Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 13. August 2012 kl i afdelings 3`s fælleslokale.

Transkript

1 Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 13. August 2012 kl i afdelings 3`s fælleslokale. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea Solrød Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Udlejningsforhold Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Orientering om driftsforhold Ansøgning om støtte/lån fra dispositionsfonden Mødeplanlægning Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Susanne Thomsen Bjarne Hansen Dea Hoffmann Jesper Stolpe Katja Saunte Bagger Der forelå afbud fra: Hanne Nilsen Lene Nielsen Poul Andersen Villy Brejning Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Tommy Jakobsen, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Høje Tåstrup, den 20. august 2012 Side 1 af 9

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Bestyrelsen godkendte et tillægspunkt omkring støtte fra dispositionsfonden til altanopsætning i afdeling 3. under nyt punkt 5.3. Med ovennævnte tilføjelse blev dagsordenen godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 28. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt uden bemærkninger og underskrevet. 3 Boligselskabet Domea Solrød 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand 2012 Bjarne Hansen Næstformand 2013 Dea Hoffmann Medlem 2012 Hanne Nielsen Medlem 2012 Jesper Stolpe Medlem 2012 Katja Saunte Bagger Medlem 2012 Villy Brejning Medlem Domea 2012 Lene Nielsen Medlem 2012 Poul Andersen Medlem 2012 Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3.2 Bestyrelsens konstituering Side 2 af 9

3 Efter repræsentantskabsmødet den 13. august 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand Best Bjarne Hansen Næstformand 2013 Dea Hoffmann Medlem 2013 Hanne Nielsen Medlem 2013 Jesper Stolpe Medlem 2013 Katja Saunte Bagger Medlem 2013 Villy Brejning Medlem Domea 2013 Lene Nielsen Medlem 2013 Poul Andersen Medlem 2013 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. På valg er formand Susanne Thomsen. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. Referat: Bestyrelsen genvalgte Susanne Thomsen (På valg igen 2014) 3.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse 3.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Side 3 af 9

4 Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse 3.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 21 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen gennemgik rapporterne og havde alene ønsker til drøftelse med kommunen som følger: En fast kontaktperson til Solrød Kommune, hvortil henvendelser omkring forhold så som borgere der mistrives, lejemål der ikke rengøres, med fare for udvikling skadedyr m.v. P. plads problemer omkring afdeling 3,4 samt Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Solrød kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Side 4 af 9

5 Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede Susanne Thomsen og Bjarne Hansen 3.8 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret det antal åersoner som fremgår af nedennævnte opgørelse. Heraf kan også aflæses hvor mange personer der for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Aktiv Passiv rum, 17 stk rum, 16 stk rum, 5 stk rum, 25 stk rum, 24 stk rum, 3 stk rum, 24 stk rum, 5 stk rum, 4 stk rum ungdomsbolig, 4 stk rum ungdomsbolig, 2 stk rum, 14 stk rum, 18 stk rum, 4 stk rum ungdomsbolig, 2 stk rum, 15 stk rum, 22 stk rum, 5 stk rum ungdomsbolig, 4 stk Side 5 af 9

6 2 rum rum rum Ventelistesituationen er efter Domeas opfattelse ikke kritisk, men indstiller til bestyrelsen at der løbende iværksættes initiativer som medfører flere på ventelisterne. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Det fremgår af materialet, at fraflytningsprocenten stadig er relativ høj og det derfor er vigtigt at der til alle typerboliger er tilstrækkelig mange på ventelisten. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 4 Nybyggeri Status på opførelsen af den nye afdeling Trylleskoven: Hovedtidsplanen følges Det nedsatte byggeudvalg som består af Susanne Thomsen, Bjarne Hansen samt Lene Nielsen har bla. a. efter besøg i de nyopførte boliger i Strøby Egede godkendt materialevalg så som gulve, køkkener, badeværelseskabiner m.m. Det er endvidere aftalt at der fremover afholdes bygherremøde den sidste onsdag i hver måned, startende med onsdag den 29. august Der er planlagt rejsegilde den 27. september Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 10301: overskud på: kr ,- Side 6 af 9

7 Afdeling 10302: overskud på: kr ,- Afdeling 10303: overskud på: kr ,- Afdeling 10304: overskud på: kr Afdeling 10305: overskud på: kr ,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til21. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen drøftede afdelingernes forbrug af el, med henblik på at finde mulige besparelser og besluttede følgende: Senste årsafregninger med forbrug vedlægges referatet. Med ovennævnte bemærkninger blev afdelingernes regnskaber godkendt. 5.2 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsesmedlem Lene Nielsen repræsenterende afd. 5 havde sendt en mail med 2 forhold som hun ønskede behandlet. Forklaring på hvorfor udearealet i afd. 5 i år ikke var passet så godt som tidligere år. ( Primært ukrudt ) Hertil kunne repræsentanten fra afdeling 2 Katja Saunte Bagger tilføje at hun havde fået henvendelser fra beboere ligesom hun selv kunne konstatere at det også var tilfældet i afdeling 2. Ejendomsmester Tommy Jakobsen kunne umiddelbart se 3 årsager til forskellen. Sidste år havde vi en person i arbejdsprøvning, som alene gik i afdeling 5 og passede udearealet. Som bekendt havde bestyrelsen besluttet at tidligere ansatte Erling ikke skulle udføre servicearbejder inde i boligerne, hvilket medførte at han kunne koncentrere sig om alene, at passe udearealerne. Et rigtig vådt forår og sommer, der har medført gode vækstbetingelser for ukrudt. Bestyrelsen besluttede at formand Susanne Thomsen og næstformand Bjarne Hansen skulle afholde et møde med afd. 2 og 5, for at finde en løsning på problemet. Referat fra afdelingsbestyrelsesmøder og offentliggørelse heraf. Side 7 af 9

8 De øvrige afdelingsbestyrelser holdt kun møder efter behov og der havde ikke været afholdt møder endnu i 2012, bortset fra et ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 1, hvor referat efterfølgende var omdelt til alle beboere. Men det er korrekt at referater fra afdelingsbestyrelsesmøde efter loven skal offentliggøres, hvilket kan gøres på afdelingens hjemmeside eller ved opslag i vaskeri eller opslagstavle andetsteds i afdelingen. Orientering fra ejendomsmester Tommy Jakobsen som følger: Ny legeplads etableres i afdeling 1 indenfor ca. 4 uger. Anmeldte forhold i lejligheder som kræver servicebesøg fra ejendomsfunktionærerne eller håndværker tilkald bliver udbedret hurtigere og mere effektivt end tidligere. På forespørgsel kunne Tommy oplyse at arbejdsbyrden p.t. passede med resourcerne, hvorfor der ikke blev oparbejdet overarbejde. Tommy var selv i gang med at afspadsere overarbejde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.3 Ansøgning om støtte/lån fra dispositionsfonden Referat: Som bekendt havde bestyrelsen ydet støtte/lån til afd`s 3 beslutning om altanopsætning via den kollektive råderet. Støtten blev givet til opstartsomkostninger i form af ingeniørbistand, statiske beregninger samt omkostninger til Domea efter medgået tid. Bestyrelsens beslutning fremgår som nævnt nedenfor. Det endelige beløb deles i 11 lige store dele, da der er 11 lejemål som har mulighed for en altan. Når det enkelte lejemål får opsat altan, beregnes den samlede udgift pr. altan således: Håndværkerudgifter ca. kr /11 del af fællesomkostningerne som nævnt ovenfor. Efterfølgende er der opsat 3 altaner, med en huslejeforhøjelse på 578,00 pr. måned. Nu er yderligere 2 lejemål interesseret i altan, men der skal efter det oplyste igen leveres statiske beregninger til byggesagsbehandling i Solrød Kommune, evt. igen ingeniørbistand som bygherrekontrollant og omkostninger til Domea til ny sagsbehandling herunder finansiering, byggeregnskab samt huslejeberegning. Det betyder at de samlede udgifter til 2 nye altaner bliver dyrere end de allerede opsatte 3 altaner og dermed også den månedlige huslejestigning, hvilket vil være vanskeligt at forklare og forstå og måske vil opfattes som urimeligt. Der ansøges derfor om et tilskud til den samlede udgift, svarende til den merudgift som medfører en større foreslået huslejeforhøjelse end kr.625,- pr. måned. Bestyrelsen drøftede sagen. Formand Susanne Thomsen mente at kunne huske at Solrød kommune havde lovet at der ikke nye omkostninger i forbindelse med myndighedsbehandling, ved kommende altanopsætninger. Side 8 af 9

9 Da et styringsdialogmøde var nært forstående, besluttede bestyrelsen at afvente en endelig beslutning, til evt. omkostninger var afklaret med Solrød kommune. 6 Mødeplanlægning Næste mødedato Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato. Referat: Markvandringer: onsdag den 26. september afd. 3 kl.10, afd. 2 kl.13 samt afd. 1 kl.15. Mandag den 1. oktober afd. 4 kl. 9 og afd. 5 kl.11. Afdelingsmøder: Mandag den 15. oktober kl afdeling 4 og afdeling 2 kl Onsdag den 17. oktober kl afdeling 3. Mandag den 22. oktober kl afdeling 5 og afdeling 1 kl Organisationsbestyrelsesmøde: NB! Forelåes ændret til onsdag den 31. oktober kl efter aftale med formand Susanne Thomsen. 7 Eventuelt Referat: Omkostninger til kabling af afdeling 3 i forbindelse med bredbåndsinstallation, herunder afskrivningsperiode undersøges og afklares med afdelingsbetyrelsen i afdeling 3. På bagrund af forskellige artikler i BL`s magasiner omkring energibesparelser blev bestyrelsen enige om at der i forbindelse med den forstående energigennemgang af alle afdelinger, samme dag/aften kunne forsøge at spille klimaspil med energikonsulent Benny Østerbye, med henblik, på at udarbejde konkrete tiltag på energibesparelser for afdelingerne. Side 9 af 9