15. Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt) orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer 16.

Transkript

1 Til Fodbold bestyrelsen i HEI samt FU Hermed indkaldes der til bestyrelsesmøde tirsdag den 16. april kl Mødet afholdes i Skæring hallen. Dagsorden: 1. Velkomst 2. Godkendelse af sidste referat 3. Gennemgang af action punkter fra sidste referat er aftalte aktiviteter gennemført 4. Konstituering af bestyrelsen samt rekruttering til bestyrelsen 5. Perioderegnskab for Q Vi mangler fortsat bilag på dommere til ÅM (dkk 3.000,-)? Vi har ikke modtaget betaling fra følgende firmaer, formentlig sponsorering, hvem har kontakt til disse? i. Fakt. 134 AC Boma Malerfirma ApS kr ,00, forfald 7. marts er ikke betalt ii. fakt. 132 Francks ApS kr , forfald 5. marts er ikke betalt iii. fakt. 129 Brdr. Kier kr ,00, forfald 30. januar er ikke betalt 6. Kontingentopkrævning og medlemsstatus Opgørelse over antal medlemmer Skal herre senior betale kontingent for foråret 2013 Vi har opkrævet for meget kontingent for U7 dkk 575,-. På hjemmesiden står der dkk 425,-. Handling er iværksat til håndtering af dette. Det viser sig, at vi aldrig har opkrævet U19 kontingent for efteråret Hvorledes forholder vi os til dette? U15 ønsker kontingent tilbage, da der ikke bliver noget hold- hvorledes forholder vi os? Vi skal indsende tilskudsregnskab til Århus Kommune Dette skal underskrives 7. Status aktiviteter omkring HEI hallen Punktet medtages hvis der bliver afholdt møde i halbestyrelsen inden bestyrelsesmødet. 8. Videre forløb vedr. multibane Skal vi ikke blot lade Bjarke få ansvaret herfor 9. Diskussionspunkt vedr. udlæg/holdkonti (Kims punkt) 10. Afklaring af ansvarlig for pige ungdom (Claus punkt) 11. Situation på Drenge U15B (Claus punkt) 12. Opstart på banerne (Jettes punkt) 13. Referat fra kommunemødet (Jettes punkt) 14. Materialer m.m (Jettes punkt) Bemærk for punkterne Bordet rundt og Eventuelt; bestyrelsen kan som udgangspunkt ikke træffe beslutninger under disse punkter. Punkter der skal træffes beslutninger omkring skal være indsendt og påført dagsordenen. 15. Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt) orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer 16. Eventuelt

2 Husk mødelokalets ti bud: Træd i karakter som mødeleder, så det er klart fra starten, hvem der styrer Start til tiden luk døren og begynd selvom alle ikke er kommet Byd velkommen og introducer nye mødedeltagere Sig hvornår mødet slutter Hav en dagsorden hvor det fremgår, hvad der skal udrettes, med en sætning under hvert punkt. Styr snakken og taletiden, deltagerne skal komme med deres pointer hurtigt Anerkend mødedeltagernes holdninger og ideer Sørg for at konkludere efter hvert punkt Gør det klart efter hvet punkt, hvem der gør hvad Afslut mødet til tiden Mange sportslige hilsner HEI Fodbold Henrik Skovsby Sekretær Referat: Tilstede: Claus Rehoff Hansen (CRH), Jette Petersen (JP), Birgitte Henckel (BH), Kim Elgaard (KE), Henrik Skovsby (HS) og gæst Thorsten Matthiesen (TM) Ikke tilstede: Afbud: Referat: Henrik Skovsby Ad. 1: Velkomst: Der blev budt velkommen til den nye bestyrelse. Mødet havde besøg af Thorsten Jacobsen, som er gæst på mødet mhp. at vurdere om han kunne tænke sig bestyrelsesarbejde. Hele bestyrelsen præsenterede sig. Ad. 2: Godkendelse af sidste referat: Referatet blev godkendt. Ad. 3: Gennemgang af action punkter fra sidste referat: er aftalte aktiviteter gennemført HS skulle forespørge halbestyrelsen vedr. halvbane mål. Ingen fra halbestyrelsen kender til eksistensen af disse. JP har ikke fået tilbagemelding fra DBU vedr. uddannelsesaften omkring Fair Play. Ad. 4: Konstituering af bestyrelsen samt rekruttering til bestyrelsen: Bestyrelsen har pt. ingen formand. Følgende to personer deltager pt. i bestyrelsesarbejdet mhp. at vurdere om de har lyst til at fortsætte: Kim Frank Thorsten Jacobsen

3 Derudover mangler vi en person, som ansvarlig for pigeafdelingen. HS laver udkast til stillingsopslag/jobannonce til hjemmesiden, hvor der søges en formand og pigeformand til HEI Fodbolds bestyrelse. Ad. 5: Perioderegnskab for Q1 2013: Vi mangler fortsat bilag på dommere til ÅM (dkk 3.000,-)? Vi har ikke modtaget betaling fra følgende firmaer, formentlig sponsorering, hvem har kontakt til disse? i. Fakt. 134 AC Boma Malerfirma ApS kr ,00, forfald 7. marts er ikke betalt ii. fakt. 132 Francks ApS kr , forfald 5. marts er ikke betalt iii. fakt. 129 Brdr. Kier kr ,00, forfald 30. januar er ikke betalt HS kontakter BLH vedr. fakt. 134 og 129. JP har modtaget penge på fakt Disse er indsat på U19 s konto i Sydbank. Ad. 6: Kontingentopkrævning og medlemsstatus: Opgørelse over antal medlemmer Skal herre senior betale kontingent for foråret 2013 Vi har opkrævet for meget kontingent for U7 dkk 575,-. På hjemmesiden står der dkk 425,-. Handling er iværksat til håndtering af dette. Det viser sig, at vi aldrig har opkrævet U19 kontingent for efteråret Hvorledes forholder vi os til dette? U15B ønsker kontingent tilbage, da der ikke bliver noget hold- hvorledes forholder vi os? Vi skal indsende tilskudsregnskab til Århus Kommune Dette skal underskrives Bestyrelsen besluttede ikke at opkræve herre senior afdelingen for kontingent for foråret 2013, da der ikke bliver stillet hold i herresenior. Bestyrelsen besluttede, at man vil indgå en dialog med U19 om, at de fremfor at blive ekstraordinært opkrævet kontingent i stedet stiller deres arbejdskraft til rådighed for HEI Fodbold. CRH tager kontakt til Michael Petersen. Vedr. U15B har man i HEI Fodbold i fodboldtilbud i form af samtræning med U17. Dermed kan man ikke godskrive kontingent for disse spillere for foråret Ad. 7: Status aktiviteter omkring HEI hallen: Punktet medtages hvis der bliver afholdt møde i halbestyrelsen inden bestyrelsesmødet. Der er ikke nyt fra halbestyrelsen. JP tager opgaven vedr. fordeling af haltider. Ad. 8: Videre forløb vedr. multibane Skal vi ikke blot lade Bjarke få ansvaret herfor: Bestyrelsen vedtog at lade BLH (Bjarke Lütke Hansen) fortsætte arbejdet med multibaneopgaven. Bestyrelsen skal dog godkende alle økonomiske beslutninger vedr. multibanen.

4 Bestyrelsen vil foreslå BLH, at man søger idé og økonomiudvalget om hel eller delvis tilskud til projektet. Ad. 9: Diskussionspunkt vedr. udlæg/holdkonti (Kims punkt): Med de årgangsformændenes accept kan man fra klubbens side i ekstraordinære situationer foretage stævnebetalinger ved at de sendes mail til HS med betalingsoplysninger. Trænere eller kontaktpersoner skal dog selv forestå indsamling fra forældre og betale i ét beløb til klubbens bankkonto efterfølgende. Ovenstående vil køre som en forsøgsordning i foråret Ad. 10: Afklaring af ansvarlig for pige ungdom (Claus punkt): Jfr. punkt 4 udarbejdes stillingsopslag. KE varetager opgaven indtil videre. Ad. 11: Situation på Drenge U15B (Claus punkt): CRH har modtaget besked om, at holdet nedlægges. Der vil være fodboldtilbud til de tilbageværende idet de vil blive tilbudt træning sammen med U17. Træneren får godtgørelse til og med marts Ad. 12: Opstart på banerne (Jettes punkt): Banerne bliver frigivet lørdag den 21. april til kampe, dog med det forbehold, at man passer på banerne, idet kommunens midler til renovering af fodboldbaner er meget begrænset. Ad. 13: Referat fra kommunemødet (Jettes punkt): I givet fald, at kommunen skulle åbne op for tilskud til nye kunstgræsbaner, så skal HEI Fodbold på banen, da forholdene i Skæring er optimale ift. støj, lys mv. Bestyrelsen vil forsøge at finde kontakt til kommunal-politikerer i deres respektive netværk. BLH vil blive kontaktet mhp. eventuelt fundraising. Ad. 14: Materialer m.m (Jettes punkt): JP har indkøbt nye bolde, målnet, taktiktavler og magnet boards til sæsonopstart. Derudover er der købt trøjer til microfodbold opstart. Bestyrelsen besluttede endvidere, at man indkøber træner dragte samt udebanetrøjer. JP vil tage en forhandling med Adidas i form af kontraktoplæg, dog med den forudsætning at bestyrelsens endelige godkendelse kræves. Ad. 15: Bordet rundt, herunder (såfremt der er nyt): orientering fra børneudvalg, ungdomsudvalg, seniorherrer, seniordamer KE: U11 Piger har forespurgt om der kan gives tilskud til stævne på dkk 800,-. KE henviser til strategien, hvori det er nævnt, hvilke stævner klubben giver tilskud til. BH: Meddeler at dame senior måtte melde afbud til Bording stævne pga. manglende tilmelding. CRH: Det ser ud til at vi får et meget besat program til ÅM udendørs, da der er kommet rigtig mange tilmeldinger. JP: Oplyser at hun vil forestå kaffearrangement efter Bjarne Sunds bisættelse onsdag den 17. april.

5 Ad. 16: Eventuelt: Ole Laursen har forespurgt hvorvidt HEI Fodbold for kick back i forbindelse med tøjkøb til de enkelte hold. HEI får ikke noget konkret kick back i forbindelse med tøjkøb hos Adidas, når de enkelte hold køber tøj. Ad. 17: Næste møde: Næste møde mandag den 13. maj, kl Husk selv evt. forplejning, da Cafeteriet er lukket mandag.