Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Bent Maigaard Heidi Jørgensen Jens Klokhøj - Afbud

Transkript

1 Boligorganisationen Domea Vordingborg Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 27. juni 2017 kl På Holberggaard, Strandgaardsvej 8, 4760 Vordingborg Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Benchmark af administrations- og driftsudgifter i Domea Vordingborg 2 4 Sammenlægning af afdelinger Lukket punkt Kapitalstøttesag 1808 Havnefronten Afdelingsbestyrelsernes rolle i fraflytningssyn Planlægning af Vordingborg festuge Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Henrik, formand Poul Rasmussen, næstformand Carsten Olsen Jens Gormsen deltog fra ca. kl Bent Maigaard Heidi Jørgensen Jens Klokhøj - Afbud Suppleanter: Heidi Aaris Johansen - Afbud Bente Olsen Øvrige deltagere: Dorte Jørgensen, Administrationen Udsendt den 30. juni 2017

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bent Maigaard udtrykte utilfredshed med, at indkaldelser og referater ikke var uploaded på bestyrelsens hjemmeside siden Der henvises til bestyrelsens hjemmeside hvor alle indkaldelser og referater ligger fra 2011 og frem til d.d. Der blev utrykt tilfredshed med at møderne nu indkaldes via Outlook. Bestyrelsen godkendte herefter dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Der er modtaget indsigelse fra Bent Maigaard omkring Benchmark. Indsigelsen behandles under punktet med benchmark. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 3 Benchmark af administrations- og driftsudgifter i Domea Vordingborg Til vurdering af udvikling og niveau for udgifterne til drift og administration udarbejder Domea.dk hvert kvartal en benchmarkrapport for boligselskabet. Boligselskabets udgifter benchmarkes op imod de gennemsnitlige udgifter for alle almene boligselskaber i hhv. Vordingborg kommune og Region Sjælland. Benchmarktallene er hentet fra Landsbyggefondens regnskabsdatabase. Af bilag 1 fremgår udviklingen i udgifter fra konto 112 til konto 401. Af bilag 2 fremgår udviklingen i udgifter til konto 112 administration. Af bilag 3 fremgår udviklingen i udgifter til konto 114 renholdelse. Af bilag 4 fremgår udviklingen i udgifter til konto 115 almindeligt vedligehold. Af bilag 5 fremgår udviklingen i udgifter til konto 116 planlagt vedligehold. Af bilag 6 fremgår udviklingen i udgifter til konto 120 henlæggelse til planlagt vedligehold. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Dorte gennemgik seneste benchmark pr. 31. marts Side 2 af 8

3 Bent Maigaard har i mail af 15. marts 2017 gjort indsigelse mod referatet fra bestyrelsesmødet d. 29. november 2016 og udviklingen i administrationsudgifterne. Bent mener ikke, at der er overensstemmelse mellem de lovede reducerede udgifter i forbindelse med projekt Domea 2015 og den udvikling der reelt er sket på bl.a. konto 112 og 114. Når der benchmarkes op imod Regions Sjælland og Vordingborg kommune, på konto 112 er det bestyrelsens opfattelse, at estimatet for 2016/17 for Domea Vordingborg (kr pr. lejemål) ligger væsentligt over gennemsnittet i Vordingborg kommune på kr ,- pr. lejemål. Yderligere besparelser vil kunne opnås ved bl.a. at sammenlægge alle afdelinger. På konto 114 ligger Domea Vordingborg under både Region Sjælland og Vordingborg kommune. På konto 115 ligger Domea Vordingborg under både Region Sjælland og Vordingborg kommune. På konto 116 og 120 ligger vi meget højere end både Region Sjælland og Vordingborg kommune. Der har været en del ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver og det må forventes, at kurven flader ud fremadrettet. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 4 Sammenlægning af afdelinger I forlængelse af gennemgangen af udkastet til afdelingssammenlægning på bestyrelsesmødet d. 21. marts 2017 har bestyrelsen ønsket yderligere en drøftelse, af muligheder og fremgangsmetode for en mulig sammenlægning på de kommende ordinære afdelingsmøder i efteråret Med kursiv er i nærværende dagsorden indsat punktet fra førstebehandlingen på bestyrelsesmødet d. 21. marts Oplæg til sammenlægning af afdelinger i Domea Vordingborg Sammenlægning af boligafdelinger kan bidrage til at gøre deres drift og økonomi mindre sårbar og forbedrer ofte mulighederne for at rekruttere til afdelingsbestyrelse og andet frivilligt arbejde. Herudover vil større boligafdelinger fra 1. januar 2016 som hovedregel skulle betale et lavere administrationsbidrag til Domea.dk end de mindre boligafdelinger. Det anbefales, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af følgende afdelinger: 1801 Strandgården 1802 Troldeparken 1806 Kirsebærplantagen 1808 Havnefronten Side 3 af 8

4 Processen: Sammenlægning af eksisterende boligafdelinger skal godkendes på forhånd af afdelingsmødet i de berørte afdelinger og af boligselskabets repræsentantskab. Sammenlægningen skal ske ved regnskabsskæring og foreslås gennemført pr. 1. juli 2018 Meddelelse om den godkendte sammenlægning skal gives til kommunen og Landbyggefonden samt Statens Administration, men ingen af disse kan omgøre den trufne beslutning. Efter sammenlægningen, skal beboerne inden 6 måneder indkaldes til første afdelingsmøde i den nye afdeling. På dette møde skal beboerne vælge deres nye fælles afdelingsbestyrelsen og blandt andet tage stilling afdelingsbestyrelsens størrelse og valgmetoden ved valg af formand. Der kan gå op til 6 måneder fra den juridiske sammenlægning ved regnskabsskæring til sammenlægningen er på plads i alle Domea.dks administrative systemer (herunder på hjemmesider). Huslejen: Huslejen i de berørte afdelinger skal udlignes over en periode på maksimalt 10 år fra sammenlægningen. Lejeforskelle, der skyldes forskelle i afdelingernes kapitaludgifter på sammenlægningstidspunktet kan dog opretholdes. Tilsvarende gælder lejeforskelle, der kan henføres til forskelle i lejemålenes indbyrdes brugsværdi. Detaljerede beregninger bliver forelagt på mødet. Venteliste og udlejning Følgende hovedprincipper gælder: Ventelisterne for de nuværende afdelinger vil blive slået sammen, så beboernes fortrinsret til familieboliger i egen afdeling fremover gælder for samtlige boliger i den nye afdeling. Eksterne ansøgere samt interne ansøgere i boligselskabet, som ikke på forhånd har fravalgt de nuværende afdelinger, vil automatisk være aktivt boligsøgende til familieboliger i den nye afdeling. Eventuelle aftaler om fleksibel udlejning mv. vil blive opretholdt for de boliger, som oprindeligt var omfattet af aftalen med kommunen. Eventuel tilpasning af de fleksible udlejningsregler skal aftales med kommunen og sker ikke automatisk som følge af sammenlægningen. Vedligeholdelsesordning Følgende hovedprincipper gælder: Hvis de eksisterende afdelinger har samme vedligeholdelsesordning, så videreføres denne ordning i den sammenlagte afdeling, indtil afdelingsmødet eventuelt måtte træffe beslutning om at vælge an anden ordning Hvis de eksisterende afdelinger har forskellige vedligeholdelsesordninger, så træffer organisationsbestyrelsen beslutning om, hvilken vedligeholdelsesordninger der skal gælde i den sammenlagte afdeling, indtil afdelingsmødet eventuelt måtte træffe beslutning om at vælge an anden ordning Navn og nummer på den sammenlagte afdeling Side 4 af 8

5 Det er organisationsbestyrelsen, der fastsætter navnet på den nye afdeling. Afdelingsnummeret bliver fastsat administrativt. Midlertidig afdelingsbestyrelse Hvis der er valgt afdelingsbestyrelse i de eksisterende afdelinger, så skal der tages stilling til, hvem der skal fungere som midlertidig afdelingsbestyrelse i perioden fra sammenlægningen og indtil der vælges en ny fælles afdelingsbestyrelse. Den/de valgte afdelingsbestyrelse(r) afgør indbyrdes, hvem der skal udgøre den midlertidige afdelingsbestyrelse samt, hvem der skal være formand. Organisationsbestyrelsen træffer dog beslutningen, hvis afdelingsbestyrelserne ikke (i tide) kan nå til enighed. Afdelingsmødernes godkendelse Afdelingsmødets godkendelse i de berørte afdelinger vil blive dokumenteret via et særligt dokument, der underskrives af dirigenten på afdelingsmødet. Dokumentet sammenfatter: Hvilke afdelinger, der sammenlægges Navn og afdelingsnummer for den sammenlagte afdeling Eventuelle beslutninger om midlertidig afdelingsbestyrelse Dato for sammenlægning af afdelingerne Dato for afdelingsmødets godkendelse Øverste myndigheds godkendelse Hvis ikke repræsentantskabet (evt. generalforsamling) har delegeret beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen, så skal endelig godkendelse af sammenlægningen ske på repræsentantskabsmøde. Øverste myndighed skal orienteres om indholdet af de mere detaljerede beslutninger, men godkender i øvrigt sammenlægningen som en helhed. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der arbejdes hen imod en sammenlægning af de nævnte afdelinger på den angivne dato. Det indstilles til bestyrelsen at godkende principperne for huslejeudligning i den sammenlagte afdeling. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om vedligeholdelsesordningen i den sammenlagte afdeling, såfremt afdelingerne i dag har forskellige ordninger. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om den sammenlagte afdelings navn. Det indstilles til bestyrelsen at bemyndige formanden og næstformand til at træffe endelig beslutning vedrørende midlertidig afdelingsbestyrelse i den sammenlagte afdeling, såfremt de eksisterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke i tide kan nå til enighed. Det indstilles til bestyrelsen at godkende sammenlægningen endeligt, i den udstrækning bestyrelsen har fået overdraget beslutningskompetencen hertil fra øverste myndighed. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der arbejdes hen imod en sammenlægning til regnskabsskæring d. 1. juli Side 5 af 8

6 Bestyrelsen besluttede, at sammenlægning skal ske uden huslejeudligning af nettokapitaludgifter. Alle afdelinger har A-ordning, så punktet er ikke relevant. Bestyrelsen besluttede at den nye afdeling skal hedde Domea Vordingborg. Bestyrelsen bemyndigede formand og næstformand til at træffe endelig beslutning om afdelingsbestyrelse, såfremt der ikke kan opnås enighed i tide. Bestyrelsen besluttede et princip om alt eller intet, i forhold til sammenlægning af afdelinger. Hvis blot en afdeling ikke har flertal for sammenlægning bliver projektet ikke til noget. Jens Gormsen udtrykte betænkeligheder ved en sammenlægning, fordi erfaringerne fra etablering af samdrift mødte og fortsat møder meget modstand, fordi afdelingen ikke længere har sin egen ejendomsmester. Formændene for afdelingsbestyrelserne, der sidder i organisationsbestyrelsen kan sagtens se fordelene ved sammenlægning, men mener det er meget vigtigt, at beboerne bliver orienteret om alle elementer i en sammenlægning og får det konkretiseret i forhold til udviklingen i huslejen. Der er aftalt fællesmøde med organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne d. 19. september, hvor filmen med erfaringer fra andre selskaber skal vises, samt saglige argumenter og konsekvenser ved sammenlægning og øvrige relevante materialer. Gerne med besøg fra en organisation, der har gennemført sammenlægninger og har erfaringer hermed. 5 Lukket punkt 6 Kapitalstøttesag 1808 Havnefronten I forbindelse med genopretningen af økonomien i afdeling 1808 Havnefronten blev kapitalstøtte sagen opgjort pr. 30/ Der blev rejst tvivl om hvorvidt der indestod et restbeløb på kr ,- til markedsføring og der blev bedt om en redegørelse. Jævnfør revisors redegørelse af 15. marts 2017 fremgår det, at der pr. 30/ er et restbeløb til markedsføring på kr ,- samt en overskydende del af kapitaltilførslen på kr ,- der eventuelt kan anvendes til andre formål. Fratrækkes forbruget til markedsføring fra indeværende års forbrug på kr ,- er der et restbeløb på kr ,- Revisionen er for nuværende ved at undersøge, hvilke muligheder der for anvendelse af den resterende del af kapitalstøttesagen. Redegørelse fra revisionen Bilag 9 Side 6 af 8

7 Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning samt drøfte anvendelse af resterende midler til markedsføring. Bent Maigaard udtrykte kraftig utilfredshed med forvirringen og sagsbehandlingstiden på anvendelse af restbeløb fra kapitalstøttesagen på 1808 Havnefronten. Bestyrelsen forlanger en meget snarlig afklaring på hvad de resterende midler kan anvendes til, så sagen kan afsluttes. 7 Afdelingsbestyrelsernes rolle i fraflytningssyn Afdelingsbestyrelsen i 1801 Strandgården har stillet krav om deltagelse i fraflytningssyn i afdelingen. Argumentationen er, at man ønsker at besigtige lejemålene, således at bestyrelsen har kendskab til lejemålenes standard. Servicecenteret har tilbudt, at der gives besked til afdelingsformanden, når fraflytningssynet er gennemført og lejligheden er klar til besigtigelse. Afdelingsbestyrelsen har afvist og forlanger, at deltage i fraflytningssynet. Af almenboligloven fremgår det, at boligorganisationen udpeger udlejers repræsentant. Det er normalt en ejendomsmester, inspektør, driftsleder el. lign. Afdelingsmødet har således ingen kompetence herom. Vedlagt er BL bemærkninger til reglerne omkring fraflytningssyn. Bilag 10 Det indstilles til bestyrelsen at drøfte kravet og træffe beslutning om afdelingsbestyrelsens rolle i forbindelse med fraflytning. Bestyrelsen er informeret om afdelingsbestyrelsens rolle i forbindelse med fraflytningssyn, jævnfør Bilag 10 Bl s FAQ. Bestyrelsen argumenterede for, at hvis afdelingsbestyrelsen i afdeling 1801 Strandgården ønsker, at bidrage til en højere standard i lejemålene i forbindelse med fraflytning, vil bestyrelsen ikke forhindre det. Poul Rasmussen er af den opfattelse, at fraflytningssyn er en opgave administrationen tager sig af og ikke noget afdelingsbestyrelsen involverer sig i. Dorte oplyste, at vedligeholdelsesstandarden reguleres i afdelingens vedligeholdelsesreglement og der bør på den baggrund ikke være tvivl om, hvad der skal gøres i lejemålene ved fraflytning m.m. Bestyrelsen besluttede, at repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen ikke deltager ved fraflytningssyn, med mindre fraflytter stiller krav herom. Repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen vil efter fraflytningssynet, gennemgå lejemålet sammen med synsmanden, for at sikre en pæn lejlighed. Afdelingen afregnes for synsmandens ekstra tidsforbrug. Der var ikke krav fra andre afdelinger om deltagelse i fraflytningssyn. 8 Planlægning af Vordingborg festuge 2017 Side 7 af 8

8 Boligselskabet Domea Vordingborg har tidligere deltaget i Vordingborg fest uge i uge 28. Der har tidligere været lavet en annonce til ugeavisens festuge tillæg, om at Servicecenter Vordingborg har åbent dagligt fra mandag til fredag fra kl og tilbyder gratis opskrivning til selskabets afdelinger. Vi tilbyder koldt vand, bolsjer og en ballon eller lignende til dem der kigger ind. Det indstilles til bestyrelsen at godkende ovenstående indsats samt indkøb af vand mv. Bestyrelsen godkendte oplæg til Vordingborg festuge. 9 Eventuelt Bent Maigaard har ved flere lejligheder udtrykt utilfredshed med det økonomiske overblik, der er adgang til via bestyrelsens log in. Bent finder det umuligt, at gennemskue, hvordan økonomien udvikler sig i de enkelte afdelinger, på baggrund af de oplysninger der er tilgængelige på Domea.dk Poul Rasmussen tager sagen med til landscenteret. Dorte Jørgensen oplyste, at Landsbyggefonden har været på besøg i 1806 Kirsebærplantagen igen i juni, på baggrund af en ansøgning om renoveringsstøtte. Der er særligt fokus på udskiftning af døre og vinduer, da de er i meget dårlig stand. Realkreditinstituttet er ansøgt om lånefinansiering til udskiftning af døre og vinduer, men har bedt LBF om en status på renoveringssagen, før der tages endelig stilling. Bent Maigaard orienterede om, at kommunalbestyrelsen i Vordingborg kommune netop har afvist, at give kommunal garanti på en dør/vinduesudskiftning i Præstø. Side 8 af 8