Udbudsmateriale. Aarhus Kommune. Etablering af en decentral persondata database

Transkript

1 Udbudsmateriale Aarhus Kommune Etablering af en decentral persondata database Aarhus Kommune 15. november 2011

2 Udbudsmateriale Indhold November 2011 INDHOLD INDLEDNING BESKRIVELSE AF OPGAVEN OPGAVENS OMFANG PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Vedståelsesfrist Ejendomsret FORMKRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING, INDHOLD OG AFLEVERING Formkrav Spørgsmål til annonce- og udbudsmaterialet Tilbudsfrist Udgifter ved tilbudsgivning BETINGELSER FOR DELTAGELSE TILDELINGSKRITERIUM BAGGRUND MINIMUMSKRAV KRAVSPECIFIKATION OPTION... 7 TRO OG LOVE ERKLÆRING... 8 DEFINITIONER : HERKOMST OG OPRINDELSESLAND Definition Herkomst Definition Oprindelsesland OPDELING AF EFTERKOMMERE I AARHUS KOMMUNE Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, 15. november 2011

3 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 3 1. Indledning 1.1 Beskrivelse af opgaven Dette udbud vedrører etablering og løbende vedligeholdelse af en decentral persondata database for Aarhus Kommune. Udbuddet omfatter viderebehandlingen af data, som Aarhus Kommune har fået overført fra CPR-kontoret, og placeringen af disse data i en normaliseret decentral database på kommunens egen MS-SQL server. Denne lokale database ønskes opstillet med udtræksdata fra CPR-kontorets CPR(Centrale Person Register) omfattende data vedrørende personer, som enten er borgere i Aarhus Kommune, eller er i en sagsmæssig relation til Aarhus Kommune. Det drejer sig om en forventet population på mellem og personer. Desuden ønskes denne lokale database udvidet til at omfatte data fra CPR-kontorets CPR Vejregister. Aarhus Kommune anskaffer disse data via aftale med CPR-kontoret om etableringsudtræk fra CPR-kontorets CPR-register og CPR Vejregister. Efter etablering af databasen ønskes databasen løbende vedligeholdt med daglige ændringer og tilføjelser, modtaget som daglige ajourføringer fra CPR-kontoret. Desuden omfatter udbuddet muligheden for at indhente teknisk bistand og support hos tilbudsgiveren. Derudover omfatter udbuddet en option vedrørende berigelse af personoplysninger med herkomstoplysninger samt oprindelsesland. 1.2 Opgavens omfang Udbuddet omfatter etablering af: en normaliseret decentral persondata database for Aarhus Kommune indeholdende alle de udtræksdata fra CPR-registeret, der kan leveres til en offentlig myndighed, suppleret med alle de data fra CPR Vejregisteret, der kan leveres til en offentlig myndighed. en løbende daglig opdatering af databasen baseret på ændringer og tilføjelser til CPR-registeret og CPR Vejregisteret. teknisk bistand og support. en option vedrørende berigelse af disse database data med herkomstoplysninger samt oprindelsesland.

4 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 4 2. Procedurer og konkurrencevilkår 2.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 120 dage fra fristen for modtagelse af tilbud Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse. 2.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk Spørgsmål til annonce- og udbudsmaterialet Frist for modtagelse af spørgsmål til annonce- og udbudsmaterialet er den , kl Eventuelle spørgsmål til annonce- og udbudsmaterialet skal sendes elektronisk til Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, att.: Edward M. Lippe pr. til EML@AARHUS.DK. Spørgsmålene og svar vil, i anonymiseret form, blive lagt på Aarhus Kommunes hjemmeside, senest den Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Rådhuset, 8000 Aarhus C, att.: Edward M. Lippe, i hænde senest den kl Tilbuddet skal fremsendes i 3 eksemplarer. Tilbuddet skal mærkes Tilbud på Decentral Persondata Database. Tilbuddet ønskes endvidere fremsendt til Borgmesterens Afdeling på til Edward M. Lippe EML@AARHUS.DK. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 2.3 Betingelser for deltagelse Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til den udbudte opgave. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Udvælgelseskriterier:

5 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 5 Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 1. Dokumentation af referencer fra tilsvarende eller beslægtede opgaver, som tilbudsgiver har løst indenfor de seneste 3 år. 2.4 Tildelingskriterium Opgaven vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet efter følgende underkriterier i prioriteret rækkefølge: 1. Pris Vurderingen af pris omfatter en vurdering af: prisen for etablering af løsningen prisen for den løbende opdatering af løsningens data prisen for teknisk bistand og support optionsprisen for berigelse med herkomstoplysninger samt oprindelsesland med hovedvægten på prisen for etablering af løsningen og prisen for den løbende opdatering af løsningens data. 2. Leveringstid Ved leveringstid forstås en vurdering af, hvor hurtigt løsningen kan etableres, i det løsningen ønskes etableret den 17. februar 2012 eller snarest derefter. 3. Funktionalitet Ved funktionalitet forstås i hvilken udstrækning databasen omfatter samtlige elementer i CPR-kontorets udtræk fra CPR-register og udtræk fra CPR Vejregister (beskrevet i dette dokument i afsnit 3 baggrund), og i hvilket omfang databasen er normaliseret. Til brug for vurderingen skal tilbuddet vedlægges en beskrivelse af databasens indhold, en mapning fra databasens dataelementer til dataelementerne i CPR-kontorets udtræk fra CPR-register og CPR Vejregister og en beskrivelse af databasens logiske datamodel.

6 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 6 3. Baggrund Aarhus Kommune har igangsat en opgave, hvis formål er at realisere en fælles ITarkitektur for ledelsesinformation i Aarhus Kommune. Første etape i denne forbindelse er opbygningen af kommunens eget Borgerdatavarehus. Borgerdatavarehuset vil give kommunen en samling af meget relevante og essentielle masterdata, som er uafhængige af leverandører og IT-systemer. Borgerdatavarehuset opbygges og udvikles af Aarhus Kommune, og vil sammenstille stamdata fra forskellige datakilder. Den samlede Borgerdatavarehusløsning vil omfatte datakilder, et datavarehus, datamarter og ledelsesinformations rapporter, hvoraf alene datakilden decentral persondata database er omfattet af nærværende udbud. Nogle af datavarehusets centrale og essentielle stamdata er persondata, og datakilden til persondata er CPR-kontorets CPR-data fra CPR-registeret, suppleret med data fra CPRkontorets CPR Vejregister. Kommunen er i færd med at etablere en aftale med CPR-kontoret om etableringsudtræk (statusudtræk) af samtlige persondata og lignende fra CPR-registeret, som kan leveres til en offentlig myndighed. Der indgås en tilsvarende aftale mellem Aarhus Kommune og CPR-kontoret for data fra CPR Vejregister. Derudover indgås der tilsvarende en aftale med CPR-kontoret om daglige ændringer og tilføjelser (ændringsudtræk), som dagligt leveres til Aarhus Kommune. Der henvises til CPR-kontorets beskrivelser af CPR-register udtræk og CPR Vejregister udtræk: Den udtrukne population i udtrækkene fra CPR-kontoret forventes at omfatte mellem og personer, og vil omfatte både nuværende og tidligere borgere i Aarhus Kommune og andre sagsrelevante personer. Ved sagsrelevante personer forstås personer med tilknytning til Aarhus Kommunes fagsystemer. Etableringsudtrækket fra CPR-kontoret vil omfatte historiske data. Aarhus Kommune ønsker via dette udbud et nemmere tilgængeligt persondata datagrundlag, end det er tilfældet i de udtræk, kommunen kan få stillet til rådighed fra CPRkontoret. De data, der kan anskaffes via CPR-registeret og CPR Vejregisteret, er enkeltstående og daglige ændrings udtræk, og disse ønskes i stedet viderebehandlet og opbygget i en normaliseret persondata database, som vil indgå i kommunens samlede Borgerdatavarehusløsning. 4. Minimumskrav Med udgangspunkt i de, i afsnit 3 i dette dokument, beskrevne dataudtræk fra CPRregisteret og CPR-Vejregisteret ønskes etableret en persondata database indeholdende en kopi af udtræksdata fra disse datakilder for den udvalgte population (inklusiv historiske data). Udtræksdataene ønskes viderebehandlet og stillet til rådighed som normaliseret persondata database, som kan anvendes i en stribe sammenhænge i forbindelse med såvel ledelsesinformation som i tilknytning til kommunens fagsystemer. Databasen skal leveres til Aarhus Kommune og driftes decentralt på Kommunens egen MS-SQL server. Databasen ønskes opdateret dagligt med de daglige ændringer og tilføjelser til CPRregisteret og CPR-Vejregisteret.

7 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 7 Persondata databasen forventes videreudviklet og løbende ajourført i takt med, at CPRregisteret og CPR Vejregister udvides med flere dataelementer. 5. Kravspecifikation Tilbudsgiveren skal i sit tilbud angive følgende priser: Prisen for etablering af løsningen Prisen for den løbende opdatering af løsningens data Prisen for teknisk bistand og support Databasen ønskes etableret den 17. februar 2012 eller snarest derefter. Tilbudsgiveren skal angive, hvornår databasen kan etableres med de ønskede data. Persondata databasen ønskes etableret med samtlige dataelementer i de angivne CPRkontor CPR-register og CPR Vejregister udtræk, og tilbudsgiveren skal beskrive: Databasens indhold En mapning mellem databasens dataelementer og dataelementerne i CPRkontorets CPR-register og CPR-Vejregister udtræk Om, og hvilke, dataelementer i CPR-register og CPR Vejregister udtræk, som ikke er omfattet af persondata databasen Tilbudsgiverne vil blive vurderet på i hvilken udstrækning, de kan levere samtlige af disse dataelementer. Persondata databasen forventes at være en normaliseret udgave af dataelementerne i CPR-udtrækkene. I den forbindelse skal tilbudsgiveren vedlægge en beskrivelse af databasens datamodel. Der ønskes mulighed for at trække på tilbudsgiveren i forbindelse med support og teknisk bistand vedrørende bl.a. dataforståelse, teknisk opsætning, etc. Databasen ønskes opbygget således, at snitfladen til CPR-data fra CPR-registeret kan erstattes med en snitfade til Kombits FLIS (Fælleskommunal ledelsesinformation) eller en tilsvarende løsning, i den udstrækning at FLIS eller den tilsvarende løsning bliver i stand til at levere de samme data med samme opdateringsfrekvens, som CPR-kontoret kan via deres udtræk fra CPR-registeret. Tilbudsgiveren bedes udforme en tidsubegrænset kontrakt, dvs. en kontrakt, som skal opsiges for at bringes til ophør, hvor opsigelsesfristen er max. 6 måneder. 6. Option Som option ønskes et tilbud på berigelse af populationen i persondata databasen med oplysning om herkomst og oprindelsesland. Berigelsen skal ske både på etableringstidspunktet og løbende herefter. Oplysningerne skal beregnes ud fra Danmarks Statistiks definitioner, som er gengivet i bilag 2. Der gøres særskilt opmærksom på, at informationer om familiemedlemmer, som ikke er en del af persondata databasens population, kan være påkrævet for at kunne beregne herkomst og oprindelsesland for personer i persondata databasen. Leverancen af data beskrevet i denne option kan enten ske integreret i den, i dette dokument beskrevne, normaliserede persondata database, eller i filformat i en selvstændig og separat database eller fil. Tilbudsgiveren skal angive hvad prisen er for: Berigelse af populationen med herkomstinformationer og oprindelsesland i forbindelse med etableringen af databasen. Løbende berigelse med herkomstinformationer og oprindelsesland for nyoprettede personer i persondata databasen.

8 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 8 Bilag 1 Tro og love erklæring Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinier for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift:

9 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 9 RETNINGSLINIER FOR AARHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFORRETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkeds- bidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. 4. Procedure: Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Aarhus Byråd den 20. marts 1996.

10 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 10 Bilag 2 Definitioner : Herkomst og oprindelsesland Kilde: Danmark statistiks Statistikbank Definition Herkomst Når man taler om herkomst skelner man mellem indvandrer, efterkommere, og personer med dansk oprindelse. Indvandrere og efterkommere er statistiske begreber, som er dannet efter bestemte regler og på grundlag af tilgængelig information. Inddelingen i indvandrere og efterkommere er lavet på grundlag af de oplysninger om forældre/børnrelationer, statsborgerskab og fødested, som findes i CPR. Personer med dansk oprindelse er personer - uanset fødested der har mindst én forældre, der både er dansk statsborger og født i Danmark. Indvandrere er født i udlandet. Ingen af forældrene er både danske statsborgere og født i Danmark. Hvis der ikke findes oplysninger om nogen af forældrene, og personen er født i udlandet, opfattes den pågældende også som indvandrer. Efterkommere er født i Danmark. Ingen af forældrene er både danske statsborgere og født i Danmark. Hvis der ikke findes oplysninger om nogen af forældrene, og personen er udenlandsk statsborger, opfattes personen også som efterkommer. Når en eller begge forældre, der er født i Danmark, opnår dansk statsborgerskab, vil deres børn ikke blive klassificeret som efterkommere. Fastholder danskfødte forældre imidlertid begge et udenlandsk statsborgerskab, vil deres børn blive klassificeret som efterkommere. Aarhus vinkel ift. efterkommere: Traditionelt har Aarhus Kommune opdelt efterkommere i grupperne: 2. generation og 3. generation. Opdelingen er sket på baggrund af beslutningsskema angivet i bilag 3. Denne opdeling ønskes videreført så vidt muligt. Definition Oprindelsesland Oprindelsesland er dannet ud fra følgende regler: Når ingen af forældrene kendes, er oprindelseslandet defineret ud fra personens egne oplysninger. Er personen indvandrer, antages det, at oprindelseslandet er lig med fødelandet. Er personen efterkommer, antages det at oprindelseslandet er lig med statsborgerskabslandet. Når kun en forælder kendes, defineres oprindelseslandet ud fra dennes fødeland. Hvis dette er Danmark, bruges statsborgerskabslandet.

11 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 11 Når begge forældre kendes, defineres oprindelsesland ud fra moderens fødeland, henholdsvis statsborgerskabsland. Yderligere informationer kan findes på Danmark Statistiks hjemmeside: ysrid=86571

12 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 12 Bilag 3 Opdeling af efterkommere i Aarhus Kommune

13 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Etablering af en decentral persondata database 15. November 2011 Side 13