Udbud på levering af biler 2017 EU-UDBUD. Udbudsbetingelser vedr. levering af biler med serviceaftaler til Vesthimmerlands Kommune.

Transkript

1 EU-UDBUD Udbudsbetingelser vedr. levering af biler med serviceaftaler til Vesthimmerlands Kommune Side 1 af 11

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbyder Tidsplan - forventet Spørgsmål Informationsmøde Den 11. januar 2018 kl afholdes informationsmøde vedr. dette udbud. Mødet holdes på: Spørgsmål og svar Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Konsortier Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Tilbud Flere tilbud Alternative tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Tildelingskriterium og underkriterier Udbyder udvælger blandt de konditionsmæssige tilbud og på baggrund af de afgivne priser de biler, der skal leveres til afprøvning. Kun tilbud, hvor prisen og CO 2 udledningen i forhold til de øvrige tilbuds priser og CO 2 udledning, vurderes at kunne danne grundlag for tildeling af kontrakten, vil blive indkaldt til afprøvning Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Side 2 af 11

3 1. Indledning Udbuddet omfatter: 28 biler til Hjemmeplejen til levering snarest 2 biler til Socialafdelingen til levering snarest 1 bil til Borgerservice til levering snarest 4 biler til Socialafdelingen til levering senest 31. december 2018 option på yderligere 10 biler til levering senest 31. december årige serviceaftaler på alle ovenstående biler option på forlængelse af serviceaftalerne i op til 2 x 12 mdr. Betingelserne for udnyttelse af optionerne er beskrevet i Bilag 4 Kontraktudkast. For nærmere beskrivelse af de udbudte biler og serviceaftaler henvises til Bilag 2 Kravspecifikationen samt Bilag 4 Kontraktudkast. Vesthimmerlands Kommune køber bilerne kontant. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudslovens 56 (Lov nr af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, og opfylder eventuelle minimumskrav jf. punkt , kan afgive tilbud. Bilerne og serviceaftalerne udbydes som én samlet kontrakt, idet det er udbyders erfaring og vurdering, at opgaven samlet set kan løses af SMV (små og mellemstore virksomheder). Kontrakt indgås på baggrund af Bilag 4 Kontraktudkast og med udbuds- og tilbudsmateriale som bilag. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbetingelser ESPD - Fælles Europæisk Udbudsdokument (dokumentet skal gemmes på egen pc ved at højreklikke på det og vælge Gem som ) Bilag 1 Konsortieerklæring Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste Bilag 4 Kontraktudkast Bilag 5 Afprøvning Bilag 6 Forbeholdsliste Bilag 7 Bilernes stand ved tilbagekøb Udbudsmaterialet er offentliggjort på Udbyder har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere oplysning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelses vejledning: Det elektroniske ESPD Sådan virker den. Vejledningen kan findes på følgende hjemmeside Side 3 af 11

4 Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer i udbudsbetingelser og kravspecifikation. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet på hjemmesiden i form af offentliggørelse af spørgsmål og svar jf. punkt Udbyder Udbyder er: Vesthimmerlands Kommune Indkøbsenheden Kontaktperson: udbudskonsulent Lisbeth Dencker Lde@vesthimmerland.dk Rådhuset 9600 Aars 3. Tidsplan - forventet Bekendtgørelse til EU 11/ Frist for fremsendelse af spørgsmål til 4/ informationsmøde Frist for tilmelding til informationsmøde 4/ Informationsmøde 11/ Sidste frist for spørgsmål til udbudsmaterialet 16/ kl Udsendelse af svar på spørgsmål - senest 18/ kl Tilbudsfrist 25/ kl Tilbudsevaluering 26/1-9/ Meddelelse til tilbudsgivere om afprøvning 9/ Levering af biler til afprøvning 27/ Afprøvning og endelig tilbudsevaluering 27/2 6/ Indhentelse af dokumentation for ESPD 6/3 27/ (Serviceattest mv.) Offentliggørelse af resultatet af evalueringen 27/ Derefter afholdes 10 dages standstill-periode Kontraktindgåelse 9/ Leveringstidspunkt for 31 biler Juni 2018 Leveringstidspunkt for 4 biler December Spørgsmål 4.1. Informationsmøde Den 11. januar 2018 kl afholdes informationsmøde vedr. dette udbud. Mødet holdes på: Aars Rådhus Vestre Boulevard 7, Byrådssalen, indgang via hovedindgangen 9600 Aars Side 4 af 11

5 Formålet med mødet er at orientere om udbuddets omfang samt at give tilbudsgiverne mulighed for at stille spørgsmål eller få afklaret punkter i udbudsmaterialet. Desuden vil udfyldelse af Bilaget ESPD blive gennemgået. Spørgsmål, der ønskes besvaret på mødet, skal indsendes pr. til Lisbeth Dencker Lde@vesthimmerland.dk mærket i emnefeltet med Informationsmøde Hjemmeplejebiler senest den 4. januar Af hensyn til det praktiske skal der ske tilmelding til mødet til Lisbeth Dencker senest den 4. januar Udbyder forbeholder sig ret til at reducere i antallet af deltagere pr. tilbudsgiver af hensyn til evt. pladsmangel. Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt Spørgsmål og svar Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre udbyder opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til Udbudskonsulent Lisbeth Dencker på Lde@vesthimmerland.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Udbyder vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via 5. Udelukkelse og egnethed Tilbudsgiver skal vedlægge et udskrevet, udfyldt og underskrevet ESPD til sit tilbud. ESPD en skal, ud over oplysningerne i Del II, indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 5.1 til 5.2. Oplysningerne danner grundlag for udbyders vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave. 5.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens 135, stk. 1 til 3 udfyldelse af ESPD-dokumentet Del III punkt A og B. Tilbudsgiver skal endvidere bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens 136 samt følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 137 udfyldelse af ESPD-dokumentet DEL III punkt C. Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller Side 5 af 11

6 arbejdsretlige område, jf. udbudslovens 137, stk. 1 nr. 1 Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2 Tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv kan påvises at have begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 3 Tilbudsgiveren har indgået en aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 4 Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, og misligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 5 Tilbudsgiveren påviseligt og uretmæssigt har forsøgt at påvirke udbyder beslutningsproces, har fået fortrolige oplysninger, der kan give tilbudsgiver uretmæssige fordele eller groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 6 eller 5.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i mindst 2 af de seneste 3 regnskabsår Tilbudsgiver skal have en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPD dokumentet DEL IV punkt B. 5.3 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 5.1 til 5.2 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet Konsortieerklæring (Bilag 1), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til udbyder. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med udbyder. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 5.2) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. 5.4 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 5.1 til 5.2 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 5.2) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Side 6 af 11

7 6. Tilbud 6.1 Flere tilbud Tilbudsgiver kan afgive op til 2 tilbud på forskellige bilmodeller. Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive 2 tilbud skal Bilag 3 Tilbudsliste udfyldes i både kolonne C og D. Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt. 6.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 7. Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier: Pris vægter 40% De priser, som tilbudsgiver har angivet i Bilag 3 Tilbudsliste lægges til grund for vurderingen. Der vurderes på totaløkonomien i 4 år for 35 biler med følgende parametre: Anskaffelsespris ekskl. moms Brændstofforbrug i 4 år med et kilometertal på km. årligt dagsprisen på brændstof pr. datoen for sidste frist for afgivelse af tilbud lægges til grund for beregningen Grøn ejerafgift i 4 år Pris for servicekontrakter i 4 år Modregning af tilbagekøbspris for bilerne efter 4 år Ergonomi og funktionalitet vægter 45% Ved bedømmelse af ergonomi og funktionalitet lægges der vægt på en afprøvning af de tilbudte biler jf. Bilag 2 Kravspecifikation kolonne C og D. Se endvidere Bilag 5 Afprøvning - procedure CO 2 vægter 15% Ved bedømmelse af CO 2 vil der blive lagt vægt på bilens udledning af CO Afgivelse af tilbud 8.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres i 2 eksemplarer 1 skriftligt eksemplar samt 1 eksemplar på USB. Hvis der er uoverensstemmelse med de 2 eksemplarer har det skriftelig eksemplar forrang. Tilbud fremsendt på accepteres ikke. Tilbuddet sendes til Vesthimmerlands Kommune Att.: Udbudskonsulent Lisbeth Dencker Vestre Boulevard 7 Side 7 af 11

8 Postboks Aars i henhold til den i tidsplanen angivne tilbudsfrist. Tilbud skal mærkes Tilbud på hjemmeplejebiler må kun åbnes af Indkøbsenheden. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen vil tilbuddet ikke blive åbnet. Tilbudsgiver vil blive informeret om, at tilbuddet ikke er nået rettidigt frem. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbuddene. 8.2 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 9. Tilbuddets indhold 9.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 5.4, samt eventuel erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. pkt. 5.3 (Bilag 1 Konsortieerklæring) Udfyldt Bilag 3 Tilbudsliste Evt. udfyldt bilag 6 Forbeholdsliste Dokument med generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, kontaktperson, ejerforhold ol. Brochurer og lign. må gerne medsendes, men indgår ikke i tilbudsevalueringen. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er udbyder berettiget til at afvise tilbuddet. Udbyder er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger. 9.2 Sprog Tilbuddet samt bilag skal være på dansk. 9.3 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er udbyders ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 9.4 Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at udbyder er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 8 af 11

9 Udbyder er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Eventuelle forbehold skal beskrives i en særlig forbeholdsliste - Bilag 6 skal anvendes. Udbyder tager forbehold for eventuelle ændringer i love, bekendtgørelser og andre myndighedsbeslutninger, som kan ændre vilkårene for udbuddet og kontrakten. Udbyder forbeholder sig med salig grund ret til at annullere udbuddet jf. Udbudslovens 171. Ved en evt. annullation ydes ingen erstatning for udgifter i forbindelse med afgivelse af tilbud. Udbyder forbeholder sig ret til efter 4 år at beholde bilerne. 10. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb evalueres de indkomne tilbud således: 10.1 Udelukkelse og egnethed Tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes om tilbuddet indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet m.v. jf. Udbudslovens 159 stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af punkt 9.4. Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles kontrakten Tildelingskriterium og underkriterier Udbyder udvælger blandt de konditionsmæssige tilbud og på baggrund af de afgivne priser de biler, der skal leveres til afprøvning. Kun tilbud, hvor prisen og CO 2 udledningen i forhold til de øvrige tilbuds priser og CO 2 udledning, vurderes at kunne danne grundlag for tildeling af kontrakten, vil blive indkaldt til afprøvning. Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterier, jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakten. Ved vurdering af tilbuddene anvender udbyder følgende evalueringsmodel: Underkriteriet Pris vægter 40% Primær evalueringsmodel på underkriteriet pris Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0-5, hvor 5 tildeles laveste tilbudspris. Prisen vil blive omregnet til point, hvor laveste pris får 5 point og laveste pris plus 50% får 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter. Point vil blive afrundet til to decimaler. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med 40%. Sekundær evalueringsmodel på underkriteriet pris Side 9 af 11

10 Hvis der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 50% højere end prisen i tilbuddet med laveste pris anvendes i stedet følgende model i evalueringen: Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0-5, hvor 5 tildeles laveste tilbudspris og højeste tilbudspris tildeles 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter. Point vil blive afrundet til to decimaler. De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive gange med 40%. Underkriteriet Ergonomi og funktionalitet vægter 45% Kriteriet vurderes ud fra en brugertest hvor udvalgte personer fra hjemmeplejen foretager en vurdering af bilerne i henhold til Bilag 2 Kravspecifikation kolonne C og D. Vurderingen foretages efter bedste skøn, og den enkelte bils score er et gennemsnit af brugergruppens vurderinger. De enkelte vurderingspunkter vægter lige. Tilbuddene tildeles herefter point på en skala fra 0-5 med følgende pejlemærker: 5 point Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 point Gives for tilbud med en meget tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 3 point Gives for tilbud med tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 point Gives for tilbud med under middel opfyldelse af underkriteriet 1 point Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 0 point Gives for tilbud med dårlig opfyldelse af underkriteriet men som stadig er konditionsmæssigt Point vil blive afrundet til to decimaler. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med 45%. Underkriteriet CO 2 vægter 15% Primær evalueringsmodel på underkriteriet CO 2 Ud fra bilens CO 2 udledning tildeles point på en skala fra 0-5. Laveste CO 2 udledning i gram pr. kilometer tildeles 5 point. Laveste CO 2 udledning plus 40% får 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter. Point vil blive afrundet til to decimaler. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive gange med 15%. Sekundær evalueringsmodel på underkriteriet CO 2 Hvis der er større spredning i CO 2 udledningen i de modtagne tilbud end spændet i den primære model ovenfor tillader dvs. hvis CO 2 udledningen i tilbuddet med den højeste udledning er mere end 40% højere end udledningen i tilbuddet med laveste udledning anvendes i stedet følgende model i evalueringen: Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0-5, hvor 5 tildeles laveste CO 2 udledning og 0 tildeles højeste CO 2 udledning. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter. Point vil blive afrundet til to decimaler. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive gange med 15% Dokumentation Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge udbyder har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. Udbudsloven 159, stk. 2. Side 10 af 11

11 Dokumentationen sker i form af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Vejledning vedr. attesten findes her Dokumentationen må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen. 11. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Udbudslovens 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. 12. Aktindsigt Udbyder er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (Lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at udbyder kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes Udbyder om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden udbyder træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 11 af 11