Breve og XML. Side 1

Transkript

1 Breve og XML Side 1

2 - Program Vi gennemgår hvordan standardbreve og formularer oprettes og vedligeholdes og hvordan de anvendes effektivt. Du vil også lære at udveksle breve og formularer med dine kolleger. Vi kommer omkring følgende emner: 09:00 10:15 Pause 10:30 12:00 Frokost - XML - Oprettelse af nye breve - Oprettelse af tekstbokse/felter - Indsætning af logo/billedfil - Flettekoder - Eksport/Import af breve - Printeropsætning til breve - System breve - Konvertering af Word til XML (vejledning) 12:30 Spørgsmål/afslutning 14:00 Slut Side 2

3 - Udskrifter; breve Udskrivning af breve kan vælges fra F5 Journal Udskrivning af breve fra F4 patientforsiden Udskrivning af breve kan vælges fra F7 regningssiden Kun fra F4 kan der redigeres i udskrifter Side 3

4 - Breve Ved flere firmaer vælges firma før listen med breve vises Brevskabeloner redigeres pr. firma Hvis breve skal være ens i alle firmaer, kan et brev tilpasses og derefter kopieres til alle firmaer Side 4

5 - Oprettelse af nyt XML brev Opret et nyt brev Skriv brevets navn Marker DentalSuite XML Klik OK og brevet lægges ind i listen i alfabetisk orden Brevets kode tildeles af DentalSuite og bør ikke ændres Side 5

6 - Oprettelse af nyt XML brev Når et nyt brev oprettes, kan der med fordel kopieres et eksisterende brev over i det nye brev, for at undgå at skulle starte med et helt tomt brev Lav evt. en fast Master -skabelon, som der kan tages udgangspunkt i ved alle nye breve Et brev kan slettes via Slet Brevets navn kan omdøbes via Omdøb Marker det brev der skal kopieres fra og klik Kopier Marker det brev der skal kopieres til og klik Overskriv Derefter kan brevet åbnes og redigeres Dobbeltklik på brevet for at åbne Side 6

7 - Hvad er XML? XML står for extensible Markup Language XML er i sig selv blot "metadata", dvs. data om data DentalSuite XML er som sådan ikke en standard, alle andre kan læse Side 7

8 - Oprettelse af nyt XML brev Brevene er opdelt i 2 grupper, samt en gruppe til backupbreve Patientbreve Alle breve som oprettes med en systemtildelt kode er frie breve og kan benyttes via menupunktet Udskrifter fra Patient F4, Journal F5 og Regning F7 Systembreve Alle breve som DentalSuite benytter til systemudskrifter som indkaldeog rykkerkørsler, afdragsordninger, behandlingsoverslag mv. Der kan ikke oprettes nye systembreve af den enkelte DentalSuite-bruger, men de kan frit redigeres Backupbreve Der gemmes automatisk en kopi af alle breve som konverteres fra Word RTF til XML. Dette giver mulighed for at fortryde konverteringen af et eller flere breve Side 8

9 - Oprettelse af nyt XML brev Højreklik med musen giver en liste med muligheder Et nyoprettet brev er helt tomt, svarende til et hvidt papir. Det helt grundlæggende princip når et brev skal redigeres er højreklik med musen, som både giver mulighed for at redigere, oprette nye felter i brevet og mange andre tilpasningsmuligheder Et nyt tomt brev kan redigeres via Rediger hovedteksten. Dette svarer til at skrive på et helt blankt papir Der kan med fordel oprettes felter til specifikke oplysninger, da disse er lette at flytte rundt, for at placere tekst korrekt på brevet f.eks. brevets modtager, d.d. osv. (Se næste slide) Felter og margener kan vises med en svag markering på skærmen for at se størrelse og placering Papirstørrelse Opsætning af margener Vælg om papir skal være stående/liggende Side 9

10 - Arbejde med XML Oprettelse af nye felter Ved oprettelse af forskellige felter skal hvert felt have et unikt navn. Vælg et navn som beskriver hvad feltet skal bruges til. Hvis rækkefølgen af felterne skal ændres på et senere tidspunkt, vil det virke mere overskueligt med et beskrivende navn Tekstboks: Giver mulighed for at skrive en standardtekst, evt. indeholdende flettekoder. En tekstboks kan ikke redigeres under udskrift. Billedboks: Indsætter en billedfil. JPG, TIF, PNG, BMP, GIF, EMF mf. Anvend et format der ikke fylder for meget, f.eks. JPG, TIF eller EMF. Streg: Tegner en streg. Hvis der ønskes en firkant, kan vælges en tekstboks, og gøre kantfarven sort og boksen gennemsigtig. Tekstfelt: Giver mulighed for at skrive en standardtekst, evt. indeholdende flettekoder. Tekstfelt kan redigeres under udskrift, men teksten kan IKKE have forskellig skrifttype. Afkrydsningsfelt: Giver mulighed for at sætte et i forbindelse med et felt/tekst på udskriften. Nyoprettede felter kan flyttes rundt på siden, og placeres korrekt med musen, eller ved at markere feltet og benytte piletaster. Benyt Ctrl+pil for at flytte lidt ad gangen Side 10

11 - Værktøjslinje i tekstbehandlingen Bjælke til redigering når et felt åbnes Skrifttype og størrelse Klip (Ctrl+X) Kopier (Ctrl+C) Sæt ind (Ctrl+V) Tekstfarve Punktopstilling Import og eksport, kun tekstboks fra et brev til et andet (bruges sjældent) Fremhævelse af tekst med Fed, kursiv eller understregning Indrykning af tekst Placering af tekst Venstrestilling, midterstilling eller højrestilling Ved redigering af et felt vises feltets størrelse visuelt, hvis der ønskes fuld skærm klikkes her Side 11

12 - Flettekoder Flettekoder Flettekoder bruges i breve, for at systemet selv henter relevante oplysninger, f.eks. Patient navn, cpr-nr., adresse osv. ind i brevet. De forskellige flettekoder kan ses i DentalSuite s eget tekstbehandlings program (XML), og sættes ind via dobbeltklik med musen. Der findes mange flettekoder. Vær opmærksom på at det ikke er alle flettekoder, der kan benyttes i alle breve. Flettekoderne fungerer dog normalt der hvor de har relevans. Flettekoderne er inddelt i grupper Flettekoder med patient informationer starter med PATIENT Flettekoder som benyttes i forbindelse med indkald starter med INDKALD Flettekoderne angives med [ ] (skarpe parenteser) for at vise at det er en flettekode. Flettekoder kan skrives manuelt, men de skal skrives helt korrekt for at fungere. Så derfor er det lettest at dobbbeltklikke på den ønskede flettekode i listen. Alt Gr + 8 og 9 = [] Side 12

13 - Oprettelse af nyt XML brev Nyoprettede felter redigeres ved at højreklikke og vælge Rediger Flettekoder indsættes fra listen til højre ved at dobbeltklikke Se evt. i manualen for information om hvad de enkelte flettekoder bruges til. (Hjælp vis hjælp - søg efter flettekoder) Side 13

14 - Opgave 1 Opret nyt XML-brev Det nye brev skal hedde Frit brev Opret en tekstboks som indeholder flettekoderne: Patient navn Patient adresse Patient by Opret en tekstboks og indsæt flettekoden, som automatisk kan indsætte d.d. i brevet når det udskrives Opret et stort tekstfelt, der frit kan skrives i HUSK AT HØJREKLIKKE OG DOBBELTKLIKKE!! Side 14

15 - Opgave 1, løsning Side 15

16 - Henviser på F4: Patient - System - Regnskabs og Firmakartotek Trimninger - Brugertrimninger Felter til Henviser og Egen læge tilføjes via trimning Henvisere oprettes via Indsæt ny patient. Vælg Tandlæge i typefeltet Side 16

17 - Opgave 2 Opret nyt XML-brev Tag udgangspunkt i følgebrev og opret et nyt DentalSuite XML-brev. Det nye brev skal benyttes til at henvise patienter og skal hedde Henvisningsbrev NN. Flettekoderne i adresse-tekstboksen skal ændres til flettekoderne, som kan indsætte den tandlæge der skal henvises til. [PATIENT_HENVISER_NAVN] [PATIENT_HENVISER_ADR1] [PATIENT_HENVISER_BY] Find en patient frem og indsæt henviser Henry Henvisning på Patientforsiden. Afprøv brevet. HUSK AT HØJREKLIKKE OG DOBBELTKLIKKE!! Side 17

19 - Opgave 3 Fortsæt med brevet fra opgave 2. Indsæt følgende hovedtekst: Kære NN Hermed henvises: Patient navn, CPR nummer, adresse, postnummer, tlfnr. (brug flettekoder) Indsæt 3 stk. tekstbokse med følgende tekster: Diagnose Henvises for Røntgen vedlagt HUSK AT HØJREKLIKKE OG DOBBELTKLIKKE!! Side 19

21 - Tekstfelter Tekstfelter kan benyttes til at skrive individuel tekst i et brev. Der kan oprettes liste med standardtekster til feltet Under udskriften Højreklik på tekstfeltet Standardtekster til valgliste skrives på én lang linje. Tryk Enter for at skrive tekst på ny linje til valglisten Side 21

22 - Opgave 4 Fortsæt med brevet fra opgave 3. Indsæt et tekstfelt ud for Diagnose : I skal selv kunne skrive diagnosen i tekstfeltet, når man udskriver brevet. Indsæt et tekstfelt ud for Henvises for : Rediger tekstfeltet og indsæt valgmulighederne via listevalg Amotio Implantat Rodspidsamputation Find brevet frem via Patientforside (F4) > breve > henvisningsbrev NN. Skriv diagnosen Semiretineret og vælg Amotio under henvises for. Knyt en tand (f.eks. 8-) til Amotio. Side 22

24 - Opsætning Hjørner kan afrundes i stedet for at felter er helt firkantede Når et felt trækkes/flyttes rundt på skærmen vises koordinater for placering. Bruges til at placere felter præcist på skærmen Side 24

25 - Opgave 5 Fortsæt med brevet fra opgave 4. Sæt en streg under flettekoderne i hovedteksten. (Navn, cpr., adr.) Sæt et afkrydsningsfelt foran tekstboksen Røntgen vedlagt. Sæt kantbredden til 0,15 og baggrundsfarven lysegul. Hent brevet frem (CTRL+P) og se hvordan det kom til at se ud HUSK AT HØJREKLIKKE OG DOBBELTKLIKKE!! Side 25

27 - Sidehoved/sidefod Et brev opdeles automatisk på flere sider, når der skrives mere end der kan være på siden. Hvis et felt skal kopieres til flere sider benyttes Flyt til side Siden skal være oprettet før et felt kan flyttes (kan evt. gøres ved at trykke enter mange gange) Sidste handling kan fortrydes via Fortryd Side 27

28 - Billedbokse Mulighed for at indsætte et billede eller logo Vælg hvor filen er gemt Side 28

29 - Opgave 6 Fortsæt med brevet fra opgave 5. Indsæt et billede/logo øverst til højre i brevet. Find et billede i mappen billeder mv på PC ens skrivebord. HUSK AT HØJREKLIKKE OG DOBBELTKLIKKE!! Side 29

31 - Autojournalisering System Regnskabs og firmakartotek Trimning Brugertrimninger Hvis DentalSuite automatisk skal spørge om et brev, som udskrives, skal gemmes. Skriv det du ønsker skal stå i journalen sammen med bilagslinket F.eks. BREV (standard breve f.eks. efter amotio ) Hvis du ønsker at kunne se forskel på om det er et redigerbart brev du har skrevet ud (breve med tekstfelter der kan skrives i), indsættes den tekst du ønsker skal stå i journalen F.eks. FORMULAR Side 31

32 - Automatisk udskrivning System Moduler Journal Journalkodekartotek Det er muligt at knytte standardbreve til journalkoder, således at brevet automatisk vælges og kan udskrives ved journalskrivning. Den/de relevante journalkoder markeres enkeltvis. Herefter tilknyttes det ønskede brev til journalkoden ved at vælge det fra fald-ned-listen. Ved flere firmaer, skal brevet eksistere i alle firmaer før det er muligt Side 32

33 - Opgave 7 Opret et nyt DentalSuite XML-brev med følgende indhold Navn/adressefelt med flettekoder Overskrift med understregning Noget hovedtekst En tekstboks med klinikkens åbningstider skal være rammet ind Et tekstfelt med min. 3 valgfrie tekster Hvis du kan få et afkrydsningsfelt med i dit brev, er det fint! Side 33

34 - Diverse flettekoder Inspiration danmark Står der information om tilskud for alle grupper, i din kliniks overslag? Ellers indsæt flettekoderne: Har du overvejet Online booking? Online booking giver mulighed for at sætte et bookingnummer på indkaldekortet, så patienterne kan bestille tid via din hjemmeside. Online booking er et tilkøbsmodul til DentalSuite Side 34

35 - Diverse flettekoder Inspiration Rykker direkte til forsikringsselskab Har du lyst til at kunne sende rykkere direkte til forsikringsselskabet, i stedet for til patienten? Indsæt flettekoder for Alternativ betaler Betingede flettekoder Hvis det altid er en flettekode som benyttes, kan den betinges af, at der er en information at flette ind i brevet. Flettekoden gøres betinget ved at indsætte den en ekstra, gang dog med et? før sidste skarpe parentes og evt. noget tekst Der kan ikke benyttes tegnet : ved betingede flettekoder. Ændres fra Ændres til Hvis der ikke er indsat alternativ betaler indsættes patientens navn selvfølgelig Side 35

36 - Patientbreve fra søgning Side 36

37 - Opgave 8 PATIENTBREVE FRA SØGNING Søg de patienter der ikke har været på klinikken siden frem, og udskriv drop out - brevet. (Da der ikke er tilknyttet printer til undervisnings-pc erne, skal du fortryde udskrivning, i stedet for at udskrive, når du er nået til udskrivningsbilledet). Side 37

38 - Eksport/import Der findes to forskellige eksport/import-muligheder. 1. Eksport/import af 1 brev af gangen 2. Eksport/import af flere breve af gangen Gem som fil Hent fra fil (1 brev) Når et brev gemmes som fil, er det kun indholdet som gemmes. Dvs at brevets titel ikke bliver gemt. (se næste side) Side 38

39 - Eksport/import Pas på Ved hent fra fil bliver det brev man står på, overskrevet med indholdet af det importerede brev. Opret derfor det nye brev, inden du Henter fra fil. Side 39

40 - Eksport/import Ved eksport gemmes hele brevet, både navn og indhold Ved import bliver de importerede breve oprettet i DentalSuite Skriv selv.xml efter brevets navn, hvis dette ikke sker automatisk Ved eksport af brev/breve, holdes CTRL nede, samtidig med at brevet/brevene markeres Side 40

41 - Opgave 9 Gem som fil/hent fra fil Eksporter brevet Gingivitis til PC ens skrivebord. (Gem som fil) Omdøb brevet til NYT Opret et brev i DentalSuite og kald det NYT Importer brevet NYT fra PC ens skrivebord. (Hent som fil). Eksport/import Eksporter 5 breve til PC ens skrivebord. Prøv at importere dem igen. Side 41

42 - Eksempel Vi vil oprette et nyt standardbrev i XML med en henvisningsblanket: Indskan blanketten. Evt. via journalen, på din klinik patient. Eksporter dokumentet (gerne jpg-fil, png-fil eller en anden type som ikke fylder for meget), til et sted i din computer hvor du kan finde det igen Opret nyt tomt XML dokument. Hent det scannede dokument ind som billedboks, og stræk dokumentet til hele siden. Opret tekstbokse og tekstfelter med tilhørende flettekoder. Side 42

43 - Opsætning af printer I forbindelse med udskrift af et XML brev, kan man opsætte printervalg og bakkestyring. Specielt for XML kan dette gøres for hver enkelt brev/formular uafhængigt af hinanden. F.eks. Hvis brev skal udskrives på særligt brevpapir eller på særlig printer Som alle andre udskrifter, er der mulighed for, i stedet for at printe, at gemme udskriften, sende den som e- mail mv. Side 43

44 - Systembreve Nederst i vinduet sættes der flueben i boksen ud for Systembreve. Herefter følges samme retningslinjer som ved Patientbreve. Side 44

45 - Systembreve; ændring af tekst Patient F4 Udskrifter Tilpas brevskabelon Vælg Systembreve Basistekst kort Indkaldetekst indkald m. res. tid Husk det er muligt at højreklikke på de enkelte indkaldekort som indeholder tekst og vise basis brev/kort Side 45

46 - Systembreve; ændring af tekst Tekster som skal gælde for alle indkaldekort skal indsættes i basiskortet F.eks. Glædelig jul og godt nytår eller Klinikken holder ferielukket uge Side 46

47 - Opgave 10 Find systembrevet Undersøgelse med reserveret tid (kort). Ændre teksten fra: bedes du venligst melde afbud senest 2 dage før. Til: så hurtigt som muligt Side 47

49 - Konvertering af breve til XML Skriv XML-ALLE for at konvertere alle dokumenter til XML. De tidligere dokumenter bliver gemt med navnet _BACKUP_ gammelt navn Efter konvertering til XML, kan det være nødvendigt med justeringer i enkelte breve Marker et enkelt brev, klik Omdøb, erstat brevets navn ved at skrive XML Herved konverteres det markerede brev (efter rodbehandling) til formular (XML) Efter konverteringen til XML forbliver brevets oprindelige navn uændret Side 49

50 - Opret nyt brev i Word format ved brug af et eksisterende 1) NB! Der SKAL være installeret Word på den arbejdsstation du anvender. Det sikreste og nemmeste er at tage udgangspunkt i et eksisterende brev. 1) Klik på Opret og navngiv det nye brev. Husk markering i Word RTF. Ændre IKKE på kodenummeret. 2) Marker et eksisterende WORD brev (vælg et der ligner det, du vil oprette) og klik på knappen Kopier 3) Marker det nye brev (Følgebrev_1) og klik på knappen Overskriv 4) Derefter kan du rette det nye brev ved Dobbeltklikke på navnet. 1) 2) 4) 3) Side 50

51 - Opret nyt brev i Word format fra et eksisterende MS-Word dokument Fra det originale Word brev markeres al tekst, og kopieres. Derefter indsættes teksten i det nye dokument. Side 51

52 - Opret nyt brev i Word format fra et eksisterende MS-Word dokument Ctrl + A (Markerer al tekst) Ctrl + C (Kopierer den markerede tekst) Åben det nye tomme brev og tryk: Ctrl + V (Indsætter den tekst der er kopieret) Højreklik med musen giver også mulighed for at kopiere og indsætte Side 52

53 - Opret nyt brev i Word format fra et eksisterende MS-Word dokument Når teksten ligger i et.rtf dokument, kan man anvende flettekoderne fra DentalSuite. Brevet kan nu anvendes til alle patienter, uden at man selv skal skrive patientnavn mv. Side 53

54 - Eksempler Master Udeblivelse Side 54

55 - Eksempler Revner i tænderne Standard brev til Plandent Side 55

56 - Eksempler Tandstatus Tandstatus version 2 Side 56

57 Breve Evaluering Vi vil MEGET gerne have,at du begrunder dine svar, ellers er det svært for os at blive bedre. Kommentarer / begrundelser 1) Var kurset hvad du forventede? For simpelt For avanceret For koncentreret Tilpas 2) Teorien? For meget For lidt Tilpas 3) Øvelserne? For meget For lidt Tilpas 4) Hvordan er det udleverede materialet? OK Kunne være bedre For omfattende For simpelt 5) Kan du bruge kurset når du kommer hjem? Ja meget Ja - lidt Nej ikke meget Nej slet ikke Side 57