Vedrørende din henvendelse om afslag på aktindsigt i t e- lekontrakter Lemvig Kommune

Transkript

1 T I L S Y N E T Vedrørende din henvendelse om afslag på aktindsigt i t e- lekontrakter Lemvig Kommune Statsforvaltningen Midtjylland modtog den 8. august 2011 via Statsforvaltningen Nordjylland, din henvendelse om afslag på aktindsigt. Statsforvaltningen Midtjylland, fører efter styrelseslovens 1 47 tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland. S T A T S F O R V A L T N I N G E N M I D T J Y L L A N D S T. B L I C H E R S V E J 6 P O S T B O X : R I N G K Ø B I N G J O U R N A L N R. : / S A G S B E H A N D L E R : T I M M I D D I R E K T E T E L E F O N : Det er din opfattelse, at Lemvig Kommune uberettiget har meddelt dig afslag på aktindsigt i de lejeaftaler, som kommunen har med nærmere angivne teleselskaber. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Statsforvaltningen finder ikke, at Lemvig Ko mmune har meddelt afslag på aktindsigt i strid med offentlighedsl o- vens regler. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Du anmodede den 20. juni 2011 Lemvig Kommune om ak t- indsigt i nærmere angivne oplysninger om kommunens kontrakter om udlejning af master til teleselskaber. T E L E F O N : T E L E F A X : G I R O : E A N - N R m i d t j y l l a n s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : T O R S D A G : F R E D A G : E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G T O R S D A G F R E D A G Følgende fremgår af din anmodning: Under henvi sning t il, Lo v om o ffe ntlighed i fo rval t ningen (O f- fentli ghed sloven ), s kal v i hermed anmod e om a kt indsig t i, 1 Lov be kendtgø relse nr a f 1. november om kommun erne s styrel se m ed senere ændringe r.

2 hvilke t el esel skaber d er e s kommune leje r arealer ud t il, som blive r benyttet til at sætte mobi lmaster, antenn er et c. op på. Rent pra kt isk har vi bru g fo r fø l g ende in formation e r : Hvilke lej ek ontrakt e r har kommun en indgået m ed hvilke t el e- selskabe r med t elesel skabe r mener vi se lska b er s om T DC, T elenor, Telia, HI3G, Elro, Sk yline, Butlernet wo rk et c. Hvilken t ekn ologi om fatter lej ek ontrakt en GSM, UMT S, LT E, eller andet? Er lej ek ontrakt en t ekn ologi neutral, eller li gg er d er n ogl e b e- grænsninger på hvil ke t e knol ogi er t e les elskabet k an benytte i d eres master? Hvor er diss e master plac eret Navn på by gning Hvornår er l ej ek ontrakt en indgået? Hvornår udløber lej ek ontrakt en? Hvad udgø r den årlige leje i 2011? Hvor meget blive r l ejen reguleret m ed hvert år? For at gø re det nemmer e fo r j er at l eve re in formationen, ha r vi ved lagt et re gnea rk, som I kan benytte t il at sætte in fo rmati o- nerne ind i. Lemvig Kommune skrev den 22. juni 2011 til dig og a n- modede dig om at angive de dokumenter eller den sag, som du ønskede at blive gjort bekendt med. Kommunen oplyste samtidig, at den ikke havde en samlet liste over udlejning til teleselskaber. Du skrev samme dag til Lemvig Kommune, at du ønskede indsigt i hvilke lejeaftaler Lemvig Kommune har med nærmere angivne tele selskaber, idet du formodede, at kommunen lejer plads ud til dem på en række af komm u- nens bygninger og gerne vil vide hvilke bygninger, og på hvilke vilkår udlejningen sker. Lemvig Kommune skrev herefter den 24. juni 2011 til dig, at du ikke opfyldte det subjektive identifikationskrav efter offentlighedslovens 4, stk. 3, idet du ikke angav de d o- kumenter eller den sag, der indeholder alle lejekontrakter med mobilselskaber, ligesom du efter kommunens opfa t- telse ikke opfyldte det objektive identifikationsk rav, da det ikke var muligt for kommunen at identificere sagen e l- ler dokumentet ud fra din anmodning. Du skrev herefter den 25. juni 2011 til Lemvig Kommune, at det du ønskede var en kopi af de lejeaftaler, som ko m- munen har med de pågældende teleselskabe r. Lemvig Kommune svarede dig den 4. juli 2011, hvor kommunen fastholdt sit afslag på aktindsigt. Kommunen henviste til, at identifikationskravet i offentlighedslovens 4, stk. 3, ikke var opfyldt, og at det ikke var muligt for S I D E 2

3 kommunen at finde det du b ad om ud fra de oplysninger, du er fremkommet med. Du anmodede herefter kommunen om at oplyse hvilken i n- formation, den skulle bruge, for at du kunne få aktindsigt. Lemvig Kommune svarede dig, at du skulle have en ko n- kret viden eller en konkret begrundet formodning om, at kommunen havde en bestemt sag. Kommunen fandt ikke, at du havde nok viden til at kunne identificere en sag. Det var derfor ikke muligt for kommunen at finde det, du e f- terspurgte, da kommunen ikke har en samlet sag, hvoraf alle kommunens a ftaler fremgår. Herudover oplyste ko m- munen dig om, at du skulle kunne komme med en ident i- fikation på det objektive grundlag, som ville gøre det m u- ligt at finde frem til sagen eller sagerne i kommunens journalsystem. Kommunen oplyste, at det var nødvendigt, at du kom med en konkret adresse. Lemvig Kommune har udtalt sig til sagen. Kommunen har blandt andet anført, at den ikke fører en samlet liste over hvilke mobilselskaber, der lejer arealer eller bygninger i kommunen. Der er ikke en samlet sag e l- ler liste, der indeholder oplysninger om, hvor der er pl a- ceret mobilmaster i kommunen eller hvilke selskaber, der har master placeret i kommunen. Sådanne sager journal i- seres på adressen for den enkelte ejendom eller det e n- kelte areal. Kommunen har videre anført, at udlejning af kommunens arealer ikke er samlet i en forvaltning, lig e- som det ikke er en enkelt person, der står for den saml e- de udlejning af kommunens bygninger og arealer. Kommunen har endelig anført, at den ikke finder, at du opfylder det subjektive krav i offentlighedslovens 4, stk. 3, ligesom kommunen ikke ud fra de oplysninger, du kom med, var i stand til at identificere de enkelte sager. Retsgrundlag Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i fo r- valtningen, 4, er sålydende: 4. Enhver kan med d e undtagelser, d er er nævn t i 7-14, fo rlange at bli ve gj ort be kendt med d okumenter, d er er indg å- et t il eller o pr et t et a f en fo rvaltningsm yndighed som led i a d- minist rat iv sagsb ehand ling i forb ind else med d ens virk so m- hed. En for valtningsmy n d ighed kan give akt indsigt i videre om fan g, med mindre andet fø lge r a f r egl er om t avshed spli gt mv. St k.2. Den, hvis p ers onli ge forh old er omtalt i et d okument, kan med d e undtagelse r, d er e r nævnt i 7-11 og 14, fo r- lange at blive gj ort b ek endt med opl ysnin gern e her om. Det S I D E 3

4 gælder d og ikk e i d et om fang d e hensyn, d er er n ævnt i 13, eller h ensyn et t il d en pågæld end e selv ell er and re med afg ø- rende vægt taler imod. St k.3. B egærin g e ft e r stk. 1 og 2 s kal angive d e d okumenter eller d en sa g, s om d en pågælden d e ø nsker at bl ive g jort b e- kendt med. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne ove r- holder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. styrelseslovens 48, stk. 1. Til disse regler hører offentlighedslovens regler om aktindsigt. Det følger af 4, stk. 3, at begæringer om aktindsigt skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Dette indebærer, at den, der begærer aktindsigt, må have et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens. Hvad der nærmere ligger heri, er ikke afklaret. Der kan næppe stilles store krav til den pågældendes forhånd s- kendskab. Det må dog antages, at forhåndskendskabet må være af konkret karakter. Dette må inde bære, at den, der begærer aktindsigt, på forhånd må have en konkret viden eller en konkret begrundet formodning om, at myndigh e- den behandler en sag om et bestemt emne eller besidder bestemte dokumenter. Herudover må det antages, at begæringen skal indehol de tilstrækkelige oplysninger til, at myndigheden kan finde frem til sagen/dokumentet. På den anden side, vil ken d- skab til et journalnummer ikke altid være tilstrækkeligt. Statsforvaltningen forstår din anmodning om aktindsigt således, at du ønsker aktind sigt i ikke nærmere angivne lejekontrakter, som kommunen har/måtte have med en række teleselskaber. Der henvises ikke til specifikke ko n- trakter. Lemvig Kommune har oplyst, at den ikke fandt, at du ha v- de en konkret viden eller konkret begrundet formodning om, at kommunen havde en bestemt sag. Statsforvaltningen er enig med Lemvig Kommune i, at d i- ne anmodninger om aktindsigt ikke giver indtryk af, at du havde en konkret viden eller en konkret begrundet fo r- modning om, at kommunen var i besiddelse af bestem te dokumenter omhandlende kontrakter med teleselskaber. Statsforvaltningen finder endvidere, at dine anmodninger om aktindsigt er formuleret på en sådan måde, at de er S I D E 4

5 egnet til at dække enhver aftale med teleselskaber, som kommunen måtte have indgået. Henset hertil samt til, at Lemvig Kommune har oplyst, at den ikke fører en samlet liste over hvilke mobilselskaber, der lejer arealer i kommunen, og at der ikke er en sag e l- ler samlet liste, der indeholder oplysninger om, hvor der er placeret mobilmaster i kommunen, finder statsforvaltningen ikke, at Lemvig Kommune har meddelt afslag på aktindsigt i strid med offentlighedslovens regler. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Lemvig Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Med venlig hilsen Malene Kleist S I D E 5