Inspirationsnotat om politisk styring gennem kvartalsvise oversigter på det specialiserede socialområde

Transkript

1 Inspirationsnotat om politisk styring gennem kvartalsvise oversigter på det specialiserede socialområde KL s økonomiske sekretariat Juli 2010

2 Indhold Indledning... 3 Giv et realistisk øjebliksbillede... 5 Opstil en realistisk vurdering af udgiftsudviklingen... 5 Indberetningerne for første kvartal... 6 Opfølgning på besluttede besparelser og styringsinitiativer... 8 Indarbejdelse af ændringer i indsatsen... 9 Supplér udgiftsoversigterne med oplysninger om aktivitet og særlige fokusområder Opfølgning på pris- og mængdeforudsætninger Strukturering og opdeling af udgiftsoplysninger Fokuser fremstillingen af oversigterne Særligt dyre enkeltsager Gør handlingsalternativer til en del af oversigten Reglerne for udarbejdelse af kvartalsvise oversigter Krav til opgørelsesmetode De kvartalsvise oversigters tredeling Opgørelse med udgangspunkt i funktionsniveau Opgørelse af nettodriftsudgifter Opgørelse af disponerede midler Krav til indberetning og politisk drøftelse Hvad bør en kvartalvis oversigt indeholde?

3 Indledning Det specialiserede socialområde har i de seneste år oplevet store udgiftsstigninger. Udgifterne til handicappede og udsatte børn, unge og voksne er steget med i gennemsnit 1 mia. kr. om året siden I en økonomisk krisetid, hvor den samlede serviceramme også i 2011 vil være uændret, er det en forudsætning for den kommunale økonomi, at udgiftsvæksten på området bremses. Alternativet er, at fortsatte stigninger på det specialiserede socialområde skal finansieres ved at finde penge på de såkaldte normalområder, såsom dagtilbud, folkeskole og ældre. Mange borgmestre og kommunalbestyrelsesmedlemmer har tilkendegivet, at de bliver orienteret alt for sent af deres forvaltning, når udgifterne skrider på det specialiserede socialområde. Den alt for sene orientering giver reelt ikke kommunalbestyrelsen andre muligheder end at give tillægsbevillinger. For at sikre en tidligere orientering af kommunalbestyrelsen indgik der i økonomiaftalen for 2010 et krav om, at kommunerne hvert kvartal skal udarbejde autoriserede oversigter over udgiftsudviklingen på området, og at oversigterne skal drøftes i kommunalbestyrelsen. Oversigterne skal indeholde kommunens budget og det forventede regnskab på området fordelt på en række underposter under det specialiserede socialområde. Oversigterne skal ligeledes indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet til brug for KL s og regeringens løbende drøftelser af udgiftsudviklingen på området. For at sikre at oversigterne bliver et styringsværktøj i den kommunalpolitiske styring af det specialiserede socialområde, er det afgørende, at de kvartalsvise oversigter ikke alene giver et overblik over det aktuelle forbrug, men derimod giver kommunalbestyrelsen mulighed for at agere på baggrund af oversigterne. KL har indsamlet en række eksempler fra kommuner, der anvender oversigterne som et politisk styringsværktøj. Eksemplerne suppleret med KLovervejelser om oversigternes anvendelsesmuligheder følger i dette inspirationsnotat. Et eksempel herpå er, at oversigterne (der alene fokuserer på udgiftsudviklingen) bør ledsages af beskrivelser af aktivitetsudvikling, årsagsforklaringer og politiske handlemuligheder. Notatet henvender sig til økonomi- og fagforvaltningen, der har ansvar for at udarbejde de kvartalsvise oversigter. Notatet skal inspirere forvaltningen til at gøre de kvartalsvise oversigter til et politisk styringsværktøj. Værktøjet skal sikre den politiske information og involvering, og dermed sikre at der træffes de nødvendige politiske beslutninger i tide (fx ændringer i servicen i- 3

4 veauet) for at nå i mål med budgetoverholdelsen. Oversigterne skal dermed også bidrage til, at forvaltningen får nogle politiske retningslinjer for styringsindsatsen samt sikre det politiske ejerskab i forbindelse med udmøntning af eventuelle besparelser. Notatet indeholder derfor anbefalinger til indholdet i oversigterne, fremstillingen af oversigterne samt arbejdsprocessen omkring udarbejdelsen af oversigterne. Endvidere indeholder notatet en opsamling på de konkrete krav til oversigterne (indhold, tidsplan og drøftelse). I nedenstående boks oplistes anbefalingerne til fremstillingen og anvendelsen af de kvartalsvise oversigter, som beskrives nærmere i det følgende. Anbefalinger for fremstilling og anvendelse af kvartalsvise oversigter Opstil en realistisk vurdering af udgiftsudviklingen udgiftsopgørelserne skal afspejle den virkelighed, som dispositionsregnskabet viser. Beskriv alle udviklingstendenser både dem der skal tages beslutning om, og dem der er taget beslutning om. Beskriv alle ændringer i forhold til tidligere forudsætninger følg op på udviklingen i pris og mængde. Tag højde for ændringer i indsatsen, fx ændringer i lovgivning, indsatsstrategi eller serviceniveau. Beskriv serviceniveauet og de udgiftsmæssige konsekvenserne heraf. Klargør årsager til udgiftsudviklingen. Fokusér på oversigternes oplysninger ved beskrivelse af særligt udfordrende underområder. Skab en meningsfuld struktur, fx ved underopdeling eller gruppering af udgiftsoplysningerne. Muliggør hurtig reaktion på budgetskred ved at supplere med beskrivelse af handlingsalternativer. 4

5 Giv et realistisk øjebliksbillede Opstil en realistisk vurdering af udgiftsudviklingen En basal forudsætning for den politiske styring er, at man kender den faktiske udgiftsudvikling. Derfor er det vigtigt, at oplysningerne i de kvartalsvise oversigter baserer sig på realistiske forventninger. Afspejler oplysningerne ikke virkeligheden, risikerer man enten at iværksætte en forkert indsats eller slet ikke at opdage, at der er behov for en indsats, før det er for sent. Det er afgørende for politikernes styringsmulighed, at de er bekendt med alle udviklingstendenser og årsagerne hertil. Kort sagt skal det altid stå klart for politikerne, om budgettet ser ud til at skride. Oversigterne skal derfor indeholde en beskrivelse af ændringer i forhold til det tidligere forudsatte. Kan forvaltningen eksempelvis se, at budgetforudsætningerne skrider allerede i det første kvartal, bør politikerne præsenteres for denne viden, uanset om forvaltningen forventer, at der kan rettes op herpå efterfølgende. At have det rette grundlag for tilrettelæggelse af styringsindsatsen i forbindelse med de kvartalsvise oversigter kræver såvel et realistisk budget som et realistisk forventet regnskab. Det er derfor afgørende for oversigternes anvendelighed, at de afspejler den virkelighed, som kommunens dispositionsregnskaber viser. Ofte kommer regningerne fra andre kommuner med betydelige forsinkelser. Det er derfor afgørende, at man styrer på baggrund af aktiviteten og ikke bare regningerne. Det handler om at udarbejde en retvisende prognose for det forventede regnskabsresultat. Givet det antal borgere, der er visiteret til kommunens sociale tilbud, og givet prisen på de tilbud, de får hvad bliver så regnskabsresultatet? Det realistiske grundlag skabes ved at tage udgangspunkt i det aktuelle prisog aktivitetsniveau samt ved at vurdere effekten af forskellige ændringer, fx ændret lovgivning eller kommunalpolitiske tiltag som eksempelvis en omlægning af indsatsen, der kan resultere i en lavere gennemsnitspris. Men oversigterne bør ikke afspejle urealistiske håb eller ønsker til effekten af styringsindsatsen. Hvis oplysningerne om det forventede regnskab blot afspejler et håb om, at udgifterne nedbringes fx ved udmøntning af en rammebesparelse, uden at dette endnu har vist sin effekt, får politikerne ikke et realistisk grundlag for en drøftelse af udviklingen og behovet for styringstiltag. I så fald risikerer politikerne at blive taget som gidsler og først alt for sent få at vide, at udgifterne skrider uden andre handlemuligheder end at give tillægsbevillinger. 5

6 Mia. kr. Indberetningerne for første kvartal De første indberetninger af forventet regnskab for 2010 viser, at kommunerne samlet set allerede efter 1. kvartal har en forventning om, at budgettet overskrides, jf. figur 1. Figur 1: Udgifter til det specialiserede socialområde, kr. (Figuren opgør udgifterne til udsatte børn og unge, voksenhandicap samt en andel af udgifterne til pleje og omsorg) 45,0 44,5 44,0 43,5 43,0 42,5 42,0 41,5 41,0 R2008 R2009 B2010 FR10* kvartalsvise oversigter Kilde: Danmarks Statistik samt kommunernes indberettede forventede regnskaber til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Hvis udviklingen på området skal vendes, og udgiftsvæksten bremses, skal der iværksættes initiativer, der bidrager til en genopretning. Der er derfor behov for en markant styringsindsats i den resterende del af året for at rette udviklingen op og sikre budgetoverholdelse. Samtidig viser indberetningen, at kommunerne samlet set forventer, at regnskabet for 2010 ender på niveau med regnskab 2008 og dermed markant lavere end regnskab Mange kommuner forventer altså, at de iværksatte styringsinitiativer vil få effekt på udgiftsniveauet i Dette lyspunkt er også tydeligt i de kommunefordelte indberetninger. Indberetningerne viser, at mange kommuner forventer budgetoverholdelse i 2010, jf. figur 2. Det gælder 28 kommuner på børneområdet og 36 kommuner på voksenområdet. Hvis denne prognose skal holde stik, er der i disse kommuner fortsat behov for at stille skarpt på, hvordan man fastholder udgiftsniveauet resten af året, set i lyset af de tidligere års udgiftsvækst. 6

7 Hvis prognosen for det forventede regnskab er udtryk for, at man først sent på året bliver klar over, at udgifterne skrider, er det naturligvis et faresignal i forhold til styringen i kommunen. Baggrunden for indførelsen af oversigterne var netop, at mange kommunalbestyrelser de tidligere år oplevede en sen orientering om budgetoverskridelser, og derfor ikke fik mulighed for at handle på oplysningen. Det er derfor helt centralt, at den prognose som forvaltningen fremlægger for politikerne, er udtryk for det mest retvisende billede af forventningerne til udgiftsudviklingen på området. Figur 2: Antal kommuner, hvor forventet regnskab 2010 ligger over oprindeligt budget 2010 Note: Voksenområdet er i den kommunefordelte tabel opgjort som de udgifter, der alene tilskrives de handicappede, og dermed ikke en andel af pleje og omsorg Figur 2 viser også, at flertallet af kommunerne forventer en overskridelse af budgettet for Og at nogle kommuner forventer overskridelser på mere end 10 pct.! De kommuner har en kæmpe udfordring med at bringe udgiftsniveauet ned i nærheden af budget Det kræver en klarhed over kommunens serviceniveau på området, en strategi for omlægning af indsatsen og en række politiske beslutninger om, hvordan udgiftsniveauet på området kan reduceres. Det er bl.a. nødvendigt for at overholde den stramme økonomiske ramme for kommunernes økonomi i En ramme der viderefører udgiftsniveauet i budget 2010 og ikke det seneste regnskab for Opbremsning af væksten fra Samtidig forventer flertallet af kommunerne - til trods for en markant vækst fra regnskab 2008 til regnskab at deres regnskab for 2010 ender under regnskab 2009 og for en dels vedkommende på niveau med regnskab Mange kommunerne forventer altså, at de har bremset væksten på området. Det er dog fortsat vigtigt, at disse kommuner har fokus på at fastholde denne udvikling, så de sikrer, at styringsindsatsen fortsat har effekt på bundlinjen, når året er omme. 7

8 Hvis de kvartalsvise oversigter skal give politikerne et reelt grundlag for at vurdere udviklingen og effekten af styringsindsatsen, bør oversigterne ledsages af tydelige forklaringer på, hvordan det er lykkedes at bremse udviklingen. Det handler om at klargøre årsagerne til, at forvaltningen nu forventer, at udgiftsniveauet er markant lavere end regnskabet for 2009, og at kommunen har succes med sine styringsinitiativer. Figur 3: Afvigelse mellem regnskab 2009 (10-pl) og forventet regnskab 2010 fordelt på kommuner Forventet overskridelse af R09 FR10 Ml. 0 og 5 pct under R09 FR10 ml pct under R09 FR10 mere end 10 pct. under R09 Voksen Børn Figur 3 viser desuden, at mere end en tredjedel af kommunerne forventer at overskride udgiftsniveauet i regnskab 2009 på voksenområdet. På børneområdet gælder det lidt under 20 pct. af kommunerne. De kommuner bør straks fremlægge en strategi for, hvordan udgiftsniveauet bringes ned, såfremt denne udgiftsstigning ikke er politisk prioriteret, eller der er politisk opbakning til, at denne stigning finansieres ved besparelser på andre områder. Som beskrevet ovenfor betyder økonomiaftalen for 2011, at den økonomiske ramme for kommunerne er det vedtagne budget for Det indebærer, at det høje udgiftsniveau i regnskab 2009 på det specialiserede socialområde ikke kan finansieres indenfor den økonomiske ramme, med mindre der foretages besparelser på andre serviceområder. Opfølgning på besluttede besparelser og styringsinitiativer Kommunalbestyrelsen kan allerede i forbindelse med budgettet eller i forbindelse med tidligere budgetopfølgninger have taget beslutninger om besparelser på området. Besparelsesinitiativer har imidlertid ikke fuld virkning fra den dag, de iværksættes. Ligeledes bliver forventede rammebesparelser ikke effektueret ved vedtagelsen, men gennem det daglige styringsarbejde og den konkrete visitationspraksis. 8

9 Et tegn på budgetskred kan dermed være koblet til, at en forudsat omlægning af indsatsen endnu ikke er slået igennem i udgifterne. Eller at der endnu ikke er sat konkrete initiativer i værk for at udmønte handleplanen. Politikerne skal vide, hvad der er sat i værk for at sikre effekt af indsatsen, og de aktuelle forventninger til de udgiftsmæssige konsekvenser heraf. Det giver politikerne mulighed for at tage stilling til, hvorvidt de allerede igangsatte initiativer er tilstrækkelige, eller om der er behov for at iværksætte yderligere initiativer for at sikre budgetoverholdelse. Politikerne skal således altid præsenteres for et realistisk øjebliksbillede samt realistiske forventninger til fremtiden. Herunder skal de have af vide, hvilke håndtag de har at dreje på, for at få den samlede ramme til at gå op. Opfølgning på iværksatte styringsinitiativer i Vejle Kommune I Vejle Kommune er der fra februar 2010 iværksat en række styringsinitiativer i en samlet handleplan med henblik på at nedbringe udgifterne på børne- og ungeområdet. I handleplanen indgår bl.a. følgende initiativer: Fokus på anvendelse af mindre indgribende foranstaltninger Reduktion af serviceniveauet for visse udgiftstyper Udgiftsreduktioner på sociale tilbud Udvikling af nye mindre udgiftstunge foranstaltninger Styrket økonomistyring og ressourceudnyttelse i Familieafdelingen Der følges op på handleplanen i forbindelse med de kvartalsvise oversigter. Det gøres klart i selve udgiftsoversigten, at det forventede regnskab er baseret på dispositionsregnskabets oplysninger. Dette suppleres med oplysninger om den iværksatte handleplan. I opfølgningen indgår en beskrivelse af handleplanens forventede økonomiske konsekvenser, og hvornår disse forventes at blive effektueret. Politikerne oplyses på den baggrund om, hvilken effekt handleplanen forventes at have for regnskabsresultatet. Indarbejdelse af ændringer i indsatsen Det forventede regnskab skal afspejle realistiske forventninger. Derfor skal der også tages højde for effekten af ændret lovgivning, ændrede indsatsstrategier eller ændret serviceniveau mv., der iværksættes efter budgettets vedtagelse. Hvis der eksempelvis forventes en besparelse som følge af en omlagt indsatsstrategi, bør dette afspejles i det forventede regnskab, ligesom det bør tydeliggøres, hvis området oplever udgiftsstigninger, der ikke kan neutraliseres ved en omlægning af indsatsstrategien. 9

10 Esbjerg Kommune følger op på Den Sammenhængende Børnepolitiks effekt Med virkning fra 2007 er det vedtaget som en del af Den Sammenhængende Børnepolitik i Esbjerg Kommune, at antallet af anbringelser skal nedbringes over en årrække som følge af en intensiveret forebyggende indsats. Derfor budgetteres der årligt med en forventet nedgang i antallet af anbringelser. Der er samtidig fokus på at sikre en lavere gennemsnitspris gennem omlægning af indsatsen fra anvendelse af dyre anbringelser fx på døgninstitutioner til mindre indgribende (og billigere) tilbud, hvor det er muligt. Der er opstillet et mål om nedbringelse af dyre anbringelsesformer med 5 pct. frem til udgangen af 2012, mens antallet af billigere foranstaltning som fx egne værelser, hybler og netværkspleje øges. For at sikre indfrielse af ovenstående mål følges der løbende op på udviklingen i antallet af anbragte, bl.a. i de kvartalsvise oversigter. Politikerne forelægges i forbindelse med de kvartalsvise oversigter antallet af anbringelser. Dette skaber grundlag for en politisk diskussion af, hvad der kan gøres i tilfælde af afvigelser fra børnepolitikkens mål med betydning for de samlede udgifter. Skal man nedjustere målsætningen, eller skal man fastholde målet og finde andre tilgange til at sikre, at målet indfris? Supplér udgiftsoversigterne med oplysninger om aktivitet og særlige fokusområder Opfølgning på pris- og mængdeforudsætninger En oversigt over udgiftsudviklingen giver i sig selv ikke et tilstrækkeligt grundlag for en politisk drøftelse af udgiftsudviklingen. Skal oversigterne indeholde politisk ledelsesinformation, der gør dem til et værktøj i den politiske styring, skal oversigterne ledsages af oplysninger om bl.a. aktivitetsudviklingen. Budgettet hviler på en række forudsætninger om, hvor mange borgere der forventes at modtage bestemte ydelser, og hvad ydelserne i gennemsnit koster. Der bør i forbindelse med de kvartalsvise oversigter følges op på disse forudsætninger. Det handler om at følge op på prisudviklingen for de enkelte indsatser, udviklingen i til- og afgang af sager, udviklingen i varigheden af sagerne mv. Politikerne får dermed en forklaring på, om et eventuelt bud- 10

11 getskred på en enkelt foranstaltning skyldes, at der er kommet flere borgere med behov end forudsat i budgettet, om priserne er steget i forhold til grundlaget for budgettet, eller om eventuelt både priser og antal er steget. I Assens Kommune skærper de kvartalsvise oversigter den politiske opmærksomhed på styringsindsatsen I Assens Kommune indgår såvel udgiftstal som aktivitetstal i den politiske fremstilling af de kvartalsvise oversigter. Økonomien kobles således til aktiviteten, hvilket giver et godt udgangspunkt for en diskussion af, om indsatsen er den rette, eller der skal ske justeringer. Af fremstillingen fremgår den aktuelle og oprindeligt budgetterede mængde på de forskellige foranstaltninger. Det bliver således muligt at se udviklingen i mængden på de forskellige funktioner. Derudover indgår en kortfattet forklaring af udviklingen i udgifterne samt eventuelle iværksatte tiltag til udgiftsreduktioner. De kvartalsvise oversigter vurderes i Assens Kommune at være et nyttigt ledelsesredskab under forudsætning af, at alle relevante økonomi- og aktivitetstal indgår. Det vurderes, at de kvartalsvise oversigter bidrager til at skærpe opmærksomheden på styringsudfordringen og indsatsen i hele byrådet. De kvartalsvise oversigter giver det samlede byråd et godt udgangspunkt for hurtig reaktion mens der endnu er reaktionsmuligheder på evt. budgetafvigelser. Derudover bør det aktuelle serviceniveau for indsatsen, der er i fokus, beskrives. Det skal tydeliggøres, hvilke udgiftsmæssige konsekvenser det aktuelle serviceniveau har, herunder hvilket prisniveau der kan ydes til hvor mange. På denne måde skabes et godt udgangspunkt for en diskussion af, om den aktuelle indsats og det aktuelle serviceniveau kan fastholdes, eller hvorvidt der skal ske justeringer heri for at sikre budgetoverholdelse (givet den antals- og/eller prisudvikling, der har vist sig). Strukturering og opdeling af udgiftsoplysninger Kravene til udgiftsopgørelsen i de kvartalsvise oversigter baserer sig i langt overvejende grad på opgørelser på funktionsniveau (i den kommunale kontoplan). De aggregerede tal på funktionsniveau dækker dog ofte over betydelige variationer på niveauer herunder. Eksempelvis er der stor forskel på udgifterne forbundet med anbringelser i familiepleje og på opholdssteder, selv om udgifterne konteres på samme funktion. For at forklare grunden til 11

12 udgiftsudviklingen på funktionen, kan det derfor være relevant at lave en opsplitning af udgifterne, fx på grupperingsniveau. En underopdeling af udgifterne bør foretages, hvor det fx er befordrende for en diskussion af indsatsen. Er udviklingen i mængden og priserne på de forskellige foranstaltninger udtryk for en politisk prioritering, eller er der behov for nye initiativer til at omlægge indsatsen og eventuelt vedtage et nyt serviceniveau? På andre områder kan det til gengæld være relevant at gruppere nogle udgiftsområder for at skabe et samlet overblik for politikerne. Det kan fx være en idé på botilbudsområdet til handicappede og sindslindende. Det er relevant, hvis der fx er sket en omlægning af konkrete botilbud fra fx længerevarende til midlertidige botilbud. Dermed falder udgifterne på funktion , mens de stiger på Da det alene handler om en omkontering af den samme udgift, kan et samlet overblik over udgifterne til botilbud som supplement til den funktionsopdelte oplysning være relevant information for politikerne. Det sker for at synliggøre, hvor ændringer kræver politisk handling, og hvornår ændringer er udtryk for teknik og omkontering. Fokuser fremstillingen af oversigterne De kvartalsvise oversigter skal indeholde oplysninger for samtlige funktioner. Der vil dog altid være nogle funktioner, der er mere relevante end andre at tage op til politisk diskussion. Forvaltningen kan derfor med fordel fremhæve særlige fokuspunkter i sagsfremstillingen, der skærper politike r- nes opmærksomhed på problemets kerne. Fokuspunkterne bør omhandle særlige udfordringer for kommunen. Der kan være tale om særligt udfordrende områder, fx botilbudsindsatsen, udviklingen indenfor bestemte målgrupper eller udfordringer af mere tværgående karakter, fx særligt dyre enkeltsager. Fokuspunkterne bør beskrives mere i dybden end de øvrige områder. Der kan her være behov for at uddybe de underliggende bevægelser, der fører til et evt. udgiftsskred. I forhold til eksemplet med botilbudsindsatsen kan det være relevant at kigge på en underopdeling af udgifterne hertil, fx på målgrupper som fysisk og psykisk handicappede samt sindslidende. Herved bliver det tydeligt, om der er tale om et generelt skred for den samlede indsats, eller skredet i stedet kan koncentreres om en særlig målgruppe. Det har betydning for, hvordan der skal reageres på informationen. 12

13 Særligt dyre enkeltsager Udgiftstallene i de kvartalsvise oversigter skal opgøres som nettodriftsudgifter ekskl. refusionsindtægter for særligt dyre enkeltsager. Baggrunden herfor er bl.a., at refusionsordningen er blevet indfaset over en periode, og at indtægterne derfor varierer mellem årene. Samtidig har mange kommuner underbudgetteret refusionen flere år i træk. Hvis kommunen opererer med nettobevillinger på området, betyder det, at man først for sent bliver opmærksom på, at aktiviteten er skredet mere end forudsat. Dermed bliver der først for sent sat ind overfor en eventuel vækst i udgifterne. Styringen bør tage afsæt i bruttoaktiviteten. Refusionen for særligt dyre enkeltsager er dog et væsentligt element at være opmærksom på, særligt fordi de dyre enkeltsager kan have en meget stor udgiftsmæssig betydning på området. For at tydeliggøre behovet for at følge op på de dyre enkeltsager kan det overvejes i forbindelse med den politiske drøftelse af de kvartalsvise oversigter også at oplyse enten størrelsen af refusionsindtægterne eller at opgøre antallet af sager fordelt på forskellige udgiftsintervaller. Antallet af sager kan eventuelt opgøres i forhold til refusionsgrænserne, dvs. hvor mange sager, der ligger i udgiftsintervallet, der giver 25 pct. refusion, og hvor mange sager, der ligger over grænsen for 50 pct. refusion. Disse oplysninger kan danne afsæt for en politisk diskussion af omfanget af særligt dyre enkeltsager. Udgør de særligt dyre enkeltsager en uforholdsmæssig stor andel af kommunens samlede antal sager? Er der sket en stigning eller et fald i antallet af dyre sager? Og bør der iværksættes initiativer til nedbringelse af antallet af særligt dyre enkeltsager? Gør handlingsalternativer til en del af oversigten Der bør altid reageres hurtigst muligt på budgetoverskridelser. En reaktion kan fx være en sænkelse af serviceniveauet, en omlægning af indsatsstrateg i- en mv. Eksempelvis kan en omlægning af indsatsstrategien bestå i, at man sigter på, at udsatte børn og unge i højere grad anbringes i plejefamilier end på døgninstitutioner, der typisk er dyrere end plejefamilier. Der er ikke krav om, at drøftelsen af de kvartalsvise oversigter i kommunalbestyrelsen skal omfatte en indstilling om konkrete initiativer eller beslutninger om handlinger. Men for at understøtte en hurtig reaktion over for et budgetskred, bør fremlæggelsen af de kvartalsvise oversigter i tilfælde af tegn på budgetoverskridelse altid være suppleret med en beskrivelse af mulige handlemuligheder for politikerne. Herved bliver det muligt i tilknytning til drøftelsen af kvartalets udgiftsudvikling med det samme at træffe beslutning om, hvordan en uhensigtsmæssig udvikling håndteres. Og det giver 13

14 retning for den faglige og økonomiske indsats, som forvaltningen skal gennemføre efterfølgende. Ved at supplere oversigten med forslag til initiativer sikres det politiske ejerskab. Og det gør det politiske ansvar for at træffe de nødvendige beslutninger om eventuelle ændringer i fx serviceniveauet klart. Det er forvaltningens ansvar at udarbejde reelle alternativer til politikerne. Hvis en budgetoverskridelse nødvendiggør, at udgifterne skal tilpasses, er det samtidig en hjælp for forvaltningen, at der er politisk mandat til en bestemt linje i visitationen. Hvis der skal ske ændringer i serviceniveauet (enten i adgangen til ydelser eller niveauet for ydelser) er der behov for en politisk stillingstagen hertil. Forslag til reelle handlingsalternativer kræver en god dialog mellem fag- og økonomiforvaltning. For det første er en kobling mellem økonomi- og aktivitetstal nødvendig for en god diskussion af, om den aktuelle indsatsstrategi og det aktuelle serviceniveau er det korrekte. Det politisk fastlagte serviceniveau kan være overholdt, men lagt på et niveau som ikke står mål med budgettet. Eller der kan være sket en utilsigtet serviceniveauglidning, så det leverede serviceniveau er højere end det politisk fastlagte. I begge tilfælde er der behov for at reagere politisk. Forklaringer på udgiftsskred skal findes i fagforvaltningen, hvorfra aktiviteten bag udgiftstallene udspringer. Og de konkrete forslag til, hvordan udgiftsniveauet kan bringes ned kræver desuden, at fagforvaltningen der ke n- der området, udviklingen og serviceniveauet bedst, fremlægger forslag til den politiske beslutning. De kvartalsvise oversigter bør således være et fælleseje mellem økonomiforvaltningen og de involverede fagforvaltninger. For at sikre et fælles ejerskab kan man med fordel overveje at lade både økonomi- og fagforvaltningen være repræsenteret ved mødet, hvor kommunalbestyrelsens drøftelse finder sted. Dette muliggør en uddybning af de forskellige oplysninger og sammenhænge imellem disse, der kan være befordrende for beslutningen om reaktioner på eventuelle budgetoverskridelser. 14

15 Reglerne for udarbejdelse af kvartalsvise oversigter Krav til opgørelsesmetode De kvartalsvise oversigters tredeling De kvartalsvise oversigter er opdelt i tre dele: 1. Udgifter til børn og unge med særlige behov 2. Udgifter til udsatte voksne og handicappede 3. Udgifter der både vedrører ældre og handicappede Udgifterne til udsatte børn og unge er snævert afgrænset til oversigtens første del. Udgifterne til handicappede er som det fremgår opdelt på to dele (del 2 og 3). Udgifterne i oversigtens anden del kendetegnes ved langt overvejende at kunne henføres til handicappede og udsatte grupper alene. Derudover indgår der udgifter til handicappede i oversigtens tredje del. Udgi f- terne, der indgår i oversigtens tredje del vedrører imidlertid både ældre og handicappede. Eksempler herpå er hjemmepleje, praktisk bistand, udvalgte hjælpemidler mv. Der skal således ske en fordeling af udgifterne i oversigtens tredje del til hhv. ældre- og handicapområdet. Den konkrete fordeling kan variere fra kommune til kommune som følge af deres demografiske sammensætning. Opdelingen af udgifterne i tredje del kan formodentlig kvalificeres i den enkelte kommune. For at sikre en meningsfuld drøftelse på landsplan er det imidlertid nødvendigt at opgøre de samlede udgifter, der kan henføres til såvel handicap- som ældreområdet. Tredelingen af de kvartalsvise oversigter fremgår af nedenstående skema. Børn og unge med særlige behov Særlige dagtilbud og særlige klubtilbud Plejefamilier og opholdssteder for børn og unge Forebyggende foranstaltninger for børn og unge Døgninstitutioner for børn og unge Sikrede døgninstitutioner for børn og unge , gr. 002 og 003 Udsatte voksne og handicappede Pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede , grp. 003 Forebyggende indsats for ældre og handicappede , gr , 008 og 091 Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring 15

16 Rådgivning og rådgivningsinstitutioner Botilbud til personer med særlige sociale problemer Alkoholbehandling og behandlingshjem for alkoholskadede Behandling af stofmisbrugere Botilbud til længerevarende ophold ( 108) Botilbud til midlertidigt ophold ( 107) Kontaktperson- og ledsagerordninger Beskyttet beskæftigelse ( 103) Aktivitets- og samværstilbud ( 104) Udgifter der både vedrører ældre og handicappede (ex grp. 002 og 003) Pleje og omsorg m.v. af ældre og handicappede (ex grp. 003) Forebyggende indsats for ældre og handicappede Plejehjem og beskyttede boliger (ex grp Hjælpemidler, forbrugsgoder, boligindretning og befordring 004, 008 og 091) Plejevederlag og hjælp til sygeartikler o.lign. ved pasning af døende i eget hjem Opgørelse med udgangspunkt i funktionsniveau Udgifterne til børn og unge med særlige behov skal udelukkende opgøres på funktionsniveau. Udgifterne i de to øvrige dele skal i nogle tilfælde opgøres på grupperingsniveau. Udgifterne til udsatte voksne og handicappede indgår både i anden og tredje del af oversigten (jf. skemaet ovenfor). I anden del af oversigten, dvs. Udgifter til udsatte voksne og handicappede, indgår de udgifter, som i langt overvejende grad kan henføres alene til udsatte voksne og handicappede. Dette medfører, at udgifterne i nogle tilfælde skal opgøres på grupperingsniveau. Dette er dog udelukkende tilfældet i forhold til nogle af de funktioner (fkt ), hvor der også indgår udgifter til ældre i den samlede opgørelse af funktionen. I oversigtens tredje del indgår udgifter, der både kan henføres til ældre og til udsatte voksne og handicappede. Disse udgifter skal i overvejende grad også opgøres på grupperingsniveau. Opgørelse af nettodriftsudgifter Alle udgiftstal i de kvartalsvise oversigter skal opgøres som nettodriftsudgifter ekskl. refusionsindtægter for særligt dyre enkeltsager. Dette skyldes, at udgangspunktet for styringen bør være bruttoaktiviteten. 16

17 Et rent nettodriftsudgiftstal vil som følge af indtægterne fra den centrale refusionsordning for særligt dyre enkeltsager sløre, hvad det reelle udgiftsniveau på de forskellige funktioner er. Ved at fraregne refusionsindtægter for særligt dyre enkeltsager fås et mere reelt billede af aktivitetsudviklingen og hvor mange penge, kommunen bruger til foranstaltninger på det specialiserede socialområde. Opgørelsesmetoden fremgår af nedenstående faktaboks. Eksempel på opgørelse af NDU ekskl. refusion på fkt NDU for fkt (summen af alle udgifter og indtægter på dranst 1 og 2) -- Refusionsindtægter fra den centrale refusionsordning for særligt dyre enkeltsager for fkt (dranst 2, grp. 001) = NDU ekskl. refusion for fkt I mange kommuner opgør man normalt udgifterne som rene nettodriftsudgifter (summen af dranst 1 og dranst 2). Det er derfor nødvendigt at gøre politikerne opmærksomme på forskellen på de nettodriftsudgiftstal, de normalt præsenteres for, og de nettodriftsudgiftstal fraregnet refusionsindtægter for særligt dyre enkeltsager, som de præsenteres for i forbindelse med de kvartalsvise oversigter. Opgørelse af disponerede midler Opgørelsen af såvel kvartalsresultatet som årets forventede regnskab skal baseres på disponerede midler, dvs. udgifter som kommunen gennem visitationen til en social ydelse har forpligtet sig til at afholde. Formålet med opgørelsen af disponerede midler, herunder også afholdte midler, er at sikre et bedste bud på kvartalsregnskabet og det forventede årsregnskab. Afspejler udgiftsopgørelserne i de kvartalsvise oversigter alene de regnskabsførte udgifter, vil det opgjorte udgiftsniveau undervurdere det reelle udgiftsniveau, kommunen har forpligtet sig til at afholde. I så fald risikerer man ikke at opdage et udgiftsskred før sidst på året i forbindelse med modtagelsen af regningen, hvor mulighederne for genopretning er væsentligt begrænsede. Opgørelsen af disponerede midler forudsætter, at der for hver sag i forbindelse med visitationen til en konkret ydelse opgøres, hvad udgiften hertil vil 17

18 være i hver af årets resterende måneder fra datoen for visitationen. Justeres udgiften forbundet med den konkrete ydelse efterfølgende, fx ved revisitering til en tillægsydelse, skal det månedlige beløb i årets resterende måneder efter revisitationen tilpasses, så den reelle udgift til sagen fremgår. Udgifterne til hver enkelt sag i systemet aggregeres til et samlet udgiftstal. Et eksempel herpå kan være de samlede udgifter til længerevarende botilbud (SEL 108) på fkt I Vejle Kommune giver dispositionsregnskaber realistiske forventninger I en anerkendelse af, at bogførte regninger ikke giver et tilstrækkeligt grundlag for vurdering af årets samlede udgifter, som følge af forsinket regningsmodtagelse, indførte Vejle Kommune i 2009 anvendelsen af dispositionsregnskaber på området for udsatte børn og unge. På baggrund af dispositionsregnskaberne aggregeres udgifterne for alle foranstaltningstyper til et forventet årsforbrug. I dispositionsregnskaberne foretages en række korrektioner med henblik på at tage højde for en række usikkerheder. Eksempelvis korrigeres der for, at man ikke på forhånd kan tage højde for akutte anbringelser. Dette gøres ved i en særskilt kolonne at opgøre, hvad udgiften samlet bliver, hvis foranstaltningerne forbliver aktive året ud, uagtet at der er en slutdato i sagen. På baggrund af data fra dispositionsregnearket oplyses politikerne i fremstillingen af de kvartalsvise oversigter om udviklingen i antallet af foreby g- gende foranstaltninger og forskellige anbringelsestyper samt udviklingen i enhedspriserne. Derudover forholder materialet sig til udviklingen i efterspørgslen af pladser på kommunens døgninstitutioner og de indtægtsmæssige konsekvenser heraf. Kommunalbestyrelsen i Vejle Kommune oplever, at oversigternes gør det muligt politisk at følge området tættere, at gribe hurtigere ind og at stille krav til udviklingen på området. Dette skyldes oversigternes detaljerede indhold og tidspunktet for fremlæggelsen. Krav til indberetning og politisk drøftelse Der stilles krav om indberetning af samtlige oplysninger i alle tre dele af den kvartalsvise oversigt til Indenrigs- og Sundhedsministeriet via Indberetningen skal ske samtidig med forelæggelsen af oversigterne (dvs. fremsendelsen af oversigterne) for kommunalbestyrelsen. Kravene til kadencen for de kvartalsvise oversigters indberetning og drøftelse fremgår af nedenstående tabel 1. 18

19 Tabel 1: Kadence i de kvartalsvise oversigter Oversigt Udarbejdelse Senest indberetning 1. kvartal Ultimo marts 2. kvartal Ultimo juni 3. kvartal Ultimo september 4. kvartal Ultimo december Senest forelæggelse for kommunalbestyrelsen Drøftelse i kommunalbestyrelsen 1. maj 1. maj Hurtigst muligt efter forelæggelsen 1. august 1. august Hurtigst muligt efter forelæggelsen 1. november 1. november Hurtigst muligt efter forelæggelsen 1. februar 1. februar Hurtigst muligt efter forelæggelsen Den anførte tidsplan kræver alene, at kommunalbestyrelsen får fremsendt oplysningerne om udgiftsudviklingen inden hhv. 1. maj, 1. august osv. Årsagen til at denne tidsfrist er en del af regelsættet er, at det sikres, at kommunalbestyrelsen orienteres samtidig med at oplysningerne indberettes til Indenrigs- og Sundhedsministeriet Hvis kommunens tidsplan for kommunalbestyrelsesmøder fx i forbindelse med sommerferien betyder, at der først afholdes kommunalbestyrelsesmøde sent i august, kan man overholde reglerne ved i første omgang at sende udgiftsudviklingen senest 1. august. Herefter kan forvaltningen udarbejde en egentlig udvalgssag, hvor udgiftsudviklingen suppleres med de - i dette notat anførte - beskrivelser af aktivitetsoplysninger, handlingsmuligheder mv. Denne sag drøftes herefter på kommunalbestyrelsesmødet i slutningen af august. Det har, som beskrevet i indledningen til notatet, været et centralt mål med oversigterne at sikre, at kommunalbestyrelsen orienteres tidligere på året end hidtil. Og meningen er, at ikke kun fagudvalget men også kommunalbestyrelsen drøfter udviklingen på området, da området fylder en så stor del af den kommunale økonomi. Oversigterne kan derfor betyde, at kommunen vil skulle ændre sin mødekadence for at sikre denne involvering tidligere i opfølgningsprocessen. I forhold til de politiske drøftelser, kræver reglerne alene, at kommunalbestyrelsen drøfter udgiftsudviklingen vedrørende det specialiserede socialområde, dvs. oversigtens første og anden del. Der er således intet krav om, at kommunalbestyrelsen også drøfter udviklingen i udgifterne, der delvist kan henføres til ældreområdet. Udgifterne i oversigternes tredje del vedrører imidlertid også udsatte voksne og handicappede. På den baggrund anbefales det, at alle tre dele som udgangspunkt indgår i kommunalbestyrelsens drøftelse af de kvartalsvise oversigter, da 19

20 man herved favner alle udgifter, der vedrører udsatte voksne og handicappede, herunder også udgifter til eventuelt kompenserende foranstaltninger. Inddrages alle tre dele i de politiske drøftelser af de kvartalsvise oversigter, kan man i den politiske sagsfremstilling opdele udgifterne fordelt på hhv. ældre og udsatte voksne samt handicappede, hvis det er muligt at foretage en sådan opsplitning. Det kan fx ske hvis forvaltningen organisatorisk er opdelt på målgrupper. Opdelingen kan kvalificere målretningen af eventuelle genopretningsinitiativer. Opsamling: Hvad bør en kvartalvis oversigt indeholde svar på? Hvordan ser udgiftsudviklingen i de forventede regnskaber for 2010 ud i forhold til budgettet (pba. dispositionsregnskab), og seneste års regnskab? Hvordan forventes udviklingen i antal modtagere og gennemsnitspris at være i forhold til den forudsatte mængde * pris i budgettet? Er der indeholdt en rammebesparelse i budgettet, og i hvilket omfang er denne udmøntet/effektueret? Hvad er årsagerne til, at det forventede regnskab flugter/afviger fra budgettet? o hvilke styringsinitiativer har haft effekt og hvordan? o hvilke igangsatte styringsinitiativer har ikke virket efter hensigten og hvorfor? Hvilket serviceniveau ligger til grund for den forventede udgiftsudvikling? I tilfælde af en forventet budgetoverskridelse: o hvilke ændringer til serviceniveauet foreslår forvaltningen for at nedbringe de forventede udgifter? o hvilke forslag til styringsinitiativer foreslår forvaltningen for at nedbringe de forventede udgifter? 20