Sektorredegørelse for Økonomi- og Planudvalget

Transkript

1 Sektorredegørelse for Økonomi- og Planudvalget Kapitel 1 beskrivelse af området Økonomi- og Planudvalget beskæftiger sig primært med styring af kommunens økonomi, personale samt administration og planlægning af kommunens samlede virksomhed. Udvalget beskæftiger sig også med borgerservice og varetager derudover køb og salg af kommunens jord og bygninger. Økonomi- og Planudvalgets ansvarsområde er opdelt i 6 budgetområder, som dækker over driftsog finansielle poster. Budget-område i kroner Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget Administration 1.02 Byråd, kommisioner og valg 1.03 Tværgående områder 9.01 Renter Finansforskydning og finansiering 9.03 Skatter og generelle tilskud I alt + = indtægter, - = udgifter, PL-niveau Der er tale om et styrbart udgiftsområde, hvor driftsbudgetterne er indenfor servicerammen. De primære centre og stabe under Økonomi- og Planudvalget er Center for Byråd & Borgerservice, Staben for HR, Udvikling og It & Staben for Økonomi & Indkøb. Ydelserne retter sig mod 3 primære målgrupper: 1. Borgere og virksomheder (kommunikation, leverandørkontakt, erhvervspolitik m.v.) 2. Byråd og Direktion, (politiske beslutningsgrundlag, møder, strategiske og tværgående indsatser, m.v.) 3. Fagcentre og institutioner (kvalificering, koordinering af tværgående indsatser, rådgivning, metode- og kompetenceudvikling, m.v.) ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

2 Kapitel 2 - Aktiviteter Aktivitetstal 1 - Antal byggesager Beskrivelse Aktivitetstal Antal byggesager Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) -2,0 mio.kr. (vedrører indtægt fra takster). Indhold Antal byggesager, der er modtaget i de enkelte kvartaler Bemærkning Figur: Antal byggesager kv kv kv kv Antal byggesager 1. kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv. 3. kv Budgetkonsekvenser Niveauet i 2015 er på et normalt niveau på omkring 800 byggesager årligt. Der forventes laver indtægter fra gebyrer for byggesagsbehandling på grund af lovændring vedrørende gebyropkrævning. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

3 Aktivitetstal 2 Sygefravær for Greve Kommune Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) Indhold Sygefravær i % - Sygefraværet omfatter den ansattes egen sygdom Bemærkning Kommentar Opgørelsen svarer til den opgørelse, der forelægges ØPU og Direktionen i forbindelse med rapportering af den kvartalsvise personalestatistik. 7,0% Figur 1: Sygefravær pr. kvartal i Greve kommune, ,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% ,0% 0,0% 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Budgetkonsekvenser: Sygefraværet er i 3. kvartal ,2 %-point højere end i 3. kvartal Sygefravær medfører alt andet lige en lavere produktivitet. Der er en mængde faktorer, der spiller ind på fravær, også når budgetkonsekvenser skal beskrives. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

4 Aktivitetstal 3 Personaleomsætning for Greve Kommune Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) Indhold Bemærkning Personaleomsætning - Opgørelse over ekstern afgang af ansatte Opgørelsen er udarbejdet i Kommunernes og Regionernes Løndatakontors program på baggrund af fratrådte medarbejdere i de relevante kvartaler, set i forhold til samme kvartal året før. Kommentar Opgørelsen svarer til den opgørelse, der forelægges ØPU og Direktionen i forbindelse med rapportering af den kvartalsvise personalestatistik. Figur 5: Personaleomsætning Greve Kommune, ,0% 18,0% 16,0% 14,0% 12,0% 10,0% 8,0% 6,0% 4,0% 2,0% 0,0% Ultimo januar Ultimo april Ultimo juli Ultimo oktober Budgetkonsekvenser: Det fremgår af grafen, at personaleomsætningen i 2012 og 2013 har varieret 14 % og 15 %. I 2014 har personaleomsætningen været stigende til 17,7 % ultimo oktober Personaleomsætningen er ultimo juli ,9 %. Rekruttering af medarbejdere, samt efterfølgende introduktion til arbejdsopgaverne, er forbundet med omkostninger. Disse forekommer dels som rekrutteringsomkostninger og i form af et fald i produktiviteten i overgangsperioden. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

5 Aktivitetstal 4 Antal årsværk på konto 6 (Greve Rådhus) Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) Indhold Antal årsværk - Ansatte aflønnet på hovedkonto 6 omregnet til fuldtidsansatte Bemærkning Opgørelsen er udarbejdet i Kommunernes og Regionernes Løndatakontors program på baggrund af løndata i Greves lønsystem. Kommentarer: Opgørelsen er udarbejdet på medarbejdere, der er fast månedslønnet, og hvor lønudgiften bogføres på hovedkonto 6.51/6.53 administrationslønninger. Der indgår ikke personer i jobtilbudsordninger/løntilskud. Budgetkonsekvenser Antallet af medarbejdere på rådhuset set over den samlede periode er stabilt. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

6 Aktivitetstal 5 Antal årsværk i Greve Kommune Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) Indhold Antal årsværk - Ansatte aflønnet på hovedkonto 0-6 omregnet til fuldtidsansatte Bemærkning Opgørelsen er udarbejdet i Kommunernes og regionernes Løndatakontors program på baggrund af løndata i Greves lønsystem. Kommentarer: Opgørelsen er udarbejdet på alle medarbejdere, der er fast månedslønnet, og hvor lønudgiften bogføres på hovedkonto 0-6. Der indgår ikke personer i jobtilbudsordninger/løntilskud. Budgetkonsekvenser Figuren illustrerer et fald i antallet af fuldtidsbeskæftigede i hele den kommunale organisation på godt 191 årsværk siden december Antallet af ansatte i april 2013 er væsentligt lavere end de øvrige måneder i opgørelsen. Det skyldes lærerkonflikten, hvor alle lærerne i Greve Kommune var lockoutet, og dermed ikke var ansat i Greve Kommune. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

7 Aktivitetstal 6 Antal uansøgte afskedigelser Aktivitetstal Antal uansøgte afskedigelser Korrigeret netto-budget 2014 (mio. kr.) Indhold - Ansatte i Greve Kommune som afskediges pga. fravær, personlige årsager eller budgetmæssige tilpasninger Bemærkning Opgørelsen er udarbejdet på baggrund af manuelt registrerede uansøgte afskedigelser, som kvartalsmæssigt fremlægges for ØPU. Kommentarer Grafen viser afskedigelser pga. fravær, personlige årsager eller budgetmæssige tilpasninger Antal afskedigelser Greve Kommune kvartal 2015 Budgetkonsekvenser Antallet af afskedigelser i Greve Kommune lå i 2013 under niveau for perioden Der er i 3. kvartal 2015 foretaget 69 afskedigelser, hvilket ligger på niveau med 2011 og 2012 på samme tidspunkt. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

8 kvt1 kvt2 kvt3 kvt4 kvt1 kvt2 kvt3 kvt4 kvt1 kvt2 kvt3 kvt4 kvt1 kvt2 kvt3 kvt4 kvt1 kvt2 kvt3 kvt4 SEKTORREDEGØRELSE BUDGET Aktivitetstal 7 - Antal borgerhenvendelser Aktivitetstal Korrigeret nettobudget 2016 (mio.kr.) Indhold Borgerhenvendelser -14,5 Tallet viser antal af personlige henvendelser på rådhuset, pr. telefon, samt henvendelser via hjemmesiden Bemærkning Det korrigerede budget rummer hele rammen til afdelingen Borgerservice. Denne går til at dække en lang række opgaver, der ikke alle har direkte med borgerhenvendelser at gøre. Kommentar Figur 1 viser udviklingen i antallet af personlige henvendelser på rådhuset fra 2011 til 2015, figur 2 viser antallet af telefoniske henvendelser i samme periode, og figur 3 viser antallet af unikke besøgende på greve.dk fra 2013 til Fra 2011 til 2012 har der været et markant fald i antallet af personlige henvendelser på rådhuset. En af de væsentligste årsager til det er åbningen af det nye borgerserviceområde i april 2012, hvor borgerne hjælpes til selvbetjening. Figur 1: Antal personlige henvendelser til rådhuset Personlige henvendelser på Rådhuset (minus Jobcenter) 2011 : : : : ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

9 Figur 2: Antal telefoniske henvendelser til rådhuset Grundet overgangen til Lync-telefoni er figur 2 ikke opdateret med de nyeste tal Figur 3: Antal unikke besøgende på greve.dk Unikke besøgende på Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

10 Budgetkonsekvenser Som udgangspunkt har aktivitetstallet ingen budgetkonsekvenser, men hvis man forudsætter, at der generelt set kommer flere brugere på hjemmesiden, og at flere søger oplysninger og benytter sig af de selvbetjeningsløsninger, der er, vil der alt andet lige blive frigjort nogle ressourcer, der kan anvendes til at løse andre opgaver. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

11 Kapitel 3 Udfordringer, indsatsområder og målepunkter Udfordring 1: Digitalisering Greve Kommunes digitaliseringsudfordring videreføres fra Der skal arbejdes videre med digitale løsninger for borgerne, der lever op til de målsætninger der er på landsplan. Denne indsats skal sikre, at borgerne oplever en let overgang til det digitale møde med kommunen, og føler de får den hjælp, de har behov for. Desuden har kommunen gennemført et stort udbud af økonomisystemet, som skal implementeres så vi får det bedste bud på en koncernløsning, der møder vores behov. Yderligere til styrkelse af koncernstyringen er Greve Kommune gået med i kommunernes fælles ledelsesinformation FLIS. Dette skal udbredes i organisation og lette tilvejebringelsen af ledelsesinformation. Indsatsområder Indsats: Straksafklaring af henvendelser Det forventes, at kontaktcentret kan straksafklare en del telefonopkald, der tidligere blev stillet om til de respektive centre. Generelle spørgsmål fra borgerne, der ikke resulterer i egentlig sagsbehandling, kan varetages af kontaktcentret. I tredje kvartal 2016 skal kontaktcentret straksafklare 30 % telefonopkald til Greve Kommunes hovednummer. Indsats: Færre personlige henvendelser Efter åbningen af Fremtidens Borgerservice i 2012 er antallet af personlige henvendelser faldet med 20 %. I 2016 skal stadig færre borgere henvende sig personligt i Borgerservice. I målingen af personlige henvendelser i tredje kvartal 2016 skal antallet af henvendelser være mindre end i samme periode i Indsats: Digitale løsninger i administrationen Indsatsen går del på implementeringen af økonomisystemet KMD Opus og dels på implementeringen af FLIS. Generelt skal systemerne bidrage til en høj kvalitet i opgaveløsningen, og skal kunne møde brugernes differentierede behov for styring og kontrol samt levere til de afrapporteringer, der sker til direktion og politikere. 1. Fra 1. januar 2016 foregår kommunens økonomistyring i KMD Opus 2. Ledelsesinformation fra FLIS skal i 2016 anvendes på de områder der er meldt klar, og relevante medarbejdere skal gennemføre kurser eller anden oplæring. ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

12 Udfordring 2: Produktivitetsforbedring Greve Kommune forbedrer kontinuerligt forretningsgangene og måden vi løser vores opgaver på. Den politiske og den administrative ledelse skal sammen udfordre de gældende standarder i organisationen og danne rammerne for de nødvendige produktivitetsforbedringer. Indsatsområder Indsats: Effektiviseringspotentiale i nyt økonomisystem Ved implementering af KMD Opus vil Greve Kommune i samarbejde med KMD identificere, hvordan systemet kan bidrage til at realisere effektiviseringspotentialer i organisationen. Potentialerne relaterer sig til gevinster ved øget digitalisering, arbejdsgangsforbedringer, forbedret systemunderstøttelse og kvalitetsforbedringer. I 2015 køres en førmåling, der skal identificere de områder vi vil arbejde med. Effektiviseringen sker i løbet af 2016 og vil frigøre administrative ressourcer, der i stedet kan lægges i det faglige arbejde og dermed højne serviceniveauet samt reducere arbejdskraftforbruget visse steder i organisationen. Denne proces skal ses som et led i den indsats, administrationen løbende gør i bestræbelserne på at højne produktiviteten i Greve Kommune. - Gennemførsel af optimeringsforløb i samarbejde med KMD og hernæst eftermåling. Indsats: Effektiv drift af ejendomme Med vedtagelsen af Budget besluttede Byrådet, at der skal spares 3 mio. kr. om året fra 2017 ved at konkurrenceudsætte ejendomsdriften. Teknik & Miljø formulerede på den baggrund en Greve-model for indfrielse af denne besparelse, som indebærer en trepartsmodel mellem Byråd, Administration og Fagbevægelse/3F. Et samarbejde mellem parterne skal sikre, at kommunen kommer i mål med besparelserne. Aftalen indebærer nedenstående målsætninger. - Fastsættelse af serviceramme og definition af opgaveudførelsen, herunder arbejdstidsberegninger. - Uddannelse og kompetenceudvikling af medarbejdere. - Besparelse på 2 mio. kr. i Udfordring 3: Fastholdelse og attraktive arbejdspladser Greve Kommune skal være en god virksomhed at arbejde i, hvor medarbejderne har gode arbejdsforhold, god trivsel, størst mulig indflydelse på eget arbejde og giver borgerne en professionel betjening. Greve Kommune intensiveret arbejdet med at tiltrække og fastholde de mest kvalificerede og talentfulde ledere og medarbejdere. Udgangspunktet er, at medarbejderne kender og kan levere deres kerneopgave med højst mulig professionalisme og kvalitet til brugere og borgere. Arbejdet skal være forventningsafstemt, så medarbejderne kan se retning og mening med deres arbejdsindhold med mulighed for udvikling. A. Indsats: Kommunen som arbejdsgiver ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

13 Greve Kommune arbejder løbende med at udvikle attraktive betingelser for medarbejderne, så de kan levere en professionel opgaveløsning med borgerne. Ledelsesevaluering er gennemført i og Trivselsmåling ligeledes gennemført i På baggrund af disse tilrettelægges dels lederudviklingsinitiativer dels arbejdsmiljøindsatsen for er - Der foreligger arbejdsmiljøhandlingsplan vedtaget af Hoved-MED, at den er kommunikeret til arbejdsmiljøgrupper og andre relevante parter samt at planen iværksættes start At der på baggrund af Ledelsesevalueringen, der afsluttes ultimo 2015 er foretaget en analyse af tværgående ledelsesudviklingsbehov samt at disse gennemføres B. Indsats: Systematisk potentialeudvikling af medarbejdere Greve Kommune har som andre organisationer behov for et skarpt fokus på at anvende vores medarbejderressourcer bedst muligt. Derfor er det afgørende, at alle medarbejderes potentialer bringes i spil og udvikles i relation til at løse en kerneopgave, der hele tiden forandres. Målet er at udvikle en systematisk metode, så lederne har et værktøj, som kan hjælpe med at vurdere deres medarbejdere. Dette skal give et samlet overblik over deres medarbejderstabs kompetencer og potentialer og yderligt kvalificere kommunens arbejde med den løbende udvikling af medarbejderne. Et pilotforløb skal udvikle en metode, som kan anvendes i hele Greve Kommune. At der på baggrund af pilotforløbene foreligger et koncept ledsaget af metoder til ledernes konkrete anvendelse At der er en synlig sammenhæng mellem kommunens lederudvikling, potentialeudvikling og rekruttering C. Indsats: Kerneopgaven i forandring og professionalisme Der kan med en klar defineret kerneopgave skabes en bedre opgaveløsning i samspil med borgerne. Der skal arbejdes med begrebet kerneopgave og professionalisme på Greve Kommunes arbejdspladser og i MED-organisationen. Indsatsen skal understøtte ledere og medarbejdere i at sætte ord på kerneopgaven og professionalisme og lade det være omdrejningspunktet for opgaveløsningen på de enkelte arbejdspladser. Greve Kommunes kerneopgave, nyt værdigrundlag og Ledelsesgrundlag er færdigformuleret og formidlet til organisationen MED-universitet er gennemført ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

14 Udfordring 4: Borgerinddragelse I 2016 skal vi fortsætte vores arbejde med i samarbejde med brugere, borgere og erhverv at udvikle og levere en bedre service. Greve Kommune er ikke bare til for borgerne. Greve Kommune er borgerne. Derfor skal vi fremme aktivt medborgerskab, ejerskab og deltagelse i løsningen af velfærdsopgaverne. Vi skal mobilisere flere af de ressourcer, der er til rådighed i kommunen. Både hos brugere, borgere og erhverv findes uforløste ressourcer, som kan sættes i spil, når vi skal løfte de kommende års velfærdsudfordringer. Indsats: Inddragelse af brugere, borgere og erhverv Greve Kommune har igennem de seneste år haft fokus på involvering af brugere, borgere og erhverv i en række projekter. Dette skal vi fortsætte med. Samtidig skal vi blive bedre til at lære af hinandens erfaringer, og sikre at vi har en professionel tilgang til involvering af Brugere, Borgere og Erhverv (BBE). Involvering af BBE og anvendelse af deres input skal være en naturlig integreret del af vor opgaveløsning, og BBE skal have mulighed for selv at bidrage til at gøre kommunen til et godt sted at bo, arbejde og drive virksomhed. Guidelines for involvering af brugere, borgere og erhverv skal være i aktiv anvendelse i den daglige opgaveløsning på kommunens arbejdspladser. Udfordring 5: Kommuneplan Kommuneplan 2017 skal ifølge Planloven godkendes med udgangen af Byrådets nuværende periode, dvs. inden udgangen af Planstrategi 2015 Greve Kommune i Fremtiden beskriver de væsentligste udfordringer, som Byrådet vil sætte særligt ind over for i den kommende kommuneplanperiode, dvs Byrådet godkender Planstrategi 2015 i forbindelse med vedtagelse af budget 2016 på oktobermøderækken Nøgleord for indsatsen de kommende år er at passe godt på det, vi har. Hovedudfordringer er beskrevet indenfor 6 indsatsområder: Byer og byliv, Børn og unge, Erhverv og vækst, Natur og klima, Kultur og fritid samt Sundhed og trivsel. Indsats: Udarbejdelse af digital Kommuneplan Kommuneplan 2017 skal udformes som en egentlig digital kommuneplan, dvs. at kort m.v. er tilgængelige i andre formater end som pdf-filer. I forbindelse med indfasning af nyt gis-system, hjemmeside m.v. er dette nu teknisk muligt. Samtidig vil en digitalisering af kommuneplanen øge mulighederne for dialog med borgere og erhvervsliv omkring den løbende planlægning, herunder lokalplanlægningen. Kommuneplan 2017 er senest godkendt 1. kvartal ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

15 Kapitel 4 Konsekvenser af budgetvedtagelsen I det vedtagne budget indgår en række budgetændringer på Økonomi- og Planudvalgets område. Budgetændringerne er indarbejdet i de budgettal, der indgår i beskrivelsen af området i kapitel 1 og i talbilaget sidst i sektorredegørelsen. De væsentligste budgetændringer beskrives kort i dette kapitel. Budgetområde 1.01 Administration Der udføres en lønreduktion på 2,000 mio. kr. i 2016 og frem. Der afsættes budget til Kommunal medfinansiering på sundhedsområdet svarende til øget bloktilskud på 8,772 mio. kr. i 2016 og frem. Der afsættes budget til Kortere sygedagpengeforløb (forretningsmæssig investering) på 1,000 mio. kr. i 2016 og Der er endvidere vedtaget følgende budgetbemærkninger til budgetområdet i 2016 Effektiv og professionel ledelse er afgørende for Greve Kommunes opgaveløsning. High Performance kultur er anvendt med succes i forskellige organisationer. Direktionen skal bla. på baggrund af erfaringer med High Performance kultur i Lyngby-Tårbæk Kommune i 3. kvartal fremlægge forslag til Ledelsesinitiativer ØPU skal forlægges kommunes brug af LEAN indtil nu, og et bud på fremtidige optimering af arbejdsgange. Det skal undersøges, om der kan iværksættes initiativer for at fremme salget af resterende ledige erhvervsgrunde. Der forelægges en sag i 1. kvartal Budgetområde 1.03 Tværgående områder Nedskrivning af kontoen til tjenestemandspensioner med 2,500 mio. kr. i Der udføres produktivitetsforbedringer for 5,000 mio. i 2016 stigende til 18,800 mio. kr. i De administrative kataloger reduceres med 12,6 % i 2016 og 2017, 20 % i 2018 og 25 % i ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

16 Talbilag Beløb i kr. i 2016 priser Budgetområde Serviceramme Emne/område/sted Administration Fælles formål Andre faste ejendomme Byfornyelse Driftsikring af boligbyggeri Grønne områder og naturpladser Andre fritidsfaciliteter Fælles formål Folkeskoler Kommunale specialskoler Idrætsfaciliteter for børn og unge Kommunale tilskud til statsligt finansierede 1.01 selvejende uddannelsesinstitutioner Kommunal genoptræning og vedligeholdelstræning Kommunal tandpleje Døgninstitutioner for børn og unge Pleje og omsorg mv. af ældre og handicappede Forebyggende indsats for ældre og handicappede Øvrige sociale formål Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Fælles IT og telefoni Jobcentre Byggesagsbehandling Voksen-, ældre- og handicapområdet Det specialiserede børneområde Administrationsbidrag til Udbetaling Danmark Diverese indtægter og udgifter efter forskellige love Byråd, kommissioner og valg Kommunalbestyrelsesmedlemmer Kommisioner, råd og nævn Valg m.v ØKONOMI- OG PLANUDVALGET

17 Beløb i kr. i 2016 priser Budgetområdramme Service- Emne/område/sted Tværgående områder Fælles formål Andre faste ejendomme Grønne områder og naturpladser Stadion og idrætsanlæg Fælles formål Folkeskoler Skolefritidsordninger Kommunale specialskoler Folkebiblioteker Museer Andre kulturelle opgaver Kommunal tandpleje Dagpleje Daginstitutioner Klubber og andre socialpædagogiske fritidstilbud Plejehjem og beskyttede boliger Botilbud til længerevarende ophold Beskæftigelsesordninger Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Løn- og barselspuljer Tjenestemandspension Pulje til driftsoverførsler Økonomi- og Planudvalget i alt ( ) Beredskabet Renter Finansforskydning og finansiering Skatter og generelle tilskud Tilskud og udligning Kommunal indskomstskat Selskabsskat Anden skat pålignet visse indkomster Grundskyld Anden fast ejendom ØKONOMI- OG PLANUDVALGET