Notat. Til Kulturudvalget KULTUR OG BORGERSERVICE Sport & Fritid Aarhus Kommune. Tillægsbevilling til skateranlæg på Læssøesgades Skole

Transkript

1 Notat Side 1 af 6 Til Kulturudvalget KULTUR OG BORGERSERVICE Sport & Fritid Aarhus Kommune Tillægsbevilling til skateranlæg på Læssøesgades Skole 1. Konklusion Indstillingen Tillægsbevilling til skateranlæg på Læssøesgades Skole blev på byrådsmødet den 3. februar 2016 sendt til behandling i Kulturudvalget. På byrådsmødet blev der stillet nogle spørgsmål til sagen. I nærværende notat gives der svar på spørgsmålene. 2. Indhold Hans Skou, Venstre Spørgsmål 1 Hvad vil konsekvenserne være ved en ny licitation? Sport & Fritid Vestergade 55, Postboks Aarhus C Telefon: Direkte telefon: sport-fritid@aarhus.dk Direkte pdp@aarhus.dk Sagsbehandler: Per Dahl Pedersen Den gennemførte licitation har givet 3 tilbud. I forlængelse heraf vil det være konkurrenceforvridende og dermed ulovligt, at lave en ny licitation på nøjagtig det samme projekt med forhåbningen om at presse priserne ned til den ønskede projektøkonomi. Et nyt udbud af projektet vil således kræve en ændring af omfanget, idet annulleringen vil blive baseret på den manglende finansiering. Der kan selvfølgelig laves et beskåret projekt, men det vil være tidskrævende og medføre betydelige omkostninger til omprojektering, evt. fornyet myndighedsbehandling og en ny licitationsrunde. Endeligt vil en sådan beskæring have betydning for anlægstilskuddet på 2 mio. kr. fra Lokale- og Anlægsfonden, da det er bevilget til det foreliggende projekt. En beskæring af projektøkonomien på op mod 4,6 mio. kr. vil i givet fald betyde, at projektets indhold vil nærme sig det niveau,

2 som Byrådet ikke fandt tilfredsstillende i april 2014, hvorfor man valgte at bevilge 4 mio. kr. ekstra til projektet. Såfremt Byrådet vælger at beskære projektet, så den bevilgede anlægsramme overholdes, vil anlægget i en mindre udgave formentlig kunne udføres og dermed åbne i løbet af Side 2 af 6 Spørgsmål 2 Kan man ikke betale budgetoverskridelsen via finansiering fra eksterne fonde? Kultur og Borgerservice har løbende forsøgt at tiltrække fondsfinansiering til projektet, men det er alene Lokale- og Anlægsfonden der har ønsket at medvirke i projektet. Efter licitationsresultatet har Kultur og Borgerservice spurgt Lokale- og Anlægsfonden om fondens tilskud kan forøges for at hjælpe med at lukke det økonomiske hul. Lokale- og anlægsfonden har meddelt, at man ikke vil indgå i en sådan tillægsbevilling på baggrund af licitationsresultatet. Spørgsmål 3 Hvilke skater-kompetencer er inde i dette projekt og hvad koster det? I forbindelse med tilrettelæggelse af udbuddet har det været stillet som en væsentlig del af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige, at de bydende skulle have erfaring med udførelse af skateparks fra sammenlignelige projekter, hvad angår opbygningen af geometri og udfaldskrav i forhold til overflader og overgange. Erfaringerne viser, at arbejdet med den komplekse geometri, der er med til at skabe en interessant skatepark, kræver meget specifik viden og forståelse for brugen af arealerne, hvorfor det kan give meget uhensigtsmæssige resultater, hvis anlægsarbejdet sker uden at sikrede rette kompetencer. Det er ikke muligt at fastlægge, hvor stor en merpris kravet om skatermæssige kompetencer har resulteret i, da der ikke er opgivet en særskilt pris i denne sammenhæng. Kultur og Borgerservice og kommunens bygningsafdeling er imidlertid fortsat af den opfattelse, at anlæg af skaterfaciliteter kræver særlige forkundskaber uanset den merpris der evt. måtte være forbundet med det.

3 Thomas Medom, Socialistisk Folkeparti Spørgsmål 4 Hvilket generelle overvejelser om fremtidig projektstyring giver budgetoverskridelsen anledning til? Side 3 af 6 Erfaringerne fra projektet vil naturligvis indgå i kommunens fremtidige anlægsprojekter. Som tidligere beskrevet kan der være flere årsager til det uventet dyre licitationsresultat: Markedet / Projektets kompleksitet Markedet har de seneste måneder oplevet en stigning i opgavemængden, hvilket vil have betydning for priserne i forbindelse med afholdelse af licitation specielt i forbindelse med projekter, der strækker sig over så lange perioder, hvor projektet tager sit afsæt i et andet (billigere) marked. Samtidig har projektet en kompleksitet, der kan gøre det vanskeligt for de bydende at vurdere den faktiske avance i forbindelse med udførelsen, hvorfor der formentlig er blevet taget større forbehold i prissætningen for at holde pengene hjemme. Prissætningen for projektøkonomien er baseret på erfaringstal fra tidligere lignende projekter, indekseret til 2014/2015 priser. Markedet har opnået den fornødne erfaring De bydende, herunder underentreprenørerne, har gennem tidligere gennemførte projektet fået mere erfaring og dermed et mere retvisende grundlag at prissætte deres ydelser ud fra, hvilket kan have betydning for licitationsresultatet i forhold til de anvendte erfaringstal fra tidligere projekter. Nye samarbejdspartnere For at sikre den rette udførelse og efterlevelse af de foreskrevne udfaldskrav har det for entreprenørerne været nødvendigt at indgå et samarbejde med en skate-ekspert. Disse virksomheder er oftest mindre og mere nyetablerede, hvorfor der kan være usikkerhed omkring det fremtidige samarbejde og dermed Hovedentreprenørens fastsatte avance. For at minimere usikkerheden kan avancen forøges, hvilket også afspejles i tilbudssummen. Byggeplads Byggepladsens placering i en skolegård har vist sig at give større udfordringer for entreprenørerne end forventet, grundet ekstra nødvendighed for sikkerhed i forhold til børnene, øget sikkerhed i forbindelse med levering af byggematerialer, indhegning, etablering

4 af brandvej i hele udførelsesperioden, manglende plads, én adkomstvej osv. Licitationsresultatet er ærgerligt, men hverken Kultur og Borgerservice eller kommunens bygningsafdeling kan umiddelbart se, hvad der evt. kunne være gjort markant anderledes i det konkrete projekt. Side 4 af 6 Spørgsmål 5 Forbrug til rådgivning i projektet er alt for høj Skaterfaciliteter kræver en høj grad af viden samt behov for tegningsmateriale grundet de komplekse former. I arbejdet med projekteringen af nærværende opgave kombineres en specifik viden omkring brugen af skaterfaciliteter, arbejdet med materialerne, overgangene, den landskabelige bearbejdning, overfladevand, belysning sammen med kombinationen af skatepark og skolegård, hvor sikkerhed i arealerne har haft rigtig stor betydning i forbindelse med både udførelse og ibrugtagning. Kommunens bygningsafdeling oplyser, at forbruget på rådgivning derfor ikke anses som værende højere end hvad man kan finde i sammenlignelige anlægsprojekter, hvor der etableres specialfaciliteter. Dog skal det nævnes, at der i projektet har været behov for ekstra finansiering til rådgiverne, idet projektet har skiftet karakter i løbet af processen grundet den manglende økonomi i 2014, jf. svaret på spørgsmål 1. Dette betyder, at der er udarbejdet op til flere forskellige skitseforslag til samme projekt baseret på to forskellige projektøkonomier, hvilket naturligvis betragtes som ekstra arbejde og dermed også afspejler et højere samlet honorar. Spørgsmål 6 Man kunne have valgt omvendt licitation, hvor anlægssummen var fastlåst. Kommunens bygningsafdeling oplyser at omvendt licitation er mest anvendeligt ved anlægsprojekter med en højere grad af standardløsninger. I forhold til et skateranlæg vil udbudsformen ikke være hensigtsmæssig, da anlægget er tegnet som en helhed med indbyrdes afhængige elementer og forløb for at sikre den interessante skateoplevelse.

5 Desuden forudsætter finansieringen fra Lokale- og Anlægsfonden på 2 mio. kr. at det fulde projekt gennemføres. Hvis man havde valgt omvendt licitation, så kunne et bud betyde beskæring af indholdet, hvilket igen ville medføre reduktion eller bortfald af tilskuddet fra Lokale- og Anlægsfonden. Denne beskæring ville dermed betyde yderligere reducering af projektet. Side 5 af 6 Marc Perera Christensen, Det Konservative Folkeparti Spørgsmål 7 Hvad vil det koste af aflyse licitation og droppe projektet? Budget og forbrug på projektet fremgår af nedenstående tabel. Såfremt man aflyser licitationen og annullerer projektet, vil det give mindre udgifter til kunst, bygherreleverancer, garantiperiode og uforudsete omkostninger. Den kommunale bevilling er på kr. Heraf er der brugt/disponeret 2,4 mio. kr. som vil være tabt, hvis man vælger at droppe projektet. Dertil kommer, at det i givet fald vil være nødvendigt med nogle justeringer i skolegården, som i løbet af efteråret 2015 er klargjort til opstart af skaterprojektet med flytning af legeredskaber, nedrivning af et skur samt reetablering af parkourarealet. Dette medfører højst sandsynligt genopretning af skolegårdens asfaltbelægning samt etablering af en mindre legeplads til skolens børn. Denne indgår i dag som en del af det samlede skaterprojekt. Samlet anlægsbevilling Bevilling MKB Bevilling MBU Tilskud Lokale og Anlægsfonden I alt Omkostninger Rådgivning Kunst Bygherreleverancer Diverse Udført arbejde Byggesagsomkostninger, Geoteknisk Garantiperiode Uforudsete I alt

6 Tilbageværende til anlægsarbejde omfattet af licitationen Side 6 af 6 Rabih Azad-Ahmad / Niels Rask