Spørgsmål og svar i forbindelse med udbuddet vedrørende: Kaffe, te, maskiner og service

Transkript

1 Spørgsmål og svar i forbindelse med udbuddet vedrørende: Kaffe, te, maskiner og service for kommunerne i Billund, Varde, Vejen og Ringkøbing-Skjern Spørgsmål Svar svar afgivet den Spørgsmål 20 Genspørgsmål spørgsmål 1 udbudsmateriale afsnit 2.3 tildelingskriterium, s. 8 og afsnit Smagstest, s. 13 Ud fra hvilken metode vurderes det, om smag, farve og duft er accepteret? Er det ud fra en personlig vurdering eller foreligger der et regelsæt for vurderingen af smag, farve og duft. (Hvis smag, farve og duft vurderes ud fra en personlig holdning, vil det være svært at få en objektiv/fair vurdering af tilbudsgiveres kaffer). Spørgsmål 21 Kravspecifikationen afsnit Smagstest, s. 13 Selvom resultatet af smagningen på kaffe og te ikke indgår som en del af tildelingskriteriet, står der under punkt 3.2.3, at der vil blive set på kaffens smag og farve. Under svaret på spørgsmål 1 til udbudsmaterialet står der ligeledes, at kaffen vil blive vurderet på duft og smag. Tilbudsgiver stiller derfor spørgsmålet, om hvilken konsekvens det vil have, hvis kaffen vurderes til ikke at dufte eller smage tilstrækkeligt af kaffe. Vi mener, at en sådan vurdering vil være i strid med princippet om gennemsigtighed og ligebehandling. Vores forslag er derfor at lade Kaffen bliver ikke vurderet på om den smager godt den vil udelukkende fungere som en kontrol af tilbudsgivers oplysninger omkring doseringen. Her vil vi kigge på kaffen om den ligner, dufter og smager som kaffe her vurderes ikke på om det er en god eller dårlig kaffe. Denne smagstest er udelukkende en sikring for, at doseringen ikke er alt for lille, så tilbudsgiver kan give en lav pris og senere tjene mere på det, da doseringen ikke stemmer overens med hvad der skal anvendes til en kop kaffe. Der kan hurtigt vurderes på om den er for lidt doseret, hvis kaffen er nærmest gennemsigtig og ikke smager af andet end vand. Nej udbyder vil ikke lave det som en del af vægtningen i tildelingskriteriet, da udbyder ikke mener, der vil kunne laves en vurdering der opfylder gennemsigtighedsprincippet og ligebehandling. Hver person har forskellig mening om smagen af kaffe, og det vil derfor blive en udfordring, at lave en vurdering af kaffens smag. 1

2 vurderingen af kaffens smag indgå som en del af vægtningen i tildelingskriteriet under punkt 2.3. Vil udbyder overveje at acceptere dette? Spørgsmål 22 Kravspecifikation afsnit Kvalitet, s. 12 Det angives som krav, at papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Tilbudsgiver kan oplyse, at en papkarton, der er fremstillet af alene genbrugsmaterialer, ikke vil have den fornødne styrke, til at varen kan leveres i uskadt stand. Samtidig vil det betyde, at der anvendes en langt større mængde materiale til papemballagen, hvis den alene fremstilles af genbrugsfibre. Ændring i kravspecifikationen afsnit Kvalitet Emballage skal så vidt muligt være fremstillet af genbrugsmaterialer. Det anbefales derfor, at papemballagen fremstilles af en blanding af nye fibre og genbrugsfibre. Vil udbyder acceptere dette forslag? Spørgsmål 23 Kravspecifikation afsnit Kvalitet, s. 12 For at sikre barriereegenskaberne i den primære emballage, der ifølge vores viden anvendes af alle udbydere på de danske marked, indeholder denne emballage metalliseret polyester. Vi mener derfor ikke, at der er tilbudsgivere, der vil kunne leve op til kravet om, at emballagen skal være helt fri for aluminium. Det skal samtidig oplyses, at aluminiumsindholdet i en metalliseret polyester er nedbragt til et absolut ubetydeligt niveau. Yderligere kan det oplyses at emballagen ikke indeholder PVC, phtalater eller flourerede stoffer. Vil udbyder overveje, at tillade, at der kan være et meget minimalt indhold af aluminium i kaffefolien? Spørgsmål 24 Kravspecifikationen afsnit Smagstest, s. 13 Det angives som krav, at der på de enkelte tilbudte kaffe- og te-produkter skal medfølge produktdatablade. Vil udbyder oplyse om produktdatabladene skal sendes sammen med tilbuddet eller om de skal leveres sammen med prøverne i forbindelse med smagstesten. Spørgsmål 25 Kravspecifikation afsnit Maskiner, s. 16 På side 16 angives der et krav om, at der til instantmaskinen skal være to beholdere til instant produkter. Tilbudsgiver vil mene, at det ikke er nødvendigt med to beholdere, da maskinen kun skal brygge kaffe og te. Vil ordregiver overveje at ændre til 1 Ændring i kravspecifikationen afsnit Kvalitet Emballage skal så vidt muligt være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der skal ikke anvendes pvc, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. Dog må kaffefolien indeholde et meget minimalt indhold af aluminium, fordi denne emballage indeholder metalliseret polyester. Produktbladene skal leveres sammen med prøverne i forbindelse med smagstesten. Ændring i kravspecifikationen afsnit Maskiner Udbyder accepterer dette og ændrer hermed kravet til, at der skal bydes ind med en maskine med 1-2 beholdere. Instantmaskine 1-2 beholdere til instant produkter 2

3 beholder? Automatisk vandtilførsel Brygger kaffe til kande og kop samt vand til te Bryggetid: 1 kop kaffe Min. 200 kopper kaffe á Bryggetemperatur min. 92 grader Energisparefunktion eller natsænkning Tilslutning til 230V Spørgsmål 26 Kravspecifikation afsnit Maskiner, s. 16 På side 16 angives det under instantmaskine, at brygtiden for 1 kop skal være og at brygtiden for 1 Ændring i kravspecifikationen afsnit Maskiner Udbyder fjerner kravet til bryggetid på 1 kande, men fastholder kravet til bryggetid på 1 kop kaffe på maks 12 sekunder. kande skal være maks. 25 sekunder. Det er ikke muligt at brygge en kande på 25 sekunder. Vil udbyder overveje at ændre kravet? Instantmaskine 2 beholdere til instant produkter Automatisk vandtilførsel Brygger kaffe til kande og kop samt vand til te Bryggetid: 1 kop kaffe Min. 200 kopper kaffe á Instantmaskine, 230V Bryggetemperatur min. 92 grader Energisparefunktion eller natsænkning Tilslutning til 230V 3-4 beholdere til instant produkter Automatisk vandtilførsel Brygger kaffe til kande og kop Mulighed for tilføjelse af mindst et ekstra produkt uden udskiftning af maskine hvis behov opstår (espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko, chokoladedrik eller chokolademilk). Mulighed for mindst 1 produkt udover standard kaffe og te. Espresso, cappuccino, 3

4 Spørgsmål 27 Kontrakten - 7 Levering og leveringsbetingelser, s. 21 Da, der kun er få leverandører der mulighed for at levere på faste dag, finder tilbudsgiver, at det vil begrænse konkurrencen unødigt at opretholde dette krav. Vil udbyder overveje at ændre kravet? (Grunden til at ovenstående vil begrænse konkurrencen er, at alle firmaer som leverer via fragtmand ikke kan leve op til kravet om levering på faste dage. Dog vil alle leverancer kunne leveres indenfor 48 cafe au lait og chokoladedrik Bryggetid: 1 kop kaffe Min. 200 kopper kaffe á Bryggetemperatur min. 92 grader Energisparefunktion eller natsænkning Tilslutning til 230V Instantmaskine, 400V 3-4 beholdere til instant produkter Automatisk vandtilførsel Brygger kaffe til kande og kop Mulighed for tilføjelse af mindst et ekstra produkt uden udskiftning af maskine hvis behov opstår (espresso, cappuccino, cafe au lait, espresso choko, chokoladedrik eller chokolademilk). Mulighed for mindst 1 produkt udover standard kaffe og te. Espresso, cappuccino, cafe au lait og chokoladedrik Bryggetid: 1 kop kaffe Min. 200 kopper kaffe á Bryggetemperatur min. 92 grader Energisparefunktion eller natsænkning Tilslutning til 400V Udbyder fastholder kravet. Det er et krav fra institutionerne, at det skal være muligt at aftale en fast leveringsdag. Dette er ikke ensbetydende med, at det vil blive anvendt, men muligheden skal være der. 4

5 timer fra ordreafgivelse). Spørgsmål 28 Kontrakten - 8 Følgeseddel, s. 22 Der angives et krav om at leverancerne skal ledsages af en følgeseddel. Der angives samtidig et krav om, at følgesedlen skal indeholde oplysninger om stykpris og totalsum. Tilbudsgiver finder ikke, at det er normal kutyme og heller ikke hensigtsmæssig, at følgesedlen indeholder prisoplysninger. Vil udbyder overveje at frafalde kravet om prisoplysninger på følgesedlen? Spørgsmål 29 Bilag 2 Liste over nuværende maskiner i kommunerne Tilbudsgiver vil ikke kunne tilbyde service på Scannomat Pro 2 banquet, som står ved Billund Kommune og Cafitesse maskinerne hos Ringkøbing Skern Kommune. Tilbudsgiver forventer, at der kun er få der vil kunne indfri dette krav, og finder, at det vil begrænse konkurrencen unødigt. Vil udbyder overveje at frafalde kravet? Spørgsmål 30 Tilbudslisten Te og øvrige produkter Vedr. cacaopulver angives det, at der skal være tale om fedtfattigt kakaopulver og der nævnes også ordene det totale fedtindhold. Vil udbyder oplyse, hvad kravet til det totale fedtindhold er angivet i procent? Der er nu kun angivet, hvor stor en andel af blandingen, der skal være kakaopulver, hvilket er 14 %. Spørgsmål 31 Tilbudslisten Te og øvrige produkter Der stilles krav om levering af 250/90-250/110 filtre hvid. Vil udbyder tillade at der også bydes med 250/84, da det er den mest anvendte filtertype til denne maskine og samtidig også er et billigere filter. Spørgsmål 32 Kontrakten - 7 Levering og leveringsbetingelser, s. 21 Vil Udbyder acceptere nedenstående? Leveringstiden på de enkelte institutioner vil ligge mellem klokken og skal overholdes, dog ikke hvis andet aftales. Ændring i kontraktens 8 Følgeseddel Udbyder frafalder kravet om prisoplysninger på følgesedlen Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der for hver pakning nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder navnet på rekvirenten, dato, antal, varetype samt varenummer. Ændring i bilag 2 liste over nuværende maskiner i kommunerne Udbyder frafalder kravet om, at der skal kunne tilbydes service på Scannomat Pro 2 banguet hos Billund Kommune og Cafitesse maskiner hos Ringkøbing- Skjern, hvis tilbudsgiver ikke har disse maskiner. Uddybning af produkt på tilbudslisten, te og øvrige produkter Det totale fedtindhold må maksimalt være 5,5 gram fedt pr. 100 gr. ved den fedtfattige cacaopulver i position A-21. Ændring i tilbudslisten, te og øvrige produkter Skålefiltre 250/84-250/110 hvid krt Der uploades ny tilbudsliste med denne ændring. Ændring i kontraktens 7 Levering og leveringsbetingelser Leveringstiderne på de enkelte institutioner vil ligge imellem klokken og skal overholdes, dog ikke hvis andet aftales. 5

6 Spørgsmål 33 Kontrakten - 8 Følgeseddel, s. 22 Vil Udbyder acceptere, at der på følgeseddel ikke fremgår STYKPRIS SAMT TO- TALSUM? Priserne betragtes som lidt fortrolige oplysninger, som vi normalvis ikke påfører vores følgesedler. Spørgsmål 34 Genspørgsmål spørgsmål 3-11 Prisregulering, s. 23 I forbindelse med prisændringer skal kontrakthaver senest 5 dage inden ændringens ikrafttræden fremsende et opdateret elektronisk varekatalog til ordregiver. Vores e-handelssystem har kun 1 kundeport, hvorfor det vil være vanskeligt at udlæse 2 kataloger samtidigt. Det nye katalog med prisændring vil komme til at overskride gældende katalog. For at vi kan imødekomme nuværende krav vil det derfor være nødvendigt for os at oprette 2 kundeporte pr. kunde og dermed oprette 8 aftaler i stedet for 4 og det vil dermed blive omfattende rent praktisk. Vil ordregiver genoverveje at acceptere, at der udsendes en excel-fil med de nye priser og produkter 10 dage forinden til godkendelse? Se spørgsmål 28. Udbyder fastholder kravet. Tidsfristen er sat så ordregiver har mulighed for at gennemgå og godkende kataloget inden ikrafttrædelse af tilrettede priser. Leverandørens seneste katalog uploades til udbyders kataloghåndteringssystem, hvor kataloget behandles og derefter synkroniseres dette katalog med udbyders e-handelssystem, vel at mærke først på ikrafttrædelsesdatoen for prisregulering. Det gamle katalog ligger i udbyders e- handelssystem indtil udbyder har synkroniseret et nyt katalog. Priserne i e-handelssystemet vil således ikke være påvirket at, at udbyder har fået nyt katalog tilsendt så længe dette katalog ikke er synkroniseret. Leverandøren kan derfor sagtens sende et nyt e- katalog af sted som vil overskride det gamle. På baggrund af dette, er det ikke nødvendigt med 2 kundeporte. 6