REGLER VEDR. LÅN OG LEJE AF LOKALER OG ORGANISERING AF ARRANGEMENTER.

Transkript

1 PRINS HENRIKS SKOLE Frederiksberg Allé 22 A 1820 Frederiksberg C Tel REGLER VEDR. LÅN OG LEJE AF LOKALER OG ORGANISERING AF ARRANGEMENTER. 1. Fritidsaktiviteter (leje af lokaler i skolens åbningstid) Det er muligt at få stillet lokaler til rådighed til fritidsaktiviteter (aktiviteter, som finder sted, mens skolen er åben og som tilgængelige for alle børn). Henvendelse sker til rektor. Beslutningen om hvorvidt et lokale kan stilles til rådighed, afhænger af den foreslåede aktivitet og af om lokalet er til rådighed. Hvis rektor godkender, stilles lokalet til rådighed efter underskrivning af en kontrakt, som fastlægger rettigheder og forpligtelser for brugeren (se bilag 1). 2. Private arrangementer (leje uden for skolens åbningstid) Der lejes ikke lokaler ud til private arrangementer. 3. Arrangementer, som afholdes af skolen (under ansvar af enten en ansat eller et medlem af bestyrelsen) Der kan afholdes arrangementer inden for skolens ramme, med rektors godkendelse. De reguleres af regelsættet, som findes som bilag. Arrangementerne svarer til følgende : Skolens generalforsamling (arrangement under skolens ansvar, ledelse og bestyrelse). Intet regelsæt. Elevfester (studenterfest for 3.g erne, fest ved afslutningen af 9. Klasse, fest i SFO Klub etc.) anvendelse af regler for fester (se bilag 2) Klassemiddage regler for reservation (se bilag 3). Kontakt lfph@lfph.dk for at høre om lokalerne er ledige, og udfyld bilag 3. Personalefester (arrangementer under ledelsens ansvar) intet regelsæt. Valg (af repræsentanter til Foreningen for franskmænd i udlandet, valg til parlamentet etc. ) Kontrakt med ambassaden / konsulatet (se bilag 1).

2 BILAG 1 AFTALE OM LÅN OG LEJE AF KLASSELOKALER TIL FRITIDSAKTIVITETER Mellem PRINS HENRIKS SKOLE Repræsenteret af formanden for bestyrelsen og BRUGEREN.. PARAGRAF 1 : FORMÅL MED AFTALEN AFTALES FØLGENDE: Prins Henriks Skole stiller følgende lokale til rådighed for brugeren: Dette lokale vil blive stillet til rådighed for fritidsaktiviteter, udelukkende på følgende tidspunkter : - - En time regnes som 60 minutter. PARAGRAF 2 : UDSTYR Brugeren må ikke ændre på det udstyr, som stilles til hans / hendes rådighed. PARAGRAF 3 : VILKÅR FOR DE GENSTANDE, DER STILLES TIL RÅDIGHED Denne aftale er indgået på følgende vilkår, ansvar og bestemmelser, som brugeren forpligter sig til at overholde og respektere : 3-1 INDEN BRUG AF UDSTYR SIKKERHED Brugeren bekræfter : At have gjort sig bekendt med de generelle sikkerhedsregler og forpligter sig til at overholde dem. At have en ansvarsforsikring, som dækker egne aktiviteter på skolen (der skal vedlægges kopi eller attest ved underskrift af kontrakten) LOKALETS TILSTAND Lokalet, som stilles til rådighed, skal afleveres i den samme stand, som det blev modtaget i. Enhver skade skal anmeldes til regnskabsafdelingen efter endt brug. Udgifter til udbedring af skaden påhviler den person, som er ansvarlig for aktiviteten. Der vil blive lavet en tilstandsrapport for udstyret ved kontraktens ophør eller når som helst, hvis det skønnes nødvendigt. PARAGRAF 4 : VILKÅR VEDR. DISPONERING Det tildelte lokale stilles til rådighed for brugeren og kan udelukkende anvendes til fritidsaktiviteter. I tilfælde hvor lokalet alligevel ikke kan stilles til rådighed efter aftalen, vil der blive fundet en løsning, og brugeren vil ikke kunne få tilbagebetalt lejen. I det tilfælde at brugeren ikke anvender lokalet som aftalt, vil der heller ikke være nogen tilbagebetaling af lejen.

3 PARAGRAF 5 : ØKONOMI Skolen stiller lokalet til rådighed for brugeren på følgende økonomiske vilkår : Betaling af et årligt depositum på 1000 kr. ved underskrivning af kontrakten. PARAGRAF 6 : BRUG AF UDSTYR OG LOKALER Brugeren forpligter sig til : At overholde og sørge for at sikkerhedsregler og alle skolens andre regler bliver overholdt. At bruge lokaler og udstyr i ro og orden og med respekt for hygiejne. Ikke at leje ud til tredjemand. At aflevere lokalerne almindeligt rengjorte efter anvendelse. At sørge for at døre og vinduer er lukket ordentligt, samt sørge for at lyset er slukket efter brug af lokalerne. At bemærke : Brugeren får udleveret nøgler ved kontraktens indgåelse, og de skal afleveres ved ophør. Såfremt de ikke leveres tilbage, vil brugeren skulle betale erstatningsbeløb. Det er brugeren alene, der er ansvarlig for at lukke elever ind og ud af lokalet. PARAGRAF 7 : OPSIGELSE Denne aftale kan opsiges af begge parter med en måneds varsel, uanset grund. Den kan opsiges fra skolens side uden varsel i tilfælde af misligholdelse af kontrakten. PARAGRAF 8 : KONTRAKTENS VARIGHED Kontrakten løber fra dd/mm/åååå til dd/mm/åååå København, den Rektor Brugeren

4 BILAG 2 Regelsæt vedr. fester på Prins Henriks Skole Der skal afleveres tre dokumenter : en ansøgning med beskrivelse af projektet, en dateret og underskrevet sikkerhedsaftale, et vagtskema (i excel-ark) med navn og telefonnummer på alle vagter og angivelse af tidsperiode. Nedenstående ansøgning skal afleveres på kontoret for Vie Scolaire (skolevejlederen) og på rektors kontor senest to uger før arrangementet. A. Ansøgning (beskrivelse) Ansvarshavende elev navn, telefonnummer og Foreslået dato Formålet med festen Tidsperiode Salg af billetter / pris / kontrol ved indgang og udgang Aktiviteterne Nødvendigt udstyr, som medbringes af eleverne Sted og max. antal deltagere Mad og drikke Plakater og reklame Rengøring Bemærkninger A. Sikkerhedsregler Indgang : Der er kun indgang fra Værnedamsvej, hvor der er gennemsyn af tasker. 3 voksne vagter hvoraf en ansvarlig (som er tilknyttet skolen). Obligatorisk tælling. Kontrol med stempelsystem af gæster, som går ind og ud. To voksne vagter ved kassen, hvoraf en skal være del af festudvalget. Vagter på vigtige steder : Indgang ved Sankt Thomas Plads - 2 voksne vagter. Obligatorisk og permanent vagt i skolegården 3 voksne vagter. Der udpeges en voksen vagt, som er tilstede i salen. Der er adgang forbudt til de andre bygninger, end den hvor festen holdes. En voksen ansvarlig, medlem af ledelsen eller en lærer, skal være tilgængelig på telefon når som helst. Så vidt det er muligt, bør vagterne på de vigtige steder have walkie talkie.

5 Det bemærkes, at fester for elever fra 6. til 9. klasse slutter kl. 22, fester for 1g. og 2g. slutter ved midnat, mens fester for 3g. slutter kl. 01. VAGTSKEMA Hvis der opstår problemer, skal den ansvarlige voksne kontaktes med det samme. Fornavn EFTERNAVN Telefon Sted Vagt tidsperiode

6 BILAG 3 AFTALE OM MIDDAGE I KLASSEN / I KANTINEN PÅ PRINS HENRIKS SKOLE Mellem PRINS HENRIKS SKOLE LE LYCEE FRANÇAIS Repræsenteret af rektor og den ansvarlige for arrangementet ER FØLGENDE AFTALT : PARAGRAF 1 : FORMÅL MED AFTALEN Prins Henriks Skole stiller følgende lokale til rådighed for den ansvarlige for arrangementet i følgende tidsrum : PARAGRAF 2 : UDSTYR Brugeren må ikke ændre på det udstyr, som stilles til hans / hendes rådighed. PARAGRAF 3 : SIKKERHED Brugeren bekræfter : At have gjort sig bekendt med de generelle sikkerhedsregler og forpligter sig til at de bliver overholdt. At have en ansvarsforsikring. 3-2 LOKALETS TILSTAND Lokalet, som stilles til rådighed, skal afleveres i den samme stand, som det blev modtaget i. Enhver skade skal anmeldes til regnskabsafdelingen efter endt brug. Udgifter til udbedring af skaden påhviler den person, som er ansvarlig for arrangementet. PARAGRAF 4 : ØKONOMI Skolen stiller lokalet gratis til rådighed. PARAGRAF 5 : BRUG AF UDSTYR OG LOKALER Brugeren forpligter sig til : At overholde og sørge for at sikkerhedsregler og alle skolens andre regler bliver overholdt. At bruge lokaler og udstyr i ro og orden og med respekt for hygiejne. Ikke at leje ud til tredjemand. At aflevere lokalerne rengjorte efter anvendelse. At sørge for at døre og vinduer er lukket ordentligt, samt sørge for at lyset er slukket efter brug af lokalerne. At bemærke : Brugeren får udleveret nøgler ved kontraktens indgåelse og de skal afleveres ved ophør. Såfremt de ikke leveres tilbage, vil bruges skulle betale erstatningsbeløb. Det er brugeren alene, der er ansvarlig for at lukke elever ind og ud af lokalet. København, den Rektor Brugeren