Fakturaen vil blive sendt til dig fra en Rekvirent og du vil modtage en mail med et link til IndFak.

Transkript

1 1. ens arbejdsopgaver Som disponent består din primære arbejdsopgave i at godkende fakturaer inden de sendes videre til betaling i Navision. 2. Fakturagodkendelse Fakturaen vil blive sendt til dig fra en Rekvirent og du vil modtage en mail med et link til IndFak. Du skal klikke på det medfølgende link 3. Login Virksomhed: au Brugernavn: Dit brugernavn Password: Dit password. Du har fået udleveret dit brugernavn og password via en mail og første gang du logger på, skal du ændre dit password. Side 1 af 5

2 Kan du ikke huske dit password, så skriv til og få det nulstillet. Husk at informere om brugernavn/eller fulde navn. Når du har indtastet dine oplysninger kommer du direkte ind på fakturaen som du skal godkende. 4. Gennemgå faktura Når du modtager en faktura, så skal du gennemgå den og herudfra afgøre hvorvidt, du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: - Faktura hovedet: I faktura hovedet, som er den øverste del af fakturaen finder du generelle informationer om fakturaen. - Faktura linjer: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at rediger og opsplitte. - Forsendelsesmuligheder Du har altid mulighed for, at sende faktura tilbage til afsender eller videre til en anden person. 4.1 Faktura hoved Felter du skal være opmærksomme på: Vis elektronisk original Vis scannet original Kommentar Side 2 af 5

3 Historik Hovedkontering Vis elektronisk original Vis scannet original Her åbner du fakturaen for at se den originale faktura Kommentar Der vil være en markering med rødt hvis der skrevet en kommentar. Rekvirent kan evt. have påført udgiftskonto her. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender fakturaen videre til en anden person, således at denne kender din begrundelse for at modtage fakturaen fra dig Historik I feltet har du mulighed for at se, hvem fakturaen tidligere har været hos Hovedkontering Her kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan være udfyldt af fakturafordeler eller en rekvirent, når du modtager fakturaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så er det dig, som har den endelig ansvar for, at konteringen er rigtig udfyldt. 4.2 Fakturalinjer På fakturalinjer skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinje har du mulighed for at påføre en linjekontering og en linjedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinje i flere underlinjer Se manualer på økonomiportalen. Hvis der er angivet et ud for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. 4.3 Forsendelses muligheder Når du gennemgået fakturaen, har du følgende forsendelses muligheder: Side 3 af 5

4 Godkend faktura Godkend en faktura når du mener, at fakturaen er udfyldt korrekt. Når du godkender en faktura, så vil den blive sendt til betaling. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at fakturaen kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt. NB: Såfremt der er påført en disponent på en fakturalinje, så vil linjen først skulle godkendes af den anden disponent, inden den kan sendes til betaling. Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at fakturaen er sendt til den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til rekvirent Brug Send til rekvirent, hvis du ikke kan forstå, hvorfor du har modtaget fakturaen. Hvis du mener at leverandøren har lavet en fejl på fakturaen så skriv dette i kommentar feltet og rekvirent vil kontakte leverandøren for en rettelse. Du har mulighed for at sende retur til den person, som sendte dig fakturaen, men også vælge en anden rekvirent. (vælges på forsiden) Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener det er en anden disponent, som burde have haft fakturaen. Gem faktura Du har mulighed for at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Konverter til manuel Konvertere fakturaen til manuel hvis du ikke mener, at fakturaen har de korrekte informationer, hvis du ønsker at sammenlægge fakturalinjer. Se manual Afvis knappen bruges ikke anvendes kun af fakturamanager. Side 4 af 5

5 4.4 Godkendelses kvittering Når du har godkendt en faktura, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er godkendt og er hermed sendt til betaling. Har du flere fakturaer/kreditnotaer til godkendelse, så klik på Gå til forsiden og du vil her se dine dokumenter som afventer godkendelse Du åbner dokumentet ved at klikke på fakturaen. Herefter vises fakturaens indhold. Side 5 af 5