Funktionsbeskrivelse for. Teknisk personale:

Transkript

1 Funktionsbeskrivelse for Teknisk personale: Teknisk ejendomsleder / Teknisk ejendomsmedarbejder / Koordinator Børne- og Ungdomsforvaltningen September 2009

2 Indholdsfortegnelse Side Indledning 3 Skolens ledelsesstruktur 3 Det Tekniske personale (teknisk ejendomsleder og teknisk ejendomsmedarbejder) Administration Miljøbestemmelser Udearealer Energi og tekniske anlæg Særlige forhold Tekniske driftsfunktioner i.fht. bygninger, tekniske anlæg og udearealer Bygningernes vedligeholdelse Service 5 Teknisk ejendomsleder Ledelse og administration Facilitering af rengøringspersonalet Tilsyn, sikkerheds- og myndighedskrav 7 Koordinatorfunktioner Koordinatorens funktioner 8 Forudsætninger for arbejdets udførelse 8 Kompetenceudvikling 9 2

3 Funktionsbeskrivelsen omfatter det tekniske personale: Indledning Tekniske ejendomsledere Tekniske ejendomsmedarbejdere Koordinatorer Funktionsbeskrivelsen er gældende for folkeskoler og specialskoler, samt andre skolelignende institutioner under Børne- & Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune. Formålet er at tydeliggøre ansvar og kompetencer for det tekniske personales arbejdsopgaver, skolernes organisation og ledelse. Skolens ledelsesstruktur Ledelsesstrukturen er beskrevet i Ny Ledelsesstruktur på folkeskolerne, tiltrådt af Uddannelsesog Ungdomsudvalget d. 4. juni Det tekniske personale (Tekniske ejendomsledere og tekniske ejendomsmedarbejdere) 1.1 Administration Det tekniske personale er ansvarligt for: At ajourføre introduktionsprogram for nyansatte/afløsere At udarbejde planer til vedligeholdelse og revidere disse At føre Kontroljournaler over energiforbruget og indberette via energistyringsprogram over kk-net At indkøbe materiel og reservedele til brug i den daglige drift At koordinere udlån af lokaler At indberette hærværks- og indbrudsskader med eventuel oplysning om skadevolder At rekvirere håndværkere / teknikere samt kontrollere og attestere fremsendte regninger At bestilte arbejder udføres som aftalt At løse ad hoc opgaver 3

4 1.2 Miljøbestemmelser Det tekniske personale er ansvarligt for: At overholde de til enhver tid gældende miljøbestemmelser vedrørende indsamling og genbrug af affald At sikkerheds- og alarmsystemer fungerer At brand- og flugtveje er frie og farbare At brandværnsforanstaltninger er intakte og fungerer efter forskrifterne At sikre at adgangsveje er forsvarlige og farbare At gældende regler vedrørende kemiske stoffer og materialer overholdes At materiel er vedligeholdt i henhold til gældende myndighedskrav 1.3 Udearealer Det tekniske personale er ansvarligt for: At holde tilsyn med renholdelse/vedligeholdelse af skolens udenoms- og opholdsarealer, herunder grønne områder At legeredskaberne holdes i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand At den daglige renholdelse foretages At sne - og glatførebekæmpelse foretages At de grønne områder vedligeholdes At terrænbrønde renses 1.4 Energi og tekniske anlæg Det tekniske personale forestår drift og vedligeholdelse af skolens tekniske anlæg. Der skal tages hensyn til brugernes behov, indeklima, ressourceforbrug, miljø, bygninger, tekniske anlægs sikkerhedsforhold, økonomi m.m. Det tekniske personale skal løbende holde sig ajour med den teknologiske udvikling indenfor deres ansvars- og arbejdsområde - og er ansvarligt for: At fyringsanlæg fungerer tilfredsstillende At driftsjournaler føres korrekt At automatik løbende serviceres At der foretages nødvendig vedligeholdelse At el-installationer er i orden - og at nødbelysning og sikkerhedsudstyr virker At rapportere fejl og mangler til KEjd 4

5 På skoler med svømmehal sørger det tekniske personale for, i samråd med KEjd, at de særlige regler for svømmebadet overholdes. Den tekniske drift foregår efter sundhedsstyrelsens vejledning og de enkelte anlægs specialvejledning. 1.5 Særlige forhold I perioder med udvidelser samt til - og ombygninger, kan der i tilknytning til dette arbejde forekomme en del opgaver af anden karakter end beskrevet for det daglige virke. Det kan eksempelvis være tilstedeværelse på tider, der ligger ud over normal arbejdstid, ligesom der kan stilles krav om udførelse af en lang række opgaver, der afviger fra de daglige rutiner Tekniske driftsfunktioner i forhold til bygninger, tekniske anlæg og udearealer Det tekniske personale forestår den daglige drift af skolens/institutionens vand-, varme- og ventilationsanlæg samt belysning. Endvidere hører vedligeholdelse og reparation af skolens bygninger, udendørsfaciliteter og udearealer under det tekniske personales ansvarsområde. 1.7 Bygningernes vedligeholdelse Det tekniske personale forestår, i samarbejde med KEjd, udførelsen af de arbejder, der er nødvendige for skolens drift samt vedligeholdelse af skolens bygninger, herunder udearealer og faciliteter. Det tekniske personale har det daglige tilsyn med bygningerne. Det påhviler det tekniske personale at deltage i de etablerede bygningssyn samt medvirke ved udarbejdelsen af prioriterede oplæg over større vedligeholdelsesarbejder/bygningsændringer. Det tekniske personale deltager i den systematiske registrering af bygningernes aktuelle vedligeholdelsesstand. Det tekniske personale skal bistå håndværkere med adgang til skolen, anvise plads for materialer og værktøj. Endvidere skal det tekniske personale fremkomme med forslag til vedligeholdelse og sikkerhedsforanstaltninger, herunder forslag til besparelser, effektiviseringer og rationaliseringer. 1.8 Service Endvidere yder det tekniske personale service over for skolens ledelse, ansatte, elever og øvrige brugere med henblik på en optimal udnyttelse af de muligheder der ligger i skolens fysiske rammer og de faciliteter skolen indeholder. Serviceydelsen skal planlægges i god tid sammen med den Tekniske ejendomsleder/det tekniske personale og tilpasses den enkelte skoles opgaver. 5

6 Serviceydelsen må ikke forhindre det tekniske personale i at udføre grundliggende og særligt aftalte funktioner så som varme- og energistyring, affaldshåndtering, personaleledelse og budgetstyring samt byggeteknisk drift og vedligehold. 2.1 Ledelse og administration Den tekniske ejendomsleder: Teknisk ejendomsleder Som udgangspunkt er det den tekniske ejendomsleder, der faciliterer rengøringsteamet med henblik på at rengøringspersonalet fungerer som et medstyrende team. Der kan være situationer, hvor det er nødvendigt at faciliteringen af rengøringsteamet varetages af en anden end den tekniske ejendomsleder. Dette besluttes af skolens ledelse. Forestår i samarbejde med skolens ledelse ansættelse af øvrigt teknisk personale samt rengøringspersonale Kan forstå den daglige administration af budget for bygninger, teknik, udearealer, inventar, renovation, energimidler og lignende Er medansvarlig for at arbejdet udføres i overensstemmelse med kommunens værdigrundlag, samt at regler, aftaler og overenskomster bliver overholdt. Dette er gældende både for såvel egen indsats, som ved uddelegering af opgaver til ansatte, herunder ansatte i henhold til beskæftigelsesforanstaltninger. Disse forpligtigelser er også gældende ved udførelse af serviceopgaver for skolens brugere Kan afholde årlig medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og/eller gruppe-udviklingssamtaler (GRUS) Er ansvarlig for en hensigtsmæssig arbejdsfordeling, som tilgodeser de lokale krav og forventninger samt i at instruere medarbejderne i udførslen omkring materiel og maskiner, der anvendes i det daglige arbejde Er medansvarlig for betryggende og gode arbejdsforhold og relationer mellem ledelse, ansatte og brugere Kan være arbejdslederrepræsentant i skolens arbejdsmiljøgruppe Er fast medlem på ledersiden i skolens samarbejdsudvalg. Samarbejdsudvalget kan på den enkelte skole aftales til at være op til 2 x 7 med mulighed for at udvide til 2 x 9. Der er således mulighed for, at både skolens samlede ledelse samt den tekniske ejendomsleder indgår i samarbejdsudvalget på A-siden 2.2 Facilitering af rengøringspersonalet Den tekniske ejendomsleder: Varetager facilitatoropgaver i forhold til det medstyrende team Samarbejder med det medstyrende team og aftaler korrektioner i de rengøringsrutiner, der er foreslået af forvaltningen 6

7 Formulerer krav til udførelsen af rengøringsarbejdet både med hensyn til kvalitet og tidsfrister for opgaveløsningen Samarbejder med det medstyrende team om at sikre, at rengøringsmateriel og maskiner overholder gældende love og regler Planlægger og aftaler hovedrengøring med det medstyrende team samt giver udtryk for ønsker og prioriteringer for udførelsen af dette arbejde Er medansvarlig for at arbejdet udføres sikkerhedsmæssigt forsvarligt med anvendelse af personlige værnemidler, hvis foreskrevet. Herunder at den nødvendige instruktion og undervisning i omgang med kemiske stoffer og materialer samt tekniske hjælpemidler bliver givet, og at det finder sted efter gældende lovgivning Sørger for kvalitetssikring 2.3 Tilsyn, sikkerheds- og myndighedskrav Skolen/institutionen som arbejdsplads er omfattet af en lang række myndigheds- og sikkerhedskrav. Her er tale om både det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Den tekniske ejendomsleder er medansvarlig for at alle gældende love og krav overholdes. Eksempelvis er den tekniske ejendomsleder ansvarlig for korrekte sikkerhedsmæssige foranstaltninger ved eventuelle indkvarteringer og andre atypiske anvendelser af skolens faciliteter. Det skal sikres at myndighedskrav er opfyldt ved disse indkvarteringer. Om nødvendigt søges bistand ved relevant myndighed. I katastrofesituationer har den tekniske ejendomsleder, i samarbejde med skolens ledelse, det lokale ansvar for skolen som indkvarteringssted. Det tekniske personale deltager i nødvendigt omfang i forbindelse med valghandlinger på de udpegede skoler. Nærmere instruktioner om dette arbejde aftales med forvaltningen, såfremt der måtte være opgaver ud over dem, der er beskrevet i valgcirkulæret. I forbindelse med udvidelser, samt til - og ombygninger, deltager den tekniske ejendomsleder i byggemøder. Den tekniske ejendomsleder er ansvarlig for: At små reparationer udføres At planlagt indvendig vedligeholdelsesarbejde realiseres At skolens/institutionens nøglesystem vedligeholdes At tagrender og nedløb jævnligt renses - Der henvises til Arbejdstilsynets vejledning om brug af stiger og KEjd s forpligtigelser om udvendig vedligehold At tage sig af de opgaver en Energiansvarlig typisk er ansvarlig for 7

8 Koordinatorfunktioner Ca. 2 7 skoler indgår i et nærmere aftalt samarbejde på det tekniske område i et teamlignende samarbejde (samarbejdsgrupper). Bl.a. for at kompensere for udsving i bemanding ved sygdom, ferie og kurser og for at kunne løse større enkeltopgaver og specialfunktioner. Da koordineringen af skolernes arbejdsopgaver er en ledelsesfunktion vil det i blandt det tekniske personale kun være en af de tekniske ejendomsledere, der kan udpeges som koordinator. I tilfælde hvor der er særlige forhold, kan skoleledelserne blandt samarbejdsskolerne dog pege på en anden ledelsesperson til denne funktion. 3.1 Koordinatorens funktioner 1. Koordinerer bemanding/vikar ved ferie, sygdom, kurser, barsel, orlov m.m. 2. Koordination af de opgaver som skolerne samarbejder om jf. Samarbejdsaftalerne. Arbejdsopgaverne kan variere i forhold til hvad de samarbejdende skoler vælger at samarbejde om 3. Koordinator er ansvarlig for at modtage og viderebringe al nødvendig information i relation til samarbejdet. I den forbindelse sørges for at afholde relevant mødevirksomhed blandt samarbejdsskolernes tekniske personale 4. Koordinatoren kan, såfremt ledelsens på den ansættende skole ønsker det, indgå i ansættelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af teknisk personale 5. Koordinatoren er ansvarlig / sørger for at nyansatte tekniske ejendomsledere får den fornødne oplæring / eller tilbydes en mentor Forudsætninger for arbejdets udførelse For at det tekniske personale kan udføre opgaverne, som er beskrevet i funktionsbeskrivelsen, er det en forudsætning, at personalet har arbejdstøj, nødvendigt værktøj, hjælpemidler og personlige værnemidler samt telefon og pc til rådighed. I forbindelse med større omflytninger benyttes professionelle flyttefolk. Skolens ledelse informerer den tekniske ejendomsleder om sine ønsker i så god tid, at det kan planlægges i forhold til de øvrige opgaver og dennes kompleksitet. Det er en forudsætning for arbejdets udførelse, at skoleledelsen informerer den tekniske ejendomsleder i god tid om alle relevante forhold for arbejdes udførelse. Det forudsættes derfor 8

9 at der kommunikeres regelmæssigt om alle relevante forhold og det anbefales, at der afholdes de fornødne møder mellem skoleledelse, teknisk ejendomsleder og det øvrige tekniske personale. Den organisatoriske indplacering og stillingens kontekst skal være klar for den enkelte medarbejder. Kompetenceudvikling Arbejdspladsen styrker indsatsen omkring den enkelte medarbejders kompetenceudvikling, herunder specielt at sikre medarbejdernes forudsætninger for en effektiv opgavevaretagelse af høj kvalitet og for at sikre og forbedre arbejdspladsens samt den enkeltes udviklingsmuligheder. Kompetencer er ikke statiske og der er derfor, i hele ansættelsesforholdet, behov for, at den enkelte medarbejders kompetencer vedligeholdes og udbygges. Den løbende kompetenceudvikling består af faglig efter og videreuddannelse (f.eks. kompetencegivende uddannelser som er arbejdsmæssigt relevante) og kompetenceudvikling i en bredere forstand. Der skal udarbejdes en udviklingsplan for den enkelte medarbejder. Udviklingsplanen udarbejdes i dialog mellem medarbejder og ledelse f.eks. i forbindelse med MUS samtalerne. Udviklingsplanen indeholder målsætninger for medarbejderens udvikling på kortere og længere sigt. Udviklingsplanen kan omfatte konkrete aktiviteter, der iværksættes for at nå målene. Det forudsættes, at det er en gensidig forpligtelse og at udviklingsplanen gennemføres. Der følges op på udviklingsplanen årligt. Denne opfølgning kan medføre en justering af planen. Der foretages særlig opfølgning for ansatte, som har været fraværende fra arbejdspladsen i en længere periode f.eks. på grund af barsel, længerevarende sygdom eller lignende. 9