Ny i afdelings- bestyrelsen

Transkript

1 Ny i afdelings- bestyrelsen

2 Indhold OBS: Klik på DAB-logoet, så kommer du tilbage til indholdsfortegnelsen Afdelingsbestyrelsen 3 Beboerdemokrati 3 Visioner 3 Afdelingsmødet 4 Budget 4 Overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i afdelingen 4 Sociale aktiviteter 4 Reglementer 5 Serviceniveau i afdelingen 5 Arbejdsgiveransvar 5 Dialog og information 5 Sociale medier i boligafdelingen 5 Forventningsafstemning 6 Ansvar 6 Afdelingsmødet 7 Formkrav 7 Afdelingsbestyrelsens beretning 8 Budget 8 Indkomne forslag 8 Valg til afdelingsbestyrelsen 9 Ekstraordinært afdelingsmøde 9 Afvikling af afdelingsmødet 9 Urafstemning 10 Repræsentantskabet 11 Afholdelse af repræsentantskabsmøde 12 Selskabsbestyrelsen 13 Sociale helhedsplaner 14 Kommunen 15 DAB 16 Reglementer 17 Ordensreglement 17 Vedligeholdelsesreglement/vedligeholdelsesordininger 17 Vedligeholdelsesstandard 18 Råderetskatalog 18 NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 2

3 Afdelingsbestyrelsen Beboerdemokrati Afdelingsmødet er afdelingens øverste myndighed Beboerne i almene boliger har ret til selv at bestemme, hvordan de ønsker at bo i deres boligafdeling. Det kaldes beboerdemokrati og er noget ganske særligt, som ikke findes i andre lande. Visioner Afdelingsbestyrelsens opgaver er grundlæggende beskrevet i loven. Der vil ofte være forskellige betingelser i forskellige boligafdelinger. Nogle afdelinger er store, nogle er små, nogle har grønne udearealer, andre har parkeringspladser, nogle har beboerhuse, og andre har haver. De fysiske forhold varierer fra sted til sted, ligesom mennesker og traditioner gør. Siden en lovændring i 1970 første gang gav beboerne indflydelse på boligafdelingens drift, har beboerne fået stadig større indflydelse. I dag er afdelingsmødet den øverste myndighed i afdelingen. Det er her, beboerne stemmer om ændringer i reglementet og godkender budget og regnskab. Du er valgt til at træffe beslutninger og planlægge ikke til at administrere Hvis beboerdemokratiet i din afdeling skal fungere godt, er det vigtigt, at I samarbejder i afdelingsbestyrelsen samarbejder til fordel for de beboere, I er repræsentanter for i jeres boligafdeling. I er politikere, og skal have visioner for jeres afdeling. Hvordan andre oplever jeres boligområde afhænger i høj grad af, hvordan boligerne ser ud, om der er mulighed for råderet, om der er sociale aktiviteter, og hvordan de grønne områder fremstår. Her spiller afdelingsbestyrelsen en vigtig rolle. En afdelingsbestyrelse kender ofte de ønsker og behov beboerne har, og det er vigtigt, at beslutninger træffes ud fra beboernes ønsker. Husk, at som medlem af afdelingsbestyrelsen er din opgave at være med til at træffe beslutninger og planlægge, hvad der skal ske i boligafdelingen og hvilken vej, I vil gå. Din opgave er ikke at administrere. Afdelingsbestyrelsen kan invitere bestyrelseskonsulenten fra DAB med til jeres første møde, for at komme godt i gang med bestyrelsesarbejdet og for at afstemme jeres forventninger til hinanden. I afdelingsbestyrelsen skal I selv finde et niveau for jeres arbejde. Hvor tit skal I mødes? Skal DAB deltage i møderne? Skal ejendomsmesteren? Det afhænger af de tanker, planer og visioner I har for jeres bestyrelsesarbejde, og ikke mindst for jeres mål og visioner for boligafdelingen. Er jeres mål for eksempel at styrke det sociale liv, at bremse flere års huslejestigninger, at få gennemført store eller små renoveringer i boliger og områder, eller at få skabt hyggekroge i de grønne områder? Fortæl beboerne om jeres visioner Sæt jeres egne mål, og formuler hvilke områder, I vil sætte fokus på. Tag eventuelt udgangspunkt i Afdelingsbestyrelsen det første møde, DAB s guide til at komme godt i gang med arbejdet i afdelingsbestyrelsen. Fortæl beboerne på afdelingsmødet om jeres visioner. Sæt et punkt på dagsordenen, og inddrag beboerne i debatten. Det skaber liv og interesse og gør jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen sjovere. Link: Guide til at komme godt i gang med arbejdet i afdelingsbestyrelsen NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 3

4 Afdelingsbestyrelsen Afdelingsmødet Afdelingsmødet er årets vigtigste møde i boligafdelingen. Det er grundlæggende for beboerdemokratiet, fordi alle beboerne kan deltage og få indflydelse på mødet. Afdelingsmødet er også afdelingsbestyrelsens årlige møde med beboerne. Det er afdelingsbestyrelsen, der er ansvarlig for indkaldelse til mødet. DAB hjælper gerne med udarbejdelse af dagsorden og udsendelse. På mødet skal I aflægge en beretning, så beboerne ved, hvad I har arbejdet med siden sidste afdelingsmøde. Budget Beboerne har indflydelse på det, der skal ske i afdelingen Hvert år gennemføres en markvandring, hvor I sammen med ejendomsmesteren og driftschefen går rundt i afdelingen. Her kigger I på de ting, der kunne være ønskelige eller nødvendige at gøre, ligesom I sammen kan udarbejde en plan for hvilket serviceniveau I ønsker. I kan også have ønske om at modernisere boligerne, fællesrummene eller de grønne områder. DAB og ejendomsmesteren undersøger, hvad det koster, hvilke muligheder der er for at finansiere arbejderne, om der er lovmæssige forhold, der begrænser mulighederne eller om lokalplanerne for området kræver særlige løsninger. Markvandringen danner grundlag for det budgetforslag, DAB udarbejder for afdelingen. Og den er en vigtig del af afdelingens økonomiske årshjul, det vil sige hvornår der skal udarbejdes budget og regnskab. Link: Økonomisk årshjul Beboernes indflydelse på budgettet er indført for at styrke beboerdemokratiet. Ved at godkende budgettet for det kommende år, er beboerne med til at bestemme, hvordan afdelingens penge skal bruges, hvilke arbejder, der skal igangsættes nu og hvilke, som kan vente. I skal også her tænke på beboeraktiviteter for det kommende år. Der skal nemlig sættes penge af i budgettet, til de ting, I kunne tænke jer at gennemføre. Husk at sætte penge af i budgettet til sociale aktiviteter Når budgetforslaget er færdigt, sender DAB det til jer. Er der behov for et møde for en nærmere gennemgang og prioritering af udgifterne, så arrangeres det i god tid inden afdelingsmødet. Det endelige budgetforslag er afdelingsbestyrelsens forslag, der forelægges for beboerne til godkendelse. Overordnede rammer for arbejder og aktiviteter i afdelingen Større renoveringsarbejder skal besluttes af beboerne på et afdelingsmøde. Det gælder også større arbejder, der vedrører den almindelige vedligeholdelse, og arbejder, der vedrører den egentlige planlagte bygningsvedligeholdelse. Det betyder, at arbejder som moderniseringer af eksempelvis køkkener, badeværelser og altaner, skal godkendes af beboerne på et møde. Sociale aktiviteter Du skal ikke udføre alle praktiske opgaver selv Afdelingsbestyrelsen står for de sociale aktiviteter i boligafdelingen, inden for den økonomiske ramme, som beboerne har godkendt i budgettet. Dog er det ikke nødvendigt at udføre alt arbejdet selv. Der er ofte mange aktive beboere, som gerne vil være med. DAB har udarbejdet materiale til at hjælpe frivillige på vej, ligesom bestyrelseskonsulenten kan komme med gode råd til, hvordan de frivillige kan komme i gang. Det er en god idé at nedsætte arbejdsudvalg, festudvalg og aktivitetsudvalg, hvor interesserede beboere kan stå for de arrangementer, som de brænder for. Eksempelvis kan børnefamilier stå for fastelavnsfesten for børn og så videre. Andre ideer til arrangementer kan være gårdfester, julemarked, loppemarked, byttebiks, computerklub, bog- og læseklub og kortklub. Se dabbolig.dk/fællesskab & frivillighed for flere idéer. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 4

5 Afdelingsbestyrelsen Reglementer Afdelingsbestyrelsen har pligt til at sørge for, at boligafdelingen fremtræder i den stand, som afdelingsmødet har besluttet. Men afdelingsbestyrelsen skal ikke være politibetjente. Alle klager skal derfor ske direkte til DAB. Det gælder også klager over ejendomsfunktionærernes arbejde og enkelte beboers overtrædelse af husdyrreglement. Afdelingsbestyrelsen udarbejder sammen med DAB forslag til ordensreglement, vedligeholdelsesstandard, vedligeholdelsesreglement og råderetskatalog. Disse regler danner grundlaget for de leveregler og muligheder der gælder for beboerne i afdelingen. Serviceniveau i afdelingen Afdelingsbestyrelsen skal sammen med ejendomskontoret og DAB definere det serviceniveau I ønsker og vil betale for i afdelingen. Praktisk sker det ved en gennemgang af de opgaver, I har besluttet skal indgå i serviceaftalen, det vil sige aftalen om, hvilke opgaver ejendomsfunktionærerne skal løse. Det er vigtigt, at det daglige samarbejde fungerer godt i forhold til personalet på ejendomskontoret. Det giver god mening, at ejendomsmesteren af og til inviteres til jeres møde, så I kan drøfte afdelingens drift, særlige udfordringer eller sociale begivenheder i afdelingen. Arbejdsgiveransvar Åbenhed og dialog giver godt samarbejde Afdelingsbestyrelsen er ikke arbejdsgiver Afdelingsbestyrelsen bliver orienteret, hvis ledelsen ansætter eller afskediger personale i jeres afdeling, men I er ikke arbejdsgiver for de ansatte. Det er selskabets bestyrelse, som har ansvaret for ansættelse og afskedigelse af ejendomsfunktionærerne. Hvis noget ikke fungerer, som I synes det skal, skal I kontakte DAB. Dialog og information Som medlem af afdelingsbestyrelsen er du valgt til at varetage beboernes interesser. En forudsætning for at beboerdemokratiet virker, er derfor, at afdelingsbestyrelsen ved, hvad der rører sig blandt beboerne, og at beboerne ved, hvad I arbejder med. Det er en god idé løbende at informere beboerne om de ting, der sker i afdelingen, og hvilke mål I lige nu arbejder med. Det kan eksempelvis ske på afdelingens hjemmeside, ved opslag i vaskeriet eller andre passende steder i afdelingen, eller hvis I har Beboer-tv. Mange afdelingsbestyrelser har en postkasse, en adresse eller en fast mødetid, hvor beboerne kan komme med idéer, stille spørgsmål eller klager. I andre afdelinger kan beboeren ringe til formanden og aftale et møde, hvis der er behov for det. Sociale medier i boligafdelingen Flere boligafdelinger har valgt at oprette en Facebookprofil. Hvordan afdelingen bruger siden veksler meget, men der er ikke tvivl om, at den kan være med til at styrke både informationsniveau og fællesskab i boligafdelingen. En boligafdeling har valgt en officiel webmaster, der sammen med ejendomskontoret bruger Facebook-siden til at orientere beboerne om, hvilke beslutninger bestyrelsen har truffet. Hvad der sker i afdelingen. Om der er varslinger eller andet, beboerne skal være opmærksomme på. Og om der er særlige aktiviteter, beboerne kan melde sig til. Her er det altså både information og fællesskab, der er fokus på. En anden boligafdeling bruger primært sin Facebookside til at understøtte fællesskabet blandt beboerne. Eksempelvis opfordrer beboerne via siden deres naboer til at komme med ned og grille, hygge på legepladsen eller spille bold. Det er også her, der meldes ud, når der arrangeres fællesture, som er lidt mere planlagte. Enten af afdelingsbestyrelsen, eller når beboerne selv tager initiativ. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 5

6 Afdelingsbestyrelsen I en tredje afdeling er Facebook-siden oprettet af en beboer, som har boet i afdelingen, siden den blev bygget i starten af 1960 erne. Her er alle opslag på siden nostalgiske beretninger fra dengang, brugerne selv var børn, blandet med opslag fra nye beboere, der er glade for at bo i afdelingen - og som også gerne vil fortælle historier. Igen er sidens primære formål at styrke fællesskabet men kredsen er udvidet til også at omfatte fraflyttere. De tre eksempler er vidt forskellige måder at bruge Facebook på, men fælles for dem alle er, at de kan noget, en traditionel hjemmeside ikke kan. De kan skabe en hurtig kontakt mellem beboerne. Synliggøre og styrke sammenholdet i afdelingen på tværs af sociale skel. Formidle information fra afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret på en hurtig og fleksibel måde. Give beboerne en fælles platform, som de ikke behøver introduktion til eller hjælp til at vedligeholde. Forventningsafstemning Hvor skal vi hen nu? Hvad forventer vi? Når I mødes første gang efter afdelingsmødet, er det en god idé at tale om jeres visioner, mål og forventninger til bestyrelsesarbejdet. Det gælder både i forhold til jeres afdeling, hinanden, DAB, kommunen og selskabsbestyrelsen. Og det gælder uanset, om I alle er nyvalgte, eller om nogle af jer har været med i flere år. Bestyrelseskonsulenten fra DAB deltager gerne I jeres første møde, hvis I synes der er behov for det, og har I spørgsmål eller problemer, er I altid velkomne til at kontakte jeres administrationsafdeling i DAB. Det er vigtigt, at I og DAB løbende samarbejder og kender til hinandens forventninger. Link: Økonomisk årshjul Link: Guide til at komme godt i gang med arbejdet i afdelingsbestyrelsen Ansvar Afdelingsbestyrelsen er ikke juridisk og økonomisk ansvarlig for afdelingen, og kan derfor ikke forpligte afdelingen. Det betyder, at du ikke som afdelingsbestyrelsesmedlem kan sætte arbejder i gang, men skal bede ejendomsmesteren eller DAB om eksempelvis indkøb til den nye legeplads. Ved at bruge DAB s guide Kom godt i gang med arbejdet i afdelingsbestyrelsen, har I et solidt grundlag for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. I har mulighed for at prioritere de opgaver, I gerne vil arbejde med i løbet af året. Og I har et godt overblik, når I til næste års afdelingsmøde skal aflægge beretning for de øvrige beboere. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 6

7 Afdelingsmødet Afdelingsmødet er boligafdelingens øverste myndighed og dermed kernen i beboerdemokratiet. Her mødes beboerne med afdelingsbestyrelsen og planlægger, hvad der skal ske i afdelingen, hvilke aktiviteter, der skal foregå, og vælger den bestyrelse, som skal varetage beboernes interesser det kommende år. Afdelingsmødet holdes mindst én gang om året Afdelingsmødet holdes sædvanligvis en gang om året. Alle afdelinger skal holde et møde, hvor budgettet forelægges til godkendelse. Alle afdelinger har mulighed for at beslutte, at der også skal holdes et afdelingsmøde, hvor regnskabet forelægges til godkendelse. De fleste afdelinger har dog valgt kun at holde ét møde, nemlig med godkendelse af budget. På dette møde bliver beboerne så også orienteret om regnskabet. På afdelingsmødet har hver bolig to stemmer uafhængigt af, hvor mange der bor. Hvis der skal stemmes på mødet, afgøres afstemningen ved almindeligt stemmeflertal. Formkrav Formkrav er beskrevet i vedtægterne formkravene ikke er opfyldt. Reglerne for indkaldelse, og de formkrav der gælder for mødet, er beskrevet i selskabets vedtægter. Afdelingsbestyrelsen bør kende de formelle regler omkring afdelingsmødet, så en eller flere beboere ikke kræver mødet suspenderet, fordi Følgende punkter skal som minimum være på dagordenen: Afdelingsbestyrelsens beretning siden sidste afdelingsmøde Orientering om regnskabet Forelæggelse af budget til godkendelse Indkomne forslag Valg til afdelingsbestyrelsen Eventuelt Men afdelingsbestyrelsen kan sagtens vælge at medtage andre punkter, som den finder relevante og interessante at drøfte med beboerne. I DAB s idékatalog til afdelingsmødet finder I en række forslag, I kan tage med som punkter på afdelingsmødet. Indkaldelse skal udsendes senest fire uger før mødet, og beboerne skal indsende eventuelle forslag, som de ønsker behandlet på mødet senest to uger før mødet. Forslagene omdeles til alle beboerne senest én uge før mødet. Link: Idékatalog til afdelingsmødet Formelt indkaldes og afvikles afdelingsmødet af afdelingsbestyrelsen. Det er med andre ord afdelingsbestyrelsens møde med beboerne. DAB hjælper gerne med udarbejdelse af indkaldelse, trykning og omdeling til beboerne. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 7

8 Afdelingsmødet Afdelingsbestyrelsens beretning Afdelingsbestyrelsen ofte Beretningen kan udsendes på skrift inden mødet formanden beretter for beboerne, hvad der er sket siden sidste afdelingsmøde, hvad afdelingsbestyrelsen arbejder med nu, hvilke visioner, der er for afdelingen, og hvad planerne er for drift i det kommende år. Nogle afdelingsbestyrelser vælger at udsende beretningen på skrift inden mødet. På den måde har beboerne mulighed for at forberede de forhold, de ønsker yderligere uddybet. På mødet kan afdelingsbestyrelsen give yderligere uddybning, eller eksempelvis visualisere med foto af de forhold, der tales om i beretningen. Det kan eksempelvis være, at der vises billeder fra den nye legeplads og billeder fra sidste aktivitetsdag. Det er vigtigt, at der gives plads til debat, og at beboerne får mulighed for at kommentere og spørge ind til beretningens punkter. Når alt er uddybet, tages beretningen til efterretning af beboerne. Budget Beboerne skal godkende budgettet på et afdelingsmøde Afdelingsbestyrelsens budgetforslag skal godkendes af beboerne på et afdelingsmøde, og budgettet skal omdeles til alle beboerne inden mødet. Det skal ske senest én uge før mødet. Ofte er det mest hensigtsmæssigt at omdele det til beboerne sammen med selve indkaldelsen, og bede dem stille ændringsforslag og spørgsmål til budgettet inden mødet. Det giver afdelingsbestyrelsen mulighed for at forberede svar og konsekvenser, så beboerne kan få et godt beslutningsgrundlag før budgettet godkendes. Der er to vigtige forhold, hvor der bør knyttes ekstra bemærkninger til budgettets punkter: Drifts- og vedligeholdelsesplanen Beboeraktiviteter Det kan give god mening, at afdelingsbestyrelsen uddyber de prioriteringer, der ligger til grund for 10 års drifts- og vedligeholdelsesplanen. Det kan eksempelvis ske ved billeder af de bygningsdele, der er planlagt aktiviteter omkring. Det giver ofte en større forståelse af det, der gemmer sig bag tallene. For beboeraktiviteter bør afdelingsbestyrelsen uddybe, hvorfor den ønsker pengene afsat, og hvilke tanker og planer, der er for aktiviteter i det kommende år. Når budgettet er godkendt af beboerne, forelægges det også til godkendelse af selskabsbestyrelse Budgettet fremlægges som en ramme, og når budgettet er godkendt af beboerne, forelægges det også til godkendelse for selskabets bestyrelse. Arbejderne i drifts- og vedligeholdelsesplanen sættes i værk af ejendomsmesteren og DAB, når det nye budgetår træder i kraft. Indkomne forslag Beboerne kan stille forslag til behandling på mødet Alle beboerne har ret til at stille forslag til behandling på et afdelingsmøde. Det kan være stort og småt, og afdelingsbestyrelsen har pligt til at udsende de indkomne forslag til alle beboerne senest én uge før mødet. På mødet er det almindeligt, at dirigenten først giver forslagsstilleren mulighed for at uddybe og begrunde sit forslag. Herefter kan afdelingsbestyrelsen eventuelt knytte en kommentar, hvorefter beboerne har mulighed for at kommentere og stille spørgsmål til forslaget. Sluttelig sættes forslaget til afstemning og afgøres ved almindeligt stemmeflertal. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 8

9 Afdelingsmødet Valg til afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer og mindst tre. Afdelingsbestyrelsens medlemmer vælges almindeligvis for en to-årig periode. Det er en god idé, hvis ikke alle er på valg samme år. Eksempelvis kan to være på valg det ene år, og de tre andre på valg det andet år. Det er afdelingsmødet, der bestemmer, hvor mange der skal vælges til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsmødet bestemmer også, om der skal vælges en formand særskilt på afdelingsmødet, eller om bestyrelsen på det førstkommende møde selv konstituerer sig. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig altid med valg af næstformand, kasserer og sekretær efter eget ønske og behov. Som beboer kan du blive valgt til afdelingsbestyrelsen For at være valgbar til afdelingsbestyrelsen, skal man være beboer, dennes ægtefælle eller hermed sidestillet, det vil sige personer med registreret partnerskab og samlevere. Endvidere er hjemmeboende, myndige børn valgbare til afdelingsbestyrelsen. Det kan ikke kræves, at man står på lejekontrakten. Det er afdelingsmødet, der eventuelt skal afsætte et valgt medlem i utide. Afdelingsbestyrelsen kan ikke selv afsætte et valgt medlem. Ekstraordinært afdelingsmøde Der er mulighed for at afholde ekstraordinære afdelingsmøder. Der er fastsat regler for, hvornår sådanne møder kan indkaldes: Når afdelingsmødet beslutter det Når afdelingsbestyrelsen finder anledning til det Når selskabsbestyrelsen anmoder om det Når 25 procent af beboerne i afdelingen fremsætter ønske om det. Det ekstraordinære møde skal indkaldes med mindst to ugers varsel. Der er også særlige regler for ekstraordinære møder Det kan være relevant at holde et ekstraordinært møde for drøftelse af særlige sager, som store renoveringssager og så videre. Ofte er der bedre mulighed for gennemgang af de store komplicerede sager på et ekstraordinært møde, hvor afdelingsbestyrelsen eventuelt også kan invitere særlige eksperter, som kan svare på beboernes spørgsmål, før der træffes beslutning om sagens gennemførelse. I forbindelse med for eksempel forslag om køkkenmoderniseringer i en afdeling, kan der på det ekstraordinære møde eksempelvis medtages modeller for køkkenlåger, fliser, gulve og greb. Nogle beboere ønsker et ekstraordinært afdelingsmøde, hvis deres oprindelige forslag om tilladelse til husdyrhold blev stemt ned på det netop afholdte ordinære afdelingsmøde. Afdelingsbestyrelsen er så forpligtet til at indkalde til mødet, hvis 25 procent af beboerne har skrevet under på ønsket. Uanset udfaldet af afstemningen på det ekstraordinære afdelingsmøde, kan forslaget først tages op igen på det førstkommende ordinære afdelingsmøde. Der er altså ikke mulighed for igen at indsamle underskrifter, og holde ekstraordinært møde om det samme emne. Afvikling af afdelingsmødet Vælg dirigenten forud for mødet Mødeledelse og mødeteknik er i sig selv store emner, der er beskrevet i flere vejledende håndbøger, og som er for komplicerede at gå i dybden med her. Et par enkelte gode råd kan være, at afdelingsbestyrelsen forud for mødet, tager kontakt til den person, I vil foreslå som dirigent, så han/hun er inde i selskabets vedtægter og i mødets enkelte dagsordens punkter før mødet afholdes. Det er vigtigt, at der vælges en person, som formår at skabe respekt om mødet. Dirigenten er garanten for en retfærdig og demokratisk afvikling af mødet. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 9

10 Afdelingsmødet Når der er mange beboere i afdelingen, er det en god idé at have lister med alle beboernes navne, så deltagerne krydses af ved ankomst. Her kan der også udleveres stemmesedler til brug på mødet. På denne måde undgår I at bruge unødig tid under mødet på omdeling af stemmesedler, og I er sikre på, at alle boliger har fået udleveret det korrekte antal. Hver bolig har to stemmer uanset husstandens størrelse Alle boliger har to stemmer på afdelingsmødet uanset husstandens størrelse. Almindeligvis kan der ikke stemmes ved fuldmagt. Altså skal beboeren møde frem til mødet, for at få indflydelse. En afstemning afgøres ved almindeligt stemmeflertal blandt dem, som har givet deres stemme. Åbenhed, oplysning og indflydelse er vigtige nøgleord Afdelingsbestyrelsen kan overveje, hvordan møderne blive mere spændende og interessante for beboerne at komme til. Måske er det en god idé, at mødet holdes på et andet tidspunkt end vanligt. Måske skal der være børneaktiviteter i et andet rum samtidigt, så ikke børnepasningen er et problem for børnefamilierne. Eller måske skal der efter mødet være fællesspisning for alle. Det handler om at gøre så mange beboere opmærksomme på og interesserede i den store indflydelse de har tilsammen. Ofte møder ganske få op, og dermed er det også kun nogle ganske få, der er med til at beslutte, hvad der skal ske i afdelingen. Det er også vigtigt, at der er en god tone på mødet, og at det er en åben dialog mellem beboerne og afdelingsbestyrelsen. Åbenhed, oplysning og indflydelse er vigtige nøgleord. Urafstemning Urafstemning når alle beboerne kan brevstemme Beboerne kan på afdelingsmødet beslutte, at et særligt emne kan afgøres ved en urafstemning blandt alle beboerne i afdelingen. Det betyder, at der omdeles to stemmesedler til alle boliger i afdelingen. På stemmesedlen skal der stå, hvilket emne der stemmes om, hvad det eventuelt koster, hvornår stemmesedlen senest skal afleveres, og hvor der er opsat stemmeurner i afdelingen. Efter sidste frist for aflevering optælles stemmerne, og resultatet meddeles til alle beboerne. Der er to særlige tilfælde, hvor et mindretal på maksimalt 25 procent af afdelingsmødets stemmeberettigede deltagere kan beslutte urafstemning: Ved godkendelse af driftsbudget og ved udførelse af arbejder og aktiviteter, der medfører en huslejestigning på 15 procent eller derover. Generelt skal man være varsom med at afholde for mange urafstemninger, da det jo er på afdelingsmødet, at alle de fælles beslutninger bør træffes, fordi der her er mulighed for at spørge ind til problemstillingerne, inden beboeren afgiver sin stemme. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 10

11 Repræsentantskabet Kommunen fører tilsyn Selskabet DAB s repræsentantskab Selskabets repræsentantskab DAB s bestyrelse Selskabsbestyrelsen Administrationsselskab Rådgiver selskabets repræsentantskab, selskabsbestyrelse, afdelingsmødet, afdelingsbestyrelse og beboerne Afdelingen Afdelingsmødet Beboerne Afdelingsbestyrelsen Repræsentantskabet er boligselskabets øverste myndighed. Det består af de repræsentanter, som afdelingerne har valgt til at varetage deres interesser. Repræsentantskabet er selskabets øverste myndighed Repræsentantskabets medlemmer består normalt af medlemmer fra afdelingsbestyrelserne, men de kan også vælges blandt de øvrige beboere i afdelingen. Repræsentantskabet vælger medlemmer til selskabets bestyrelse. Er selskabet også medejer af DAB, vælger repræsentantskabet også medlemmer til DAB s repræsentantskab. Derudover vælger repræsentantskabet medlemmer til kredsarbejdet i BL, som er boligselskabernes landsorganisation. Repræsentantskabets ansvar og kompetencer er nærmere beskrevet i vedtægterne for selskabet. I vedtægterne fremgår det som regel, hvilke områder repræsentantskabet har delegeret videre til selskabets bestyrelse, og hvilke, der skal behandles af repræsentantskabet. Men det er repræsentantskabet, der beslutter, om selskabet skal administreres af et administrationsselskab og vælger revisor. Derudover er det også repræsentantskabet, der tager stilling til salg af selskabets ejendomme og væsentlige forandringer af selskabets ejendomme, godkender selskabets årsregnskab og beretning samt godkender vedtægterne for selskabet. Ofte har repræsentantskabet delegeret kompetencen til at godkende afdelingernes regnskab og væsentlige forandringer af afdelinger og boliger til selskabets bestyrelse. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 11

12 Repræsentantskabet Afholdelse af repræsentantskabsmøde Der afholdes ordinært repræsentantskabsmøde en gang om året. Repræsentantskabsmødet skal være afholdt inden seks måneder efter, at regnskabsåret er afsluttet. Alle repræsentantskabsmedlemmer inviteres til repræsentantskabsmødet med et varsel på mindst fire uger. Der udsendes en dagsorden for mødet, selskabets årsberetning, et årsregnskab og en revisionsprotokol til alle repræsentantskabets medlemmer. Hvert repræsentantskabsmedlem har én stemme Udover repræsentantskabsmedlemmerne kan medlemmer fra afdelingsbestyrelserne inviteres til repræsentantskabsmødet, dog deltager de uden stemmeret. På repræsentantskabsmødet aflægges selskabets årsberetning for det forgangne år. Regnskab for selskabet og afdelingerne, fremlægges til godkendelse for repræsentantskabet, hvis det ikke er delegeret til selskabsbestyrelsen. Det er muligt at indsende forslag til repræsentantskabsmødet, som repræsentantskabet skal tage stilling til. Forslag skal indsendes senest to uger før repræsentantskabsmødet, og eventuelle indkomne forslag fremsendes til alle repræsentantskabsmedlemmerne senest en uge før mødet. I vedtægterne er beskrevet, hvor mange repræsentantskabsmedlemmer hver afdeling har mulighed for at vælge. Det er ofte antallet af boliger, der er afgørende for antallet af repræsentantskabsmedlemmer. Men fordelingstallet er fastsat, så der tages hensyn til, at både små og store afdelinger har indflydelse på de beslutninger, der træffes. På repræsentantskabsmødet har alle repræsentantskabsmedlemmer én stemme. Hvordan repræsentantskabsmødet afholdes, afhænger dels af, hvor mange repræsentantskabsmedlemmer, der kommer til mødet, dels af hvilke emner der skal drøftes. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 12

13 Selskabsbestyrelsen Boligselskabets bestyrelsesmedlemmer er repræsentanter for hele selskabet og alle selskabets afdelinger. Selskabets bestyrelsesmedlemmer vælges på Selskabsbestyrelsernes opgaver repræsentantskabsmødet afhænger af, hvad oftest for to år ad gangen. repræsentantskabet Selskabsbestyrelsens størrelse og sammensætning har uddelegeret er fastlagt i selskabets vedtægter. I nogle selskaber er der udpeget kommunale bestyrelsesmedlemmer eller særligt udpegede personer, som kommer udenfor boligselskabet. Der kan endvidere være udpeget en repræsentant fra DAB s bestyrelse eller én DAB-medarbejder til boligselskabets bestyrelse. Men uanset hvordan repræsentantskabet har valgt sammensætningen af selskabsbestyrelsen, skal der være et flertal af beboervalgte medlemmer. Selskabsbestyrelsens er opgaver afhængige af, hvilke og hvor mange opgaver repræsentantskabet har uddelegeret til selskabets bestyrelse. Selskabsbestyrelsens vigtigste ansvarsområder er: Udlejning Personaleforhold, herunder ansættelse/afskedigelse af ejendomsfunktionærer. Godkendelse af budget og regnskab for selskab og afdelinger Varetagelse af en afdelings interesser, hvis der ikke er valgt afdelingsbestyrelse Det årlige styringsdialogmøde med kommunen At sikre en forsvarlig og effektiv drift i selskabet og i afdelingerne At formulere visioner for boligselskabet og afdelingerne Det er en god idé hvert år at evaluere arbejdet i selskabsbestyrelsen for at sikre, at bestyrelsen er handlekraftig, og kan træffe de nødvendige beslutninger. DAB kan hjælpe med at gennemføre en anonym elektronisk evaluering. Evalueringen stiller en række spørgsmål, som er nemme at besvare. På denne måde kan man undgå misforståelser, der hæmmer det gode samarbejdsklima i selskabsbestyrelsen. Link: Evaluering af selskabsbestyrelsens arbejde Nybyggeri NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 13

14 Sociale helhedsplaner Formål og indhold i boligsociale projekter er lige så mangfoldige som der er projekter, beboersammensætninger og samarbejdspartnere. Typisk er et projekt et samarbejde mellem én eller flere afdelinger, Landsbyggefonden og kommunen. Boligsociale helhedsplaner sætter fokus på beboerne og deres behov Afhængigt af, hvilket fokus afdelingerne i fællesskab vælger at lægge i det boligsociale arbejde, er det vigtigste mål med projektet at skabe tryghed i boligområdet og at bryde den negative sociale arv. Aktiviteterne er mangfoldige, lige fra lektiecafeer, fritidsjobs, mentorordninger, familierådgivning, væresteder, sundhedsfremmende orientering og sportsarrangementer til økonomisk rådgivning for blot at nævne nogle. Et boligsocialt projekt involverer ofte ansættelse af én eller flere medarbejdere til at koble aktiviteterne til kommunale indsatser og lokale samarbejdspartnere, og til at styrke den frivillige indsats. Med en professionel sparringspartner kan de frivilliges kompetencer og viden udvikles. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 14

15 Kommunen Kommunen er en vigtig Styringsdialogmødet samarbejdspartner og medspiller i selskabets daglige danner grundlag for fælles beslutninger arbejde. Det er kommunen, mellem kommune og som er tilsynsmyndighed boligselskab for de almene boligselskaber. Det betyder, at det er kommunen, som skal tilse, at boligselskabet drives og administreres efter den gældende lovgivning. Som et led i det kommunale tilsyn blev der fra 2010 indført et årligt styringsdialogmøde mellem kommunen og boligselskabet. Dialogen skal danne grundlag for fælles beslutninger om emner som boligområdets fysiske rammer, beboersammensætning, udlejning og boligsociale indsatser. Efter styringsdialogmødet udarbejder kommunen et aftaledokument, som samler de aftaler op, der er indgået på mødet. Aftaledokumentet offentliggøres på kommunens hjemmeside. Link: Styringsreformen det fremtidige samarbejde mellem boligorganisationer og kommuner Link: Styringsdialog et værktøj til samarbejde mellem kommuner og boligorganisationer Link: Styringsdialog Inspiration til den gode dialog mellem kommuner og boligorganisationer Inden mødet skal DAB udarbejde en dokumentationspakke, som indberettes til Landsbyggefondens it-platform. Indholdet af dokumentationspakken fremlægges for bestyrelsen inden det indberettes. Det er en god ide, at selskabets bestyrelse før mødet overvejer, om der er emner, de gerne vil drøfte med kommunen. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 15

16 DAB DAB er administrator for boligselskaber og selskabets boligafdelinger. Det er repræsentantskabet for et boligselskab, som vælger administrator. Udover de daglige driftsopgaver skal DAB rådgive afdelingsbestyrelserne og selskabsbestyrelsen til at tage gode og lovlige beslutninger. Til hvert selskab er der knyttet en bestyrelseskonsulent, som sammen med driftschefen og økonomikonsulenten skal vejlede de valgte bestyrelser til at finde løsninger på afdelingens planlagte indsatsområder og opgaver. Det kan være en god idé for en ny bestyrelse at indlede samarbejdet med en forventningsafstemning med DAB. Hvad kan DAB hjælpe med? Og hvilke opgaver skal bestyrelsen tage hånd om? På den måde kan vi i fællesskab sikre, at vi får et godt samarbejde. Du kan læse mere om DAB på dabbolig.dk, hvor der også er etableret en bestyrelsesportal til brug for materiale, der vedrører bestyrelsens arbejde. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 16

17 Reglementer Afdelingens regler er jeres leveregler godkendt af beboerne Afdelingsbestyrelsen har pligt til at sørge for, at afdelingen fremtræder i den orden og stand, som afdelingsmødet besluttet. Men afdelingsbestyrelsen skal ikke være politibetjente, og alle klager skal derfor ske direkte til DAB. Det gælder også klager over ejendomsfunktionærernes arbejde og enkelte beboeres overtrædelse af husdyrreglement. Afdelingsbestyrelsen udarbejder, sammen med DAB, forslag til ordensreglement, vedligeholdelsesstandard, vedligeholdelsesreglement og råderetskatalog. Disse regler danner rammen for de leveregler og muligheder der gælder, når man bor i jeres afdeling. Boligafdelingens reglementer er udtryk for normer for samvær og muligheder for forbedringer, forandringer samt boligernes standard ved ind- og udflytning. Ud over reglementerne er der en række bestemmelser i lejekontrakten, som gælder for alle beboere i almene boligselskaber. Der findes fire reglementer i din afdeling: Ordensreglement (husorden) Vedligeholdelsesstandard Vedligeholdelsesreglement Råderetskatalog Ordensreglement Reglementerne bruges af dommeren som vurdering af en sag i retten gælder også for beboernes gæster. Ordensreglementet er de overordnede fælles leveregler, som afdelingens beboere har besluttet. Der skal tages hensyn til naboer og andre omkringboende, og beboerne skal overholde de gældende regler og påbud, der står i ordensreglementet. Det Der er stor forskel på, hvad der tillades i de forskellige boligafdelinger, hvad angår husdyr, tørring af tøj på altaner, cykling på gangstier og krav ved brug af udearealer. Et ordensreglement bør indeholde så få forbud som muligt, og i stedet fortælle, hvordan boligafdelingen bliver et rart sted at bo og være. Vedligeholdelsesreglement/ vedligeholdelsesordninger Afdelingsmødet kan træffe beslutning om, hvilken vedligeholdelsesordning, der skal gælde i jeres afdeling. Der skelnes mellem to vedligeholdelsesordninger: A-ordningen eller B-ordningen. Efter A-ordningen har beboerne forpligtelsen til at vedligeholde boligen i boperioden med nødvendig hvidtning, maling, tapetsering og gulvbehandling. Derudover har beboeren pligt til ved fraflytning at betale for en normalistandsættelse af boligen. Afdelingen overtager gradvist udgiften til istandsættelsen over en periode på maksimalt 10 år. Mange afdelinger har valgt, at afdelingen overtager 1 procent af forpligtelsen hver måned, hvilket vil sige, at afdelingen har den fulde forpligtelse til at normalistandsætte boligen efter 100 måneder, svarende til otte år og fire måneder. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 17

18 Reglementer I stedet for faktisk at normalistandsætte boligen ved fraflytning, har nogle afdelinger valgt en A-ordning med et normalistandsættelsesbeløb (A-ordning med NIbeløb), hvor den nye beboer får udbetalt et beløb, så beboeren selv kan normalistandsætte sin bolig. I afdelinger med B-ordning er det afdelingen, som har forpligtelsen til vedligeholdelse af boligen. Det fungerer på den måde, at der hver måned indsættes et beløb på en vedligeholdelseskonto for boligen, som beboeren kan benytte til at vedligeholde for. Boligen skal ikke normalistandsættes ved fraflytning, men indflytter overtager boligen med de vægge, lofter og gulve, som fraflytter efterlader. Indflytter kan, hvis der er penge på vedligeholdelseskontoen, benytte vedligeholdelseskontoen til at udføre arbejdet. Fælles for begge ordninger er, at misligholdelse af boligen altid skal betales af den fraflyttede beboer. Dog kan det aldrig kræves, at boligen afleveres i bedre stand end den, den er overtaget i. Afdelingsmødet kan også fastsætte bestemmelser om, at beboerne ikke kun har den indvendige vedligeholdelsespligt, men også har pligt til at vedligeholde og renholde adgangs- og opholdsarealer, udvendigt træværk og lignende tæt op ad boligen. Der kan eksempelvis være tale om snerydning, vedligeholdelse af haver, maling af hegn i skel, skure, garager og så videre. Vedligeholdelsesstandard Afdelingsmødet fastsætter de normer, der skal være gældende for boligernes standard ved ind- og udflytning. I reglementet tages der også stilling til, hvem der skal betale for en eventuel istandsættelse. Her beskrives eksempelvis, om beboeren må sætte tapet op på tidligere malede overflader. Om afdelingen tillader få eller mange ridser i fodpaneler, før de skal males i forbindelse med udflytningen. Og hvem der skal betale for arbejdet. Råderetskatalog Afdelingsmødet fastsætter regler for, hvad beboeren kan forandre og forbedre i boligen, og om der skal være mulighed for at opnå en delvis godtgørelse for forbedringen ved fraflytning. Hvis der er tale om en forandring, tager afdelingsmødet stilling til, om der skal være retablering af arbejdet, når beboeren flytter. Det kan eksempelvis være, at der i afdelingen er mulighed for at opsætte en udestue, og at værdien afskrives over 15 år. Mange afdelinger har på forhånd udarbejdet et projekt med nærmere beskrivelser af, hvordan udestuen skal se ud, og hvad kommunen kan godkende i forhold til lokalplaner med videre. Hvis udestuen kan godkendes i henhold til retningslinjerne, kan beboeren vælge at lade det notere i henhold til afholdte udgifter, hvorefter de samlede udgifter afskrives over en 15 årig periode. Hvis beboeren flytter inden de 15 år er gået, udbetales restbeløbet i forbindelse med den samlede flytteopgørelse. Den nye beboer, der flytter ind i boligen, kan vælge, om hun/han vil betale restsummen kontant, eller få en lejeforhøjelse i restløbetiden. Selskabsbestyrelsen skal godkende alle ændringer i afdelingernes råderetskataloger. NY I AFDELINGSBESTYRELSEN 18