UMS Education. Effektiv brugerhåndtering, selvbetjeningsportal og apps til uddannelsessektoren. November 2015

Transkript

1 UMS Education Effektiv brugerhåndtering, selvbetjeningsportal og apps til uddannelsessektoren November 2015 UMS: ELEVSERVICE I TOP FÅ MERE UD AF SKOLENS DIGITALE SERVICES

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE 2 VI ER GLADE FOR AT SE DIG 3 UMS 4 FRONTEND OG BACKEND 5 UMS FRAVÆRSREGISTRERING 6 FORÆLDRE PORTALEN 8 EKSAMENSHÅNDTERING 9 MODULER MED SMS-FUNKTION 10 SMS ABONNEMENT 11 SMS BEREDSKAB 12 SMS PASSWORD 13 SMS VELKOMST 14 UMS VELKOMST 15 UMS SKOLE APP 16 UNI-LOGIN MODULER 18 SYGEMELDING TIL ANSATTE 19 OFFICE 365 SYNC 20 OFFICE 365 SKEMABRIKKER 21 OFFICE 365 UMS SHAREPOINT PORTAL 22 GOOGLE APPS SYNC 24 GOOGLE DRIVE INTEGRATION 25 GOOGLE SITES INTEGRATION 26 GOOGLE APPS SKEMABRIKKER 27 MASSEBRUGERE OG GÆSTEBRUGERE 28 LECTIO SYNC 30 FRONTEND - MODULER 31 BACKEND - MODULER ELEVER I SKYEN: KLARET UDEN KAOS? 40 KLAR TIL UMS: IT-CENTER FYN I OVERHALINGSBANEN 42 PRIS, SUPPORT OG VEDLIGEHOLD 43 UMS MODULPRISER, BACKEND 44 UMS MODULPRISER, FRONTEND 45 MODULAFHÆNGIGHEDER 46 INLOGIC KORT FORTALT 47 inlogic A/S Silkeborgvej 140 DK-8700 Horsens Tlf

3 Vi er glade for at se dig Nyt fra inlogic Hermed en opdateret brochure med alt hvad UMS kan gøre for din skole. Der er kommet mange spændende nye moduler men også forbedringer af eksisterende. Din kontakt til Salg Vores vision: Integration, automatisering, selvbetjening og kommunikation Hos inlogic har vi altid haft fokus på, hvordan vi kan automatisere trivielle processer og gøre hverdagen nemmere for ansatte og elever på landets uddannelsesinstitutioner. UMS vedligeholder nu på daglig basis over brugere fra hele landet og vi har nu også kunnet byde 110 skoler på Grønland velkommen i folden. Fraværsregistering kan gøres smartere Gennem længere tid har vi leveret et fraværsregistreringsystem til erhvervsskoler. Det blev lavet med 3 mål for øje: 1: Det skulle være nemt at fraværsregistrere og tage mindre tid end med eksisterende systemer. Det løser vi via en app og en intuitiv webprotokol. 2: Vi skal gøre noget aktivt for at sænke fraværsprocenten. Det gør vi bl.a. ved at udsende SMS er, der opfordrer elever, som ikke er dukket op, til at komme i skole. 3: Et nemt overskueligt grafisk statistik interface, hvor man nemt kan spotte elever i farezonen. Vi har lavet 5 interfaces; et til lærere, elever, forældre/værger, studievejledere og ledelse. Samlet set har inlogic det meste intuitive og omfattende fraværsregistreringssystem. Læringsportal i Office 365 UMS SharePoint Vi lancerede midt i marts måned vores Office 365 UMS SharePoint Portal med fildeling, beskeder, forum, links, intranet samt meget mere - og allerede inden for få uger var der 8 større skoler, som valgte vores løsning. Filosofien bag vores SharePoint læringsportal er less is more ; Jo simplere og enklere et system, jo nemmere er det at bruge. Det har ramt en stort behov i markedet og løsningen er nu også blevet valgt af Nordfyns Kommune til deres folkeskoler. Til skolestart i august lancerede vi også vores nye opgaveafleveringsfunktion. Og vi har mere på vej. UMS Professional hvad med de kommunalt ansatte? Vi har nu i mange år håndteret alt omkring brugeroprettelse til mange uddannelsesinstitutioner i Danmark. Men hvad måske få ved, er at vi også kan håndtere ansatte både i kommuner, regioner, sygehuse, virksomheder mm. Løsningen hedder UMS Professionel og den har været brugt af Region Syd i over 5 år. Læs om UMS Professional og hent produktbrochuren på vores hjemmeside. Coming soon: UMS Cloud Light til små skoler med mindre behov Nogle mindre skoler har ikke behov for Active Directory, SMS løsninger og apps, men vil gerne have deres brugere i Google Apps eller Office 365 på en simpel måde, uden at de selv skal hoste servere. Til det lancerer inlogic snart vores UMS Cloud Light løsning som integrerer UNI-Login med skyen. UMS Cloud Light lanceres sidst på året Læs om UMS Cloud Light og hent produktbrochuren på vores hjemmeside. Vi holder løbende seminarer omkring UMS, så check for at se hvornår det næste kommer eller kontakt os for en præsentation. Vil du vide mere om UMS? Kontakt salgschef Heine M. Jensen på salg@inlogic.dk eller tlf. nr Jeg kommer gerne forbi og laver en uforpligtende demonstration. Læs mere på Ny UMS-kunde? UMS er inlogics tilbud til dig og det er et automatisk brugerhåndteringssystem, der samler, synkroniserer og opdaterer data. Det er opbygget som en modulbaseret standardløsning, der skræddersyes til jeres individuelle behov og ønsker - uden at fravige fra at være en standardlødning, hvilket gør opdateringer lette. Med UMS kan du vinke farvel til et hav af administrative byrder og sige goddag til en løsning med et minimalt behov for support. God læselyst! Team inlogic Følg os på: Det er logik! :) TIP: Se videoen Hvad er UMS? på hvis du vil vide mere om vores løsning. 3

4 UMS Effektiv brugerhåndtering til uddannelsessektoren Enkelt og overskuelig brugerinterface på web HVAD ER UMS? UMS står for User Management System og det er et brugerhåndteringssystem, der er udviklet til uddannelsessektoren. UMS er en standardløsning, hvilket gør den nem at opdatere og vedligeholde, men fordi UMS bygges op af valgfrie moduler, kan den sammensættes præcist efter skolens behov. På den måde får I en enkelt og effektiv løsning, der indeholder alt det I har brug for - hverken mere eller mindre. BYG DEN IDEELLE LØSNING FOR JER Vi har udviklet 70 forskellige moduler, som I kan sammensætte efter behov. Det er lidt som Legoklodser, I kan bygge dét med, I har lyst til; I vælger de klodser I har brug for og lader de andre ligge. Det synes vi er nemt og logisk. HVEM KAN FÅ GAVN AF UMS? UMS kan hjælpe skolens IT-afdeling med at undgå trivielle og timelange administrationsopgaver, samtidig med at det også kan hjælpe skolens undervisere og studerende til at få en lettere hverdag. Læs mere om hvordan UMS hjælper hhv. IT-afdelingen, undervisere og studerende nedenfor: UMS LETTER ARBEJDSPRESSET I IT-AFDELINGEN Med UMS får IT-afdelingen bl.a. glæde af automatisk brugerhåndtering. UMS opretter og vedligeholder automatisk brugere i Active Directory, Google Apps, Office 365 og LMS systemer. Samtidig integrerer UMS med UNI-Login, så brugerne kan bruge deres UNI-Login til at få adgang til alle skolens systemer. Igennem UMS får I også en selvhjælpsportal, som giver store tidsbesparelser for IT-afdelingen, fordi den blandt andet gør det muligt for skolens studerende og ansatte at resette deres eget password. UMS GIVER UNDERVISERE MERE TID TIL AT UNDERVISE Med UMS kan underviserne klare flere opgaver selv, uden at skulle bede IT-afdelingen om hjælp. UMS gør det f.eks. muligt at oprette nye brugere samt at blokere internettet under eksamen eller lign. Samtidig gør UMS det også nemt at registrere fravær via web eller app samt løse andre administrative opgaver, så underviserne får mere tid til at undervise. UMS GØR DET NEMMERE AT VÆRE STUDERENDE Med UMS er det nemt at være studerende, fordi en lang række af relevant skole information er let tilgængeligt. Studerende kan f.eks. se deres skema, lektier, karakterer og fraværs status via både web og app. Det er også muligt at få besked på telefonen, hvis der er skemaændringer eller anden vigtig information. På den måde er det nemmere at holde sig opdateret og tilknytningen til skolen styrkes. Vil du vide mere om UMS, så besøg og se videoen Hvad er UMS?. 4

5 Frontend og backend Forskellige brugerinterfaces til forskellige brugere SYSTEMETS OPBYGNING UMS er delt op i to dele: en Frontend-del og en backend-del. Backend-delen henvender sig til skolens IT-afdeling og her kan man, via den grafiske UMS configurator, bestemme, hvordan man ønsker sine brugere oprettet og vedligeholdt. Herfra kan der også integreres til Office 365, Sharepoint LMS, Fronter, UNI-login, Exchange og Google Apps samt meget andet. Frontend-delen er en selvbetjeningsportal, der primært henvender sig til undervisere, administrative brugere og elever. Her kan en underviser fraværsregistrere, nulstille en elevs password, sende sms er, blokere internet, udskrive flettebreve, oprette gæstebrugere samt meget andet. Elever kan ændre kontaktinformationer, se skema, skifte deres password m.m. alt afhængigt af den valgte modulpakke. UMS INTEGRATIONER UMS integrerer med de fleste af de systemer og datakilder, der bruges på landets skoler. De mest populære integrationer kan du se nedenfor. Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide, hvilke UMS integrationer der findes til andre systemer. Cloud STiL / Uni-login Office 365 SharePoint Google apps Wizdom Datakilder EASY-C LUDUS STADS SIS Lectio Tabulex KMD Elev Navision m.fl. Microsoft systemer Active Directory Exchange LMS systemer Fronter Sharepoint LMS Moodle Canvas Info fra bruger Mobil Kort data Andre systemer Casepoint PAS Equitrac PCounter PaperCut Integra Reindex Safeticket DAM UCFMD PURE Buanco Elbek og Vejrup Fagsystem Study Quiz Parkzone 5

6 UMS Fraværsregistrering Nemmere registrering, statistik og SMS Registrer nemt elevernes fravær i det overskuelige brugerinterface FOREBYG OG FORMINDSK FRAVÆR Brugervenligt web interface Alle data er ved hånden for skolens ledelse, studieadministration, studievejledning og undervisere i et statistisk interface Adskilt portal, hvor forældre eller andre kan følge med Undervisere kan indsætte noter ved hver enkelt elev, som kan læses af andre med adgangsrettigheder Undervisere kan fraværsregistrere for flere lektioner eller en hel dag ad gangen, hvis dette er relevant Elevens SMS (sygemelding) kan ses via web interfacet Er klassen på studietur, eller er en underviser på barsel, kan skolens administrative personale opsætte undtagelser, når der ikke skal fraværsregistreres HVAD KOSTER EN TABT ELEV? UMS Fraværsregistrering er et redskab til uddannelsessektoren, der gør det nemt at holde styr på fravær. Via et brugervenligt interface har skolens ledelse, studieadministration, studievejledere og undervisere al data om elevernes fravær til rådighed. Alle data er live og den indsigt de giver, gør det muligt gøre en aktiv indsats over for elever ganske tidligt i forløbet, så fravær forebygges og formindskes. PISK DEM MED EN GULEROD Allerede få minutter efter der er registreret fravær, vil de fraværende elever opleve en reaktion fra skolen; Eleverne modtager staks en automatisk genereret SMS fra skolen omkring det manglende fremmøde. Retorikken i SMS en er positiv og i øjenhøjde, så eleverne lokkes tilbage til timerne. Hver SMS er forskellig så de virker personlige. Der er lagt vægt på den gode tone i UMS Fraværsregistrering. Frem for et hævet øjenbryn, inviteres eleven tilbage til timerne. Du kan styrke kontakten ved at tilpasse og personliggøre SMS beskederne fra skolen i backend delen. Jo mere relevant kommunikationen til eleven er, desto større er effekten. Pointen er at skabe stærkere tilknytning til skolen og at få eleven tilbage i klasselokalet så hurtigt som muligt. Understøtter kortsystem, hvor man kører kort gennem terminal for fremmøde Forskellige SMS er hver gang en elev ikke dukker op, så det virker mere personligt Få helt præcise oplysninger, idet alt er live data 6

7 OMFATTENDE STATISTIK INTERFACE GIVER OVERBLIK. OVERBLIK OG EFFEKTIVITET VIA STATISTIK Det statistiske interface viser live data og giver derfor et præcist billede af elevernes fremmøde. Statistikken kan bruges af skolens ledelse, undervisere og studieadministrative personale samt af forældre og elever til at få overblik og være på forkant med udviklingen i fraværet. Har man en samtale med en elev angående fravær, kan elevens statistik åbnes og bruges aktivt under samtalen. HURTIGT OG NEMT: FRAVÆRSREGISTRERING I APP EN Den allerhurtigste løsning i hverdagen er at fraværsregistrere via UMS Skole App. I stedet for at skulle starte computeren op, kan underviseren hurtigt tage mobilen frem, fraværsregistrere og skabe sig et overblik over klassen. Det er enkelt og nemt, og det betaler sig at være bevidst om tidsressourcer. Hvis hver underviser kan spare minutter pr. gang der fraværsregistreres i UMS, bliver det hurtigt til mange timer på et skoleår. SYGEMELDING PÅ SMS SOM AUTOMATISK REGISTRERES I UMS Elever, samt forældre til syge elever, kan indsende en sygemelding via SMS ved brug af det mobilnummer, som skolen har registreret for eleven. Det vil sige, at det ikke er nødvendig at ringe til skolen og melde sig syg eller at skrive forklarende SMS er til underviseren. Sygemeldingen registreres automatisk i UMS og fremgår af fraværsstatistikken. Underviseren kan se sygemeldingen i systemet, når timen starter, og eleverne skal afkrydses som fremmødte eller fraværende. Underviseren kan indsætte noter om eleven, som kan ses af andre, relevante undervisere, såfremt de har rettigheder dertil. SÅ SKAL DU BLOT MARKERE ELEVERNE FRAVÆRSREGISTRERING: BASIS, UDVIDET OG KORT Basis: Fraværsregistrering via Web og tilbageskrivning til Studie administrativt system (hvis understøttet) Udvidet: SMS-udsendelse, statistik og forældreportal Kort: Integration med kortsystem til komme/gå-registrering 7

8 Forældre Portalen Følg fravær, skema og karakter Du mister ikke kontakten eller overblikket under skoleforløb OVERBLIK OVER DEN STUDERENDES FORLØB Forældre Portalen er vores stærke nyhed, der tillader forældre, værge, arbejdsgiver, sagbehandler og mester at følge den studerende under hele skoleforløbet. Overblikket bevares og den studerende er i sikre hænder. Du kan logge på og se den studerendes skema, fravær og karakterer. Det hurtige overblik over den studerendes status er uvurderligt og sparer dig for tid og bekymring. Du bliver notificeret, når der sker noget nyt og du kan have flere studerende tilknyttet din brugerprofil på samme tid. BINDELED MED DIG OG DINE STUDERENDE Når den studerende er i skoleforløb, kan du holde dig opdateret via Forældre Portalen, hvad enten du er den studerendes forældre, værge eller mester. Du kan følge med i skoleforløbet og se, hvor godt det går, tjekke fremmøde, skema og karakterer. Allerede 5 minutter efter den studerende er registreret som fraværende sender skolen en SMS omkring fraværet. FORDELE VED FORÆLDRE PORTALEN Forældre Portalen virker både til forældre og til mester. Den indeholder blandt andet: 8 Hurtigt overblik - uden behov for konstant kommunikation Det lille blå eventflag indikerer, at der er sket nye hændelser for den studerende. Abonner på daglig SMS eller ugentlig med info To-trins-godkendelse - Aktivt mobilnummer og forældre skal være tilknyttet eleven i det administrative system Når du opretter dig: Indtast ganske simpelt eller mobilnummer. Du modtager pinkode, og du er oprettet. Lettere kan det ikke gøres Udviklet i responsive design til alle typer devices Du kan se elevens skema, fravær, lektier og karakterer Skolen kan planlægge udfra, at information om eleven er tilgængelig for forældre med videre uden at skulle kommunikere ydderligere Du kan have alle dine elever tilknyttet din profil Du kan vælge at modtage SMS, når den studerende ikke er mødt op i skole

9 Eksamenshåndtering Administration af eksamener Administrer nemt en eksamen, helt uden at involvere IT-afdelingen INGEN PANIK - EKSAMEN FORLØBER LET Med UMS Eksamenshåndtering styres rettigheder til eksamen automatisk, så eleverne kun ser de drev og eller internet, der er relevante for dem i eksamenssituationen. Der kan også gives adgang til specielle eksamensdrev. Undervisere kan uploade materiale til brug ved eksamen til eksamensdrev, hvilket gør forberedelse og eksamensforløb enkelt og ligetil. HVEM KAN HÅNDTERE EKSAMEN Skolens administrative personale og undervisere kan håndtere en vifte af opgaver med eksamen uden at skulle involvere it-afdelingen. Det eneste, der kræves er, at der opsættes grupper, der har adgang til at håndtere eksamen. OPRET, RET ELLER OVERFØR EKSAMENER PÅ WEB Via det brugervenlige webinterface, kan brugeren håndtere eksamen fra start til slut. Når du åbner Eksamenshåndtering, får du en enkelt og overskuelig menu frem, som lader dig rette en eksisterende eksamen, oprette en ny eksamen, samt fjerne eller overføre en eksamen. Eksamener, som er oprettet i Easy, vises i listeform og kan overføres blot ved 2 klik. FORDELE VED EKSAMENSHÅNDTERING Eksamenshåndtering tjener sig hurtigt hjem: Adgang til et specielt eksamensdrev med filer til eksamensbrug Adgang til hjemmedrev/fællesdrev adgangssystem Bloker internet under eksamen, helt eller delvist Eleverne bruger samme login som de bruger til dagligt Sparer tid og ressourcer på administration Eksamen sat i system giver overblik og ro til personalet Administrationen lettes betragteligt, når opgaverne ikke skal håndteres manuelt Eksamensregler skal accepteres via pop-up vindue, når eksamen påbegyndes Få ryddet op. Eksamener kan nemt fjernes fra systemet igen Undgå stress og jag ved eksamenstid, idet forberedelse kan ske i god tid Gør det let at være velforberedt NYE FEATURES Eksamen kan forlænges, selvom den allerede er påbegyndt. Det vil sige, at der kan redigeres i igangværende eksamener. Derudover kan der også tildeles printere til eksamen. 9

10 Moduler med SMS-funktion Stor ressourcebesparelse & fantastisk elevservice Med vores SMS løsning har skolen mulighed for at kommunikere med eleverne på deres fortrukne måde. Det betyder, at eleverne oplever langt bedre service og altid er opdaterede med information og skemaændringer mv. fra skolen. UMS SMS-løsningen er bygget op omkring et flat-rate SMS-abonnement, som skolen køber hos sin nuværende teleudbyder. Det betyder fri sms, da man kan købe flatrate helt ned til 20 kr. pr. måned via SKI/FM aftaler. SMS ABONNEMENT Med dette modul kan den studerende tilmelde sig en SMS-service med hhv. automatisk tilsendt skema valgfri antal timer før 1. lektion, skemaændringer, generelle nyheder fra skolen og nye karakterer. SMS BEREDSKAB Når det pludselig bliver alvor. SMS Beredskab skal forhåbentligt aldrig aktiveres, men det betaler sig at være forberedt. SMS Beredskab giver hurtig og effektiv varsling ved skoleskyderier, bombetrusler, brand m.m. Når det bliver alvor skal alle have besked. Fremgangsmåden skal være så enkel og gennemskuelig som overhovedet muligt. Modulet er adskilt fra vores andre SMS tjenester for at sikre mod fejlaktivering. En given krisesituation kan håndteres øjeblikkeligt og virksomt. Alle får besked på SMS, når det gælder. Understøtter direkte besked til rette myndigheder. SMS ELEVPLAN Med inlogics SMS Elevplansmodul får eleven mulighed for at sygemelde sig via SMS. Elever vil altid kunne kommunikere med det samme SMS-nummer, uanset om det er SMS til Elevplan eller UMS. SMS KARAKTER Ved at sende en SMS med ordet karakterer til skolens SMS gateway, får eleven automatisk en SMS tilbage med de seneste karakterer. (Inkluderet i modulet Karakter ). SMS PASSWORD SMS Password gør det muligt for eleven at nulstille sit eget password blot ved at sende en SMS til institutionens gateway - Det er naturligvis også muligt i weekenden! SMS SEND Med modulet kan I sende SMS til de studerende ved ændringer, såsom aflysninger og lokaleflytning. Det er også muligt at svare tilbage. De studerende står selv for registrering og vedligehold af mobilnumre. Det er en ren IP-baseret løsning, så der er ingen krav om server. SMS SKEMA Ved at sende en SMS med ordet skema til skolens gateway, sendes en SMS med dagens skema automatisk retur. SMS VELKOMST Gør en ekstra indsats for jeres nye elever/studerende med en velkomst på SMS. - Når en bruger er oprettet, sendes en velkomst-sms automatisk - Eleven har dermed login-info på mobilen i tilfælde af glemt login - Øger tilknytning til skolen fra første dag og mindsker frafald - Sender signal om at være en moderne skole med skarp IT-profil - I har selv mulighed for at sammensætte teksten og linke til f.eks. intranet. 10

11 SMS Abonnement SMS Service til gavn for alle på skolen Gør det muligt for eleverne at få dagens skema, skemaændringer, nyheder og karakterer automatisk på SMS. OFTE ER DET BLOT EN SMS, DER SKAL TIL Eleverne vil elske jer for SMS Abonnement. Og det man sender ud, får man igen. Eleven modtager sit skema og ændringer dertil, når det passer dem. I får til gengæld velforberedte elever, der møder op til rette tid og sted. Det er ren win-win. HUSKER DU? Fra egen skoletid kender de fleste nok fornemmelsen af at møde til et tomt lokale, fordi man ikke vidste, at skemaet var blevet ændret. Man gik glip af timen, og det var jo ærgeligt. I dag kan skolen let slippe for forvirring og for elever, der misser undervisiningen, fordi de ikke har opdaget skemaændringer, ved at gøre en aktiv indsats med SMS Abonnement. ALTID FORBEREDT Helene modtager sit skema på mobil hver morgen 1 time før første lektion. Det passer lige med, at hun pakker tasken, inden hun forlader huset. Leo får sit skema tilsendt 3 timer før skolestart, da han har lang transporttid, og det er praktisk at være opdateret, inden han tager hjemmefra. MÆRKBARE FORDELE VED SMS ABONNEMENT SMS Abonnement tjener sig hurtigt hjem: TIPS & TRICKS Slip for at eleverne misser undervisningen, fordi de ikke har opdaget skemaændringer Administrationen lettes betragteligt, når brugerne er opdaterede og velinformerede Push aktuelle nyheder ud til eleverne Eleverne vælger selv, hvornår de vil have skema og skemaændringer tilsendt Eleverne vil have deres karakterer, så snart de er frigivet. Det får de via SMS Abonnement Skolen imødekommer eleven, så engagementet og motivationen øges Gør det let for eleverne at være velforberedte Eleverne tilvælger selv information, hvilket styrker kommunikationens effekt Sender signal om at være en uddannelse med en skarp it-profil og elevservice i top Elever ændrer selv mobilnummer Vi anbefaler også andre SMS moduler for eksempel SMS Velkomst, SMS Beredskab og SMS Password. 11

12 SMS Beredskab Når det bliver alvor, skal alle have besked SMS Beredskab skal forhåbentlig aldrig aktiveres, men det betaler sig at være forberedt. NÅR DET PLUDSELIG BLIVER ALVOR SMS Beredskab giver hurtig og effektiv varsling ved brand, bombetrusler, skoleskyderier og andre krisesituationer. MODULET ER ADSKILT FRA DE ØVRIGE SMS TJENESTER Når det bliver alvor, skal alle have besked. Fremgangsmåden skal være så enkel og gennemskuelig som overhovedet muligt. For at undgå forveksling med andre SMS skabeloner, har vi lavet SMS Beredskab som et separat modul, der kan håndtere en given krisesituation øjeblikkeligt og virksomt. Når du åbner modulet for at slå alarm, bliver hele skærmen rød for at gøre dig opmærksom på, at alle på skolen får din besked. Understøtter direkte besked til rette myndigheder Alle får besked på mobilen, her og nu Imødekommer Undervisningsministeriets retningslinjer vedr. advisering af elever og ansatte i tilfælde af en krisesituation Giver tryghed til alle på skolen og deres pårørende Skolen definerer på forhånd, hvilke personer der har adgang til SMS Beredskab Nem editor med prædefineret tekst, som er næsten klar til afsendelse Hele skærmen bliver rød, når du åbner modulet, så du ikke forveksler SMS Beredskab med andre SMS skabeloner. TIPS OG TRICKS Alle på skolen samt elevernes forældre bør vide, hvordan skolen slår alarm og tager hånd om eventuel krisesituation. Test jeres alarmberedskab igen og igen. Og husk at den rette information på det rette tidspunkt kan redde liv. EVAKUERINGSBESKED MODTAGET VIA SMS 12

13 SMS Password Eleven kan nulstille sit password uafhængigt af tid og sted Med SMS Password er brugeren hurtigt videre - og slipper for ventetid. GLEMT PASSWORD SMS Password gør det muligt for brugeren at nulstille sit eget password blot ved at sende en SMS. Det er naturligvis også muligt uden for skolens åbningstid, selv i weekender og ferier. MÅLRETTET KOMMUNIKATION SMS Password møder brugerne, hvor de er; på mobilen. Det højner elevservicen og giver tilfredse, selvhjulpne elever. GLEMT LOGIN: INTET PROBLEM Anne er taget i forældrenes sommerhus i denne weekend for at skrive hovedopgave. Til sin store ærgelse opdager Anne, at hun har glemt sit password. Åh, nej, det er lørdag, og skolens IT-personale kan først kontaktes mandag. Hvordan kommer Anne videre? Hun sender ganske enkelt en SMS, hvor der står kodeord. Sekunder senere tikker en SMS med kodeordet ind på mobilen. Annes studieweekend er reddet og hun kan arbejde videre med det samme. Mandag morgen venter der ingen beskeder fra Anne, som IT-afdelingen skal tage sig af. MÆRKBARE FORDELE VED SMS VELKOMST SMS Password er en rigtig fornuftig investering: Spar ressourcer på ikke at skulle involvere IT-afdelingen, hver gang en bruger glemmer sit password Eleverne bliver selvhjulpne og kan hurtigt komme videre Elevernes tilfredshed med skolens digitale services øges markant Der frigives tid for IT-afdelingen, som i stedet kan varetage andre opgaver SMS Password er tilgængelig døgnet rundt, uanset hvor eleven befinder sig IT-afdelingen kan med configuratoren opsætte, hvordan kodeordet skal resettes f.eks. med løbenummer eller random 13

14 SMS Velkomst Nye elever bydes velkommen, så snart de er optaget på skolen SKAB TILKNYTNING FRA STARTEN Med SMS Velkomst kan skolen nemt og effektivt indlede den første og umådeligt vigtige kommunikation med nye elever. Så snart en elev er optaget på skolen og vedkommende er oprettet i skolens system, bliver der automatisk sendt en SMS, som byder eleven velkommen. Dermed etableres elevens tilknytning til skolen og det kan mindske frafald ved studiestart. EFFEKTIV KOMMUNIKATION SMS Velkomst møder brugerne, hvor de er; på mobilen. Modsat brevet i postkassen, bliver SMS en lynhurtigt modtaget og læst, og den nye bruger guides videre til skolens IT-system med deres nye login oplysninger. SMS en er tilgængelig og lige ved hånden til senere brug. VELKOMSTBESKED MODTAGET VIA SMS Skolen bestemmer selv, hvad velkomst SMS en skal indeholde, f.eks. en velkomsthilsen, log-in oplysninger til skolens IT-system og link til skolens hjemmeside. Det er naturligvis også muligt lave flere forskellige velkomst SMS er og dermed imødekomme flere forskellige hold eller uddannelsesretninger. GLEMT LOGIN: INTET PROBLEM Skulle en ny bruger gå hen og glemme sit password, kan det altid findes i velkomst SMS en, såfremt password ikke er ændret. På den måde kan skolen spare ressourcer på ikke at skulle involvere IT-afdelingen, hver gang en bruger glemmer sit password. Bed eventuelt nye brugere om at gemme SMS en, så de altid kan gå tilbage og finde deres brugernavn og password. MÆRKBARE FORDELE VED SMS VELKOMST Der er mange gode grunde til at bruge SMS Velkomst: Skolens velkomsthilsen møder eleverne på deres foretrukne medie, så beskeden hurtigt bliver modtaget og læst Modulet introducerer nye elever for de mest nødvendige informationer og I sikrer jer derved, at nye brugere tager skolens teknologi til sig allerede fra første færd Administrationen lettes betragteligt, når brugerne møder velinformerede op ved skolestart Frafald ved uddannelsesstart mindskes - det har sin effekt på bundlinjen Login-oplysninger kan genfindes via velkomst SMS en, hvis ny bruger skulle glemme sit password Beskeden sender et signal om at skolen har en skarp IT-profil og elevservicen er i top I kan selv sammensætte velkomstteksten, der kan indeholde op til 800 tegn Der kan laves flere forskellige velkomst SMS er, f.eks. for at imødekomme forskellige uddannelsesretninger I sparer penge på både porto og velkomstbrev 14

15 UMS Velkomst Byder nye brugere velkommen til skolen UMS Velkomst er en goder en god UMS Velkomst måde at måde sikre, at at sikre, nye at nye brugere har den rette brugere har den rette information fra starten. information fra starten. KOM SIKKERT FRA START Med UMS Velkomst kan I nemt samle al relevant information til nye brugere på ét sted, så brugerne kommer godt fra start. Den indledende kommunikation mellem skolen og de nye brugere er umådelig vigtig og derfor kan I med fordel bruge velkomstportalen til at byde elever, kursister og ansatte velkommen. GUIDE NYE BRUGERE PÅ RETTE VEJ Via velkomstportalen bliver nye brugere mødt af eksempelvis fem sider, som introducerer brugeren for de mest nødvendige informationer. Det er med til at sikre, at nye brugere tager skolens teknologi til sig allerede fra første færd. I bestemmer selv, hvor mange sider og hvad velkomsten skal indeholde, ligesom I også selv bestemmer sidernes design. Sæt velkomstes design op fra bunden eller eller brug en af de prædefinerede velkomstskabeloner Der er preview funktion Style velkomstportalen i skolens design og få mere ud af jeres branding IDÉER TIL SIDER I VELKOMSTPORTALEN Velkomstportalen er 800*600 pixels i størrelse og kan derfor ses i alle browsere. FORDELE VED AT BRUGE UMS VELKOMST Indbydende forside og velkomst til skolen Tilmelding til digitale services, såsom SMS Abonnement, hvor brugeren modtager skema, skemaændringer, nyheder, lektier og karakterer via SMS Opdater brugerinfo og kontaktoplysninger, upload billede, foretag førstegangsændring af password Introduktion til skolen, eksempelvis via video Direkte link til skolens online systemer såsom bibliotek, APP, LMS system eller administrativt system Accept af IT-regler MEGET AF ARBEJDET ER ALLEREDE GJORT I EDITOREN Editoren er en WYSIWYG-editor (what-you-see-is-what-you-get), som du kan bruge uden at vide noget om at kode. Foretrækker du at arbejde i i HTML i editoren, er det selvfølgelig også muligt. Skolen kan let målrette velkomsten, så den bliver relevant for brugerne og skaber tilknytning allerede inden uddannelsens start. Siderne i velkomstportalen kan ikke springes over, hvilket sikrer, at brugeren bliver præsenteret for al informationen Nye brugere introduceres for skolens teknologi f. eks. UMS Skole App Brugeren kan tilmelde sig SMS services Førstegangsindstillinger løbes igennem og ændres af brugeren selv Password kan ændres uden at involvere it-afdelingen Administrationen lettes betragteligt, når brugerne møder velinformerede op ved skolestart Flere sprog: Velkomstportalen kan oprettes på både dansk og engelsk Mulighed for at oprette flere velkomstportaler og således tilpasse uddannelsesretning Førstegangsindstillinger løbes igennem og ændres af brugeren selv Password kan ændres uden at involvere it-afdelingen Brugeren skal acceptere skolens IT-regler for at komme videre I opnår en økonomisk gevinst i form af sparet porto og velkomstbreve 15

16 UMS Skole App Få jeres helt egen app med skolens farver og logo App på iphone App på Android App på Windows Phone APP EN FÅS TIL BÅDE IPHONE, ANDROID OG WINDOWS PHONE Altid opdateret skema 16 Nyheder fra skolen Hold styr på fravær Studiekort

17 MÅLRETTET BRANDING Med en tilpasset UMS Skole App, møder I de studerende på deres hjemmebane. App en gør det nemt for de studerende at holde sig opdaterede på og interesserede i skolen og de tiltag, I laver. FORDELE VED UMS SKOLE APP Der er mange fordele ved at få jeres egen, tilpassede UMS Skole App: Viser at skolen har en skarp IT-profil Imødekommer eleverne via deres foretrukne kommunikationsform Gør eleverne selvhjulpne Øger tilknytningen til skolen Designes med jeres farver og logo Er simpel og hurtig at installere Opdateres nemt til nye versioner Lækkert og brugervenligt design Er et klart konkurrenceparameter for jer som skole Får til både iphone og Android samt Windows Phone (begrænset funktionalitet) MULIGHEDER I UMS SKOLE APP Som udgangspunkt giver UMS Skole App mulighed for at se skema og karakterer, samt for at læse nyheder fra skolen. Vil I have endnu mere ud af app en, kan I tilkøbe moduler, der giver ekstra funktionalitet. Læs mere om mulighederne i UMS Skole App her: NYHEDER Via nyhedesfunktionen kan de studerende nemt følge med i, hvad der rører sig på skolen og holde sig opdaterede omkring nye arrangementer, tiltag med videre. Nyheder kan automatisk hentes fra jeres hjemmeside eller fra Facebook. Vi har også et nemt interface til at lægge nyheder i app. Fraværsregistrering SKEMA Med skemafunktionen har de studerende altid et opdateret skema lige ved hånden. Den grafisk overskuelige og intuitive kalender giver hurtigt overblik over skemaet og det er muligt at vælge i mellem dags-, uge- og månedsvisning. KARAKTER Via karakterfunktionen modtager den studerende sine seneste karakterer, så snart de frigives. FRAVÆRSREGISTRERING Med app en kan lærerne klare fraværsregistreringen både hurtigere og nemmere, end på en computer, der først skal startes op. Hvis alle lærere kan spare minutter, hver gang der fraværsregistreres, løber det hurtigt op i mange timer DIT FRAVÆR Under Dit Fravær kan de studerende altid holde sig opdaterede med deres eget fravær. LEKTIER Med app en får eleverne nemt overblik over deres lektier, som både vises i en samlet lektievisning og via noter på skemabrikkerne. LINKS Links til skolens IT-systemer og andre relevante sider. PARKZONE Som noget nyt kan vi nu tilbyde integration til Parkzone, så studerende og ansatte nemt kan få parkeringstilladelse til skolen, uden at skulle forbi receptionen først. Tilladelsen opnås ved at indtaste bilens registreringsnummer via app en. STUDIEKORT Skolen sparer at lave studiekort da det findes i app en. Så har eleven altid det ved hånden. Plus det er valideret at eleven går på uddannelsen. SKOLEINFO Som noget helt nyt, kan du snart læse om skolens forskellige uddannelser, finde information om afdelinger på skolen og andre gode fakta via app en. DINE INFORMATIONER Under Dine Informationer er det muligt at opdatere kontaktoplysninger og præferencer. De studerende kan f.eks. vælge at abonnere på skemaændringer, så de automatisk får besked i tilfælde af aflyste timer eller lokaleændringer. Via app en kan brugerne også enten uploade billeder af dem selv eller tage selfies og tilføje dem til deres brugeroplysninger. 17

18 UNI-Login moduler Modulerne købes enkeltvist STiL / Uni-login Datakilder EASY-C LUDUS STADS SIS Lectio Tabulex KMD Elev Navision m.fl. Microsoft systemer Active Directory Exchange TRE MODULER TIL STIL, DER SPARER TID VED AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER UNI-LOGIN Dette modul henter brugeroplysninger fra STIL og kæder dem sammen med data fra det studieadministrative system, så brugerne kan beholde deres eksisterende UNI-login. UNI-C DATA PROVIDER Dette modul opretter automatisk Uni-Logins til brugere, der ikke allerede har UNI-Login. Modulet leverer data retur til STIL, så der oprettes rigtige UNI-Logins til f.eks. kursister. STiL genererer UNI- Logins på baggrund af de sendte oplysninger og UMS henter dem retur. UNI-SYNC 2-VEJS Dette modul synkroniserer passwords mellem AD og STIL. På den måde undgår I problemer med, at studerende skal huske flere passwords. Skiftes password i AD, UMS eller hos STIL, så synkroniseres det mellem systemerne. UNILogin er et digitalt ID for børn, unge og ansatte på institutioner, som giver adgang til nationale tjenester og en lang række pædagogiske services og online læremidler. UNILogin kan bruges både til gratis webtjenester og til webtjenester, som institutionerne kan abonnere på. Institutionerne benytter ofte UNILogin til adgangsstyring på lokalnet, intranet, trådløse net, skytjenester og andre webløsninger, hvor brugerne skal sikres nem adgang. UNI-Login leveres af STIL, Styrelsen for IT og Læring, der tidligere hed Uni-C. 18

19 Sygemelding til ansatte Registrering af sygefravær samt statistik for skolens ansatte på tværs af afdelinger SYGEMELDING VIA UMS WEB AUTOMATISK NOTIFICERING VED SYGEMELDING Det er en kompleks opgave at håndtere sygefravær for skolens personale på tværs af afdelinger, men med UMS bliver det gjort enkelt og overskueligt. Med Sygemelding for Ansatte automatiseres processen omkring sygemelding, så der spares arbejdsgange hver eneste gang en ansat melder sig syg. Det sparer både ressourcer og mindsker arbejdspresset for det administrative personale. NÅR EN ANSAT MELDER SIG SYG Med modulet Sygemelding for Ansatte, kan ansatte melde sig syg ved at sende en SMS eller bruge webportalen. Når sygemeldingen registreres, danner systemet en , som automatisk sendes ud til de rette personer og afdelinger, der har brug for at blive notificeret om sygemeldingen. Hvem der skal have besked ved sygemelding, bestemmer I selv. Hvis en underviser melder sig syg, kan systemet automatisk give besked til eksempelvis teamlederen, skolelederen og lønafdelingen, ud fra de indstillinger, der er sat for den afdeling underviseren tilhører. TILPAS INDSTILLINGER FRA START. DEREFTER BLIVER DET LET For at tilgodese både store og små skoler, er indstillingsmulighederne gjort meget brede. Hele opsætningsarbejdet foregår via det brugervenlige og overskuelige frontend interface og dermed kan administrationen kan udføre langt mere, uden at involvere IT-afdelingen. OPRET, RET OG SLET SYGEMELDINGER VIA ADMINISTRATIONSINTERFACE Sygemelding kan også oprettes på vegne af andre. Hvis en ansat eksempelvis ringer ind og melder sig syg, kan det administrative personale let registrere sygemeldingen i det brugervenlige interface. MÆRKBARE FORDELE VED MODULET Der er mange fordele ved at bruge modulet Sygemelding for Ansatte: Sygemelding klares hurtigt via SMS og web De relevante afdelinger og personer får hurtigt notifikation omkring sygemeldingen Skolen sparer ressourcer fordi de daglige arbejdsgange ved registrering af fravær effektiviseres Administrationsinterfacet indeholder også statistik, så det er nemt at få overblik over personalets fravær på alle ledelsesniveauer Systemet registrerer fravær ved sygdom, barnets første sygedag samt 7, 14, 21 og 28 dages fravær. SYGEMELDING VIA SMS 19

20 Office 365 Sync Automatisk integration til Office 365 INTEGRATION TIL MICROSOFTS CLOUDBASEREDE LØSNING, OFFICE 365 AUTOMATISK BRUGEROPRETTELSE I SKYEN Med modulet Office 365 Sync kan I integrere jeres studieadministrative system med Microsofts cloud-baserede løsning, Office 365, helt automatisk. Modulet integrerer fra Easy-C, STADS, LUDUS, SIS, LECTIO, KMD ELEV og Tabulex, ligesom der også integreres med UNI-Login. Vi håndterer allerede over brugere i Office 365 i Danmark og tallet vokser stødt. SLIP FOR TRIVIELLE, MANUELLE OPGAVER Office 365 Sync er et godt værktøj til IT-afdelinger, der vil spare tid på manuelle opgaver. Modulet integrer til jeres studieadministrative system og sørger for automatisk oprettelse og vedligeholdelse af brugere i Office 365. Via modulet kan brugere oprettes med deres UNILogins. Med ADFS kan Office 365 Sync synkronisere elevernes brugernavne og password med deres UNI-login eller AD login, så de kun har ét brugernavn og password til skolens forskellige IT-systemer. FORDELE VED OFFICE 365 SYNC Office 365 Sync tjener sig hurtigt hjem, fordi det giver jer: Automatisk oprettelse og vedligeholdelse af brugere i skyen Automatisk synkronisering af brugernavne og password med UNI-Login Korrekt opsætning af licenser og sprog Automatisk oprettelse i Azure AD Mulighed for at oprette sikkerhedsgrupper, f.eks. ud fra hold Mulighed for at vælge hvilke funktioner, der er aktive i Office 365, f.eks. Skype og Yammer Bemærk: Modulet i sig selv kræver ikke ADFS eller Dir Sync. Kun hvis passwords skal synkroniseres fra Office 365, er ADFS nødvendig. INTERESSERET? Vil du vide mere om UMS og modulet Office 365 Sync, så kontakt os på tlf eller send os en mail på salg@inlogic.dk. 20

21 Office 365 Skemabrikker Få mere ud af Office 365 OFFICE 365 SKEMABRIKKER OPRETTES AUTOMATISK PÅ BAGGRUND AF DATA FRA DET ADMINISTRATIVE SYSTEM OPDATERET KALENDER, OGSÅ PÅ MOBILEN Modulet opretter skemabrikker i Office 365 til ansatte og studerende, så de kan ses i kalenderen. Lokaler oprettes som rumressourcer, så brugere kan se om lokalerne er ledige og sende en forespørgsel til administrationspersonalet om at booke det. Brugerne kan tilgå kalenderen via web og synkronisere den til en smartphone, så de altid har en opdateret kalender inden for rækkevidde. I SKAL HAVE DEN BEDSTE INTEGRATION Modulet opretter, strukturerer og vedligeholder skemabrikker på baggrund af data fra skolens studieadministrative system. Skemabrikkerne kan farves, så man kan se, at de stammer fra administrationssystemet. På den måde er det nemt at se forskel på, hvad der er private aftaler og hvad der er skolerelateret. Via modulet kan brugere se holdnavne, lokaler, undervisere, lektier (kan kræve tilkøb) m.m. via web. Det er endvidere muligt at synkronisere kalenderen ned på en smartphone, så brugeren altid har en opdateret kalender i nærheden. FORDELE VED OFFICE 365 SKEMABRIKKER Der er flere gode grunde til at bruge Office 365 Skemabrikker: Glade brugere, fordi det opdaterede skema gør det nemt at holde sig up to date med ændringer. Skemaet kan synkroniseres ned på en smartphone, så brugeren altid har en opdateret skema i nærheden. Skemaet kan så tilgås hvor og hvornår brugeren ønsker det Mindre administration til IT-afdelingen Hurtig opsætning, så I hurtigt kan komme i gang med at bruge Office 365 Automatisk oprettelse af skemabrikker, på baggrund af data fra det studieadministrative system Kalenderaktiviteter oprettes i skyen, fremfor på jeres egne servere. 21

22 Office 365 UMS SharePoint Portal Læringsportal, linksamling, opgaver, intranet med mere Office 365 UMS SharePoint Portal er en løsning målrettet skoler, der ønsker en nem læringsportal. Ofte præsenteres elever og ansatte for meget avancerede løsninger, som kan det hele og lidt til, men som kan være svære at finde rundt i. Det laver vi om på med Office 365 UMS SharePoint Portal, der giver jer præcist hvad I har brug for, for at få det bedste ud af SharePoint, og intet mere. BRUG TIDEN MERE EFFEKTIVT Portalen er enkel og har en overskuelig opbygning, der gør den nem at bruge. På den måde undgår I forvirring og kan effektivisere tiden, så den kan bruges på læring, i stedet for på at navigere rundt i endnu et kompliceret system. I vælger selv om portalen skal se ud som ovenfor, eller om I foretrækker vores andet skin, der er udviklet specielt til folkeskoler. UNDERVISNINGSRUM Et undervisningsrum indeholder som udgangspunkt følgende værktøjer: 22 Beskeder Her kan underviserne give beskeder til holdets kursister. Kursisterne ser beskederne på intranettets forside, men kan også vælge at abonnere på beskederne, så de modtager en , når der oprettes en ny besked Afleveringsmappe, som gør det nemt for undervisere at give studerende opgaver for, ligesom den også gør det nemt at give feedback på modtagne opgaver. De studerende kan aflevere opgaver i mappen via drag and drop. Debatforum Her kan undervisere og kursister diskutere alt mellem himmel og jord Arbejdsplan Her kan underviserne lave en oversigt over hvilke lektier, afleveringer med mere, som kursisterne skal igennem i deres undervisningsforløb Undervisningsdokumenter Et dokumentbibliotek, hvor underviserne lægger alle typer undervisningsmateriale ud til kursisterne Links Linksamling til eksternt undervisningsmateriale Fællesdokumenter for kursister Her kan kursisterne samarbejde om projekter og lignende. Office 365 SharePoint løsning, der indeholder grupperum og intranet.

23 SKOLEN FÅR VELFUNGERENDE INTRANET Skolen opretter selv rum i intranettet. Der kan oprettes rum til undervisere, f.eks. et rum til alle undervisere i fransk. Ligeledes kan der oprettes rum til elever, f. eks. et rum til en given klasse. PÅ FORSIDEN SES På forsiden vises generelle nyheder til kursister og ansatte. Nyheder til ansatte kan ikke ses af kursister. Undervisningsrum oprettes automatisk af UMS. Her kan skolen blandt andet: Oprette grupperum Få velfungerende intranet Udsende nyheder til både skolens ansatte og elever Danne undervisningsrum - UMS opretter automatisk disse på baggrund af skolens administrative system Vise mine rum på forsiden - samt beskedliste fra dine rum Tilføje ekstra brugere på rum (ud over de automatisk oprettede). Gæsterum ses på forsiden Oprette linksamling Mine hold er de undervisningsrum, som UMS opretter. Intranetrum er manuelt oprettede rum. OPRET KLASSERUM I INTRANET Mine hold er en oversigt over - og en hurtig genvej til - de undervisningsrum man er tilknyttet. Beskeder til mine hold viser en oversigt over beskeder til alle de undervisningsrum, brugeren er tilknyttet. Oversigten er sorteret med den nyeste besked øverst, så man hele tiden er up-to-date. Mine intranetrum er en oversigt over - og hurtig indgang til - de rum, brugeren er tilknyttet, som ikke er deciderede undervisningsrum. Det kan være rum med vejledninger, generel studieinfo, faggrupperum, klubrum og lignende. Intranetrum oprettes manuelt af skolen. Beskeder til mine intranetrum viser en oversigt over beskeder til alle de intranetrum man er tilknyttet. Oversigten er sorteret med den nyeste besked øverst. Gør deling af information lettilgængeligt og overskueligt for alle. FÅ EN UFORPLIGTENDE DEMONSTRATION Vi udvikler løbende portalen, så der kommer flere funktioner til. Er du interesseret i at se portalen og dens funktions, så kontakt os. Vi kommer gerne ud og laver en demonstration, så du kan se, hvordan portalen kan hjælpe din skole. 23

24 m Ne int e n t io a r g Google Apps Sync Integration til Google Apps med UMS Via UMS databasen synkroniseres skolens brugere automatisk fra jeres administrative system eller UNI-C. AUTOMATISK BRUGEROPRETTELSE OG SYNKRONISERING UMS integrerer til Google Apps med modulet Google Apps Sync, som: Opretter brugere og deres konti Vedligeholder brugere i Google Apps dvs. dataændringer synkroniseres via UMS Synkroniserer passwords Sletter brugere automatisk i Google Apps INTEGRATION MED GOOGLE APPS SYNC GIVER HURTIGT ØKONOMISK GEVINST Med UMS sparer skolen ressourcer ved automatisering af mange manuelle processer. Slip for at programmere scripts til synkronisering af data Oprettelsen sker automatisk på baggrund af data fra det studieadministrative system og/eller Uni-C Integrationen kører via webservice Højner kvaliteten af IT-afdelingens workflow - alt foregår automatisk Integration med Uni-Login TIPS OG TRICKS Se også vores andre Google moduler; Google Drive Integration, Google Sites Integration og Google Apps Skemabrikker. INTERESSERET? Vil du vide mere om UMS og integrationsmodulet Google Apps Sync, så kontakt os på tlf eller send os en mail på salg@inlogic.dk. 24

25 Google Drive Integration Nem og hurtig integration til Google Drive SLIP FOR AT VEDLIGEHOLDE BRUGERES TILGANG MANUELT Google Drive er en populær Cloud Storage Service, som er gratis for skolen at bruge. Med Google Drive kan du gemme og arbejde med filer i skyen, så de er tilgængelige, uanset hvor du er. Men hvad sker der, når en hel skole eller et driftsfællesskab skal i skyen? Der dukker en lang række administrative opgaver op hos ITafdelingen. Opgaver, der kræver den rette opmærksomhed og prioritering. Før Google Drive tages i brug, skal brugere, hold og fag oprettes og struktureres. Derefter kommer det fremadrettede vedligehold. GOOGLE DRIVE INTEGRATION TJENER SIG HURTIGT HJEM Med UMS sparer skolen ressourcer ved automatisering af mange manuelle processer. Drev, fællesdrev, klassedrev med mere oprettes og vedligeholdes automatisk Mappestruktur oprettes og vedligeholdes for skolen opdelt i eksempelvis hold og fag Der er særlige afleveringsmapper som eleverne nemt kan aflevere opgaver i, via drag and drop De enkelte brugere tildeles adgang og rettigheder til de relevante hold og fag De automatiserede processer højner kvaliteten af IT-afdelingens workflow 25

26 Google Sites Integration Få mere ud af Google Frigør tid og ressourcer og tilbyd samtidig de bedste digitale services. SLIP FOR AT HÅNDTERE BRUGERTILKNYTNINGEN MANUELT Google Sites er en online service, hvor sites kan oprettes på forskelig vis, hvilket flere danske skoler i dag vælger at gøre brug af. Google Sites er omkostningsfrit at benytte, og der det praktisk og inkluderer ligeledes andre Google services såsom kalenderdeling, Google Talk og Google Docs. Der er adskillige site templates at vælge mellem. Der er settings til adgang og informationsdeling. Google Site er kort sagt en god tilføjelse til skolens digitale services, og både lærere og elever tager hurtigt Google Sites til sig. I SKAL HAVE DEN BEDSTE INTEGRATION Med Google Sites Integration får skolen automatisk integration og slipper derved for meget manuelt arbejde. Når I vil starte med Google Sites, medfølger det en lang række administrative opgaver i it-afdelingen. Det kræver, at skolen danner og vedligeholder sites for klasser og hold. Tilhørsforholdet til brugere, hold og fag, skal også fungere optimalt. Det skal oprettes og struktureres, og dernæst følger løbende vedligehold. GOOGLE SITES INTEGRATION TJENER SIG HURTIGT HJEM Med UMS sparer skolen ressourcer ved automatisering af mange manuelle processer. 26 Med vores integration oprettes klasse sites, hold sites med mere I Google Sites opretholder og vedligeholder UMS brugertilknytningsforholdet til sites og sikrer den rette tildeling af rettigheder Oprettelsen sker automatisk på baggrund af data fra det studieadministrative system og/eller Uni-C Integrationen kører via webservice De automatiske processer højner kvaliteten af IT-afdelingens workflow

27 Google Apps Skemabrikker Opdaterer og synkroniserer kalender Slip for det manuelle arbejde med synkronisering af data ALTID OPDATERET KALENDER Opdater Google Apps-kalenderen med skemabrikker til ansatte og studerende. Vores integration hedder Google Apps Skemabrikker og har flere funktioner: Opretter og vedligeholder brugernes aktiviteter Skemaerne er altid updaterede og dataene kan synkroniseres med kalenderen på en smartphone I undgår indtastningsfejl, fordi data hentes fra jeres administrative system INTEGRATION MED GOOGLE APPS SKEMABRIKKER TJENER SIG HURTIGT HJEM Med UMS sparer skolen ressourcer ved automatisering af mange manuelle processer: Slip for at skulle have flere systemer og arbejdsgange til det samme Oprettelsen sker automatisk på baggrund af data fra det studieadministrative system, f.eks. Lectio eller Easy-C Integrationen kører via webservice Bidrager til kvaliteten af IT-afdelingens workflow - alt foregår automatisk Kalenderen kan synkroniseres ned på en smartphone, så brugeren altid har en opdateret kalender indenfor rækkevidde Hvis en underviser har registreret lektier i et fag, kan de ses på skemabrikkerne. INTERESSERET? Vil du høre mere om UMS og integrationsmodulet Google Apps Skemabrikker. Kontakt os på tlf eller læs mere på 27

28 Massebrugere Opret midlertidige hold og kursister hurtigt og praktisk Opret nemt en gruppe unavngivne brugere OPRET MIDLERTIDIGE BRUGERE Med modulet Massebrugere bliver skolen mere effektiv i sin velkomst og håndtering af midlertidige brugere. Modulet er fordelagtigt, når skolen afholder eksamen, har kursister og hold, som har fordel af at være logget på skolens system. UMS modulet Massebruger gør oprettelse og håndtering gnidningsfrit og overskueligt. DET KLARES NEMT OG HURTIGT UDEN IT-AFDELINGEN Modulet gør det let for skolens personale at oprette unavngivne, midlertidige brugere med hver sit login. Det kræver ikke nogen forudsætninger; alle kan finde ud af modulet Massebruger. Man logger ganske simpelt på web og trykker Opret Massebrugere. Alle med rettighed dertil kan oprette midlertidige brugere uden at få assistance fra IT-afdelingen. RYD OP IGEN Værdien af at rydde op i brugerne i skolens system er ganske undervurderet. I UMS Massebruger kræver det blot 2 klik at sikre, at midlertidige brugere ikke fylder og roder. Via Massebruger oplysningerne på brugeren også redigeres, og der kan udskrives eller gemmes som CSV fil og meget andet. DEN ENKLE MENU GØR DET NEMT AT BRUGE MASSEBRUGER TIP Kombinér modulet Massebruger med modulet Gæstebruger. 28

29 Gæstebrugere Opret øjeblikkeligt gæstebrugere uden at involvere IT-afdelingen Navngivne gæstebrugere modtager en SMS med login info, når de oprettes i systemet OPRET GÆSTEBRUGERE Med modulet Gæstebruger bliver skolen mere effektiv i sin velkomst og håndtering af midlertidige brugere. Modulet er fordelagtigt, når skolen afholder eksamen, har kursister, har gæsteundervisere eller andre gæster, som har brug for at være logget på skolens system. UMS modulet Gæstebruger gør oprettelse og håndtering upåklageligt nemt og hurtigt. UDEN AT INVOLVERE IT-AFDELINGEN Modulet gør det let for skolens personale at oprette navngivne, midlertidige brugere. Alle kan finde ud af at bruge modulet; man logger bare på web og trykker på Opret Gæstebrugere. Alle med tildelte rettigheder kan oprette midlertidige brugere uden at få assistance fra IT-afdelingen. Gæstebrugeren modtager en SMS med brugernavn og password, når han eller hun er oprettet i systemet. RYD OP IGEN Værdien af at rydde op i brugerne i skolens system er ganske undervurderet. I UMS Gæstebruger kræver det blot 2 klik at sikre, at midlertidige brugere ikke fylder og roder. Via Gæstebruger kan du også redigere i oplysningerne til brugeren, udskrive eller gemme som CSV fil og meget andet. GÆSTEBRUGER HAR EN ENKEL OG OVERSKUELIG MENU TIP Kombinér modulet Gæstebruger med modulet Massebruger. 29

30 Lectio Sync Ét brugernavn og password ET BRUGERNAVN OG PASSWORD Modulet Lectio Sync opdaterer elevernes brugernavne og password med deres UNI-login eller Ad login, så de kun har ét brugernavn og password. Ændres brugernavn og password i Lectio, overskrives det af UMS. Det har den fordel at I sikrer jer, at jeres brugeres brugernavn og password i i Lectio er identisk med dét i AD eller UNI-Login. Det betyder, at brugerne kun skal huske på ét login. Via Brugerinfo modulet kan vi også opdatere med adresser og mobilnumre. Essensen af det hele er, at Lectio Sync synkroniserer brugerdata mellem UMS og Lectio. INTERESSERET? Vil du høre mere om Lectio Sync og måske vores andre moduler i UMS, så kontakt os på tlf Vi kommer også gerne forbi jer og giver en demonstration af, hvad UMS kan gøre for jeres skole. 30

31 UMS Frontend moduler Måske kan du også bruge... Vi har samlet vores øvrige moduler i små overskuelige bokse. Hele listen over moduler finder du i prislisten bagerst i brochuren. Frontend - moduler TIP: Find uddybende produktark på Funktionalitet til brugeren VORES VISION: INTEGRATION, AUTOMATISERING, SELVBETJENING OG KOMMUNIKATION Hos inlogic har vi altid haft fokus på, hvordan vi kan automatisere trivielle processer og gøre hverdagen nemmere for ansatte og elever på landets uddannelsesinstitutioner. UMS vedligeholder nu over brugere over hele landet. 31

32 UMS Frontend moduler AVANCERET CSV EKSPORT Brugervenligt værktøj til at definere templates, når der skal laves CSV Eksport. Ved hjælp af CSV filen kan data eksporteres til andre systemer. BRUGERINFO Giver brugeren mulighed for at ændre sit mobilnummer og definere hvilken mailadresse, brugeren vil modtage info fra skolen på. Skriver automatisk tilbage til flere administrative systemer. Viser desuden eleven, hvilke hold/fag denne deltager i. Brugere kan uploade billeder. Brugeren kan også bestemme, hvordan deres billede må bruges. BRUGERLÅS Giv de ansatte mulighed for at deaktivere/aktivere brugere ved brug af UMS web, uden at it-afdelingen skal indblandes. Der kan angives årsag til deaktivering - f.eks. ved forsøg på snyd, ulovlig aktivitet eller manglende betaling. FLETTEBREVE Udskriv flettebreve. Der er mulighed for selv at oprette alle de skabeloner, der ønskes. F.eks. telefonlister, it-politik, velkomstbreve, CSV-filer mv. FOTOBOX Med Fotobox kan skolens administrative personale tage billeder af eleverne med et webcam. På den måde skal billederne ikke efterfølgende godkendes og I kan undvære en fysisk fotoboks. GRUPPEOPRETTELSE Website hvor elever eller underviser selv kan lave grupper til f.eks. projekter eller tværfagligt gruppearbejde. Automatisk oprettelse af gruppefolder og distributionsgrupper. 32

33 UMS Frontend moduler INTERNETBLOKERING Giver underviseren mulighed for at blokere udvalgte holds/elevers brug af nettet i et givent tidsrum. Praktisk i undervisningen og under eksamen. Spærringen kan forudindstilles eller aktiveres med det samme, og kræver derfor ikke planlægning. IT-REGLER Via dette modul skal de studerende acceptere skolens itregler/-politikker, når de logger på første gang ellers kan de blive mødt af sanktioner. Med mulighed for opdatering og genudsendelse. KARAKTER Viser elevens karakterer på web. Desuden giver det også adgang til automatisk at få karakterer pr. sms, så snart karakteren er frigivet. LEKTIER Via modulet Skema Web kan en underviser giver elever lektier. Lektier sendes videre andre steder hvor eleven kan se sit skema (f.eks Office 365, Google Apps, skemaweb eller app.) LINKS Giver brugerne nem adgang til skolens mest benyttede ITsystemer og services, f.eks. LMS systemer, ordbøger, skolens sociale medier osv. Links kan både bruges i UMS Web og i UMS Skole App. PAPERCUT Slip for at oprette brugere i PaperCut og lad UMS håndtere tildeling af PaperCut kort til deres brugere. Lærere og admins har adgang til modulet, som giver PaperCut en tabel i databasen, hvor PaperCut ID kan fremsøges og giver oplysning om den studerendes brugernavn. Modulet har også en Find Ejer funktion, som finder PaperCut kort ejeren blot ved at skanne af kortet. 33

34 UMS Frontend moduler PASSWORD-KIOSK Brugerne kan selv resette passwords ved at indtaste deres CPR nummer. Det nye password genereres med det samme og vises på skærmen. Har skolen SMS Send er der også mulighed for at få det nye password tilsendt på SMS. PASSWORD-SELVBETJENING Skift password fra en hvilken som helst lokation. Kan også håndtere problematikken ved change password at next logon. PASSWORD-SKIFT Giver udvalgte brugere mulighed for at nulstille password for andre brugere. F.eks. kan en underviser nulstille en elevs/ eller password. Virker også på tværs af domæner. SKEMA WEB Viser skema for elever, undervisere, lokaler og hold på en nem og overskuelig måde i browseren. Der er dags-, uge- og månedsvisning. Skema Web tilgås nemt via nettet. Undervisere kan også sende sms eller blokere nettet ved klik på en skemabrik. UMS WEB Viser automatisk de aktiviteter brugeren er tilknyttet i UMS Web frontend. Giver mulighed for at anvende frontend modulerne. Vi har de bedste kunder... Find en reference, der repræsenter samme type skole som jeres på IT-Center Fyn valgte inlogic s UMS løsning så vi kunne introducere en ensartet, let og fleksibel single-sign-on løsning til vores årselever via UniLogin. Det er lykkedes og vi forventer tidsbesparelser for brugerne i forbindelse med login og mindskelse af support i følge med brugeroprettelser og vedligeholdelse. - Jens Ole Henriksen, Direktør, IT-Center Fyn 34

35 Backend - moduler Funktionalitet til IT-afdelingen UMS opretter dine brugere i Windows Active Directory med alle de rettigheder, der er nødvendige. AD ATTRIBUTTER Automatisk vedligeholdelse af AD-informationer, f.eks. Department, Company og Title. Statiske data eller importeret fra administrative systemer. BOSS INTEGRATION Integration med bogdepot systemet BOSS. UMS sørger autmatisk for at overføre information om brugere samt at vedligeholde dette. Desuden kan BOSS sende SMS er ud via UMS SMS løsning. CASEPOINT Integration til IT Leans SharePoint-baserede elektroniske salgs- og dokumenthåndteringssystem. Casepoint sikrer, at brugere automatisk har de rigtige rettigheder. DAM INTEGRATION Lægger automatisk billeder af ansatte og studerende over i Unik Pine Tree s produkt Digital Asset Management - DAM - med tilhørende metadata på billederne. 35

36 ELEARNINGFORCE SHAREPOINT LMS Integration til ELEARNINGFORCE s Sharepoint LMS-system. Automatisk oprettelse og vedligeholdelse af brugere, hold m.v. E&V FAGSYSTEM E&V Fagsystem er et ressourcestyringssystem. Det er beregnet til: - Planlægning og registrering af undervisernes tid - Registrering af administrative ansattes tid - Ferieregistrering - Sygdomsregistrering Det er et informationssystem, hvor ledelsen kan planlægge og efterfølgende få oplysninger om realiseret tid og omkostning dels på afdelinger men også på enkelte aktiviteter f.eks. en uddannelse eller fag på uddannelsen. Fra UMS hentes stamdata såsom navn, initialer, cpr, løbenr i lønsystemet (SLS), adresser, nærmeste leder, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelse og ansvarsområde, ansættelsesdato, afdeling, afdelingskode, aktivitet samt aktivitetskode. EXCHANGE REVIEWER Giver bruger-/gruppelæserettigheder på kalenderen i Outlook. Så skal ansatte f.eks. ikke bede andre om rettigheder. Disse sættes automatisk. EXCHANGE SKEMABRIKKER Opretter skemabrikker i Exchange til ansatte, studerende og lokaler, så de kan ses i Outlook. Lokalerne oprettes som en rum-ressource i Exchange. Mobilbrugere kan sync e med Exchange, så de har opdateret deres skema i kalenderen. FILSERVER-FLYT Home Directory og Profile Directory flyttes automatisk mellem flere servere. F.eks. hvis en bruger flytter uddannelse, flyttes data automatisk. Flytter en elev skole i samme kommune, flyttes data også automatisk. FRONTER INTEGRATION Integration til Fronter. Password-synkronisering og automatisk oprettelse og vedligholdelse af brugere, hold m.m. Fronter Integration kører via webservice. 36

37 GRUPPEDREV Aktiviteter fra det administrative system kan oprettes i Windows AD og som mapper på en filserver. Medlemskabet af grupperne bliver automatisk vedligeholdt. Det betyder, at der er et drev til hvert fag eller aktivitet. INTEGRA Eksport af data til Integra bibliotekssystem. Sørger for, at der altid er samme brugernavn og password. MOODLE INTEGRATION Opretter, vedligeholder og sletter brugere automatisk i Moodle. Der er mulighed for at lægge billeder ind af brugerne. Nye billeder opdateres automatisk. Moodle Integration giver overblik og sikrer, at der er styr på brugernes data, uden brug for manuelle opdateringer. Opretter og vedligeholder grupperum. PASSWORD-UDLØBSALARM Automatisk alarm via mail, når password er ved at udløbe. Så slipper it-afdelingen for at spilde tid på at låse brugere op. Valgfrie intervaller pr. OU er. POWER SAVE Slukker ubenyttede Pc ere og sparer hurtigt rigtig mange penge i strømregning og CO2- udslip. Du bestemmer selv, hvornår og hvilke maskiner, der skal slukkes. Der er grafisk interface, som viser, hvor mange penge skolen har sparet. PRINTBETALING OG -HÅNDTERING Oprettelse og håndtering af printbeløb på brugerkonti. Integration med: PAS (Printer Accounting System), Equitrac, PCounter. 37

38 PURE UMS henter data fra PURE, så skolen ikke selv skal gøre det. PURE faciliterer videnskabelig vidensdeling og samler viden i et system på tværs af studieadministration, HR, økonomi og research. REINDEX INTEGRATION Integration til Reindex netbaserede bibliotekssystem. Opretter og opdaterer automatisk Reindex med brugerinformation via webservices. SAFETICKET INTEGRATION Opdaterer automatisk Safeticket med brugerinformation, så der ikke er behov for manuel opdatering. Safeticket gør det nemt for dig at få styr på billetter, tilmeldinger og betalinger til f.eks. gymnasiefesten, studieturen eller events. Eleven bestiller billetter online og kan bruge deres studiekort som billet. SMS WEBSERVICE SMS Webservice tillader jer at sende SMS fra andre systemer, f.eks. jeres bibliotekssystem eller jeres kantinesystem, via UMS. SLI SLI Single Login Identification, dvs. én AD-brugerkonto, selv om der anvendes flere databaser. F.eks. hvis brugeren går på flere skoler med samme it-fællesskab, kan denne nøjes med én konto. STUDYQUIZ Integration til StudyQuiz App en. Brugerinformation sendes automatisk til StudyQuiz og brugerne bruger deres normale skolelogin/password til at logge ind med. 38

39 UCFMD UMS lægger data i vidensdelingsportalen UCFMD, som anvendes af University Colleges. UCFMD står for University College Meta Directory. UMS WEBSERVICE Tillader at andre leverandører får adgang til UMS databasen som webservice. Udvalgt data kan hentes sikkert gennem UMS Webservice. WIZDOM INTEGRATION Integration til Wizdom som automatisk opretter og vedligeholder brugere og rum i Office 365 Sharepoint, på baggrund af information det studieadminstrative system. Flere moduler Kommer snart Flere moduler Kommer snart Flere moduler Kommer snart 39

40 elever i skyen: Klaret uden Kaos? Integration til Microsoft Office 365 hos ESIS IT- arkitekt og systemkonsulent hos Erhvervsskolernes IT-Samarbejde (ESIS) Sebastian Kim Morsony skulle flytte knap elever og kursister på fem store erhvervsskoler til Microsofts cloud-baserede samarbejdsplatform, Office 365. ET PROJEKT AF EN VIS STØRRELSE Med Office 365 får skolerne velfungerende mail med adgang fra alle mobile plaforme samt masser af kapacitet. Det gav god mening at ensrette mailinfrastrukturen i Office 365, udtaler Sebastian Kim Morsony, der også som følge af udviklingen på undervisningsområdet ønskede at udforske mulighederne for fjernundervisning. Erhvervsskolernes IT-Samarbejde ledte efter den bedst mulige integration på markedet. Efter grundig research faldt valget på UMS, som er et effektivt brugerhåndteringssystem, der er kendt for sine gnidningsfri integrationer. UMS benyttes allerede af over brugere fordelt på erhvervsskoler, ITdriftcentre, gymnasier, VUC, SOSU, Handelsskoler og kommuner med tilhørende folkeskoler. At flytte brugere til Office 365 lyder som et stort projekt, men vi har ikke oplevet kaos. Vi har jo haft inlogic i baghånden, og UMS har givet os de værktøjer vi skulle bruge for at holde processen kontrollabel. - Sebastian Kim Morsony IT-arkitekt og systemkonsulent Erhvervsskolernes IT-Samarbejde UMS er udviklet af inlogic i Horsens, hvor størstedelen af udviklerne har siddet på den anden side af bordet som systemadministratorer på skolerne og dermed har en særlig indsigt i skolernes udfordringer. At flytte ( aktive) brugere til Office 365 lyder som et stort projekt, men vi har ikke oplevet kaos. Vi har jo haft inlogic i baghånden, og UMS har givet os de værktøjer vi skulle bruge for at holde processen kontrollabel, påpeger Sebastian Kim Morsony. Projektet er komplekst og af en vis størrelse, men ifølge Morsony behøver det ikke at give grå hår: UMS gør det nemt. Opgaven er den samme uanset antal brugere. Det tager blot længere tid. DANMARKS HURTIGSTE INTEGRATION TIL SKYEN UMS leverer Danmarks hurtigste integration, når skolen skal i skyen. Kører skolen i forvejen med UMS, tager konfigurering kun 15 minutter, hvorefter oprettelse i skyen påbegyndes. UMS anbefales bredt i uddannelsessektoren for gnidningsfri integration til bl.a. Microsoft Office 365, som hovedparten af danske skoler vælger, når de skal i skyen. Vi er faktisk inlogics første kunde, helt tilbage fra den gang, hvor de begyndte at udvikle UMS, der jo i dag er eksploderet på markedet. Så det er lidt sjovt. At vi har været med fra starten betyder også, at vi har været med at præge udviklingen. Og det skal lige siges: inlogic er altid lydhør, når man har ønsker og input. 40

41 Syddansk Erhversskole, som driftes af Erhvervsskolernes IT-Samarbejde UMS står for User Management System, som er skabt til at automatisere arbejdsgangene og frigøre ressourcer. UMS bl.a. gør det muligt at have ét login og password til alle skolens systemer. UMS integrerer med skolens administrative systemer eksempelvis EASY-A, LUDUS, STADS, SIS, LECTIO, Tabulex og Navision. UMS integrerer samtidig med eksterne systemer såsom UNILogin, LMS (Fronter, Moodle, Sharepoint LMS) og Microsoft Active Directory og Exchange. Passwords synkroniseres med UNILogin, så brugeren kan benytte sit UNILogin i alle sammenhænge. Da vi sendte vores fem erhvervsskoler i skyen med Office 365 centreredes alt om UMS uden UMS skulle vi have brugt ADFS, hvilket naturligvis også kunne være en god løsning. inlogic har kontinuerligt tilpasset produktet til vores behov og sammenkørt med Microsofts løbende udvikling. Det betyder, at mange af tingene er kodet under forløbet. Sebastian Kim Morsony IT-arkitekt og systemkonsulent Erhvervsskolernes IT-Samarbejde FRIHED OG EMINENT SUPPORT Når man som Erhvervsskolernes IT-Samarbejde drifter for adskillige skoler, er det essentielt at vælge en løsning, hvor driften er økonomisk forsvarlig - også på sigt. Derfor vægtede Sebastian Kim Morsony uafhængighed og handlefrihed højt, da der skulle vælges integration. UMS lader os kunne gøre meget selv, det giver en høj grad af frihed. Med UMS er vi ikke afhængig af et konsulenthus. Især ved opdateringer er uafhængigheden og fleksibiliteten en fordel, også på bundlinjen. Vi sidder i et stort driftscenter og drifter for andre skoler, så vi er interesserede i at kunne løse så meget som muligt på egen hånd. Tilgængelig og fleksibel support var også et vigtigt aspekt af beslutningsprocessen. Supporten er eminent! Selv i takt med at flere kunder kommer til, og jeg ikke længere ringer kl , så er det jo Jyder, vi har med at gøre så vi er aldrig et nummer i køen. Det er nogle folk, vi er glade for, og det menneskelige er faktisk endnu en god grund til at hænge ved, afslutter Sebastian Kim Morsony. 41

42 Klar til UMS: IT-Center Fyn i overhalingsbanen IT-Center Fyn optimerer i disse dage deres brugerhåndtering efter en vision om smidig og hurtig oprettelse af brugerkonti, hvor elever og personale kun har ét brugernavn og password. IT-Center Fyn har foretaget en række grundige test af UMS og opnået stor driftserfaring og er nu klar til at tage UMS i brug i fuld skala. IT-Center Fyn valgte InLogics UMS løsning så vi kunne introducere en ensartet, let og fleksibel single-sign-on løsning til vores årselever via UniLogin. Det er lykkedes og vi forventer tidsbesparelser for brugerne i forbindelse med login og mindskelse af support i. f. m. brugeroprettelser og vedligeholdelse. Jens Ole Henriksen Direktør, IT-Center Fyn INGEN FORMULARER, INGEN VENTETID UMS trækker data direkte fra de studieadministrative systemer. Det betyder, at de individuelle skoler, hvis IT drift er tilknyttet IT-Center Fyn, slipper for administrativt besvær med at indsende lister, udfylde formularer, kontakte supporter og lignende, når der skal oprettes brugerkonto for elever, ansatte og gæster. Brugerkontoen oprettes nemlig automatisk gennem UMS, når alle nødvendige data er tastet i det studieadministrative system. SYNKRONISERING AF PASSWORDS MED UNI-C IT-Center Fyn vil i fremtiden udnytte, at UMS kan synkronisere passwords med UNI-C. Det vil sige, at når en ansat eller elev skifter password på skolens netværk, får vedkommende samme password hos UNI-C. Som konsekvens kan IT-Center Fyn tilbyde et system, hvor elever og ansatte har ét brugernavn og password, der kan bruges mange steder. Dertil kan elever og ansatte oprettes med deres UNI-login i skolernes egne systemer. IT-Center Fyn planlægger også at udnytte UMS features, der gør det muligt for elever og ansatte at nulstille password via SMS eller via webportal. Fra samme webportal kan ansatte desuden udskrive breve med kontonavn og passwords, som er oprettet til elever og ansatte. Gæster kan også oprettes i portalen, hvilket tilgodeser behov for lettere passage for gæster på skolerne en meget efterspurgt service. SKOLERNE BESTEMMER SELV Skal eleverne kunne modtage deres skema på SMS hver dag? Skal skolen have egen skole App og dermed erhverve sig et redskab til branding og kommunikation på elevernes hjemmebane? Skal skolen integrere med Office 365 eller anden cloudbaseret løsning? Selvbestemmelsen for de enkelte skoler er i højsædet, og mulighederne for individuel tilpasning er utallige. Grundlaget for fuld udrulning af UMS er lagt hos IT-Center Fyn, og det er op til de enkelte skoler at vælge, hvilke funktionaliteter, der er relevante i netop deres situation. FAKTA OM IT-CENTER FYN Drifter for 35 skoler inlogic vedligeholder navngivne brugere i IT-Center Fyns AD Læs mere om nyeste tiltag og udvikling på IT-Center Fyn ser UMS som yderst fleksibelt, da vi sammen med skolerne kan skræddersy hvordan vi trækker data, hvilke understøttede 3 parts systemer der bliver en del af den automatiske proces og at vi kan tilpasse skolernes dagligdag til deres behov, med det udvalg af funktionaliteter UMS tilbyder. I sidste ende får skolerne et produkt som øger service niveauet for deres medarbejdere og elever, i kraft af at der kun er et brugernavn og en adgangskode at tænke på, når de er på skolens netværk og skal bruge UNI-C tjenester på nettet, som skolen har købt. - Simon Berg, Systemkonsulent og UMS Projektansvarlig 42

43 Pris, support og vedligehold SÅDAN UDREGNER DU DIN PRIS PÅ UMS Med UMS får I en IT-løsning, der er skræddersyet til jeres behov. I stedet for at vælge imellem pakkeløsninger med ting, I ikke har brug for, vælger I frit mellem vores mange forskellige moduler, så I får præcist det, I har brug for - hverken mere eller mindre. Dermed får I en løsning, der er både billigere og mere enkel. Som et ekstra plus, kan I bygge flere moduler på UMS senere hen, hvis I får lyst. Fordi I selv sammensætter den UMS løsning, der passer til jer, er der flere elementer, som skal tages i betragtning, når prisen regnes ud. Nedenfor ses et eksempel med et gymnasium med 1100 elever. 1. UMS + MODULER UMS er grundstenen i vores løsning, som opretter og vedligeholder elever og ansatte, og det er påkrævet for at du kan få evt. tilkøbte moduler kan fungere. UMS betales via en årlig licens, som dækker telefonsupport for op til 3 navngivne personer inden for normal arbejdstid, ligesom den også dækker løbende fejlrettelser samt opdateringer til UMS og modulerne* (visse moduler er undtaget; læs mere i punkt 4 nedenfor). Licensen beregnes ud fra antallet af elever på skolen og prisen pr. elev er vist i Årlig Licens for UMS tabellen nedenfor. UMS kan også varetage jeres ansatte, uden at det koster ekstra. UDREGNING, DEL 1 PRODUKTER ÅRLIG LICENS FOR UMS PRIS INSTALLATIONSTID UMS licens elever af 29 kr. pr styk kr. 16 timer* AD Attributter kr. 1 time Office 365 Sync kr. 1 time Office 365 Skemabrikker kr. 1 time UMS Web kr. 2 timer Password-skift kr. 3 timer Lectio Sync kr. 2 timer Uni-C Data Provider kr. 2 timer Uni-Login kr. 2 timer Uni-Sync 2-vejs kr. 2 timer Pris UMS og moduler: kr. 2. INSTALLATION Foruden prisen for selve UMS systemer og modulerne, betales der for installation. Installationstiden faktureres med DKK 1.080,- pr. time. De valgte moduler i listen ovenfor kræver i alt 32 timers installation og dermed bliver installationsprisen som følger: UDREGNING, DEL 2 ÅRSELEVER PRIS PER ELEV kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Over Kontakt os Pris for installation - 32 timer af 1080 kr. pr. stk = kr. * Prisen for UMS inkluderer en workshop, der afholdes på jeres skole, når installationen er fuldført. Workshoppen har til formål at sætte jer godt ind i UMS og modulerne, så I får det bedste ud af jeres nye løsning. 3. SAMLET PRIS Samlet pris ved køb ( ) = kr. 4. ÅRLIGE UDGIFTER Pris pr. år efter første år (UMS licens) = kr. BEMÆRK Alle priser er angivet eksklusiv moms. Vi tager forbehold for ændringer i brochuren og prislisten. VEDLIGEHOLD Vi gør opmærksom på, at enkelte moduler ikke er dækket af det almindelige vedligehold, fordi de er særligt omfattende og derfor også ekstra krævende at vedligeholde. Når du køber disse moduler, betaler du et særskilt vedligeholdelsestillæg. For eksempel er Office 365 SharePoint et af de mere krævende moduler og havde det være valgt, ville det årlige vedligehold havde været på kr. 43

44 UMS modulpriser BACKEND-MODULER BACKEND-MODULER PRIS I DKK INSTALLATIONS- TID ÅRLIGT VEDLIGEHOLD VED ANTAL ÅRSELEVER AD-Attributter kr. 1 time BOSS Integration kr. 2 timer Canvas Integration Casepoint Integration kr. 16 timer kr kr kr. DAM Integration kr. 8 timer kr kr kr. E&V Fagsystem Integration kr. 8 timer ELEARNINGFORCE Sharepoint LMS Integration kr. 16 timer kr kr kr. Exchange Reviewer kr. 1 time Exchange Skemabrikker kr. 8 timer Filserver-Flyt kr. 2 timer Fronter Integration kr. 16 timer kr kr kr. Google Apps Skemabrikker kr. 1 time Google Apps Sync kr. 4 timer Google Drive Integration kr. 8 timer kr kr kr. Google Sites Integration kr. 8 timer kr kr kr. Gruppedrev kr. 2 timer Integra kr. 2 timer Lectio Sync kr. 2 timer Moodle Integration kr. 4 timer kr kr kr. Office 365 Sync kr. 1 time Office 365 Sharepoint kr. 4 timer kr kr kr. Office 365 UMS SharePoint Portal kr. 16 timer kr kr kr. Office 365 Skemabrikker kr. 1 time Parkzone Integration kr. 1 time Password-Udløbsalarm kr. 2 timer Power Save kr. 2 timer Printbetaling/-håndtering kr. 1 time Pure Integration kr. 1 time Reindex Integration kr. 2 timer Safeticket Integration kr. 2 timer Skolebordet Integration Kontakt os SLI kr. 2 timer SMS Web Service kr. 4 timer StudyQuiz Integration kr. 2 timer UCFMD kr. 3 timer kr kr kr. UMS Webservice kr. 2 timer UNI-C Data Provider kr. 2 timer UNI-Login kr. 2 timer UNI-Sync 2-vejs kr. 2 timer Wizdom kr. 4 timer kr kr kr. DRIFTCENTRE Der findes specielle aftaler for driftcenterfællesskaber - kontakt os for priser. 44

45 UMS modulpriser FRONTEND-MODULER FRONTEND-MODULER PRIS I DKK INSTALLATIONS- TID ÅRLIGT VEDLIGEHOLD VED ANTAL ÅRSELEVER Avanceret CSV Eksport kr. 1 time Brugerinfo kr. 2 timer Brugerlås kr. 1 time Eksamenshåndtering kr. 16 timer Flettebreve kr. 3 timer Fotobox kr. 1 time Fraværsregistrering Basis kr. 16 timer kr kr kr. Fraværsregistrering Udvidet kr. 6 timer kr kr kr. Fraværsregistrering Kortsystem kr. 12 timer kr kr kr. Gruppeoprettelse kr. 8 timer Gæstebruger kr. 2 timer Internetblokering kr. 2 timer It-Regler kr. 2 timer Karakter kr. 1 time Lektier kr. 1 time Links kr. 1 time Massebruger kr. 2 timer PaperCut kr. 1 time Password Kiosk kr. 2 timer Password-selvbetjening kr. 2 timer Password-skift kr. 3 timer Skema Web kr. 2 timer SMS Abonnement kr. 2 timer SMS Beredskab kr. 1 time SMS Elevplan kr. 1 time SMS Password kr. 1 time SMS Send kr. 2 timer SMS Skema kr. 2 timer SMS Velkomst kr. 1 time Sygemelding af ansatte kr. 8 timer UMS Skole APP (se nedenfor) kr kr kr kr. UMS Skole APP Windows Phone (kræver APP en) kr kr kr kr. UMS Skole APP Fraværsregistrering kr kr kr kr. UMS Skole APP Studiekort kr UMS Web kr. 2 timer UMS Velkomst kr. 2 timer UMS SKOLE APP Få skolens egen app, designet i skolens farver og logo 45

46 Modulafhængigheder Nogle moduler kræver andre moduler installeret. Afhængigheder ses i tabel MODUL: Avanceret CSV Eksport BOSS Brugerinfo Brugerlås ELEARNINGFORCE LMS Flettebreve Fraværsregistrering Basis Fraværsregistrering Udvidet Fraværsregistrering Kortsystem Google Apps Skemabrikker Gruppeoprettelse Gæstebruger Internetblokering IT-regler Karakterer Massebruger Moodle Office 365 SharePoint Office 365 Skemabrikker Office 365 UMS SharePoint Portal PaperCut Password Kiosk Password-Selvbetjening Password-Skift Power Save Skema Web SMS Abonnement SMS Beredskab SMS Elevplan SMS Password SMS Send SMS Skema SMS Velkomst UNI-C Data Provider UNI-Login UNI-Sync 2-vejs FORUDSÆTNING: UMS Web SMS Send, hvis SMS-funktion ønskes UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web, SLI UMS Web, SLI, Fraværsregistrering Basis og Flettebrev UMS Web, SLI og Fraværsregistrering Basis Google Apps Sync UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web Office 365 Sync Office 365 Sync Office 365 SharePoint Ums Web UMS Web, Password-skift og tilvalg SMS Send UMS Web UMS Web UMS Web UMS Web SMS Send, UMS Web SMS Send, UMS Web SMS Send SMS Send UMS Web SMS Send SMS Send SLI, UNI-Login SLI UNI-Login 46

47 inlogic kort fortalt Vi har kunder i: Danmark Grønland Australien Antal skoler, der bruger UMS: 500+ Antal UMS brugere i Danmark Antal brugere flyttet til skyen i ét projekt: