I dette eksempel exporteres en balanceudskrft til Excel. Balancen er genereret og vises på skærmen.

Transkript

1 Excel, export og import I alle skærmbilleder, der er lister, oversigter, balancer, kladder etc., kan der både exporteres og importeres mellem Uniconta og Excel. Export benyttes f.eks. til at udlæse data fra posteringsoversigter, balancer, rykkerlister osv. til Excel til videre bearbejdning. Import benyttes f.eks. til import af posteringer til bogføringskladden etc. Mulighederne er mange. Export til Excel Export er i virkeligheden kopiering af data til Excel. Der er to måder: 1. Export til åbent Excel-ark, kopierer kun markerede linjer. 2. Export til ny Excel-fil, kopierer alle linjer i skærmbilledet. I dette eksempel exporteres en balanceudskrft til Excel. Balancen er genereret og vises på skærmen. Tast Ctrl+A (Markér alt) for at kopiere alle linjer. Tast Ctrl+museklik pr. linje for at udpege linje for linje. Valgte linjer markeres med gul (i dette valgte farvetema Blue). Når alle (eller de ønskede) linjer er markeret: Tast Ctrl+C (Kopier) for at kopiere til udklipsholder. Eller klik på ikonet Klip til Udklipsholder/ i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet. Export til åbent Excel-ark Kopierer kun markerede linjer. Åbn Excel-arket, hvor data skal indsættes. Data indsættes i arket, hvor markøren er placeret, når du vælger Indsæt data. Ctrl+V (Indsæt fra udklipsholder), eller højreklik og vælg Indsæt i højrekliksmenuen.

2 Export til ny Excel-fil Kopierer alle linjer i skærmbilledet. Klik på ikonet Eksporter til Excel i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet. Herefter åbnes Gem som-dialogboxen. Vælg placering og angiv et filnavn og klik på Gem. Du er herefter automatisk tilbage i Uniconta, Excel-filen åbnes ikke automatisk. Åbn den gemte Excel-fil ved at vælge den der, hvor du valgte at gemme den. Kolonneoverskrifter er vigtige i Excel Kolonneoverskrifter kopieres med fra Uniconta til Excel. Det er praktisk, så du kan se, hvilke felter kolonner og data kommer fra. Men især også hvis du skal have data retur igen til Uniconta, for der skal kolonneoverskrifterne være med i import-filen fra Excel for at Uniconta kan placere data i de rigtige kolonner. I dette tilfælde er der kopieret finansposteringer til Excel, læg mærke til kolonneoverskrifterne: Som nævnt ovenfor; hvis du skal kopiere data fra Excel til Uniconta, skal kolonneoverskrifterne med og indgå i området/cellerne, der kopieres til Uniconta. Ellers ved Uniconta ikke, hvor data skal placeres. Import fra Excel I alle indtastnings-skærmbilleder (kladder og linjer) kan der importeres data fra Excel. Det kræver blot kolonneoverskrifter i Excel-arket matcher feltnavne/kolonneoverskrifter i Uniconta, samt at data matcher formatet i Uniconta. For at få de korrekte kolonneoverskrifter er det nemmeste at exportere skærmbilledet fra Uniconta til Excel, dermed får du automatisk hele opsætningen fra Uniconta til Excel med de korrekte kolonneoverskrifter. Det siger sig selv, at Excel-arket og skærmbilledet, der importeres til i Uniconta, skal være af samme art, f.eks. bogføringskladde til bogføringskladde, lagerkladde til lagerkladde, ordrelinjer til ordrelinjer. Sådan gør du: 1. Kopier alle import-data fra Excel-arket, incl. kolonneoverskrifter. 2. Åbn skærmbilledet i Uniconta, hvortil data skal kopieres. 3. Markér første linje/placér markøren i første linje, hvortil data skal indsættes. 4. Tast Ctrl+V(Indsæt) eller vælg Udklipsholder-ikonet/Sæt ind fra Excel øverst i værktøjslinjen. Problemer med at importere data til Uniconta: De fleste fejl skyldes, at data ikke matcher Uniconta i format eller valid værdi. For eksempel kan du ikke kopiere forkerte kontonumre ind, ej heller bogstaver i beløbsfelter eller ukendte momskoder. Du må tilbage og

3 rette, kontrollere og forsøge igen. Du har valgt det forkerte skærmbillede at kopiere til. Du har ikke oprettet en ny tom linje i skærmbilledet, hvortil data skal kopieres. Der er ikke markeret en linje, hvortil data skal kopieres. Eksporter udskrifter og data til fil Alt hvad der vises og udskrives i udskrifter og skærmbilleder i Uniconta kan eksporteres gemmes i diverse filformater. Alle rapporter og skærmbilleder kan modificeres, før de gemmes som fil. Du kan: Rykke rundt på felter Fjerne/indsætte felter Bestemme feltbredde Sortere Filtrere og søge mv., alt sammen inden du udskriver og/eller gemmer. Dermed kan du nemt og hurtigt justere indholdet og designet før eksport til fil. Eksempler Eksport af Kontoplan til fil: Åbn kontoplanen (Økonomi/Kontoplan) og klik på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen øverst i skærmbilledet. Herefter åbnes indholdet af skærmbilledet/udskriften som forhåndsvisning.

4 Dokumenter kan gemmes i forskellige filformater, der er til rådighed. Øverst til højre i Vis udskrift-vinduet er Eksporter dokument-ikonet. Klik på pilen i højre side af Eksporter dokument-ikonet for at få vist en oversigt over, de filformater, der er til rådighed.

5 Hvis du blot klikker på Eksporter dokument-ikonet (uden at åbne oversigten over formater) anvendes seneste valgte format. Hvis du f.eks. senest har anvendt XLS Fil, husker Uniconta dit valg til næste eksport. Vælg det ønskede format. Alt efter det valgte format åbnes herefter et vindue, hvor du kan angive yderligere valg, klik på OK og vælg herefter placering og filnavn. Herefter er udskriften gemt som fil med det valgte filnavn og den ønskede placering. Du kan også benytte Eksporter til Excel eller Eksporter til CSV-ikonet til at gemme data i ekstern fil. Men som du ser ovenfor, er der flere formater at vælge imellem under Udskriv. Ovenfor er vist eksport af kontoplanen til ekstern fil. Det samme kan du gøre med Debitorer, Kreditorer, Varer etc. Alle rapporter kan også eksporteres til ekstern fil. Eksempel: Revisoren ønsker en rapport over alle bogførte fysiske bilag i regnskabsåret 2016: Vælg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag. Klik på Filter-knappen i båndet for at åbne filter-funktionen. I Feltnavn åbnes oversigten over felter, vælg feltet Bogføringsdato. I Filtrer efter angives Klik på OK.

6 Herefter vises kun bilag fra 2016 i rapporten. Fjern eventuelt overflødige felter. Klik på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen, herefter åbnes rapporten i forhåndsvisning. I eksemplet her har vi fjernet overflødige felter, før vi klikkede på Udskriv. Da rapporten indeholder mange felter og flere lange felter, har vi ændret den til Landskab vha. Sideopsætning-ikonet i værktøjslinjen.

7 Den ønskes gemt i PDF-format. Klik på Eksporter dokument-ikonet og vælg PDF Fil. Udfyld evt. yderligere options og angiv derefter placering og filnavn. Hermed er rapporten eksporteret til ekstern fil: Send udskrifter og data som Alt hvad der vises i skærmbilleder og udskrives i rapporter i Uniconta kan mailes i diverse filformater. Alle rapporter og skærmbilleder kan modificeres, før de mailes. Du kan: Rykke rundt på felter Fjerne/indsætte felter Bestemme feltbredde Sortere Filtrere og søge mv., alt sammen inden du udskriver og/eller gemmer. Dermed kan du nemt og hurtigt justere indholdet og designet før eksport til fil. Du er heller ikke afhængig af faste rapportdesigns eller har brug for at få hjælp til at få oprettet en særlig rapport over et skærmbillede. Du kan nemt og hurtigt selv justere indholdet og rapporten. Udskrift af faktura, tilbud og andet der udskrives på baggrund af layout for faktura mv. kan ikke modificeres før udskrift og mail. Det kræver ændring af layout et. Udskrifter og data i skærmbilleder kan es i forskellige filformater, der er til rådighed. Øverst til højre i Vis udskriftvinduet er Send som

8 -ikonet. Klik på pilen i højre side af -ikonet for at få vist en oversigt over filformaterne, der er til rådighed. Hvis du blot klikker på -ikonet (uden at åbne oversigten over formater) anvendes seneste valgte format. Hvis du f.eks. senest har sendt som PDF-fil, husker Uniconta dit valg til næste gang. Vælg det ønskede format. Alt efter det valgte format åbnes herefter et vindue, hvor du kan angive yderligere valg, klik på OK, hvorefter der oprettes en ny i dit standard program med udskriften vedhæftet som fil. I dette eksempel vises, hvordan du er et tilbud. Tilbud oprettes under Debitor/Tilbud. Oversigten viser alle oprettede tilbud. Markér tilbuddet, du vil maile, og klik på Tilbud-knappen.

9 Vælg dato og sæt flueben i Vis tilbud og klik på Generer, herefter åbnes tilbuddet i Vis udskrift. Klik på Send som -ikonet. Klik på pilen til højre for ikonet, hvis du vil vælge et andet format end det Uniconta husker, du anvendte sidste gang.

10 I eksemplet mailes tilbuddet som PDF-fil. Udfyld eventuelt supplerende options i vinduet PDF Export Options og klik på OK. Angiv herefter et filnavn og en placering og klik på OK. Herefter oprettes automatisk en ny i dit standard program med udskriften vedhæftet som fil. Udfyld modtagers mail-adresse og eventuel supplerende tekst, inden tilbuddet mailes til modtager(e)

11 Udskriv rapporter og skærmbilleder Alle rapporter og skærmbilleder kan modificeres, før de udskrives. Du kan: Rykke rundt på felter Fjerne/indsætte felter Bestemme feltbredde Sortere Filtrere og søge mv., alt sammen inden du udskriver og/eller gemmer. Dermed kan du nemt og hurtigt justere indholdet og designet før eksport til fil. Det vil sige, at du ikke er afhængig af faste rapportdesigns eller har brug for at få hjælp til at få oprettet en særlig rapport over et skærmbillede. Du kan nemt og hurtigt selv justere indholdet og rapporten. Eksempler Udskrift af Kontoplan: Åbn kontoplanen (Økonomi/Kontoplan) og klik på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen øverst i skærmbilledet. Herefter åbnes indholdet af skærmbilledet/udskriften som forhåndsvisning.

12 I Vis udskrift skal du klikke på Udskriv-ikonet i værktøjslinjen. Herefter åbnes en oversigt over printere, der er knyttet til din computer. Vælg den ønskede printer og klik på OK for at udskrive. Sideopsætning Under ikonet Sideopsætning kan du ændre udskriftsformatet.

13 Dokumenter kan også gemmes og mailes i forskellige filformater, der er til rådighed. Øverst til højre i Vis udskrift-vinduet er Eksporter dokument-ikonet samt Send som -ikonet. Funktionerne er beskrevet i særskilte artikler. Kom i gang med Uniconta Se her, hvordan du opretter en bruger og kom i gang med din Uniconta. PDF doesn t support iframes

14 Når man har oprettet en bruger, modtager man en mail med de oprettede brugerinformationer. Mailen indeholder også et link, hvorfra man kan hente Uniconta. Hent Uniconta her: Opret et nyt regnskab Når Uniconta er installeret og startet op, får du mulighed, for at oprette et nyt regnskab. Se her, hvordan du opretter et nyt regnskab PDF doesn t support iframes

15 Importer dit regnskab fra C5 I Uniconta kan man importere sit regnskab fra C5. Før man kan importere, skal man lave en multi-export fra C5. Her kan du læse, hvordan du laver en C5: Se her, hvordan man importerer C5 til Uniconta. multi-export fra

16 Konvertering fra C5 til Uniconta

17 Benytter I Dynamics C5, e-conomic, NAV eller ectrl tilbyder vi et gratis konverteringsværktøj, der sikrer nem og sikker overførsel af data til Uniconta. Der skal foretages en multi-eksport i C5 eller e-conomics. Ved konvertering fra ectrl, kontakt venligst Uniconta support. Spring til Layout Skabeloner Konverteringsværktøjet læser data fra multi-eksportens filer og indlæser i Uniconta. Søg Læs her, hvordan du konverterer fra C5 til Uniconta. OBS.: HUSK AT DER SKAL VÆRE OPRETTET EN BRUGER I UNICONTA FOR AT EN KONVERTERING KAN FORETAGES. Dette kan gøres på her: Yderligere information Konverter fra e-conomic Konverter fra NAV Konverter fra ectrlindlæs regnskab Efter konvertering Eksporter data fra C5 Åben C5 Klik på fanebladet Generelt Åben mappen Tilpasning Åben mappen Vedligeholdelse Åben mappen Multi Gå til Eksporter database og dobbeltklik Vælg en mappe på computeren og eksporter filen dertil. Efter eksport fra C5, skal filerne der er eksporteret pakkes ud. En muliti eksport bliver samlet i en zip-fil, der består af mange filer, der hedder *.kom Læs her hvordan du indlæser dit C5 regnskab i Uniconta Arbejder du i C5 Dynamics, skal du gøre følgende: Åben C5 Dynamics Vælg Generelt/Tilpasning Vælg Vedligeholdelse i menuen Vælg Multi Vælg eksporte database Vælg en mappe på computeren og eksporter filerne dertil. Efter eksport fra C5, skal filerne der er eksporteret pakkes ud. En muliti eksport bliver samlet i en zip-fil, der består af mange filer, der hedder *.kom Læs her hvordan du indlæser dit C5 regnskab i Uniconta Genvejstaster Genvejstaster i Uniconta Esc Luk fane Lukker den aktuelle fane, dvs. det aktive skærmbillede. F2 Opret ny Opret ny konto, linje i bogføringskladden, ordre, ordrelinje, vare etc. Ctrl+F2 Quick opret Springer til hurtig oprettelses menuen Shift+F2 Kopier linje Kopiér aktuel linje. Virker i alle kladder og ordre/indkøbslinjer Shift+F3 Gem og luk Gem indhold og luk aktuelt skærmbillede Alt+F4 Afslut Afslut og luk Uniconta Ctrl+F4 Luk alle Luk alle åbne faner/skærmbilleder F5 Kopier fra felt til ovenover Kopierer indholdet af samme felt i linjen ovenover. Benyttes i kladder og ordre/indkøbslinjer Hop til hovedkartotek Gå direkte til det aktuelle felts kartotek. Eksempel: Markøren er i feltet Konto (debitor) på en ordre, og du opdager, at kunden ikke er oprettet. Tryk på F6 for at åbne debitorkartoteket og oprette kunden. F6 sparer museklik og tid, idet du ikke behøver at forlade det aktuelle skærmbillede for at gå ud i menuen og bladre dig frem til hovedkartoteket den vej F6

18 Shift+F6 Fører den valgte post-nøgle retur til linjen Fører den valgte post-nøgle retur til linjen, hvor F6-billedet var kaldt fra. Dette bruges når du har et tomt nøglefelt og hopper med F6 til hovedkartoteket. Så kan du finde den ønskede post og få værdien med retur. F7 Vis Vis fysiske bilag F8 Åben post Gå til åben postredigering i finanskladde F10 Afslut linie Afslut linjen, og hop til start af ny linje F12 Form-/Kontroloversigt Viser en oversigt med formsidenavnet, tabelnavnet og eventuelle grupper på formsiden. Shift+Pil ned Åbn drop-down liste Åbn en liste over valgmulighederne i et felt. For eksempel kontonummer. Brug evt. piltaster og Enter til at vælge den ønskede værdi. Shift+del Slet linie Sletter linien hvor markøren er placeret på Bevægelse i Grid Pilene bevæger markøren rundt i griddet uden at kladden går i rette mode. Skal der rettes i feltet holdes ctrl nede og der trykkes så enten pil til venstre eller pil til højre alt efter om cursoren skal placeres i starten eller slutningen af teksten Pil Copy Paste i Uniconta Det er nu gjort nemt og enkelt at kopiere data til og fra Uniconta via copy and paste. Det er en hurtig måde at kopiere og indsætte data uden først at skulle foretage en eksport eller import. Du kan kopiere fra og indsætte i et såkaldt grid, det vil sige et skærmbillede. Ved kopiering fra et Uniconta grid gemmes indholdet på Clipboardet og kan genbruges i f.eks. Excel, Word osv. Desuden kan det paste s til kompatible grids i Uniconta. For eksempel fra ordrelinjer-grid et til indkøbslinjer grid et, hvis du skal bestille varer ud fra en kundeordre eller omvendt. Måske du har brug for alle saldi fra kontoplanen til et nyt budget i Excel, det er nemt at kopiere hele kontoplan-grid et og indsætte det i et excel-ark. OBS.: Husk at ved brug af Copy/Paste funktionen skal kolonneoverskrifter være nøjagtig ens. Inkl. store og små bogstaver. Endvidere kan der kun kopieres fra programmer, der bruger kolonner. Det vil f.eks sige Uniconta selv samt Excel. I Unicontas øverste højre hjørne er der en knap: Kopier til udklipsholder (clipboard).

19 Knappen giver to valg: Markerede linjer og Vælg alle. Det vil sige alt eller kun markerede linjer. Markerede linjer. Linjer markeres ved at holde Ctrl-tasten nede og klikke på/markere linjer med musen. Vælg alle kopierer hele griddet, alt hvad skærmen kan vise, uanset om det er synligt eller ej. Hvis du f.eks. er i kontoplanen eller debitorkartoteket, vil Vælg alle kopiere hele kontoplanen eller hele debitorkartoteket med viste felter, selvom du ikke har scrollet gennem alle posterne og helt ned i bunden. Alt kommer med. Dog kun de viste felter. Du kan med andre ord indsætte, skjule og vise nøjagtig de felter, som du ønsker skal med i kopieringen til udklipsholderen. Knappen Kopier til udklipsholder kan anvendes i alle skærmbilleder der viser posteringer, kartoteker, ordrelinjer, bogføringskladdelinjer osv., altså i alle skærmbilleder, der viser flere poster. Den kan ikke anvendes i skærmbilleder der kun viser en record, en post, f.eks. en konto i kontoplanen via Rediger-knappen. Når du har kopieret indhold til udklipsholderen, kan du åbne Word, Excel, Notepad etc. og vælge Paste (indsæt). Det er en hurtig måde at kopiere data på uden først at skulle foretage en eksport. Selv skærmbilleder med mange poster kan kopieres til udklipsholderen, f.eks. er det afprøvet i et regnskab med poster. De blev kopieret og kom ind i Excel på under 2 sekunder. Kopier mellem skærmbilleder i Uniconta Indholdet i udklipsholderen kan også indsættes i Uniconta. Dog med visse begrænsninger. Indholdet kan kopieres ind i alle grids, hvor der kan oprette linjer. Det vil sige kassekladde, ordrelinjer, lagerkladden og andre steder, hvor der kan oprettes linjer. Det skal dog være kompatible grids. Der kan ikke paste s fra en bogføringskladde til ordrelinjer, da de ikke er kompatible. Indkøbslinjer og ordrelinjer er kompatible. Fakturalinjer og lagerposteringer er også kompatible med ordre- og indkøbslinjer. Det vil sige, du kan finde en gammel faktura, kopiere linjerne, og paste dem ind i en ny salgsordre. Her er et eksempel på, at du kan udnytte en nyoprettet ordre, eller hvilken som helst ordre, til at oprette

20 indkøbsordrelinjer via Copy & Paste. Det er praktisk vedr. varer du kun bestiller efter behov, buy on demand, og ikke er lagerførende i. Vælg og kopier alle Her er der oprettet en ny salgsordre med disse ordrelinjer: Alt skal ordres hos grossisten, da vi ikke er lagerførende. 1. Klik på ikonet Udklipsholder og Vælg alle: 2. Opret en ny indkøbsordre og åbn til indkøbslinjer. 3. Placér markøren på første indkøbslinje og tryk på CTRL+V (Paste). Herefter kopiere ordrelinjerne til indkøbsordren. Justér evt. pris og rabatprocent. Kopier kun markerede linjer Du kan nøjes med at kopiere en eller udvalgte linjer. En linje markeres ved at klikke på linjen og vælge Markerede linjer i Udklipsholder-ikonet. Flere linjer markeres ved at holde Ctrl-tasten ned og markere de ønskede linjer: Her er ordren udvidet med flere linjer, det er kun udvalgte, der skal kopieres til ny indkøbsordre.

21 Ctrl-tasten er holdt nede og der er klikket på linjern fremhævet med gult. Klik på Udklipsholder-ikonet i båndet og vælg: Markerede linjer. Herefter er det kun de markerede linjer, der kopieres til udklipsholder og kan paste s i en indkøbsordre mv. Lokal backup

22 Der bliver automatisk taget backup af dine data i Uniconta, der ligger i skyen. Men du kan Spring til gemme en lokal backup på dit eget drev sideløbende. Layout Skabeloner Søg Sådan tages en lokal backup 1. Åbn Værktøjer/Lokal backup. 2. Angiv Feltafgrænsningstegn: Det er tegnet, der adskiller data felt for felt, i filen, der udlæses og gemmes som lokal backup. Det anbefales at bruge semikolon, da komma allerede indgår i beløb. 3. Klik på Lokal backup-knappen i båndet for at starte backup en. 4. Vælg destination til backup en. Du kan vælge mellem alle destinationerne, der er knyttet til din computer: lokalt på din pc (anbefales ikke), server, ekstern disk/usb, OneDrive, Dropbox etc. 5. Angiv et fil-navn til backup en. For eksempel BackupUniconta dato. Dermed kan du administrere dine backup s pr. dato. Næste gang, du tager lokal backup, husker Uniconta, hvilket drev og stik du anvendte sidste gang. Hvis du anvender ekstern disk/usb anbefales det, at skifte mellem 2 eller flere, hvis der skulle opstå fejl på en af dem. 6. Klik på Gem/Save for at starte backup en: Backup en udlæses i en komprimeret zip-fil bestående af CSV-filer med alle firmaets data. Backup en udlæses med det aktuelle regnskabs data. Har du flere regnskaber i Uniconta, skal du køre en backup i hvert regnskab. Det anbefales i så fald, at du gemmer backup erne i forskellige mapper, én for hvert firma, så du ikke får blandet dem sammen. Ønskes fysiske bilag udlæst, så kan det gøres fra Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.

23