Se mere på Eksempler på kurser i Åbent værksted. Videre med IT. IT på brugerniveau. Tekstbehandling. Kom i gang med brug af it

Transkript

1 Eksempler på kurser i Åbent værksted IT på brugerniveau Kom i gang med brug af it Vi afklarer hvad du kan (IKV) Brug af pc på arbejdspladsen 3 dage Tekstbehandling med 10 fingre Tastaturbetjening til indskrivning af tekst 3 dage Indskrivning og formatering af mindre tekster 3 dage Grafiske virkemidler til layout i tekst 2 dage Styresystem, Windows XP Jobrelateret brug af styresystem på pc 2 dage Tekstbehandling Indskrivning og formatering af mindre tekster 3 dage Grafiske virkemidler til layout i tekst 2 dage Fletning af dokumenter til masseproduktion 1 dag Standardisering af virksomhedens tekster 1 dag Regneark Anvendelse af regneark til talbehandling 3 dage Præsentation af tal i regneark 1 dag Database Databasevedligeholdelse til jobbrug 1,5 dag Oprettelse af database til jobbrug 2 dage Internet og e-post Effektiv internetsøgning på jobbet 2 dage Online kommunikation til jobbrug 2 dage Effektiv anvendelse af og kalendersystem 1 dag Videre med IT Tekstbehandling Effektive individuelle brugerfalder - 1 dag Udarbejdelse og bearbejdning af store tekster - 1 dag Dynamiske beregninger og diagrammer i etb 1 dag Samarbejde om dokumenter 1 dag Regneark Design og automatisering af regneark 2 dage Store datamængder i regneark 1 dag Anvendelse af pivot-tabeller 1 dag Database Oprette brugerflade og udskrifter i database 2 dage Grafiske programmer DtP i virksomheden - Publisher 3 dage DtP i virksomheden - InDesign 3 dage Billedredigering i medarbejderens jobfunktion 2 dage Tekstbehandling, regneark m.m Integration af administrative systemer 3 dage Håndtering af data i virksomheden 2 dage Web - konstruktion af hjemmesider Kodebaseret produktion til digital kommunikation 2 dage Anvendelse af principper og værktøjer til webopgaver -3 dage Præsentation Anvendelse af præsentationsprogrammer 2 dage Se mere på

2 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Side 2 erfa

3 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Indholdsfortegnelse 1 Formålsbeskrivelse Deltagerinformation Brugertilpasning PowerPoint PowerPoint vinduet Visninger Hjælp Lav en transparent Hvordan får jeg begyndt på arbejdet? Vælg et layout Pladsholdere Fremhævelse af tekst Punktopstilling Ændring af baggrundsfarve Næste dias/side i præsentationen Gem (arkivér)din præsentation Luk præsentationen Opgaver til Lav en transparent Lav om på din transparent Hent (åbn) gemt præsentation Tekst i PowerPoint Ændre skriftens farve Ændre baggrund Indsætte billeder Billede Multimedieklip Andre billeder Tilpas billede Ændre størrelse Placér billedet Gem oveni eller ved siden af? Opgaver til Lav om på din transparent Yderligere tilpasning erfa Side 3

4 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 8.1 Ændre på afsnit Justering Indryk Farver, kanter og skygge Punktopstilling og ændring af punkttegn Sidehoved og sidefod WordArt Opgaver til Yderligere tilpasning Lav dine egne tegninger Tegn selv Ændre farve på tegninger og figurer Bearbejd dine tegninger og figurer Flytning i lag Roter figurer Gruppér figurer Ændre på et billede Opgaver til Lav dine egne tegninger Oplæg til foredrag Noter til dias Udskriv noter Udskriv dias som transparent Udskriv dias Udskriv uddelingskopier Sidehoved og sidefod på noter og uddelingskopier Opgaver til Oplæg til foredrag Lav et flot diasshow Overgange Flytte et dias Animationer Brugerdefineret animation Diasshow Selvkørende dias Tidsindstilling Side 4 erfa

5 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 11.6 Nogle få råd om design Layout Farver Teksten Antal punkter Skrifter Forenkling Handouts Video, animation mv Nogle få råd til den praktiske fremvisning Opgave til Lav et flot diasshow Præsenter en virksomhed Master Typer af masters Hvordan ser masteren ud? Sidefod i masteren Kan et dias være forskellig fra master? Opret en tabel Diagrammer Opret et diagram Organisationsdiagram Opgaver til Præsenter en virksomhed Afsluttende case erfa Side 5

7 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 1 Formålsbeskrivelse Formålet med Anvendelse af præsentationsprogrammer er, at deltageren efter uddannelsen kan fremstille grafisk præsentationsmateriale kan anvende værktøjets layoutprincipper på et grundlæggende niveau kan tilrettelægge præsentationen på en hensigtsmæssig måde i forhold til formålet og virksomhedens behov. Følgende emner vil blive behandlet i dette materiale: Dias Standardiseringer Diasshow Ledsagemateriale Tegn Afsnit Figurer Øvrige objekter Diasdesign Masters Overgange Animeringer Praktiske anvisninger Uddelingskopier Noter Disposition Uddannelsen er meritgivende i forhold til grundfag, jf. Undervisningsministeriets bekendtgørelser om kontoruddannelse med specialer, detailhandelsuddannelse med specialer og engroshandelsuddannelse med specialer. Forinden kurset Anvendelse af præsentationsprogrammer har deltageren været på Indskrivning og formatering af mindre tekster i Word eller har tilsvarende kvalifikationer. erfa Side 7

9 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 2 Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. På hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave til kapitlet BREV: Brev til leverandør" Du skal selv indskrive brevet. Arbejd med følgende: skriftstørrelse, skrifttype, juster (højrestil og centrer), kode for dato, gem. Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælpe-funktion lærer selv at dele en opgave op i mindre dele er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem erfa Side 9

10 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler - på denne måde: Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge fanen (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, dialogbokse mv. er angivet med kursiv skrift, fx Vælg Office-knappen, Udskriv. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det fx angivet sådan: Tryk på Ctrl + F. Det betyder, at du trykker Ctrl-tasten ned, samtidig med at du trykker på F-tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper mv., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede Hjælpe-funktion flittigt, hvis der er ting du er i tvivl om. 2.1 Brugertilpasning Når du første gang åbner dit præsentationsprogram, vil du møde enten programmets standardopsætning eller den opsætning, der er gældende på din arbejdsplads. Såfremt den pc du sidder ved bruger programmets standardopsætning, vil vi anbefale dig at ændre nogle enkelte faciliteter. I de nyere PowerPoint versioner er der indlagt flere og flere automatiske funktioner, som på sin vis kan være meget fornuftige. I en læringssituation har de imidlertid vist sig uhensigtsmæssige, idet det ikke altid står klart for den enkelte bruger, hvorfor nogle at de automatiske ting sker. Tjek først lige med din lærer om disse ting er slået fra på din pc. Ellers skal du ændre følgende: Autokorrektur Første bogstav i sætning med stort Automatisk opstilling med punkttegn Office-knappen PowerPoint-indstillinger Korrektur - Indstillinger for Autokorrektur Fanebladet Autokorrektur Fjern afmærkning ved Første bogstav i sætninger med stort Office-knappen PowerPoint-indstillinger Korrektur Indstillinger for Autokorrektur Fanebladet Autoformat under skrivning Fjern afmærkninger ved Automatiske opstillinger med punkttegn og tal. Side 10 erfa

11 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Når du ændrer på opsætningerne, vil disse gælde fremover på dit personlige område. Du kan dels ændre på selve skærmbilledet og dels på indstillinger, der har betydning for anvendelsen af programmet. 3 PowerPoint PowerPoint er et program til at udarbejde alle former for præsentationer. Programmet har så mange muligheder, at du kan lave meget forskellige præsentationer alt efter temperament, smag og opgavens art. Du kan lave præsentationer for virksomheder, foreninger og klubber, ligesom du kan bruge præsentationerne til taler, eksamensoplæg og alternative elektroniske ansøgninger samt som reklame for produkter, forretninger mv. Det er kun fantasien, der sætter grænser. En præsentation kan være kedelig, intetsigende og langtrukken, eller den kan være spændende, inspirerende og underholdende. Forskellen ligger i forarbejdet, i udvælgelsen og bearbejdningen af informationer, udtryk og layout. Det er klart, at en præsentation skal understrege det emne, den virksomhed eller det produkt, den omhandler. Der skal altså være sammenhæng imellem emnet for præsentationen, det valgte layout og det forum, hvori præsentationen skal foregå. En præsentation kaldes også en diasserie, fordi den består af et antal dias (sider). Disse dias sættes i en rækkefølge og fremvises så enten på en pc-skærm, på en storskærm eller et lærred ved hjælp af en lyskanon. Yderligere kan præsentationen udskrives på transparenter til en overhead-projektor, eller den kan udskrives på papir til uddeling til fx mødedeltagere. Hvis du har svært ved at forestille dig, hvordan det virker, kan du prøve at tænke på ferielysbilleder, som sættes i en fremviser i en bestemt rækkefølge og vises på en skærm. Du skal nu til at prøve kræfter med PowerPoint erfa Side 11

13 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 4 PowerPoint vinduet Vinduet er bygget op, ligesom du måske kender det fra andre programmer: Foroven en titellinje, som fortæller hvilket program du arbejder i. Dernæst en række med Faner. For hver fane ses en række grupper med ikoner værktøjer og/eller Gallerier. I hver gruppe får du mulighed for at vælge Vis dialogboks-knappen. Nederst i vinduet ses Statuslinjen med informationer. Office-knappen Faner Grupper Gallerier Vis dialogboks-knappen Hurtig adgang værktøjslinje Når du starter programmet, har du følgende muligheder: du kan starte en præsentation med en hvid baggrund en tom præsentation du kan vælge et foruddefineret design du kan vælge din virksomheds skabelon (eller en skabelon, du selv har lavet). Hvis du vælger en Tom præsentation, ser din skærm sådan ud. erfa Side 13

14 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Du indskriver herefter tekster, sætter billeder ind osv. Hvis du ønsker det, kan du senere sætte fx farve på baggrunden, ændre skrifttypen og/eller farven. Du kan også ønske at bevare den hvide baggrund med den sorte tekst. Det kan være en god idé, hvis resultatet skal bruges i forbindelse med en præsentation på en overhead. Hvis du ønsker at benytte dig af en af de foruddefinerede designs, skal du aktivere fanen Design. Hvis du vælger et sådant design, får du fx baggrundsfarve, skrifttyper og farve forærende. Et eksempel på et foruddefineret design kan se sådan ud: Måske har din virksomhed en skabelon til PowerPoint. Hvis det er tilfældet, vil det være det mest naturlige, at du anvender den. Måske har du et ønske om at have din egen skabelon til PowerPoint. Sådan en skabelon, som du kan bruge igen og igen, kan du selv lave. En virksomheds skabelon kunne se sådan ud: Senere i materialet beskrives, hvordan du bruger disse valgmuligheder. Side 14 erfa

15 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 4.1 Visninger Du kan vælge forskellige måder at se programvinduet på. Efterhånden som du arbejder med PowerPoint, vil du finde ud af, hvornår de forskellige visninger skal bruges eller er mest hensigtsmæssige, men her er en kort gennemgang af dem. Visningerne kan vælges enten via fanen Vis eller via knapperne nederst til højre i programvinduet: Lad musens pil hvile på en af knapperne, og en label vil vise dig, hvilken visning der hører til knappen. Normal visning Når du starter en ny præsentation, er der automatisk valgt Tom præsentation, temaet Kontor og layoutet Titeldias. Se eventuelt eksemplet side: 13 Faneblade Minidias Noter Dias Vinduet er delt op i flere områder Ved at trække med musen på de blå kanter på vinduerne, kan du ændre på områdernes størrelse Minidias Her vises en oversigt over dias. Du kan vælge det andet faneblad og nu vises antal af dias i serien og tekstindholdet i de enkelte dias. Når du ændrer i teksten her, ændres det på de tilhørende dias. erfa Side 15

16 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Dias Dette er selve diasset, altså hele siden. Det er arbejdsområdet, når det gælder opsætning af tekst, billeder og layout for præsentationen. Note Her kan du skrive de noter, der enten skal bruges som oplæg ved visning af præsentationen, som kopier til uddeling til tilhørerne, eller som skal fungere som dokumentation for udarbejdelsen af din præsentation. Disse noter kan udskrives sammenhængende med det dias, de hører til; mere om det senere. Diassorteringsvisning på statuslinjen - her ser du alle dias på én gang i en oversigtsvisning. Denne visning er vigtig, når du senere skal bestemme den endelige rækkefølge af diasserien, og når du skal færdiggøre serien med overgange og tidsindstilling. Du kan også vælge fanen Vis gruppen Præsentationsvisninger. Diasshow på statuslinjen - denne visning vælger du, når du skal se, hvordan din præsentation tager sig ud, når den afvikles. Det er også her du kontrollerer tidsindstillingen for diasserien. Du kan også vælge fanen Vis gruppen Præsentationsvisninger. Noter Her kan du se dias med tilhørende noter. Visningen vælges på fanen Vis gruppen Præsentationsvisninger. Side 16 erfa

17 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 5 Hjælp Den grundlæggende hjælpefunktion finder du ved at trykke på F1. Desuden findes der forskellige hjælpefunktioner/oplysninger ved fx at lægge musen på et ikon/værktøj eller Vis dialogboks-knapper. Endelig vil der flere steder i oplysningsboksene være mulighed for at trykke F1, når boksen er synlig. Dette vil sende dig til hjælpefunktionen til netop det sted, hvor du får oplysninger om den aktuelle funktion. Uanset hvilken måde du søger hjælp på, er det vigtigt ikke at give op eller tro, at hjælpen ikke findes. Du skal prøve flere forskellige indgangsvinkler og flere forskellige søgeord eller emner. Tænk på, at den måde du synes, det er logisk at spørge på, måske ikke er helt den samme, som de der udarbejdede hjælpen. Hvis du er koblet op til internettet, er der her adgang til vejledning, små kurser, tips og ekstra ressourcer til brug i PowerPoint. Hjælp erfa Side 17

19 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 6 Lav en transparent En præsentation kan fx være en transparent. I eksemplet herunder er der udarbejdet to transparenter for en blomsterforretning, der skal have lavet et udkast til en reklameserie. Et rigtigt udkast vil naturligvis være med farver og derfor meget mere indbydende at se på. Udkastet består af 2 dias (sider). Fremgangsmåden bliver beskrevet senere i kapitlet. EKSEMPEL Hvirring Blomster - din lokale blomsterforretning Dias 1 (side 1) Buketter Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Dias 2 (side 2) 6.1 Hvordan får jeg begyndt på arbejdet? Normal vil PowerPoint starte med at tilbyde dig en Tom præsentation. Hvis det ikke er tilfældet, kan du vælge fanen Startside gruppen Dias - Nyt dias. erfa Side 19

20 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 6.2 Vælg et layout Normal vil det første dias i en præsentation være af typen: Titellayout. Det er det layout, du ser på det første dias. Det er forud defineret til at passe som en slags forside for præsentationen. Gør som der står i feltet (feltet kaldes i PowerPoint en pladsholder): Klik og skriv din overskrift. Som standard er skriftstørrelsen valgt til at passe til en hoved-overskrift. Klik eventuelt i pladsholderen nedenunder, hvis du ønsker en under-overskrift. Når du har udfyldt det første dias, skal du indsætte næste dias. Hvordan layoutet skal være her vil naturligvis være afhængig af, hvad du ønsker. Når du indsætter det næste dias, vil du få hjælp af PowerPoint. PowerPoint tilbyder dig en række forud definerede layouts. Du vælger fanen Startside gruppen Dias. Herefter får du mulighed for at vælge et grundlæggende layout inden for temaet: Kontor (standard). Hvis du fx ønsker en punktopstilling, vælger du layoutet: Titel og indholdsobjekt. For at få punktopstillingen frem skal du blot klikke i det stiplede område og indskrive teksten, så bliver den automatisk punktopstillet. Ønsker du at indsætte fx et billede, vælger du et layout, hvor du får mulighed for at dobbeltklikke på ikonet for billede. Du kan også vælge andre objekter, fremgangsmåden er den samme. Side 20 erfa

21 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer I ovenstående tilfælde kan du vælge at skrive i punktopstilling og/eller vælge et af ikonerne. Når du lægger musen henover et ikon, bliver det aktivt og kan vælges. Efter at du har valgt layout for dine dias, kan du begynde at arbejde med de elementer, du ønsker. Diaslayout Pladsholdere Når du klikker i et område, ændres linjen til en stiplet linje, og denne får håndtag. Området er aktivt, når disse håndtag er synlige er. Nu kan du trække i håndtagene for at ændre størrelsen på området, eller du kan, ved hjælp af Delete, slette det. Du kan også pege med musen på den stiplede linje, klikke, holde nede og trække med musen. Så flytter du området. Den stiplede linje og håndtagene virker altså ligesom en markering virker på tekst. Pladsholderen har ingen håndtag og er inaktiv. Du kan ikke skrive i den nu. Pladsholderen har håndtag og er aktiv Husk, du kan altid ændre på størrelsen af områderne, flytte på dem eller slette enkelte eller alle pladsholdere. erfa Side 21

22 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse EKSEMPEL Der er valgt baggrundsfarve på begge dias Hvirring Blomster - din lokale blomsterforretning Titeldias Skriftens form og størrelse er ændret Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Buketter Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Punktopstilling Skriften er fremhævet med kursiv Punktopstilling Skriften er fremhævet med kursiv og understreget Side 22 erfa

23 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 6.3 Fremhævelse af tekst For at ændre udseende på teksten på et valgt diaslayout skal du markere teksten. Du skal bruge musen eller tastaturet til at markere med. Når du har markeret teksten, vælger du den ændring, du ønsker, og ændringen bliver udført. Markering Fremhævelse af bogstaver For at fremhæve teksten kan du bruge værktøjerne på fanen Startside - i gruppen Skrifttype: Skrifttype 6.4 Punktopstilling Punktopstilling er en meget anvendt tekstopstilling i præsentationer, fordi teksten skal være kort, præcis og overskuelig for at kunne opfattes hurtigt. Der er forud indstillede pladsholdere med punktopstilling, men du kan altid vælge om en tekstboks skal punktopstilles eller ej. Det gør du på fanen Startside gruppen Afsnit: Du kan vælge opstilling med punkttegn eller opstilling med tal eller bogstaver. Når du trykker knappen ind, får du punktopstilling på tekstafsnittet, og når du trykker knappen ud igen, fjerner du punktopstillingen. Den måde, du markerer på, afgør hvor punktopstillingen virker. Hvis ændringen skal virke på 1. linje, skal du enten stille indsætningspunktet i linjen eller markere linjen. Skal ændringen virke på flere, men ikke på alle linjer, skal du markere de linjer, der skal ændres. Hvis ændringen skal gælde for alle linjer, altså hele tekstboksens indhold, kan du markere pladsholderen (klikke på den stiplede linje). Så ændres alle linjer. Punktopstilling erfa Side 23

24 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 6.5 Ændring af baggrundsfarve Hvis du ønsker at lave din diasserie lidt mere spændende, kan du fx ændre baggrundsfarven. For at ændre denne skal du vælge fanen Design gruppen Baggrund. Hvis du vælger Baggrundstypografier - Formater baggrund får du en række muligheder: Vær opmærksom på, at du kan vælge, på hvilke dias den nye baggrund skal gælde: på det dias, du står på, de markerede dias eller alle dias. Baggrund 6.6 Næste dias/side i præsentationen For at få en ny side (dias) at arbejde på skal du have indsat en ny side. Det nye dias kommer altså ikke af sig selv, som du måske kender det fra Word. Den nye side (dias) opbygges så efter samme arbejdsmetode som den første, men selvfølgelig med et andet udseende, og du vil typisk ikke anvende layoutet Titeldias, men et af de andre. Indsæt side/dias 6.7 Gem (arkivér)din præsentation Du skal gemme din præsentation, så du senere kan arbejde videre på den og/eller genbruge en eller flere dele af den. Første gang du gemmer din præsentation, skal du give den et navn og vælge, hvor den skal gemmes. Du skal bestemme, hvilket drev der skal gemmes på, hvilken mappe den skal gemmes i, og hvilket filnavn præsentationen skal have. Side 24 erfa

25 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Disse 3 trin er de samme, som hvis du rent fysisk skulle arkivere i et arkivskab. 1. Drev (svarer til en arkivskuffe) 2. Mappe (svarer til en pap- eller plastikmappe) 3. Filnavn (svarer til en etiket) Når du har gemt præsentationen, forsvinder den ikke fra skærmen, og du kan derfor arbejde videre i den. Så hvis du vil, kan du arbejde videre for så senere at gemme de sidste ændringer. Du skal gemme løbende, når du arbejder på større opgaver, dvs. flere gange i løbet af arbejdet med præsentationen. Det gør du ved at vælge Gem. Så erstattes den tidligere gemte præsentation med den nye. Dvs. at ændringer gemmes under samme navn.! Husk at gemme tit, det er den eneste måde, hvorpå du kan undgå at miste store dele af dit arbejde ved uheld som strømsvigt og nedbrud af maskiner og/eller netværk.! Det er kun, når du gemmer 1. gang, at det er lige meget, om du vælger Gem eller Gem som. Gem (arkivér) 6.8 Luk præsentationen Når du er færdig med at arbejde på præsentationen, skal du lukke den, så den ikke længere er fremme på skærmen. Hvis du lige har gemt din præsentation, kan du lukke den uden at foretage dig yderligere. Men hvis du har foretaget nogle ændringer (de kan være nok så små), vil programmet spørge dig, om du vil gemme ændringerne. Svarer du Ja, tilføjes ændringerne i den gemte præsentation, svarer du Nej, lukkes den, og det ændrede er smidt væk. Gem (arkivér) erfa Side 25

26 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 6.9 Opgaver til Lav en transparent På de følgende sider finder du de opgaver, der er tilknyttet dette kapitel om en transparent. Opgave navn Hvirring blomster opgave del 1 Indeholder bl.a. Indsæt nyt dias Formatering af skrifttype Punktopstilling Baggrundsfarve Præsenter dit ønskejob Indsæt nyt dias 5-8 dias Formatering af skrifttype Punktopstilling Baggrundsfarve Præsenter din hobby Indsæt nyt dias Formatering af skrifttype Punktopstilling Baggrundsfarve Præsenter din virksomheds produkt Indsæt nyt dias Formatering af skrifttype Punktopstilling Baggrundsfarve Løs den første opgave. Løs derefter en af de andre opgaver, og har du tid, kan du løse alle opgaverne. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Hjælp Diaslayout Markering Skrifttype Punktopstilling Baggrund Indsæt side/dias Gem Side 26 erfa

27 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet LAV EN TRANSPARENT: Hvirring blomster opgave del 1" Du skal selv oprette de to dias og indskrive teksten. Herefter formaterer du begge dias med skrifttyper m.m. Til slut lægger du samme baggrund på begge dias. Gem din præsentation under navnet: Hvirring blomster. erfa Side 27

29 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 7 Lav om på din transparent Efter det første udkast vil det ofte være nødvendigt med ændringer. Det kan også være, at du bare har lyst til at arbejde videre på præsentationens udseende. Uanset hvad, så skal du først finde præsentationen frem på skærmen. I dette tilfælde skal der ske ændringer i skriftfarven og baggrunden, ligesom der skal indsættes billeder som blikfang. EKSEMPEL Baggrunden er ændret Hvirring Blomster Skriftfarven er ændret på al skrift - din lokale blomsterforretning Lige om hjørnet En ny tekstboks er tilføjet og teksten understreget og centreret Buketter Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Et billede er indsat og størrelsen tilpasset erfa Side 29

30 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 7.1 Hent (åbn) gemt præsentation Når du skal åbne en gemt præsentation, skal du bruge arkivskabet igen. Du skal vælge skuffe (drev), åbne en mappe, finde etiketten (filnavnet) og åbne præsentationen. Herefter kan du arbejde videre på den eller vise præsentationen som et diasshow. Åbn 7.2 Tekst i PowerPoint Al tekst skal skrives i en tekstboks. Du kan altså ikke blot begynde indtastning af tekst. Når du vælger et diaslayout, er tekstboksene (pladsholderne) oprettet for dig, men du er heldigvis ikke bundet til kun at anvende disse. For at oprette en tekstboks skal du vælge fanen Indsæt gruppen Tekst - Tekstboks: Så trækker du musen diagonalt, mens du holder venstre musetast nede; når du slipper, har du en tekstboks klar til indtastning. Du kan klikke ind i en allerede oprettet tekstboks og ændre på den eller tilføje tekst som ved almindelig tekstbehandling. Når du har skrevet i tekstboksen, kan du ændre på skriftens form, størrelse, farve og placering. Tekstboks 7.3 Ændre skriftens farve Ligesom du ændrede skriftens udseende og størrelse, kan du ændre skriftens farve. Husk at markere selve teksten i tekstboksen først. Skrifttype 7.4 Ændre baggrund Der er mange forskellige baggrunde i dialogboksen Baggrund. Du har allerede set, at du kan indsætte en farvet baggrund, men du har mange flere muligheder. Bl.a. giver Gradueringsfyld et mere let indtryk. Hvis du ønsker det, kan du også vælge Billed- eller strukturfyld. Pas på ikke at gøre baggrunden for urolig. Det gør det sværere for tilhørerne af præsentationen at koncentrere sig om indholdet. Endelig kan du også vælge at lægge et billede ind som baggrund for et eller flere dias. Baggrund Side 30 erfa

31 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 7.5 Indsætte billeder Illustrationer er en stor del af en god præsentation. Præsentationsprogrammer er ikke beregnet til de store tekstmængder, men er et visuelt medie, hvor det drejer sig om at skabe stemninger med billeder, illustrationer og korte tekster. Derfor skal du være kritisk, når du vælger og indsætter billeder. Passer de til temaet, er kvaliteten god nok, understøtter de produkt og image osv. I undervisnings- og øvelsessammenhæng betyder de ovennævnte ting måske ikke alverden, men prøv alligevel at få det bedste ud af de muligheder du har med medfølgende billeder og de opgavebilleder, som hører til materialet. Spørg din instruktør, hvor opgavefilerne er placeret. En anden idé er at finde billeder på internettet, hvis det er muligt og tilladt. Spørg din instruktør. Specielt når du arbejder med billeder og illustrationer, kræver det meget af din pc. Hver gang du indsætter, flytter eller ændrer på grafikken, skal der en stor mængde beregninger til.! Husk: Gem tit. Rent praktisk er der flere forskellige måder at indsætte billeder på, og der er to forskellige slags billeder, du skal kende Billede Hvis du vælger at indsætte et billede vha. fanen Indsæt gruppen Illustrationer Billede, får du mulighed for at indsætte et billede fra det elektroniske lager. Det kunne fx være en scannet tegning eller lign. Det kunne også være et billede fra dit digitale kamera Multimedieklip Hvis du i samme gruppe vælger Multimedieklip, bliver du henvist til en samling tegninger og billeder som du kan bruge løs af. De er frigivet, så du ikke behøver at bekymre dig om copyright. Efterhånden findes der mange gode tegninger og billeder, desværre er der også mange knapt så gode. Derfor kan det især i starten være en tidskrævende affære at finde netop det helt rigtige billede. Dialogboksen Multimedieklip åbnes og ser således ud: erfa Side 31

32 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Her er det muligt at skrive en søgetekst og få vist de billeder, der opfylder søgeteksten og som du har adgang til. Det er en god idé under Søg i at vælge: Alle samlinger, da du således får flest muligheder at vælge mellem. Hvis du ønsker flere muligheder, kan du vælge: Multimedieklip på Office Online. Herved sendes du til Microsofts hjemmeside, hvor mange tusinde klip står til din disposition. Når du har fundet et billede, du gerne vil indsætte i dit dias, kan du vælge at indsætte billedet med det samme, eller du kan vælge at se et eksempel (billedet vises i en lidt større størrelse). Den mulighed får du, når du peger på det ønskede billede og venstreklikker på musen: Side 32 erfa

33 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Klik en gang på billedet og dette indsættes på dit dias Når billedet er indsat i dias, kan du derefter flytte det og ændre på størrelsen; mere om det i afsnittet Tilpas billede. Billede Andre billeder Det er langt fra altid, at du kan bruge billeder fra Multimedieklip. Det vil ofte være sådan, at en præsentation skal indeholde billeder, der refererer til en bestemt person, virksomhed eller produkt. I disse tilfælde kan det være billeder taget specielt til formålet eller billeder fra en anden sammenhæng. Husk at undersøge om du har tilladelse til at anvende billederne; der kan være ophavsret på billeder! Når du skal indsætte andre billeder end Multimedieklip, kan du vælge at indsætte Billede (se ovenfor side 31). Du har desuden mulighed for at vise et diasshow udelukkende med billeder fra et digitalt kamera. Hvis du ønsker det, kan du her indskrive tekster mv. i forbindelse med billederne. I dette materiale vil vi dog ikke komme nærmere ind på denne anvendelse af PowerPoint. 7.6 Tilpas billede Billeder, du indsætter, skal selvfølgelig have den størrelse, du ønsker og være placeret lige præcis, hvor du har bestemt det. Ændringerne kan du foretage med musen eller ved hjælp af dialogbokse. erfa Side 33

34 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Ændre størrelse Med musen: Når et billede er aktivt, får det håndtag. Disse håndtag kan du trække i og dermed ændre billedets højde og bredde. Hvis du ønsker at bibeholde proportionerne på billedet, skal du trække i hjørnehåndtagene. Med fanen Billedværktøjer - Formater: Med den kontekstbestemte fane Billedværktøjer Formater kan du helt præcis angive størrelse på billedet i gruppen Størrelse: Udover direkte at kunne angive størrelsen på billedet, får du mulighed for at vælge: Vis dialogboks-knappen. I dialogboksen vil der være flere indstillingsmuligheder under fabebladet: Størrelse. Fx vil du her kunne låse forholdet mellem højde og bredde. Billede Placér billedet Du skal selv bestemme, hvor billedet skal placeres på dias. Du kan flytte på billedet ved hjælp af musen, eller du kan bruge dialogboksen Størrelse og placering. Med musen: Når billedet er aktivt, altså når du kan se håndtagene, peger du med musens pil på billedet, og pilen bliver til en 4-delt pil. Nu kan du flytte billedet ved at trække med musen (hold venstre musetast nede og træk samtidig). Med fanen Billedværktøjer - Formater: Med den kontekstbestemte fane Billedværktøjer Formater kan du helt præcis angive, hvor billedet skal stå. I gruppen Størrelse vælger du Vis dialogboks-knappen. Vælg fanebladet Placering. Du kan vælge, hvor billedet skal placeres i forhold til hjørnerne og centreret i forhold til kanterne ved at indtaste den nøjagtige position. 7.7 Gem oveni eller ved siden af? Når du er færdig med arbejdet, skal du have gemt den nu ændrede præsentation. Det du skal tage stilling til er, om den ændrede version skal erstatte den tidligere altså gemmes oveni, eller om den skal gemmes som en ny altså ved siden af den tidligere præsentation. Erstat tidligere præsentation Hvis du har ændret i præsentationen, og den ændrede version skal erstatte den oprindelige, vælger du Gem. Side 34 erfa

35 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Så bliver den ændrede version gemt under samme navn som den oprindelige præsentation. Dvs. den oprindelige præsentation er ændret! Arkivér (gem) som ny præsentation Hvis du derimod skal bruge præsentationen som grundlag for en ny, må du ikke gemme oveni den oprindelige præsentation. Derfor skal du huske at vælge Office-knappen og Gem som, så du kan gemme præsentationen under et nyt navn. Nu vil du have både den oprindelige præsentation gemt under det oprindelige filnavn, og den ændrede præsentation gemt under et nyt filnavn. Gem erfa Side 35

36 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 7.8 Opgaver til Lav om på din transparent På de følgende sider finder du de opgaver, der er tilknyttet dette kapitel om at ændre på en diasserie. Opgave navn Hvirring blomster opgave del 2 Indeholder bl.a. Formatering af skriftfarver Baggrundsstruktur Tekstbokse Billeder Præsenter dit ønskejob Formatering af skriftfarver Baggrundsstruktur Tekstbokse Billeder Præsenter dig selv Formatering af skriftfarver Baggrundsstruktur Tekstbokse Billeder Præsenter din virksomheds produkt Formatering af skriftfarver Baggrundsstruktur Tekstbokse Billeder Løs den første opgave. Løs derefter en af de andre opgaver, og har du tid, kan du løse alle opgaverne. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Åbn Billede Tekstbokse Skrifttype Baggrund Gem Side 36 erfa

37 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet LAV OM PÅ DIN TRANSPARENT: Hvirring blomster opgave del 2" Du skal åbne de to dias, du lavede i forrige kapitel. Herefter formateres dias som nedenstående. Hvis du har svært ved at se, hvad der er sket, bestemmer du selv, hvilke ændringer du foretager. Du skal dog arbejde med de emner, dette kapitel omfatter. Gem din præsentation under navnet: Hvirring blomster del 2. Rediger i dine dias, så de ligner disse: Hvirring Blomster - din lokale blomsterforretning Lige om hjørnet Buketter Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes erfa Side 37

39 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 8 Yderligere tilpasning For at tydeliggøre tekst og for at raffinere fx overskrifter så de fanger blikket endnu mere, kan du tilpasse dias på forskellig vis. Du kan sætte farver og kanter på tekstbokse, du kan tilrette tekstens placering i tekstboksen og ændre på punkttegnene, lave overskrifter i forskellige former og farver samt indsætte sidefod (tekst nederst på dias). Det er den slags ændringer, som giver præsentationen prikken over i et og giver et professionelt indtryk. EKSEMPEL Overskriften er centreret i pladsholderen (tekstboksen) Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Buketter Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Farven på pladsholderens baggrund er ændret For at få teksten til at stå pænere i pladsholderen, er der lavet indryk på teksten 8.1 Ændre på afsnit Når en tekstboks er markeret (altså hvor du kan se håndtag, en stiplet linje omkring boksen og dit indsætningspunkt blinker), er teksten i tekstboksen aktiveret, og du har mulighed for at arbejde med de enkelte tekstlinjer inden i boksen. Håndtag Stiplet linje Du kan også vælge at markere, så tekstboksen bliver en enhed, hvor de ændringer, du foretager, vil gælde for hele boksen. For at vælge denne markering skal du klikke på den stiplede linje erfa Side 39

40 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse på boksen, så indsætningspunktet forsvinder (altså hvor du kun kan se håndtag og en skraveret kant omkring boksen) Justering Du kan altså ændre på de enkelte tekstlinjer i en tekstboks. Fx kan du justere tekstlinjens placering inden for afsnittet. For at ændre på hvordan en tekstlinje står, skal indsætningspunktet stå i linjen, eller du skal markere tekstlinjen. På fanen Startside gruppen Afsnit finder du knapperne: Venstrejuster, Centrer og Højrejuster: Med disse knapper kan du flytte på tekstlinjernes placering inden for afsnittet. Tekstplacering Indryk Det kunne i nogle tilfælde være relevant at ændre på afstanden fra tekstboksens kanter til selve teksten. Fx når du ønsker en ramme uden om tekstboksen, eller hvis du ønsker, at selve tekstboksen skal danne kant om teksten vha. en baggrundsfarve i tekstboksen. For at ændre på hvordan teksten står inde i tekstboksen (ændring af indryk), skal dit indsætningspunkt stå inde i tekstboksen. Det er ikke muligt at lave to forskellige indryk i samme tekstboks. Når indsætningspunktet er synligt i tekstboksen, kan du på linealen se boksens bredde. Du laver indryk ved hjælp af linealens klemmer. Hvis linealen ikke ses i vinduet, skal du vælge fanen Vis gruppen Vis/skjul Lineal. Du kan lave: Almindeligt indryk Begge klemmer flyttes og alle linjer i afsnittet vil blive rykket ind (peg på den lille firkant forneden på klemmerne). 1. linjes indryk Kun øverste klemme flyttes og dermed vil det kun være 1. linje i et afsnit der rykkes ind. Hængende indryk Kun nederste klemme flyttes. Her vil anden og efterfølgende linjer i afsnittet rykkes ind. I eksemplet er der lavet et almindeligt indryk af alle linjerne i tekstboksen. Tekstplacering Side 40 erfa

41 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Farver, kanter og skygge For at ændre på tekstboksens farve skal boksen være markeret (aktiv). Når du ændrer udseende på noget, kaldes det: at formatere. Du kan derfor enten vælge den kontekstbestemte fane Tegnefunktioner Formater (som fremkommer, når du aktiverer en pladsholder), eller du kan højreklikke og vælge: Formater figur (læg musen på den stiplede linje). EKSEMPEL Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Buketter Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Der er sat ramme om pladsholderen Der er sat skygge på, og da der ikke er farve i pladsholderen, virker skyggen også på teksten Her er der farve i pladsholderen, så skyggen ses kun omkring boksen Under fanen Tegnefunktioner Formater gruppen Figurtypografier kan du ændre på farver, struktur og skygge i en tekstboks. Du har ligeledes mulighed for at vælge et foruddefineret layout i galleriet. Klik eventuelt på den lille pil for at se flere muligheder. Det er samme arbejdsgang, uanset om du vil ændre farve i en tekstboks, eller om du vil lave en kant uden om. Du skal arbejde dig igennem forskellige dialogbokse med flere muligheder for at finde lige netop den rigtige struktur, effekt og farve, der passer dig og præsentationen. Her ses udgangspunkterne for nogle af effekterne for figurer/pladsholdere: erfa Side 41

42 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Fyldfarve til figur Kontur til figur Figureffekter Farve, kanter og skygge 8.2 Punktopstilling og ændring af punkttegn Som du tidligere har læst, kan du oprette punktopstilling ved hjælp af knapperne på fanen Startside gruppen Afsnit. Men du kan også ændre på selve punktets udseende. EKSEMPEL Punktets form og farve er ændret Punktets form og størrelse er ændret Når du ønsker at redigere i punkttegnene, vælger du fanen Startside gruppen Afsnit. For både punkttegn og opstillinger med tal og bogstaver gælder det, at du skal aktivere den lille pil til højre for ikonet. I begge tilfælde får du mulighed for at ændre tegn og format: Side 42 erfa

43 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Vælg her for at redigere i punktopstillingen I dialogboksen vælger du Tilpas: Herefter åbnes dialogboksen med Symboler, og du kan så frit vælge, hvilket symbol du ønsker som dit punkt. Det kan være en god idé at vælge skrifttypen Wingdings. Her kan du fx finde symboler som disse:. Som du kan se af dialogboksen, har du også mulighed for at ændre på både udseende og farve på punkterne. Ændring af punkttegn Du kan ændre punktets udseende for alle eller for enkelte linjer. For at ændre for en enkelt linje skal indsætningspunktet stå i linjen, eller du skal markere tekstlinjen. For at ændre for flere linjer skal du markere linjerne. For at ændre for alle linjerne i tekstboksen kan du markere tekstboksen (klikke på den stiplede linje). Så ændres punkterne på alle linjer. Punktopstilling 8.3 Sidehoved og sidefod Sidehoved og sidefod er lidt specielle i PowerPoint. På dias kan du kun indsætte sidefod, men på noter og uddelingskopier kan du indsætte både sidehoved og sidefod. Noter og uddelingskopier bliver gennemgået i kapitlet Oplæg til foredrag. erfa Side 43

44 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Sidefoden er opdelt i tre dele: Dato, Diasnummer og Sidefod. Du behøver ikke at anvende alle tre, det bestemmer du selv. I eksemplet er der anvendt to af de tre; nemlig Dato og Diasnummer. EKSEMPEL Dato indsat i sidefod Diasnummer indsat i sidefod Når du indsætter Sidefod i dias, kan du vælge, om den skal gælde for det enkelte dias, alle dias eller alle dias undtagen titeldias. Her kan du vælge, om sidefoden skal vises på et eller alle dias Her kan du se, hvor på dias sidefodens felter vises Her vælger du, om sidefoden skal vises på titeldias Fanebladet Dias indeholder de muligheder, du lige nu har for sidefod på dias. Du kan ikke ændre på placering og udseende af sidefoden her. Hvordan du gør det, bliver gennemgået i kapitlet Præsenter en virksomhed. Læg mærke til at du kan vælge om Dato og klokkeslæt skal opdateres automatisk, eller om det skal være en fast dato og/eller klokkeslæt. Om diasnummeret skal vises eller ej, er blot et spørgsmål om at sætte et flueben eller at fjerne det. I feltet under Sidefod kan du indskrive den tekst, du vil have til at stå i det midterste felt på dias. Feltet bliver aktivt, når du sætter et flueben ud for Sidefod. Sidefod på dias 8.4 WordArt WordArt er et lille tillægsprogram til bl.a. Word og PowerPoint. Du bruger det til at lave flotte tekster med. Det bruges til overskrifter og logoer som du vil fremhæve med specialeffekter. Side 44 erfa

45 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Ligesom ved alle andre former for tekstlayout er det vigtigt at få balance i tingene; så husk, at lige så effektivt det er at anvende specialeffekter, når det gøres med omtanke, - lige så ødelæggende er det, når det overdrives. EKSEMPEL Den oprindelige tekst (pladsholder) er slettet og denne tekst er skrevet i WordArt og indsat i stedet Du finder WordArt under den kontekstbestemte fane Tegnefunktioner Formater gruppen Tekst: Når du har skrevet din tekst i den aktive pladsholder for WordArt, skal du sikre dig, at den kontekstbestemte fane Tegnefunktioner Formater er aktiv. Herved får du adgang til gruppen WordArt-typografier: Udover foruddefinerede formater i galleriet har du mulighed for at arbejde med Tekstfyld, Tekstkontur og Teksteffekter. Som sagt skal man være forsigtig med for mange effekter, men WordArt kan give spændende muligheder: Der er så mange muligheder i WordArt, at den bedste måde at lære dem på er at eksperimentere og lege med dem. WordArt er virkelig sjov at arbejde med så: God Fornøjelse. WordArt erfa Side 45

46 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 8.5 Opgaver til Yderligere tilpasning På de følgende sider finder du de opgaver, der er knyttet til dette kapitel om yderligere tilpasning af din diasserie Opgave navn Hvirring blomster opgave del 3 del 4 Tilret din ønskejob-præsentation Indeholder bl.a. Formatering af skriftfarver Baggrundsstruktur Tekstbokse Billeder Sidefod Ændring af punkttegn WordArt Udvid præsentationen af dig selv Udvid præsentationen med to blanke dias til senere anvendelse Præsenter et valgfrit land Tekstformatering 8-12 dias Multimedieklip eller billeder Baggrundsstruktur Tekst indryk og justering WordArt Løs de første opgaver om Hvirring blomster. Løs derefter en af de andre opgaver, og har du tid, kan du løse alle opgaverne. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Tekstplacering Farver Kanter Skygge Punktopstilling Sidefod på dias WordArt Side 46 erfa

47 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet YDERLIGERE TILPASNING: Hvirring blomster opgave del 3 og 4" Du skal arbejde videre på den diasserie, du allerede har lavet om Hvirring blomster. Du kan se af de to dias nedenfor, hvilke ændringer du skal arbejde med. Gem din præsentation under navnet: Hvirring blomster del 4. Buketter Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes Sæt herefter skygge og kant på overskriften samt indryk på punktopstillingen som det fremgår nedenfor: Mors dag Valentins dag Fødselsdage Bryllupper Bordpynt Begravelser Buketter Altid friske blomster Alle former for binding Sammenplantninger Flotte krukker Gavekort udstedes erfa Side 47

49 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 9 Lav dine egne tegninger For at understrege billeder eller tekst kan du selv tegne små tegninger eller anvende nogle af de figurer, der er til rådighed i programmet. Endelig kan du kombinere dine tegninger med figurerne. Disse muligheder kan især anvendes til logoer og lignende, som ofte er enkle i streg og form. EKSEMPEL Logo Dette logo er lavet med figurer og tegning 9.1 Tegn selv Når du skal tegne i PowerPoint, skal du som udgangspunkt anvende fanen Startside gruppen Tegning Figurer. Når du har en tegning/figur aktiv, fremkommer der en kontekstbestemt fane Tegnefunktioner med en underfane her kaldet Formater. De vigtigste funktioner i denne forbindelse ligger i gruppen: Figurtypografier. Samtidig får du i gruppen Indsæt figurer mulighed for at indsætte yderligere figurer. Hvis du ønsker det, kan du benytte dig af de forud definerede typografier i galleriet. Når du ønsker at indsætte en figur, klikker du på figuren, herefter klikker du på dit dias og holder venstre musetast nede, mens du trækker. Du starter således med at tegne figuren i øverste venstre hjørne. Herefter kan du så ændre på størrelse, placering, farve og streg. erfa Side 49

50 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Logoet er sammensat af tre forskellige figurer Kommer fra gruppen Figurer Kommer fra gruppen Blokpile I eksemplet er logoet sammensat af 3 forskellige figurer. Efter at have valgt figurerne, er farver og streger ændret til det ønskede. Figurerne er lagt oven på hinanden i den ønskede rækkefølge, og til sidst er de grupperet, dvs. sammenkædet til én tegning. Se afsnittet Grupper figurer. For at bibeholde proportionerne når du tegner figurerne, skal du holde Skift + Ctrl nede, samtidig med at du trækker musen. Tegninger og figurer Ændre farve på tegninger og figurer Når tegningen/figuren er markeret, kan du lægge effekter på dit objekt. Via den kontekstbestemte fane Tegnefunktioner Formater, kan du i gruppen Figurtypografier vælge Fyldfarve til figur, Kontur til figur og Figureffekter. For mere information se side 42. Du har samme muligheder for at lave ændringer, som du havde ved ændring af farve i tekstboks. Eksperimentér med at farvelægge de forskellige typer af tegninger og autofigurer. Farver, kanter og skygge Side 50 erfa

51 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Bearbejd dine tegninger og figurer Fanen Formater under fanen Tegnefunktioner bruger du, når du vil arbejde med dine tegninger eller figurer. De værktøjer, du har brug for i denne sammenhæng, finder du i gruppen Arranger. Her kan du flytte fra lag til lag, du kan rotere dvs. dreje dine figurer, og du kan samle flere figurer til én gruppe eller opdele en tegning eller figur til mindre elementer. Her får du mulighed for at justere dine objekter i forhold til fx siderne på dit dias Her kan du gruppere flere aktive objekter Her kan du rotere eller spejlvende det aktive objekt Her kan du arrangere dine objekter i lag Flytning i lag Når du arbejder med tegninger/figurer, kan du flytte dem i lag, ligesom når du sidder med flere løse billeder eller tegninger og vil lægge dem oven på eller under hinanden. Det ville du synes var en selvfølge, hvis du sad ved et bord med tegningerne i hånden, men det virker ikke umiddelbart naturligt på en skærm. Alligevel kan det lade sig gøre. Hvis du vil lægge to tegninger over hinanden og den, der skulle være øverst, lægger sig nederst, behøver du altså ikke at tegne en ny. Du kan flytte tegningerne i lag. Klik på det objekt, du vil bestemme positionen for. Flytning i lag, rotation og gruppering Roter figurer Hvis du vil ændre på hældningen af en figur, kan det også lade sig gøre. Indsat figur Roteret figur Når figuren er markeret, kan du ved hjælp af det runde grønne punkt over figuren rotere denne. Dette sker ved at flytte musen op på punktet, klikke og trække med venstre musetast nedtrykket. Hvis du holder Ctrl nede samtidig med at du roterer, fikseres det modstående punkt til det du trækker i. Du kan også bruge mulighederne i gruppen Arranger. Flytning i lag, rotation og gruppering erfa Side 51

52 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Gruppér figurer Når du kombinerer flere tegninger og/eller figurer, er det altid en fordel at gruppere (sammenkæde) disse. Så kan du nemlig bagefter flytte på den færdige (samlede) tegning på én gang. For at gruppere en tegning skal alle delelementer først markeres og derefter grupperes. Du kan enten holde Skift nede, samtidig med at du klikker på hvert element for så til sidst - via gruppen Arranger - at vælge Grupper. Eller du kan med musen trække en stiplet linje omkring alle tegningselementerne og derefter vælge Grupper. Flytning i lag, rotation og gruppering Opdel igen Du kan altid opdele en gruppe igen. Det vil være nødvendigt, hvis du ønsker at ændre på et delelement i en tegning. Så er arbejdsgangen sådan: 1. Marker tegningen 2. Opdel gruppe 3. Klik på delelementet 4. Udfør ændringer 5. Marker alle delelementer igen 6. Grupper Flytning i lag, rotation og gruppering Ændre på et billede I nogle tilfælde kan du ændre på selve billedet. Det gælder især ved tegninger, fx kan du fjerne dele af tegningen og ændre farve. Du skal aktivere billedet. Derved fremkommer den kontekstbestemte fane Billedværktøjer Formater. Det er især i grupperne Juster og Billedlayout, du kan finde værktøjer, der kan ændre dit billede. EKSEMPEL Billede indsat fra Multimedieklip Side 52 erfa

53 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Ved hjælp af værktøjerne vist ovenfor kan du ændre fx farverne: Her ses samme billeder efter ændringerne der er ændret på farverne samt foretaget beskæring af billedet Hvis du ønsker at arbejde på de enkelte dele af billedet, kan du højreklikke på billedet og vælge: Rediger billede. Du får herefter spørgsmålet: Hvis du svarer Ja, får du mulighed for at arbejde med de enkelte elementer i billedet. I forhold til det originale billede er der her fjernet visse elementer. Når man klikker på dem, kan man se, hvilke elementer der kan arbejdes med.. De bliver aktive, får håndtag og kan således fjernes (Delete): Prøv at sammenligne med det øverste, originale billede Det kan se ret uoverskueligt ud, men prøv at zoome dit dias op til f.eks. 100% visning. Det hjælper, og når du så er færdig med billedbehandlingen, zoomer du tilbage til Tilpas. Ændre på billede erfa Side 53

54 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 9.2 Opgaver til Lav dine egne tegninger På de følgende sider finder du de opgaver, der er tilknyttet dette kapitel om at lave dine egne tegninger. Opgave navn Hvirring blomster opgave del 5 del 6 Tilret præsentationen af dig selv Indeholder bl.a. WordArt Tegninger og figurer Anvend de indsatte dias: Indsæt 3 figurer på det ene dias Tegn 3 tegninger på det andet Anvende fyld- og rammefarve på tegningerne Gruppér tegningerne, kopiér dem Sæt dem ind ved siden af autofigurerne på det første af de nye dias Løs de første opgaver om Hvirring blomster. Løs derefter den anden opgave, hvis du har tid. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Tegninger og figurer Farver, kanter og skygge Flytning i lag, rotation og gruppering Ændre på billede Side 54 erfa

55 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet LAV DINE EGNE TEGNINGER: Hvirring blomster opgave del 5 og 6" Du skal arbejde videre på den diasserie, du allerede har lavet om Hvirring blomster. Du kan se af de to dias nedenfor, hvilke ændringer du skal arbejde med. Gem din præsentation under navnet: Hvirring blomster del 6. Lav overskriften om til WordArt tekst: - din lokale blomsterforretning Lige om hjørnet Indsæt et logo: Tegn og gruppér: erfa Side 55

57 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 10 Oplæg til foredrag En præsentation kan være udarbejdet som støtte til et foredrag. Det er ikke altid muligt at få vist præsentationen direkte fra en pc med en lyskanon. Eneste mulighed er så, at man medbringer samtlige dias som transparenter Noter til dias Uanset om du skal vise præsentationen fra en pc eller en overheadprojektor, kan du have god brug for noter til understøttelse af dit oplæg eller foredrag. I PowerPoint har du mulighed for at få noterne udskrevet i sammenhæng med et billede af det enkelte dias. Det er en stor hjælp og gør, at du aldrig får rod i teksten til præsentationen. EKSEMPEL Dias nummer 2 Her skal jeg huske at sige noget om, hvornår det er Mors dag Husk at fortælle om baggrunden for Valentins dag. Noter til dias nummer 2 Bryllupper sig noget om, hvor lang tid i forvejen man skal bestille brudebuketten og bordpynten. For at visningen med noter kommer frem på skærmen, skal du bruge fanen Vis gruppen Præsentationsvisninger og vælge: Noter. I denne visning kan du indtaste teksten i noteområdet. Du kan også indtaste noter i visningen Normal, samtidig med at du udarbejder selve dias. I denne visning er vinduet delt op, således at du til venstre har et dispositionsvindue, og neden for diasvinduet finder du notevinduet. Alle vinduer kan ændres i størrelse - blot ved at trække med musen i de blå skillelinjer. erfa Side 57

58 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Noter kan altså enten være oplæg eller notater til foredrag, eller de kan anvendes til dokumentation for udarbejdelsen af de enkelte dias Udskriv noter For at du kan anvende denne funktion, skal du naturligvis udskrive noterne. For at spare på farverne kan du vælge at udskrive noterne i gråtoner. Udskriv Udskriv dias som transparent Når du skal bruge diasserien til visning på en overheadprojektor, skal du udskrive din præsentation som transparent. Hvordan du indstiller dialogboksen Udskriv, kan du se i kapitlet: Udskriv dias. Udskriv 10.2 Udskriv dias Du kan også udskrive din præsentation på papir. Vælger du at udskrive i farver, bliver den naturligvis flot, men også dyr i farvepatroner. Så indtil du er helt sikker på, at præsentationen er færdigbearbejdet, kan du udskrive i sort/ hvid. Det vil i mange tilfælde også være nok til papir-dokumentation af en præsentation, som skal fremvises på en pc. Det eneste du skal gøre er i dialogboksen Udskriv at vælge Dias i Udskriftsområde og vælge Kun sort-hvid i Farve/gråtone-feltet. Udskriv Side 58 erfa

59 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Indstillingerne for de forskellige muligheder for udskrift finder du i dialogboksen Udskriv. Eksempel Her vælger du, om du vil udskrive alle dias eller kun det dias, der er vist på skærmen. Her kan du vælge bestemte dias til udskrift. Du indtaster nummeret på de ønskede dias. Her angiver du, hvad du ønsker at udskrive fx Noter. Her klikker du, hvis du vil udskrive i gråtoner eller sort-hvid. Feltet Udskriftsområde bestemmer, hvordan din udskrift bliver. Det er her, du kan angive, hvilken slags udskrift du ønsker Udskriv uddelingskopier Der vil være tilfælde, hvor du kan få brug for at dele kopier af præsentationen ud til tilhørerne. Det kan være i forbindelse med et møde eller undervisning, hvor det er en god idé, at tilhørerne har en kopi af oplægget eller foredraget. Du kan vælge, at uddelingskopien kun skal indeholde selve dias, eller du kan få udskrevet, så der er plads til tilhørernes egne notater ved siden af dias. EKSEMPEL For at udskrive uddelingskopier skal du have fat på området Uddelingskopier i dialogboksen Udskriv. Her angiver du, hvordan opsætningen af dias skal være på kopierne, og derudover skal du angive, om du vil udskrive i gråtoneskala eller sort-hvid. erfa Side 59

60 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Her kan du angive om rækkefølgen skal være vandret eller lodret. Her angives, hvor mange dias du vil have på hver side i udskriften. Udskriv 10.4 Sidehoved og sidefod på noter og uddelingskopier Når du udskriver noter og uddelingskopier, sættes der automatisk sidenummer på. Hvis du derudover ønsker at indsætte sidehoved og sidefod, kan det også lade sig gøre. Du skal bruge dialogboksen Sidehoved og sidefod, og sørge for at fanebladet Noter og uddelingskopier er valgt. Her angiver du om dato skal vises og om den skal opdateres eller være fast. Her indsættes sidehoved. Her indsættes dato. Her indsættes sidefod. Her indsættes sidetal. Her indtaster du den ønskede tekst til sidehoved. Her vælger du om sidetal skal vises. Her indtaster du den ønskede tekst til sidefod. I denne dialogboks kan du ikke ændre på placering, udseende og størrelse på sidehoved og sidefod. Sidefod på dias, noter og uddelingskopier Side 60 erfa

61 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 10.5 Opgaver til Oplæg til foredrag Nedenfor finder du de opgaver, der er knyttet til dette kapitel om at udarbejde oplæg til foredrag. Opgave navn Tilret præsentationen af dig selv Udvid præsentation af dit ønskejob Indeholder bl.a. Foredragsnoter Uddelingskopier Foredragsnoter Sidehoved og sidefod Udskriv noterne Løs begge opgaver. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Udskriv Sidefod på dias, noter og uddelingskopier Opgave til kapitlet OPLÆG TIL FOREDRAG Tilret præsentationen af dig selv. Du skal udarbejde foredragsnoter samt uddelingskopier i sort/hvid med 3 dias pr. side disse udskrives. Udvid præsentationen af dit ønskejob. Du skal udarbejde foredragsnoter til serien. På noterne skal du indsætte sidehoved og sidefod. Du bestemmer selv indholdet. Noterne udskrives i sort/hvid. Gem begge præsentationer under navne, du selv bestemmer. erfa Side 61

63 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 11 Lav et flot diasshow Når du har gennemarbejdet dine dias, og de ser ud som du ønsker, kan du anvende dem til en præsentation på en overheadprojektor. Men skal præsentationen vises på en pc med lyskanon, skal du finde ud af, hvordan skiftet mellem de enkelte dias skal være, og hvor længe hvert enkelt dias skal stå på skærmen. Du har måske selv set præsentationer blive vist på en skærm. Den måde, hvorpå skiftet sker mellem de enkelte billeder, er også en del af det udtryk, en præsentation har. Derfor er det også vigtigt at overveje, hvilke og hvor mange effekter du vil bruge. Der er flere ting at tage stilling til: Du kan lave skift mellem de enkelte dias, fx så et dias glider ud til den ene side; det kaldes overgange. Du kan lave effekter på de enkelte elementer på et dias; det kaldes animationer. Derudover kan du bestemme, hvornår dias skal skifte; det kaldes tidsindstilling af dias. Endelig kan du indstille præsentationen sådan, at den kan køre automatisk; det kaldes indstilling af diasshow Overgange Overgange er effekter, som kan sættes på de enkelte dias i skiftet fra et dias til det næste. Der er mange effekter at vælge imellem, og det er svært at forklare, hvordan de ser ud eller at vise det på et stykke papir. Derfor er du nødt til selv at afprøve de forskellige muligheder og at eksperimentere, så du får set så mange overgangseffekter som muligt. Når du indsætter overgange, kan du vælge, om de skal gælde for ét, for valgte eller alle dias i præsentationen. Ved indstilling af overgange mellem dias synes mange, det er lettest at stå i Diassorteringsvisning. Her kan du se alle dias på én gang. Det aktive dias er markeret med en ramme Diasnumrene ses her Hvis du vælger en overgang som i eksemplet ovenfor, vil overgangen kun gælde for det aktive dias. Ønsker du, at den skal gælde for flere, skal disse markeres. Hvis den valgte overgang skal gælde for alle dias, kan du vælge det til højre for galleriet: Anvend på alle. erfa Side 63

64 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Udover at vælge hvordan overgange skal være, kan du også til højre for galleriet - vælge, om der skal lyd på, når dias skifter samt hvor hurtigt skiftet skal være. Når du opretter diasovergange, vises de nedenunder det enkelte dias som en bevægende stjerne - og du kan dermed bevare overblikket over dine indstillinger. Det er naturligvis også muligt at stå i Normal-visningen og indsætte overgange. Når du vælger galleriet med overgangene, vises disse i symbolske billeder: Der gives ikke noget entydigt svar på, hvilke overgange der er de bedste. Alt vil være afhængig af situationen, kulturen og især publikum. Du bliver nødt til at prøve dig lidt frem, men vær forsigtig med alt for morsomme overgange. Det virker lidt useriøst. Hastighed Under hastigheder, har du tre valgmuligheder: Pas på overgangene ikke foregår for hurtigt. Det giver et uroligt indtryk. Tidsindstilling Du kan vælge at skifte til det næste dias ved at klikke med musen (eller bruge taster på tastaturet). Du kan også vælge, at det næste dias fremføres automatisk efter et vist tidsrum. Du kan indstille dette tidsrum. For at se overgangene på de enkelte dias igen kan du klikke med musen på det lille symbol for diasovergang under dias. Så vises overgangen på dias i diassorteringsvisning. Side 64 erfa

65 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Klik her og den valgte overgang ses på dias Tiden her angiver, hvor mange sekunder dette dias vises inden der skiftes til næste dias Overgange og animationer Flytte et dias Hvis du opdager, at et dias står forkert i sammenhængen, kan du flytte det. Du kan enten trække det med musen, eller du kan flytte det ved hjælp af Klip og Sæt ind. Flytte et dias 11.2 Animationer Hvert enkelt element du har på dias er et objekt. Hvert objekt kan animeres, dvs. der kan sættes en effekt på, så du får en lille film. Det kan være, at overskriften kommer ind på dias bogstav for bogstav, eller at et billede drejer om sig selv eller blinker. Her skal du passe på, at du ikke får lavet så mange animationer, at budskabet på dias drukner i effekter. Ligesom ved overgange skal den slags ses og ikke beskrives, så også her gælder det, at du må afprøve så meget som muligt og se det på din skærm. Når du ønsker at indsætte animationer, er det en god idé at stå i Normal-visning. I denne visninger kan du nemlig markere hvert enkelt element for sig Brugerdefineret animation For at kunne lægge effekter på de enkelte elementer på dias skal du sørge for, at det dias, du vil arbejde med, er markeret. Herefter er fremgangsmåden: 1. Aktivér det objekt, du vil have til at bevæge sig 2. I fanen Animationer gruppen Animationer, vælger du Brugerdefineret animation 3. I opgaveruden i højre side af skærmen vælger du: Tilføj effekt - Indgang 4. Herefter tager du stilling til, hvornår effekten skal starte fx Når der klikkes 5. Tag stilling til Retning 6. Tag stilling til Hastighed 7. Gentag for hvert element, der skal animeres. Når du har lagt animation på de elementer, du ønsker, kan du afspille enten det enkelte dias eller hele diasshowet for at se, om det ser ud/virker, som det skal. erfa Side 65

66 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Hvis animationerne fx kommer i den forkerte rækkefølge, kan du flytte dem op og ned ved hjælpe af pilene i bunden af opgaveruden. Vil du ændre i indstillingerne på den enkelte animation, klikker du på den lille pil ud for den relevante animation: Her får du flere indstillingsmuligheder bl.a. også mulighed for at fjerne animationen.! Husk, gem tit. Overgange og animationer 11.3 Diasshow Det endelige resultat af dine anstrengelser kan du se ved at køre præsentationen. Dvs. at præsentationen afvikles, som den vil se ud for tilhørerne ved et foredrag. For at afprøve dit diasshow kan du vælge knappen Diasshow Diasshow - gruppen Start diasshow. på Statuslinjen eller fanen Når du gør det, vil din præsentation fylde hele skærmen og de indstillinger, du har lavet, vil vises. Hvis du ikke har lavet automatiske indstillinger for overgange og animationer, skal du huske at klikke med musen for at skifte mellem dias. Husk, dit diasshow vil starte fra det aktive eller markerede dias. Du kan afbryde dit diasshow undervejs ved at trykke på Esc-knappen på tastaturet. Alternativt kan du pege med musen i nederste venstre hjørne af skærmen, det får en lille knap frem, og når du klikker her, kan du vælge Afslut diasshow. Side 66 erfa

67 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer EKSEMPEL Klik her for at vælge: Afslut diasshow Du kan næsten være sikker på, at der skal laves rettelser efter du har afprøvet serien, for de fleste fejl opdages faktisk først, når du kører præsentationen. Derfor skal du regne med en arbejdsproces med ændringer, rettelser og efterfølgende kørsler af dias nogle gange, inden præsentationen er helt færdig. Kør diasshow 11.4 Selvkørende dias Det er jo ikke altid, at en præsentation skal bruges ved et foredrag eller et oplæg, hvor der samtidig skal tales og forklares. Nogle gange skal præsentationen stå alene, og den skal derfor kunne afvikles igen og igen altså køre i en løkke uden afbrydelser. I det tilfælde skal du indstille præsentationen til at være selvkørende. Det gør du ved hjælp af dialogboksen Indstil diasshow. Ved selvkørende præsentationer skal tidsindstillinger anvendes Sæt flueben her, hvis præsentationen skal være selvkørende erfa Side 67

68 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse For at starte præsentationen gør du som ved almindelige præsentationer: Åbn præsentationen og klik på Diasshow. Så kører præsentationen i løkke, lige indtil du trykker på Esc-tasten på tastaturet.! Husk at gemme præsentationen med de nye indstillinger.! Husk altid at afprøve om præsentationen kører rigtigt efter indstillingen. Kør diasshow 11.5 Tidsindstilling Selvom du har gjort dig overvejelser om, hvor lang tid det enkelte dias skal være vist i præsentationen, er det ikke sikkert, at det virker helt rigtigt. når præsentationen kører. Det kan være, der er for kort tid til at læse den tekst, der står på dias, eller det kan være, at tiden virker for lang. Hvorom alting er, så ville det være rart at kunne afprøve tiden og ændre den, imens du ser på præsentationen i stedet for at skulle gætte dig frem. Faktisk er det muligt! Du skal bruge funktionen Tidsindstillinger. Den finder du i fanen Diasshow gruppen Konfigurer - Afprøv tidsindstillinger. Så snart du vælger punktet, kører din præsentation, og du ser dialogboksen oppe i venstre hjørne af vinduet. Klik her for at gentage Klik her for at se det samlede tidsforbrug Klik her for at fremføre næste element eller næste dias Klik her for at stoppe tidtagningen midlertidig Tiden starter, når du ser denne dialogboks. Klik på pilen for at få et eventuelt objekt frem. Hvis der ikke er animationer på dias, vil næste dias vise sig. Når din præsentation er færdig, bliver du spurgt, om de nye tidsindstillinger for dias skal gemmes. Er du i tvivl så svar Nej; så er de oprindelige indstillinger stadig gældende, og du kan prøve igen. Kør diasshow 11.6 Nogle få råd om design Du bør tilpasse din præsentation til den målgruppe, du henvender dig til. Du kan tage udgangspunkt i nedenstående tommelfingerregler som hvis du følger dem vil sikre, at din præsentation ikke bliver et design cirkus, men en præsentation hvor indholdet får lov at dominere. Siden kan du så krydre præsentationen og tilføje de designelementer, der formidler din præsentation bedste muligt. Side 68 erfa

69 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Layout Brug et ensartet layout igennem hele præsentationen. Det er vigtigt for identitet og genkendelighed at bruge et godt, ensartet layout. For meget vekslen forvirrer og fjerner fokus fra budskabet Farver Brug lys tekst på mørk baggrund og afdæmpede farvekombinationer. Gul på blå er en meget anvendt kombination, men hvid på grøn er også god. Firmaets designguide giver måske nogle retningslinjer her Teksten Skriv ikke for langt. Det er ikke meningen, at tilskuerne skal læse på skærmen. Teksten er der kun som støtte til en mundtlig præsentation Antal punkter Hav ikke for mange punkter på et dias. Antallet afhænger af indholdet, men ti er generelt for mange. Folk mister overblikket, hvis der præsenteres for meget ad gangen. Brug eventuelt en overblændingsfunktion (anvend animationer), der viser et punkt ad gangen, så tilskuerne kan følge med i opbygningen Skrifter Brug letlæselige skrifter, gerne i fed udgave til overskrifter med videre. De tyndeste skrifter vil nemt virke uskarpe på for eksempel storskærme Forenkling Brug enkel grafik og ikke for mange data ad gangen. Brug søjler til talsammenligninger, linjer til udvikling over en periode og lagkager til fordelinger. Begræns datarækkerne til så få som muligt. To til seks er generelt, hvad folk kan overskue afhængigt af indhold Handouts Brug præsentationsprogrammernes mulighed for at lave udskrifter af præsentationen. Om man vil uddele dem før eller efter præsentationen afhænger af præsentationens indhold og tilhørerne. Hvis man vælger at uddele dem efter præsentationen, bør man sige det i indledningen. Her kan man også tilføje supplerende information, længere tekster, adresser med videre. erfa Side 69

70 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Video, animation mv. Overvej nøje, om der er gode argumenter for at anvende komplekse sekvenser - video, animation og så videre - før de laves. De kræver tid og har ikke altid en effekt, der svarer til den investerede tid Nogle få råd til den praktiske fremvisning Du kan tilrettelægge dit oplæg på en sådan måde, at du kun skal bruge et minimum af fokus på den tekniske side af det nemlig betjeningen af PowerPoint. Nedenfor finder du nogle enkle kneb, der gør dit arbejde lettere: Når du er færdig med at udarbejde din præsentation, gemmer du den i formatet ppsx som en show-fil. Herefter vil præsentationen åbne direkte i show-visning, når du dobbeltklikker på den. Hermed undgår du først at skulle åbne programmet og derefter finde præsentationen og skifte til show-visningen. Kopier show-filen over på skrivebordet på din pc eller bærbare eller opret en genvej til filen herfra. Dermed undgår du at skulle bruge tid og kræfter på at finde frem til show-filen. Afprøv om muligt hele den tekniske opsætning før deltagerne kommer. Hvis du benytter en bærbar, så vær opmærksom på at man på mange bærbare pc er kan slå ekstern skærm til og fra med tastekombinationen Fn+ F4. Brug genvejstasten B fra tastaturet til at gøre skærmen sort det er lettere og hurtigere end at sætte projektoren i pause. Side 70 erfa

71 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 11.8 Opgave til Lav et flot diasshow Nedenfor finder du de opgaver, der er tilknyttet dette kapitel om at lave et flot diasshow. Opgave navn Indeholder bl.a. Udvid præsentation af din hobby Overgange Animationer Selvkørende diasshow Udskriv noterne i sort/hvid Løs hele opgaven. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Overgange Flytte et dias Animation Kør diasshow Opgave til kapitlet LAV ET FLOT DIASSHOW. Du skal udvide din præsentation om en hobby eller et interesseområde. Udvid præsentationen til min. 10 maks. 12 dias. Brug alle de virkemidler, du har arbejdet med indtil nu. Lav overgange på dias i præsentationen. Lav animation på minimum 2 objekt pr. dias. Indstil præsentationen til et selvkørende diasshow. Gem præsentationen under et navn, du selv bestemmer. erfa Side 71

73 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 12 Præsenter en virksomhed Hvis du skal lave en præsentation for en virksomhed, er det sandsynligt, at den gerne vil have sit logo indsat på alle dias, og måske har virksomheden også et bestemt skrift- og farvekoncept, som understreger dens image. Det er din opgave at sørge for, at disse ting er ens på alle dias i præsentationen, og at de står på nøjagtig samme sted, så fx logoet ikke står og hopper, når præsentationen afvikles. EKSEMPEL 1 Den bedste måde at gøre det på er at udarbejde en master for den aktuelle og eventuelt kommende præsentationer. I afsnittet Master vil du få at vide, hvad en master er, og hvordan du arbejder med den. Virksomheden kan også have interesse i at vise sin organisationsstruktur eller en grafisk opstilling af talmateriale. Oplysninger vist i et skema kan også være en måde at præsentere virksomheden eller dens produkt(er) på. EKSEMPEL Organisationsdiagram Tabel-opstilling Diagram erfa Side 73

74 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 12.2 Master En master er en skabelon eller en slags baggrund for dias. I denne fastlægger du bl.a. baggrundsfarve, skrifttype, skriftstørrelse og skriftfarve, ligesom du kan bestemme sidefodens udseende eller indsætte et billede (fx et logo). Det, du laver i masteren, vil være på alle dias. Fordelen er at du, hvis du ønsker at ændre fx tekstfarven, kun behøver at ændre den i masteren; altså kun ét sted i stedet for på alle dias. EKSEMPEL Logo står på nøjagtig samme sted i alle dias Overskriften står på nøjagtig samme sted og med samme skrifttype, - størrelse og -farve på alle dias Du kan stadig ændre på opstilling og indsætte anden tekst og billeder Alle indstillinger er bestemt ét sted og gælder for alle dias, også hvis du senere indsætter nye Typer af masters I PowerPoint 2007 findes der master for dias, noter og uddelingskopier. Her i materialet gennemgås kun diasmaster, for når du først har forstået idéen med en diasmaster, kan du hurtigt overføre denne til de andre typer af mastere. Du får en master frem ved at vælge fanen Vis gruppen Præsentationsvisninger. Herefter vælger du den master, du ønsker at arbejde med. En Diasmaster gælder for diaslayout, Master for noter gælder kun for notelayout og Master for uddelingskopi kun for uddelingskopilayout. En diasmaster gælder for alle typer dias i præsentationen. Når du aktiverer Diasmasteren får du et nyt bånd. Her findes samtlige værktøjer, du måtte have brug for: Side 74 erfa

75 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Hvordan ser masteren ud? Den blanke nye master indeholder nogle pladsholdere. Som du kan se, svarer de til de pladsholdere, du kender fra diaslayout. Du kan ikke skrive tekst i disse pladsholdere med henblik på, at teksten skal gå igen på samtlige dias. Du kan udelukkende redigere formaterne. Hvis du ønsker at skrive en tekst, der skal gå igen på samtlige dias, skal du indsætte en tekstboks. EKSEMPEL Det er meningen, at du skal markere pladsholderen og formatere den med skrifttype, -farve og størrelse, ligesom du kan ændre på områderne for sidefod og vælge baggrund. Alle dine valg vil være gældende for alle dias i præsentationen. erfa Side 75

76 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse EKSEMPEL Logo er indsat Skriftformater er fastlagt Baggrund er valgt Sidefodsfelter er formateret Når du åbner masteren i en eksisterende præsentation, kommer der et miniaturedias frem i venstre side af skærmen. Her kan du se, hvordan ændringer i masteren påvirker dias Sidefod i masteren Du har allerede lavet sidefod på dias, men uden at kunne ændre på skriftens udseende og placeringen af felterne. Som du kan se nu, er den slags ændringer mulige i en master. Derfor skal du formatere felterne her i masteren, så vil formateringen herfra slå igennem, når du indsætter sidefod på dias senere Kan et dias være forskellig fra master? Du kan godt ændre på et dias, selvom du har lavet en master. Hvis du ønsker at ændre på baggrunden, gør du som tidligere beskrevet, men husker kun at vælge knappen Anvend. Så udføres ændringen kun på det aktuelle dias. Hvis du ønsker at ændre på skriften, skal du blot anvende de muligheder for formatering, du kender; de vil så gælde for de markerede tekstområder. Master Side 76 erfa

77 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 12.3 Opret en tabel Udover punktopstilling, kan du bruge en tabelopstilling til at gøre en tekst eller et budskab tydelig og overskuelig. EKSEMPEL Tabelopstilling Heldigvis får du jo meget hjælp i PowerPoint. Når du ønsker at oprette et dias indeholdende en tabel, vælger du blot diaslayoutet, hvor du får mulighed for at oprette en tabel fx layoutet: Titel og indholdsobjekt. Klik på ikonet for tabel, og du kan nu bestemme, hvor mange rækker og kolonner din tabel skal bestå af. I det viste eksempel består tabellen af to rækker (vandret) og to kolonner (lodret). Når du har indsat tabellen, kan du indtaste tekst i cellerne; du flytter indsætningspunktet ved hjælp af Tab-tasten eller ved klik med musen. erfa Side 77

78 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Nu kan du begynde at pynte på tabellen, du kan ændre på teksttype, -størrelse og -farve. Du kan også ændre på tabellens farve, ligesom du kender det fra tekstbokse, og endelig kan du ændre på kanterne og på tekstens justering inde i tabellen. Tekstens formatering laver du på samme måde som ved tekstbokse. Når du står i den aktive tabel, fremkommer en kontekstbestemt fane: Tabelværktøjer Design: Her finder du alle de værktøjer, du har brug for i forbindelse med formatering af tabellen. Fx ligger alle værktøjer i forbindelse med kanter/streger yderst til højre. Der er endnu flere muligheder med tabeller og formatering af dem. Prøv at eksperimentere med de mange muligheder.! Husk, formatering i tabeller foretages først til allersidst. Opret og formater tabel 12.4 Diagrammer Talopstillinger kan være svære at overskue, ikke mindst hvis de bliver vist i en præsentation. Det er lettere at få overblik over tal via et diagram. Derfor vil det altid være en fordel at opsætte tal i et diagram (et billede), som viser tallene. Side 78 erfa

79 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer EKSEMPEL Opret et diagram Igen har PowerPoint hjælp til dig i diaslayout. Du skal blot vælge et layout, der giver dig mulighed for at vælge: Indsæt diagram. Klik på ikonet og du er i gang. Vælg fx layoutet: Titel og indholdsobjekt. Det første du skal tage stilling til er, hvilken diagramtype du ønsker at bruge: Hvilket diagram du vælger vil selvfølgelig være afhængig af, hvad du ønsker at vise. Her er fx valgt Grupperet cylinder. Din skærm deles herefter i to. Højre side viser et regneark med et indtastet eksempel. I venstre side ses dette eksempel i den diagramtype, du har valgt. erfa Side 79

80 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Du indtaster nu dine egne data og sletter de rækker og/eller kolonner, du ikke skal bruge. Allerede mens du arbejder, vil du se dine ændringer i diagrammet i PowerPoint: For at komme tilbage til dit dias, lukke du regnearket. Hvis du senere ønsker det, kan du altid få regnearket frem igen ved at aktivere diagrammet. Herved fremkommer den kontekstbestemte fane Diagramværktøjer Design. Her vælger du: Rediger data i gruppen Data. Opret diagram Side 80 erfa

81 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer 12.5 Organisationsdiagram En virksomhed kan godt ønske at præsentationen skal vise, hvordan organisationen er bygget op. EKSEMPEL Hvis du skal have det med i præsentationen, vælger du: fanen Indsæt gruppen Illustrationer SmartArt. I dialogboksen SmartArt-grafik vælger du Hierarki: Klik i felterne og skriv den tekst, du ønsker. Når organisationsdiagrammet er aktivt, ser du en kontekstbestemt fane SmartArt-værktøjer Design: Her ligger alle de værktøjer, du kan få brug for. Fx Tilføj figur, som giver dig mulighed for at tilføje flere personer på samme niveau eller under. Desuden kan du vælge mellem en del forud definerede layouts og typografier. Organisationsdiagram erfa Side 81

82 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse 12.6 Opgaver til Præsenter en virksomhed Nedenfor finder du opgaver, der er tilknyttet dette kapitel om at præsentere en virksomhed. Opgave navn Indeholder bl.a. Hvirring blomster del 7 Præsenter en valgfri virksomhed min. 8 maks. 10 dias Febæk Rejsebureau Organisationsdiagram Tabel Master WordArt Multimedie/billeder Noter Master Overgange Tidsindstilling Animationer Løs de første 2 opgaver. Hvis du har tid, kan du løse alle opgaverne. I dette kapitel har du arbejdet med følgende huskesedler: Master Opret og formater tabel Opret diagram Organisationsdiagram Side 82 erfa

83 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet PRÆSENTER EN VIRKSOMHED: Hvirring blomster opgave del 7" Du skal tage udgangspunkt i den opgave, du gemte under navnet: Hvirring blomster del 6. Når du har løst nedenstående opgaver, gemmes præsentationen under navnet: Hvirring blomster del 7. Indsæt et nyt dias og opret et organisationsdiagram: Indsæt et nyt dias og opret en tabel som nedenstående: erfa Side 83

84 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse Indsæt et nyt dias og opret et diagram som nedenstående: Side 84 erfa

85 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer Opgave til kapitlet PRÆSENTER EN VIRKSOMHED: Opret en præsentation for Febæk Rejsebureau. Udarbejd præsentationen efter noterne til de enkelte dias. Over hvert dias står diasnummeret og under dias står noterne. Noterne er ment som en vejledning til udarbejdelse af dias. Du må meget gerne eksperimentere og lave om på præsentationen. Gem præsentationen under et navn, du selv bestemmer. Master: Baggrund, skrifttype og logo. Baggrund: Effekter, struktur, pergament (eller find selv noget) Skrifttype: Papyrus, farve: brugerdefineret Skriftstørrelse overskrift 48 pkt. Logo: Logo Sol Titeldias: Overskrift: Skriftstørrelse/snit: 88 pkt. fed, skygge Underoverskrift størrelse/snit: 54 pkt. Diasovergange: Tidsindstilling: Animationer: Forskellige (valgfrit) 1. dias: 3 sek. alle efterfølgende: 5 sek. (valgfrit) Forskellige (valgfrit) DIAS 1: Febæk Rejsebureau - en god oplevelse erfa Side 85

86 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse DIAS 2: Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Underoverskrift: Størrelse/snit: 32 pkt. fed Punktopstilling: Fyldfarve: Effekter, struktur, brevpapir Overskrifter: Tekst: WordArt, størrelse/snit: 32 pkt. fed Størrelse: 28 pkt. DIAS 3 Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Underoverskrift: Størrelse/snit: 36 pkt. fed Fyldfarve: Effekter, struktur, brevpapir Punktopstilling: Størrelse: 24 pkt. Linjeafstand: Afstand før 0,5 Billede: Barn i pool Side 86 erfa

87 Arbejdsmarkedsuddannelse Anvendelse af præsentationsprogrammer DIAS 4 Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Punktopstilling: Fyldfarve: Effekter, struktur, brevpapir Linjeafstand: Afstand før 0,5 Billeder: Rød solnedgang skrå: Her vælges værktøjet: Angiv gennemsigtig farve og klik på det hvide område. Solnedgang og barn DIAS 5 Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Underoverskrift: WordArt Billeder: Sne2 Rød himmel Landevej erfa Side 87

88 Anvendelse af præsentationsprogrammer Arbejdsmarkedsuddannelse DIAS 6 Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Punktopstilling: Fyldfarve: Effekter, struktur, brevpapir Linjeafstand: Afstand før 0,5 Billeder: Sne og bjerge Sne og træer Snemand DIAS 7 Overskrift: Størrelse/snit: 48 pkt. fed, skygge Underoverskrift: Skriftstørrelse/snit: 32 pkt. fed Fyldfarve: Effekter, struktur, brevpapir Punktopstilling: Skriftstørrelse/snit: 28 pkt. Linjeafstand: Afstand efter 0,5 Billeder: Big Ben Eiffel Side 88 erfa

Vis mere