Spørgsmål & Svar. Udbud vedrørende bankydelser

Transkript

1 1 Spørgsmål & Svar vedrørende bankydelser Region Syddanmark har modtaget nedenstående spørgsmål vedrørende udbud. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 24/ Jeg skriver til dig fordi det af jeres kravsspecifikation punkt fremgår, at rentesatser skal oplyses som et tillæg/fredrag til CIBOR 3. Kravet er ufravigeligt. 1 Hvis det krav er ufravigeligt, ønsker vi ikke at byde på jeres bankforretninger, idet vi ikke bruger CIBOR 3 som referencerente. Derfor beder jeg dig oplyse om kravet er ufravigeligt? Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 9/ Kontraktbilag 2 kravspecifikation Side 1 PM-aftalen 2 Vil det være muligt at placere en del af investeringen i andre aktivklasser (f.eks. i investeringsbeviser med virksomhedsobligationer) end danske statsog realkreditobligationer? Nej. 3 Kontraktbilag 2 kravspecifikation Side 1 PM-aftalen Er det alene den årlige udgift ved forvaltning af porteføljeaftalen der indgår i vurderingen af vores tilbud? (her tænkes på om andre parametre som investeringsproces, historiske afkast m.v. har betydning) Ja.

2 2 4 Kontraktbilag 2 kravspecifikation Pkt I hvilken forbindelse har Regionen brug for filer i MT940-formatet? Det er i forbindelse med spørgsmålet afklaret, at Ordregiver alligevel ikke kommer til at anvende formatet MT 940. Denne del af mindstekravet i udgår således. Der udsendes ikke rettelsesblad herom, men Pkt lyder nu således: Det er et mindstekrav, at der er mulighed for at levere filer i formaterne ISO og DEBMUL, jf. yderligere herom i afsnit Kontraktbilag 2 kravspecifikation Pkt og 2 Hvad er Regionens behov for anvendelse af de beskrevne tekniske snitflader? Anvendes af Ordregiver til indlæsning af FI-indbetalinger i Ordregivers økonomisystem til udligning af debitorfakturaer I forbindelse med spørgsmålet har Ordregiver konstateret, at Ordregiver ikke har behov for filoverførsel af retursvar fra banken, da Ordregiver modtager retursvar direkte fra Nemkonto udenom banken. Ordregiver har behov for filoverførsel af øvrige betalingsoplysninger i forbindelse med overførsler af ind- og udbetalinger samt overførsel af data til afstemningsbrug. 6 sbetingelser Pkt Referenceliste. Navn og kontaktoplysninger på kontaktpersoner er som udgangspunkt beskyttet af vores tavshedspligt i kundeforhold. Videregivelse af disse oplysninger vil derfor kun kunne ske med disses accept Dette er Ordregiver indforstået med. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 09/ Kontraktbilag 2 7 Punkt 2.2 Det nævnes, at der er behov for 250 betalings- og kreditkort til ansatte. Hvor stor en andel af disse kort er kreditkort. Hvilke kreditkort-typer er der i givet fald tale om? Herudover er der aftaget Eurocards under en ikke nærmere angivet aftale. De fleste kort (ca. 200) er mastercard debet, der anvendes i forbindelse med beboerkonti. Herudover anvender Ordregiver nogle hævekort og almindelige Visa/Dankort.

3 3 Er disse Eurocards aftaget under aftalen mellem Moderniseringsstyrelsen og SEB-kort? Er det udbudskonformt kun at tilbyde betalingskortene (Visa/Dankort og Visa Debit) og henvise til, at kreditkortene skal aftages under Moderniseringsstyrelsens ovennævnte aftale? Ja. Ja. Kontraktbilag 2 8 Punkt Hvor mange beboerkonti er der tale om? Hvor mange konti skal der oprettes til Regionen? Cirka konti. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 12/ a) 1) Ad udbudsbetingelser 1.3 Den udbudte ydelse og omfang (side 3) samt Kontraktbilag 2 kravspecifikation afsnit Generelle vilkår vedr. priser og renter, ID (side 6) Af Ordregivers udbudsmateriale 1.3 fremgår: Forventet ydelsesomfang vedrørende den udbudte kontrakt fremgår af Kontraktbilag 2 og 3. De angivne estimater er alene udtryk for Ordregivers forventninger til forbruget af de ydelser, der er omfattet af den udbudte kontrakt. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end, hvad estimaterne angiver. Af Ordregivers udbudsmateriale ID (MK) fremgår: For de dele af cash managementydelserne, der er omfattet af en fastprisaftale forudsættes det, at Region Syddanmark ikke har yderligere udgifter, f.eks. i form af gebyrer, rentetab og tab af valørdage, end de i aftalen nævnte. Ordregiver kan ikke imødekomme ønsket. Det fremgår af Kontraktbilag 3, at tilbudsgiver har mulighed for at angive rentesatserne i saldo-intervaller. Det er Ordregivers opfattelse, at Spørger derved har mulighed for at tage højde for den beskrevne situation.

4 4 Fastprisaftalen medfører således, at ændringer i forudsætningerne, f.eks. antal transaktioner og beløb, ikke resulterer i øgede gebyrer eller udgifter for Region Syddanmark. Ordregiver forventer således, at den tilbudte rentesats, de anførte gebyrer og valørregler, bliver de endeligt gældende vilkår for perioden. Da tilbudsgivers tilbud er baseret på de i kontrakten anførte estimater og aftalen løber 4 år uden sædvanlige fleksible reguleringsmuligheder, betyder at Tilbudsgiver skal være ret sikker på, at grundlaget for det indtjeningsestimat, der danner basis for prissætningen ikke ændrer sig væsentligt i aftalens løbetid. Hvis f.eks. indestående på kontoen reduceres eller forsvinder som følge af ændret forretningsmønstre m.v. hos Ordregiver, kan det svække Tilbudsgivers grundlag for en rentabel forretning. Ændringerne kan der være gode grunde til, men Tilbudsgiver ønsker at have mulighed for at regulere vilkårene for at fastholde indtjeningsgrundlaget og sikre et balanceret forretningssamarbejde. Tilbudsgiver finder det uhensigtsmæssigt, at Ordregivers forretningsomfang kan blive væsentligt lavere end det estimerede, hvorefter Tilbudsgivers eneste mulighed er at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, hvis den ikke længere er rentabel for Tilbudsgiver. Det er som udgangspunkt ikke Tilbudsgivers ønske at træde ud af aftalen, men at hjælpe med at finde de mest hensigtsmæssige løsninger for begge parter. Derfor ønsker vi at følgende tekst tilføjes i aftalegrundlaget: Såfremt Regionens gennemsnitlige størrelse af henholdsvis indestående og træk på de løbende konti afviger væsentligt i forhold til den likviditet, der er estimeret i licitationsmaterialet, vil banken kunne ændre de tilbudte rentevilkår med 1 måneds varsel. Måtte en sådan situation opstå, vil banken på forhånd kontakte Regionen for en nærmere drøftelse med det formål at finde en alternativ løsning som fx investering i værdipapirer. 10 2) Ad udbudsbetingelser 18.2 Tjekliste for Tilbudsgiver (side 20) Er Ordregiver enig i at kontraktbilag 3A ikke skal udfyldes og returneres som en del af

5 5 tilbuddet? Ja. 11 3) Ad kontraktudkast afsnit 3.2 Ændringer af kontrakten (side 5/6), samt kontraktudkast afsnit 5 Pris (side 6/7) Den finansielle sektor er underlagt en række reguleringer og vilkår, som kan ændre sig i kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor have mulighed for at tilpasse vilkårene løbende, såfremt udefra kommende reguleringer, skatter, afgifter, kapitalkrav osv. fra myndighedernes side fører til, at grundlaget Tilbudsgivers oprindelige forudsætning for aftalen ændrer sig, så aftalen mellem parterne ikke længere er rentabel eller i værste fald ikke er mulig at opretholde. Ordregiver ønsker en aftaleperiode på 4 år. Tilbudsgiver kan ikke forudse hvilke ændringer, der kan ske i en 4 års periode, og Tilbudsgiver ønsker ikke at påtage sig en uforudsigelig risiko ensidigt. De hidtil kendte reguleringer o.a. fra myndighedernes side har imidlertid indbefattet en rimelig implementeringsperiode, hvorfor Tilbudsgiver i god tid vil drøfte eventuelle konsekvenser af lovindgreb o.a. med henblik på at finde en for parterne god løsning. Derfor ønsker vi at tilføje følgende tekster i aftalegrundlaget: a) Afsnit 3.2 Ændringer af kontrakten: Af Ordregivers udbudsmateriale fremgår: Enhver ændring af Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Parterne, hvorefter ændringen indgår som en del af Kontrakten. Ændringen skal vedhæftes Kontrakten som tillæg. Ændringer af Kontrakten må ikke forrykke udbudsgrundlaget og skal ske inden for rammerne af udbudsreglerne. I tilfælde af strukturændringer, der i væsentligt omfang får indflydelse på omfanget eller indholdet af de ydelser, som indgår i nærværende Kontrakt, skal Parterne, inden for rammerne af udbudsreglerne, indlede forhandlinger med henblik på en ændring af Kontrakten. Tilsvarende gælder såfremt der sker ændringer, som skyldes ændringer af love, bekendtgørelser eller anden regulering iht. lov, myndighedskrav, påbud, regulativer mv. Tilbudsgiver ønsker at tilføje:

6 6 Hvis der i aftaleperioden ændres i EUlovgivning, dansk lovgivning eller andet regelgrundlag, herunder men ikke udelukkende kapitalvægtningsregler og valørregler, i vilkår eller praksis på det finansielle marked, stigende fundingomkostninger eller den økonomiske udvikling, der ligger til grund for Tilbudsgivers virksomhed og/eller Region Syddanmarks grundlag, kan en part kræve aftalen tilpasset. Ordregiver kan ikke imødekomme ønsket. b) Afsnit 5 Pris: Af Ordregivers udbudsmateriale fremgår: Hvis de forhold, der fører til ændring af Kontrakten, herunder ændret lovgivning/myndighedskrav, ligger væsentligt udover, hvad Leverandøren med rimelighed kunne forvente ved kontraktindgåelsen, og ændringerne derudover påfører Leverandøren betydelige omkostninger, kan der optages forhandling inden for rammerne af udbudsreglerne mellem Parterne om, hvorvidt Leverandøren skal kompenseres økonomisk. De i Kontraktbilag 3 angivne rentesatser ændres med omgående virkning, når Cibor 3 ændres. Ændringen af rentesatsen skal svare til ændringen i Cibor 3. Tilbudsgiver ønsker at tilføje: Rentesatsernes tilknytning til CIBOR 3 kan uden varsel suspenderes i situationer, hvor Tilbudsgiver skønner, at der er indtrådt en renteuro, der bevirker, at CIBOR 3 vil stå i misforhold til renten på det korte pengemarked. I disse tilfælde vil Tilbudsgiver fremsende særskilt meddelelse om suspensionen og fastsætte ind- og udlånsrenten på basis af en vurdering af de aktuelle renteforhold på det pågældende tidspunkt. Dette gælder også såfremt CIBOR 3 udgår som renteinstrument. Odregiver kan ikke imødekomme ønsket. 12 4) Ad kontraktudkast afsnit 4.3 herunder kontraktbilag 5 Tilbudsgiver ønsker at byde på Ordregivers bankydelser, men kan ikke acceptere kontraktbilag 5 i sin nuværende form. Ved gennemgang af kontraktbilag 5 synes dette Kontraktbilag 5 er vedtaget af regionsrådet i Region Syddanmark. Ordregiver har derfor ikke mulighed for at

7 7 at rette sig mod udbud af en konkret afgrænset og fast defineret opgave, som leveres af f.eks. en entreprenør, som vil være til stede på en byggeplads, med et begrænset antal medarbejdere. Dette er ikke tilfældet i dette udbud, som retter sig mod en finansiel virksomhed til levering af en løbende serviceydelse. Vi beder derfor Ordregiver genoverveje formuleringen af kontraktbilag 5, således at dette i højere grad afspejler det konkrete udbud. Kan Ordregiver acceptere følgende ændringer: a) 2. afsnit ændring fra: Leverandøren skal sikre, at de ansatte imødekomme ønskerne til ændringer. til Leverandøren skal tilstræbe at sikre, at de ansatte b) 3. afsnit ændring fra: inden for 10 Hverdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. til: inden for 14 Hverdage fremskaffer relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere, i det omfang fremskaffelse er mulig. c) 5. afsnit ændring fra: Det påhviler Leverandøren at sikre, at Kunden har ret til til : Det påhviler Leverandøren at tilstræbe at sikre, at Kunden har ret til d) 8. afsnit ændring fra: 10 Hverdage til: 14 Hverdage. e) 9. afsnit - Boden bør ændres til et fast beløb eksempelvis DKK per hverdag, hvor arbejdsklausulen ikke

8 8 overholdes. 13 5) Ad kontraktudkast afsnit 6.2 Mangler (side 7) Kan Ordregiver acceptere at følgende sætning udgår af aftalegrundlaget: eller i øvrigt ikke er i overensstemmelse med Kundens berettigede forventninger - idet Ordregiver alene er forpligtet til at levere de aftalte ydelser i kontraktperioden. Afsnittet vil i stedet lyde: Der foreligger en mangel ved Leverandørens ydelse, såfremt denne ikke er i overensstemmelse med Kontrakten, jf. pkt. 3.1, uden at dette skyldes force majeure eller forhold, som Kunden er ansvarlig for. Kunden skal afgive skriftlig reklamation til Leverandøren, inden rimelig tid efter Kunden har konstateret, at Leverandørens ydelse er mangelfuld. Er Leverandørens ydelse mangelfuld, skal Leverandøren uden ugrundet ophold efter modtagelsen af skriftlig reklamation eller efter, at Leverandøren på egen hånd er blevet opmærksom på manglen, foretage afhjælpning. Leverandøren skal i forbindelse med afhjælpning yde en ekstraordinær indsats eksempelvis ved indsættelse af ekstra medarbejdere eller lignende. Odregiver kan ikke imødekomme ønsket. 14 6) Ad kontraktudkast afsnit 11 Socialt ansvar mv. (side 9) Kan Ordregiver acceptere at bl.a. udgår af aftalegrundlaget, således at den endelige formulering bliver: Dette indebærer at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børneog voksenarbejdskraft. Kunden forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Kundens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. Odregiver kan ikke imødekomme ønsket. 15 7) Ad Kontraktbilag 2 kravspecifikation afsnit Koncernkontoordning, rentenetting og renteberegning ID MK (side 7-9) Er Ordregiver indforstået med, at alene

9 9 16 DKK-konti forrentes med CIBOR3M som basisrente? 8) Ad sbilag 1 ESPD, afsnit (ESPD del IV) Tilbudsgiver undlader at udfylde kontraktsum for de oplyste referencer, da den er fortrolig mellem parterne. Vi håber at Ordregiver indforstået hermed. Ja. Den anvendte basisrente for udeholdte konti skal i så fald oplyses i henhold til mindstekrav i Kontraktbilag 2 og vil således blive indregnet i den årlige pris i forbindelse med tilbudsevalueringen. I forbindelse med tilbudsevalueringen forudsættes et dagligt gennemsnitlig indestående på 14 mio. DKK omregnet fra andre valutaer at indgå i den daglige saldo. Hvis Tilbudsgiver vælger at holde konti i anden valuta end DKK udenfor koncernkontoordningen, vil de 14 mio. DKK fragå i den daglige saldo i Kontraktbilag 3A i forbindelse med tilbudsevalueringen. Dette er Ordregiver indforstået med. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 12/ Spørgsmål til kontraktudkastet Ændringer af kontrakten Det fremgår at 2. afsnit, at i tilfælde af strukturændringer der i væsentlig omfang får indflydelse på omfanget eller indholdet af de ydelser, der indgår i kontrakten, skal parterne inden for rammerne af udbudsreglerne indlede forhandlinger med henblik på ændring af kontrakten. Hvad ligger der i strukturændringer der i væsentlig omfang får indflydelse på omfanget eller indholdet af de ydelser, der indgår i kontrakten. For at vide, under hvilke betingelser vi skal acceptere, at kontrakten ændres, vil vi gerne have præciseret, hvad der ligger heri. Der tænkes herpå en hel eller delvis nedlæggelse af regionerne. Det kan tilføjes, at fra en eventuel strukturændring besluttes til den realiseres, vil der erfaringsmæssigt gå flere år. Først på sidstnævnte tidspunkt vil strukturændringen kunne få indflydelse på kontrakten. 18 Spørgsmål til kontraktudkastet 8. Force majeure Det fremgår af dette punkt, at Regionen kan ophæve kontrakten, hvis opfyldelse af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været

10 10 umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 45 dage eller i mere end 70 dage i en periode på 1 år. Hvilke regler er gældende for bankens ret til at ophæve kontrakten i tilfælde af force majeure? Der vil gælde samme ret i forhold til bankens mulighed for ophævelse af kontrakten i tilfælde force majeure.