VURDERING AF BESTYRELSES & GOVERNANCE STRUKTUREN

Transkript

1 NORDJYSKE JERNBANER NORDJYLLANDS TRAFIKSELSKAB BESTYRELSES-& GOVERNANCE STRUKTUR VURDERING AF BESTYRELSES & GOVERNANCE STRUKTUREN

2 INDHOLD Beskrivelse af opgaven Dilemmaer Forslag til forenklet bestyrelsesstruktur Illustration af fremtidig bestyrelsesstruktur Udkast til faseopdelt arbejdsgrundlag for bestyrelsen Udkast til tids-& handlingsplan

3 OPGAVEN FORUNDERSØGELSE OG ANALYSE: - Gennemgang af fornødne og formelle dokumenter - Interview og drøftelser med de involverede parter i strukturen for NJBA samt ledelsen - Der tages afsæt i den nyligt vedtagne ejerstrategi UDARBEJDELSE AF FORSLAG: - Med baggrund i ejernes og interessenternes input, betragtninger og tanker om NJBA udarbejdes konkrete forslag til den fremadrettede bestyrelses-& governance struktur KVALIFICERING OG KONKRETISERING: - Ejerstrategien og dens intentioner måles op imod de konkrete forslag - Validering af de konkrete forslag via individuelle drøftelser med de væsentligste interessenter - Evt. justeringer/tilretning på basis af disse drøftelser Endeligt oplæg danner grundlag for implementering af bestyrelsesstrukturen, og indeholder skitse for bestyrelsens opgaver og et konkret arbejdsgrundlag for det fremadrettede bestyrelsesarbejde i NJBA. Oplægget vil endvidere kunne danne grundlag for en vurdering af de fremadrettede ressourcer, som bør være til stede i NJBA s bestyrelse.

4 STRUKTURELLE DILEMMAER Med baggrund i det eksisterende set up for den fremadrettede drift i NJBA er der visse iboende dilemmaer, så som: Aftalen er indgået mellem Transportministeriet og Region Nordjylland som dermed er de formelle ansvarlig overfor Transportministeriet Region Nordjylland yder, som trafikbestiller, 100% tilskud til driften af NJBA og kan derfor måske også føle behov for at have væsentlig indflydelse på strategien for NJBA Region Nordjylland har derfor vitale interesser for hvordan NJBA performer og har behov for indsigt heri NT ejer 89% af aktierne i NJ Holding og ønsker at udøve aktivt ejerskab, hvilket kan ske ved repræsentation i bestyrelsen NT er samtidig trafikkøber på vegne af Region Nordjylland af den togservice som NJBA leverer og har derfor vital interesse i NJBA sevne til at levere Dobbeltrollen for NT vil måske nogle gange kunne bevirke inhabilitet, hvilket der naturligvis bør ageres i henhold til

5 ARBEJDSDELINGEN Mellem RN og NT set i forhold til NJBA kan illustreres således: NJBA NT er trafikkøber og varetager helheden for kollektiv trafik & kommunikationen til kunderne RN er overordnet trafikbestiller/-betaler og varetager den politiske helhedsaftale med Transportministeriet

6 FORENKLET BESTYRELSESSTRUKTUR Den nuværende struktur med to forskellige bestyrelser er uhensigtsmæssig idet der p.t. ikke er særlige forretningsmæssige begrundelser herfor. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at de to bestyrelser bliver identiske så hurtigt som muligt. Formelt vil der skulle føres selvstændige forhandlingsprotokoller for hvert selskab, men behovet for antallet af bestyrelsesmøder i NJ Holding bør revurderes og evt. justeres i forretningsorden. De/den fremadrettede bestyrelse for NJBA koncernen kan derfor sammensættes således: 3 eksterne bestyrelsesmedlemmer, hvoraf en vælges som bestyrelsesformand 1 direktøren for NT 2 udpegede medlemmer fra Region Nordjylland 2 medarbejdervalgte Den fremadrettede sammensætning af bestyrelsen bør i videst muligt omfang ske på basis af definerede profiler under hensyn til varetagelse af NJBA soverordnede og konkrete interesser.

7 FORENKLET BESTYRELSESSTRUKTUR NUVÆRENDE STRUKTUR: EFTER GENERALFORSAMLINGEN 2017: Bestyrelsen for Nordjyske Jernbaner A/S Bestyrelsen for NJ HOLDING A/S KONCERNBESTYRELSEN for NJ HOLDING A/S for Nordjyske Jernbaner A/S Ved generalforsamlingen 2017 indvælges de respektive bestyrelsesmedlemmer således at de to bestyrelser fremover er identiske. De nuværende politisk valgte forbliver til efter valget i november 2017

8 ØNSKEDE BESTYRELSESKOMPETENCER Faglige kompetencer: - Logistik - Kundeservice/kommunikation - Servicekultur - Performancekultur - National/internationalt udsyn - Viden om jernbanedrift eller lignende - Indsigt i strategisk arbejde - Erfaring i at arbejde med interessenter og pleje heraf - Sikkerhed - Politisk tæft erfaring med at arbejde i en politisk verden - Ledelseserfaring - Bestyrelseserfaring - Bestyrelsesledelse erfaring I den efterfølgende proces med beskrivelse af kandidatprofiler skal de faglige kompetencer naturligvis suppleres med såvel sociale kompetencer som personlige drivkræfter.

9 UDKAST TIL ARBEJDSGRUNDLAG Med baggrund i overtagelse af den yderligere togdrift pr kan bestyrelsens arbejdsgrundlag med fordel opdeles i faser: Fase 1: Tiden frem til overtagelsen pr (Forberedelsesfasen) Fase 2: Tiden fra og de første 6 mdr. (Opstarts- og overtagelsesfasen) Fase 3: Tiden fra marts 2018 til august 2020 (Normaldriftsfasen)

10 UDKAST TIL ARBEJDSGRUNDLAG Fase 1 Forberedelsesfasen: Det overordnede formål med denne fase er at bestyrelsen yder den bedste sparring og opbakning til direktionens og organisationens forberedende arbejde til august 2017, samt: Konkrete handlingspunkter: Får skitseret de fremadrettede behov for ressourcer i bestyrelsen inden foråret 2017 (generalforsamling) Får defineret profiler for kommende bestyrelseskandidater Får afdækket af de nuværende ressourcer og kompetencer i bestyrelsen Evt. får tilrettelagt en proces for rekruttering af nye eksterne bestyrelsesmedlemmer Bestyrelseslederen sikrer intentionerne i NT s ejerstrategi efterleves, herunder især den kvartalsvise/halvårlige rapportering/fremlæggelsetilnt s bestyrelsesamtrn (Infrastrukturudvalg). I opstarts- og overtagelsesfasen erder behov for et nuanceret rapporteringssystem, hvilket koordineres nærmere med NT & RN Får udarbejdet interessentanalyse og konkretiseret oplæg til interessentpleje Evt. tilretning af bestyrelsens forretningsorden i.f.t. ejerstrategien Får udarbejdet en introduktionsplan for nye bestyrelsesmedlemmer såvel eksterne som medlemmer fra RN Ledelsesopgaver: At sikre etablering af en værdiskabende arbejdsdeling mellem direktion og bestyrelse Får konkretiseret samarbejdet og ledelse af direktion (spilleregler herfor) Kontinuerlig sparring med direktionen om udvikling af ledelsen, organisationen og de fremadrettede behov frem august 2017 Har kontinuerlig øje for risikovurdering taktisk og operationelt Bestyrelseslederen får etableret en arbejdsdeling i bestyrelsen som sikrer aktivering og anvendelse af ressourcerne Enighed om målepunkter for bestyrelsens værdiskabelse i tæt samarbejde med direktionen Samtidig at der udføres basis bestyrelsesarbejde med kontrol og opfølgning på de fastlagte mål

11 UDKAST TIL ARBEJDSGRUNDLAG Fase 2 Opstarts- og overtagelsesfasen: Det overordnede formål med denne fase er at bestyrelsen yder den bedste sparring til direktionens arbejde med igangsætning og den nye driftsopgave, samt: Konkrete handlingspunkter: At bestyrelseslederen får planlagt og gennemført introduktionsplanen for evt. nye bestyrelsesmedlemmer (efter regionsvalget i November 2017) At bestyrelsen eksekverer den lagte plan for interessentpleje i tæt samarbejde med direktionen At bestyrelsen får etableret grundlag for håndtering af presse og øvrig kommunikation At bestyrelseslederen sikrer intentionerne i NT s ejerstrategi efterleves, herunder især en månedlig rapportering/fremlæggelse til NT s bestyrelse samt RN (Infrastrukturudvalg) i første 6 mdr. Herefter kvt./halvårligt Monitorer og nøje overvåger de forskellige performance niveauer og fastlagte mål (regularitet, rettidighed, kundetilfredshed) Ledelsesopgaver: Kontinuerligsparring med direktionenom evt. ledelsesudfordringer, organisationensudviklingog performance i opstarts og overtagelsesfasen Høj grad af bevidsthed om hvordan bestyrelsen bedst kan støtte direktionen? Har kontinuerlig øje for risikovurdering taktisk og operationelt Kontinuerligt vurderer og prioriterer bestyrelsens opgaver At bestyrelseslederen får etableret en arbejdsdeling i bestyrelsen som sikrer aktivering og anvendelse af ressourcerne hos det samlede bestyrelsesteam Enighed om målepunkter for bestyrelsens værdiskabelse i tæt samarbejde med direktionen Samtidig at der udføres basis bestyrelsesarbejde med kontrol og opfølgning på de fastlagte mål

12 UDKAST TIL ARBEJDSGRUNDLAG Fase 3 Normaldriftsfasen: Det overordnede formål med denne fase er at bestyrelsen sikrer fokus på eksekvering og får tilvejebragt grundlag for vurdering af samarbejdsaftalen og de fremadrettede perspektiver, samt: Konkrete handlingspunkter: Vurderer på successionsopgaver i ledelsen/organisationen i samarbejde med direktionen Tilrettelægger årlig værdiskabende direktionsvurdering og performancemåling Tilrettelægger strategiproces for tilvejebringelse af det fremadrettede grundlag for NJBA samt udarbejdelse af oplæg til NT samt RN til vurdering og beslutning (forlængelse/udvidelse/afbrydelse) Sparring med direktionenom udviklingaforganisationenog de fremadrettedeledelsesmæssige behovi normaldrift At bestyrelseslederen efterlever ejerstrategien med rapportering/fremlæggelse for NT s bestyrelse samt RN (Infrastrukturudvalg) Ledelsesopgaver: Udøver værdiskabende direktionsledelse Kontinuerligt vurderer og prioriterer bestyrelsens opgaver Sikrer godt samarbejde mellem direktion og bestyrelse At bestyrelseslederen gennemfører en arbejdsdeling i bestyrelsen som sikrer aktivering og anvendelse af ressourcerne hos det enkelte bestyrelsesmedlem Årligmåling og vurdering af såvel det enkelte bestyrelsesmedlem som den samlede bestyrelses arbejde og værdiskabelse Samtidig at der udføres basis bestyrelsesarbejde med kontrol og opfølgning på de fastlagte mål

13 UDKAST TIL TIDS-/HANDLINGSPLAN UDARBEJDELSE AF UDKAST TIL BESTYRELSESPROFIL : - Godkendelse af profilerne (de eksterne) sammenholdt med udkast til arbejdsgrundlag UDARBEJDELSE & FORBEREDELSE AF REKRUTTERING : - De nuværende ressourcer og kompetencer afdækkes i bestyrelsen - Med baggrund i evt. justeringer af profilerne udarbejdes en detaljeret plan for fremskaffelse af potentielle og relevante kandidater - Bruttolisten drøftes med NT/RN på baggrund af kandidaturer og indstilling. Der sker herefter en prioritering af emnerne. - Evt. nedsættelse af nomineringsudvalg GENNEMFØRELSE AF INTERVIEWS : - De prioriterede kandidater inviteres til interview - Evt. deltager nomineringsudvalget/eller andre repræsentanter fra ejerne i samtalerne - De bedst kvalificerede kandidater udvælges - Der udarbejdes skriftlige kontrakter med de kommende eksterne bestyrelsesmedlemmer - På den efterfølgende generalforsamling vælges de fremtidige eksterne bestyrelseskandidater mens de politisk udpegede bestyrelsesmedlemmer forbliver uændret frem til efter regionsvalget 2017 GENERALFORSAMLINGEN BEGGE SELSKABER : - Ved generalforsamling indvælges de fremtidige eksterne bestyrelseskandidater i begge selskaber - Samtidig indvælges de politisk udpegede bestyrelsesmedlemmer i Nordjyske Jernbaner A/S og forbliver bestyrelsesmedlemmer frem til efter regionsvalget RN er således inden valget fuldt ud orienteret NJBA sarbejdsgrundlag samt kompetenceprofiler til evt. brug ved konstitueringen Bestyrelserne arbejder efter det vedtagne arbejdsgrundlag, som gælder for begge selskaber.