arbejdsområde og kompetencer. Bestyrelsen skal sekretariatsbetjenes. Denne opgave vil naturligt være en del af projektledelsens arbejdsopgaver. Hvem skal have førertrøjen på? For at sikre en god og effektiv arbejdsproces er der nødt til at være én, der så at sige har førertrøjen på. Derfor bør der laves en klar aftale om, hvem der er projektejer. Da det er boligorganisationen, som er hovedansvarlig for helhedsplanen, vil det typisk også være en medarbejder i boligorganisationen, som er tovholder på ansøgningsprocessen. Hvis flere boligorganisationer arbejder sammen om en fælles helhedsplan, skal det aftales, hvilken boligorganisationen der skal administrere helhedsplanen. Den administrerende boligorganisation vil typisk være den, der er ansvarlig for at styre ansøgningsprocessen - for dialogen med Landsbyggefonden, for at skrive ansøgningen og for de rent praktiske opgaver i processen - mødeindkaldelse, referater etc. Det er boligorganisationens pligt at sikre, at de nødvendige ressourcer - f.eks. proceskonsulent, økonomikonsulent m.fl. - er til stede til at kunne håndtere opgaven. Den administrerende boligorganisation vil ofte tage et honorar for omkostningerne i forbindelse med udarbejdelsen af helhedsplanen. Størrelsen af dette beløb bør naturligvis afklares mellem parterne. Se mere i afsnittet Administration Husk, at selv om at der er én der tager ansvaret for styringen af processen, så er det stadig vigtigt, at parterne hver især anser helhedsplanen for at være et fælles samarbejdsprojekt, hvor alle tager ejerskab og leverer en indsats! Hvem skal skrive helhedsplanen? Den praktiske tilrettelæggelse og styring af processen, indsamling og bearbejdning af data osv. bør varetages af en eller flere gennemgående medarbejdere fra boligorganisationen og kommunen i

15 fællesskab. De skal hver især koordinere processen i forhold til deres respektive baglande. I større helhedsplaner vil de måske udgøre en egentlig arbejdsgruppe. Den/de som har 'førertrøjen' for ansøgningsprocessen står typisk også for at skrive selve ansøgningen. Ofte vil det være en repræsentant fra boligorganisationen f.eks. en boligsocial koordinator eller en projektleder. I boligområder, hvor der allerede foregår boligsocialt arbejde, vil den ansatte projektleder typisk også spille en central rolle i udarbejdelsens af helhedsplanen og koordineringen af processen på lokalt niveau. Fordelen ved at inddrage projektlederen er, at denne oftest kan bidrage med et godt kendskab til boligområdet og dets aktører, problemer og udviklingspotentialer. I prækvalificerede ansøgninger kan der forlods udbetales et beløb til ansættelse af den person, som for boligorganisationen skal medvirke ved udarbejdelsen af helhedsplanen og som projektleder skal gennemføre helhedsplanen. Det skal dog i hvert enkelt tilfælde aftales med Landsbyggefonden. I enkelte tilfælde kan boligorganisationen efter aftale med Landsbyggefonden få støtte af en ekstern konsulent til udarbejdelse af helhedsplanen - enten fordi man har svært ved at afse de nødvendige ressourcer til arbejdet, eller fordi man ønsker at få tilført en faglig viden, som boligorganisationen ikke selv råder over. Inden man eventuelt beslutter sig for at tilknytte en ekstern konsulent, skal man tænke på, at selve arbejdet med at udforme helhedsplanen også skal ses som en læringsproces, der giver boligorganisationen og dens medarbejdere nye kompetencer i forhold til de boligsociale udfordringer. Det er også i arbejdet med helhedsplanen, at selve fundamentet bliver lagt for det efterfølgende samarbejde med kommunen og andre aktører og gennemførelsen af helhedsplanen. Derfor er det afgørende, at boligorganisationen - hvis man vælger at få konsulenthjælp til dele af processen - holder fast i den overordnede styring af processen og den direkte dialog med kommunen undervejs. Boligsociale medarbejderes rolle i ansøgningsprocessen Ansøger man om forlængelse af en eksisterende boligsocial indsats, bør man ledelsesmæssigt være særligt opmærksom på, hvordan man håndterer inddragelsen af de medarbejdere, der er ansat i den eksisterende helhedsplan. En ny helhedsplan bør også betragtes som en oplagt lejlighed til at se på området på ny - og dermed potentielt også få øje på dele af den nuværende indsats, der måske ikke længere er behov for, eller at der er større behov for en helt anden type indsats. Det kan være vanskeligt, hvis de eksisterende medarbejdere er alt for tætte på processen. Samtidig er det vigtigt at få den viden og de input, medarbejderne har fra deres dagligdag i projektet med.

16 At et projekt udløber er i forvejen anledning til stor usikkerhed for de ansatte, og det kan være en ubehagelig situation at blive inddraget tæt i en udviklingsproces, hvor man selv risikerer at blive skrevet ud af en kommende indsats. Man bør derfor nøje overveje, hvordan og i hvilket omfang man inddrager de ansatte i selve ansøgningsprocessen. En boligsocial koordinator har valgt at håndtere det på følgende måde: "Det jeg har gjort er, at jeg inden processens opstart har besluttet mig for, om jeg ser projektlederen fortsætte i en kommende helhedsplan. Gør jeg det, bliver han/hun inddraget tæt i processen. Der bliver holdt et eller to møder med de øvrige medarbejdere i prækvalifikations-forløbet, for at få deres idéer til hvordan en kommende indsats kunne se ud. Herefter er det parterne omkring prækvalifikationen, der gennemarbejder den. Undervejs orienteres medarbejderne om, hvordan processen forløber, og hvornår de kan forvente at vide, om de forlænges eller ej. Når prækvalifikationen er godkendt, og der evt. er prioriteret i indsatserne af helhedsplanens parter, så kan man begynde at inddrage medarbejderne mere tæt omkring detaljerne i indsatserne." Udarbejd en fælles procesplan Helhedsplanens tilblivelse er en proces, som involverer mange parter - afdelings- og organisationsbestyrelse, lokale ildsjæle, foreninger og institutioner i lokalområdet, medarbejdere i boligorganisationen, Landsbyggefonden og de kommunale forvaltninger samt det politiske niveau i kommunen. Processen skal med andre ord styres og koordineres i forhold til mange parter med hver deres beslutningsprocedurer og interne forretningsgange. Det anbefales derfor, at styregruppen indleder samarbejdet med at få udarbejdet et fælles overblik over processen og får lagt en plan for udarbejdelsen af prækvalifikationen og helhedsplanen. En god procesplan vil typisk bestå af både en overordnet tidsplan for hele processen frem til den endelige godkendelse af helhedsplanen og en mere detaljeret arbejdsplan for de enkelte faser i helhedsplansansøgningen. Erfaringerne viser, at det virkeligt kan betale sig at bruge den fornødne tid på at få udarbejdet en fælles procesplan. Flere boligorganisationer og kommuner har prøvet at stå efter en ansøgningsproces og ønsket, at de fra start af havde sikret sig et fælles overblik over hele processen og havde lavet nogle klare aftaler om, hvem der havde ansvaret for hvad og hvornår. Tidsplan Tidsplanen er et godt redskab til at sikre overblik over processen og en fælles køreplan for det kommende arbejde. Det er derfor fornuftigt at udarbejde den så tidligt i forløbet som muligt, og evt. revidere den undervejs - f.eks. i forbindelse med at ansøgningen er blevet prækvalificeret og udarbejdelsen af den egentlige helhedsplanen skal gå i gang.

17 I tidsplanen fremgår de vigtigste deadlines og faser i udarbejdelsen af helhedsplansansøgningen. Det er vigtigt, at tidplanen afstemmes dels med beslutningstagerne i boligorganisationen og kommunen, og dels med Landsbyggefondens ansøgningsprocedure. Deadlines kan f.eks. være datoer for: Godkendelse af prækvalifikationsansøgning og helhedsplansansøgning hos forretningsføreren, organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen, afdelingsmødet, hos kommunen og hos Landsbyggefonden Upload af ansøgningens forskellige dele til Landsbyggefondens driftsstøtteportal Møder i arbejdsgruppen, styregruppen og møder med Landsbyggefonden, CFBU m.fl. Faser kan f.eks. være: Indsamling og analyse af viden om boligområdet Inddragelse af beboere, lokale institutioner, foreninger, erhvervsliv m.fl. Visions-, afklarings-, opsamlings-, konkretiseringsfase Skrivefase for prækvalifikationsansøgning og for helhedsplan Faser for godkendelse og sagsbehandling af ansøgning Tag på forhånd stilling til, hvordan resultatet af hver enkelt fase skal formidles og til hvem. Arbejdsplan Mens den overordnede tidsplan er et godt redskab til at skabe et overblik over tid og opgaver i den samlede ansøgningsproces, kan detaljerede arbejdsplaner være gode til at sikre en klar rolle-, ansvarsog opgave fordeling mellem parterne i de forskellige faser af ansøgningsprocessen. Rolle- og ansvarsfordelingen vil ofte vedblive med at være den samme hele ansøgningsprocessen igennem, men det er en god idé indledningsvist at få afstemt og nedskrevet forventningerne til, hvem der har ansvaret for hvad i processen, så alle er klar over hvad der forventes af dem, og hvad man har forpligtet sig til at levere. I arbejdsplanen er der også mulighed for at gå mere i dybden med - og få lavet klare aftaler om - de konkrete opgaver, som indgår i de forskellige faser i ansøgningsprocessen. Det kan f.eks. handle om at få afklaret hvordan parterne ønsker, at dele af processen skal forløbe - skal beboerne f.eks. have mulighed for at komme med input? Hvad er det primære formål med at inddrage dem? Hvornår i processen skal det ske? Hvordan skal det ske? Hvem skal stå for at inddrage beboerne? Men det er også godt at bruge arbejdsplanen til at få lavet klare aftale om de konkrete opgaver i arbejdsprocessen - f.eks. hvem der skal skrive helhedsplanen, hvad der er af deadlines for de enkelte afsnit i helhedsplanen, hvornår og hvordan de øvrige parter kommer med input og sparring til det skrevne, hvornår arbejds-/styregruppen mødes, hvem der påtager sig hvilke opgaver etc. En arbejdsplan kan f.eks. bruges til at aftale:

18 Rolle- og ansvarsfordeling mellem de centrale parter i ansøgningen o Hvem er tovholder o Hvem skriver ansøgningen/helhedsplanen o Hvilken rolle/ansvar har repræsentanter fra de øvrige boligorganisationer? o Hvilken rolle/ansvar har kommunens repræsentant(er) o Hvilken rolle/ansvar har repræsentanter fra afdelingsbestyrelse(rne) o Konkretisering og fordeling af opgaver Hvilke elementer ønsker man, der skal indgå i ansøgningsfasens forskellige opgaver? Hvordan skal opgaverne udføres/udformes? Hvem er hovedansvarlig? Hvem bidrager ellers til opgaven og hvordan? Hvornår skal de forskellige dele af opgaven leveres? Og til hvem? Hvad skal kommunikeres, til hvem, hvordan og hvornår? Hvem skal inddrages, hvornår og hvordan i processen? Hvornår er der planlagt møder? Da arbejdsplanens styrke er at den i højere grad giver mulighed for detailplanlægning og utvetydige aftaler om opgaver og ansvar, vil der typisk være behov for at revidere arbejdsplaner flere gange i løbet af processen. Analyse af boligområdet Det vigtige forarbejde Der er vigtigt for det videre forløb, at boligorganisation, kommune og beboere får et fælles billede af boligområdets udfordringer og potentialer. Derfor bør der udarbejdes en grundig kortlægning og analyse af boligområdet. Gennem analysearbejdet tilvejebringer man samtidig den nødvendige dokumentation af boligområdets problemer til brug for ansøgningen til Landsbyggefonden. Analysearbejdet omfatter:

19 Indsamling og analyse af data om boligområdet Identifikation af væsentlige problemfelter og udfordringer Kortlægning af ressourcer, der kan bidrage til en positiv udvikling i boligområdet Det kan umiddelbart virke som en stor opgave. Men erfaringerne viser, at det i sidste ende betaler sig at bruge god tid på at få kortlagt og analyseret boligområdet grundigt. Indsamling og analyse af data I første omgang handler det om at indsamle og systematisere al den gratis og næsten gratis viden, som er tilgængelig om boligområdet. Statistik Boligorganisationerne skal i forbindelse med ansøgning om støtte til en helhedsplan rekvirere Nøgletal på Boligområder, til daglig blot kaldet BL-lister (og tidligere kaldet KÅS-tal) fra Danmarks Statistik. BLlisterne er socioøkonomiske nøgletal for boligområdets udvikling de seneste fem år og indeholder de fleste af de statistiske parametre, som Landsbyggefonden kigger på i forbindelse med støttebehandlingen, f.eks. andelen af beboere på forskellige former for overførelsesindkomster, indkomstniveau, aldersfordeling og fordelingen af beboere med anden etnisk baggrund end dansk. Ud over BL-listerne findes der typisk også en del anden nyttig statistik om boligområdet: Boligorganisationen kan bidrage med stamdata for bebyggelsen og en række faktuelle oplysninger, der belyser afdelingens aktuelle situation - huslejeudvikling, fraflytningsfrekvens, udlejningssituation, økonomi m.v. Kommunen kan ofte bidrage med tilgængelige statistikker og analyser af sociale problemer, tryghed, beskæftigelsesforhold, sundhedsforhold, børn og unges skolegang og fritidsliv m.v. På kan man hente statistiske oplysninger om kriminalitetsudviklingen i den lokale politikreds, den enkelte kommune og små lokalområder efter eget valg på ned til 1x1 km. I nogle tilfælde kan det lokale politi supplere med statistiske oplysninger på boligområde-niveau. Man kan her se et eksempel på, hvordan man i Halsnæs Kommune har indsamlet og bearbejdet statistisk baggrundsmateriale som led i udarbejdelsen af helhedsplaner. Lokalkendskab Statistikker kan give et godt indtryk af boligområdets udfordringer og være nyttig dokumentation herfor. Men lad ikke tallene alene tegne billedet af boligområdets problemer og potentialer. Et boligområde kan f.eks. have en stor andel af børn og unge, men de tilgængelige statistikker fortæller ikke nødvendigvis, om de har problemer eller skaber problemer for boligområdet. Tilsvarende kan der være andre problemer eller udviklingspotentialer i et boligområde, som ikke umiddelbart lader sig indfange via statistikafdækket. Man må derfor supplere med den viden, som lokale aktører har om boligområdet og dets beboere: Afdelingsbestyrelsen kan bidrage med deres oplevelse af boligområdet

20 Ejendomskontorets medarbejdere, kommunalt ansatte i området, nærpolitiet og andre, der har deres daglige færden i boligområdet, kan i kraft af deres lokalkendskab kvalificere billedet af boligområdet Trivselsundersøgelser og naboskabsanalyser Man kan også vælge at inddrage beboerne i bredere forstand allerede her i analysefasen. En af måderne er at gennemføre en trivselsundersøgelse eller naboskabsanalyse. Der findes en række forskellige væktøjer, man kan anvende. Fælles for dem, er at de tegner et billede af beboernes oplevelse af deres boligområde. Man kan f.eks. benytte det digitale analyseværktøj som er udviklet med økonomisk støtte fra bl.a. Landsbyggefonden. Naboskabet.dk kan give en pejling af, hvordan naboskabet fungerer i området. Er alle trygge ved at bo der? Hvor meget kender beboerne hinanden? Hjælper man hinanden? Laver man mange ting sammen? Og er der måske lyst til gøre flere ting sammen? Oplever beboerne, at udeområderne fungerer godt? Er der noget, der kan gøres bedre? Naboskabet.dk er gratis at anvende og indeholder: Færdige spørgeskemaer til børn, unge og voksne. Beboernes svar indtastes direkte på hjemmesiden Vejledning i at gennemføre en undersøgelse - forslag til tidsplan, informationsmaterialer m.m. Rapport til udskrivning - med mulighed for at vise resultaterne for udvalgte beboergrupper og hele boligområdet (og sammenligne resultaterne med andre boligområder) Inspirationskatalog med gode råd til at styrke naboskabet Boligområdet kan selv gennemføre naboskabsanalysen, eller man kan vælge at få konsulentbistand. Men uanset om man køber hjælp udefra til opgaven, skal boligorganisationen være indstillet på, at ansatte i boligområdet skal investere betydelig tid i opgaven. Man skal derfor grundigt overveje, om man har de nødvendige ressourcer - både til at gennemføre undersøgelsen og til at følge op på den. Opfølgningen er vigtig. Naboskabet.dk er først og fremmest tænkt som et dialogværktøj, Det er en god indgang til at få talt med beboerne om deres ønsker til boligområdet. Og analysen er også et godt udgangspunkt for at tale med andre aktører i boligområdet om, hvordan de kan understøtte beboernes ønsker. Derfor bør man på forhånd gennemtænke, hvordan analysens resultater skal formidles, og hvordan man konkret vil følge op på analysen. Vær grundig Det anbefales at lave en grundig analyse som forarbejde til prækvalifikationsansøgningen - uanset om boligområdet har en igangværende helhedsplan eller for første gang skal søge om støtte til en helhedsplan.

21 I boligområder, der har en igangværende boligsocial indsats, har man - meget naturligt - i det daglige især fokus på de udfordringer og de målgrupper, som er prioriteret i den nuværende helhedsplan. En ny helhedsplan er en god anledning til at se på området med friske øjne og fordomsfrit overveje, om der måske er behov for at prioritere anderledes. Under alle omstændigheder er det er en god idé at komme i gang med analysearbejdet i god tid. Jo bedre et grundlag man har at arbejde ud fra, des bedre bliver ansøgningen - og i sidste ende den boligsociale indsats. Kom hele vejen rundt om boligområdet I Helhedsplanens ABC er der især fokus på den sociale og forebyggende indsats i boligområdet. Men en boligsocial indsats kan ikke stå alene, og man skal være opmærksom på, at Landsbyggefonden kræver, at helhedsplanen indeholder forslag til en samlet helhedsorienteret løsning af afdelingens samlede situation. Man skal altså - sammen med kommunen - overveje, om der også er behov for andre initiativer, der kan understøtte en positivudvikling i boligområdet. I dataindsamlingen og analysearbejdet skal man derfor også 'hele vejen rundt om boligområdet'. Det kan både handle om at få kortlagt behovet for andre tiltag i selve afdelingen og i det omkringliggende lokalområde. Kortlægningen vil måske afdække behov, som ikke hører direkte hjemme i en helhedsplan, men eventuelt kan indarbejdes i f.eks. initiativaftaler, udviklingsplaner og lokalplaner etc. Om mulighederne for at søge støtte i Landsbyggefonden til andre typer af indsatser i boligafdelingen: Se Landsbyggefondens øvrige støttemuligheder. Identifikation af udfordringer og problemfelter Analysen vil identificere en række væsentlige udfordringer og problemfelter, som der måske er behov for at belyse nærmere. Det er vigtigt, at boligorganisationen og kommunen er villige til at stille yderligere viden og ressourcer til rådighed for analysearbejdet, så der kan skabes et kvalificeret grundlag for det videre arbejde. Mange boligorganisationer og kommuner har i forvejen fokus på de udsatte boligområder. De følger og monitorerer udviklingen i boligområderne og føler måske hver især, at de allerede har et kvalificeret billede af boligområdet og dets udfordringer. Erfaringerne har vist, at det alligevel er meget nyttigt at lave en samlet analyse af boligområdet som en systematisk, tidsafgrænset opgave. Det giver alle parter - kommune, boligorganisation og beboere - mulighed for at se boligområdet ud fra andre perspektiver. Dermed er grunden også lagt til en fælles forståelse for, hvad der skal til for at vende udviklingen i boligområdet. Ressourcekortlægning Tilskud fra Landsbyggefonden kan ikke - og skal ikke - løse boligområdets problemer alene. Løsningen ligger først og fremmest i de ressourcer, som allerede er til stede i og omkring boligområdet. Helhedsplanens fornemste opgave er netop at koble lokale ressourcer sammen - og derigennem skabe nye muligheder for udvikling.

22 Derfor skal arbejdsgruppen allerede i den indledende fase forsøge at få et overblik over den brede vifte af ressourcer, som kan mobiliseres. Man skal prøve at være åben over for alle former for ressourcer - også selv om de ikke umiddelbart ser ud til at kunne bruges til formål, man måske allerede har i baghovedet. I ressourcekortlægningen er det praktisk at gruppere ressourcerne, som vist her nedenfor. Lav en ultrakort præsentation af hver aktør/ressource. Lokale ressourcer: Beboernes egne ressourcer: Lokale ildsjæle, aktive afdelingsbestyrelser, formelle og uformelle netværk i boligområdet. Frivillige foreninger i lokalområdet i øvrigt: For eksempel lokale sportsklubber, musikforeninger, kirkelige foreninger, ældreklubber, multikulturelle foreninger og beboerforeninger. Institutioner, virksomheder og projekter i lokalområdet: For eksempel småbørnsinstitutioner, fritids- og ungdomsklubber, skoler, SFO'ere, kirken, biblioteket, nærpolitiet, lokale virksomheder, byfornyelsesprojekter, kulturelle institutioner i nærmiljøet og væresteder af forskellig art. Fysiske ressourcer: For eksempel beboerhuse, klublokaler, idrætsanlæg, øvefaciliteter, værksteder, grønne anlæg, uudnyttede pladser og tomme bygninger i lokalområdet. Eksterne ressourcer: Kommunale forvaltninger og enheder: For eksempel jobcentre, SSP og hjemmeplejen Organisationer og foreninger udenfor området: For eksempel NGO'er, landsdækkende humanitære organisationer Eksterne økonomiske ressourcer: Udover Landsbyggefonden for eksempel kommunale tilskudsordninger, statslige puljer, Lokale- og Anlægsfonden og private fonde Hvis der i forvejen er et boligsocialt arbejde, bør ressourcekort-lægningen også omfatte eksisterende boligsociale projekter. Også særlige kommunale projekter og tværfaglige professionelle netværk i området medtages, så nye tiltag kan koordineres med den eksisterende indsats. Få inspiration til ressourcekortlægningen her: Socialministeriets guide - "Ressourcebaseret udvikling af lokalområder" "Borgerne på banen" - bog med metoder og værktøjer CFBUs folder"beboerne som motor i udviklingen"

23 Interessentanalyse Som supplement til ressourcekortlægningen kan man eventuelt gennemføre en traditionel interessentanalyse. Interessentanalyser kan også udføres senere i processen, når man skal i gang med at konkretisere helhedsplanens indsatser og udvikle projekter og aktiviteter. Med en interessentanalyse kan man danne sig et overblik over, hvilke interesser forskellige aktører eventuelt kan have i boligområdets udvikling og i at deltage i helhedsplanens aktiviteter. Det overordnede formål med at lave en interessentanalyse at sikre sig at arbejdet i helhedsplanen kommer til at spille sammen med de relevante aktører og aktiviteter i området, og at man dermed også undgår modspil og konkurrerende projekter. Med en interessentanalyse kan man bl.a. få afdækket spørgsmål som: Hvad findes der af aktører, der kan have betydning for boligområdets udvikling? Hvad findes der allerede af netværk og aktiviteter? Hvad findes der af relevante samarbejdspartnere? Hvordan bruger og opfatter de boligområdet? Hvad anser de for at være boligområdets væsentligste problemer og potentialer? Hvilke ønsker og ideer har de til boligområdets udvikling? Hvad er deres holdning til en boligsocial indsats, hvilke (eventuel modstridende) interesser har de på spil, og hvad kunne evt. motivere dem til at deltage? Ud over få et billede af hvad der findes af aktører og mulige samarbejdspartnere i området, kan man altså også få en indsigt i, hvilke (sammenfaldende og modstridende) interesser, der er på spil hos de forskellige aktører. Det er nyttig viden, når man senere skal til at konkretisere helhedsplanen - også for at kunne udføre det 'diplomatiske arbejde' i forhold til interessenter, der måske vil yde modstand mod et projekt, hvis de ikke på forhånd er taget i ed eller i det mindste orienteret. Husk, at når man først begynder at undersøge, hvordan de forskellige aktører oplever boligområdet og hvilke ønsker og ideer de har til området, så er man allerede godt i gang med at inddrage dem. Når man har fået dannet sig et godt overblik over områdets interessenter, vil man kunne inddrage dem på senere tidspunkter i processen. Man kan måske starte med uforpligtende at 'høre' en bred kreds af områdets aktører for sidenhen at udvælge en mindre kreds af mulige samarbejdspartnere og interessenter, der er relevante at inddrage i konkretiseringen af helhedsplanens indsatser og aktiviteter. Interessentanalysen kan laves som et dynamisk redskab, der udvikler sig over tid. Brug for eksempel en stor plakat eller en væg, hvor der er plads til at lave en mindmap med interessenter, som har relevans for projektet. Start med de mest oplagte. Sæt evt. en lille post-it op på væggen for hver aktør. Bed så dem om at udpege andre mulige samarbejdspartnere og interessenter. Man kan lade snebolden rulle og opfordre de nyeste på væggen til at påføre andre mulige aktører, som de kan komme i tanke om. Læs mere om, hvordan man konkret kan udforme en interessent-analyse/aktøranalyse, f.eks. i "Borgerne på banen"

24 Man kan også finde gode råd om interessentanalyser i bogen "Power i projekter og portefølje", der anvendes som grundbog på Boligsocialnets kursus i projektledelse. Med bogen følger en CD-rom med projektredskaber, bl.a. interessentanalysen. Redskaber, der er lige til at gå til og anvende i egne projekter. Sammenfatning af analysearbejdet Arbejdsgruppen sammenfatter analysearbejdet i en kortfattet statusrapport, der præsenterer de væsentligste udfordringer og potentialer i boligområdet. Statusrapporten forelægges for styregruppen og fungerer nu som et fælles arbejdsgrundlag for det videre arbejde med at udforme en fælles vision, udvælge relevante indsatsområder og skrive prækvalifikations-ansøgningen. Den grundige analyse af boligområdet er med til at sikre, at initiativerne i helhedsplanen kommer til at bygge på reel viden om problemernes omfang og karakter - og ikke på formodninger og fordomme. Igennem analysearbejdet har man også fået indsamlet den nødvendige dokumentation af boligområdets situation til brug for ansøgningen til Landsbyggefonden. En række af oplysningerne skal indgå i det særlige ansøgningsskema, som skal udfyldes for hver afdeling. Indsamlet statistik o.lign kan evt. uploades som bilag til ansøgningen. Formål, indsatsområder og overslagsbudget Indtil nu har processen mest handlet om at få kortlagt og analyseret boligområdet. De centrale problemstillinger og ressourcer er blevet identificeret. Nu bevæger processen sig ind i en ny og spændende fase: Man skal i gang med at afklare og beskrive, hvad der skal til for at sætte en positiv udvikling i gang i boligområdet. Det er i denne fase, at der skal udarbejdes en vision for boligområdet, og de centrale indsatsområder i helhedsplanen skal fastlægges. Det overordnede formål At få beskrevet det overordnede formål med den boligsociale indsats er en afgørende milepæl i helhedsplanens tilblivelse. Derfor er det vigtigt, at de centrale aktører i lokalområdet bliver inddraget i denne proces. Styregruppen kan for eksempel holde et visionsseminar, hvor man præsenterer statusrapporten og inviterer deltagerne til at være med til at tegne et ambitiøst fremtidsbillede af boligområdet. I arbejdet med at formulere formålet med indsatsen bør man være opmærksom på følgende: Hvilke kort- og langsigtede forandringer ønsker kommunen og boligområdet at opnå med indsatsen? Formuleringen af et formål skal være retningsgivende for indsatsen og bidrage til at holde fokus - også når forudsætningerne ændres undervejs.

25 Vær opmærksom på, at deltagerne i processen møder op med forskellige baggrunde, de har måske forskellige dagsordener og har hver deres perspektiv på boligområdet. Netop derfor er det vigtigt at tilrettelægge processen, så parterne - med respekt for hinandens perspektiver - formår at nå frem til et fælles mål med indsatsen. Det er afgørende for det videre arbejde, at der vedtages en stærk og attraktiv plan, som kan operationaliseres og som parterne er enige kan motivere mange forskellige kræfter til at engagere sig i boligområdets udvikling. Det skal understøtte en fælles tilgang til løsningen af de udfordringer som observeres. Husk, at formålet er styrende for hele den efterfølgende proces og afgørende for, hvilke indsatsområder helhedsplanen skal beskæftige sig med - og i sidste ende, hvilke konkrete projekter og aktiviteter, helhedsplanen vil indeholde. Næste trin består i at fastlægge helhedsplanens indsatsområder - de hovedtemaer, helhedsplanen skal beskæftige sig med for at nå målet. Landsbyggefonden har i perioden fastlagt nye indsatsområder som helhedsplaner skal indeholde: 1. Tryghed og trivsel 2. Kriminalpræventiv indsats 3. Uddannelse og beskæftigelse 4. Forebyggelse og forældreansvar Man bør grundigt overveje, hvor der især er behov for at gøre en indsats for at kunne tilføre boligområdet netop de kvaliteter, som er formuleret i formålet og derefter koncentrere kræfterne om disse udvalgte indsatsområder. Ellers risikerer man i sidste ende at stå med en masse små enkeltstående aktiviteter og projekter, der ikke spiller sammen med den øvrige indsats, og som derfor får en meget begrænset effekt. For at skabe sammenhæng i indsatsen skal der for hvert indsatsområde opstilles nogle overordnede mål, som relaterer sig direkte til visionen for boligområdet. De overordnede mål for et indsatsområde sætter rammerne for de konkrete projekter og aktiviteter, der skal sættes i værk indenfor det pågældende indsatsområde. I den efterfølgende proces må man derfor luge ud i projektidéer, som ikke understøtter formålet og de mål, der er opstillet for de enkelte indsatsområder også selv om det isoleret set kan være gode og spændende projektidéer. Det kan i praksis være vanskeligt og kræve en del konduite, for både i kommunerne og boligområderne er der mennesker, som gerne vil sætte et aftryk og gøre noget - ildsjæle, beboere, foreningsfolk, embedsmænd, politikere

26 Overslagsbudget Når styregruppen har lagt sig fast på mål og indsatsområder for den kommende helhedsplan, skal der udarbejdes et overslagsbudget for den samlede boligsociale indsats. Man skal vurdere, hvor mange penge man forventer at bruge på hvert enkelt indsatsområde. Det kan være vanskeligt på nuværende tidspunkt, hvor man sædvanligvis endnu ikke har et helt klart billede af, hvilke konkrete aktiviteter, der skal indgå i helhedsplanen. Men det er især vigtigt, at man gør sig nogle overvejelser om personaleforbruget, der normalt er den største udgift på helhedsplanens budget. Det kan derfor være nyttigt, at styregruppen overvejer, hvilke roller helhedsplanens medarbejdere skal spille i de enkelte indsatsområder. Skal de primært have en koordinerende rolle, eller skal helhedsplanens medarbejdere også være udførende? Eller skal de især rekruttere deltagere til aktiviteter, som andre institutioner, foreninger, frivillige udfører? Sådanne overvejelser kan give en pejling af behovet for personaleressourcer i helhedsplanen. Til overslagsbudgettet skal man anvende Landsbyggefondens fortrykte budgetskema, som downloades fra driftsstøtteportalen. Prækvalifikationsansøgningen Den første byggesten til den kommende helhedsplan Nu er forarbejdet til prækvalifikationsansøgningen gjort. Parterne har fået en fælles viden om boligområdet og dets væsentligste udfordringer, ressourcer og udviklingspotentialer (se Analyse af boligområdet s. 18). Der er udarbejdet et fælles formål for den kommende helhedsplan, og indsatsområderne i den kommende helhedsplan er udvalgt. Tilbage er nu at fatte 'pennen' og med udgangspunkt i forarbejdet at få skrevet selve prækvalifikationsansøgningen. Typisk vil en medarbejder fra boligorganisationen og/eller den nuværende helhedsplans projektleder stå for selve skrivearbejdet. Det anbefales at lave klare aftaler om, hvem der skal give feedback, hvordan og hvornår i skriveprocessen. Se mere herom i Procesplan (se s. 16).

27 Selvom man sikkert allerede nu har gjort sig tanker om, hvilke aktiviteter og projekter, der kan i gangsættes, bør fokus i prækvalifikationen være på at beskrive boligområdets væsentligste udfordringer. I prækvalifikationen handler det primært om at få redegjort for, hvorfor der er behov for en helhedsplan. Først senere i selve helhedsplanen skal man beskrive, hvordan man helt konkret har tænkt sig at arbejde med boligområdets udfordringer. Det er først her, man skal beskrive de enkelte aktiviteter og projekter i delaftalerne. Undervurder ikke prækvalifikationsansøgningen! Prækvalifikationen er kun på fem sider, og man kan derfor let komme til at undervurdere det arbejde, der ligger i denne fase. Men det er allerede her, der foretages nogle væsentlige prioriteringer, da prækvalifikationen sætter en emnemæssig og økonomisk ramme for helhedsplanen. Det kan derfor godt betale sig at bruge kræfter på at lave en velfunderet prækvalifikationsansøgning. I vurderingen af behovet for støtte læner Landsbyggefonden sig bl.a. op ad de socioøkonomiske nøgletal, som indgår i de såkaldte BL-lister (se Analyse af boligområdet s. 18). De socioøkonomiske nøgletal anvendes som en slags indikator for problemerne i boligområdet. Men de siger i sig selv ikke noget om de faktiske problemer i boligområdet. Derfor er det vigtigt, at man i prækvalifikationsansøgningen er omhyggelig i beskrivelsen af boligområdets faktiske problemer. Man skal underbygge ansøgningen med oplysninger (fra analysen af boligområdet), der ikke i forvejen er tilgængelige for Landsbyggefonden. Erfaringerne viser, at det kan være en god ide at starte ansøgningsprocessen ca. 1 1/2 år før man ønsker, at den boligsociale indsats skal igangsættes. Prækvalifikationsansøgningen bør nemlig fremsendes ca. et år inden opstart. Søger man om helhedsplan i et boligområde, hvor der er igangværende helhedsplan, bør der også indregnes en buffer-periode i enden, så man i god tid kan give de nuværende medarbejdere besked, om de bliver genansat eller ej. Helhedsplanen