Bilag 1: Universitetsloven.

Transkript

1 Bilag 1: Universitetsloven 1

2 Bilag 2: Vedtægt for SDU 2

3 Bilag 3: Forretningsorden for bestyrelsen 3

4 Bilag 4: Internt cirkulære vedr. tjenesterejser 4

5 Bilag 5: Internt cirkulære vedr. repræsentationsmiddage, receptioner og gaver 5

6 Bilag 6: SDU s indkøbspolitik: 6

7 Bilag 7: Oversigt over SDU s kontantkasser og bankkonti Organisatorisk enhed på SDU Kassekontoret i Økonomiservice på Campusvej, Odense (1) Kassekontoret på Campus København Biblioteket på Campusvej 55, Odense Kantinen på Campus Slagelse Kantinen på Niels Bohrs Alle 1, Odense Ansvarlig(e) medarbejder(e) Artskonto Konto Maksimum i Dkr. Helle Wissing Erhvervsgiro, Dansk Bank Blohm og Karen Reg.nr Nielsen Kontonr Debitorfakturaer, Danske Bank Reg.nr Kontonr NemKonto, Danske Bank Reg.nr Kontonr Årsfest, Danske Bank Reg.nr Kontonr Tilbagebetaling Eurocard, Danske Bank Reg.nr Kontonr Pia Klinge og Danske Bank Heidi Charlotte Reg.nr Hansen Kontonr Heidi Wiig Kontantkasse (2) Erhvervsgiro, Danske Bank Reg.nr Kontonr Kristina Haubro Kontantkasse Danske Bank Reg.nr Kontonr Bettina Juul Kontantkasse Danske Bank Reg.nr Kontonr (1) Økonomiservice (Kassekontoret og/eller Controllerafdelingen) på Campusvej 55 i Odense administrerer også en række valutakonti, værdipapirdepoter og SKB-konti. (2) På SDU s biblioteker på campusserne i Sønderborg, Kolding, Esbjerg og Slagelse findes kontantkasser, der afregnes med kontantkassen på Biblioteket på Campusvej i Odense (artskonto ). Kontantbeholdningen i disse fire kasser i campusbyerne må maksimalt være på kr. pr. bibliotek/kasse. 7

8 Bilag 8: Oversigt over legater Syddansk Universitet bestyrer følgende legater: Sekretariatsbetjenes af Ledelsessekretariatet: Syddansk Universitets Forskningsfond Knud Abildgaards Fond Fuhrmann-Fonden Rejselegat oprettet i anledning af rektor Jens Oddershedes fratræden Sekretariatsbetjenes af Det Tekniske Fakultet: Poul V. Brøndums Fond Maren Elisabeth Rasmussens Legat Ingeniør Jens Jespersens Fond M-fællesfonden Sekretariatsbetjenes af Syddansk Universitetsbibliotek: Bibliotheca Groothoffiana 8

9 Bilag 9: Oversigt over tegningsberettigede medarbejdere samt medarbejdere med særlige delegationsskrivelser udstedt af rektor eller universitetsdirektør 9a Tegningsberettigede medarbejdere på Syddansk Universitet Rektor Henrik Øregaard Dam Prorektor Bjarne Graabech Sørensen Konstitueret universitetsdirektør Bjarne Graabech Sørensen Tegner Syddansk Universitet i alle forhold med undtagelse af dispositioner over fast ejendom Tegner Syddansk Universitet i alle forhold med undtagelse af dispositioner over fast ejendom Tegner Syddansk Universitet i alle forhold med undtagelse af dispositioner over fast ejendom 9b Øvrige medlemmer af SDU s direktion, jf. regnskabsinstruksen punkterne 1.1 og Dekan Ole Skøtt Dekan Henrik Petersen Konstitueret dekan Horst-Günter Rubah Dekan Nikolaj Malchow-Møller Dekan Simon Møberg Torp Dekan, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Dekan, Det Naturvidenskabelige Fakultet Dekan, Det Tekniske Fakultet Dekan, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet Dekan, Det Humanistisk Fakultet 9c Medarbejdere med særlige delegationsskrivelser udstedt af rektor Sekretariatschef Jørgen Schou Vicedirektør for Økonomi Nicolai Sørensen Konstitueret chef Torben Munk Damgaard Kontorchef Erik Kjær-Larsen alle forhold med undtagelse af dispositioner over fast ejendom forbindelse med underskrift på samarbejdsaftaler og kontrakter forbindelse med underskrift på samarbejdsaftaler og kontrakter. Torben Munk Damgaard er endvidere bemyndiget til at tegne universitetet i forbindelse med underskrift på patentsager, herunder diverse skrivelser til opfindere, meddelelser til patentmyndigheder såvel danske som udenlandske, fuldmagter, overdragelseserklæringer og deklarationer m.v. forbindelse med underskrift på regnskaber og ansøgninger samt aktivitetsberetninger til Uddannelses- og Forskningsministeriet. 9

10 Regnskabschef Jens V. Kirkegaard forbindelse med underskrift på regnskaber og ansøgninger 9d Medarbejdere med særlige delegationsskrivelser udstedt af universitetsdirektøren Souschef Annette Schøn Hansen Kontorfuldmægtig Ulla Rasmussen Kontorfuldmægtig Pia Klokker Kontorfuldmægtig Anette Feldfos Skjerbek Kontorfuldmægtig Lone Grandt Kontorfuldmægtig Lars Peter Sørensen Kontorfuldmægtig Alice Rarup Lund Fuldmægtig Daniel Skovhaur Nielsen Fuldmægtig Mikael Fogt forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger til Forskningsog Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger til Forskningsog Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen forbindelse med underskrift på ansøgninger og regnskaber til Forsknings- og Innovationsstyrelsen 10

11 Bilag 10: Uddannelses- og Forskningsministeriets bekendtgørelse nr af 15. december 2011 om tilskud og revision mv. ved universiteterne (med senere ændringer). 11

12 Bilag 11: Medarbejdere, der kan foretage indberetninger til SKAT SDU s regnskabschef er oprettet hos SKAT til at kunne give medarbejdere på SDU adgang til at foretage indberetninger til SKAT s systemer. Hos SDU s regnskabschef kan til enhver tid fås en oversigt over medarbejdere på SDU, der har adgang til at foretage indberetninger til SKAT, 12

13 Bilag 12: Medarbejdere, der kan anvise udgifter iflg. en stillingsfuldmagt Følgende 50 medarbejdere har i henhold til punkt stillingsfuldmagt til at kunne anvise udgifter. De nævnte medarbejdere kan give fuldmagt til andre medarbejdere på SDU. De 8 medlemmer af SDU's direktion (rektor, prorektor, universitetsdirektør og fem dekaner) o Link til De 5 fakultetssekretariatschefer o Torben Durck Johansen, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet o Eva Sophia Myers, Det Naturvidenskabelige Fakultet o Søren Lind Christiansen, Det Tekniske Fakultet o Klaus Holmann, Det Samfundvidenskabelige Fakultet o Mads Funding, Det Humanistiske Fakultet De 28 institutledere o Link til De 9 områdechefer i Fællesområdet o Link til 13

14 Bilag 13: SDU s debitorprocedure Beskrivelsen af SDU s debitorprocedure fås ved henvendelse til Debitorbogholderiet på mail 4601@sdu.dk 14

15 Bilag 14: Eksterne tilskudsprojekter Beskrivelsen af SDU s procedure for forvaltningen af eksterne tilskudsprojekter fås ved henvendelse til Forskerservice-Økonomi på regnskab@sdu.dk Proceduren har følgende indhold: 1. Ansøgning 2. Igangsætning (bevillingsskrivelse, projektmappe, godkendelse og oprettelse) 3. Projektgennemførsel (løbende registrering, periodevis budget og opfølgning) 4. Projektafslutning (lukning af projekter og regnskab) 5. Generelt om journalisering 15

16 Bilag 15: Forretningsgange i HR Ansættelse af personale Nye og ledige stillinger besættes efter opslag i henhold til gældende regler. Enhver fastansættelse skal ske ved oprettelse af et ansættelsesudvalg, der skal sikre, at de krævede faglige kvalifikationer og ledelsesmæssige kompetencer er til stede. For VIP er der lovmæssigt angivet rammer for stillingsopslag og udvælgelse. For TAP følges universitetets personalepolitiske retningslinjer. Alle ansættelser ekspederes af HR-service i henhold til bemyndigelse fra Universitetsdirektøren. For alle ansættelser oprettes en elektronisk personalemappe i HR-service. Herfra gives besked til Lønkontoret om oprettelse af medarbejderen i SLS. Oprettelse af nye stillinger og genbesættelse af stillinger skal ligge inden for det årlige budget/den økonomiske ramme, der vedtages af bestyrelsen. Ved ansættelser skal der sammen med ansættelsesbrevet sendes et oplysningsskema, som skal returneres til HR-service. HR-service er herefter ansvarlig for beregning af anciennitet og lønindplacering, for angivelse af kontostreng samt for indberetning til lønsystemet. Af hensyn til fortrolighed og administrative forhold skal personalesagerne opbevares i personalearkivet, der forefindes i HR-service. Indtil 1. maj 2013 opbevares personalesager i det fysiske personalearkiv, efter 1. maj 2013 scannet og opbevaret i Acadre. HR-service er ansvarlig for personalearkivet. Løn Ansvarlig Alle lønrelaterede funktioner varetages af Lønkontoret og Personalekontoret under HR-service. Oprettelse af medarbejdere Fastsættelse af løn sker i henhold til gældende overenskomster samt universitetets lønpolitik, som beskriver kriterier for fastsættelse af individuelle tillæg m.v. Indplacering i personalekategori foretages af HR-service, som også udfylder et person- og løndataskema (der bl.a. indeholder den fulde kontostreng), der sammen med en kopi af ansættelsesbrevet sendes til Lønkontoret. På baggrund af dette opretter Lønkontoret medarbejderne i SLS. Indrapportering i SLS og uddatakontrol Indrapportering til SLS kan kun foretages af bemyndigede personer og sker ved anvendelse af brugeridentifikation og password og i øvrigt i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens brugervejledning. Der finder en personmæssig adskillelse sted mellem registreringsfunktionen og kontrolfunktionen. Registreringen af løndata i SLS foretages kun efter godkendte grundbilag eller 16

17 registreringer. Der skal være påført kontostreng på alle bilag og registreringer inden de videresendes til behandling på Lønkontoret. Administration af timeløn foregår på følgende to måder: 1. Timeløn indrapporteres på baggrund af timesedler og kontrakter modtaget fra de enkelte afdelinger. Ved indrapportering kontrollerer Lønkontoret påførsel af kontostreng og attestation af institutleder, kontorchef eller anden bemyndiget. 2. Studentermedhjælpere skal anvende TimeSheet til timeregistrering. Studentermedhjælperen taster selv timerne i en digital timeseddel. Derefter sendes den digitale timeseddel til den budgetansvarlige eller til en medarbejder bemyndiget af den budgetansvarlige der godkender timerne. Kontostrengen påføres af TimeSheet eller af den budgetansvarlige/den bemyndigede. Ved indrapportering kontrollerer Lønkontoret påførsel af kontostreng. Attestation af budgetansvarlig eller anden bemyndiget sker i TimeSheet Uddata kontrolleres i henhold til retningslinjerne fra Moderniseringsstyrelsen om SLS. Kontrollen foretages ved sammenholdelse med de originale grundbilag og systemlister og udføres af en anden medarbejder i Lønkontoret end den, som har indrapporteret. Efter lønkørsel i SLS indlæses og bogføres lønnen i ØSS. Der udskrives fejlliste, hvorefter eventuelle fejl rettes af Lønkontoret. A-conto afregning af løn/honorarer Der udarbejdes et manuelt bilag vedrørende a-conto løn/honorar på Lønkontoret. Lønkontorets medarbejder påfører lønmodtageres bankkontonummer på bilaget ved opslag i NemKonto systemet. Hvis bankkontonummeret ikke er en Nem-konto, kontrolleres kontonummeret af afdelingslederen, eller anden lønsagsbehandler på Lønkontoret, hvilket pgl. kvitterer for på lønbilaget med sin underskrift. Det manuelle bilag behandles altid af 2 personer på Lønkontoret. Kassen modtager efterfølgende det manuelle bilag, som indtaster og godkender betalingen i business online i Danske Bank. Controllerafdelingen er 2. godkender på bilaget d.v.s. Controllerafdelingen frigiver den betaling, som kassen har indtastet i business online. Kassen og Controllerafdelingen har ikke adgang til NemKonto og har derfor ikke mulighed for at kontrollere rigtigheden af det på bilaget anførte bankkontonummer. Controllerafdelingen påser, at bankkontonummeret, der er anført på bilaget, stemmer overens med det kontonummer, der fremgår af business online. Den egentlige kontrol (legalitetskontrol) med at der er anvendt et korrekt bankkontonummer på de manuelle lønoverførsler foretages, som nævnt ovenfor, på Lønkontoret. 17

18 Refusioner fra den statslige barselsfond under Moderniseringsstyrelsen Refusion fra den statslige barselsfond sker på baggrund af HR-service registreringer i SLS omkring start- og slutdato for barsel. På baggrund af registreringerne i SLS beregner SLS hver måned et tilgodehavende, der bogføres i ØSS som en indtægt i driften og et tilgodehavende i balancen. Moderniseringsstyrelsen udbetaler refusion fra den statslige barselsfond hvert kvartal. HR-service kontrollerer, at der er overensstemmelse mellem de refusioner, der er tilgodehavende, og de faktisk udbetalte refusioner. Evt. uoverensstemmelser undersøges nærmere. Øvrige refusioner Anmodninger om refusion udarbejdes af HR-service på baggrund af indberetninger i IT-systemet HR-Fravær fra afdelingerne/institutterne samt HR-services oplysninger om orlov, barsel, sygdom mv. Herefter bogfører HR-service via SLS refusionen i ØSS, hvor refusionen indtægtsføres i driften og optages som et tilgodehavende i balancen. Når refusionen er modtaget og registreret i banken, bogføres den af Regnskabsafdelingen og udligner tilgodehavendet i balancen. HR-service kontrollerer, om der modtages refusioner for de anmodninger, der er indsendt, og om de modtagne refusioner er i overensstemmelse med de anmodede refusioner. Evt. uoverensstemmelser undersøges nærmere. Feriepengeforpligtelse For universitetets medarbejdere, der efter gældende regler modtager løn under ferie, og elever afsættes midler til lønforpligtelsen under ferie. Lønforpligtelsen indeholder den almindelige ferie, dvs. løn under ferie, særlig feriegodtgørelse og særlige feriedage. Forpligtelsen opgøres på baggrund af den ferieberettigede løn. Ved ferieårets udløb 1. maj kan der overføres restferie efter godkendelse fra institutlederen/kontorchefen/overbibliotekaren. Registrering heraf sker lokalt ved udfyldning af blanket, hvor en kopi heraf videresendes til HR-service. Opgørelse og indregning i årsrapporten af feriepengeforpligtelse I årsrapporten indregnes en forpligtelse til at betale medarbejderne løn under ferie. Opgørelsen sker i henhold til Moderniseringsstyrelsens vejledning om beregning af feriepengeforpligtelse. Denne tager højde for ferie, særlige feriedage og særlig feriegodtgørelse. For eksterne projekter tilskrives feriepenge løbende via registrering i lønbogen i takt med at der afholdes løn på projekterne. Således sker der fuldstændig periodisering af feriepenge for projekterne. Tilskrivningen sker i ØSS ved kørsler, som Forskerservice-Økonomi foretager. Ved projektansattes afholdelse af ferie, konteres ferien som et træk på feriepengeforpligtelsen. Bogføring heraf sker via HR-services ferietræk på baggrund af de månedsvist opdaterede ferieindberetninger i HR-Fravær. 18