REFERAT AF MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET

Transkript

1 REFERAT AF MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET Dato: 30. august 2017 Tid: Kl. 09:00-11:30 Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1.sal, vær.103 Mødedeltagere: HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Børner Stax (adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Camilla Niebuhr (direktør), Nina Hemmersam (Center for Policy og Områdesekretariatet), Jeanne Jacobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Marica Kljucaric Hansen (selvej. klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Anna-Belinda Fosdal (stedfortræder for Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder). Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS), Thomas Enghausen (LFS), Lars Steen Sørensen (KLF - næstformand), Jan Trojaborg (KLF), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Thomas Martin Hannberg (HK), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Henriette Brockdorff (BUPL), Bodil Marie Gjøl (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Jesper Koch Hedengran (AMR). Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Susanne Terkildsen (referent) Afbud: Annette Mai Larsen (BUPL), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder). DAGSORDEN Tid Indhold Bilag 1 09:00-09:05 Velkomst v. Tobias Børner Stax 2 09:05-09:30 Status efter budgetseminar v. Tobias Børner Stax Programmet for budget-seminaret inkl. slides, der ikke er fortrolige forventes eftersendt til HovedMED 28. august :30-10:00 Status på BUFs måltal for anvendelsen af støttet beskæftigelse v. Tobias Børner Stax Bilag 1: Målopfyldelse 2016 for de særlige jobordninger.pdf LINK til Borgerrepræsentations behandling af fastsættelse af måltal for ntationensmodemateriale/ /edocagenda/17260c2c-7d a5cc /33b aeb f f7f28da

2 4 10:00-10:15 Drøftelse af rammer for indgåelse af senioraftaler i BUF v. Lars Steen Sørensen Emnet ønskes drøftet som en følge af, at Sundhedsplejen oplever vanskeligheder med at indgå senioraftaler. 5 10: Drøftelse af medarbejdernes tryghed og det psykiske arbejdsmiljø i relation til de aktuelle banderoligheder v. Jan Hoby 6 10: Skriftlig orientering om status på timebanken hos AMK v. Nina Hemmersam Fremadrettet ønsker direktionen en fast kvartalsvis skriftlig orientering til HovedMED med status på BUFs anvendelse af Timebanken hos AMK. 7 11:00-11:20 Områdesekretariatet v. Tobias Stax Fælles drøftelse og refleksion af Områdesekretariatets funktion og samarbejdsflader i forhold til MEDorganisationen herunder forventningsafstemning med medarbejdersiden om, hvad denne ser som de vigtigste synergier ift. organiseringen fremadrettet. 8 11:20-11:25 Eventuelt 9 11:25-11:30 Afslutning v. Tobias Børner Stax Bilag 2: Rammeaftale om seniorpolitik - aftalenr pdf (se kapitel 2, side 5, som handler om seniorstillinger og senioraftaler). Ingen bilag Bilag 3: AMK timebank, juli 2017.pdf Ingen bilag SKRIFTLIG ORIENTERING Opdateret version af BUFs Facebook-strategi. Bilag 4: Facebook i BUF retningslinjer, vejledning og anbefalinger, juni (se vedlagte pdf-fil: Facebook i BUF 2017.pdf ) Dokumentet er desuden tilgængeligt via linket: Bilag 5: Facebook på jobbet - guide til privat brug af sociale medier i arbejdstiden. (se vedlagte pdf-fil: guide_sociale_medier_i_buf_2 (1).pdf ) Dokumentet er desuden tilgængeligt via linket:

3 REFERAT Ad) pkt. 1 Velkomst v. Tobias Børner Stax Tobias Børner Stax bød velkommen og indledte med en kort status på implementeringen af Kvantum. Tobias Børner Stax fremhævede, at mange skal lære at arbejde på en anden og ny måde. Og at ledelsen derfor skal være forberedt på, at der vil komme mange spørgsmål i starten. Lige nu er et omfattende uddannelsesprogram i gang og man forsøger at komprimere alle uddannelsesforløb. Tobias Børner Stax appellerede til, at man undlader at sende mails med store bogstaver og udråbstegn, når man støder på udfordringer med at bruge Kvantum. Og at ledelsen i stedet støtter de medarbejdere, som skal lære at bruge systemet og benytter den udvidede support, der er etableret. Ad) pkt. 2 Status efter budgetseminar v. Tobias Børner Stax Bandekonflikten fyldte en del under budgetseminaret med fokus på udvidet åbningstid i klubber, understøttelse af skole-hjemsamarbejdet, supervision til berørt personale mv. Finansieringen af indsatser i 2017 vil ske via det mindreforbrug, som BUF har i år, mens finansiering af indsatser fra 2018 og frem indgår i budgetforhandlingerne. Et andet større tema på budgetseminaret var de dagtilbud, som har en stor andel af børn med store udfordringer. Forsker Charlotte Ringsmose præsenterede på seminaret en systematisk undersøgelse af den pædagogiske kvalitet i 72 dagtilbud i København. En af observationerne fra undersøgelsen er, at vi har det antal hænder, som forskningen anbefaler, men at vores indsats ikke god nok i børnehøjde. Drøftelser om hvordan vi får skabt plads til byens børn og de afledte anlægsønsker fyldte også på budgetseminaret. Tobias Børner Stax fortalte, at der i 2022 vil være behov for ekstra 422 dagtilbudsgrupper. Så selv hvis vi får budget til anlæg af 110 grupper i budget 2018, vil vi stadig være meget presset på dagtilbudskapaciteten. Så der bliver brug for at udnytte den eksisterende kapacitet endnu bedre og iværksætte afhjælpende foranstaltninger som fx tidlig opstart af nye grupper i barakker. På skoleområdet er vi ved at være på plads med en samlet, langsigtet arealplan for, hvor der skal udbygges og købes grunde. Drøftelserne går nu på, hvordan skolestrukturen skal være i udbygningsområderne. Tobias Børner Stax fortalte kort om scenarierne for skolestrukturen i Ørestad Syd, hvor forskellige modeller er lagt frem til politisk beslutning. Og han fortalte også om arbejde med etablering af udeskolemiljøer i Hans Tavsens park på Nørrebro. På 10. klassesområdet er der også kapacitetsudfordringer. Der arbejdes derfor på et løsningsforslag om at anvende Kultur- og Fritidsforvaltningens lokaler i Lyrskovgade. Kommentarer June Andersen sagde, at hun ser bandekonflikten som et kæmpe problem og at vi er nødt til at kigge ind i, at det kommer til at koste. Tobias Børner Stax kommenterede med, at der under budgetforhandlinger bliver en temadrøftelse om Sikker By. Og at BUF vil kunne håndtere de fornødne ekstraomkostninger i 2017 i kraft af forvaltningens mindreforbrug på ca. 40 mio. i år. Lars Steen Sørensen sagde, at det i forhold til arbejdet med udeskolemiljøer på Nørrebro er vigtigt, at både ledelse og medarbejdere bliver inddraget. Og det var ifølge ham ikke sket på Nørrebropark skole. Tobias Børner Stax udtrykte overraskelse over Lars Steen Sørensens udmelding, eftersom der bl.a. er udarbejdet en film som også har ledelsesopbakning. Tobias Børner Stax satte pris på orienteringen og sagde, at han ville følge op, da det er vigtigt i forhold til hans kommunikation med politikerne.

4 Jan Hoby fremhævede, at det er første gang, at der er så stort et økonomisk råderum (843 mio. kr.) til budgetforhandlinger. Tobias Børner Stax rundede punktet af med at fortælle at budgetforhandlingerne officielt skydes i gang med budgettalerne i BR 31. august. Herefter er der planlagte tematiske drøftelser inden de frie forhandlinger. Budgetaftalen forventes at være på plads seneste medio september. Ad) pkt. 3 Status på BUFs måltal for anvendelsen af støttet beskæftigelse v. Tobias Børner Stax Tobias Børner Stax indledte med at sige, at han havde sat punktet på dagsordenen med ønsket om en principiel drøftelse i HovedMED og ikke for at træffe nye beslutninger. BUF er langt fra at opfylde de politisk besluttede måltal for støttet beskæftigelse. Derfor er der også dialog med Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning (BIF) om det. BIF vurderer, at BUF måske er for stram i tolkningen af, hvordan man kan bruge støtte beskæftigelse. Tobias ønskede derfor at høre HovedMEDs bemærkninger til den tolkning, som BIF anvender. Som udgangspunkt er tolkningen i BUF, at kerneopgaven skal kunne løses uden brug af støttet beskæftigelse. Samtidigt er der et fast regelsæt for, hvor stor en andel støttet beskæftigede må være ud af det samlede antal medarbejdere. Tobias Børner Stax sagde, at BIFs fortolkning er, at så længe vi anvender vores lønramme til løn, så kan vi principielt anvende medarbejdere i støttet beskæftigelse til alle former for opgaveløsning. Så med den fortolkning vil man principielt i fx et dagtilbud kunne prioritere flere lønmidler til pædagoger og så løse fx rengøringsopgaver med ansatte i støttet beskæftigelse. Kommentarer: June Andersen fortalte, at løntilskudsmedarbejdere tidligere ikke blev finansieret via egenbetaling. Dette til forskel for i dag, hvor arbejdspladserne selv skal finansiere og godkende ansættelser. Ligesom der tidligere eksisterede mentorordninger, hvilket heller ikke er til stede i dag. June Andersen udtrykte enighed i, at det er en vigtig opgave. Og påpegede samtidigt, at ledelsen skal være opmærksom på, at det for de garvede medarbejdere er en hård opgave at skulle kvalificere det arbejde, der udføres af medarbejdere ansat i støttet beskæftigelse samtidigt med, at de selv er meget pressede, fordi arbejdstempoet er skruet op. Ledelsen skal derfor tage ansvar og sikre, at de garvede medarbejdere tildeles de fornødne ressourcer til at kvalificere arbejdet. Niels Mortensen spurgte, om det var korrekt forstået, at hvis man som arbejdsplads fx. har behov for at ansætte en pædagog, at man så kan vælge at ansætte fire løntilskudsmedarbejdere i stedet for som alternativ løsning? For i så fald syntes han, at ordningen er stærkt betænkelig. De lønsumsmidler som tildeles bliver også tildelt i forhold til de faggrupper, som der er behov for. Niels Mortensen opfordrede til, at vi går tilbage og spørger FOA, hvis der skal arbejdes videre med denne model. Tobias Børner Stax sagde, at han ikke kunne sige, hvad vi skal gøre eller ikke skal gøre i denne her sag. Og at han derfor også havde brug for, at FOA bliver spurgt, da han også selv er søgende på problemstillingen. Jan Hoby sagde, at han ville anbefale, at der ikke blev truffet en beslutning, da det er en kompliceret diskussion. Vi er nødt til at få FOA til at tolke ind i det her og få dem til at afklare, om det kan være rigtigt. Jan Hoby sagde, at for ham lød det helt absurd at sige, at så længe man bruger det lønbudget man har, så kan man ansætte støttet beskæftigede. Måske vil man kunne ansætte nogen på dagtilbudsområdet, men de små grupper som rengøring, mad og gårdmænd vil blive presset.

5 Lars Steen Sørensen sagde, at det gode er, at måltallet skal ses samlet. Og at vi i første omgang kan kigge nærmere på, hvor vi har vores egne BUF barrierer. Vi har tidligere talt om, at vi kan have nogle ambassadører, så nogen fungerer som åbnere for et felt, der ellers er svært at komme ind i. Anna-Belinda Fosdal supplerede med, at hun har forståelse for og deler de bekymringer, som er rejst. Men at hun samtidigt også ser en problemstilling i, at det kan være svært at finde opgaver til de medarbejdere, som er ansat i støttet beskæftigelse, fordi de ikke må løse kerneopgaver. Hvis der kunne findes lidt mere fleksibilitet i ordningen, ville det derfor give nye muligheder. Nina Hemmersam fortalte, at BUF har et pilotprojekt med en partnerskabsaftale i et samarbejde med Københavns Erhvervshus og område Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave. Projektet er ved at blive evalueret og det her vil være muligt at trække på nogle eksempler på, hvor vi lykkes godt med at bruge støttet beskæftigelse. Henriette Brockdorff fortalte om nogle situationer, hvor de gerne ville have haft ansat medarbejdere, som de allerede kendte, men hvor dette ikke var muligt grundet de regler, som vi er underlagt omkring ansættelse. Og at der dermed er problemer forbundet med ordningen de steder, hvor vi gerne selv vil bidrage til løsninger, men ikke kan lykkes på grund af det kommunale system. Nina Hemmersam svarede, at hun meget gerne ville se konkrete eksempler på de omtalte situationer. Jeppe Jensen fortalte, at han syntes, at det kunne være godt, hvis nogle af de udsatte unge kunne komme ind og berige med noget her. Han fremhævede videre vigtigheden af, at vi hjælper og at ordningen bliver så nem som mulig. Og at vi ikke får løntrykkere. Thomas Enghausen spurgte ind til, om det ville være muligt at sætte evaluering af pilotforsøget med partnerskabskabsaftalen mellem Københavns Erhvervshus og område Valby-Vesterbro-Kgs. Enghave på som punkt ved næste møde i HovedMED. Nina Hemmersam bekræftede, at vi fint kan sætte evaluering på ved næstkommende møde HovedMED. Tobias Børner Stax afsluttede drøftelsen med at sige, at der ikke træffes en beslutning nu. Ad) pkt. 4 Drøftelse af rammer for indgåelse af senioraftaler i BUF v. Lars Steen Sørensen Lars Steen Sørensen (KLF - næstformand) indledte punktet med at fremhæve, at det er en fin rammeaftale vi har, men at der til trods herfor alligevel er grupper, som oplever vanskeligheder med at indgå senioraftaler. Problemet opleves aktuelt på sundhedplejeområdet. Bodil Marie Gjøl fortalte, at hun var blevet overrasket over, at det er en udfordring på seniorområdet. Særligt sammenholdt med, at Sundhedsplejerskerne har en aktuel rekrutteringsudfordring. Bodil Marie Gjøl var stødt ind i et område, der ikke ønsker at indgå aftaler med deres seniormedarbejdere. Deres forklaring er, at en senioraftale ikke er forenelig med arbejdspladsen. Bodil Marie Gjøl fortalte, at hun endnu ikke er blevet præsenteret for de konkrete udfordringer, som skulle være særlige for området. Og fremhævede, at hun synes, at man skal se positivt på at holde de ældre på arbejdsmarkedet. For vi går senere på pension og derfor vil der også blive flere ældre på arbejdsmarkedet. Bodil Marie Gjøl stillede spørgsmålstegn til, om det kan være en acceptabel præmis, at det kan være så forskelligt for sundhedsplejerskerne i områderne. Tobias Børner Stax spurgte ind til, hvorvidt problemstillingen havde været drøftet i det relevante LokalMED.

6 Bodil Marie Gjøl svarede, at hun ikke havde haft sagen til behandling i LokalMED, fordi hun i første omgang ønskede en overordnet drøftelse af sagen. Og hun havde brug for at vide, om nedsat arbejdstid kan være foreneligt i et område og ikke i et andet. Tobias Børner Stax sagde, at han som udgangspunkt er af den holdning, at en sådan diskussion skal begynde i LokalMED og at det ikke er HovedMED-stof. Der kan godt være konkrete steder i vores organisation, hvor en senioraftale ikke er forenelig med arbejdspladsen. Jan Trojaborg supplerede med, at der er tale om en overordnet opgave. Og at problemet desværre ses mange steder, hvor vi indgår i et overenskomstsystem. Der er stadig mange, som ikke forstår det. Derfor er der god grund til at sige, at det er en forpligtelse vi har. Lars Steen Sørensen spurgte ind til, hvad organisationen gør i sådanne tilfælde - om det så er Områdesekretariatet, der går ind og hjælper med at løse problemet? Nina Hemmersam svarede hertil, at det ikke er Områdesekretariatet, der går ind og løser problemstillingen, men at sådanne udfordringer skal løses i ledelsesstrengen med den respektive chef. Marialise Rømer anbefalede, at man i situationer som denne går ind og forholder sig til problemstillingen lokalt og får afklaret, hvad der egentlig ligger bag afvisningen. Anna-Belinda Fosdal supplerede med, at man kan opfordre til, at lederen tager en drøftelse med sin områdechef. Og at man i sidste ende går til Tobias Børner Stax, hvis man oplever, at en forhandling bliver fastlåst. Jeppe Jensen (AMR) sagde, at vi en fælles rammeaftale, som er en standard. Og at man derfor er nødt til at forklare sig, hvis man siger, at det ikke er foreneligt med arbejdspladsen. Tobias Børner Stax anerkendte, at problemstillinger af denne karakter altid kan eskaleres, hvis nødvendigt. Ad) pkt. 5 Drøftelse af medarbejdernes tryghed og det psykiske arbejdsmiljø i relation til de aktuelle banderoligheder v. Jan Hoby Tobias Børner Stax indledte punktet med at fremhæve, at vi står i en situation, hvor nogle personalegrupper og ledere står med en særlig udfordring, som vi skal støtte dem bedst muligt i at håndtere. Camilla Niebuhr sagde, at det der i første omgang er meget vigtigt er, at man taler med sin TRIO og finder ud af, om og i givet fald hvor/hvornår medarbejdere er utrygge. Som følge af den dialog, som vi har haft, opretholdes normal drift med retningslinjer, som skal efterleves. Vi er i tæt dialog med politiet. Og vi har et skriv klar, som sendes ud sammen med Ugepakken, så vi sikrer, at alle er opmærksomme på, hvordan de sikrer medarbejdernes tryghed og psykiske arbejdsmiljø. Tobias Børner Stax sagde, at der ikke må være nogen medarbejdere, som er utrygge. Og at det er vigtigt, at medarbejderne kan komme og sige til deres ledelse, hvis de er utrygge. For så skal vi nok finde løsninger i konkrete situationer. Jan Hoby havde ønsket at få emnet sat på dagsordenen og han fremhævede, at der er fuld tillid til det beredskab der er samt tillid til, at der er styr på det. Problemet var, at vi stod i en situation, hvor tidligere erfaring havde vist, at vi som organisation havde svært ved at kunne tage hånd om det. Derfor er det godt, at vi får drøftelsen, fordi det vedrører medarbejdere på forskellige niveauer og områder.

7 Helle Bille Nattestad støttede op om, at problemstillinger i første omgang skal drøftes i MED og TRIO. Helle Bille Nattestad fortalte, at det giver utryghed for personalet i klubberne, at de ikke kan registrere, hvem der kommer i ungdomsklubberne. Det er således vanskeligt for personalet at få overblik over mulige risikofaktorer. I dag er de unge meget mobile. De tager metroen og bevæger sig lynhurtigt fra område til område. Der er medarbejdere, som møder på vagt med ondt i maven, fordi de er nervøse for, hvad aftenen vil bringe. Der er behov for løbende oplæring og instruktion i konflikthåndtering og risikovurdering som et bydækkende tiltag, og vi skal sikre, at også nyansatte får indarbejdet sikkerhedsstrukturen. Lars Steen Sørensen fremhævede, at det her handler om to ting dels handler det om et akutberedskab og dels handler det om det lange forebyggende arbejde. Og at det for den enkelte medarbejder handler om sikkerhed. Lars Steen Sørensen henviste til en situation, hvor medarbejdere havde spurgt, om de skulle tage på tur, hvis de var meget påvirkede af situationen. Jeppe Jensen støttede op om vigtigheden af, at man taler sammen lokalt. Og at der også skal være et sted, hvor man kan henvende sig og spørge ind til, hvad man skal gøre. Henriette Brockdorff pointerede, at vi er nødt til at kigge på, om der også er et efterarbejde, om der er noget, som vi skal have samlet op på. Henriette Brockdorff sagde, at hun syntes, at det var fint, at der blev sendt en pakke ud til institutionerne fra SSP, men at hun også meget gerne selv ville have modtaget pakken og blevet orienteret, eftersom hun får mange henvendelser. Videre fremhævede Henriette Brockdorff, at vi har medarbejdere, som har været på institutionerne i mange år og derfor kender nogle af bandemedlemmerne. Derfor er det også vigtigt, at vi sikrer, at der bliver passet godt på de medarbejdere. Samtidig skal vi holde for øje, at udfordringerne flytter fra uge til uge og fra måned til måned. Jeanne Jacobsen pointerede, der er stor forskel på udfordringerne i skole- og klubområdet og derfor meget stor forskel på, hvor man er. På skolerne er det nødvendigt at have fælles retningslinjer samt en tilgængelig manual. Dette så alle ved, hvor man skal rette henvendelse. Jeanne Jacobsen sagde, at hun synes, at man skal passe på med at signalere, at det kun er klubberne, der kan løse de her udfordringer. Camilla Niebuhr støttede op om, at der skal foretages en evaluering. Og at man skal forsøge at besvare spørgsmålene: hvad kan vi lære af det her?, hvad er det for en organisation vi har?, lytter vi til, hvad vi får op igennem systemet?, og er der ting, som vi ikke fik reageret tidligt nok på? Desuden er der steder, hvor arbejdet er så hårdt, at supervision skal tænkes ind oftere. Marialise Rømer sagde, at vi skal se på organiseringen og det tværgående samarbejde, så vi kan agere hurtigt og være på forkant med tingene. Det skal være klart, hvem man kan ringe til og hvordan man hurtigt kan forberede sine kolleger. Også så det er helt klart, når en medarbejder kommer og siger: hvad skal vi gøre nu?. Jan Hoby stillede spørgsmålstegn til om alle de aktører, der er ind over i realiteten også er forbundet til hinanden. Og hvordan beredskabsplanen virker derude. For han kunne konstatere, at de eksisterende fora er ikke er tilstrækkeligt, idet nogen ryger igennem. Nina Hemmersam sagde, at en krisesituation kan medvirke til, at man får en drøftelse af, hvad der virker og ikke virker i en organisation. Det er vigtigt, at det vi skal gøre i krisesituationer ligger tæt op af den struktur og de kommunikationsveje, vi plejer at bruge. Ellers bliver det for svært at huske, hvordan man skal gøre. Jesper Koch Hedengran bemærkede, at han synes, at de tiltag, der er iværksat er rigtig gode. I relation til forslag om udvidet åbningstid i klubber spurgte han ind til, hvor/hvordan vi skal finde kompetente medarbejdere til at løse opgaven.

8 Lars Steen Sørensen supplerede med, at han mener, at der er meget godt at hente i det arbejde, som udføres i samarbejdet med SSP. På Blågård Skole og Rådmandsgade skole er der fx blevet arbejdet meget med forældre og tryghed. Jeppe Jensen supplerede med, at det er vigtigt at tænke i supervision og skabe rum, hvor det er i orden at få talt om det, der er svært. Det er vigtigt, at der ikke skabes fortællinger om et Tarzan-syndrom med udmeldinger om, at sådan er det at arbejde i en klub. Henriette Brockdorff pointerede, at hun ville være ked af, hvis der blev truffet en fælles beslutning om udvidet åbningstid i alle klubber. Og at hun ikke er tilhænger af generelle regler, fordi nogle af vores medarbejdere har stor erfaring og viden om fordele og ulemper. Jan Trojaborg foreslog, at man sætter ind i forhold til dysfunktionelle familier og får kigget på, hvordan man kan gøre forældrene en smule mere ansvarlige for, hvad deres børn laver. Jan Trojaborg henviste til Rinkeby ved Stockholm, hvor man har positive erfaringer med, at forældre indkaldes ugentligt for at følge op på, hvad forældrene har gjort. Ligesom vi her i København har Ellebjerg skole, som har taget de her familier ind til samtaler med henblik på, at de kan få mere respekt for skolen. Man kunne prøve at indsamle erfaringer og på baggrund heraf foreslå en målrettet indsats i henhold til de dysfunktionelle familier. Jan Hoby supplerede med at referere til et nyt pilotprojekt med helhedsorienteret indsats til familier i Tingbjerg, som han mente, at man med fordel kan trække erfaringer fra. Helle Bille Nattestad mindede om arbejdsmiljødrøftelsen og behovet for at gøre en indsats overfor de nyansatte. For hvad hvis man som medarbejder aldrig er blevet sat ind i konflikthåndtering, hvordan skal man så kunne håndtere det. Camilla Niebuhr anerkendte bekymringerne. Og sagde, at når vi snakker udvidet åbningstid, så er det vigtigt, at vi får de dygtige medarbejdere. Vi er nødt til at hjælpe dem og få afdækket, hvad vi er gode til. Heldigvis har vi igangsat mange gode ting. Og vi har Tidlig Indsats. Samtidigt er der stadig noget vi mangler. Vi skal have en mere langsigtet strategi, som kan afdække mangler. Tobias Børner Stax afsluttede drøftelsen med at sige, at vi selvfølgelig skal have en organisation, der lærer af erfaringer. Ad) pkt. 6 Skriftlig orientering om status på timebanken hos AMK v. Nina Hemmersam Nina Hemmersam fortalte, at HovedMED har rejst ønske om fremadrettet at få en skriftlig kvartalsvis orientering på status på timebanken hos AMK. Og at en sådan kvartalsvis orientering vil blive sat i værk. Nina Hemmersam fremhævede, at billedet over forbruget af timebanken typisk rykker sig lidt år for år. Samt at der sker en ret stram styring af timebanken. Videre fremhævede Nina Hemmersam, at AMK ikke kan udvide deres kapacitet med kort varsel. Og at indsatserne derfor skal planlægges i god tid. Helle Bille Nattestad fortalte, at hun havde hørt, at timebanken allerede er brugt op. Lars Steen Sørensen kommenterede med, at som han læste det, er timebanken ikke brugt helt op, men mange timer er allerede disponeret, hvorfor der kun er 8 % tilbage. Og at timebanken dermed også næsten er tom. Lars Steen Sørensen fremhævede, at samarbejdet med AMK er rigtig godt for organisationens arbejde og medvirkende til at skabe robuste arbejdspladser. Og at det derfor er uheldigt, hvis arbejdspladser med akutte problemstillinger skal vente ½ år.

9 Tobias Børner Stax pointerede, at det ikke skal være sådan, at hvis man har et problem, at man så ikke kan få det løst. Helle Bille Nattestad mindede om, at vi hvert andet år i forbindelse med trivselsundersøgelsen får et billede af, hvad der er af større udfordringer i organisationen samt et billede af perioder med øget behov. Jan Hoby sagde, at der er behov for en mere strategisk tilgang og hård styring af, hvem der får adgang til AMK. Nogle får også andre tilbud og indsatser via fx partsprojektet og investeringscases. Videre fremhævede Jan Hoby et eksempel på, at en enhed gentagne gang ønsker hjælp fra AMK. I de tilfælde skal man forholde sig til om årsagen til problemstillingen var forankret andet sted og måske ikke kan løses med en indsats fra AMK alene. Tobias Børner Stax afsluttede drøftelsen ved at sige, at vi forsøger at få en endnu tættere styring af vores ressourcer i timebanken. Ad) pkt. 7 Områdesekretariatet v. Tobias Stax Dette punkt var sat på dagsordenen med henblik på en fælles drøftelse og refleksion af Områdesekretariatets funktion og samarbejdsflader i forhold til MED-organisationen. Samt med behovet for at få en forventningsafstemning med HovedMED om dels hvad HovedMED ser af vigtige synergier og hvordan HovedMED bedst ser organiseringen fremadrettet. Tobias Børner Stax indledte med at fortælle om baggrunden for etableringen af Områdesekretariatet, dens opgaveportefølje og hvor langt vi er kommet med Områdesekretariatet. Tobias Børner Stax roste Områdesekretariatet for at være lykkedes rigtig godt med etableringen af en enhed med blik for forskellighederne i organisationen. Samt for at have implementeret håndterbare principper og politikker i organisationen og for at have trukket praksisnære perspektiver ind i beslutninger. Områdesekretariatet havde været medvirkende til, at der var blevet skabt en langt mere professionel organisation med mere faste strukturer på dialog- og mødefora er, hvor tingene tales igennem. Og en organisation, der professionelt understøtter arbejdet omkring arbejdsmiljøet. Tobias Børner Stax viste slides over Områdesekretariatets organisering og dens opgaveportefølje (se bilag). Han gennemgik kort de forskellige opgavefelter. Tobias Børner Stax bad om at få HovedMEDs vigtigste opmærksomhedspunkter og fortalte, at han på tilsvarende vis havde haft en drøftelse med medarbejderne i Områdesekretariatet for at høre deres oplevelse omkring synergier, og hvordan de selv ser en mulig organisering fremadrettet. Louise Kanstrup Pedersens fratrædelse havde naturligt givet anledning til at tænke i en mulig effektivisering ved at fjerne en sekretariatschefstilling, hvilket ligeledes blev pointeret overfor medarbejderne i Områdesekretariatet. Tobias Børner Stax betonede, at der ikke er truffet en beslutning endnu og at han vil vende tilbage med en løsning efter budgetforhandlinger. Nina Hemmersam tilføjede, at der her er tale om en svær ledelsesmæssig opgave, fordi enheden er sammensat af meget forskellige teams, og hvor der imellem de forskellige teams ikke nødvendigvis er gensidige synergieffekter. Kommentarer Helle Bille Nattestad sagde, at det er utroligt vigtigt, at der sidder en på chefniveau, som kan sørge for, at det fysiske og psykiske arbejdsmiljø hele tiden er i højsædet. Og at det er en stor sikkerhed at vide, at beslutninger om arbejdsmiljøarbejdet træffes på chefniveau.

10 Jan Hoby pointerede, at det helst skal være en leder med en vis ledelsesmæssig kapital og som vil kunne træde ind, når der opstår tvister. Og det også ligger i MED-aftalen. Jeppe Jensen fremhævede, at det i forhold til områderne er vigtigt, at nogen løfter koordineringsopgaven. Og at det er nemmere at få tingene til at ske, hvis det er en leder med pondus. Niels Mortensen fremhævede, at det er vigtigt, at det er en leder, som også kan træffe beslutninger og hvor folk oplever, at tingene gennemføres professionelt. Derfor er det vigtigt, at det er en person, som kan gå ind og koordinere og samle trådene. Rune Simmelsgård Clausen fortalte, at de havde haft emnet på bestyrelsesmøde i DJØF-regi. Og at det organisatorisk set vil være rigtigt ærgerligt, hvis arbejdet lægges ind under noget andet. Rune Simmelsgård Clausen fremhævede videre, at Områdesekretariatet har været medvirkende til at styrke områderne, og at der vil være meget at give køb på, hvis man valgte at spare en stilling væk. Rune Simmelsgård Clausen fremhævede videre, at det er MED-systemet vi koncentrerer os om her. Og at det derfor er vigtigt, at vi bevarer denne ene indgang. Den skal ikke smuldre. June Andersen støttede op om, at hun er fuldstændig enig i Jan Hobys betragtninger. Og at det er vigtigt, at vi har et sted, hvor vi kan gå hen og hvor vi er fælles. Fx når hvis vi sidder og arbejder med nogle politikker, som vi skal følge og får brug for at få bekræftet, at i BUF er det sådan vi gør. Dette kan vi ikke undvære. Helle Bille Nattestad pointerede, at når der eksempelvis gennemføres et program som Arbejdspladsen i Fokus på 80 mio. kr., at der så er en ledelse, som kan tænke arbejdsmiljødelen ind, fordi den ellers meget let kan glemmes. Arbejdsmiljøarbejdet skal hele tiden holdes present. Jan Hoby drog som eksempel en sag frem omkring en klynge, hvor det ville være blevet nødvendigt at kontakte og inddrage direktionen, hvis ikke der var en chef med ansvar for MED-organisationen. Tobias Børner Stax afrundede drøftelsen med at sige, at direktionen sætter sig sammen og drøfter, hvad vi gør fremadrettet og at beslutningen meldes ud efter budgetforhandlingerne. Ad) pkt. 8 Eventuelt Lars Steen Sørensen rejste ønske om at få rykket tidspunktet for det næstkommende møde i HovedMED. Dette fordi det kommer til at kollidere med et fællesrepræsentantsmøde samme dag. Tobias Børner Stax lovede at undersøge mulighederne og takkede derefter for dagens møde. Bilag: Bilag_OS - opgavefelter og synergier.pdf

11 Områdesekretariatet / Børne- og ungdomsforvaltningen August 2017

12 De primære formål med Områdesekretariatet er at koordinere og understøtte ledelsesstrengen med fokus på fælles tilgange og løsninger på alt der ikke er en særlig årsag til at løse forskelligt i områderne praksis ind i beslutninger og implementering i bund understøtte og fremme en velfungerende MED-organisation via uddannelse og praksisnær support sekretariatsbetjening af HovedMED og koordinering til LokalMED professionelt arbejdsmiljøarbejde Opgaveporteføljen i Områdesekretariatet er sammensat af forskelligartede opgavefelter med varierende grad af intern synergi præget af mange sammenhænge og relationer til forskellige aktører og andre enheder i både BUF og KK Organisering af Områdesekretariatet 2

13 Vedligehold og udvikling af kompetencer i forhold til programog projektledelse Strategisk styring af porteføljen Værktøjskasse, vidensdeling og sparring omkring metoder og praksis i BUF Support af program - og projektledelserne facilitering, understøttelse og kvalitetssikring Projekt og portefølje MED- sekretariatet Praksis og implementeringsperspektiv i programmer/projekter Support og sagsbehandling af konkrete opgaver som understøtter områdeledelsen Brobygning mellem områder og HNG Skabe overblik over igangværende indsatser for områdeledelsen Understøtte skole- og klyngeledere ved større forandringsprocesser Facilitere og drive arbejdet med og i Implementeringsgrupper Program og projektledelse Indsatser Arbejdspladsen i fokus Områdesekretariatet Sekretariatsbetjene områdeledelsernes torsdagsmøder Forhandlingsområdet Sekretariatsbetjening Juridisk funktion Facilitere kvartalsmøder mellem direktionen og områdeledelserne Understøtte processen for Kvalitets- og supportsamtaler. Understøtte processen for den årlige forhandling og udmøntning af resultatløn for skoleledere Koordinere Borgerrådgiverens undersøgelser og opfølgning på tiltag Selvejende Institutioner Mundtlig og skriftlig juridisk rådgivning Juridisk sagsbehandling i komplicerede sager Vejledninger og retningslinjer mv. Undervisning/oplæg om forvaltningslov, journalpligt mv. Support til HovedMED og LokalMED, uddannelse, vedligeholdelse Sekretariatsfunktion i forhold til HovedMED Koordinerer HovedMED med LokalMED (fx halvårsmøder) Fysisk og psykisk arbejdsmiljø - support, uddannelse, politikker mv. Sygefraværsarbejde Registreringer og data på Arbejdsmiljø fx arbejdsmiljøredegørelse Kommunikation, opgaveportal, vejledninger mv. på MED og arbejdsmiljø Koordinering i forhold til Falck Healthcare Organisering af Områdesekretariatet Koordinationsmøder med faglige organisationer Sekretariatsfunktion for koordinationsmøderne med de faglige organisationer Koordinering af aftale med Falck Healthcare Implementeringsagenter HR opgaver i forhold til løn- og ansættelse, TR, personalesager, indstillingsudvalg mv. Partnerfunktionen i forhold til KS