2. Godkendelse af mødereferat nr. 3. Opfølgning fra sidste møde: Der var ikke yderligere bemærkninger og referatet blev godkendt.

Transkript

1 Møde den: AU, Teknisk Forvaltning UNI-lab projektgruppemøde nr. 4 REFERAT Til stede: Søren Trangbæk (ST) TEK, Anders Roed (AR) SUN, Ole Bjørn Hansen (OBH) DMU, Christina Breddam (CB) DJF, Bent Lorenzen (BL) NAT, Ingelise Hosszu (IH) TEK, Jan Oehlenschläger (JO) TEK, Bjarne Nielsen (BN) UBST fra pkt. 5, Lisbeth Brun Kristensen referent (LBK) TEK Dato: 19. januar 2010 Sagsnr.: Ref: lbk Side 1/6 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Godkendelse af mødereferat nr Masterplan. 4. Investeringsplan. 5. Organisering. 6. Rådgiveraftaler. 7. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden. Med baggrund i UBST s seneste udmeldinger, er Bjarne Nielsen, chef for UBST Ejendomscenter Vest inviteret til at deltage i dette møde. Dagsorden blev godkendt. 2. Godkendelse af mødereferat nr. 3. Opfølgning fra sidste møde: ST: DMU Silkeborg er nu med i investeringsplanen og det giver ingen mening yderligere at drøfte kategoriseringen af dyrestaldene. JO: Materialet til revideret Masterplan er afleveret til COWI før jul. UBST har bremset udarbejdelse af et udkast til dette møde. Se pkt. 3. ST: UBST sidder for bordenden for hele projektet. Dette giver en ny problemstilling i f.t. rådgiveraftaler. Se pkt. 6. Der var ikke yderligere bemærkninger og referatet blev godkendt. Teknisk Forvaltning Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5, Århus C Tlf.: Fax: tek@au.dk

2 Side 2/6 3. Masterplan. Der var til dette punkt udsendt følgende salgsfremstilling: Bidrag til Masterplanen er afleveret til COWI før jul for samlet indskrivning til ny revideret udgave. COWI har i samråd med UBST besluttet at Masterplanen først kan udarbejdes i løbet af januar Begrundelsen er at UBST/COWI er bekymret for om det samlede UNI-Lab projekt kan realiseres som angivet i vores investeringsplan. Projektgruppen skal drøfte det videre forløb. Vi må snarest have en samarbejdsaftale med UBST. Områdernes ændringer til Masterplanen er afleveret før jul til COWI for udarbejdelse af et udkast til ny plan til dette møde. Dette er stoppet af UBST, idet de ønsker en anden prioritering og investeringsplanen samlet i større klumper pr. hovedområde. OBH efterlyste en større grad af brugerindflydelse end det der fremgår at UBST julebrev. Masterplanen skal være et værktøj for både UBST og AU. UBST forventer at der foreligger et nyt udkast inden udgangen af januar Det vil blive fremsendt til projektgruppen når det modtages. Der afholdes videomøde med UBST, ST, IH og JO den for drøftelse af den videre procedure med udarbejdelse af Master- og investeringsplan. 4. Investeringsplan. Der var til punktet fremsendt følgende sagsfremstilling: Grundlaget for investeringsplanen er ændret. Der er korrigeret for DMU Silkeborg og HIH i Herning er udgået af det samlede projekt. Samlet har AU fået bevilget ca. 1 mio. ekstra. Jf. TEK s statusbrev af Der vil på mødet være en kort orientering fra processen i december måned. Indstilling: Det indstilles, at projektgruppen tager den nye samlede investeringsplan til efterretning. Investeringsplanen fremsendes til UBST. JO: Der bør laves et dispositionsforslag på hele projektet, hvor der tages hensyn til hele den overordnede plan. Den foreliggende investeringsplan er p. t.

3 Side 3/6 kun et regneark baseret på nogle tekniske beregninger og ikke på hvad der kan lade sig gøre i praksis. OBH: Der er brug for en kategorisering af bygninger nybyg contra renovering det fremgår ikke tilstrækkelig i den nuværende plan. AR ønskede at vide hvorfor Retsmedicin ikke var med. Til dette svarede ST at beregningsgrundlaget for UNI-lab projektet er laboratorier i SEA-lejemål. Hvad der måtte være af laboratorier og dyrestalde i øvrige lejemål skal kortlægges da disse også skal renoveres, men for egne midler. Der blev på mødet omdelt en liste fra dateret over laboratorier i øvrige lejemål. Listen er vejledende. NAT, SUN, DJF og DMU skal sende en oversigt over laboratorier i øvrige lejemål til JO. CB efterlyste en politisk beslutning fra ledelsen i forhold til universitetets Visionsplan, da dette har indflydelse på alle 4 fakulteter i UNI-lab projektet. ST: Der holdes møde med ledelsen den hvor dette emne skal drøftes og hvor ledelsen skal tage konkret stilling til enkelt punkter i Visionsplanen. Det er vigtigt for den videre håndtering af UNI-lab projektet og beslutningerne kan ikke vente til sommer. ST og IH deltager i mødet. AR: SUN vil fremkomme med et støttebrev til brug for fremskyndelse af beslutninger for ledelsen. ST takkede for dette tiltag. OBH: Ledelsen skal være klar til at stå fast på de beslutninger der bliver taget, da de kan få vidtrækkende konsekvenser. 5. Organisering. Der var til punktet fremsendt følgende sagsfremstilling: Projektgruppen drøftede på sidste møde et oplæg til organisering på AU. AR fandt ikke det fremlagte forslag til organisationsplane tilstrækkeligt fyldestgørende. Det blev besluttet at nedsætte en arbejd gruppe bestående af AR, BL, IH og ST, som sammen skal lave en mere detaljeret organisationsplan. Af UBST s julebrev af og brev af angående igangværende byggeprojekter fremgår det, at der må påregnes en noget strammere organisering og styring af projektet. Efter modtagelse af UBST s julebrev er det valgt ikke at nedsætte en arbejdsgruppe. Se desuden statusbrev på UNI-lab projektet af

4 Side 4/6 Indstilling: En drøftelse af UBST s indstilling jf. breve af 16. og sammen med Bjarne Nielsen fra UBST Bjarne Nielsen (BN), chef for UBST Ejendomscenter Vest præsenterede sig selv. BN: Det ligger fast at UBST har det fulde ansvar for gennemførelse af hele projektet. De er projektleder og har den økonomiske håndtering. Projektledelse indebærer at de står for kravspecifikation, udlicitering, indarbejdelse af energi, tilgængelighed m.v. BN omdelte forslag til UBST s projektorganisation. Forslaget blev drøftet. AR ønskede at få defineret projekt contra delprojekt.. BN: Projekt er AU og delprojekt er fx Tandlægestole eller klump af bygninger. Der var enighed om at det ikke af organisationsplanen fremgår hvordan og hvor de enkelte hovedområder skal bestykke opgaven. BN: Der vil blive udarbejdet et notat med supplerende bemærkninger til organisationsplanen, hvor bl.a. ansvar, kompetence, flow vil fremgå. Notat forventes klar i uge 3 (ej modtaget. Tilføjet af ref.) Der var enighed om, at projektgruppen skal have mulighed for at komme med bemærkninger til UBST s notat og organisationsplan. BN fremsender udkast. ST: Organisationsplanen skal forelægges for ledelsen før endelig godkendelse ST: Der skal laves en beskrivelse af håndtering af nybyggeri i forbindelse med UNI-lab projektet. BN: UBST har deadline den for underskrift af hele UNI-lab projektet, herunder investerings- og organisationsplaner. ST: Organisationsplanen vil blive drøftet på et videomøde med UBST den Rådgiveraftaler.

5 Side 5/6 Der var til punktet fremsendt følgende sagsfremstilling: AU s nuværende rammeaftaler er gældende for færdiggørelse af de arbejder, der senest pr er indgået tillægsaftale omkring. Det er endnu ikke besluttet hvordan opgaven skal/kan løses pr En mulighed kan være i samarbejde med de nuværende rammeaftalefirmaer at få lavet et dispositionsforslag på hele projektet. Indstilling: Det skal afklares med UBST om én af følgende muligheder kan/må bruges til udarbejdelse af dispositionsforslag: 1. UBST s nuværende team af rådgivere 2. COWI 3. Ny rådgiver NN Det skal hurtigst muligt drøftes med UBST hvordan rådgiveropgaven skal løses efter den IH: AU og UBST s rammeaftaler er nogenlunde enslydende og udløber samtidig, den Forskellen består i at UBST s aftaler ikke dækker nybyggeri, men da det må forventes, at nybyggeri vil blive baseret på særskilte rammeudbud, anses dette ikke for noget problem. De rammeaftaler der allerede er indgået på 9 projekter flyttes til UBST. Hvis der er mindre projekter som er klar til at gå i gang, kan der indtil indgås aftaler. Den praktiske håndtering drøftes konkret med BN. Det er meget vigtigt for hele projektet at der findes en juridisk bindende aftale om hvordan problemet efter løses, således at projekteringen ikke går i stå, med de konsekvenser det må få for det videre forløb. Der var enighed om at det er vigtigt for hele projektet, at der kan entreres med rådgivere som kan løfte opgaven og ikke en efter tur løsning med flere rådgivere (model De 7 søstre ). BN undersøger de juridiske muligheder for en løsning. Skal det være et målrettet udbud til laboratorieprojektet, skal det være aftaler med to forskellige teams af rådgivere eller skal det være altdækkende rammeaftaler. Der var stemning for den sidste løsning. JO: Det haster med at få lavet et dispositionsforslag og foreslog at opgaven udbydes mellem de rådgiver der er. BN undersøger om det er en juridisk mulighed.

6 Side 6/6 ST: Det haster med at få rådgiverproblematikken på plads. BN undersøger mulighederne og vender tilbage ultimo uge 4. Konklusion: Der var enighed om at processen ikke går i står nu og BN undersøger de juridiske muligheder for en løsning. 7. Eventuelt. Der var ingen bemærkninger til dette punkt. Næste møde er aftalt til den kl i Teknisk Forvaltnings mødelokale