1. Status, input og opdatering af årshjul

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. Status, input og opdatering af årshjul Procedure for valg af udvalgsformænd HB møde indhold til infofilen Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast DUF-tilskud Udvalgsbudgetter Nationalt Budget for næste år Regulering af Fees HR educators budget Max Levig forsikring Tiltrædelsesprotokollat Standardbudgetter for resterende programmer RM betalingskort Udgiftsbilag Nøgle depositum Medlemsdatabase status, nye, udmeldte Nyt medlemssystem Status på LF Fyn Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt KomUd formand ift. informationsmedarbejder Bordet rundt og status på aktiviteter Besvarelser af mails i DL Status på udvalgsarbejde Mosaik-møde KomGlad Event-taskforce DL ift. Udvalg mm Nyt fra international Tilskud til internationale møder mm Ansøgninger om NICE-weekend Ansøgning om NaJuWo Akutte problemer og andre beslutninger Visioner og handlingsplaner Dato for visionsweekend Løbende vedtægtsændringer... 8

2 - Ansatte som frivillige Ny Bogholder HB-møde GF 2013 (sted) NJR valg Valg af JB team AIM ansøgningsfrist Møder for Tilstede: Nanna Beiter, Bo Sørensen, Emilie Hellesøe, Mette Liebst, Natascha Iermiin Afbud: Jesper Lykking Referent: Anders Kristiansen 1. Status, input og opdatering af årshjul - Procedure for valg af udvalgsformænd Mette samler op på dokumentet, så det kan komme med ud med HB-dagsordenen fredag. - HB møde indhold til infofilen Mette har lavet et udkast til HB-møde-årshjulet til infofile, og sørger for at det også kommer med ud med HB-dagsordenen. Der skal her uddybes pointen ift. valg af udvalgsformænd ifm. stormødet. 2. Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast. - DUF-tilskud DUF har godkendt vores Børnebyer og Summercamps/Step Ups til at modtage refusion for internationale udgifter. Det betyder at vi med nuværende tilskudsniveau sandsynligvis vil modtage maksimal refusion hvert år. Da grænsen for refusion hidtil har være grundlag for budgetlægning ift. tilskud til deltagelse i internationale aktiviteter, bør denne budgetpost måske genovervejes.

3 - Udvalgsbudgetter Bo har modtaget budgetter fra udvalgene, og har sammensat et dokument til overblik. Flg. blev drøftet vedr. budgetterne: Fra Børnebysudvalget der budgetteres her med fortsat at give et tilskud til betaling af fee for alle JCs på ca. 1800kr, således at JC-egenbetaling kan holdes på 1200kr. Dette skal dog godkendes af HB, da det er HB der fastsætter fee-struktur. Step Up-udvalget har bedt om en ny budget-post til at afholde træning for kontaktpersoner. DL ønsker her en uddybning, da beløbet virker stort ift. at det ser ud til at træningen foreslås afholdt i kombination med UW1. Bo kontakter SU-udvalget og får en opklaring om dette. YM-udvalget har bedt om et budget på 0kr. Bo undersøger om der intet er at bruge penge på. JB her påføres en ekstra post til afholdelse af en ekstra JB-weekend. KomUd ift. posten om redesign af kontoret ønsker DL at en TF først skal komme med en plan for projektet, før pengene endeligt bevilges, da det er vigtigt at kontoret stadig kan benyttes som mødelokale og som arbejdsplads. Der har hidtil været afsat budget til rejsepuljen, denne køres dog nu ind under børnebysudvalget, da rejsebestilling nu foregår via Raptim. Bo efterlyser et regnskab for rejsepuljen fra bogholder. på kr til afholdelse af HB-mødet i marts, Generalforsamling, og tilhørende udvalgsmøder og lokalforeningstræning, da dette er et nyt initiativ. samt 8.000kr til møder. Det blev desuden bemærket at den nye skabelon til kommissorium, handleplan og budget for udvalgene ikke er nået at blive brugt af alle i 2012, da den først kom relativt tæt på deadline. Dog bemærkes at den ser god ud, og det forventes at alle bruger den i Nationalt Budget for næste år Bo har modtaget de fleste tal, og gør budgettet færdigt til udsendelse med HBdagsordenen. Hvis der er noget der mangler, angives præcist hvad.

4 - Regulering af Fees DL lægger op til at holde fees for 2012 som de var i Det er dog muligt at fees for børnebydeltagere skal ændres, men der ventes input fra børnebysudvalget, samt overblik over rejsepuljens regnskab. Der blev desuden diskuteret at hæve JC-fee, så denne kommer nærmere den internationale fee for JCs. - HR educators budget Der er kommet en forespørgsel på at få penge til ekstra aktiviteter ifm. Human Rights Education. DL opfordrer til at idépuljen for 2013 søges, Nanna skriver til HRE. - Max Levig forsikring Der har været flere sager i år, hvor der har været gjort skade på en campsite, uden at CISV Danmark havde en forsikring der kunne dække, hvorfor lokalforeningerne selv har måttet betale. Senest ifm. CFA. Bo svarer Nykøbing, at vi desværre ikke har noget der dækker. Sekretæren undersøger muligheden for at tegne en forsikring der kan dække vores campsites bedre. - Tiltrædelsesprotokollat Revisor har tilsendt os et tiltrædelsesprotokollat til underskrift. De tilstedeværende underskrev. - Standardbudgetter for resterende programmer Der har været travlhed med andre ting, hvorfor dette ikke er gjort endnu. Bo arbejder videre på det, når arbejdet med det nationale budget mv. er overstået. - RM betalingskort Udsat til næste møde. Jesper følger op til næste gang. - Udgiftsbilag Ifm. udarbejdning af standardudgiftsbilag til ekstern brug, har vi indhentet råd hos revisor. Disse er taget til efterretning, og sekretæren vil producere et standardudgiftsbilag. Vi har ikke pligt til at oplyse SKAT om disse, men vil udforme dem, så de der modtager penge af CISV for produkter eller tjenesteydelser, skriver under på at de selv vil indrapportere indtægten til SKAT.

5 - Nøgle depositum Der ligger en gammel beslutning om at der skal indbetales depositum for alle der låner nøgler til kontoret. Der er en vis usikkerhed om der er nogen der har betalt dette depositum. Sekretær arbejder på at få opklaret hvem der har nøgler, få indhentet underskrifter på disse, og på at få opklaret om vi har depositum liggende for nøgler fra nogen. Punktet genoptages på næste DL-møde. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. Status: Nyt system kører næsten. - Nyt medlemssystem Der var nogen uklarhed mht. det nye system, hvorfor Bo, sammen med Jesper, beder om et møde med taskforcen for at opklare processen ift. at overdrage det nye medlemssystems vedligehold til landskontoret. Det blev desuden bemærket at det var væsentligt at al officiel kommunikation vedrørende medlemssystemet foregik fra cisv-mailadresser, og at alle udsendelser skal forbi Desuden blev besluttet at alle tilmeldinger skal foregå via Landskontoret, da det efter kursus hos Globus Data bedømmes at indmeldelsesproceduren, især for familiemedlemmer, er for kompliceret til at nye medlemmer skal stå for dette. Globus Data lovede dog at der i løbet af 2013 ville komme en ny funktionalitet, der ville gøre dette væsentligt nemmere. Endelig blev det besluttet at undersøge muligheden for at lave en kampagne ift. at få opdateret medlemsdata, så der eksempelvis kan udbydes lodtrækning blandt de der har været inde at opdatere deres oplysninger med præmier. Bo og Jesper følger op på dette. 4. Status på LF - Fyn Pga. besvær med at finde lokaler blev vi nødt til at rykke Fyns ekstraordinære generalforsamling til d. 20. november. Invitationerne er sendt ud. Jesper og Nanna deltager, Mette og Bo deltager hvis de kan men andre er også velkomne. Vi ved at Lars, Rachel og Katharina stiller op. Bo snakket med vores revisor, og fået godkendt at han laver det færdigt og reviderer det. Sekretær fremskaffer de to bilag der blev betalt fra national, som skal indgå i LF-regnskabet. Informationsmedarbejder laver noget reklame for generalforsamlingen på facebook mv.

6 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. - KomUd formand ift. informationsmedarbejder Der har været møde mellem dem og Jesper og Bo, og der er godt styr på det nu. 6. Bordet rundt og status på aktiviteter. - Besvarelser af mails i DL Det blev drøftet hvorledes man kunne effektivisere behandlingen af mails. Der bar enighed om at forsøge med en månedlig tovholder, så en fra DL er ansvarlig for at der bliver fulgt op på mails. Denne tovholder vælges fra DL-møde til DL-møde, og der evalueres første gang i december på hvordan det fungerer. Det bemærkes at dette naturligvis kun gælder mails til DL-mailen. DL vil forsøge at holde en svar-deadline på 72timer indenfor dette tidsrum skal der som minimum være sendt en bekræftelse på at mailen er modtaget, og at den er under behandling, om muligt med en tidshorisont på hvornår svar kan forventes. Nanna er tovholder frem til DL-mødet i december. 7. Status på udvalgsarbejde. - Mosaik-møde Mosaik-udvalget har inviteret til møde om Mosaik i Danmark. DL vil gerne være med til at snakke strategisk og værktøjsmæssigt med udvalget, Emilie og Nanna tager mødet. - KomGlad Event-taskforce Der stilles forslag på HB-mødet om nedsættelse af ny TF (navn kan fastsættes af udvalget udbydes åbent, og Nanna vil gerne være kontaktperson til den, da hun allerede lidt er i gang med GF/HB i marts. - Nanna r og får opdateringer fra dem.

7 - DL ift. Udvalg mm. DL snakkede om hvordan de bedst kan understøtte og hjælpe udvalgene. Listen over DL og ansvarsområder tages op på næste DL-møde. 8. Nyt fra international. - Tilskud til internationale møder mm. DL vil overveje om der kan laves nogle retningslinier for hvilke møder der skal have hvor mange penge, eller hvordan de skal prioriteres ift. tilskud, da vi snart har ret mange internationale møder mm., og et begrænset budget, især i de år hvor AIM o.l. er forholdsvist dyre. - Ansøgninger om NICE-weekend De bliver behandlet skriftligt efter indstilling og facilitering fra NJRs. Ca. 20/11. - Ansøgning om NaJuWo Der er ansøgt om tilskud ifm. deltagelse i NaJuWo, ansøgningen godkendes, og der gives tilskud til billigste transportmulighed, eller beløb svarende til billigste transportmulighed. NJR giver besked til ansøger, når det handler om JB-weekender. Det bemærkes dog at det er vigtigt at vi er klare i vores kommunikation om at man ansøge om tilskud til deltagelse i denne type internationale arrangementer. 9. Akutte problemer og andre beslutninger. - Visioner og handlingsplaner Nanna fremlægger en kort status på HB-mødet, og punktet tages op igen på næste DLmøde. - Dato for visionsweekend Mette laver en doodle for muligheder omkring april 2013.

8 - Løbende vedtægtsændringer Der blev på GF 2012 bestemt at der skulle forberedes en ny vedtægtsændring med udgangspunkt i den Simon Ellehammer og Tore Heerup fremsatte, til GF Mette og Nanna stiller sig som ansvarlige for at dette bliver gjort, og laver i samarbejde med sekretæren et forslag til hvordan dette kan gøres til behandling på HB-mødet i november. Herefter opsættes vedtægtsændringsforslaget som en række mindre forslag til rettelser af specifikke ting i vedtægterne. Sekretær hjælper med opsætning af et overskueligt dokument, og sørger for at forslaget om muligt bliver checket hos DUF-jurist e.l. før GF Ansatte som frivillige Udsat til næste møde. - Ny Bogholder Sekretær færdiggør stillingsopslaget med de kommentarer der er indkommet fra DL, samt nuværende bogholder. Dette sendes til endelig godkendelse hos DL mhp. opsætning på diverse jobportaler mv. medio november. Deadline for ansøgning sættes til 1. januar, og ansættelsesudvalget står herefter for at behandle og bedømme ansøgningerne, udvikle interviewguide, afholde samtaler og ansætte en ny bogholder. Samtaler forventes afholdt i uge 2. Ansættelsesudvalget består af Jesper, Bo og sekretæren. - HB-møde Sekretær låser op for lokalerne kl. 10. Nanna følger op på køkkenstab til mødet. Dirigentrollen udbydes i HB. Dagsordenen blev gennemgået og rettet til. DL lægger op til at aktivitetsplaner fremover flyttes til maj-mødet, og at der der fordeles 1,5år frem for den nationale, og at den internationale opdateres og forlænges med 1 år. - GF 2013 (sted) Nanna undersøger mulighederne. - NJR valg Det blev drøftet om det er et problem at det er ved at blive normalt at der kun er 1 kandidat til hver post på nationale valg. Punktet genoptages på et senere tidspunkt.

9 - Valg af JB team JB holder valg til JB-teamet og NJR-suppleant søndag den 16. december. Dette gøres elektronisk. - AIM ansøgningsfrist Ansøgningsfristen sættes til 1. december, og det skal ud i updaten på fredag 9/11, sammen med EJBM. Mette skriver en tekst om AIM, NJRs skriver om EJBM. - Møder for 2013 Udsættes til næste møde.