Manual version 7. TimePlan A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalborg SV CVR

Transkript

1

2 Manual version 7 Side 2 af 46 TimePlan A/S

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 3 TimePlan App... 5 Log ind... 5 Log ind-oplysning... 6 Menuen... 8 Søg... 9 Dashboard Vagtplan Mine tider Ledige tider Tider til godkendelse Ønsker Afdelingsplan Registreringer Kom/gå Efterregistrering Kørselsgodtgørelse Løntillæg Mine data Min profil Afspadsering Ferie Feriefri Flekstid SH-tid Lønoplysninger Beskeder Firmanyt: Indstillinger Ændre adgangskode Genindlæs WebApp systemdata TimePlan A/S Side 3 af 46

4 Manual version 7 Side 4 af 46 TimePlan A/S

5 TimePlan App - Log ind TimePlan App TimePlan App er en gratis service for virksomheder, der har licens til både TimePlan Version 7 og Medarbejder Portal (Internet Modul). Ideen med TimePlan Web App er, at den enkelte virksomheds medarbejdere kan tilgå deres vagtplan via mobilen/internet, hvorved virksomheden får optimal udnyttelse af de menneskelige ressourcer. Virksomheden sparer tid og penge, samt undgår konflikter. Dokumentet her tager udgangspunkt i WebApp anvendt på en mobil for medarbejdere. Medarbejderne kan hurtigt danne sig et overblik over deres vagtplan, udbyde vagter til deres kolleger, aflyse egne vagter, tage ledige vagter, samt læse beskeder og informationer fra virksomheden. TimePlan WebApp kan indstilles til, om vagter må udbydes, aflyses og tages, og om de skal godkendes før de træder i kraft. Der kan læses systembeskeder, der sendes ud ved godkendelse af vagtbytte og aflysning af vagter. Samtidigt kan der lægges vigtige informationer ud på TimePlan WebApp, hvilket automatisk vil vises under nyhedssektionen på TimePlan WebApp. TimePlan Web App sikrer en effektiv vagtbytteordning blandt medarbejderne, så virksomheden kan koncentrere sig om kunderne og omsætningen. Log ind TimePlan WebApp startes første gang i en browser, ved at angive den serveradresse der er tilknyttet virksomhedens TimePlan. Serveradressen vil typisk være adressen tilknyttet til virksomhedens TimePlan. Serveradressen kan desuden også være sikret med sikker forbindelse, hvilket betyder, at adressen skal have foran sig. Er man i tvivl, så vil man kunne få serveradressen af virksomhedens TimePlan-administrator. Indtast adressen ved anvendelse af er det muligt at på TimePlan WebApp til at huske brugeren. TimePlan A/S Side 5 af 46

6 Manual version 7 Ved sikker forbindelse, skriv: Serveradressen vil blive gemt på telefonen, således dette ikke skal indtastes hver gang TimePlan App tages i brug. For at indtaste ny serveradresse, skal der logges ud. TimePlan App kan lægges ud på startskærmen på mobilen Forsiden vil vise Login siden til TimePlan App, hvorfra der kan vælges sprog og man kan se Firmanyheder som er de nyheder og informationer, der er indtastet i TimePlan Medarbejder Portal (Internet Modul) på Opslagstavlen. Log ind-oplysning Når serveradressen er indtastet, indtast brugernavn og kodeord, og derefter tryk på Log ind. Brugernavn og kodeord er de samme, der indtastes i TimePlan Medarbejder Portal (Internet Modul). For at logge ind på WebApp en indtastes lønkode, Cpr-nummer eller kortnummer samt password. Første gang man logger på er passwordet sendt en . Herefter skal der vælges nyt password der skal bruges fremover. Side 6 af 46 TimePlan A/S

7 TimePlan App - Log ind Hvis der er fejl i indtastningen vil TimePlan App komme med følgende fejlmelding: Ugyldigt ID eller adgangskode. Brugernavn og kodeord vil blive gemt på telefonen, således disse ikke skal indtastes hver gang TimePlan tages i brug. For at indtaste nyt brugernavn og kodeord skal der logges ud. Skulle man have glemt passwordet, kan man bede om et nyt ved at klikke på Har du glemt loginoplysninger. Hvorefter nye oplysninger fremsendes. Alle steder i Appen hvor man ser kan man vende tilbage til det skærmbillede man kom fra. TimePlan A/S Side 7 af 46

8 Manual version 7 Menuen Når log ind-oplysningen er godkendt, er TimePlan App klar til brug. Brugerfladen åbnes med et dashboard der giver et hurtigt overblik i TimePlan App. Øverst på skærmen er der fra knappen med tre linjer muligt at åbne en menu for hvad det muligt at skifte imellem: Side 8 af 46 TimePlan A/S

9 TimePlan App - Menuen Fra Toppen kan man også søge på medarbejdere i virksomheden. Søg Der kan søges direkte på navn ved at trykke på Søg efter kollegaer og skrive navnet, eller man kan søge ud fra afdeling og eventuel også på funktioner. For at udføre søgningen trykkes på Søg. TimePlan A/S Side 9 af 46

10 Manual version 7 Dashboard Dashboard der giver et hurtigt overblik over næste uges arbejdstider, overenskomstperiode og genveje til nogle af mulighederne i WebApp. Genveje: Viser genveje til nogle af muligheder i WebApp Kommende arbejdstider: Viser arbejdstiderne for de næste fem dage. Nye beskeder: Viser evt. nye beskeder Overenskomstperiode: Viser hvor mange timer der er planlagt i perioden, viser også mertid og overarbejde i perioden. Side 10 af 46 TimePlan A/S

11 TimePlan App - Menuen Vagtplan Herfra får man et overblik over ens arbejdstider og fravær. Det er muligt at kunne frigive/aflyse tider, tage ledige tider/bytte tider, ønske fravær samt se planlægningen i ens afdeling. Vagtplanen udvides med at klikke på + Fra vagtplanen kan der vælges mellem Mine tider Ledige tider Tider til godkendelse Ønsker Afdelingsplan Mine tider Her vises egne arbejdstider, fravær, terminaltider og tid afregnet til løn for den periode der er tilgængelig. Det er muligt at gå tilbage og frem i tiden, ved at bruge rullemenuen yderst til højre. Ovenstående vises ud fra planlægningen, med ugenummer, datoer, afdeling, timeantal og funktion. Skulle man have fravær vises dette også. Er det et heldagsfravær, fjernes arbejdstiden. TimePlan A/S Side 11 af 46

12 Manual version 7 På dage der ligger frem i tiden, vil man, hvis man må bytte/aflyse tider se symbolet man på symbolet vil arbejdstiden åbne op og man kan nu frigive/aflyse tiden.. Trykker Når der er trykket på Frigiv er vagten lagt ud til kollegaerne, som nu vil kunne byde ind på arbejdstiden. En frigiven vagt vises under mine tider ved symbolet. En vagt vil blive lagt ud under Tider til godkendelse. Arbejdstiden kan tilbagekaldes igen ved at trykke på vagten. og derfra vælge Ja til at tilbagekalde Side 12 af 46 TimePlan A/S

13 TimePlan App - Menuen Ledige tider Herfra vises en oversigt over tilgængelig Ledige tider/byttetider. Har man selv lagt en tid ud til bytte vil man også kunne se den her. Klik på Tag vagt for at tage ledige tid/byttetid. Ønsket om vagten vil nu vises under Tider til godkendelse. I ens egne oversigt over Mine tider vil de dage man har tider der ligger til godkendelse blive vist med en gul farve. TimePlan A/S Side 13 af 46

14 Manual version 7 Tider til godkendelse Viser de ønsker der ligger om at tage en/flere ledige tider/byttetider, hvis disse skal godkendes, viser også de vagter man har ønsket at aflyse. Ved at trykke på kan man fjerne de ønsker man har til at ligge til godkendelse. Side 14 af 46 TimePlan A/S

15 TimePlan App - Menuen Tryk på fjern ønske for at slette den ønskede arbejdstid. TimePlan A/S Side 15 af 46

16 Manual version 7 Ønsker Fra ønsker oprettes fravær frem i tiden. Der kan vælges mellem de fraværstyper der fra virksomhedens siden er gjort tilgængelige. I oversigten under ønsker vises indeværende måned. De blå cirkler indikerer at man er planlagt med arbejdstid på disse dage. Er der en farve bag cirklen betyder det at man har et fravær. For at oprette et ønske, trykker man på Tilføj ønsker > vælg den ønskede fraværstype. Vælg om det skal være heldagsfravær. Vælg den måned det ønskede fravær skal ligge i ved at klikke på pilene på begge sider af månedsnavnet. Tryk derefter på den/de dag(e) man ønsker fraværet Side 16 af 46 TimePlan A/S

17 TimePlan App - Menuen Godkend valget ved at trykke på eller fortryd valget ved at trykke på Trykker man hurtigt to gange efter hinanden på en prik, vil arbejdstiden blive åbnet og man kan se hvordan man er planlagt på dagen. Også herfra kan man oprette ønsker ved at trykke på knappen. Man kan så tilføje et nyt ønske på dagen ved at trykke i Tilføj ønsker > vælg den ønskede fraværstype, vælge om det skal være et heldagsfravær eller delvist fravær. TimePlan A/S Side 17 af 46

18 Manual version 7 Ønsket godkendes ved at trykke på eller annulleres ved at trykke på. Har man allerede et fravær på dagen, kan dette fjernes ved at trykke på. Vælges Godkend, Annuller eller Slet vendes tilbage til den planlagte arbejdstid på dagen, Tryk på for at vende tilbage til siden for at oprette ønsker. Godkendes valget vil det ønskede fravær blive lagt ind i TimePlan, hvorfra det kan godkendes af planlæggeren. Slettes et ønske vil det blive fjernet inde i TimePlan. Side 18 af 46 TimePlan A/S

19 TimePlan App - Menuen Afdelingsplan Herfra får man en samlet oversigt over arbejdstiderne i den afdeling, man er tilknyttet (det vil sige arbejdstiderne på de kollegaer, som er i samme afdeling). Her kan man vælge hvilke dato man vil se afdelingsplanen fra, som standard vises dags dato og en dag. Standard kan ændres ved at trykke på på tandhjulet der vises i højre side i toppen. Herfra kan man vælge sine egne indstillinger for hvordan man ønsker at se afdelingsplanen. TimePlan A/S Side 19 af 46

20 Manual version 7 Tryk på Vis for at få vist den valgte visning. Har man valgt at få vist funktions eller fraværsforklaring, vises denne under afdelingsplanen, hvorfor der skal scrolles ned for at se den. Tryk på dato for at vælge startdato Tryk på Viser 1 uge for at ændre visningen. Er man tilknyttet flere afdelinger kan man skifte mellem disse ved at trykke på afdelingsnavnet. Accepter ændringen i visningen ved at trykke på Vis. Side 20 af 46 TimePlan A/S

21 TimePlan App - Menuen TimePlan A/S Side 21 af 46

22 Manual version 7 Registreringer Herfra foretages registreringer i forbindelse med stemplinger, efterregistrering, registrering af kørsel og visse manuelle løntillæg. Kom/gå Herfra kan man stemple ind/ud på en planlagt tid. Skal man anvende tilstedeværelsesregistrering vælges også kom/gå. Tryk på Tjek ind for at registrere at man er kommet. Tilstedeværelsesregistrering: Her vil man hvis man mangler at registrere sig på arbejdstiden inden få beskeden at man mangler at registrere sig og man skal angive en årsag til dette. Er man registreret på arbejdstiden inden vil man få beskeden at ens tilstedeværelse er registreret Side 22 af 46 TimePlan A/S

23 TimePlan App - Menuen Tidsregistrering: Tjekker man ind i god tid /for sent får man beskeden at man er ved at stemple ind før planlagt tid/efter planlagt tid, og man kan blive bedt om at notere hvorfor man tjekker ind så tidligt/sent. Det samme vil være gældende i forbindelse med ud registrering. Skriv bemærkning og tryk Stempel ind. Når man er er stemplet ind og trykker på kom/gå, får man mulighed for evt. at stemple til pause eller man kan Tjekke ud. Stempler man Til Pause vil man skulle stemple tilbage Fra Pause. TimePlan A/S Side 23 af 46

24 Manual version 7 Tjekker man ud før tid, kan man blive afkrævet en årsag for at man tjekker ud før tid. Side 24 af 46 TimePlan A/S

25 TimePlan App - Menuen Efterregistrering Her kan man senere gå ind og foretage sin registrering bagud i tid. Tryk på ikonet arbejdstid. for at registrere bagud i tid. Skærmbilledet åbner ved valg for registrering af TimePlan A/S Side 25 af 46

26 Manual version 7 Her kan der registreres arbejdstid eller fravær. Arbejdstid: Tryk i Starttid, et nyt billede åbnes hvorfra der vælges den tid arbejdstiden startede ved at flytte på time og minuttal. Tryk OK og man vender tilbage til udgangspunktet for registrering af arbejdstiden. Tryk på Sluttid og foretag samme handling for at vælge sluttidspunktet for arbejdstiden. Tryk på Pause for at angive længen af pausen, hvis den afviger fra den planlagte pause. Billedet åbner som standard med det minuttal der er vist i feltet pause Vælg afdeling der stemples ind i, vælg arbejdsfunktion, eventuelt projekt der arbejdes på og angiv eventuel en årsag for stemplinger. Angives der årsag, skriv en bemærkning hvis der kræves. Side 26 af 46 TimePlan A/S

27 TimePlan App - Menuen Tryk på for at godkende indtastninger. Tryk på for at kassere ændringerne. Fravær: Herfra er det muligt at registrere fravær bagud i tid. De fraværstyper der kan vælges, er de fravær virksomheden har tilladt at man selv kan registrere. Fravær der registreres, kan registreres som heldagsfravær (hele dagen) eller som en del af dagen (Tidsinterval). Ændres ved at trykke på Registreres som. Står fraværet til hele dagen er det ikke muligt at vælge Starttid og Sluttid. Er der valgt tidsinterval, skal man angive Starttid og Sluttid på fraværet. Vælg fraværstypen og skriv eventuelt en bemærkning. Tryk på Tryk på for at godkende indtastninger. for at kassere ændringerne. TimePlan A/S Side 27 af 46

28 Manual version 7 Kørselsgodtgørelse Herfra kan der oprettes kilometer afregning til kørsel, som godkendes af virksomheden. 1. Tryk på knappen for at oprette informationer til brug for kørselsgodtgørelse. 2. Tryk på Kørselsdato for at angive hvilke dato kørselsoplysninger drejer sig om. Side 28 af 46 TimePlan A/S

29 TimePlan App - Menuen 3. Tryk på den aktuelle dato og man kommer tilbage til billedet hvor yderligere registrering foregår. 4. Vælg Kørselsgodtgørelse. 5. Indtast registreringsnummeret på den bil man kørte i forbindelse med registreringen. 6. Skriv eventuelt et formål med kørslen. 7. Skriv hvad bilen kilometertæller (triptæller) stod på ved start og slut på turen. Antallet af kørte km regner TimePlan App en selv ud. 8. Skriv hvor der er Kørt fra med angivelse af Sted; Adresse, Postnummer og By og hvor der er Kørt til med angivelse af Sted; Adresse, Postnummer og By. Skal der samme dag køres direkte retur kan der trykkes på Opret retur, vær dog opmærksom på at start og slut på kilometertælleren kun skal være den ene vej, da TimePlan ved valg op retur selv beregner kilometertallet retur. TimePlan A/S Side 29 af 46

30 Manual version 7 9. Tryk på Køres der tilbage en anden dag trykkes der ikke på Opret retur, men der trykkes direkte på Følgende skærmbillede vises når kørslen er registreret Klik på for at vende tilbage til oversigten over oprettede kørselsregistreringer. Poster hvorpå der vises et er godkendte kørselsregistreringer i TimePlan. Poster med er afventende kørselsregistreringer i TimePlan. Poster med er afviste kørselsregistreringer i TimePlan. Poster med er ændrede og godkendte kørselsregistreringer i TimePlan. Alle posterne kan åbnes for yderligere information/håndtering ved at trykke på. Trykker man på udfor en post kan man se hvad der er registreret Side 30 af 46 TimePlan A/S

31 TimePlan App - Menuen og man kan vælge Opret retur: Gælder både for afventede og godkendte. Herfra kan man oprette en retur kørsel. Åbner som standard med billedet til ændring af kilometertælleren. Datoen ændres ved at trykke på Generelle oplysninger. Kopier: Gælder både for afventede og godkendte. Tager en kopi af posten og åbner billedet med registrering af Kilometertæller. Datoen ændres ved at trykke på Generelle oplysninger. Slet: Gælder kun for afventede. Sletter den post der er blevet åbnet. Når der trykkes på slet, åbnes der et nyt billede, hvor man bekræfter at man ønsker at slette registreringen. TimePlan A/S Side 31 af 46

32 Manual version 7 Tryk på Slet og man vender tilbage til oversigten over kørselsregisteringer. Løntillæg Herfra kan man manuelt oprette et af de tilladte løntillæg. Tryk på knappen for at oprette det ønskede tillæg. Side 32 af 46 TimePlan A/S

33 TimePlan App - Menuen 1. Vælg en dato indenfor den lønperiode løntillægget skal være med i ved at trykke på Dato. Vælg datoen og tryk Luk. 2. Tryk på registrering for at vælge den ønskede løntillæg. 3. Tryk i feltet Værdi for at skrive beløbet på løntillægget. 4. Tryk Opret løntillæg, og løntillægget vil nu være med i den næste løn der indeholder den dato der blev valgt. Det oprettede tillæg vil nu blive vist i oversigten for Løntillæg. Det oprettede tillæg kan slettes ved at trykke på. Trykkes på vil man blive spurgt om man ønsker at fortsætte. TimePlan A/S Side 33 af 46

34 Manual version 7 Bekræft ved at trykke på ved at trykke. og man vender tilbage til oversigten. Fortryd Mine data Herfra kan man se hvad der er registreret, alt efter hvad der er blevet tilladt fra virksomheden og fra ens eget stamkort. Min profil Herfra vises oplysninger fra stamkortet. Oplysninger der vises i felter med baggrundsfarve er felter man selv kan redigere. Hvilke felter der må redigeres har virksomheden bestemt. Fra min profil kan man også vælge hvordan ens overarbejde og ulempe skal afregnes. (Afspadseres eller udbetales) Side 34 af 46 TimePlan A/S

35 TimePlan App - Menuen Tryk på for at redigere de ønskede informationer. Baggrundsfarven forsvinder nu fra felterne der bliver vist med en ramme omkring. Tryk i det/de felt(er) der skal ændres, skriv de nye informationer og afslut ved at trykke på. Fortryder man det indtastede inden man har klikket på kan man klikke på TimePlan A/S Side 35 af 46

36 Manual version 7 Afspadsering Herfra kan man følge sin afspadsering indenfor for en given periode. Man kan hvis tilladt også vælge at sende et antal timer til udbetaling. Tryk på for at angive hvor mange timer man ønsker udbetalt med den næste løn. Man kan maksimalt sende det antal timer afsted som bliver vist på billedet for send til udbetaling. Det man har sendt vil blive vist på oversigten. Side 36 af 46 TimePlan A/S

37 TimePlan App - Menuen Ferie Herfra kan man følge sin ferie, se hvad der er brugt, hvad der er planlagt og hvor meget ferie man har tilbage. Fra oversigten ser man Dato: Dato for afholdelse af ferie. Beholdning: Restbeholdning på den dato man ser på. Brugt: Hvor meget ferie der er brugt. Tilført: Hvis der manuelt er tilført ferie eller ferie overført fra tidligere år. Nederst på siden ser man knapper til at overføre eller udbetale ferie, hvis det er tilladt fra virksomheden TimePlan A/S Side 37 af 46

38 Manual version 7 Overfør ferie ved at trykke på Ferieoverførelsen vil på oversigten på den sidste dag i ferie året. Udbetal ferie ved at trykke på Ferieudbetalingen vil på oversigten ligge på den sidste dag i ferie året. Feriefri På samme måde som med ferie kan man se hvor meget feriefri man har, hvordan man har brugt det og hvad man har tilbage. Også på feriefri kan man overføre eller udbetale feriefri, hvis det er tilladt fra virksomheden Side 38 af 46 TimePlan A/S

39 TimePlan App - Menuen Flekstid Er man ansat med fleks og må man se sin fleks saldo kan man se kontoen for den periode virksomheden har tilladt. Saldoen vil altid være den saldo der er på ugens sidste dag. SH-tid Har man SH med konto og må man se sin SH-saldo kan man se kontoen for den periode virksomheden har tilladt. Lønoplysninger Har virksomheden tilladt at man må se lønoplysninger, har man her en oversigt over de lønperioder hvorpå man må se sine lønoplysninger. Lønoplysninger er timeopgørelsen for lønperioden TimePlan A/S Side 39 af 46

40 Manual version 7 Tryk på får at åbne en lønperiode Side 40 af 46 TimePlan A/S

41 TimePlan App - Menuen Luk perioden ved at trykke på Beskeder Fra beskeder kan man sende og modtage beskeder internt i virksomheden. Fra menupunktet beskeder kan man se hvor mange ulæste beskeder der ligger til en. Når man åbner menupunktet ser man alle ens beskeder, både læste og ulæste. Tryk på for at oprette en ny besked. TimePlan A/S Side 41 af 46

42 Manual version 7 Tryk på får at vælge modtager(e) af beskeden. Billedet åbner med søgning efter kollegaer. Der kan søges på navn ved at skrive i søgefeltet. Eller man kan trykke sig frem til afdeling og funktioner og derefter trykke på knappen Afkryds de medarbejdere der skal have beskeden og tryk på medarbejdere., bliver grønt når der er valgt Herefter vender man tilbage til billedet hvor man skriver sin besked Man kan vedhæfte en fil til beskeden ved at trykke på, hvorefter Appen, alt efter om den kører fra computeren eller fra telefonen vil åbne en mulighed for at tage stilling til hvorfra man vil hente den fil man vil vedhæfte. Har man vedhæftet en fil, vil man under besked feltet se de filer man har vedhæftet. Side 42 af 46 TimePlan A/S

43 TimePlan App - Menuen Send beskeden ved at trykke, når beskeden er sendt vises. I oversigten over beskeder vil man se den besked der er sendt. Man kan i oversigten se hvem beskederne er fra, det står i linjen med dato og hvem der er forfatter på beskeden. Man svarer på en besked, ved at trykke på den for at læse den og i bunden skriver man så sit svar på beskeden og sender den ved at trykke på. Også herfra kan man vedhæfte filer. TimePlan A/S Side 43 af 46

44 Manual version 7 Beskeder sendt fra ens planlægger kan være sendt med at man skal bekræfte eller afvise noget. I oversigten vil disse beskeder blive vist med godkend/afvis symboler i højre side. Åbn Beskeden, for at kunne Acceptere eller Afvise den. Firmanyt: Under firmanyt vil man kunne se de interne beskeder der vedrører ens afdeling(er). Tryk på beskeden for at se indholdet af den. Side 44 af 46 TimePlan A/S

45 TimePlan App - Menuen Tryk på for at vende tilbage. Indstillinger Herfra kan man sætte billede (Avatar) på sin egen profil, man kan ændre sin adgangskode og man kan genindlæse WebApp systemdata. Klik på ud for navnet, for at vælge et billede til ens profil. På mobilen kan man også tage en selfie ved at trykke på kameraet. Skærmbilledet her er taget direkte på en Samsung S6. TimePlan A/S Side 45 af 46

46 Manual version 7 Find det billede der skal bruges, tryk på det fra mobil bliver det lagt direkte ind. Fra computer finder man billedet og klikker Åbn. Ændre adgangskode Herfra kan man ændre sin adgangskode. Indtast den gamle adgangskode. Skriv den nye kode to gange. Følg vejledningen om minimums antal tegn. Svarer de indtastede adgangskoder IKKE til hinanden, kan man ikke trykke på Lav ny adgangskode. Er de identiske kan man trykke på. Genindlæs WebApp systemdata Genindlæser WebApp data. Side 46 af 46 TimePlan A/S