Rådsmøde den 16/ kl. 19:00 i Centerbygningen

Transkript

1 Rådsmøde den 16/ kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede: Louise Grann Andersson (LGA) 19D Gregers Rasmussen (GR) 2D Sidsel Marie Andersen (SA) 19B Randi Larsen (RL) 11A Kenneth Hytting () 11D Mark Anderson (MA) 14D Rådsmedlemmer ikke til stede: Birte Martin (BM) 18A Beboere til stede: Jesper 19D Referat Relevant for / Ansvarlig 1.Valg af referent og dirigent Referent: MA Dirigent: GR 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 3. Nyt fra centerlederen Centerlederen er ikke til stede pga. Ferie. Rådet erfarer dog at centerlederen siden sidste rådsmøde har købt 3 nye Playstation spil to til voksne og et Postmand Per til børn. 4. Opfølgning på punkter fra sidste møde Velkomstfolder Folderen er i øjeblikket til gennemretning hos BM Fastspændingen af den ny opvaskmaskine i køkken i centerbygningen. Opvaskemaskinen er spændt fast. Fejl og hærværk på vaskerisystemet Der har været en fejl i softwaren, men den er opdateret nu. Synkroniseringen mellem net og vaskeri skulle nu virke. Der har heller ikke været nogen klager siden. Centerleder SA 1

2 Udbedring af defekte trin ved hoveddøre Den nye type trin er testet foran hus 13. Den nye type er beton trin med epoxy skridsikring og uden fliser. Rådet har kikket på den nye type trin og rådet er tilfredse med konceptet, men den håndværksmæssige udførelse kunne være bedre. Bede på parkeringspladsen Det er ikke sket noget. Kenneth snakker med inspektør Thomas efter han kommer tilbage. Affald skal i containerne Vi sætter plakat op på hegn og container Havekonkurrencen Resultaterne er lagt op på hjemmesiden Rækkerepræsentanter Genoptages på næste møde Cykelskur Der er ikke fundet nogen løsning endnu, men vil blive taget op næste møde. Børnehavens medbetaling af vej-vedligehold Kommunen har accepteret at vejen er at betragte som værende privat fællesvej. Det skal dog undersøges om der er lyst deklaration på et eller flere matrikelnummer som støder op til vejen. LGA MA GR ALLE RL 5. Nyt fra/til inspektøren Manglende låse på boltene til låger ved hus 9 og ved brandvej. Det er sandsynligvis et mindre problem. Kenneth tager sig af det. Manglende TV-signal. Der er sat en midlertidig boks op mens den anden er til rep. Rådet vil bede den person der tager sig af problemet skrive en all der informere om at der tages hånd om problemet. I forbindelse med det manglende tv-signal blev det klart at der mangler et overblik over elektronikken i kælderen. Efter sommerferien vil det blive undersøgt hvad elektronik der virker og hvad der ikke. Netgruppen udarbejder en beskrivelse af elektronik. Rådet er blevet gjort opmærksom på at en inspektør er kørt forgæves ud til en alarm i kælderen i en weekend. Det koster en frygtelig masse penge at få en inspektør herop en weekend. Derfor har har snakket med inspektørerne om at kontakte centerleder, dernæst rådsformand inden de tager her op, så han kan tjekke problemet først. Der har tidlige hængt sedler på dørene ind til kælderbaren. Der laves nu nogle nye. Netgruppen Netgruppen LGA 2

3 Der er fra netgruppen blevet stillet forslag om etablering af mekanisk indblæsning i varmecentral omkring EDB, da den ikke kører optimalt som det er nu. Netgruppen er kommet med en ca. pris på kr Rådet syntes umiddelbart at det lyder som en god løsning til at løse problemet her og nu. Rådet mener desuden at en lignende løsning bør undersøges for det EDB, der står på loftet. Rådet taget kontakt til inspektørerne for at få tingene ført ud i livet. Rådet ønsker desuden at få lagt på næste års budget en løsning med at flytte alt EDB ind i det tidligere kopirum og etablere ventilation i samme. 6. Nyt fra diverse udvalg Netgruppen: For at forsøge at fjerne al spam har netgruppen lukket for alle mails der kommer uden for PKS regi, bortset fra mail der stammer fra Danmark, dvs. mails der slutter på.dk Netgruppen/insp. Netgruppen Netgruppen har nu opgivet at opstille en computer til backup af hjemmeside. I stedet laves der løbende en kopi af hjemmesiden på en ekstern server. En mulighed er at have en ekstern harddisk liggende som en mere fremtidssikret løsning. Netgruppen afventer at ovenstående problem med varmen er løst. Miljøgruppen: Der er som beskrevet i omdelt seddel fra PKS opstart af forbrugsmåling på Trørødkollegiet den 1/8-08 Stort set alle underskrifter ang. omkodning af varmemålere er indsamlet. Der vil blive holdt brugermøder lige så snart hjemmesiden for forbrugsmåling er op og køre. Hjemmesiden vil først blive programmeret når varmemålerne er omkodet. Der vil blive holdt et specielt superbrugermøde for primært rådet, miljøgruppen, centerlederen og netgruppen. Der vil blive holdt 2 superbrugermøder samt adskillige brugermøder. Aktivitetsforeningen: Aktivitetsforeningen holder den 16. august sommer fest for hele kollegiet. Der vil blive omdelt tilmeldingssedler samt lagt information på hjemmesiden. Miljøgruppen, MA Aktiv, MA Aktivitetsforeningen har desuden afholdt en meget vellykket vandskitur til Nivå, hvor på piger og drenge kom op at stå på trods af god vind og bølger af en vis størrelse. 3

4 Indstillingsudvalg: Indstillingsudvalget ønsker et møde med Rådet for at diskutere dispensationsmulighederne for PHD-studerende. Indstillingsudvalget mener ikke længere at en PHD giver ret til 3 års forlængelse som tidligere har været normen. Rådet er ikke afvisende, men står dog fast på, at indtil dette møde holdes, gives alle ansøgninger om dispensation for PHD-studerende 3 års forlængelse. RL informerer indstillingsudvalget om vores beslutning. Mødet holdes tidligst den 11/8-08. RL 7. Gennemgang af rækkemødereferater Række 5: Da vi betaler for tømning af en fyldt container pr. gang uanset vægt, synes vi, at det burde være naturligt for beboerne at folde papkasser sammen og skille ting ad, så det fylder mindst muligt i containeren. bør vide, at den enkelte beboer kan kontakte inspektørerne, når der er behov for tømning af containeren. Rådet er enigt, der vil stå noget i næste rækkemødedagsorden. Der vil desuden blive sat et skilt op på lågen til containergården. Nogle lejligheder ligger inde med en hvid lejlighedsmappe med diverse info, vedtægter, regler m.m., hvoraf langt det meste er forældet, misvisende eller direkte forkert. Skal mappen opdateres? Eller skal alle smide dem ud, så vi ikke risikerer forvirring eller fejlinformation af nyindflyttere? Al relevant info findes vel på hjemmesiden nu? Smid mappen ud men behold, evt. brugermanualer til hardware. Vi foreslår, at alle kollegiets græsslånings-klinger slibes af en hertil kompetent person til kollegiets havedag (helst forår). Kollegiet kunne til dette formål indkøbe en billig vinkelsliber eller låne én af inspektørerne. Noteret. Der er usikkerhed om retningslinjer fra PFIU vedr. mulighed for dispensation, fx ved fortsat Ph.D. studie el.lign. Vi efterlyser klar udmelding om regler og præcedens i de forskellige typer dispensationssager fra PFIU, så vi nogenlunde ved, hvad vi kan eller ikke kan forvente. Desuden undrer beboere sig over meget sen ansøgningsfrist for dispensation i forhold til udsmidningsdato. Det er jo ikke rart at skulle finde en ny bolig på få uger i tilfælde af uventet afvist dispensationsansøgning. PFIU bør også overveje at tilpasse udsmidningsdatoer givet ved dispensation efter den aktuelle søgning til kollegiet, fx ved i nogle tilfælde at forlænge til først kommende sommer. Se ovenstående. Rådet tager forslagne til efterretning. 4

5 Række 8 Vi vil gerne vide når toppen af hækken ved stien til Gøngehusvej bliver klippet. Gerne et par meter ned, naboerne på den anden side har også forespurgt det. Dette er jo inspektørernes job. 19E har allerede klippet siderne. Rådet er enige. kontakter inspektørerne. Forbrugsmålere, bliver der faktureret for 600 kr alle måneder, eller ses der forskel på vinter og sommerhalvår? Nej, beløbet er det samme hele året. Hvornår er der superbrugermøde? Se ovenstående. Er der styr på om inspektørerne trækker folk i depositum hvis lejligheden er misligholdt ved udflytning? Så kollegiet ikke skal betale for eventuelle udbedringer. Ja, det er der styr på. Rådet forhører sig dog hos inspektørerne for evt. priser på udskiftning, reparationer eller lignende. Vi opfordrer rådet til at tilføje et fast beløb på budgettet til udstyr i kælderen. Det tages op til budgetmøde 8. Ansøgninger til konto 25 Julie Østergaard, 20D ansøger om en børnegynge til lejeplads mellem hus 19 og 20. Gyngen koster kr Ansøgningen er godkendt på betingelse af at gyngen er TÜV godkendt. Den endelige godkendelse fortages pr mail. Baren ansøger om en ny forstærker til baren da den nuværende er brændt af og ikke længere værd at reparere. Forstærkeren koster kr Ansøgningen er godkendt, på betingelse af at forstærkeren har udgange nok til at den kan spille på alle barens 4 højtalere. Aktivitetsforeningen ansøger om et rundboldsæt. Sættet koster kr. 49. Ansøgningen er godkendt. Centerleder ansøger om værktøj til opfyldning af værktøjskasser der kan lånes af beboere. Centerlederen har i sammenråd med, fundet værktøj til en værdi af kr Ansøgningen er godkendt 5

6 9. Punkter til næste rækkemødedagsorden Rådet vil gøre beboerne opmærksom på at man under INGEN omstændigheder må køre ind foran lejlighederne med bil / flyttevogn, da fliser og kloakrør ikke kan tåle belastning. Aktivitetsforeningen beder alle huske på at der afholdes sommerfest den 16. august. Der vil blive afholdt beboermøder om forbrugsmåling, når hjemmesiden er op og køre. Rådet vil bede beboerne op at presse deres papkasser sammen inden de smider dem i containeren. Hvis containeren er fuld så kontakt inspektørerne. Hvis beboere lægger inde med en gammel beboermappe, bedes de smide den ud. Man skal dog gennem evt. brugermanualer til hardware såsom komfur, emhætte, køleskab osv.. Netgruppen har nu lukket for al ekstern mail, på nær PKS/DTU relateret mails, samt fra mail med oprindelse fra Danmark, altså.dk. Rådet informere om at hvis alarmen skulle starte ved ophold i kælderbaren, skal centerlederen kontaktes. Hvis det ikke er muligt, kontakt da Rådsformanden og i sidste instans inspektørerne. Det er strengt forbudt at vaske hundetæpper i kollegiets vaskemaskiner, da de ødelægges. Kollegiet holder havedag den 4/10. Frivillige til styring af havedag søges. Frivillige kan kontakte rådet på raadet@tkol.dk. 10. Næste Møde Næste møde afholdes mandag d. 27.aug klokken 19:00. Kage: MA Kaffe og the: LGA Referent: BM Dirigent: GR 11. Eventuelt Havedag på kollegiet: Der afholdes havedag på kollegiet den 4/10. Rådet søger frivillige til styring af havedagen. Rådsmiddag: Rådsmiddag vil blive afholdt lørdag den 27/9 17:30 i centerbygningen. 6

7 Tilbud fra Dong: Inspektørerne har fået et tilbud fra DONG om de udskifter varmecentralen gratis imod at de får den årlige besparelse indtil varmecentralen er afbetalt. En enig bestyrelse er dog enige om at takke nej indtil videre, da dette ville betyde at det beboer spare på varme individuelt, ikke direkte vil have nogen virkning. En ny varmecentral er lagt ind i kollegiets langtidsbudget. Regler for udlejning af telt: Teltet er kun til udlejning på kollegiet. Centerleder skal tage kr. 50 i udlejning plus kr. 500 i depositum. Centerleder Kommentarer til referat: Rådet har taget de løbende kommentarer til sidste referat er taget til os, og vil arbejde på at det ikke gentager sig. 7