Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg

Transkript

1 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg

2 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 1. Projektbeskrivelse Vision for Nyt Universitetssygehus Aalborg Sundhedsvæsnet i Danmark har forandret sig markant i løbet af det seneste halve århundrede. Mængden af opgaver og kompleksiteten er øget drastisk og udviklingen går fortsat stærk. Skal sundhedsvæsenet i Region Nordjylland være tidssvarende, må det derfor løbende forandre sig, så det lever op til tidens krav. Et af de centrale elementer i Region Nordjyllands mission på sundhedsområdet er, at det nordjyske sundhedsvæsen skal drives og udvikles, så borgerne har adgang til de bedst mulige ydelser med vægt på kvalitet, tryghed og sammenhæng. På den baggrund vil regionen være kendt som en effektiv, professionel og konkurrencedygtig serviceudbyder på sundhedsområdet. I forlængelse af ovenstående er visionen for Nyt Universitetssygehus Aalborg, at patientens behov og det sammenhængende patientforløb er omdrejningspunktet for behandlingen, sygehusets opbygning og organisering. Det sammenhængende patientforløb skal realiseres ikke blot internt på sygehuset, men også ved et godt samarbejde og koordinering med både praksisområdet og kommunerne. Herudover skal universitetssygehuset også bidrage til at skabe stærke relationer mellem erhvervslivet og sundhedsvæsenet samt indgå i samarbejde med diverse uddannelsesinstitutioner. Det nye universitetssygehus skal spille en central rolle i bestræbelserne på at gøre Nordjylland til en stærk vækstregion på områder som innovation, forskning, teknologi og uddannelse. Herudover skal et godt arbejdsmiljø tænkes ind i alle aspekter af universitetssygehusets aktivitet med henblik på at skabe attraktive og udviklende arbejdspladser. En forudsætning for at disse visioner kan realiseres er, at der sikres en sund økonomi for det nye universitetssygehus. Derfor skal universitetssygehuset drives effektivt med optimal udnyttelse af ressourcerne på tværs i organisationen. Universitetssygehuset skal være i front med effektive arbejdsgange og organisationsformer, de nyeste telemedicinske og logistiske teknologiløsninger samt øvrige højteknologiske løsninger på det kliniske felt. Etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg bidrager således til at realisere de overordnede nationale mål med kvalitetsfondsprojekterne omkring faglig bæredygtighed, kvalitet og rationaliseringer. Visionen for Nyt Universitetssygehus Aalborg er uddybet i vedlagte bilag. Organiseringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg Som en naturlig del af forsatte drøftelser/drøftelserne om fremtidens sygehusvæsen, er der i Region Nordjylland et såvel fagligt som et politisk ønske om at se på nuværende vaner og rutiner og om nødvendigt ændre disse, med henblik på mere hensigtsmæssig understøttelse af sygehusdriften i almindelighed og sammenhængende patientforløb i særdeleshed. Regionsrådet i Region Nordjylland besluttede i september 2010, at der skal arbejdes med en ny ledelsesmæssig organisering af det nordjyske sygehusvæsen, som skal basere sig på tre bærende principper omkring: Centerdannelse Akut, elektiv og specialiseret behandling Patientforløbsorientering 1

3 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Disse tre bærende principper er omsat i tre konkrete planlægningsspor: Centerdannelse Patientforløbsbeskrivelser Modernisering af Klinisk Ledelse Status for disse tre processer er, at der i foråret 2011 er pågået en idégenereringsproces. Processen har haft til formål at involvere en bred kreds af interessenter i at skabe idéer til en fremtidig ledelsesmæssig organisering af det nordjyske sygehusvæsen. Resultatet af arbejdet er en del af det grundlag som de mindre projektgrupper skal arbejde med i efteråret 2011, der er afsat til indholds- og analysefasen. I denne fase skal der udarbejdes konkrete oplæg til en ensartet centerstruktur for det nordjyske sygehusvæsen, en overordnet model for det fremadrettede arbejde med patientforløb samt en beskrivelse af en ny model for klinisk ledelse. Projektgruppernes arbejde behandles politisk primo Baggrunden for arbejdet er i udgangspunktet simpelt: Verden ændrer sig, og det gør sygehusene og sygehusenes opgaver også. Velkendte strukturelle udfordringer presser på. Der bliver flere, men mere raske ældre. Samtidig bliver der flere patienter med en eller flere kroniske lidelser. En patientgruppe som oftere end andre er indlagt på sygehus meget længe. På samme tid er det en patientgruppe hvor teknologien, blandt andet i form af telehomecare giver helt nye muligheder i behandlingen. Også indenfor mange andre områder er der sket og vil ske en rivende udvikling indenfor såvel diagnosticering som behandling. Det rykker alt sammen ved sygehusvæsenets rolle og opgaver. Sygehuset har en vigtig, men for patienterne meget kortvarig rolle i det samlede patientforløb. Et forløb der ofte strækker sig både over faggrænser og sektorgrænser, og som i stigende grad skal formå at inddrage og involvere patienterne i behandlingsmæssigt øjemed. Det er den tendens sygehusvæsenet skal forberede sig på via fremtidssikring. Dette skal udtrykkes via organiseringsform, patientfokus og effektiv ledelse. Der er sket og sker meget i sygehusenes omverden og sygehusenes egen opgavemæssige verden. Ledelsen af sygehusene er derimod i hovedsagen den samme som for 30 år siden. I forbindelse med tilrettelæggelsen af den ledelsesmæssige organisering skal bygningerne og både den interne og eksterne logistik/infrastruktur være karakteriseret ved en høj grad af robusthed, således, at forskellige ledelsesmæssige organiseringer vil kunne rummes i universitetssygehuset. Med beslutningen om at opføre Nyt Universitetssygehus Aalborg i Aalborg Øst skal sygehuset planlægges, så det bygningsmæssigt lever op til fremtidens krav til bl.a. effektiv drift, arealstandarder, tekniske faciliteter og den generelle indretning af sygehuset, så det er funktionelt for brugerne. De fysiske rammer skal med andre ord være fleksible og robuste, så de over tid sikrer den bedst mulige behandling af patienterne og tilbyder sygehusets medarbejdere et godt fysisk arbejdsmiljø. De fysiske rammer skal endvidere være med til at understøtte målsætningerne om patientforløb præget af høj faglig kvalitet, effektiv arbejdstilrettelæggelse, som sikrer fremdrift i 2

4 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg patientforløbene bl.a. i form af minimal ventetid og optimalt flow samt effektiv udnyttelse af bygningsmassen, teknologien og de driftsøkonomiske ressourcer. I forbindelse med processen vedr. fysisk dimensionering og struktur for Nyt Universitetssygehus Aalborg, har der, som en del af processen vedr. udarbejdelse af udbudsmateriale til arkitektkonkurrence, været nedsat en række arbejdsgrupper, som har haft til formål at komme med input og bidrag til en række overordnede principper for, hvordan det nye universitetssygehus skal opbygges. Fysisk dimensionering og struktur For at kunne opnå fleksibilitet i forhold til de enkelte områders udvikling og for at kunne sikre en optimal kapacitetsudnyttelse samlet for sygehuset, har arbejdsgrupperne overordnet set anbefalet, at en lang række af funktionerne på det nye universitetssygehus i videst mulig omfang centraliseres med interne opdelinger i mindre driftsenheder. Centraliseringen af funktionerne vurderes endvidere at kunne give mulighed for fleksibel ressourceallokering af personale, herunder skabe bæredygtige faglige miljøer (vidensdeling på tværs, opgaveglidning mv.) Etableringen af Fælles Akutmodtagelse (FAM) med traumecenter og helikopterlandingsplads mv. skal være omdrejningspunktet for Nyt Universitetssygehus Aalborg. FAM skal fungere som entydig indgang til sygehuset for akutte patienter inkl. akutte psykiatriske patienter samt akutte børne- og ungepatienter. FAM skal placeres med let adgang til sygehusets øvrige funktioner. FAM skal inddeles i en række zoner, som spænder over patientforløbet fra den indledende visitation og triagering til udslusning. I forlængelse af, at der samtidigt vil ske en forskydning af patientbehandling fra stationær behandling til ambulant behandling, således sengeafdelingerne får et mere elektivt præg, bliver FAM et afgørende parameter for dimensioneringen af aktivitetsmønstret samt organiseringen af den øvrige del af sygehuset. Operationsfaciliteterne skal etableres som en sammenhængende funktion med en intern opdeling i mindre driftsenheder. Stationær kirurgi og dagkirugi separeres, men placeres ryg-mod-ryg i operationsområdet. Dette giver størst mulig fleksibilitet med hensyn til udnyttelsen af stuerne og mulighed for at opfange ændringer i fordelingen mellem operationstyperne. Indenfor de stationære faciliteter skal der etableres separate, dedikerede akutte og elektive linjer. De præ- og postoperative funktioner samles i et perioperativt område, som placeres sammen med operationsfunktionen Der skal etableres én sammenhængende intensivfunktion, som internt opdeles i mindre driftsenheder. De intermediære senge skal samles i en sammenhængende funktion i tilknytning til intensivfunktionen. Den billeddiagnostiske funktion centraliseres i videst mulig omfang med fleksibel opsplitning i mindre driftsenheder, bl.a. med henblik på servicering af henholdsvis ambulante og stationære funktioner. Der vil være behov for billeddiagnostiske satellitfunktioner, f.eks. i tilknytning til ambulatoriefunktionen. Laboratoriefaciliteterne skal etableres som en sammenhængende funktion, opdelt internt i mindre driftsenheder dedikeret til de specifikke laboratoriespecialer. De unikke muligheder der er for samarbejde mellem laboratoriespecialerne på universitetssygehuset og universitetet skal udnyttes. Det kan være f.eks. være i form af fælles udnyttelse af forsknings- og undervisningsfaciliteter, auditorier mv. Rehabiliteringsindsatsen skal foregå på flere niveauer: decentralt, hvor behandlingen foregår 3

5 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg bedside på de enkelte sengestuer, centralt i sengeenhederne med tilgang til aktivt træningsmiljø, specialiseret udstyr mv. samt centralt på sygehusniveau med fælles udnyttelse af lokaler til kognitiv vurdering, færdighedstræning, undersøgelsesrum mv. Der skal indtænkes tværfaglig og tværsektoriel udvikling og samarbejde i forbindelse med rehabiliteringsindsatsen, herunder sikring af gode overgange til og fra primærsektoren. Sengefaciliteterne skal etableres i sammenhængende enheder, som grupperes i større enheder af min. 3-4 sengeenheder. Alle sengestuer skal være en-sengsstuer med eget toilet og bad. Sengeenhederne skal kunne underopdeles i overskuelige enheder, for således at kunne bidrage til at sikre høj faglig kvalitet samt effektiv udnyttelse af personaleressourcerne. Det kan være hensigtsmæssigt med fælles og fleksibel udnyttelse af sengekapaciteteten ud fra eksempelvis faglige, driftsmæssige og kvalitetsmæssige kriterier. Der gøres opmærksom på, at en mindre del af funktionen i en årrække vil være placeret på to matrikler, idet de onkologiske senge fortsat vil være placeret i Onkologibygningen ved Aalborg Sygehus Syd. De ambulante faciliteter skal etableres som en sammenhængende funktion. Dagfunktioner placeres i tilknytning til den ambulante funktion og opdeles i et antal mindre enheder. Der gøres opmærksom på, at funktionen i en årrække vil være placeret på to matrikler, idet en række undersøgelsesrum og dagfunktioner fortsat vil være placeret i Medicinerhuset og Onkologibygningen ved Aalborg Sygehus Syd. Børne- og ungefaciliteterne etableres som en sammenhængende funktion. Det vil sige, at sengekapaciteten og den ambulante kapacitet inkl. dagbehandlinger vedrørende børn og unge i aldersgruppen 0 til og med 17 år skal placeres sammen. Børne- og ungefunktionen vil ligeledes omfatte neonatalafsnit. Børne- og ungefaciliteter på områderne operation, opvågning og intensiv (excl. neonatalafsnit) indgår i de centrale funktioner for henholdsvis operation, opvågning og intensiv. I indretningen skal der tages hensyn til børn og unges særlige behov ift. opholdsarealer, overnatningsmulig for en forælder på sengestuen mv. Forskning og uddannelse på Nyt Universitetssygehus Aalborg omfatter alle fagområder på sygehuset og skal fysisk tilrettelægges, så der opbygges et miljø, hvor der dels er synergi i forhold til de forskellige forskningsområder, dels synergi i forhold til sygehusets øvrige funktioner samt til Aalborg Universitet, UCN, øvrige relevante uddannelsesinstitutioner mv. Veludbyggede og attraktive forsknings- og uddannelsesfunktioner er af stor betydning for at kunne sikre udviklingen af Aalborg Sygehus som universitetssygehus, sikre anvendelse af den nyeste viden inden for medicinsk forskning samt sikre den innovative udvikling på sygehuset. Der skal etableres uddannelsesfaciliteter til alle typer uddannelsesfunktioner på universitetssygehuset. Store dele af undervisningsfaciliteterne skal placeres som fælles centrale studiemiljøer i tilknytning til koblingszonerne mellem sygehuset og universitetet og i relation til de primære adgangs-, opholds- og fordelingsarealer til forbindelsesgaden. Dette for at skabe liv og synlighed omkring de uddannelsesmæssige aktiviteter på sygehuset. Det tværfaglige forskningssamarbejde, der er etableret i det eksisterende Forskningens Hus ved Aalborg Sygehus, ønskes bevaret i Nyt Universitetssygehus Aalborg, men den fysiske placering skal være tættere integreret i sygehuset. Et centralt forskningsområde kan i lighed med uddannelsesfaciliteterne placeres i et aktivt forhalsmiljø tæt på ambulatorier og dagfunktioner. En række forskningslaboratorier bør i så stor udstrækning som muligt placeres med nærhed til laboratoriefunktionen og den billeddiagnostiske funktion. Det gælder bl.a. i forhold til den avancerede og højteknologiske forskning. 4

6 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Endelig vil veltilrettelagte og hensigtsmæssige logistiske løsninger i relation til såvel patientflow, personaleflow samt forsyningsflow kræve speciel opmærksomhed i opbygningen af det nye universitetssygehus. Effektive transportsystemer, optimale adgangsveje og forsyningskanaler, hensigtsmæssig opbevaring af varer og medicin, bortskaffelse af affald mv. er af afgørende betydning for at kunne understøtte såvel det generelle servicekredsløb samt effektive og optimale patientforløb og effektiv drift. Just in time -princippet skal indtænkes og anvendelsen af avanceret teknologi og høj grad af automatisering skal indgå som forudsætning i relation til det nye sygehusbyggeri. Nærhedskriterier Der er i tilknytning til ovenstående desuden gjort en række principielle overvejelser vedr. nærhedskriterier, som vil påvirke placeringen af flere af de centrale funktioner på det nye universitetssygehus. I forbindelse med placeringen af de centrale funktioner på det nye universitetssygehus, er der en række krav til nærhed mellem de forskellige funktioner. Logistisk set er der særlige krav om nærhed mellem FAM, operationsfaciliteter, intensivområdet samt de klinisk tværgående funktioner. Den fysiske placering af disse funktioner i et nyt sygehusbyggeri bliver således af særlig betydning. Af driftsmæssige hensyn bør intensiv- og opvågningsfunktionerne placeres i nærheden af hinanden og tæt på operationsafdelingen. De klinisk tværgående funktioner placeres således, at behovet for såvel ydelser, der bedst varetages af centrale modaliteter, som kliniknære decentrale ydelser, kan opfyldes. En tæt placering af de klinisk tværgående funktioner i forhold til FAM skal ske med henblik på at kunne honorere behovene for eksempelvis akutte billeddiagnostiske ydelser og med det formål at minimere transport og tidsforbrug i bl.a. FAM-patientforløbene. Robuste rammer er vigtige for disse funktioner med henblik på at kunne honorere pladsbehov for ny teknologi samt for helt generelt at kunne tilgodese de krav til den fysiske indretning, der gør sig gældende inden for billeddiagnostikken og laboratorieområdet. Organiseringen af de ambulante og sammedagskirurgiske funktioner skal tage afsæt i robuste løsninger med det formål at kunne sikre mulighed for løbende tilpasning af de fysiske rammer. Standardisering af indretningen af ambulatorier vil være i fokus, f.eks. med en samling af henholdsvis de almene ambulatorier og specialambulatorierne med henblik på at sikre fleksibilitet i udnyttelsen af disse rum. Visse ambulante procedurer vil kræve billeddiagnostiske undersøgelser og laboratorieundersøgelser, hvorfor det er væsentlig med fysisk tilgængelighed til disse funktioner. Sengene vil komme til at bestå af et antal ordinære senge (inkl. senge til børn og unge), FAMsenge, intensivsenge mv., hvor der arbejdes ud fra det generelle koncept om 1-sengsstuer. Organiseringen af senge skal i lighed med de ambulante og sammedagskirurgiske funktioner tage afsæt i robuste løsninger, hvor sammensætningen af senge kan ændres og korrigeres i forhold til de aktuelle behov og udviklingstendenser. Der skal være fokus på at sikre en fleksibel drift af sengeafsnittene i og med at udviklingen forskydes fra stationær til ambulant behandling samt at sengeafsnittene med etableringen af FAM-funktionen får et mere elektivt præg. Med hensyn til nærhedskriterier i relation til forskning og udvikling henvises til beskrivelsen i foregående delafsnit 5

7 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Der er tidligere blevet nævnt, at veltilrettelagte og hensigtsmæssige logistiske løsninger i relation til såvel patientflow, personaleflow samt forsyningsflow vil kræve speciel opmærksomhed i opbygningen af det nye universitetssygehus. Nærhedskrav for placering af varer og forsyninger skal måles i tid og ikke i fysisk afstand. Det er tiden, der er afgørende for forsyningslogistikken. Når det gælder patient- og personale logistik har afstand en mere konkret betydning. Planarbejdet Aalborg Byråd har den 20. juni 2011 godkendt et kommuneplantillæg for et område på ca. 92 ha. i Aalborg Øst. Kommuneplantillægget muliggør, at planområdet kan anvendes til offentlige formål i form af Universitetssygehus og psykiatri med tilknyttede funktioner og anlæg som f.eks. sygehusapotek, centraldepot mv. Samtidig har byrådet godkendt en rammelokalplan for et område omfattende knap halvdelen af kommuneplantillæggets område, hvor Nyt Universitetssygehus Aalborg planlægges opført. Formålet med lokalplanen er, sammen med kommuneplantillægget, at fastlægge de overordnede rammer for opførelsen af det nye universitetssygehus. De overordnede rammer i lokalplanen vedrører infrastruktur og vejbetjening, overordnede bindinger på arealerne og områdets sammenhæng til den overordnede fysiske planlægning. Lokalplanens afgrænsning er fastlagt med udgangspunkt i en vurdering af, hvor sygehuset på grundlag af blandt andet trafik- og landskabsanalyser mest fordelagtigt kan placeres. Efterhånden som vidensgrundlaget for det samlede projekt udbygges med hensyn til byggeriets fysiske udformning, funktionelle sammenhænge internt og eksternt, geotekniske forhold, arkæologiske og fredningsmæssige interesser samt de økonomiske rammer for projektet, vil det være muligt at udarbejde et mere detaljeret plangrundlag i form af en eller flere byggeretsgivende lokalplaner inden for kommuneplantillæggets område. Lokalplanen skal således erstattes af en eller flere nye lokalplaner i løbet af de kommende år. Lokalplanforslaget giver mulighed for opførelse af et byggeri på m² svarende til en bebyggelsesprocent på 55, mens den generelle bebyggelsesprocent for hele planområdet er fastsat til 50. I kommuneplantillægget udpeges sygehusområdet som et område hvor der kan placeres højhuse, som i henhold til kommunens højhuspolitik er defineret som huse over 35 m og 10 etager. I lokalplanen fastlægges den maksimale højde til 10 etager og 46 m i nogle klart afgrænsede byggefelter. 6

8 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 2. Projektoplysninger I det følgende gennemgås nøgletal for kvalitetsfondsprojektet. Det bemærkes, at prisniveau er angivet i P/L 2009, og at standarderne i Bygningsreglement 2008 ligger til grund for beregningerne. Tabel A: Grund og byggeri Areal (m 2 ) Grundareal 38 ha.* Bebygget areal * Bruttoetageareal m 2 Heraf kælderareal * Parkeringsarealer (uden for bygning) m 2 Friarealer * * Afhængigt at resultatet af arkitektkonkurrencen. Tabel B: Arealstandarder i nybyggeri Sengeafsnit (pr. sengeplads). Det bedes angivet, hvor stor en andel wc/bad udgør heraf. Intensiv (pr. sengeplads) 50 m 2 Opvågning (pr. sengeplads) 16 m 2 Dagpladser (pr. plads) 20 m 2 Operation, pr OP-stue 120 m 2 Ambulatorier, pr. us-rum m 2 Fødeafdeling (pr. stue) 70 m 2 Dialysepladser (pr. plads) 23 m 2 Kontorer (pr. fast plads, merkantil, adm.) 10 m 2 Kontorer pr. midlertidig plads, klinik) 7 m 2 Kontorer (pr. fast plads) 10 m 2 Anvendt brutto/nettofaktor 2,0 * Inkl. alle støtte- og birum, herunder patient- og personaleopholdsrum Arealstandard (m 2, netto)* Ved 1-sengsstuer: 35 m 2 (heraf udgør bad/toilet 20%) Ved 2-sengsstuer: - Ved 3+sengsstuer: - Tabel C: Arealforbrug ekskl. arealer udnyttet i eksisterende bygninger Areal - netto Areal - brutto Sengestuer (inkl. tilknyttet bad/toilet) Behandlingsareal Kontor Fællesarealer Laboratorier o.lign Øvrige servicefunktioner (køkken, sterilcentral, centraldepot mv.) Parkering (i bygningsareal) 0 Andet I alt Universitetsareal I alt Tabel D: Behandlingskapacitet mv I nyt byggeri samt eksisterende bygninger Antal senge (sondring hvis både 684 somatiske standard 474 somatiske standard senge 2 psykiatriske og somatiske senge) senge 1 Ambulante behandlinger Sengedage Herudover er der i dag normeret i alt 267 psykiatriske senge i Region Nordjylland. Standard sengene er ekskl. intensive senge, intermediære senge, diagnostiske/fam-senge, patienthotelsenge mv. 7

9 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 2 Der planlægges herudover at være i alt 248 psykiatriske senge i Standard sengene er inkl. børn- og unge senge, men ekskl. intensive senge, intermediære senge, diagnostiske/fam-senge, patienthotelsenge mv. 3 Antallet af dag- og ambulante behandlinger er defineret som antallet af dag- og ambulante behandlinger og undersøgelser ekskl. dialyser, strålebehandling, skader samt røntgendiagnostik. 4 Antallet af sengedage er angivet som antallet af normerede senge. Antallet af sengedage omfatter ikke vuggeområdet samt raske ledsagere. Projektøkonomi Tabel E: Projektøkonomi Nyt Universitetssygehus Aalborg Mio.kr. (excl.moms) Nybyggeri Grundkøb 46,200 Projekteringsudgifter (ekstern rådgivning) 331,800 Byggemodning/infrastruktur 57,000 Parkeringsarealer og veje 143,165 Håndværkerudgifter/entreprise ,835 Byggestyring 110,000 IT Medico-teknisk udstyr/apparatur 2 Andet 762,000 I alt 3.932,000 Reserveret til ændringsanmodninger 3 168,000 I alt, konkret byggeri 4.100,000 Samlet areal (brutto, m 2 ) m 2 Pris pr. m 2 (kr., gns.) kr. Evt. følgeinvesteringer, bl.a. genhusning 1 Inkl. uforudseelige udgifter. 2 IT, medico-teknisk udstyr/apparatur og andet inkl. andel af reserven udgør 20% af byggesummen på 3,9 mia. kr. 3 Reserve vedr. håndværkerudgifter samt IT, medico-teknisk udstyr/apparatur og andet. Skønnet investeringsprofil (tentativ fordeling af anskaffelsessum/anlægsinvestering over år)* Økonomi - mio. kr I alt I alt Reserver I alt 3,1 19,9 62,0 150,0 190,0 270,0 660,0 715,0 790,0 710,0 362, ,0 168, ,0 * Inkl. uforudseelige udgifter. Effektiviseringer mv. Tabel F: Effektiviseringer og udnyttelsesgrader mv. Mio.kr., helårsniveau % ift investering % ift sygehusets driftsbudget Effektiviseringsgevinst ved fuld implementering 3,5% - 8% 8

10 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Tabel F: Effektiviseringer og udnyttelsesgrader Nyt Universitetssygehus Aalborg 2007 I nyt byggeri Udnyttelsesgrader, operationsrum (antal dage pr. år á 8 timer dage pr. år hhv. timer pr. dag) Belægningsprocenter, sengeafdelinger (evt. specifik belægningsprocent for akutmodtagesenge angives) 90% 85% på ordinære senge 75% på pædiatriske senge 70% på akut modtage senge 3 Åbningstid i ambulatorier (antal dage pr. år 245 dage pr. år á 7 timer samt timer pr. dag) Udnyttelsesgrad for undersøgelsesrum mv. Udnyttelsesgrader apparatur (antal dage pr. år hhv. timer pr. dag) dage pr. år á 7 timer Konventionel røntgen (omfatter procedurer (12 apparater) 245 dage pr. år á 7 timer ikke mobile røntgenapparater) Angiografi procedurer (10 apparater) 245 dage pr. år á 7 timer (gennemlysningsapparater, der ikke udelukkende bruges til angio) CT scanner procedurer (5 scannere) 245 dage pr. år á 7 timer Ultralydsscanner procedurer dage pr. år á 7 timer MR scanner procedurer (6 scannere) 245 dage pr. år á 7 timer PET scanner procedurer (2 scannere) 245 dage pr. år á 7 timer Evt. andet større apparatur: Acceleratorer dage pr. år á 8 timer 1 Udnyttelsesgrader - CT-scannere Antallet af CT-scannere blev pr. 1. april 2007 forøget med en scanner fra fire til fem scannere. 2 Udnyttelsesgrader - PET-scannere Antallet af PET-scannere blev i 2007 forøget fra en til to scannere, men den nye scanner blev først taget i brug ved årsskiftet 2007/2008, hvorfor den angivne aktivitet reelt er sket på en scanner. 3 Generelle forudsætninger Der er ikke angivet præcise udnyttelsesgrader for apparatur, ambulatorier og operationsrum i den nuværende struktur. Ambulatorier og operationsrum For ambulatorierne gælder, at de havde åbent i dagtid, og at kapaciteten søges udnyttet bedst muligt under hensyntagen til det varierende tidsforbrug på de forskellige procedurer samt i forhold til hensyn vedrørende fleksibilitet i forbindelse med eventuelle akutte/sub-akutte henvendelser. For operationsrum gør samme aspekter sig gældende i den nuværende struktur, hvor der er reserveret kapacitet til akutte linjer. Apparatur De angivne tal for aktiviteten i forhold til antallet af apparatur inden for de enkelte apparaturgrupper bør vurderes på baggrund af nedenstående forudsætninger: For det første afhang mulighederne for at udnytte det enkelte apparatur af apparaturets stand, hvorfor udnyttelsesmulighederne afhang af, hvor funktionelt apparaturet var. Mulighederne for at udnytte apparaturet varierede desuden afhængigt af, hvilke former for procedurer, apparaturet blev anvendt til. Herudover bør der ved de enkelte apparaturgrupper tages hensyn til noterne ang. udnyttelsesgrader for apparaturet, idet der for visse apparaturgrupper er sket ændringer i antallet i løbet af Heraf følger at apparaturet ikke kan antages at have været fuldt udnyttet i 2007 på grund af variation i anskaffelsestidspunkt samt reduceret aktivitet i indkøringsperioden etc. For alle apparaturer gælder dog, at apparaturet til enhver tid søges udnyttet bedst muligt. For ultralydsapparatur var en sådan optælling imidlertid ikke mulig, eftersom der var mange ultralydsapparaturer af meget varierende størrelse og funktionalitet. En direkte sammenligning af apparaterne vil således ikke umiddelbart give mening. 9

11 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 3. Dimensionering og økonomi Dimensioneringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg følger ekspertpanelets principper, som beskrevet i rapporterne Regionernes investerings- og sygehusplaner screening og vurdering fra november 2008 og Regionernes investerings- og sygehusplaner screening og vurdering II fra november Nyt Universitetssygehus Aalborg kan opføres inden for anlægsrammen på 4,1 mia. kr. I det følgende gennemgås de overordnede data for universitetssygehuset. Den dimensionsstyrende aktivitet for år 2020 er: Fremskrevet behandlingsbehov 2020 Antal ambulante behandlinger Antal sengedage Dimensionering af kapaciteten af primærrum på Nyt Universitetssygehus Aalborg bygger på den fremskrevne aktivitet i år 2020 samt en række forudsætninger omkring tidsforbrug pr. aktivitet, udnyttelsesgrader af primærrum og arealstandarder. Der er taget højde for ændringer som følge af Region Nordjyllands sygehusplaner. Der er også taget højde for den fortsatte anvendelse af eksisterende bygninger på matriklen ved Aalborg Sygehus Syd (Medicinerhuset og Onkologibygningen), idet det er Region Nordjyllands plan at anvende bygningerne primært til out-patient funktioner og til onkologiske funktioner. Notat om udnyttelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen er vedlagt som bilag. Endelig er der nedskaleret i forhold til den udmeldte ramme for kvalitetsfondsprojektet. Der er således foretaget en række yderligere effektiviseringer i forhold senge, ambulatorier, kontorer m.m. Herudover bevarer en række funktioner deres nuværende placeringer (f.eks. patienthotel og kapel) og en række funktioner (f.eks. sygehusapotek og centraldepot) er nedskaleret, så de matcher kvalitetsfondsprojektet, da de i udgangspunktet var dimensionerede til også at kunne servicere andre sundhedsfunktioner i Region Nordjylland (f.eks. Psykiatrien). Der er ligeledes foretaget en række tilpasninger inden for forsknings- og uddannelsesområdet. Hermed nås følgende antal primærrum samt samlet arealbehov: Antal M 2 brutto Senge ordinære Intermediære senge Intensive senge Dagpladser Akutmodtagelse Sengeafsnit i alt Operationer stationære og dagkirurgi Skadestue/fælles akutmodtagelse Tværgående kliniske afdelinger i alt Fødeafsnit Ambulatorier standard- og specialrum samt endoskopienhed Kliniske afdelinger i alt Billeddiagnostik Laboratorierfunktioner Rehabilitering Medicinske servicefunktioner i alt

12 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Ikke kliniske afdelinger Kontorer kliniske afdelinger Undervisning og forskning Patient- og personale faciliteter Forsyning og teknik Koblingszoner 808 Andre servicefunktioner i alt Areal i alt Med afsæt i ovenstående vurderes det samlede anlægsprojekt at kunne holde sig indenfor rammen på 4,1 mia. kr. 11

13 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 4. Fleksibilitet i byggeriet Region Nordjylland vil arbejde for at opnå robusthed i byggeriet af Nyt Universitetssygehus Aalborg dette vil være i fokus i alle faser af byggeriet samt i den efterfølgende drift. I fokus er således fleksibilitet, generalitet, elasticitet og logistik i byggeriet. Fleksibiliteten skal bl.a. sikres ved, at der både i forhold til konstruktionssystemer og installationsmæssige løsninger vælges en måde at udforme byggeriet på, som giver mange udnyttelses-muligheder. Generaliteten skal bl.a. sikres ved, at de enkelte rum får brede anvendelsesmuligheder og ved i stort omfang at stadardisere rum i form af ensartet størrelse og indretning. Elasticiteten skal bl.a. sikres ved, at arbejde med løsninger, som giver mulighed for at kunne udbygge eller formindske bygningerne og som giver mulighed for anvendelse af sengepuljer og/eller ambulatoriepuljer. Endelig skal der logistisk sikres optimale flowmønstre for sygehusets brugere, optimal placering af drifts- og servicefunktioner, principper for forsyninger m.m. Det fleksible sygehusbyggeri giver mulighed for at organisere klinikken således, at denne ikke i så høj grad som i dag, bliver geografisk forankret i bygningsmassen. Klinikerne bliver kunder i sygehuset, og booker efter behov de rum, som patientflowet tilsiger. For at sikre en optimal udnyttelse af et nyt universitetssygehus i Aalborg er det nødvendigt at tage afsæt i et fleksibelt layout, der sikrer, at bygningsmassen løbende kan tilpasses og udvikles for at opfylde de nye krav, som ændringer i behandlingsmetoder og organisering stiller. Dette gøres i praksis ved at fokusere på parametre som større etagehøjde, større bærekapacitet og frie spænd samt rummelige føringsveje og teknikarealer. Mulighederne for at opnå en bebyggelsesmæssig fleksibilitet og robusthed sikres også ved, at der på selve byggegrunden er stor rummelighed samt at der tilvejebringes et plangrundlag, som sammen med grundens rummelighed giver mulighed for at kunne bygge både vertikalt og horisontalt efter behov. Byggeriet skal kunne håndtere ændrede brugsmønstre, hvilket sikres ved at udføre en standardisering af de enkelte rumkategorier, således at rummene ikke specialindrettes til de funktioner, der kendes i dag, men derimod indrettes med henblik på en multianvendelighed. Til understøttelse af det fleksible hospital skal der særligt fokus på: Intern transportlogistik med høj anvendelse af automatik IT understøtning af alle informationer herunder bookingsystemer Logistisk skal de forskellige hovedfunktioner samles i enheder (operationsafsnit, ambulatorieafsnit, sengeafsnit etc.), således at klinikken effektivt kan benytte enhedernes fælles faciliteter. Enhederne skal placeres i den samlede bygningsmasse, således at det i fremtiden er muligt at udbygge disse sammen med den enhed, hvor behovet opstår. Det vurderes, at den nødvendige robusthed i bygningsmassen med tilhørende driftspotentiale i form af øget effektivitet kan sikres med en marginal ekstraudgift. Under selve projekteringen vil de nødvendige tiltag for at sikre fleksibilitet i byggeriet blive inddraget i det omfang den økonomiske ramme giver mulighed for at gennemføre det enkelte tiltag. 12

14 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 5. Patientsikkerhed og patientforhold I planlægningsarbejdet med henblik på etablering af Nyt Universitetssygehus Aalborg vil patientsikkerhed og patientforhold også indgå som et fokusområde. Det er målsætningen, at visionen for Nyt Universitetssygehus Aalborg skal omsættes til konkrete mål for byggeriet. Disse mål skal yderligere omsættes til håndgribelige tiltag med henblik på at sikre patientsikkerhed, patientforhold m.m. i nybyggeriet. Endelig skal selve processen for arbejdet med patientsikkerhed og patientforhold fastlægges set i forhold til afklaring af, hvem skal inddrages, hvordan inddragelsen skal foregå og hvornår inddragelsen skal ske (tidsplan). Planlægningen af dette arbejde er igangsat. I arbejdet vil de erfaringer medarbejderne i projektafdelingen har fra deltagelse i tidligere anlægsprojekter og arbejdet med patientsikkerhed og patientforhold spille en stor rolle. Region Nordjylland har længe haft løbende fokus på, at der i forbindelse med regionens anlægs-projekter arbejdes med at sikre tidssvarende fysiske rammer for patienterne. Patientsikkerheds-arbejdet er således stærkt forankret i Region Nordjylland, som har høstet mange erfaringer fra bl.a. opførelsen af Medicinerhuset ved Aalborg Sygehus Syd. 13

15 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 6. Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Der er på nuværende tidspunkt ikke foretaget specifikke vurderinger af mulige effektiviseringsgevinster ved byggeriet af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Region Nordjylland har dog generelt forsøgt at opgøre effekten af nyt sygehusbyggeri set i forhold til Medicinerhuset ved Aalborg Sygehus. Der er således samlet en del erfaringer og data for Medicinerhusets indflydelse på patienter, personale, aktivitet og økonomi, som giver et billede af en række markante fordele i ibrugtagningsfasen dvs. de første år efter indflytningen. De vedrører bl.a. fald i antallet af patientinfektioner, mindre sygefravær hos personalet, øget aktivitet, øget produktivitet, forbedret arbejdsmiljø samt øget patient- og medarbejdertilfredshed. Herudover er der i forbindelse med udarbejdelse af Business Case i foråret 2009 indhentet erfaringer med hensyn til driftsrationaler ved nybyggeri fra anlægsprojekter i Norge. Her peger erfaringerne i retning af et driftsrationale mellem 2-8% alt efter om anlægsprojekterne også indeholder ombygning/integrering med eksisterende bygninger eller om der er tale om rene nybyggerier. I Business Casen blev der også gjort opmærksom på, at når der er stor usikkerhed om de mulige driftsrationaler, skyldes det bl.a., at der i tale om potentielle gevinster og altså ikke effekter, der kommer af sig selv. Det bliver understreget, at organisation og ledelse derfor har stor betydning for at realisere potentialerne fuldt ud ved en optimal indretning i nye bygninger. På baggrund heraf og med hensyntagen til det forhold, at der ved nybyggeri fortsat vil være tale om en opdeling af sygehuset på to matrikler, forudsættes det i Business Casens økonomiske beregninger, at der ved nybyggeri i Aalborg Øst vil kunne opnås en besparelse eller en produktivitetseffekt på 5% i forhold til driftsbudgettet for den del af sygehuset, der får plads i nybyggeriet, dvs. ekskl. de aktiviteter, der bliver i Medicinerhuset og Onkologibygningen. Medregnes disse vurderes den mulige produktivitetseffekt at være på 3,75%. På baggrund af ovenstående anslås det, at der alt andet lige vil kunne opnås en produktivitetseffekt for et Nyt Universitetssygehus i Aalborg på mellem 3,5-8% af sygehusets driftsudgifter, jf. notat af 2. marts 2010 fra Danske Regioner. Der gøres opmærksom på, at det fulde rationale først opnås når hele universitetssygehuset bliver samlokaliseret på matriklen i Aalborg Øst. 14

16 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 7. Risikovurdering Harde Larsen A/S bistået af A/S Hifab Bygherreombud har foretaget en uvildig risikovurdering af Region Nordjyllands kvalitetsfondsprojekt vedr. etablering af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Risikovurderingen består af en granskning af projektet på dets nuværende stade. Vurderingen omfatter tidsplan, økonomi og organisation inkl. bygbarhed, robusthed, markedsudvikling, projektorganisation, klinisk medvirken og engagement i projektorganisationen samt i planlægningsprocessen, procesbeskrivelse (planlægnings- og byggeprocesser), finansiering samt myndighedsbehandling (herunder proces, lokalplanarbejde, grundkøb mv.). I risikovurderingen konkluderes følgende: Tidsplan Det vurderes, at risikoen for tidsmæssige forsinkelser i projektet ligger indenfor normalområdet. Tidsplaner inkluderer tid til politisk behandling og delresultater samt tid til etablering af interimsløsninger i forbindelse med genanvendelse af eksisterende bygninger. Økonomi Arealberegninger er foretaget ud fra gældende retningslinjer og er derfor forbundet med den generelle usikkerhed, som fremskrivninger og forventninger til fremtidig aktivitet tilsiger. Den påtænkte arealudnyttelse på eksisterende matrikler er beregnet ud fra en konkret vurdering af de fysiske muligheder for rum-til-rum udnyttelse og må derfor betragtes, som behæftet med meget lav risiko. Den økonomiske beregning er behæftet med en normal risiko. Organisation Det vurderes, at den foreliggende organisering af projektet med de fornødne kompetencer i såvel projektorganisation som følgegrupper, vil kunne drive projektet indenfor de fastlagte tidsmæssige og økonomiske rammer. Det vurderes, at der er etableret de fornødne organisationsstrukturer for politisk styring og overblik. I et projekt af denne størrelse må det dog forventes, at totalrådgiver for at kunne løse opgaven indenfor den givne tidsramme må stille med en bred organisation, hvor kompetence og beslutningskraft er i højsædet. I beskrivelsen af projektorganisationen fremgår det, at projektledelsen tillægges kompetence til at træffe beslutninger med henblik på projektets fremdrift. Fastholdelse af denne kompetence er et vigtigt element for projektets fremdrift. Samlet vurdering og konklusion På det foreliggende grundlag er projektet vurderet som liggende inden for en risiko i normalområdet. En række generelle risici, gældende for alle de nationalt medfinansierede hospitalsprojekter, som f.eks. markedsforhold og prisudvikling er ikke detaljeret behandlet i risikovurderingen. Rapporten Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg er vedlagt som bilag. 15

17 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 8. Projektorganisering og løbende opfølgning i byggeperioden Projektorganisationen I foråret 2010 blev der etableret en selvstændig projektorganisation vedrørende Nyt Universitetssygehus Aalborg, som skal varetage alle funktioner vedrørende etableringen af det nye Universitetssygehus i Region Nordjylland. Organisationen blev politisk godkendt i Regionsrådet 18. maj 2010 og var vedlagt ansøgning om tildeling af Kvalitetsfondsmidler fase 2, juni Projektorganisationen er opdelt i en politisk og en administrativ del. Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for anlægsprojektet. Herunder er der nedsat en politisk følgegruppe som på vegne af Forretningsudvalg og Regionsråd skal følge etableringen af det nye sygehus. Regionsrådet orienteres løbende om projektets fremdrift med faste intervaller. Den administrative del af projektorganisationen består af en projektafdeling, hvor projektledelsen, som referer til Direktionen, udgøres af projektchefen i Projektafdelingen og direktøren for Aalborg Sygehus. For at sikre en robust og beslutningsdygtig byggeorganisation deltager projektchefen i alle hovedopgaver og projektledelsen tillægges kompetence til at træffe beslutninger med henblik på projektets fremdrift. Endvidere etableres en administrativ følgegruppe, der bl.a. består af ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra Aalborg Sygehus og Psykiatrien. Den administrative følgegruppe skal følge projektet og bl.a. drøfte overordnede principper for projektet, bidrage med rådgivning og sparring til projektledelsen samt sikre inddragelse af alle relevante aktører. I forbindelse med planlægningen og senere projektering, implementering og indflytning inddrages medarbejdere og brugere løbende i relevante arbejdsgrupper. Projektafdelingen bemandes med personale med forskellige kompetencer indenfor sundhed, planlægning og byggeri. Projektafdelingen er en fleksibel og dynamisk afdeling, der sammensættes, så den til en hver tid kan matche opgaverne og rådgiverne gennem hele forløbet, således at den nødvendige sparring, økonomistyring og fremdrift i projektet sikres. Løbende opfølgning og styring Region Nordjylland har ansvaret for at realisere sygehusbyggeriet finansieret fra kvalitetsfonden med de løsninger, som er hensigtsmæssige lokalt og inden for de fastlagte investeringsrammer. Det er derfor Regionsrådet som sikrer, at byggeriet har en tilstrækelig fremdrift og overholder de fastlagte investeringsrammer og øvrige forudsætninger og vilkår. Principper og retningslinjer for styringen af byggeprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg er fastlagt i den styringsmanual, der er udarbejdet for projektet. Den tager udgangspunkt i anbefalingerne og principperne i rapporten fra KPMG om økonomisk styring af større anlægsprojekter. Styringsmanualen tager ligeledes højde for de kontrol- og opfølgningsprocedurer der fremgår dels af Aftale om regionernes økonomi 2012 og dels af det administrationsgrundlag for kvalitetsfondsmidlerne, der udmeldes fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere drøftes manualen løbende med Region Nordjyllands revision. Centrale emner i styringsmanualen er: Fastlæggelse af retningslinjer for inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg med henblik på sikring af, at den politiske ledelse involveres i tide og at den har tilstrækkelig indsigt i projektets økonomi og fremdrift. Etablering og udvikling af en robust projektorganisation Etablering af en økonomistyring der sikrer, at byggeriet afholdes inden for den godkendte økonomiske ramme, at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger samt at 16

18 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg regnskabsføringen udføres korrekt og understøtter den løbende rapportering. Som del heraf fastlægges tilrettelæggelsen af en ekstern controlling Udarbejdelse af en model for risikostyring med henblik på at sikre at projektet gennemføres uden unødige overraskelser og inden for de fastsatte tids- og økonomiske rammer. Det har været meget vigtigt for Regionen at sikre sig, at risikostyringen i projektet består af flere elementer, der er tilpasset projektets forskellige faser og de udfordringer der er særligt knyttet til hver fase. Foruden etablering af en risikokoordineringsgruppe samt et risikoregister arbejder projektet derfor også med et særligt projektstyringsværktøj til brug i forbindelse med økonomiog risikostyringen i udførelsesfasen. Tilrettelæggelse af rapportering til den politiske ledelse indeholdende status for økonomi, tid og risiko. I forbindelse med budgettering af projektet afsættes en budgetreserve med det formål bl.a. at kunne imødegå udgifter, det ikke er muligt at forudse på nuværende tidspunkt f.eks. som følge af udvikling i ny teknologi og nye behandlingsmuligheder. Efter afholdelse af projektkonkurrencen opstiller Regionsrådet endvidere i henhold til tilsagnsvilkårene et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger, der konkret kan gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte investeringsramme overholdes. Region Nordjylland har anmodet BDO Kommunernes Revision om at foretage en gennemgang af styringsmanualen. Revisionen konkluderer, at styringsmanualen med tilhørende projektstyringsværktøj, med integration af egnede risiko- og kalkulationsværktøjer samt tilhørende systembeskrivelser, vil udgøre et betryggende grundlag for en sikker og rettidig økonomi- og risikostyring i alle projektets faser. Styringsmanualen samt notat fra BDO Kommunernes Revision er vedlagt som bilag. 17

19 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 9. Nedlagte sygehusbygninger Ved etablering af et Nyt Universitetssygehus Aalborg vil salgsindtægter ved afhændelse af sygehusbygninger omfatte salg af matriklerne Aalborg Sygehus Nord og Aalborg Sygehus Syd ekskl. Medicinerhuset og Onkologibygningen. Det forventede salgsprovenue for disse sygehusbygninger er opgjort med udgangspunkt i den offentlige vurdering fra 2010, og er efter forholdsmæssigt fradrag for ejendomsværdien af Medicinerhuset og Onkologibygningen i alt vurderet til 722,2 mio. kr. Salg af bygningerne forventes at kunne ske omkring Bindinger på anvendelse (lokalplan mv.) Aalborg Sygehus Nord Ejendommens anvendelse er reguleret af byplanvedtægt og kommuneplanens rammebestemmelser, hvorefter ejendommen er beliggende i et område, der er udlagt til offentlige service, herunder klinikker, sygehus, butikker, kontorer, fritids-/undervisnings-/kulturelle formål m.v. En mindre del af bygningskomplekset er vurderet til at være bevaringsværdigt, hvilket bl.a. indebærer, at oprindelige overflader, materialevalg og udformning, ved om- og tilbygninger samt almindelig vedligeholdelse, skal fastholdes/genskabes. Aalborg Sygehus Syd Ejendommens anvendelse er reguleret i lokalplan, hvorefter ejendommen kun kan anvendes til sygehusfunktioner, herunder kontorer, klinikker, undervisning/forskning, institutioner, tekniske anlæg, bibliotek, kirke/kapel og rekreative formål samt boliger til sygehusets personale, hvis de er nødvendige for sygehusets drift. Enkelte bygninger er vurderet som bevaringsværdige. Ændringer af lokalplanen forudsætter nærmere planlægningsmæssige overvejelser bl.a. i relation til Aalborg Kommune. 18

20 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 10. Præhospital indsats Der er knap 0,6 mio. indbyggere i Region Nordjylland. Det svarer til lidt under 11% af landets befolkning. Regionen dækker knap km 2 eller ca. 18% af Danmarks samlede areal. Dermed er befolkningstætheden den laveste i Danmark. Akutsygehusstrukturen i Region Nordjylland Alle typer patienter modtages på sygehusene i Aalborg, Hjørring og Thisted, uselekterede medicinske patienter modtages i Hobro, uselekterede medicinske og ortopædkirurgiske patienter modtages i Farsø, mens Frederikshavn og Dronninglund udelukkende modtager lægevisiterede medicinske patienter. Der modtages ikke akutte patienter i Nykøbing, Brønderslev og Skagen. Vagtcentral og disponering Den 7. april 2010 overtog Region Nordjyllands Vagtcentral driften af ambulancer og liggende patientbefordring i Region Nordjylland. Fra samme tidspunkt blev der indført sundhedsfaglig disponering. Der er 1. maj 2011 indgået aftale om landsdækkende 112-model for landets alarmcentraler og regionernes vagtcentraler som har til formål at styrke det sundhedsfaglige element i alarmeringsfasen. Ambulanceberedskab og præhospitale ordninger Ambulanceberedskab Regionens præhospitale indsats er bygget op omkring ambulancetjenesten som består af 34 ambulancer plus 11 reservekøretøjer. Herudover er der etableret 2 akutbiler, 7 paramedicinerbiler og en lægebil. Denne konstruktion benævnes pyramidemodellen, dels ud fra enhedernes numeriske størrelse, dels måden hvorpå enhederne internt samarbejder. Grundstammen i den præhospitale struktur er ambulancetjenesten, som består af et fintmasket net af ambulanceberedskaber, der dækker hele regionen. Lægebil Lægebilen i Region Nordjylland er døgnbemandet. Lægen på lægebilen fungerer som lægefaglig back up til regionens paramedicinere hele døgnet. Lægerne på lægebilen besidder ligeledes kompetencer til at fungere som AMK læge. Når en læge har beredskabsvagt som AMK læge, fungerer denne ligeledes som lægefaglig back-up for de sundhedsfaglige disponenter i regionens vagtcentral. Paramedicinerbiler Der er paramedicinerbiler bemandet med paramediciner i: Thisted Frederikshavn Hjørring Hobro Brovst (opgradering af akutbil) Farsø (opgradering af akutbil) 19

21 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Akutbiler Der er 2 akutbiler i det præhospitale beredskab i Region Nordjylland i henholdsvis Skagen og Hals. Begge akutbiler er døgnåbne fra 1. juni For akutbilen i Hals vedkommende, vil ambulanceberedskabet være til stede i Hals og omegn i hverdage fra kl Det er regionens vurdering, at etableringen af døgndækkende paramedicinerbiler kombineret med en lægebil i Aalborg tilvejebringer et sammenhængende netværk i den fremtidige struktur, hvor der er længere til akutmodtagelser. Patienten vil blive mødt med det højeste kompetenceniveau i den præhospitale indsats enten på skadestedet eller i form af rendezvous ordninger, hvor ambulancen på vej til sygehuset møder lægebil eller paramediciner. Mobil-traume-enhed Regionen har sat en Mobil-traume-enhed (MTE) i drift ultimo Enheden skal forventeligt anvendes ved større hændelser, hvor den vil indgå i skadestedet som en behandlerplads. Lægehelikopter Region Nordjylland har i samarbejde med Region Midtjylland idriftsat en akutlægehelikopter pr. 1. juni 2011 i en forsøgsperiode på 13 måneder. Ordningen med en helikopter skal være et supplement til Region Nordjyllands eksisterende præhospitale løsninger. Helikopteren skal kunne tilbyde flere borgere bedre adgang til hurtig akut hjælp på stedet og hurtigt bringe patienter til specialiseret behandling på Aalborg Sygehus. Helikopteren skal være bemandet med en speciallæge i anæstesi og en ambulancebehandler med betydelig præhospital erfaring. Det præhospitale beredskab er uddybet i vedlagte notat med beskrivelse af Region Nordjyllands præhospitale beredskab samt i Region Nordjyllands Sundhedsberedskabsplan. 20

22 Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 11. Forudsætninger for tilsagnet Region Nordjylland har udarbejdet en arealdisponering for Nyt Universitetssygehus Aalborg, som er tilpasset ekspertpanelets principper, som beskrevet i rapporten Regionernes investerings- og sygehusplaner screening og vurdering fra november Det drejer sig om tilpasning på følgende områder: 1. En generel reduktion på sengeområdet med ca. 31%. Det samlede sengebehov er beregnet til 474 standard senge mod 684 normerede standard senge i 2007 (af de 474 standard senge placeres 32 i de eksisterende bygninger på Aalborg Sygehus Syd, således der indgår 442 standard senge i barmarksprojektet i Aalborg Øst). 2. Aktivitetssigning på 50% på det ambulante område mod 71% i den først fremsendte ansøgning. 3. Arealstandard for sengestuer på 35 m 2 netto mod en arealstandard på 40 m 2 i den først fremsendte ansøgning. For pædiatriske senge og senge til f.eks. bariatriske patienter har Region Nordjylland fastholdt en arealstandard på 40 m 2 netto. 4. Udnyttelse af samtlige undersøgelses- og behandlingsrum 245 dage om året med 7 timers effektiv patienttid mod anvendt udnyttelsesgrad på 220 dage om året med 6 timers effektiv patienttid i den først fremsendte ansøgning. Særligt dyrt apparatur forudsættes af Region Nordjylland udnyttet effektivt i 8 timer om dagen. 5. Brutto/netto faktor på 2,0 mod 2,1 i den først fremsendte ansøgning. 6. Et prisniveau på kr./m 2 PL 2009 (totalpris inkl. apparatur, udstyr, inventar mv.). På baggrund af ovenstående er dimensioneringen af et Nyt Universitetssygehus Aalborg i Aalborg Øst beregnet til m 2. Hertil kommer de arealer, som fortsat udnyttes i eksisterende bygninger på Aalborg Sygehus Syd. Hermed holder den samlede økonomi for nybyggeriet i Aalborg Øst sig indenfor rammen på i alt 4,1 mia. kr. 21

23 Vision for Nyt Universitetssygehus Aalborg Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg

24 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Vision for Nyt Universitetssygehus Aalborg I Region Nordjyllands mission indgår det som et centralt element, at det nordjyske sundhedsvæsen drives og udvikles, så borgerne har adgang til de bedst mulige ydelser med vægt på kvalitet, tryghed og sammenhæng. På den baggrund vil regionen være kendt som en effektiv, professionel og konkurrencedygtig serviceudbyder på sundhedsområdet. Aalborg Sygehus er som regionens universitetssygehus omdrejningspunktet i det nordjyske sundhedsvæsen. Med byggeriet af et nyt sygehus i Aalborg sikres fastholdelse og udvikling af et stærkt universitetssygehus i Region Nordjylland. Det er rammen, som Det Nye Universitetssygehus i Aalborg skal arbejde inden for. På den baggrund er visionen for det færdige sygehus formuleret. Oversigt over den nye sygehusgrund i Aalborg Øst. 2

25 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Leverer patientbehandling af højeste kvalitet Sammenhængende og helhedsorienterede patientforløb Sikker og effektfuld behandling til patienterne Stærk profil på både basisbehandling og de højt specialiserede områder Moderne teknologi understøtter høj kvalitet i patientbehandlingen Borgeren skal opleve Det Nye Universitetssygehus som et af Danmarks bedste sygehuse hvad angår diagnostik, behandling og pleje. Patienterne møder et fagligt kompetent personale, der anvender den nyeste viden på deres felt, så patienterne opnår den bedste effekt af behandlingen. Patientens behov og det sammenhængende patientforløb er omdrejningspunktet for behandlingen, sygehusets opbygning og organisering. Derved får patienter og pårørende en oplevelse af kvalificerede og veltilrettelagte forløb med minimal ventetid og bevægelse rundt på sygehuset. Det sammenhængende patientforløb findes ikke kun internt på sygehuset, men også ved godt samarbejde og koordinering med såvel de praktiserende læger som kommunerne. Tilbudet på sygehuset er helhedsorienteret med respekt for det enkelte menneske. Der er derfor fokus på patien- tens individuelle behov og ønsker, så patienten får en oplevelse af tryghed, nærvær og omsorg. Patienten og de pårørende betragtes som en vigtig ressource og inddrages aktivt i beslutningerne om behandlingsforløbet. Sygehuset arbejder systematisk med at forebygge fejl og skader på patienterne. Patientsikkerheden er tænkt ind i alle arbejdsgange og processer for at mindske risikoen for utilsigtede hændelser. Sikkerhedskulturen sikrer, at organisationen lærer af sine fejl, og gentagelser undgås. Det Nye Universitetssygehus leverer både basisbehandling i sit lokalområde og specialiseret behandling på højt niveau til alle borgere i regionen. Sygehuset har en stærk profil inden for sine specialiserede funktioner. Tilgængelighed og et højt informationsniveau er nøgleord i forbindelse med patienternes kontakt til sygehuset. Moderne teknologi og IT understøtter sammenhængen og den høje kvalitet i patientbehandlingen. nyt universitetssygehus aalborg 3

26 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Integrerer klinik, forskning, udvikling, uddannelse og innovation Et af de mest innovative danske sygehuse Anerkendte forskningsmiljøer i tæt relation til de kliniske flagskibe Uddannelse på alle niveauer Region Nordjylland vil gå forrest i bestræbelserne på at gøre Nordjylland til en indbydende og stærk vækstregion med innovation, forskning, teknologi og uddannelse som nøgleord. Det Nye Universitetssygehus spiller en central rolle i den vision. Sygehuset vil markere sig med forskning, udvikling og uddannelse på højt internationalt niveau og fremstå som et af de mest innovative danske sygehuse. Behandling med den bedst mulige faglige kvalitet forudsætter, at der er forskning og udvikling på højt niveau og at ny viden konstant spredes i organisationen. Vedvarende innovation inden for alle områder skaber grundlaget for en effektiv anvendelse af sygehusets ressourcer og dermed også for, at der er rum til udvikling af de fremtidige behandlinger. Sygehuset er kendetegnet ved en stærk innovativ kultur og har et miljø, der er befordrende for læring. Sygehuset skal være kendt for at være villig til at afprøve viden og ideer i praksis. Der er således en tæt sammenhæng mellem det kliniske virke, forskning, uddannelse og innovation. Sygehuset har anerkendte forskningsmiljøer, der er tæt koblet til de højt profilerede kliniske områder og vil samtidig fungere som videnscenter for hele det regionale sundhedsvæsen. Universitetssygehuset skal kontinuerligt fastholde og udvikle den viden, der er hos medarbejderne. Det indebærer, at uddannelse får en central rolle på alle niveauer i organisationen. 4

27 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Er en attrak tiv arbejdsplads Den bedste arbejdplads i regionen Et godt arbejdsmiljø i alle dele af sygehusets aktiviteter Ledelsesudvikling Attraktive fysiske rammer Region Nordjylland vil have udviklende og udfordrende arbejdspladser, hvor mennesker og faglighed er i fokus. Det gode arbejdsmiljø skabes af meningsfyldte jobs, hvor service af høj kvalitet og mulighederne for at arbejde med nye initativer og effektivitet sættes højt. Som den største arbejdsplads i Region Nordjylland er det målet, at Det Nye Universitetssygehus også skal være regionens bedste arbejdsplads med udfordringer og udvikling præget af engagement, anerkendelse og sammenhold. Det muliggøres gennem et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø for de mange forskellige personalegrupper med højt kompetenceniveau, der er grundlaget for at levere den bedste kvalitet i alle aspekter af sygehusets virke. Ved at tænke arbejdsmiljøet ind i alle de forskellige dele af sygehusets aktiviteter opnås de bedste muligheder for at skabe udviklende og lærende arbejdspladser og dermed størst udnyttelse af de menneskelige ressourcer. Sygehuset har en synlig og kvalificeret ledelse på alle niveauer, som understøtter udvikling af nye talenter inden for de mange områder, sygehuset har brug for. Ledelsesudvikling er en naturlig del af den daglige ledelsesopgave. Attraktive fysiske rammer i det nye sygehus vil i høj grad være understøttende for det gode arbejdsmiljø. nyt universitetssygehus aalborg 5

28 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Er en højt profileret samarbejdspartner Er lokomotivet i det nordjyske sundhedsvæsen Stærke relationer til kommuner, praksissektor, uddannelsesinstitutioner og erhvervsliv Vender sig mod omverdenen Region Nordjylland vil være en netværksskabende og dagsordenssættende faktor for den nordjyske region og den, der bærer og formidler den regionale identitet. Det Nye Universitetssygehus i Aalborg fungerer som lokomotiv og drivkraft for hele det nordjyske sundhedsvæsen. I kraft af sin centrale rolle sætter sygehuset standarden for patientbehandlingen og medvirker til at sikre kvaliteten i resten af regionen. Placeringen i Aalborg Øst giver sygehuset en nærhed til uddannelsesmiljøerne på Aalborg Universitet og University College Nordjylland. Denne nærhed udnyttes til et tæt samarbejde omkring vidensspredning, uddannelse og forskning. Sygehuset vil med sin centrale placering i regionen være medvirkende til at skabe et tæt samarbejde med kommuner og praksissektor ligesom, det kan bidrage til at skabe stærke relationer mellem erhvervslivet og sundhedsvæsnet. Sygehuset er åbent og udadvendt i sin opgaveløsning. Åbenheden mod det omgivende samfund manifesterer sig både fysisk, organisatorisk og i samarbejdet med de forskellige aktører på sundhedsområdet. Som ansvarlig partner udviser sygehuset social, økonomisk og miljømæssig bæredygtighed. Ud over det regionale samarbejde har sygehuset relationer til øvrige sygehuse samt forsknings- og uddannelsesinstitutioner nationalt og internationalt, hvor det placerer sig på topniveau. 6

29 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Har økonomien i top Effektiv drift som et selvstændigt udviklingsområde Rationel tilrettelæggelse af patientforløb Effektive arbejdsrutiner Arbejdskraftbesparende teknologiløsninger Det Nye Universitetssygehus er drevet effektivt med optimal udnyttelse af ressourcerne på tværs i organisationen. Sikring af en sund økonomi for sygehuset er en forudsætning for, at de øvrige visioner kan realiseres. Det er nødvendigt med et økonomisk frirum for at kunne udvikle og sikre fremtidige forandringer og udviklingsprocesser. Ved at gøre driften til et selvstændigt udviklingsområde er det sigtet, at det Nye Universitetssygehus skal være i front med effektive organisationsformer, de nyeste telemedicinske og logistiske teknologiløsninger samt øvrige højteknologiske løsninger på det kliniske felt. Sygehuset skal være kendt som et laboratorium for effektiv sygehusdrift. Patientstrømme og forløb er udgangspunktet for den organisatoriske opbygning af sygehuset. Den rationelle tilrettelæggelse af patientforløbene sikrer, at udredning, behandling og pleje foregår uden ventetid, med mindre den er fagligt begrundet. Opgaverne løses på det lavest effektive omkostningsniveau og ikke i et system, der er gearet til langt mere komplicerede opgaver. Organiseringen skal være med til at etablere effektive arbejdsrutiner, så alle ansattes tid og kompetencer udnyttes på den bedste måde. Det giver mulighed for flere ressourcer til innovation og forskning og skaber øget arbejdsglæde og tilfredshed. Arbejdskraftbesparende teknologiløsninger er et af de primære satsningsområder i forhold til yderligere optimering af moderne sygehusdrift. Det er derfor essentielt, at det Nye Universitetssygehus er med fremme i udvikling og implementering heraf. Teknologiske løsninger skal være et satsningsområde såvel i den daglige drift som i forbindelse med forskning og udvikling. Et vigtigt led heri er at opbygge den nødvendige og effektive IT-understøttelse af driften. I et samlet IT- og registreringssystem vil det desuden være muligt at udvikle og implementere kliniske beslutningsstøttesystemer, der kan være med til at styrke visitation, diagnosticering og behandling af patienterne. Yderligere indsatsområder kan være telemedicin, mobil teknologi, robotteknologi og avancerede logistiske systemer. Teknologiløsningerne og de fysiske rammer etableres, så alle funktioner kan udvides og indskrænkes efter behov, så det er muligt hurtigt at omlægge til anden aktivitet f.eks. fra stationær til ambulant behandling. nyt universitetssygehus aalborg 7

30 Bilag 1 vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Vision for Nyt universitetssygehus Aalborg Region Nordjylland Projektafdelingen Nyt Universitetssygehus Aalborg Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Oktober 2010

31

32 Bilag 3 Region Nordjylland Projektafdelingen Nyt Universitetssygehus Aalborg Den 25. august 2011 Fremtidig anvendelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen på Aalborg Sygehus Syd Baggrund Ekspertpanelet har i november 2010 indstillet til regeringen, at Region Nordjylland tildeles 4,1 mia. kr. til etablering af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Dette beløb er 0,965 mia. kr. mindre end det ansøgte beløb til gennemførelsen af kvalitetsfondsprojektet. Dette indebærer, at der i forbindelse med udarbejdelsen af det foreløbige tilsagn skal ske en tilpasning af anlægsprojektet. Det indgår som en forudsætning i forbindelse med ekspertpanelets indstilling, at Medicinerhuset og Onkologibygningen, som udgør den nyere bygningsmasse på Aalborg Sygehus Syd, fortsat skal anvendes til kliniske funktioner i en årrække fremover. Ekspertpanelet tilkendegav i forbindelse med regionens ansøgning sin accept til en model for fremtidig anvendelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen, hvor Medicinerhuset anvendes til en række ambulante og øvrige kliniske funktioner. Der er sidenhen blevet arbejdet på at konkretisere modellen, herunder hvilke specifikke funktioner der skal placeres i Medicinerhuset. En nærmere konkretisering og vurdering af hvilke specifikke funktioner, der skal placeres i Medicinerhuset er foretaget ud fra følgende præmisser: stor vægt på at sikre så hensigtsmæssige patientforløb som muligt (herunder minimering af besøg på flere matrikler mv.) tilstræbt at funktionerne i så høj grad som muligt kan fungere uafhængigt af det øvrige sygehus i øst størst mulig fleksibilitet og rationalitet i kvadratmeteranvendelse i det nye sygehusbyggeri indenfor anlægsrammen så lave ombygningsomkostninger som muligt driftsøkonomiske hensyn, herunder minimering af transporter mellem de to matrikler, dubleringer, vagtdækning mv. Modellens indhold: Onkologibygningen: o Onkologisk Afdeling Medicinerhuset: o Cytostatika-produktion o Dialyseenhed

33 o Diagnostisk Center o Mammografiscreening o Audiologi o Social- og arbejdsmedicin o Smerteklinik o Ambulatorier og dagpladser for medicinske og kirurgiske specialer (til for- og opfølgningsundersøgelser) o Fysio- og ergoterapi o Kontorer, undervisning mv. Dimensionerede senge, ambulatorier og dagpladser: Medicinerhus Onkologibygning Senge 0 33 Ambulatorier Dagpladser Dialyse 38 0 Bruttoarealet for Medicinerhuset er opgjort til ca m² og onkologibygningen til ca m². I ekspertpanelets indstilling til regeringen forudsættes en fortsat anvendelse af hele Medicinerhuset og Onkologibygningen svarende til m². Det er dog kun muligt at anvende bygningerne, svarende til ca m 2 Region Nordjylland har tidligere opgjort mulighederne for at udnytte Medicinerhuset og Onkologibygningen til ca m 2, jf. ansøgning om foreløbigt tilsagn af 11. maj I det efterfølgende arbejde med at konkretisere anvendelsen af bygningerne har denne vurdering vist sig at holde stik. Uoverensstemmelsen skyldes flere væsentlige faktorer: A: Medicinerhuset og Onkologibygningerne har en andre brutto-/netto faktorer end forudsat af ekspertpanelet (Medicinerhuset gns. 2,28 og Onkologibygningen 2,66. Ekspertpanelet forudsætter en brutto/netto-faktor på 2,0). B: Et større antal tekniske områder, depotrum mv. kan ikke anvendes til andre formål end oprindelig tiltænkt (f.eks. på grund af mangel på dagslys eller specialindretning) og kan derfor ikke fratrækkes som arealbesparelse i forhold til dimensioneringen af kvalitetsfondsprojektet i Aalborg Øst. C: Medicinerhuset og Onkologibygningen er bygget ud fra en anden arealstandard end den ekspertpanelet har sat for de nye sygehusbyggerier. De valgte funktioner placeres i de allerede eksisterende rum, idet det dels vil være omkostningstungt og konstruktionsmæssigt/installationsmæssigt uhensigtsmæssigt at skulle flytte vægge mv. og dels egner nogle rum sig ikke til at blive anvendt til andre funktioner, end oprindelig tiltænkt. Det betyder, at funktionerne indplaceres i rum, som har andre arealstandarder

34 end de arealstandarder ekspertpanelet har fastsat for nyere sygehusbyggerier, hvorved udnyttelsen også bliver anderledes. De forskellige arealstandarder ses f.eks. i forhold til standard ambulatorier, hvor ekspertpanelets standard er 30 m 2 netto, hvilket giver ca. 15 m² til primærrummet i Medicinerhuset forudsættes ambulatorier bl.a. placeret i nuværende sengestuer, som er indrettet i rum på ca. 27 m 2 netto til primærrummet. D: For at kunne drifte Medicinerhuset og Onkologibygningen samt nybyggeriet i øst på 2 matrikler, vil der være flere funktioner, som er dubleringer og som derfor vil være ekstra m 2 udover, hvad der er dimensioneret til (laboratoriefunktioner, ambulatorier, tekniske arealer, personalefaciliteter mv.). Da disse m 2 indgår i både Medicinerhuset og i nybyggeriet i øst, kan de ikke medregnes som arealbesparelse i forhold til dimensioneringen i nybyggeriet i øst.

35 Harde Larsen Rådgivende Ingeniører A/S Ved Stranden 11d 9000 Aalborg Tlf: Fax: Web: Region Nordjylland Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg September 2011

36 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 2 af 16 September 2011 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Orientering Krav til ansøgning Krav om risikovurdering af ekstern part Kommissorium Dokumentgrundlag Risikovurdering Indledning Tidsplan Gennemførelsestidsplan Myndighedsbehandling Økonomi Byggeoverslag og usikkerheder Blivende aktiviteter på eksisterende matrikel Salg af eksisterende matrikler Udflytningstakt Projektorganisation Overordnet projektstruktur Politisk beslutningsstruktur Bygherreorganisation Tilknytning af rådgivere Brugerorganisation Konklusion Risiko i relation til tid Risiko i relation til økonomi Risiko i relation til organisation Samlet vurdering og konklusion Harde Larsen / Hifab

37 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 3 af 16 September Indledning 1.1 Orientering I august 2008 søgte Region Nordjylland om kvalitetsfondsmidler med henblik på en samling af Aalborg Sygehus Syd og Aalborg Sygehus Nord på én matrikel i Aalborg Øst. I januar 2009 meddelte Ministeren for Sundhed og Forebyggelse et foreløbigt tilsagn på 3,2 mia. kr. til en samling af Aalborg Sygehus Syd og Aalborg Sygehus Nord på matriklen Aalborg Sygehus Syd. Efter en dialog med ministeriet fremsendte Region Nordjylland yderligere materiale til ekspertpanelet henholdsvis i perioden juni-august Ekspertpanelet godkendte den 6. oktober 2009, at Region Nordjylland kunne bygge et Nyt Universitetssygehus i Aalborg, som et barmarksprojekt i Aalborg Øst. Regeringens rådgivende udvalg vurderede, at det fremsendte projekt var i overensstemmelse med en moderne sygehusstruktur og de af udvalget fastlagte principper. Det rådgivende udvalg opfordrede Region Nordjylland til at udarbejde et samlet og sammenhængende projektforslag med en dimensionering og økonomi, som afspejler ekspertpanelets tilgang, og hvor dimensionering af den bevarede del af Aalborg Sygehus Syd fratrækkes det opgjorte behov. En sådan ansøgning kunne danne baggrund for en begrænset udvidelse af beløbsrammen. På baggrund heraf søgte Region Nordjylland i maj 2010 om en udvidet investeringsramme på i alt 5,065 mia. kr. I november 2010 meddelte Finansministeren og Indenrigs- og Sundhedsministeren et foreløbigt tilsagn til et nyt sygehus i Aalborg Øst med en samlet investeringsramme (totalramme inkl. apparatur og regional egenfinansiering) for projektet på 4,1 mia. kr. (09-pl), svarende til en forøgelse af den tidligere meddelte ramme med 0,9 mia. kr. (09- pl). Det foreløbige tilsagn blev udmeldt med de forudsætninger og anbefalinger, som ekspertpanelet har indstillet, som forudsætning for et senere endeligt tilsagn, herunder at Region Nordjylland skal vende tilbage med en detaljeret projektbeskrivelse mv. for det prioriterede projekt inden for den fastlagte investeringsramme, samt at der skal foreligge detaljerede og ikke mindst realistiske planer for den præhospitale indsats i takt med samlingen af sygehusbehandlingen. Der foreligger nu et sådant forslag fra Region Nordjylland, indeholdende: Ansøgning om endeligt tilsagn vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg Vision for Nyt Universitetssygehus Aalborg Forslag til strukturplan for grunden i Aalborg Øst Harde Larsen / Hifab

38 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 4 af 16 September 2011 Notat vedr. fremtidig anvendelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen på Aalborg Sygehus Syd Materiale vedr. projektorganisationen Nyt Universitetssygehus Aalborg Styringsmanual Nyt Universitetssygehus Aalborg Notat med beskrivelse af den præhospitale indsats i Region Nordjylland Sundhedsberedskabsplan for Region Nordjylland Materialet er stilet til regeringens rådgivende udvalg med henblik på at opnå endeligt tilsagn til beløbsrammen på 4,1 mia. kr. 1.2 Krav til ansøgning Ud over generelle krav til ansøgning om endeligt tilsagn i notat af april 2009, har Finansministeren og Indenrigs- og sundhedsministeren beskrevet en række specifikke krav i brevet til regionen af 19. november Heri hedder det bl.a.: Det foreløbige tilsagn udmeldes med de forudsætninger og anbefalinger, som udvalget har indstillet som en forudsætning for et senere, endeligt tilsagn, herunder at Region Nordjylland skal vende tilbage med en deltaljeret projektbeskrivelse mv. for det prioriterede projekt inden for den fastlagte investeringsramme for projektet At der er tale om en fast og samlet totalramme for et nyt sygehus i Aalborg Øst indebærer, at der ikke forudsættes senere tillægsbevillinger, og at fx udskydelse af dele af projektet til en senere fase ikke er mulig. Det skal medvirke til, at der som grundlag for det endelige tilsagn foreligger et velkvalificeret projekt, inden for den fastlagte investeringsramme, og inkl. betryggende risikovurderinger. 1.3 Krav om risikovurdering af ekstern part Udvalget har i notat dateret april 2009 beskrevet "Oversigt over elementer til ansøgning om endeligt tilsagn" angivet følgende under pkt. 7: Risikovurdering, udarbejdet af en ekstern part eller attesteret af en uvildig controllingenhed skal vedlægges. Vurderingen omfatter risiko i forhold til tid og økonomi. Projektøkonomien skal være inklusiv anslået risiko. Denne rapport indeholder den uvildige risikovurdering udarbejdet af Harde Larsen A/S bistået af A/S Hifab Bygherreombud. Harde Larsen og Hifab Bygherreombud opfylder begge kriteriet som både uvildig og ekstern part, idet firmaerne ikke deltager i den nuværende proces vedrørende ansøgning om beløbsrammen. Harde Larsen / Hifab

39 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 5 af 16 September 2011 Risikovurderingen udarbejdes med baggrund i Harde Larsen s viden og ekspertise inden for store sygehusbyggerier suppleret med Hifab s viden og ekspertise vedrørende styring af store anlægs- og byggeopgaver herunder sygehusbyggerier. Harde Larsen har blandt andet medvirket som ingeniørfagdommer i forbindelse med gennemførelse af projektkonkurrencerne omkring de store planlagte hospitalsbyggerier Nyt OUH i Odense og DNV i Gødstrup. Harde Larsen / Hifab

40 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 6 af 16 September Kommissorium Region Nordjylland har anmodet Harde Larsen A/S bistået af A/S Hifab Bygherreombud om at udføre en risikovurdering af det projekt, som fremsendes til regeringens ekspertpanel i efteråret Region Nordjyllands projektafdeling har stillet de relevante dokumenter til rådighed for denne vurdering. Dokumenterne fremgår af listen i kapitel 3. Herudover har vi søgt understøttende dokumenter fra andre kilder, herunder fra Sundhedsministeriet, Rigsrevisionen samt Danske Regioner. Kommissoriet for opgaven er beskrevet som følger: Der udføres en risikovurdering bestående af en granskning af projektet på dets nuværende stade, og som det er beskrevet i nævnte dokumenter. Vurderingen omfatter økonomi og tid inkl. følgende forhold: Bygbarhed Robusthed Markedsudvikling Projektorganisation Klinisk medvirken og engagement i projektorganisationen samt i planlægningsprocessen Procesbeskrivelse (planlægnings- og byggeprocesser) Finansiering Myndighedsbehandling, herunder proces, lokalplanarbejde, grundkøb etc. Følgende er ikke vurderet: Kliniske risici (herunder ændringer over tid i specialer, krav fra myndigheder, nye behandlingsformer, medicinsk teknologi, patientgrundlag og demografi) Projektets kvalitet i form af detaljerede løsningsforslag Vurderingen er afgrænset til det detaljeringsniveau projektet har på det nuværende stade. Harde Larsen / Hifab

41 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 7 af 16 September Dokumentgrundlag For udarbejdelse af risikovurderingen, har Projektafdelingen for Nyt Universitetssygehus Aalborg stillet de følgende dokumenter til rådighed. Ansøgning til ekspertudvalget om foreløbigt tilsagn, dateret d , med følgende bilag: - Vision for Nyt Universitetssygehus Aalborg - Forslag til strukturplan for grunden i Aalborg Øst - Notat vedr. fremtidig anvendelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen på Aalborg Sygehus Syd, 11. august Materiale vedr. projektorganisationen Nyt Universitetssygehus Aalborg, 11. maj Styringsmanual Nyt Universitetssygehus Aalborg, 1. udgave af juli Sundhedsberedskabsplan for Region Nordjylland, godkendt af regionsrådet Detaljeret udgiftsprofil for bygning af Nyt Universitetssygehus i Aalborg, Notat af 11. maj 2010 om eksisterende bygninger Brev fra Ekspertpanelet til Region Nordjylland vedrørende før-screening af sygehusprojekter i Region Nordjylland, 6. oktober 2009 Notat af 18. august vedr. brugerinddragelse i forbindelse med nyt universitetssygehus Aalborg Herudover er til støtte for risikovurderingen læst følgende dokumenter: Ekspertpanelets Oversigt over elementer til ansøgning om endeligt tilsagn, april 2009 Rigsrevisionens Notat til statsrevisorerne om tilrettelæggelse af undersøgelse, september 2010 KPMG-rapport, Økonomisk styring af større anlægsprojekter, oktober 2008 for Danske Regioner, inkl. bilag Harde Larsen / Hifab

42 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 8 af 16 September Risikovurdering 4.1 Indledning Omfang og formål Formålet med risikovurderingen er at identificere potentielle risici i forhold til tid og økonomi i forbindelse med planlægning, projektering og udførelse af projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg. Risikovurderingen tager udgangspunkt i notat dateret april 2009 fra Regeringens rådgivende udvalg vedrørende sygehusinvesteringer, hvori er anført krav til materiale i forbindelse med regionernes ansøgning om endeligt økonomisk tilsagn til projekter med foreløbigt tilsagn af 26. januar Risikovurderingen omfatter alene risici, der knytter sig til de overordnede tidsmæssige og økonomiske rammer, som er opstillet for projektet i de indledende faser. Risikovurderingen er fortaget med baggrund i informationer oplistet i notater og dokumenter, som nævnt under dokumentgrundlag Metode Risikovurderingen er gennemført med udgangspunkt i viden og erfaring opsamlet i forbindelse med planlægning og udførelse af tilsvarende byggerier. De væsentligste risikofaktorer i forhold til økonomi og tidsplan er søgt identificeret og vurderet efter henholdsvis deres kritiske betydning, samt sandsynlighed for forekomst. I den afsluttende konklusion er elementerne fra vurderingerne af risici i forhold til tid, økonomi opsummeret sammen med enkelte anbefalinger i den videre proces. Harde Larsen / Hifab

43 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 9 af 16 September Tidsplan I forbindelse med planlægning og udførelse af nyt universitetssygehus i Aalborg Øst og renovering/ombygning af Aalborg Sygehus Syd er der udarbejdet en foreløbig tidsplan for projektet, som skitserer hovedelementerne i planlægnings- og myndighedsgodkendelsesprocessen for projektet. Derudover er der skitseret tidsforløb for henholdsvis afholdelse af projektkonkurrence samt projektering og udførelse af byggearbejderne. Som supplement til tidsplanen fremgår der yderligere tidsmæssige informationer af den udarbejdede udgiftsprofil. I den foreløbige tidsplan er der afsat 2 år til planprocessen med Aalborg Kommune. Planprocessen pågår som planlagt idet Aalborg Byråd i juni 2011 godkendte kommuneplantillægget for grundarealet i Aalborg Øst og en rammelokalplan for en del af grunden, hvor den overvejende del af byggeriet forventes at blive placeret. Samtidig med planprocessen er det planlagt at gennemføre en arkitektkonkurrence således at projekteringsarbejdet kan indledes i den sidste del af planprocessen. Projekteringsarbejdet, myndighedsbehandlingen og udbud af byggeriet er planlagt til en periode på 2,5-3 år og udførelse af byggearbejderne påregnes påbegyndt ca. 9 mdr. efter at projekteringsarbejdet er startet. Dette er planlagt realiseret ved opdeling af byggeriet med udbud i etaper startende med byggemodningen. Udførelsesfasen er planlagt til 7-8 år og den samlede tidsplan for afvikling af projektet udgør således 10 år. Herudover har projektafdelingen oplyst, at den byggeret givende lokalplan forventes godkendt ultimo 2012 og at grundkøb/ekspropriationer forventes igangsat umiddelbart herefter. Byggeriet vil således kunne igangsættes medio Der er i dokument vedr. fremtidig anvendelse af Medicinerhuset og Onkologibygningen på Aalborg Sygehus Syd, argumenteret for den fremtidige udnyttelse af disse bygninger til ambulante og øvrige kliniske funktioner og der er opstillet argumenter for valgene under hensyntagen til minimering af behovet for renovering og ombygning af eksisterende bygningsmasse og en række sundhedsfaglige samt driftsøkonomiske hensyn. I notater som behandler henholdsvis fremskrivning, planlægningsgrundlag og investeringsoversigt for det nye sygehus, er der taget udgangspunkt i at projektet er afviklet i Udgangspunktet for projektet er et nybyggeri i Aalborg Øst på i alt m 2 og en begrænset ombygning og renovering af den eksisterende bygningsmasse på Aalborg Sygehus Syd. Det vurderes, at den skitserede tidsplan for de indledende projektfaser, er realistiske og retvisende for projektet. Harde Larsen / Hifab

44 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 10 af 16 September Gennemførelsestidsplan Der foreligger på dette stade ikke en detaljeret gennemførelsestidsplan for projektet. I tidligere nævnte notater er der dog i tilknytning til de nævnte overvejelser vedr. projekttidsplan, oplistet muligheder for gennemførelse af projektet i flere etaper, således at udførelsesfasen kan igangsættes startende med byggemodning før byggeriet er helt færdigprojekteret. I den senere planlægningsfase skal foretages en nærmere planlægning af byggeforløbet under hensyntagen til interne rokader, igangværende hospitalsdrift m.v. Ud fra foreliggende oplysninger om andre og tilsvarende sygehusbyggeprojekter i f.eks. Norge med henholdsvis om og tilbygning til St. Olav Hospital i Trondheim, Fase 2 ( m 2 ) og nybyggeri af Akershus i Oslo ( m 2 ), viser, at det praktisk kan lade sig gøre at udføre byggerier af sammenlignelig størrelse som nærværende projekt indenfor en tilsvarende tidshorisont. I forhold til universitetssygehuset i Aalborg Øst kan flere byggeetaper eventuelt gennemføres med et vist overlap og delvist parallelt med de begrænsede om- og tilbygningsaktiviteter på Aalborg Sygehus Syd. Herved er en samlet gennemførelsestidsplan på ca. 10 år realistisk. Risiko for afvigelser vurderes som værende indenfor normalområdet. 5.2 Myndighedsbehandling Som nævnt ovenfor, så er der i forbindelse med gennemførelse af såvel ombygningen ved Aalborg Syd, samt ved gennemførelse af nybyggeri ved Aalborg Øst, behov for plan- og bygningsmyndigheders behandling og godkendelse af byggeriet. Tidsforløbet for myndighedsbehandling er skitseret i de overordnede tidsplaner for projektet. I Aalborg Kommunes planlægning indgår allerede etablering af nødvendig udbygning af infrastruktur og vejforbindelse i det område, hvor sygehuset planlægges opført. Under forudsætning af, at byggeriet planlægges udført indenfor de allerede fastlagte og fremtidige lokalplansrammer, skønnes det at være forbundet med en risiko indenfor normalområdet at opnå de nødvendige godkendelser af de planlagte byggerier. Harde Larsen / Hifab

45 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 11 af 16 September Økonomi I projektmaterialet er opstillet en samlet projektøkonomi på i alt 4,1 mia. kr. til sygehusbyggeriet. Beløbet tager udgangspunkt i den af regeringens rådgivende udvalg fastsatte ramme for opførelse af sygehusbyggeri i Danmark. Med udgangspunkt i det foreløbige tilsagn fordeles den samlede investeringsudgift som følger: Kvalitetsfondsmidler (59,78 %) Egenfinansiering (27,72 %) Låneoptagning (12,5 %) kr. 2,451 mia. kr. 1,136 mia. kr. 0,513 mia. I alt kr. 4,100 mia. Salgsprovenuet for bygninger, der forudsættes afhændet i forbindelse med projektet, er beregnet med udgangspunkt i den offentlige ejendomsvurdering i Værdien ekskl. Medicinerhuset og Onkologibygningen m.m., som forudsættes genanvendt og ombygget, forventes at udgøre 722,2 mio. kr. svarende til den offentlige ejendomsvurdering for Det vurderes sandsynligt, at den samlede anlægsøkonomi for projektet er retvisende, og at der er disponeret med en normal risiko, i forhold til indregning af salgsprovenu ved frasalg af eksisterende bygningsmasse. 6.1 Byggeoverslag og usikkerheder I projektmaterialet er i den detaljerede udgiftsprofil opstillet anlægsbudgetter for byggeriet i Aalborg Øst, samt opstillet en forventet investeringsprofil frem til Anlægsbudgettet er opdelt i delposter for henholdsvis grundkøb, projektering, byggemodning/infrastruktur, parkeringsarealer og veje, håndværkerudgifter, omkostninger til tilslutningsafgifter m.v., inventar/udstyr og byggestyring Omkostninger til rokader, interimsforanstaltninger genhusninger m.v. er ikke indeholdt i budgettet, idet dette forventes afholdt af Region Nordjyllands driftsbudget. Andel til uforudseelige omkostninger er indeholdt i de enkelte budgetposter. Byggeoverslaget med en fordeling på de ovennævnte poster er foretaget med en sædvanlig procentuel fordeling af byggeudgifter og virker som helhed fornuftigt disponeret. Samlet vurderes den opstillede byggeøkonomi for projektet, som værende retvisende og på et normalt risikoniveau. Harde Larsen / Hifab

46 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 12 af 16 September Blivende aktiviteter på eksisterende matrikel I forbindelse med ansøgningen er udarbejdet et notat vedr. anvendelse af eksisterende bygninger på Aalborg Sygehus Syd. Af dette fremgår det, at Medicinerhuset, som er opført i perioden og dermed er den nyeste bygning på matriklen, i fremtiden tænkes anvendt til ambulante funktioner og dagfunktioner, samt støttefunktioner til den onkologiske enhed. Dertil tænkes Onkologibygningen fortsat anvendt til onkologisk behandling i form af stråleterapi med tilhørende sengepladser, ambulante funktioner og dag funktioner. Arealet for Medicinerhuset er opgjort til ca m 2 brutto og Onkologibygningen til ca m 2 brutto, samlet m 2 brutto. Af disse forventes ca m 2 brutto at kunne anvendes, hvilket medfører en difference på ca m 2 i forhold til bygningernes samlede arealer. Projektafdelingen har oplyst at der er valgt den bedst mulige løsning under hensyntagen til de opstillede målsætninger for udnyttelsen af bygningerne. Det drejer sig f.eks. om at sikre så hensigtsmæssige patientforløb som muligt, at tilstræbe at funktionerne i så høj grad som muligt kan fungere uafhængigt af det øvrige sygehus, at reducere udgifter til ombygning mest muligt samt at opnå de lavest mulige driftsudgifter m.m. Det medfører bl.a., at der arbejdes med indplacering af funktioner rum for rum. Disse forhold gør bl.a., at der bliver tale om en mindre effektiv arealudnyttelse af Medicinerhuset end den nuværende. Dertil er allerede planlagt en udvidelse af strålebehandlingskapaciteten svarende til 2 acceleratorer til ibrugtagning i Renoveringsomkostningerne til ombygning af eksisterende bygninger, som forventes genanvendt er estimeret til 50 mio. kr. og afholdes af Region Nordjyllands anlægsbudget. Det forventes at Onkologibygningen vil kunne anvendes med en relativt lav grad af ombygning. 6.3 Salg af eksisterende matrikler Som omtalt i afsnit 4.4. forudsættes det i forbindelse med realiseringen af projektet, at eksisterende ejendomme på matriklen Aalborg Sygehus Nord og Aalborg Sygehus Syd ekskl. Medicinerhuset og Onkologibygningen mm. afhændes. Bygningsmassen på Aalborg Sygehus Nord er opført i tidsrummet 1880 til 1970 og har gennemgået partielle moderniseringer indenfor de seneste år. Bygningstilstanden er vurderet som værende middel til under middel. Ejendommene er i henhold til byplanvedtægter og kommuneplanens rammevedtægter udlagt til at kunne anvendes til offentlig service, klinikker, sygehus, butikker, kontorer, fritids-/undervisnings-/ og kulturelle formål. Enkelte bygninger er kategoriserede som bevaringsværdige. Bygningsmassen på Aalborg Sygehus Syd er opført i tidsrummet 1911 til 2005 og har ligeledes gennemgået partielle moderniseringer. Bygningstilstanden vurderes som værende middel til under middel. Ejendommens anvendelse er reguleret af gældende lokalplan, hvorefter ejendommen kun må anvendes til sygehusfunktioner, klinikker, undervisning/forskning, institutioner, tekniske anlæg, bibliotek, kirke/kapel og rekreative formål. Harde Larsen / Hifab

47 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 13 af 16 September 2011 Bygningsmassen udgør et relativt stort areal og etageareal. Der må forventes gennemført en proces, hvor området udvikles og opdeles i forhold til de lokale muligheder og muligheder i den enkelte bygning. Det må forventes, at en del af bygningsmassen efter et salg skal gennemgå omfattende ombygning til andre formål. Beliggenheden er bynær og kan således øge mulighederne for frasalg. Mulighed for salg eller projektudvikling af den omtalte bygningsmasse til andet formål, skønnes derfor at være forbundet med en risiko indenfor normalområdet for ejendomssalg af tilsvarende omfang og kompleksitet. 6.4 Udflytningstakt Der vil blive udarbejdet et forslag til udflytningstakt af funktionerne på Aalborg Sygehus Syd og Nord således at der sikres en udflytning over en så kort periode som muligt og det vil sandsynligvis ikke blive relevant med en etapevis opdeling over længere tid. Udflytningen baserer sig i øvrigt på følgende principper: Samlet udflytning af akutte funktioner Minimering af antallet af beredskaber Minimering af antallet af mellemflytninger Minimering af behovet for ombygning af eksisterende arealer Der er således taget højde for både anlægs- og driftsøkonomi samt forhold vedr. patientsikkerhed. Udflytningstakt og interne rokader bliver planlagt således, at de ikke vil kunne påvirke byggeprocessen. Omkostninger i forbindelse med flytninger afholdes af Region Nordjyllands driftsbudget. Harde Larsen / Hifab

48 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 14 af 16 September Projektorganisation Regionens beslutning om etablering af et Nyt Universitetssygehus Aalborg som barmarksprojekt i Aalborg Øst og samtidig ombygning og udnyttelse af faciliteter på den eksisterende matrikel, Aalborg Sygehus Syd, er en omfattende opgave, der kræver en robust organisering. En robust organisering skal dels sikre projekternes fremdrift og dels sikre tilstrækkelig økonomisk styring inden for de givne rammer, specielt set i lyset af den lange projektperiode. Regionen har derfor besluttet og beskrevet en projektorganisation, der tager højde for kompleksitet samt kliniske, byggetekniske, juridiske og økonomiske udfordringer i forløbet. 7.1 Overordnet projektstruktur Projektorganisationen er opdelt i en politisk og en administrativ del. Projektledelsen referer til direktionen i Region Nordjylland. 7.2 Politisk beslutningsstruktur Regionen har i konstitueringsaftalen november 2009 aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det nye universitetshospital samt at der under Forretningsudvalget nedsættes en politisk følgegruppe bestående af formandskabet og en repræsentant for venstre. Den politiske følgegruppe skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Direktionen deltager i den politiske følgegruppes møder. Hermed sikres det, at projektet følger de strategiske målsætninger samt at de indgåede aftaler for projektets økonomi og projektets fremdrift overholdes. 7.3 Bygherreorganisation Direktionen i Region Nordjylland fungerer som administrativ styregruppe for projektet og projektchefen deltager en gang om måneden i direktionens møder. Projektledelsen, som refererer til direktionen, består af projektchefen for nyt Universitetssygehus og direktøren for Aalborg sygehus. Projektchefen er leder af projektafdelingen, som er ansvarlig for gennemførelse af byggeriet indenfor projektets rammer. Projektafdelingen er opdelt i tre funktionsområder 1. Generelle sekretariatsfunktioner, økonomistyring og kommunikation 2. Sygehusplanlægning Harde Larsen / Hifab

49 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 15 af 16 September Konkurrence og udbud, byggefaglige problemstillinger samt bygherrestyring i udførelsesfasen. Et kompliceret projekt, som det foreliggende, udvikler sig over tid, og det beskrives, at organisationen sikres fleksibilitet og kan tilrettes, som projektet i dets faser skrider frem. 7.4 Tilknytning af rådgivere Det må forventes, at der i forbindelse med valg af rådgivere til projektet stilles tilsvarende krav til rådgivernes organisation og at der etableres samarbejdsrelationer på flere niveauer, de to organisationer imellem, der matcher projektets kompleksitet. 7.5 Brugerorganisation Brugerne er overordnet repræsenteret ved sygehusdirektørens tilstedeværelse i projektledelsen. Endvidere er der nedsat en administrativ følgegruppe der skal følge projektet og bl.a. drøfte overordnede principper for projektet, bidrage med rådgivning og sparring til projektledelsen samt sikre inddragelse af alle relevante aktører. Den administrative følgegruppe er sammensat af ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra Aalborg Sygehus og Psykiatrien. Endvidere deltager leder af Sundhed, Plan og Kvalitet, leder af Koncern IT samt en repræsentant for sundhedsbrugerrådet. Der foreligger en plan for brugerinddragelse i de mange planlægningsopgaver med det formål at optimere planlægningsprocessen og kvalificere det endelige resultat samt at fremme brugernes engagement i- og indflydelse på det nye sygehus. Harde Larsen / Hifab

50 Risikovurdering af projekt Nyt Universitetssygehus Aalborg Side 16 af 16 September Konklusion 8.1 Risiko i relation til tid Det vurderes, at risikoen for tidsmæssige forsinkelser i projektet ligger inden for normalområdet. Tidsplaner inkluderer tid til politisk behandling og delresultater samt tid til etablering af interimsløsninger i forbindelse med genanvendelse af eksisterende bygninger. 8.2 Risiko i relation til økonomi Arealberegning er foretaget ud fra gældende retningslinjer og er derfor forbundet med den generelle usikkerhed, som fremskrivninger og forventninger til fremtidig aktivitet tilsiger. Den påtænkte arealudnyttelse på eksisterende matrikler er beregnet ud fra en konkret vurdering af de fysiske muligheder for rum-til-rum udnyttelse og må derfor betragtes, som behæftet med en meget lav risiko. Den økonomiske beregning er behæftet med en normal risiko. Risikostyring beskrives i styringsmanualen. 8.3 Risiko i relation til organisation Det vurderes, at den foreliggende organisering af projektet med de fornødne kompetencer i såvel projektorganisation som følgegrupper, vil kunne drive projektet inden for de fastlagte tidsmæssige og økonomiske rammer. Det vurderes, at der er etableret de fornødne organisationsstrukturer for politisk styring og overblik. I et projekt af denne størrelse, må det dog forventes, at totalrådgiver, for at kunne løse opgaven inden for den givne tidsramme, må stille med en bred organisation, hvor kompetence og beslutningskraft er i højsædet. I beskrivelsen af projektorganisationen fremgår det, at projektledelsen tillægges kompetence til at træffe beslutninger med henblik på projektets fremdrift. Fastholdelse af denne kompetence er et vigtigt element for projektets fremdrift. 8.4 Samlet vurdering og konklusion På det foreliggende grundlag er projektet vurderet som liggende inden for en risiko i normalområdet. En række generelle risici, gældende for alle de nationalt medfinansierede hospitalsprojekter, som f.eks. markedsforhold og prisudvikling er ikke detaljeret behandlet i denne risikovurdering. Harde Larsen / Hifab

51 Materiale vedrørende projektorganisationen Nyt Universitetssygehus i Aalborg, 11. maj Udskrift fra Regionsrådets møde den 12. april 2010 punkt 4 vedr. projektorganisation - Udskrift fra Forretningsudvalgets møde den 10. maj 2010 punkt 6 vedr. projektafdeling

52 J.nr Projektorganisation vedrørende Nyt Universitetssygehus i Aalborg Resumé Byggeriet af et Nyt Universitetssygehus Aalborg i Aalborg Øst er en omfattende opgave, og der foreslås derfor etableret en selvstændig projektafdeling, som skal varetage alle opgaver i forbindelse med projektet, samt øvrige større anlægsopgaver på Aalborg Sygehus frem til ibrugtagning af det nye sygehus. Den politiske følgegruppe, der blev nedsat i forbindelse med konstitueringsaftalen 2010, drøftede på deres første møde et forslag til projektorganisation vedrørende nyt Universitetssygehus i Aalborg. Sagen forelægges med henblik på Regionsrådets godkendelse af projektorganisationen. Sagsfremstilling Byggeriet af et Nyt Universitetssygehus Aalborg i Aalborg Øst er en omfattende opgave. Det foreslås derfor, at der etableres en projektorganisation, som skal varetage alle opgaver i forbindelse med projektet. Det foreslås endvidere, at projektorganisationen varetager øvrige større anlægsopgaver på Aalborg Sygehus frem til ibrugtagning af det nye sygehus, for at sikre sammenhæng mellem nybyggeriet og anvendelsen af de eksisterende bygninger i denne periode. Projektorganisationen består af en politisk og en administrativ del. I forbindelse med konstitueringsaftalen 2010 blev det aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det kommende Universitetssygehus Aalborg, og at der nedsættes en følgegruppe under Forretningsudvalget bestående af formandskabet og en repræsentant for Venstre. Den administrative del af projektorganisationen foreslås at bestå af en projektafdeling, hvor projektledelsen en projektleder og direktøren for Aalborg Sygehus refererer til Direktionen. Herudover foreslås der nedsat en administrativ følgegruppe bestående af forskellige repræsentanter fra MED-organisationen og samarbejdsorganer ved sygehuset og psykiatrien. Endelig foreslås der nedsat en kreativ tænketank bestående af en personkreds, som med deres brede og mangesidige berøringsflader til erhvervslivet, universitetsområdet og faglige organisationer mv., vil kunne inspirere projektorganisationen til at tænke nyt og anderledes samt fungere som ambassadører for projektet.

53 Kommunikation og dialog Den politiske følgegruppe anbefalede på gruppens første møde den 8. marts 2010 forslaget til projektorganisation for Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Indstilling Administrationen indstiller, at Forretningsudvalget overfor Regionsrådet indstiller: 1. at godkende forslag til projektorganisation Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Beslutning Forretningsudvalget traf på mødet den 12. april 2010 følgende beslutning: Indstillingen blev godkendt med den ændring, at Forretningsudvalget indstiller, at Administrativ Følgegruppe suppleres med en repræsentant for Sundhedsbrugerrådet. Bilag 1. Projektorganisation Nyt Universitetssygehus i Aalborg, 4. marts Beslutning Regionsrådet traf på mødet den 20. april 2010 følgende beslutning: Indstillingen med Forretningsudvalgets bemærkning blev godkendt. Regionsrådet besluttede endvidere, at brugerinddragelsesaspektet skal indtænkes generelt i projektet. Administrationen skal udsende en liste til Regionsrådet med navne på de personer, der indtil nu er inviteret til at deltage i tænketanken. Jess Vibech Laursen, Michael Karlborg, Per Harfeld, Marian Geller, Ninni Lodahl Gjessing og Kim Bennike deltog ikke i sagens behandling.

54 Projektorganisation Nyt Universitetssygehus i Aalborg Organisation for etablering af et nyt universitetssygehus Aalborg Regionsrådet har den 18. december 2007 besluttet som førsteprioritet at bygge et nyt Aalborg Sygehus som barmarksprojekt i Aalborg Øst. Nærværende notat beskriver forslag til organiseringen af dette projekt administrativt og politisk Anlæg og bygning J.nr.: Ref.:NU/jyk Dato: 4. marts jyk@rn.dk Projektorganisering Byggeriet af et nyt sygehus i Aalborg er en omfattende opgave, og der foreslås derfor etableret en selvstændig projektafdeling, der skal varetage alle opgaver i forbindelse med projektet, samt øvrige større anlægsopgaver på Aalborg Sygehus frem til ibrugtagning af det nye sygehus. Projektet gennemføres som et samarbejde mellem administrationen i Region Nordjylland og ledelse, medarbejdere og brugere på Aalborg Sygehus samt eksterne rådgivere. De forskellige aktører skal gennem tæt dialog skabe et engagement, der sikrer den bedst mulige gennemførelse af byggeriet. Direktionen i Region Nordjylland fungerer som administrativ styregruppe på projektet. Ad hoc indkaldes de enkelte Sektorchefer til at deltage i møder. Projektafdeling Projektafdelingen er den udførende, ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet, der skal varetage koordineringen og gennemførelsen af en række analyser og opgaver af forskellig art knyttet til projektet som f.eks. udarbejdelse af udbudsmateriale til brug ved valg af rådgivere, ligesom projektafdelingen skal servicere det politiske niveau. Projektafdelingen ledes af en projektleder. Projektlederen har ansvaret for at sikre sammenhæng i bl.a. følgende hovedopgaver: Finansiering Fysisk planlægning (byggeprogram, planlægningsprogram, kommune- og lokalplaner, screeninger) Udbudsforløb for byggeri (stillingtagen til konkurrencepræget dialog, bygherrerådgivning, EU-licitationer og gennemførelse af byggeri) Fagligt fundament (organisering og faglig struktur, faglige fællesskaber mm.) Projektlederen /projektstaben deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er tæt sammenhæng mellem de enkelte dele i projektet. Projektstaben opbygges med medarbejdere med relevante faglige kompetencer, f.eks. planlægningsmedarbejdere, sundhedsfaglige medarbejdere, byggetekniske medarbejdere og juridiske medarbejdere mv. Det personalemæssige omfang af projektafdelingen skal præciseres nærmere, og der skal tages stilling til, hvilke kompetencer der er behov for.

55 For at sikre en tæt dialog med de faglige miljøer på Aalborg Sygehus, kan medarbejdere fra Aalborg Sygehus knyttes til projektafdelingen som faste kontakt personer. Projektafdelingen fungerer som sekretariat de forskellige grupper. Projektledelsen For at sikre fremdriften i projektet er det afgørende med en smal projektledelse med brede kompetencer inden for byggeri, planlægning og drift af sygehuse. Øvrige funktioner skal inddrages løbende i projektet og ved væsentlige beslutninger. Projektledelsen udgøres af projektlederen for projektet Nyt Aalborg Sygehus og direktøren for Aalborg Sygehus. Projektledelsen referer til Direktionen. Projektledelsen skal sikre den overordnede ledelse og styring af projektet, indstille til det politiske niveau og træffe de beslutninger undervejs, som ikke kræver forelæggelse for det politiske niveau. Projektledelsen skal endvidere sikre, at projektfølgegruppen inddrages i nødvendigt omfang. Projektledelsen har desuden til opgave at nedsætte arbejdsgrupper, der varetager udredning af de enkelte elementer i planlægningsarbejdet. Det kan være hensigtsmæssigt, at projektledelsen i forhold til arbejdsgrupperne tager udgangspunkt i en overordnet ansvarsdeling, således at projektlederen for Nyt Aalborg Sygehus hovedsagelig vil skulle varetage ledelsen for de arbejdsgrupper, hvis fokus f.eks. er at sikre fremdrift og sammenhæng i projektet, teknisk drift af byggeriet og planlægning og dimensionering af byggeriet, mens direktøren for Aalborg Sygehus hovedsagelig vil skulle varetage ledelsen for de arbejdsgrupper, der har fokus på den løbende driftsorganisering. Projektledelsen sørger for ved særlige behov og på relevante tidspunkter i forbindelse med byggeriet at inddrage Direktøren for Sygehuse og Psykiatri, og Sektorerne for Psykiatri, Ortopædi og Anæstesi, den administrative følgegruppen, ligesom de enkelte specialer inddrages løbende i processen. Mødeaktivitet flere gange om ugen. Sekretariatsfunktionen varetages af projektafdelingen. Administrativ følgegruppe Der nedsættes en administrativ følgegruppe med følgende deltagere: Direktør for sygehusområdet og psykiatri (formand) Projektlederen for Nyt Aalborg Sygehus. Direktøren for Aalborg Sygehus. Direktøren for Anæstesien Direktøren for Ortopædien. Direktøren for Psykiatrien. Afdelingschef for Planlægning, kvalitet og analyse. Chef for IT-afdelingen. Formand for rådet af ledende oversygeplejersker, Aalborg Sygehus. Formand for rådet af ledende overlæger, Aalborg Sygehus. Næstformand i sektorudvalget, Aalborg Sygehus. Næstformand i Psykiatriens Sektor MED udvalg. Næstformand i sektorudvalget, Anæstesisektor Næstformand i sektorudvalget, Ortopædkirurgisektor Den administrative følgegruppe skal følge projektet og bl.a. drøfte overordnede principper for projektet, bidrage med rådgivning og sparring til projektledelsen samt sikre inddragelse af alle relevante aktører. Den Side 2 af 4

56 administrative følgegruppe kan stille forslag til nedsættelse af arbejdsgrupper. Derudover er det væsentligt, at følgegruppen holder sig løbende orienteret om, hvad der generelt rører sig på området, og henter inspiration og viden fra andre sygehusprojekter herhjemme og i udlandet ved studiebesøg mm. Mødeaktivitet 4 gange om året, og efter behov. Sekretariatsfunktionen varetages af Projektafdelingen. Tænketank Et byggeri af denne størrelsesorden skal sikre et tidssvarende, højtspecialiseret sygehustilbud til nordjyderne mange år fremover. Med henblik på at sikre at der tænkes nyt og anderledes, foreslås der nedsat en kreativ tænketank, hvor en række håndplukkede personer med viden om og lyst til at medvirke til at sikre nordjyderne det bedst mulige sygehustilbud får sæde. Tænketanken sammensættes af en personkreds med deres brede og mangesidige berøringsflader til erhvervslivet, universitetsområdet og faglige organisationer mv. Tænketanken skal primært inspirere projektorganisationen og forudsættes at varetage sin opgave i form af to døgnseminarer i planlægningsfasen. Arbejdsgrupper Projektledelsen nedsætter løbende en række arbejdsgrupper, der varetager udredningen af de enkelte elementer i planlægningsopgaven. Arbejdsgrupperne vil kunne variere meget i antal og karakter gennem forløbet, men er alle under overordnet ledelse og med reference til projektledelsen. De specifikke arbejdsgruppers sammensætning skal præciseres med konkrete repræsentanter for alle relevante interessenter for det enkelte område. Den enkelte arbejdsgruppes opgave og formål skal endvidere nærmere præciseres og formuleres i konkrete kommissorier, og der skal fastsættes faste mødeaktiviteter og tidsfrister for arbejdet. Der foreslås etableret en række arbejdsgrupper som f.eks. vedrørende fysisk planlægning: intern og ekstern logistik. forsyningsfunktioner. it og telefoni. arealstandarder. bæredygtighed kritisk masse etc. og arbejdsgrupper som f.eks. vedrører det faglige fundament: visioner og værdier for Nyt Aalborg Sygehus organisering og intern struktur faglige fællesskaber tilrettelæggelse af kliniske servicefunktioner sammenhængende patientforløb forskning og undervisning etc. Brugerinvolvering I hele processen omkring etablering af et Nyt Aalborg Sygehus er det væsentligt at inddrage brugerne, idet den viden og erfaring, som de er i besiddelse af, er en væsentlig forudsætning for at kunne skabe de bedst mulige løsninger. Ved inddragelse af brugerne gøres det endvidere klart, hvad fremtidens brugere efterspørger, og hvilke krav det stiller til nyt sygehusbyggeri. Side 3 af 4

57 Politisk niveau Etablering af et Nyt Aalborg Sygehus er en omfattende opgave, der politisk fordrer stor opmærksomhed. Jf. konstitueringsaftalen november 2009 blev det aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det kommende universitetssygehus i Aalborg Øst og at der nedsættes en følgegruppe under Forretningsudvalget bestående af formandskabet og en repræsentant for Venstre. Regionsrådet orienteres om projektets fremdrift og stade med faste intervaller. Projektorganisation for nyt Aalborg Sygehus Regionsråd Forretningsudvalg Følgegruppe Direktion Projektledelsen Tænketank Administrativ følgegruppe Bygherre Juridisk Andre Projektafdeling Totalrådgiver Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Side 4 af 4

58 J.nr Etablering af projektafdeling vedrørende Nyt Universitetssygehus i Aalborg Resumé I forbindelse med byggeriet af et nyt Aalborg Sygehus har Regionsrådet godkendt en projektorganisation vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Projektorganisationen skal varetage alle opgaver vedrørende det nye sygehusbyggeri i Aalborg Øst og øvrige større anlægsprojekter på Aalborg Sygehus og på matriklen i Aalborg Øst. Som det udførende led i projektorganisationen etableres en projektafdeling. Sagen forelægges med henblik på godkendelse. Sagsfremstilling Byggeriet af et Nyt Universitetssygehus Aalborg i Aalborg Øst er en omfattende opgave. Regionsrådet godkendte den 20. april 2010, at der etableres en projektorganisation, som skal varetage alle opgaver i forbindelse med projektet. Projektorganisationen skal varetage alle opgaver vedrørende det nye sygehusbyggeri i Aalborg Øst og øvrige større anlægsprojekter på Aalborg Sygehus og på matriklen i Aalborg Øst. Til at varetage den administrative del af projektorganisationen foreslås etableret en projektafdeling, hvor projektledelsen består af projektchefen for Nyt Universitetssygehus i Aalborg og direktøren for Aalborg Sygehus. Projektafdelingen ledes af projektchefen for Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Projektchefen deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er beslutningskompetence gennem hele projektforløbet. Udviklingen og gennemførelsen af opgaven med at samle Aalborg Sygehus funktioner og tilhørende byggerier på én matrikel i Aalborg Øst, er en stor og kompleks opgave, som kræver en robust og beslutningsdygtig projektafdeling. Projektledelsen tillægges således kompetence til at træffe beslutninger med henblik på projektets fremdrift. Projektafdelingen bemandes med personale med forskellige kompetencer indenfor sundhed, planlægning og byggeri med henblik på udarbejdelse af ideoplæg, byggeprogrammer mm., byggestyring, juridiske kompetencer bl.a. i forhold lovgivning på området, udarbejdelse og gennemførelse af EU-udbud mm. Personale rekrutteres dels ved interne omplaceringer og dels ved stillingsopslag, ligesom der vil være mulighed for frikøb af primært klinisk personale i op til 20 % af arbejdstiden til deltagelse i diverse ad hoc opgaver i projektforløbet. Økonomi Projektafdelingen bemandes som udgangspunkt af 11 personer fra Anlæg og bygning, hvoraf 5 personer i dag beskæftiger sig med fase 0 projekterne på Aalborg Sy-

59 gehus og 6 personer med Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Finansiering af personalet fordeler sig tilsvarende på nuværende budget og på Kvalitetsfondsmidler, hvor der i indeværende år er afsat 105 mio. kr. til Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Det bemærkes endvidere, at normeringen i projektafdelingen drøftes i forbindelse med den årlige budgetlægning. I forbindelse med etableringen af projektorganisationen nedlægges Anlæg og bygning som selvstændig afdeling. Det øvrige personale fra Anlæg og bygning på 13 personer, der beskæftiger sig med byggeopgaver, overføres til Budget og Finans, mens Regionshusets servicefunktioner, der beskæftiger 38 personer, overføres til Regionssekretariatet. Indstilling Administrationen indstiller, at Forretningsudvalget overfor Regionsrådet indstiller at 1. godkende etablering af en projektafdeling vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Bilag 1. Projektafdeling Nyt Universitetssygehus i Aalborg af 3. maj 2010 Beslutning Forretningsudvalget traf på mødet den 10. maj 2010 følgende beslutning: Indstillingen blev godkendt. Pernille Buhelt deltog ikke sagens behandling.

60 Projektafdeling vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg Regionsrådet godkendte i april 2010 etablering af en projektorganisation vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Projektorganisationen varetager alle opgaver vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg samt øvrige større anlægsprojekter på Aalborg Sygehus og matriklen i Aalborg Øst. Anlæg og bygning J.nr.: Ref.:NU/jyk Dato: 3. maj Det er aftalt, at Forretningsudvalget fungerer som byggeudvalg og under Forretningsudvalget er der nedsat en politisk følgegruppe bestående af formandskabet og en repræsentant for Venstre. Følgegruppen, der som udgangspunkt holder møde 1 2 gange om måneden, skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etablering af Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Regionsrådet orienteres om projektets fremdrift og stade med faste intervaller. Endvidere nedsættes en tænketank med repræsentanter for bl.a. erhvervslivet, uddannelsesverdenen og en række organisationer. Tænketanken skal inspirere og bidrage med ny viden og kreative ideer til udvikling af Nyt Universitetssygehus i Aalborg fra personer som ikke har deres daglige virkefelt indenfor sygehusverdenen. Tænketanken forventes indkaldt til 2 møder. Til at varetage den overordnede koordinering og gennemførelse af alle opgaverne vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg er det afgørende med en smal projektledelse med kompetencer indenfor byggeri, planlægning og drift af sygehuse. Der etableres således en projektledelse, som udgøres af projektchefen for Nyt Universitetssygehus i Aalborg og direktøren for Aalborg Sygehus. Den udførende, ansvarlige organisatoriske enhed gennem hele projektforløbet udgøres af projektafdelingen under ledelse af projektchefen for Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Projektafdelingen bemandes med personale med forskellige kompetencer indenfor sundhed, planlægning og byggeri med henblik på udarbejdelse af ideoplæg, byggeprogrammer mm., byggestyring, juridiske kompetencer bl.a. i forhold lovgivning på området, udarbejdelse og gennemførelse af EU-udbud mm. Endvidere nedsættes en administrativ følgegruppe med repræsentanter for samarbejdsfora i somatikken og psykiatrien samt administrationen. Den administrative følgegruppe skal følge projektet og bl.a. drøfte de overordnede principper for projektet, bidrage med rådgivning og sparring til projektledelsen samt sikre inddragelse af alle relevante aktører. Derudover skal følgegruppen holde sig orienteret om, hvad der generelt rører sig på området og hente inspiration og viden fra andre sygehusprojekter herhjemme og i udlandet. Den administrative følgegruppe mødes som udgangspunkt 4 gange årligt. Projektafdelingen Projektafdelingen ledes af projektchefen for Nyt Universitetssygehus i Aalborg. Projektchefen deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er beslutningskompetence gennem hele projektforløbet. Udviklingen og gennemførelsen af opgaven med at samle Aalborg Sygehus funktioner og

61 tilhørende byggerier på én matrikel i Aalborg Øst, er en stor og kompleks opgave, som kræver en robust og beslutningsdygtig projektafdeling. Projektledelsen tillægges således kompetence til at træffe beslutninger med henblik på projektets fremdrift. I praksis løses opgaverne i projektafdelingen i tværgående projektgrupper - en matrix organisation, hvor opgaverne kræver input fra medarbejdere med forskellig kompetence - i forskellige faser af processen. I den nuværende fase er opgaverne centreret om tilvejebringelse af det fornødne ansøgningsmateriale til Ekspertpanelet med henblik på screening/endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler, ligesom der arbejdes med tilvejebringelse af fysisk plangrundlag samt fremtidig klinisk struktur i det nye sygehusbyggeri. Der vil være andre fokusområder på forskellige tidspunkter i projektforløbet, som kræver særlige kompetencer f.eks. vedrørende innovation og ABT (arbejdsbesparende teknologier), der skal indgå i det nye sygehusprojekt, ligesom der også skal fokuseres stærkt på selve implementeringsorganisationen i forbindelse med gennemførelsen af byggeriet dvs. byggestyring, projektopfølgning og ikke mindst økonomistyring. Projektafdelingen skal således være en fleksibel og dynamisk afdeling, der til enhver tid kan matche opgaverne og de eksterne rådgivere gennem hele forløbet, således at den fornødne sparring og fremdrift i projektet sikres. Projektledelse Projektchef Nyt Universitetssygehus i Aalborg Direktør for Aalborg Sygehus Tværgående funktioner juridisk rådgivning EU-udbud, konkurrencer, kontrakter fysisk planlægning innovation, ABT, Brains Business mv. Afdeling 1 Generelle sekretariatsfunktioner sekretariat for administrative og politiske grupper i projektorganisationen. Side 2 af 4

62 sekretariat i forbindelse med seminarer, studieture og andre arrangementer ansøgninger om Kvalitetsfondsmidler løbende orientering af det politiske system udarbejdelse af dagsordener personalesagsbehandling planlægningsopgaver samt tovholder på en række arbejdsgrupper vedrørende funktioner i det kommende sygehusbyggeri Økonomistyring økonomistyring vedr. Kvalitetsfondsmidler -udvikling af de fem hovedprincipper, som er vedtaget i Danske Regioner: strategiske beslutninger og tilsyn med byggeriet, udarbejdelse af styringsmanual, robust og beslutningsdygtig byggeorganisation, systematisk og klar risikostyring og uafhængig controlling økonomistyring øvrige anlægsprojekter Kommunikation formidling af planer og fremdrift i processen vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg, pressemeddelelser, mm Afdeling 2 Generel planlægning Aalborg Sygehus kontaktholder til afdelingsledelser og diverse organisationer på Aalborg Sygehus med henblik på udvikling og organisering af struktur og logistik koordinerende opgaver i forhold til overordnede sygehusstrukturplaner i regionen og den interne planlægning på Aalborg Sygehus tilrettelæggelse af rokade-/etapeplan i byggeperioden, herunder indpasning af nuværende funktioner planlægningsopgaver samt tovholder på en række arbejdsgrupper planlægning vedr. udflytning til det nye sygehusbyggeri planlægning vedr. de blivende funktioner på syd. klinisk struktur Nyt Universitetssygehus i Aalborg Fase 0-projekter, Aalborg Sygehus Syd fælles akutmodtagelse udvidelse af intensivafsnittet udvidelse af behandlingskapaciteten på kræftområdet ombygning Klinisk Mikrobiologisk Afdeling psykiatrihøjhuset Afdeling 3 Ideoplæg, arkitektkonkurrence mm fase 0-projekter på Aalborg Sygehus arbejdsgrupper vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg strategiske beslutninger vedrørende fleksibilitet og generalitet i byggeriets udformning, lokalplanmæssige forhold vedr. voluminer og højde sikre, at konkurrencegrundlaget lever op til regionens intentioner. Byggestyring, tekniske installationer, IT mm fase 0-projekter på Aalborg Sygehus arbejdsgrupper vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg ekspertise på området strategiske beslutning på området sparring med eksterne rådgivere økonomistyring Bygherrerepræsentant på byggepladsen Nyt Universitetssygehus i Aalborg gennemførelse af nyt sygehusbyggeri koordinere byggeriet håndtere problemstillinger i byggeriets faser håndtere snitflader på byggepladsen/ forskellige entreprenører Side 3 af 4

63 deltage i alle møder på byggepladsen Bemanding af projektafdelingen Bemandingen i projektafdelingen vil indledningsvis være forholdsvis snæver, idet udgangspunktet er, at medarbejderne følger de opgaver, de varetager i dag. Dette gælder både medarbejdere i regionens bygnings.- og anlægsafdeling og medarbejdere i Aalborg Sygehus planlægningsafdeling. Over tid suppleres projektafdelingen ved stillingsopslag med medarbejdere med relevante kompetencer i forhold til opgavevaretagelsen. Herudover vil der blive tale om at frikøbe en række kliniske medarbejdere fra de forskellige funktionsområder med henblik på medvirken i arbejdsgrupper og udredningsopgaver f. eks. logistik og organisering. F.eks. i 20% af deres arbejdstid. Arbejdsgrupper vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg I forbindelse med de mange planlægningsopgaver skal der på forskellige tidspunkter i forløbet nedsættes en lang række arbejdsgrupper med specifikke opgaver. I dette arbejde involveres repræsentanter for medarbejderstaben afhængig af arbejdsgruppernes kommissorier. Side 4 af 4

64 Bilag 6 Principper og retningslinjer for styring af byggeprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg 1. udgave Styringsmanual Nyt Universitetssygehus Aalborg

65 Indholdsfortegnelse 1. Indhold i styringsmanualen Projektbeskrivelse Organisation og ansvar Regionsrådet som bygherre Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg Projektorganisation Økonomistyring Formål med økonomistyringen Systemunderstøttelse Overordnede regelsæt Finansiering Investeringsprofil og detaljeret budget Projekttilpasninger og budgetreserve Løbende styring Anlægsregnskab Uvildig controlling Risikostyring Formål med risikostyringen Projektgranskning Risikoregister Risikostyring i byggeprocessen Rapportering Målgruppe Hyppighed for rapporteringen Indhold i rapporteringen Ansvar for rapporteringen Dokumentation og arkivering Aftale- og kontraktforhold Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse Bilag 1: Sager vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg behandlet i Regionsråd eller Forretningsudvalg Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer Bilag 6: Oversigt over risikoelementer i projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg

66 1. Indhold i styringsmanualen Formålet med denne styringsmanual er at beskrive de retningslinjer, der skal danne grundlag for gennemførelse af byggeriet at Nyt Universitetssygehus Aalborg finansieret af kvalitetsfondsmidler. Danske Regioner har vedtaget en række hovedprincipper i forbindelse med økonomisk styring af større anlægsprojekter. De fem hovedprincipper er beskrevet i en rapport fra revisionsfirmaet KPMG 1 : Politisk involvering i projekternes kritiske faser Robust projektorganisation Systematisk risikostyring Uafhængig controlling Udarbejdelse af styringsmanual Styringsmanualen skal beskrive, hvordan de centrale dele af byggeprocessen tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og rapportering. Styringsmanualen udmønter overvågningsansvaret for den politiske ledelse og der fastlægges pejlemærker for, hvordan og på hvilke tidspunkter, der rapporteres til den politiske ledelse. Styringsmanualen skal efterleves af alle projektets aktører og er Region Nordjyllands primære styringsredskab i forhold til anvendelsen af kvalitetsfondsmidlerne. Styringsmanualen er udarbejdet med udgangspunkt i anbefalingerne fra KPMG og tager ligeledes højde for de kontrol- og opfølgningsprocedurer der fremgår dels af Aftale om regionernes økonomi 2012 og dels af det administrationsgrundlag, der udmeldes fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere drøftes manualen løbende med Region Nordjyllands revision. I det omfang byggeriet bliver omfattet af statsbyggelovens bestemmelser, vil kravene heri indarbejdes i styringen af projektet. Denne styringsmanual afspejler, at projektet befinder sig i en tidlig fase. Det vil være nødvendigt løbende at tilpasse den i takt med ændring i styringsbehovene gennem projektets faser. Styringsmanualen er godkendt i Regionsrådet d. 20. september 2011 Den gældende udgave af styringsmanualen er tilgængelig på hjemmesiden for Nyt Universitetssygehus Aalborg på følgende link: Projektchefen bemyndiges til at indarbejde nødvendige korrektioner, som efterfølgende godkendes i den politiske følgegruppe. Regionsrådet orienteres i det omfang, det vurderes påkrævet. 1 Økonomisk styring af større anlægsprojekter/sygehusbyggerier. Rapport til Danske Regioner 2. oktober 2008.

67 2. Projektbeskrivelse I forbindelse med drøftelse af strukturplanen for det somatiske sygehusvæsen i Region Nordjylland besluttede Regionsrådet i juni 2007 at udarbejde en grovallokeringsplan/arealdisponeringsplan for samling af Aalborg Sygehus Syd og Aalborg Sygehus Nord på én matrikel. Status for Region Nordjyllands ansøgning om Kvalitetsfondsmidler er, at Ekspertpanelet har givet et foreløbigt tilsagn på 4,1 mia. kr. (2009 p/l) til et samlet Aalborg Sygehus på en matrikel i Aalborg Øst. Region Nordjylland skal foretage en kvalificering og detaljering af projektet på baggrund af den udmeldte ramme med henblik på at opnå endeligt tilsagn. Dimensioneringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg følger ekspertpanelets principper og er på baggrund af det udmeldte foreløbige tilsagn beregnet til m 2. Herfra skal trækkes arealer til de funktioner, der placeres i eksisterende bygninger på Aalborg Sygehus Syd (medicinerhus og onkologibygning). Dette areal er af ekspertpanelet fastsat til ca m 2, hvorved behovet for nybyggeri i Aalborg Øst er på ca m 2. Med udgangspunkt i ekspertpanelets udmelding om en byggepris for universitetssygehuse/barmarksprojekter på kr. pr m² kan den samlede økonomi for nybyggeriet i Aalborg Øst beregnes til i alt 4,1 mia. kr. (2009 p/l). Med henblik på opnåelse af endeligt tilsagn skal der udarbejdes en plan for den fortsatte anvendelse af arealet på Aalborg Sygehus Syd. De funktioner, der placeres her, skal kunne fungere forholdsvis uafhængigt af det øvrige sygehus i øst. Som en del af Nyt Universitetssygehus Aalborg forventes etableret arealer og funktioner, der skal understøtte det fremtidige samarbejde med Aalborg Universitet. Parallelt med planlægningen af sygehuset indtænkes også mulighed for på sigt at opføre øvrige relevante funktioner på lokaliteten som f.eks. psykiatri, apotek, depot mv. Den foreløbige tidsplan for projektet er skitseret i figuren nedenfor. Fysisk dimensionering/struktur Planproces Aalborg Kommune Ansøgning om endeligt tilsagn Udbudsmateriale Arkitektkonkurrence Projektering Byggefase Byggeriet af Nyt Universitetssygehus Aalborg er et meget stort projekt. Det vil af styringsmæssige hensyn sandsynligvis være hensigtsmæssigt at opdele projektet i et antal delprojekter. Hvordan projektet konkret opdeles i delprojekter er endnu ikke afklaret, men vil afhænge af overvejelser omkring f.eks. udbudsstrategi, konkurrenceforhold, bygbarhed og styring. 4

68 3. Organisation og ansvar 3.1 Regionsrådet som bygherre Region Nordjyllands anliggender styres af Regionsrådet, og de nærmere regler for Region Nordjyllands styrelse er fastlagt i Styrelsesvedtægt for Region Nordjylland. Styrelsesvedtægten indeholder de generelle regler for den overordnede styring af regionen, herunder Regionsrådets og Forretningsudvalgets opgaveområder. Regionsrådet/Forretningsudvalget har som bygherre det overordnede politiske og administrative ansvar for den økonomiske styring af byggeriet af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Regionsrådet/Forretningsudvalget skal bl.a. sikre at byggeorganisationen gennem hele projektforløbet har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende vis organisering og ansvarsfordeling tilsikrer en effektiv og troværdig byggestyring økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv. risikopolitikken er defineret og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret arbejdsinstrukser for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende. Styringsmanualen er grundlaget for, at Regionsrådet kan udøve sit ansvar. 3.2 Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg Kompetenceplanen fastlægger, hvilke sagstyper, der skal forelægges for politisk niveau Regionsrådet eller Forretningsudvalget, og hvilke sagstyper der kan besluttes i administrationen. Formålet med kompetenceplanen er at tydeliggøre, i hvilket omfang Regionsrådet og Forretningsudvalget har delegeret beslutningskompetencen til administrationen. Etableringen af et Nyt Universitetssygehus Aalborg vil som udgangspunkt følge de retningslinjer, der er beskrevet i kompetenceplanen, med de tilføjelser og præciseringer, der følger af nærværende styringsmanual. Afvejningen af, hvilke af projektets beslutninger Regionsrådet skal godkende, handler på den ene side om, at Regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig styring af projektet og på den anden side at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål, der lader sig delegere til administrativ afgørelse. Det vil med andre ord sige, at det skal sikres, at det politiske niveau involveres i tide og ikke i utide. I den forbindelse er det relevant, at særligt kritiske beslutninger identificeres. Nedenfor er vist eksempler på sager, som fremlægges til Regionsrådets godkendelse i forbindelse med Nyt Universitetssygehus Aalborg finansieret af Kvalitetsfondsmidler. Endelig ansøgning Konkurrenceform Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Konkurrencemateriale Antagelse af rådgivere Anlægsbevillinger 5

69 Herudover kan politisk behandling være nødvendig, hvis der opstår særlige situationer, der kræver en politisk afklaring. Foruden ovenstående vil Regionsrådet få en løbende rapportering om fremdriften i projektet som specificeret i afsnit 6. I bilag 1 er vist de sager vedrørende Nyt Universitetssygehus Aalborg, som allerede er behandlet i Regionsrådet/Forretningsudvalget i Region Nordjylland og de som i øvrigt forventes behandlet i Projektorganisation I forbindelse med byggeriet af Nyt Universitetssygehus Aalborg er der etableret en Projektorganisation, som skal varetage alle opgaver vedrørende planlægning, økonomi og byggeri af det nye universitetssygehus. Projektorganisationen er opdelt i en politisk og en administrativ del Projektafdelingen. Projektafdelingen vedrørende Nyt Universitetssygehus refererer til direktionen jf. figuren nedenfor. 6

70 Anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg i er i sin indledende, planlæggende fase, hvor opgaverne har koncentreret sig om udfyldning af rammerne for ansøgninger om Kvalitetsfondsmidler, herunder dimensionering og økonomi i projektet. Projektorganisationen skal løbende tilpasses forløbet i byggeprocessen. Der antages eksterne rådgivere efterhånden som processen skrider frem. I bilag 2 er vist en oversigt over ansvarsfordelingen og mødestrukturen i projektorganisationen mellem de politiske og administrative enheder. Projektorganisation for nyt Aalborg Universitetssygehus Regionsråd Forretningsudvalg Følgegruppe Direktion Projektledelsen Tænketank Administrativ følgegrup- Bygherre Juridisk Andre Projektafdeling Totalrådgiver Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Politisk niveau Jf. konstitueringsaftalen november 2009 blev det aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det kommende universitetssygehus i Aalborg Øst og at der nedsættes en følgegruppe under Forretningsudvalget. Regionsrådet orienteres om projektets fremdrift og stade med faste intervaller dels på ordinære Regionsrådsmøder og dels på temadage. Politisk følgegruppe Følgegruppen består af Regionsrådets formandskab og 1 repræsentant for Venstre. Følgegruppen skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Følgegruppen mødes ca. 1 gang om måneden, idet mødefrekvensen løbende aftales i følgegruppen under hensyn til projektets aktuelle stade. Direktionen deltager i den politiske følgegruppes møder. Sager vil blive forelagt den politiske følgegruppe forinden behandling i Forretningsudvalg og Regionsråd. Direktionen i Region Nordjylland Direktionen er en fælles koncernledelse, som har det overordnede ansvar for den daglige ledelse af regionen. Direktionen har ansvaret for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag, herunder strategiske mål til det 7

71 politiske niveau og har efterfølgende ansvaret for, at de politiske beslutninger gennemføres i overensstemmelse med de meddelte forudsætninger herfor. Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg deltager 1 gang månedligt i direktionens møder. Projektledelse Nyt Universitetssygehus Aalborg Projektledelsen udgøres af projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg og direktøren for Aalborg Sygehus. Projektledelsen refererer til Direktionen Tænketank Med henblik på at sikre, at der tænkes nyt og anderledes etableres en kreativ tænketank, hvor en række håndplukkede personer med viden om og lyst til at medvirke til at sikre nordjyderne det bedst mulige sygehustilbud får sæde. Tænketanken sammensættes af en personkreds med en bred og mangesidig berøringsflade til erhvervslivet, universitetsområdet og faglige organisationer mv. Tænketanken skal primært inspirere projektorganisationen og der har været afholdt heldagsmøder i tænktanken i efteråret 2010 og i foråret Administrativ følgegruppe Den administrative følgegruppe skal følge projektet og bl.a. drøfte overordnede principper for projektet, bidrage med rådgivning og sparring til projektledelsen samt sikre inddragelse af alle relevante aktører. Endvidere er det væsentligt, at følgegruppen holder sig løbende orienteret om, hvad der generelt rører sig på området, og henter inspiration og viden fra andre sygehusprojekter herhjemme og i udlandet ved studiebesøg mm. Sundhedsdirektøren i Region Nordjylland er formand for den administrative følgegruppe. Den administrative følgegruppe er sammensat af ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra Aalborg Sygehus og Psykiatrien. Endvidere deltager leder af Sundhed, Plan og Kvalitet, leder af Koncern IT samt en repræsentant for sundhedsbrugerrådet. Mødeaktivitet ca. 4 gange om året. Projektafdelingen Projektafdelingen ledes af projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Projektchefen har ansvaret for at sikre sammenhæng i bl.a. følgende hovedopgaver: Finansiering Fysisk planlægning (byggeprogram, planlægningsprogram, kommune- og lokalplaner, screeninger) Udbudsforløb for byggeri (stillingtagen til konkurrencepræget dialog, bygherrerådgivning, EU-licitationer og gennemførelse af byggeri) Fagligt fundament (organisering og faglig struktur, faglige fællesskaber mm.) Projektlederen/projektstaben deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er tæt sammenhæng mellem de enkelte dele i projektet. Projektafdelingen bemandes med medarbejdere, der har ekspertise og mange års erfaring med store byggeprojekter i regionen og som har vist, at de er i stand til at planlægge, gennemføre og styre store anlægsprojekter indenfor det vedtagne budget. Projektafdelingen skal være en fleksibel og dynamisk afdeling, der til enhver tid kan matche opgaverne og de eksterne rådgivere gennem hele forløbet, således at den fornødne sparring og fremdrift i projektet sikres. Arbejdsgrupper I løbet af projektet vil der løbende blive nedsat arbejdsgrupper, der varetager udredningen af de enkelte elementer i planlægningsopgaven. Arbejdsgrupperne vil kunne variere meget i antal og karakter gennem forløbet. De enkelte arbejdsgruppers sammensætning bliver præciseret med repræsentanter for alle relevante interessenter for det konkrete område. 8

72 Stabsafdelingerne i Region Nordjylland På grund af sin størrelse og kompleksitet må projektet forventes at få afsmittende virkning på den øvrige del af Regionens virksomhed. Dermed er det nødvendigt at præcisere opgave- og ansvarsfordelingen mellem Projektafdelingen og de øvrige stabsafdelinger i Regionen for de enkelte elementer i projektet. Som overordnet princip gælder, at de elementer, der er direkte målrettet byggeprojektet, er Projektafdelingens ansvarsområde, mens de dele, der har generel gyldighed og får konsekvens for hele organisationen, ligger i de respektive afdelinger. Projektafdelingen har ansvaret for at koordinere de forskellige dele og at sikre den fornødne medinddragelse fra relevante afdelinger i sin opgaveløsning. Det betyder således, at hele regionens organisation i fornødent omfang bidrager til projektet. Rådgivere Der vil i forbindelse med projektets planlægning og gennemførelse være behov for en række forskellige former for rådgivningsbistand (teknisk, juridisk, finansiel m.v.) Region Nordjylland har i maj 2011 indgået aftale om udbudsrådgivning med det rådgivende ingeniørfirma Søren Harde Larsen (hovedrådgiver) med arkitektfirmaet PplusP og Hifab Bygherreombud A/S som underrådgivere. Det forventes, at der medio 2012 er valgt en totalrådgiver eksl. byggeledelse for etape 1, som omfatter Kvalitetsfondsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg. Byggeledelse udbydes som en selvstændig ydelse. Det forudsættes, at der undervejs i projektet vil blive udbudt og indgået en række rådgivningsaftaler af kortere og længere varighed afhængig af det konkrete behov. Jf. krav til konvertering af foreløbigt tilsagn til endeligt tilsagn vedr. kvalitetsfondsmidler udarbejdes en ekstern risikovurdering af anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg. Risikovurderingen er udarbejdet af Region Nordjyllands udbudsrådgiver. 9

73 4. Økonomistyring 4.1 Formål med økonomistyringen Formålet med økonomistyringen er at sikre: at Nyt Universitetssygehus Aalborg bygges inden for den godkendte økonomiske ramme at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger at regnskabsføringen udføres korrekt og understøtter den løbende rapportering Styringsmanualen definerer ansvar, opgaver og forretningsgange for økonomistyringen. Økonomistyringen kan opdeles i: 1. Budget og bevilling løbende styring regnskab (kontoplan, bogføring mv.) 2. Rapportering 3. Regnskabsaflæggelse Udgangspunktet er, at der er sammenhæng gennem de tre dele af økonomistyringen, så der kan følges op, afstemmes og styres i og på tværs af alle faser i projektet. Uddybende beskrivelse af økonomistyringen findes i efterfølgende afsnit. 4.2 Systemunderstøttelse Til brug for økonomistyringen af projektet anvendes flere forskellige systemer. ØS-Indsigt Regionen Nordjyllands økonomisystem ØS-Indsigt indeholder den fulde dokumentation for de afholdte udgifter. Registreringerne i ØS-Indsigt vil danne baggrund for den overordnede bevillingskontrol og regnskabsaflæggelse. Projektstyringsværktøj ØS-Indsigt omfatter imidlertid ikke den fornødne funktionalitet til at kunne understøtte bygge- og entreprisestyring samt anlægsbudgettering. Derfor benytter Region Nordjylland i forbindelse med den interne styring af anlægsprojektet i udførelsesfasen et internt udviklet projektstyringsværktøj baseret på Excel regneark. Projektstyringsværktøjet skal håndtere den detaljerede daglige styring af projektets økonomi, fremdrift og risiko. Heri registreres de nødvendige dokumenter og oplysninger til brug for styringsprocessen. Der etableres en organisering omkring anvendelse og vedligeholdelse af projektstyringsværktøjet, der sikrer personuafhængighed, så risiko for driftsforstyrrelser mindskes samt at ændringer løbende registreres med henblik på minimering af fejl. Retningslinjer for anvendelsen af værktøjet drøftes med Regions Nordjyllands revision med henblik på at sikre den nødvendige funktionalitet og sikkerhed omkring systemet. Endvidere inddrages regionens afdeling Koncern IT i at tilvejebringe systemet den fornødne IT sikkerhed. Der udarbejdes en systembeskrivelse og brugervejledning for systemet. Bygningsdatabase Som yderligere understøttelse af projektet anvender Region Nordjylland en bygningsdatabase, der indeholder information om samtlige rum i bygningskomplekset. Bygningsdatabasen er bindeleddet mellem brugere, planlæggere og projekterende til at fastholde projektets behov og intentioner og er en vigtig forudsætning for at minimere behov for at foretage ændringer sent i projekteringsfasen og i byggefasen. 10

74 Indkøb Lager System Indkøb af IT, apparatur og inventar sker via Regionens Indkøb Lager System (ILS) Den nærmere sammenkobling mellem ILS, projektstyringsværktøjet og bygningsdatabasen er ikke endelig afklaret. 4.3 Overordnede regelsæt Den økonomiske styring af projektet tilrettelægges i henhold til reglerne fastsat i Region Nordjyllands økonomiguide, der indeholder de overordnede bestemmelser for regionens økonomistyring. I bilag 3 er vist de anvendte budget- og regnskabsbegreber. Regionsrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af regionens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet, jfr. 29 i Lov om regioner, jfr. Lov om kommunernes styrelse 42, stk.7. Kompetencen til at godkende økonomiguiden med tilhørende bilag og administrative retningslinjer og ændringer hertil ligger hos Regionsrådet. Nærmere beskrivelse af kompetencefordelingen i Regionens organisation fremgår af Region Nordjyllands Styrelsesvedtægt. Kompetencefordelingen i forhold til økonomiske dispositioner følger gældende bestemmelser i regionen hvad angår ansvarsfordelingen mellem Regionsråd, Forretningsudvalg og administrationen. 4.4 Finansiering Den samlede finansiering for Nyt Universitetssygehus Aalborg fastlægges i forbindelse med det endelige tilsagn fra staten. Tilsagnet fastsætter den forudsatte, konkrete finansieringsprofil for de enkelte finansieringskomponenter på baggrund af den forventede investeringsprofil for anlægsprojektet. Der er på nuværende tidspunkt modtaget foreløbigt tilsagn om en ramme på 4,1 mia. kr. (2009 p/l-niveau). Kvalitetsfondsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg finansieres af Kvalitetsfondsmidler, egenfinansiering (hensættelse) og låneramme, med nedenstående fordeling i henhold til det foreløbige tilsagn. Kvalitetsfondsmidler 59,78 % 2,451 mia. kr. Egenfinansiering 27,72 % 1,136 mia. kr. Låneoptagelse (forventet salgsprovenu) 12,50 % 0,513 mia. kr. I alt 4,100 mia. kr. Kvalitetsfondsmidler Der oprettes en øremærket konto for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Kvalitetsfondsmidler udbetales i henhold til den fastlagte udbetalingsprofil i tilsagnet. Den årlige udbetaling er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinansiering i henhold tilsagnet. Det er endvidere en forudsætning for udbetaling af midler, at Regionen indsender kvartalsvis rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet (jf. afsnit 6). Egenfinansiering Jf. økonomiaftale om regionernes økonomi tilføres regionerne årligt 1 mia. kr. Det er forudsat, at disse midler, som fordeles efter bloktilskudsnøglen, hensættes til regionernes egenfinansiering af kvalitetsfondsprojekterne. For Region Nordjylland svarer det til ca. 106 mio. kr. årligt. Låneoptagelse Låneadgangen, som modsvarer fremtidigt salgsprovenu for de nedlagte sygehusbygninger, udgør op til 1/3 af den samlede regionale egenfinansiering svarende til 12,5% af den samlede ramme inkl. egenfinansiering. Låneoptagelsen tilknyttes de år, hvor finansieringsbehovet er størst. 4.5 Investeringsprofil og detaljeret budget Anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg er opført på en særskilt investeringsprofil. Investeringsprofilen svarer til de økonomiske oplysninger i ansøgning om endeligt tilsagn som angivet nedenfor. 11

75 Mio. kr I alt Udgiftsprofil 3,1 19,9 62,0 150,0 190,0 270,0 660,0 715,0 790,0 710,0 362, ,0 Reserver 168,0 Total 4.100,0 På projektets nuværende stade er der tale om årlige rådighedsbeløb for det samlede anlægsprojekt. Senere i processen forventes anlægsprojektet nedbrudt i delprojekter med hver sit budget og investeringsforløb med henblik på at sikre overskuelighed og minimere risiko for budgetoverskridelse. Kriteriet for en eventuel opdeling i delprojekter er, at disse hver især er velafgrænsede af størrelse, indhold og grænseflade til andre delprojekter. Budgettet for Kvalitetsfondsprojektet opdeles på nedenstående hovedposter svarende til det detaljerede budget, der ligger bag ansøgning om endeligt tilsagn og i øvrigt svarende til krav fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet vedrørende projekter, der har fået tilsagn om støtte fra Kvalitetsfonden. Mio. kr. (excl. moms) I alt Udgifter til bygninger, grundkøb mv ,000 Grundkøb 46,200 Projekteringsudgifter (ekstern rådgivning) 331,800 Byggemodning/infrastruktur 57,000 Parkeringsarealer og veje 143,165 Håndværkerudgifter/entreprise 2.481,835 Inventar/udstyr mv. 762,000 Byggestyring 110,000 Reservepulje 168,000 Total 4.100,00 Såfremt anlægsprojektet opdeles i flere delprojekter udarbejdes en detaljeret budget og udgiftsprofil for hvert delprojekt. Den/de deltaljerede udgiftsprofiler kvalificeres og specificeres i takt med konkretiseringen af byggeopgaven. Efter licitation fastlægges endeligt det styrende byggebudget for de enkelte konti. Dette budget er fast og er udgangspunktet for økonomiovervågningen i byggefasen. Der vil i alle faser, indtil der foreligger entreprisekontrakter på baggrund af afholdte licitationer, være en vis usikkerhed om budgettet for det samlede byggeri. I forbindelse med indgåelse af kontrakt med totalrådgiver aftales, hvordan budgetgrundlaget løbende vurderes. Med henblik på at sikre, at der vælges den løsning for nybyggeriet, som set over hele bygningens levetid bedst kan betale sig, anvendes i forbindelse med investeringskalkulationen totaløkonomiske betragtninger, hvor såvel anlægsudgiften som de efterfølgende driftsudgifter indgår. Anlægsbevillinger til de enkelte delprojekter/-opgaver frigives ved ansøgning til Regionsrådet. 4.6 Projekttilpasninger og budgetreserve Det er vigtigt at have fokus på styring i alle faser i projektet for at nå i mål med et byggeri af den ønskede kvalitet inden for både den økonomiske og tidsmæssige ramme. De udfordringer, der opstår i løbet af processen, skal håndteres, så Region Nordjylland som bygherre i tide kan agere og sikre, at økonomien bliver på sporet. Er det nødvendigt at korrigere byggeopgaven, skal det ske så tidligt i processen som muligt, da væsentlige ændringer ikke kan gennemføres i byggeriets afsluttende faser. En nærmere definition af de forskellige faser er angivet i bilag 4. 12

76 En væsentlig forudsætning er, at Regionen er bevidst om de grundlæggende ønsker og behov, byggeopgaven skal dække. Det er Region Nordjyllands erfaring, at mange projektoverskridelser skyldes, at bygherren selv gennem projektforløbet har større byggeambitioner, end der reelt er afsat midler til. Her ligger der for Regionen en stor opgave i sammen med brugerne at skitsere løsninger, der er i overensstemmelse med den økonomiske ramme. For at sikre økonomien igennem hele byggeriet stopper muligheden for bygningsmæssige ændringer med projektforslaget. Det vil sige, at der skal vægtige argumenter til for at indarbejde ændringer i projektet efter dette tidspunkt. Hvad angår inventar og apparatur fastlægges de endelige løsninger dog først senere i projektforløbet med henblik på at kunne indarbejde de nyeste teknologier. En forudsætning for en sikker projektøkonomi er en god kvalitetssikring af, at det udbudte projekt indeholder alle bygherrens nødvendig ønsker og at alle ydelser er beskrevet. Hvis der er ydelser, der på projekteringstidspunktet ikke er defineret præcist, bør disse udbudsmæssigt udskydes i forhold til hovedudbuddet og økonomien medtages som et senere tilkøb. Regionens erfaring er, at bygherreusikkerhed i forbindelse med udbud medfører for høje tilbudspriser og efterfølgende for store træk på kontoen for uforudseelige udgifter. Foruden ændringer i bygherrens ønsker i løbet af byggeprocessen kan også ændringer i konjunkturforhold sætte projektets budget under pres og nødvendiggøre en reduktion i f.eks. byggeriets omfang, udstyrsniveau eller kvalitet. I forbindelse med budgettering af projektet afsætter Region Nordjylland en budgetreserve på 5% af den samlede investeringsramme. Formålet med budgetreserven er bl.a. at kunne imødegå udgifter, det ikke er muligt at forudse på nuværende tidspunkt f.eks. som følge af udvikling i ny teknologi og nye behandlingsmuligheder. Budgetreserven afsættes udover midler til imødegåelse af sædvanlige uforudseelige udgifter. Efter afholdelse af projektkonkurrencen opstiller Regionen endvidere i henhold til tilsagnsvilkårene et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttilpasninger, der konkret kan gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte investeringsramme overholdes. 4.7 Løbende styring Kontoplan I det omfang etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg nedbrydes i selvstændige anlægsprojekter/delprojekter, oprettes en kontoplan for hvert anlægsprojekt, således at de enkelte projekter kan styres frem til anlægsregnskab. Kontoplanen opbygges, således at der kan trækkes oplysninger svarende til hovedposter i det detaljerede budget. Kontoplanerne understøtter regionens styringsbehov og er i overensstemmelse med Indenrigs- og sundhedsministeriets Budget og regnskabssystem for regioner. Fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet tilknyttes særlige autoriserede grupperinger vedrørende finansiering, hensættelser, låneoptag mv. Indeksering Ved pris- og lønregulering af kvalitetsfondsmidlerne benyttes PL-indekset for regionale anlægsudgifter i overensstemmelse med Finansministeriets udmelding herom. Anlægsudgifterne prisreguleres efter principperne i statens cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder. Byggeomkostningsindekset anvendes ved prisreguleringen. Der må forventes at være overensstemmelse mellem de to reguleringer med udgangspunkt i den faktuelle prisudvikling. Regionen vil dog udarbejde en løbende opgørelse af eventuelle afvigelser mellem statens prisregulering af kvalitetsfondsmidlerne og byggeomkostningsindekset. Løbende disponeringer Behandlingen af regnskabsbilag er tilrettelagt i overensstemmelse med Region Nordjyllands retningslinier. Al bilagsbehandling foretages elektronisk i overensstemmelse med lov om offentlige betalinger. 13

77 Rådgiver styrer blandt andet de udgifter, der leveres af entreprenører m.fl., mens øvrige udgifter styres direkte af bygherren. Rådgiver udarbejder en foreløbig godkendelse af udbetalinger på entrepriser, som efterfølgende bekræftes af bygherren, hvorefter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. På tilsvarende måde skal aftaler om ekstra arbejder indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Det gælder alle udgifter uanset størrelse. I bilag 5 er vist proceduren, der skal sikre en entydig bilagsgang i forbindelse med håndtering af fakturaer og aftalesedler. Afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet I forbindelse med økonomistyringen af Kvalitetsfondsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg anvendes to forskellige systemer: ØS Indsigt og projektstyringsværktøj. Der er ikke direkte integration mellem de to systemer. Det er derfor vigtigt at sikre afstemning mellem systemerne. I begge systemer benyttes identisk kontoplan. Projektstyringsværktøjet indeholder bl.a. oplysninger om: Investeringsprofil og anlægsbevillinger Alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører (jf. bilag 4) Udbetalinger (til rådgivere, entreprenører, indeksering, andre ) ØS-Indsigt indeholder dokumentation for alle afholdte udgifter tillige med det indeværende års rådighedsbeløb. Ved årsskiftet sker der en automatisk overførsel af saldi i ØS-Indsigt til nyt regnskabsår. Med udgangspunkt i den identiske kontoplan kan der fra både ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet udtrækkes en oversigt med samme gruppering, således at de afholdte udgifter registreret i systemerne kan holdes op mod hinanden. I projektstyringsværktøjet etableres en afstemningsskabelon til udarbejdelse og dokumentation af afstemninger mellem de to systemer. Afstemning vil blive foretaget løbende og mindst en gang i kvartalet og vil således altid være på plads inden rapportering til Forretningsudvalg og Regionsråd (jf. afsnit 6) og i forbindelse med rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Risikobaseret økonomistyring Der er en tæt sammenhæng mellem økonomistyringen og risikostyringen, hvorfor der anvendes risikoindikatorer i den løbende økonomistyring via brugen af projektstyringsværktøjet. Dette er beskrevet nærmere i afsnit Anlægsregnskab Anlægsregnskab aflægges på grundlag af registreringerne i ØS-Indsigt i overensstemmelse med Indenrigsog Sundhedsministeriets regnskabsregler og bestemmelserne i Regionens Økonomiguide. Selve anlægsarbejdet for de enkelte anlægsprojekter anses for afsluttet, når der har været gennemført en mangelfri gennemgang af byggeriet og der er udstedt ibrugtagningstilladelse. Der vil blive aflagt anlægsregnskaber for hver etape i det omfang, byggeriet etapeopdeles. 4.9 Uvildig controlling Som et væsentligt princip i styringen af kvalitetsfondsprojekterne skal der inddrages eksterne, uvildige eksperter med særlig viden om styring af større byggeprojekter og revisionmæssige kompetencer. I henhold til Aftale om regionernes økonomi for 2012 udarbejdes der for hvert kvalitetsfondsprojekt kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til Regionsrådet, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfølgning. 14

78 De kvartalsvise afrapporteringer forudsættes påtegnet af Region Nordjyllands eksterne revision. Indenrigsog Sundhedsministeriet udarbejder en regnskabs- og revisionsinstruks, som vil fastlægge kravene til regionerne og disses revisorer i forhold til rapporteringerne. I den forbindelse vil det blive vurderet, om Regionens eksterne revisor har de fornødne kompetencer til at kontrollere både økonomi, byggeprocesser og risici, eller om dele af opgaven eventuelt skal udbydes. Der vil i givet fald blive stillet krav om samarbejde med Region Nordjyllands eksterne revision på de økonomiske snitflader. Jf. afsnit 6 afgiver den eksterne controller en gang årligt en statusrapport til Regionsrådet om projektet. 15

79 5. Risikostyring 5.1 Formål med risikostyringen Det overordnede formål med risikostyringen er at sikre, at projektet kan gennemføres uden unødige overraskelser og indenfor de fastsatte tids- og økonomiske rammer. Risikostyringen indebærer en løbende vurdering af projektets risici og usikkerheder samt etablering af et overblik over risikoscenarierne. På den baggrund iværksættes handlinger på grundlag af en på forhånd defineret risikopolitik. Risikostyringen retter sig mod tre mål: økonomi, tid og kvalitet. Risikostyringens metodik er at: identificere hændelser, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet skabe grundlag for, at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen. Risikostyringen i projektet består af flere elementer tilpasset projektets forskellige faser og de udfordringer, der særligt er knyttet til hver fase. De forskellige elementer er illustreret i nedenstående figur og beskrevet uddybende nedenfor: Projektgranskning Risikoregister Risikostyring i byggeprocessen Risikostyringen indgår i alle de elementer, der arbejdes med i projektet og er dermed et ansvar for alle relevante medarbejdere i henhold til de principper, der er beskrevet i styringsmanualen. Desuden udpeges en medarbejder, der som særligt ansvarsområde skal koordinere og udvikle det samlede risikoarbejde. Når totalrådgiver er valgt, etableres en risikokoordineringsgruppe, der bl.a. har til opgave at udarbejde en risikopolitik og en risikohåndbog. Ligeledes aftales det i forbindelse med indgåelse af kontrakt med totalrådgiver nærmere, hvilke risikostyrings- og kalkulationsværktøjer der skal benyttes af projektets parter. 5.2 Projektgranskning Et vigtigt element i risikostyringen i projektet er projektgranskning, der er en dokumenteret, sammenhængende og systematisk gennemgang af et projekt for at vurdere projektets evne til at opfylde specificerede og underforståede krav samt for at identificere problemer. Projektgranskningen bør finde sted i alle projektets faser indtil udførelse. Ved projektgranskningen kan man f.eks. sikre, at 16

80 der er et entydigt aftalegrundlag der er sammenhæng mellem bygherrens forventninger (byggeprogram), løsningsforslag, budget og tidsplan løsningsforslag til udformning, funktion og byggetekniske detaljer er i overensstemmelse med gældende forskrifter og god byggeskik der kommer fokus på dispositioner og løsninger, hvor sandsynligheden for svigt og byggeskader er størst der er sammenhæng i grænseflader mellem forskellige entrepriser. Projektgranskning er en integreret del af hele programmerings- og projekteringsforløbet og foregår således ikke efter, men samtidig med at valgene træffes. Alle parter i byggeriet skal granske egne ydelser. For Region Nordjylland som bygherre er der tre hovedopgaver i den forbindelse: 1. En overordnet granskning af rådgivernes projekt. Her checkes, om projektet lever op til byggeprogrammets hovedkrav og til almindelig sund fornuft. Der skal være fokus på, om der er sammenhæng mellem projektet og de krav, bygherren har til byggeriets fremtidige drift funktion, levetider, totaløkonomi mv. 2. Region Nordjylland skal sikre, at rådgiveren foretager en nøjere granskning af projektets byggetekniske detaljer og overordnede sammenhæng om projektet hele vejen rundt er i overensstemmelse med god byggeskik. Det er regionens ansvar at sikre, at rammerne for rådgivernes granskning bliver så gode som muligt og at projektgranskning bliver en integreret del af hele byggeprocessen og at der afsættes den fornødne tid til granskningen. 3. Endelig skal Region Nordjylland sikre, at projektgranskningen fører til den nødvendige handling. Det sker blandt andet gennem løbende opfølgning på byggemøder. 5.3 Risikoregister Der vil i projektet blive opbygget et risikoregister, der identificerer og dokumenterer de enkelte risici. Risikoregisteret giver et overblik over risici, en rangordning af disse ud fra sandsynlighed og konsekvens, et eller flere forslag til løsninger og en placering af ansvaret for udførelse af løsninger, herunder håndteringen af sammenhængende risici. Arbejdet med risikoregistret igangsættes ved at projektafdelingen på baggrund af erfaringer fra tidligere byggeprojekter indledningsvis identificerer og beskriver centrale risikoelementer. Disse kan relatere sig til forskellige dele i projektet (f.eks. planprocessen, økonomi, tidsplan, organisering, projektering, udbud, byggeprocessen). Dette udkast til risikoregister vil efterfølgende blive valideret ved inddragelse af relevante interne og eksterne parter. For hver risiko opgøres: 1. En beskrivelse af den identificerede risiko og årsagen til at den kan optræde 2. En kategorisering af risikoen (hvor, hvordan og hvornår den kan optræde i projektforløbet) 3. En beskrivelse af udførte tiltag, der har til formål at minimere sandsynligheden og konsekvenserne af, at den pågældende risiko optræder 4. Vurdering af risikoens potentielle effekt på projektet i form af en bedømmelse af risikosandsynlighed og - konsekvens. 5. Forslag til eventuelt yderligere tiltag til risikoreduktion 6. En risikoejer, der har ansvaret for, at aktioner relateret til risikoen bliver udført. Risikovurderingen kvantificeres ved at vurdere henholdsvis konsekvensen af og sandsynligheden for de identificerede risici på følgende måde: Vurdering af konsekvens for projektet angives fra 1 til 10 (1=lille og 10=stor) Vurdering af sandsynlighed for forekomst af risiko angives fra 1 til 10 (1=lille og 10=stor) Samlet vurdering (konsekvens X risiko): Grøn: 0-24 Lav risiko Gul: Middel risiko Rød: Høj risiko 17

81 Vurderingen er grundlag for, at hver enkelt risiko kan indplaceres i grøn, gul eller rød zone. For projektet som helhed kan der således dannes et overblik over antallet af risici i de tre zoner. Det videre arbejde vil bestå i to spor: Løbende opfølgning på risikoregistret Udbygning af risikostyringssystemet gennem udarbejdelse af en risikohåndbog. Risikohåndbogen vil give en samlet beskrivelse af de anvendte metodikker og politikker, som tages i anvendelse i forbindelse med iværksættelse af risikohandlingsplaner. Risikoregistret for Nyt Universitetssygehus Aalborg er vedlagt i bilag Risikostyring i byggeprocessen Risikostyringen i selve byggeprocessen vedrører tid og økonomi og håndteres via Regionens projektstyringsværktøj. Økonomi I forbindelse med gennemførelse af byggefasen er det nødvendigt, at regionen løbende har overblik over alle økonomiske risikoparametre. Da alle budgetposter fra investeringsprofilen, bevillinger, aftaler og udbetalinger er inddateret i projektstyringsværktøjet, danner det grundlag for den økonomiske risikostyring. Systemet giver et overblik over og vurdering af de afholdte uforudseelige udgifter i forhold til de midler, der er afsat hertil. Der tages højde for, at forbruget af tillægsydelser ikke er jævnt fordelt over byggeperioden og heller ikke på de enkelte entrepriser. På baggrund af erfaringer opnået i tidligere byggeprojekter fastsættes et maksimalt forbrug på tillægsydelser i forhold til den økonomiske fremdrift. En anden vigtig del af risikostyringen består i at have et overblik over mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgivere, som bygherren ikke er enig i. Så snart kravet er kendt, er det byggelederens ansvar at foretage en vurdering af den sandsynlige økonomiske risiko for hvert krav samt at registrere dette i projektstyringsværktøjet. Systemet giver således et overblik over samtlige krav og en vurdering af deres økonomiske konsekvens. Tid Den tidsmæssige styring foretages på to niveauer. Det overordnede niveau foretages i regionens projektstyringsværktøj, mens regionens rådgiver, der varetager byggelederrollen, løbende via den overordnede projekttidsplan og arbejdstidsplanerne skal sikre, at fremdriften på byggepladsen følger de arbejdsgange, der ligger til grund for arbejdsrækkefølgen aftalt mellem bygherren og de enkelte entreprenører. Projektstyringsværktøjet tager udgangspunkt i, at der på en byggeplads er en fuld sammenhæng mellem mandskab, omsætning og fremdrift. Derved er det muligt via den økonomiske omsætning at danne et robust overblik over projektets tidsmæssige fremdrift. Projektstyringsværktøjet kan således ved hjælp af denne opgørelse over forbrug af personale på byggepladsen følge byggeriets fremdrift og byggelederen kan herudfra iværksætte eventuelle tiltag for at bringe fremdriften på rette forløb. 18

82 6. Rapportering Rapportering vedrørende projektet skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift. 6.1 Målgruppe I et projekt af denne størrelse skal der rapporteres til flere forskellige niveauer i organisationen ligesom der skal finde en rapportering sted til statslige myndigheder, Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Rapporteringen vil således skulle rette sig imod: Den administrative del af byggeorganisationen Det politiske niveau i Region Nordjylland Statslige myndigheder 6.2 Hyppighed for rapporteringen I henhold til Aftale om regionernes økonomi for 2012 udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfølgning. Det fastlægger kadencen for rapporteringen til Regionsrådet, som indpasses i den ordinære aktivitets- og økonomiopfølgning. Den Poltiske Følgegruppe behandler den kvartalsvise rapportering inden forelæggelse for Regionsråd. Rapportering internt i byggeorganisationen overfor projektledelsen sker månedligt. En gang årligt afgiver den eksterne controller en statusrapport til Regionsrådet om projektet. 6.3 Indhold i rapporteringen Overordnet rapporteres om: Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er meddelt i forbindelse med endeligt tilsagn om kvalitetsfondsmidler Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er angivet i Regionsrådets anlægsbevilling Mere konkret vil rapporteringen ske i forhold til følgende parametre: Økonomi: rapportering i forhold til de afgivne bevillinger, det udarbejdede budget samt det realiserede og forventede forbrug. I forbindelse med årets sidste rapportering skal oplyses om overførsler af over- /underskud i forhold til rådighedsbeløbet. Tid: rapportering i forhold til den gældende fremdriftsplan Risiko: rapportering i forhold til de kortlagte risikofaktorer og de beskrevne handlingsplaner, herunder sammenhæng mellem økonomisk forbrug og tidsplan I Aftale om regionernes økonomi for 2012 fremgår, at regionerne udarbejder senest ultimo august 2011 oplæg til standardiserede regionale indberetninger, hvori der redegøres for fremdriften i byggeriet mv., som danner grundlag for drøftelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriet med henblik på fastsættelse af en endelig redegørelses-/indberetningsform. Når den endelige redegørelses-/indberetningsform er fastlagt, vil den danne grundlaget for indholdet i indberetning til såvel Regionsråd som Ministerium og der udarbejdes en egentlig skabelon for rapporteringen fra projektet til alle niveauer i organisationen. Rapporteringen til Regionsrådet påbegyndes, når den endelige redegørelses-/indberetningsform er kendt. Pligten til at rapportere til Indenrigs- og Sundhedsministeriet indtræder senest med virkning fra det tidspunkt, 19

83 hvor der sker den første udbetaling af midler fra kvalitetsfonden. Indtil da udarbejdes økonomirapporter som hidtil på anlægsområdet. 6.4 Ansvar for rapporteringen Projektafdelingen for Nyt Universitetssygehus Aalborg er ansvarlig for rapporteringen til Regionsrådet samt Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Efter modtagelse af endeligt tilsagn om støtte fra kvalitetsfonden er Projektafdelingen ligeledes ansvarlig for fremsendelse af detaljeret udgiftsprofil til Indenrigs- og Sundhedsministeriet jf. brev af 17. januar

84 7. Dokumentation og arkivering I forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetssygehus er det en særlig udfordring at etablere en systematisk dokumentation og arkivering af relevant materiale i projektet. Regionen skal i den forbindelse leve op til kravene i følgende love: Forvaltningsloven Offentlighedsloven Persondataloven Arkivloven Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebærer følgende:..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk journalisering af indkommen og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt... Bygherren har et stort ansvar for kommunikationen i byggeprojektet. På den baggrund er det relevant at udarbejde retningslinjer for, hvordan information deles og udveksles mellem partene (entreprenører, rådgivere og medarbejdere i Projektafdelingen) og hvordan parterne skal kommunikere om projektforhold. I projektet stilles der krav om, at totalrådgiverens ydelser skal udførs efter de digitale bygherrekrav, jf. Bekendtgørelse nr af 13. december 2010 om krav til anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i byggerier. Totalrådgiveren skal udarbejde en redegørelse, der beskriver valg og brug af IKTværktøjer og arbejdsmetoder, herunder bl.a.: Digital kommunikation og brug af projektweb Brug af 3D bygningsmodeller Gennemførelse af digitalt udbud og tilbud Aflevering af digitale data I forbindelse med arkivering anvender projektet regionens Elektroniske Sags- og Dokument Håndterings (ESDH) system og følger de fælles retningslinjer, der er gældende for brugen heraf. For at understøtte vidensdeling og samarbejde på tværs i organisationen, skal alle relevante dokumenter registreres i ESDH systemet. Det betyder, at der skal udarbejdes retningslinjer for sags- og dokumentstyringen i projektet, herunder hvilke typer dokumenter der skal arkiveres i ESDH systemet og hvilke der ikke skal. Som udgangspunkt skal materiale, der er registreret andet sted, ikke indgå i ESDH systemet, medmindre det indgår i sagsbehandlingen. 21

85 8. Aftale- og kontraktforhold Samarbejds-/entrepriseform samt udbudsform og aftalegrundlag er ikke fastlagt på nuværende tidspunkt. Valg af entreprise-/udbudsform vil ske efter drøftelse med den totalrådgiver, der antages efter arkitektkonkurrencen, og valget vil bl.a. ske på grundlag af markedssituationen på udbudstidspunktet, og regionens evt. ønsker om etapevis udbud og gennemførelse af byggeriet. Der er endnu ikke udarbejdet aftalegrundlag. Behovet for juridisk rådgivning er ikke afklaret, men udbuds- og kontraktmateriale forventes udarbejdet i tæt samarbejde med en ekstern juridisk rådgiver. 22

86 9. Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse En overordnet kommunikationsstrategi for projektet er under udarbejdelse. Den sætter rammen for al kommunikation om det nye univeristetssygehus frem til ibrugtagelse. Strategien følges op med delplaner og kommunikationsplaner for udvalgte aktiviteter i processen. Strategien sikrer sammenhængen til Region Nordjyllands overordnede kommunkationspolitik. Der udarbejdes endvidere en overordnet plan for brugerinddragelsen i relation til hver af projektets faser. I hver fase vil der blive planlagt aktiviteter i forhold til forskellige målgrupper og der vil blive udarbejdet delplaner for de enkelte aktiviteter. Delplanerne vil indeholde en konkretisering af bl.a. formål, målgruppe, tid og metode for brugerinddragelsen. 23

87 Bilag 1: Sager vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg behandlet i Regionsråd eller Forretningsudvalg Dato Emne 29. nov Regionsrådet Temamøde vedr. udbygningsplaner Aalborg Sygehus 19. juni 2007 Regionsrådet Kommissorium og anlægsbevilling til grovallokeringsplan Aalborg Sygehus (rapport om samling af funktioner Aalborg Sygehus på én matrikel) 18. dec Regionsrådet Status på arbejdet med grovallokeringsplanen. (Beslutter, at 1. prioritet er en placering på matrikel i Aalborg Øst) 5. maj 2008 Forretningsudvalget Orientering om processen for Ekspertpanelets arbejde samt udmøntning af midler til sygehusinvesteringer 9. juni 2008 Forretningsudvalget Status vedrørende Ekspertpanelets besøg den 17. juni august 2008 Regionsrådet Ekspertpanelet vedr. sygehusinvesteringer - screeningsmateiale (godkender fremsendelse af fase 1 ansøgning) 10. dec 2008 Regionsrådet - ekstraordinært møde Drøftelse af Erik Juhl-udvalgets indstilling vedr. sygehusbyggerier i Region Nordjylland ( beslutter udarbejde et høringssvar på Ekspertpanelets udmelding i screeningsrapport, nov. 2008) 16. dec Regionsrådet Drøftelse af Erik Juhl-udvalgets indstilling vedr. sygehusbyggerier i Region Nordjylland ( beslutter fremsende høringssvar på Ekspertpanelets udmelding i screeningsrapport, nov. 2008) 12. maj 2009 Regionsrådet Supplerende redegørelse til Erik Juhl udvalget vedr. etablering af nyt Aalborg Sygehus. (med henblik på fremsendelse af suppl. materiale og flytning af tilsagn til Aalborg Øst) 10. august 2009 Forretningsudvalget Orientering om henvendelse fra Ekspertpanelet (Beslutter at fremsende svar på anmodning af 26. juni 2009 om supplerende oplysninger) 7. december 2009 Regionsrådet Anlægsbevilling på 10,0 mio. kr. som økonomisk ramme til igangsætning af planlægningen af det nye Aalborg Sygehus, Aalborg Øst 1. feb Forretningsudvalget Antagelse af ekstern rådgiver til planlægningsopgave vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 20. april 2010 Regionsrådet Projektorganisation vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 18. maj 2010 Regionsrådet Ansøgningsmateriale vedr. udvidelse af tilsagn om Kvalitetsfondsmidler til Nyt Universitetssygehus Aalborg 18. maj 2010 Regionsrådet Etablering af projektafdeling vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 21. juni 2010 Forretningsudvalget Orientering om fordebat og planproces vedrørende Nyt Universitetssygehus Aalborg 23. sept Regionsrådet Temadag om Nyt Universitetssygehus Aalborg 24

88 27. sept Forretningsudvalget Antagelse af rådgivningsbistand til forberedelse af arkitektkonkurrence vedr. Nyt Universitetssygehus Aalborg 18. januar 2011 Regionsrådet Orientering om status vedrørende Nyt Universitetssygehus Aalborg 18. januar 2011 Regionsrådet Nyt Universitetssygehus Aalborg - orientering om forslag til plangrundlag 7. marts 2011 Forretningsudvalget Nyt Universitetssygehus Aalborg - drøftelse af problemstilling vedrørende den fredede ejendom Postgården 14. juni 2011 Regionsrådet Nyt Universitetssygehus Aalborg iværksættelse af arkitektkonkurrence 14. juni 2011 Regionsrådet Nyt Universitetssygehus Aalborg orientering om endelige forslag til plangrundlag 14. juni 2011 Regionsrådet Køb af ejendommen Postgårdsvej sept Regionsrådet Ansøgningsmateriale vedrørende endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler til et Nyt Universitetssygehus i Aalborg 20. sept Regionsrådet Nyt Universitetssygehus Aalborg godkendelse af konkurrencemateriale 20. sept Regionsrådet Prækvalifikation af deltagere i projektkonkurrencen vedrørende Nyt Universitessygehus Aalborg 20. sept Regionsrådet Nedsættelse af bedømelseskomité i forbindelse med valg af konkurrenceforslag til det nye universitetssygehus 20. sept Regionsrådet Anlægsbevilling på 35 mio. kr. som økonomisk ramme til fortsættelse afplanlægningen af Nyt universitetssygehus Aalborg 25

89 Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur Politisk niveau Regionsrådet Forretningsudvalget Politisk følgegruppe Administrative enheder Direktion Projektledelse Projektafdeling Eksterne rådgivere Samarbejdsorganer mellem bygherre og rådgiver Øverste politiske myndighed og bygherre for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Træffer alle beslutninger, der ikke er delegeret til Forretningsudvalget eller Projektafdelingen Fungerer som byggeudvalg for Nyt Universitetssygehus Aalborg, træffer politiske beslutninger som er uddelegeret fra Regionsrådet og indstiller beslutninger, der skal træffes af Regionsrådet Følgegruppen skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for byggeriet Øverste ansvarlige ledelse for gennemførelse af projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg. Leder af projektafdelingen: Projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg er den daglige administrative leder af projektet og Regionens bygherrerepræsentant. Ansvarlig for gennemførelse af byggeriet indenfor projektets rammer. Udbudsrådsrådgiver Totalrådgiver Byggeledelse Endnu ikke fastlagt Mødestruktur Månedlige møder ekskl. juli Temadage Ekstraordinære møder Ugentligt ekskl. uger, hvor der afholdes Regionsrådsmøder Ca. 1 gang pr. måned Ugentlige møder 26

90 Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber De anvendte budget- og regnskabsbegreber er defineret i Region Nordjyllands økonomiguide og ses i tabellen nedenfor. Budget og bevilling Bevilling Rådighedsbeløb Anlægsbevilling Regnskab Varemodtagelse Kontering Attestation Anvisning Regionsrådets bemyndigelse til den ansvarlige ledelse til at afholde udgifter og erhverve indtægter til en opgave i overensstemmelse med de beløbsmæssige og materielle forudsætninger for bevillingen. I forbindelse med anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg godkender Regionsrådet ansøgning om endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler, hvori der er beskrevet en investeringsprofil for det samlede anlægsprojekt. Denne investeringsprofil svarer til bevilling til anlægsprojektet. Herved forstås beløb, der er opført i de enkelte år på investeringsprofilen i det endelige tilsagn til Kvalitetsfondsprojektet. Beløbene angiver de maksimale årlige rådighedsbeløb. Summen af rådighedsbeløbene = den samlede bevilling til et anlægsprojekt. Regionsrådets godkendelse af/frigivelse af rådighedsbeløb, som er opført på Kvalitetsfondsprojektets investeringsprofil. Varemodtageren kvitterer for: - at Region Nordjylland har modtaget den omhandlede vare/ydelse - at kvalitet, mængde og pris er kontrolleret - at ydelser beroende på et kontraktforhold er i overensstemmelse med dette Fakturaer konteres på den relevante konto i det rigtige regnskabsår. Med rigtigt regnskabsår henvises til transaktionsprincippet. Det betyder, at varen er modtaget / ydelsen leveret i det pågældende regnskabsår. Den attesterende har ansvaret for: - at der er kvitteret for varemodtagelse og - at bilaget er konteret i overensstemmelse med indhold og på det rigtige regnskabsår. Anviser indestår for: - at det anviste beløb har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning og - at bilaget er behørigt attesteret 27

91 Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet Programmering Programoplæg Programoplægget konkretiserer visioner, forventet produktion, afledte driftsmæssige konsekvenser ved forventet og fuld drift samt principielle krav til byggeriet. Programoplægget er det indledende dokument i programfasen. Hovedindholdet er sygehusfagligt og i mindre grad byggeteknisk. Byggeprogram Hovedindholdet i byggeprogrammet er en koordineret sammenfatning af krav til og forudsætninger for byggeriet. Byggeprogrammet er det afsluttende dokument i programfasen. Hensigten er at få konkretiseret byggeopgaven i byggeteknisk forstand, så der foreligger et anvendeligt materiale til udarbejdelse af projektforslag og projektering. Projektforslag Dispositionsforslag Dispositionsforslaget er udarbejdet på grundlag af det vedtagne byggeprogram og fastlægger opgavens idemæssige hovedlinje og de vigtigste tidsmæssige og økonomiske data. Projektforslag Projektforslaget er udarbejdet på grundlag af dispositionsforslaget. Det angiver opgavens tekniske og økonomiske detaljer i en sådan grad, at alle afgørende beslutninger om projektets miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsninger er truffet og indgår i forslaget. Projektering Forprojekt Forprojektet omfatter en viderebearbejdning af projektforslaget, herunder en detaljeret udformning af delfunktioner med rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om installationer og fast inventar og detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Detaljeringsniveauet er i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Forprojektet indgår som en integreret del af hovedprojektet. Udbud og licitation Udførelse Hovedprojekt Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud og udførelse. Udbud af entrepriser kan ske på baggrund af hovedprojektet Udførelsen sker på baggrund af hovedprojektet 28

92 Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer Nedenfor beskrives godkendelsesproceduren gældende for: Fakturaer som modtages fra leverandører/entreprenører Registrering af aftaler og accepter Proceduren gælder alle udgifter uanset størrelse. Det er illustreret i nedenstående figur. Faktura Ved bilagsbehandlingen skelnes mellem to typer: Honorar til totalrådgiver, bygherrerådgiver, bygherreleverancer og bygherreudgifter Entreprenørydelser mv. som styres af rådgiveren For sidstnævnte udarbejder rådgiver en foreløbig godkendelse af udbetalinger, som efterfølgende bekræftes af bygherren, hvorefter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. Fakturaer, som godkendes af rådgiver, godkendes også af en tekniker fra Projektafdelingen. Derefter ekspederes den til økonomifunktionen i Projektafdelingen, hvor to økonomimedarbejdere henholdsvis godkender og anviser fakturaen, inden udbetaling finder sted. Hvis der er tale om en faktura, der skal godkendes direkte af bygherren, godkender to teknikere fra Projektafdelingen inden bogføring og anvisning. Fakturaer modtages elektronisk i ØS Indsigt og fremsendes fra Projektafdelingen til rådgiveren til godkendelse og registrering i projektstyringsværktøjet. Der er således identiske oplysninger i ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet. Ved fakturaer, der godkendes af bygherren alene, er det bygherren, som registrerer oplysningerne i projektstyringsværktøjet. Aftaler/accepter I anlægsprojektets forskellige faser indgås en række aftaler og accepter, der binder både bygherren og de eksterne parter, der indgås aftaler med. Det gælder både for rådgivningsopgaver og entreprisearbejder. Det drejer sig om: Rådgivningsaftale med totalrådgiver Aftaler om ekstra rådgivning (enten med totalrådgiver eller øvrige rådgivere) 29

93 Aftaler med entreprenører Aftalesedler (vedr. uforudsete arbejder, der ikke er omfattet af en accept med bygherren) Vejrligsaftaler Andre aftaler Økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører oprettes og udskrives via projektstyringsværktøjet der dermed indeholder en oversigt, der viser omfanget af alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører. Aftaler om ekstra arbejder (aftalesedler) indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Rådgiver opretter og udskriver aftalesedler via projektstyringsværktøjet. Projektstyringsværktøjet indeholder dermed en oversigt for indgåede aftalesedler. Jf. afsnit 5.4 registrerer rådgiver ligeledes mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgivere, som bygherre ikke er enig i. Inventar Inventar opgøres og registreres i regionens bygningsdatabase på rumniveau, således der inden byggeriets start er en samlet opgørelse rum for rum for al inventarbehov i nybyggeriet. I forbindelse med opgørelsen registreres det ligeledes, hvilke inventardele der overføres fra den eksisterende bygningsmasse og hvilke, der skal nyanskaffes. For de inventargrupper, som Region Nordjylland selv indkøber, vil de opgjorte behov overføres til regionens ILS system, hvor de prissættes. Denne prissætning anvendes til økonomisk disponering i forbindelse med fastsættelse af den endelige projektøkonomi. For inventargrupper, hvor rådgiverne er regionen behjælpelig med beskrivelse og udbud, vil rådgiverens budgetberegninger anvendes til økonomisk disponering. I forbindelse med gennemførelse af de faktiske indkøb anvender regionen ILS systemet for gennemførelse af indkøb, varemodtagelse og betaling. I forbindelse med den kvartalsvise afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet vil de indgåede aftaler, disponeringer og løbende udbetalinger fra ILS ligeledes blive registreret i projektstyringsværktøjet på sumniveau. 30

94 Bilag 6: Oversigt over risikoelementer i projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg Nr. Emne Beskrivelse af risiko Konsekvens økonomi, tid, kvalitet A: Planlægning og organisation Handling Sandsynlighed (S) Risikovurdering Konsekvens S X K (K) Ansvar A.1 Lokalplan/ kommuneplan Projektet er afhængigt af, at Aalborg Kommune tilvejebringer det nødvendige plangrundlag i henhold til tidsplanen. A.2 Ekspropriation Klagesager i forb. m. ekspropriation. A.3 Projektkonkurrence Klagesager i forb. m. udbud af projektkonkurrence. A.4 Integration med Integration er afhængig af afklaring Aalborg Universitet fra Aalborg Universitet A.5 Robust projektorganisation B. Funktion / dimensionering Bygherren kan ikke prioritere og træffe de nødvendige beslutninger i forhold til tidsplanen Forsinket byggestart. Forsinket byggestart. Usikkerhed omkring økonomien i projektet. Forskydelse af tidsplanen Forskydelse af tidsplanen Forskydelse af tidsplanen Tæt dialog med Aalborg Kommune. Tæt dialog med Aalborg Kommune Juridisk granskning af konkurrencemateriale. Dialog med Universitetet omkring integrationsniveauet. Universitetsbyggeri indarbejdet i hovedstrukturplan. Udarbejdelse af styringsmanual med beskrivelse af ansvars- og kompetenceforhold Minimal reel effekt på byggestart pga. projekteringstid PM PM Vil ikke få opsættende virkning PM Afventer stadig afklaring fra universitetet Stor vigtighed at organisationen er beslutningsdygtig NU NU B.1 Ekspertpanelets forudsætninger Ekspertpanelets forudsætninger om aktivitet og udnyttelsesgrader er ikke i overensstemmelse med den driftsvirkelighed der gælder, når sygehuset står færdigt. Kan udløse øget investeringsbehov. Driftseffektivisering kan ikke realiseres. I konkurrenceprogrammet fokuseres der på at sikre robusthed i den nye sygehusbygning. Det skal ske ved at arbejde med fleksibilitet, elasticitet og generalitet i forhold til funktionaliteten på sygehuset. Fokus på organisatoriske tilpasninger i god tid inden ibrugtagning (fleksibel arbejdstid, åbningstider osv) Fraflytning fra detgamle sygehus vil kunne udskydes indtil yderligere nybygninger står klar. Økonomisk konsekvens, hvis fremtidens behandlingsbehov bliver større end forventet JS/ AaS

95 Nr. Emne Beskrivelse af risiko Konsekvens økonomi, tid, kvalitet B.2 Nedskalering Nedskalering af det samlede projekt med henblik på at bygge indenfor den tildelte økonomiske ramme er ikke i overensstemmelse med den driftsvirkelighed der gælder, når sygehuset står færdigt, herunder effektiv udnyttelse af Medicinerhuset. B.3 Ændring i Dimensioneringsforudsætninger B.4 Byggeriet matcher ikke fremtidens behov B.5 Fortsat benyttelse af bygninger på Aalborg Sygehus Syd Forhold som f.eks. ændring i specialefordeling på landsplan, forskydning af aktivitet i de enkelte specialer ændrer dimensioneringsforudsætnigerne. Teknologisk udvikling og nye behandlingsmetoder betyder ændring i areal- og rumbehov (Ikke kendt udvikling på planlægningstidspunktet). Funktioner på to adresser er uhensigtsmæssigt i forhold til rationel sygehusdrift. Kapacitetsproblemer i det færdige byggeri. Kan udløse merbehov for visse rumtyper. Den beskrevne aktivitet kan ikke opnås. Driftsbesparelsen kan ikke realiseres. Kan udløse øget investeringsbehov. Kan udløse øget investeringsbehov. Uforholdsmæssige høje driftsomkostninger pga. bl.a. personale på landevejen, patienttransporter, dublering af funktioner. Driftsbesparelsen kan ikke realiseres. Handling Fokus på robusthed jf. pkt. B.1. Fokus på organisatorisk tilpasning jf. pkt. B.1. Fokus på robusthed jf. pkt. B Stor fokus på robusthed gør at nødvendig omstilling bliver nemmere og konsekvensen minimeres Fokus på robusthed jf. pkt. B.1. Placering af de fremtidige funktioner i Medicinerhuset er foretaget ud fra følgende præmisser: Sikring af så hensigtsmæssige patientforløb som muligt (herunder minimering af besøg på flere matrikler mv.). At funktionerne i så høj grad som muligt kan fungerer uafhængigt af det øvrige sygehus i øst. Størst mulig fleksibilitet og rationalitet i kvadratmeteranvendelse i det nye sygehusbyggeri indenfor anlægsrammen. Så lave ombygningsomkostninger som muligt i Medicinerhuset. Driftsøkonomiske hensyn, herunder minimering af transporter mellem de to matrikler, dubleringer, vagtdækning mv Fokus på robusthed jf. pkt. B Business case dokumenterer manglende driftsrationale ved drift på to matrikler. Risikovurdering Sand- Konsekvens S X K synlighed (S) (K) Jf. pkt. B.1 Ansvar JS/ AaS JS JS JS/ AaS 32

96 Nr. Emne Beskrivelse af risiko Konsekvens økonomi, tid, kvalitet Handling Sandsynlighed (S) Risikovurdering Konsekvens S X K (K) Ansvar C. Infrastruktur C.1 Egnsplanvej Projektet er afhængig af rettidig kommunalt anlæg af det nye vejanlæg. D. Økonomi / finansiering Forsinker færdigørelsen af infrastruktur. Patienttransport påvirkes. Tæt dialog med Aalborg Kommune Lang tidshorisont. NU D.1 Projektforslag De indkomne projektforslag er dyrere end det budgetterede. D.2 Ændringer undervejs Ændringer i projektet på et sent tidspunkt f.eks. som følge af brugerønsker. D.3 Indeksering Prisregulering af kvalitetsfondsmidlerne og byggeomkostningsindekset følger ikke hinanden. D.4 Forhøjet licitationsresultat Usikkerhed omkring økonomien i projektet. Kan udløse øget investeringsbehov i form af f.eks. overskridelse af arealstandard. Ekstra honorar til rådgivere og entreprenører. Forskydelse af tidsplan. Positivt eller negativt økonomisk problem. Grundig granskning af de indkomne forslag. Der afsættes en budgetreserve på 5%. Der udarbejdes et prioriteret katalog over mulige projekttilpasninger. Fokus på brugerinddragelse tidligt i projektet. Muligheden for bygningsmæssige ændringer stopper ved projektforslaget. Budgetreserve jf. pkt. D.1. Katalog med projekttilpasninger jf. pkt. D.1. Løbende opgørelse af eventuelle afvigelser igennem hele projektet. Budgetreserve jf. pkt. D.1. Katalog med projekttilpasninger jf. pkt. D.1. Højere byggepriser end forventet Anlægsøkonomien fordyres. Der arbejdes med en udbudsstrategi med fokus på at give optimal priskonkurrence f.eks. opdeling i delprojekter, tidsmæssig tilpasning til større anlægsprojekter i området. Budgetreserve jf. pkt. D.1. Katalog med projekttilpasninger jf. pkt. D Overvejende sandsynligt med den forudsatte m 2 pris i projektøkonomien. Projekttilpasninger hvis det er tilfældet Fokus på en stærk styring af brugerinddragelsen forventes at minimere sandsynligheden Endnu et teoretisk problem. Vurderes løbende Den nuværende konjunktursituation gør det sandsynligt at der vil være mærkbare prisstigninger i den kommende tid. NU NU HO/ MM NU/ HO 33

97 Nr. Emne Beskrivelse af risiko Konsekvens økonomi, tid, kvalitet Handling Sandsynlighed (S) Risikovurdering Konsekvens S X K (K) Ansvar D.5 Teknologisk udvikling Der er ikke råd til at investere i den nyeste teknologi. D.6 Miljø- og energikrav Kvalitetsfondens dimensioneringskriterier afspejler miljø- og energikrav i Efterfølgende er vedtaget en trinvis stramning af miljø- og energikrav. E. Byggeri Nye teknologiske muligheder tabes. Driftsbesparelsen kan ikke realiseres. Kan udløse øget investeringsbehov. Koncern-IT inddrages tidligt i projektet. Budgetreserve jf. pkt. D.1. Katalog med projekttilpasninger jf. pkt. D.1. Kan betyde at regionen må opgive at investere i den nyeste teknologi. Inspirationsmateriale, der redegør for hvilke bæredygtighedselementer, der anbefales at arbejde videre med under planlægning, projektering og opførelse af Nyt Universitetssygehus Aalborg. Der bygges så energirigtigt som muligt, inden for de økonomiske rammer der er til rådighed. Kan betyde, at regionen må opgive at bygge efter de bedste energimæssige standarder Jf. situationen i DNU er der en vis sandsynlighed for at scenariet indtræffer Der er en vis sandsynlighed for at scenariet indtræffer. NU/ HO HO E.1 Tidsplan Mangelfuld omsætning af udbudstidsplan til arbejdstidsplan. E.2 Konkurser Rådgivere, entreprenører eller håndværkere, der er indgået kontrakt med, går konkurs. Svagere styring af fremdrift med dagbodskonsekvens. Forsinket aflevering. Anlægsøkonomien fordyres. Forskydelse af tidsplan. Efter separat udbud antages en certificeret rådgiver til styring af byggeledelse med ansvar for udbudstidsplaner. Fokus på bygherrens kvalitetssikring af totalrådgivers udbudsmateriale Valg af enterprise-/udbudsform sker bl.a. under hensyntagen til markedssituationen på udbudstidspunktet. Opdeling i mindre entrepriser. Virksomhedernes økonomiske situation vurderes i forbindelse med kontraktindgåelse. Budgetreserve jf. pkt. D Sandsynligheden forventes minimeret ved de gennemførte tiltag Konsekvensen forventes minimeret ved de gennemførte tiltag. NU/ HO NU/ HO 34

98 Nr. Emne Beskrivelse af risiko Konsekvens økonomi, tid, kvalitet Handling Sandsynlighed (S) Risikovurdering Konsekvens S X K (K) Ansvar E.3 Byggemødereferater Dårlige og uklare byggemødereferater giver risiko for tilfælde af juridiske tvister E.4 Kontinuitet Der kan ofte være stor personaleudskiftning hos rådgivernes byggeledelse. E.5 Trafikafvikling Byggeriet påvirker trafikafviklingen i lokalområdet. F. Driftsfase Fare for tab af bevisbyrde. Tvister kan have økonomisk og tidsmæssig konsekvens. Kontinuiteten i projektet kan ikke sikres. Forskydelse af tidsplan. Gener for beboerne i lokalområdet. Efter separat udbud antages en certificeret rådgiver til styring af byggeledelse med ansvar for at skrive byggemødereferater. Bygherreorganisationen er til stede ved alle byggemøder for at sikre egne interesser. Efter separat udbud antages en certificeret rådgiver til styring af byggeledelse med ansvar for at skrive byggemødereferater. Bygherreorganisationen er til stede ved alle byggemøder og aktiv i at følge byggeriets gennemførelse. Bygherreorganisationen har de nødvendige kompetencer der matcher rådgiverne. Opdaterede planer for kørsels- og adgangsveje. Løbende information om planerne Sandsynligheden forventes minimeret ved de gennemførte tiltag Sandsynligheden forventes minimeret ved de gennemførte tiltag Konsekvens vurderet under forudsætning af adgang til byggepladsen via Hadsund Landevej NU/ HO HO F.1 Ændring i arbejdsrutiner Nødvendige arbejdsrutiner er ikke indarbejdet ved driftsstart. F.2 Flytte- og Flytning af funktioner til henholdsvis rokadeplaner Medicinerhus og sygehuset i øst forløber over længere tid. F.3 Bygningsdrift Flere højteknologiske systemer, der skal driftes og som sygehuset er afhængig af i daglidagen. Driftseffektiviseringen kan ikke realiseres. Aktivitetsnedgang. Større driftsomkostning og personaleforbrug. Fokus på organisatorisk tilpasning jf. pkt. B.1. Tidlig planlægning af flytningen og rokaderne i samarbejde med de berørte afdelinger. Sikre at de valgte systemer har en rimelig grad af redundans for minimering af driftsforstyrrelser. Særlig fokus på valg af standardkomponenter. Totaløkonomiske betragtninger AaS JS/ AaS HO 35

99 Risikovurderingen kvantificeres ved at vurdere henholdsvis konsekvensen af og sandsynligheden for de identificerede risici på en skala fra 1-10 (1 = lille og 10 = stor). Den samlede vurdering angives ved konsekvens X risiko: Grøn: 0-24 Lav risiko Gul: Middel risiko Rød: Høj risiko 36

100 Styringsmanual Nyt Universitetssygehus Aalborg Projektafdelingen Nyt Universitetssygehus Aalborg Niels Bohrs Vej Aalborg Ø September 2011 Læs mere om Region Nordjylland på

101