Cicero Brugermanual. Indhold. Systematic. Brugermanualen henvender sig til personalet på bibliotekerne. Den beskriver funktionaliteten i Cicero.

Transkript

1 Kal Indhold Brugermanualen henvender sig til personalet på bibliotekerne. Den beskriver funktionaliteten i Cicero. Systematic Release FBS Cicero Brugermanual

2 Beskrivelsen af ny funktionalitet i releasen er markeret med blåt i denne brugermanual. Release Tilføjelse Initialer Opdateret afsnit Lånerimport så det reflekterer at Cicero nu understøtter integration til to låner import webservicer Beskrivelse af at udlån i materialestatisk indeholder fornyelser i MAFLA KRISA Præcisering af hvordan institutionsnumre kan ændres i KRISA Project: $Cicero Revision: $Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$ Document: $SSE/14789/USM/0003 Copyright (c) 2017 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group 1 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 9 Yderligere dokumentation Start Cicero Indhold og designopbygning Hovedområder Indholdsområde og listevisning Detaljeside Generelt Skærmopløsning Priser Print og eksport af lister Materialeplaceringer Generelle designprincipper Sortering og paginering i lister Inputfelter og validering Notifikationsikoner Genvejstaster og ændring af disse Forside Biblioteksvæsen og filialstruktur Log på Cirkulation Søgning på bibliografisk poster Foretag en søgning CQL-koder Gem og genbrug CQL-søgeudtryk Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater Overfør indhold til nyt FAUST-nr Markér online beholdning Søgeprofiler Se statistik for poster i bibliografisk søgning Søgning på materialer Rediger flere materialer of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

4 Print af labels til materialer Kassér materialer Materialenumre (DBC) Materialenumre (Systematic Library & Learning) Håndtering af materialer på en bibliografisk post Materialestatistik Reservation Håndtering af reservationer på en bibliografisk post Udlån Autoudlån Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata Gruppeudlån Aflevering Transitnote Hjemkaldelse og påmindelse Låner Søg låner Print liste af lånere med stregkoder Opret låner Sæt fraværsperiode for låner Slet låner Lånerstatus Mellemværende Beskeder sendt til låneren Blokér låner Biblioteket Kommer Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen Opsætning af ruter til Biblioteket Kommer Print lister til Biblioteket Kommer Find og reserver materialer Udlån Sæt fraværsperiode for låner Accession Søgning Søg bibliografisk post Søg efter antal reservationer Materialevalg Hent priser of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

5 Bestil materialer Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten80 Tilføj kommentar til materiale Afsendelse af ordre Søgning af ordrer Detaljevisning af ordre Ship notices Fakturaer Modtagelse Modtag materiale Manuel modtagelse Katalogisering Almindelig søgning i katalogisering Søgning i råpost repositoriet Kladder Materialekonti Opret og luk en bevægelse i en periode Fjernlån Standard materialegruppe Fjernlånsstatus Fjernlånsoversigt Modtag fjernlånt materiale Udlånsperiode Aflever fjernlån Annuller fjernlån Forny fjernlån Fjernlån med manglende låner Håndtering af bortkommet fjernlån Fjernlånshistorik Statusforespørgsler Booking Søg i materialer, der kan bookes Opret booking Overblik over bibliotekets bookinger Opfyld booking Hvis bibliotekets materialer har stregkoder Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder Aflever materialer of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

6 Bookingrettigheder Notifikation til låner Lister Plukliste Saldoopgørelse og rykkere Rykkerprocessen Send saldoopgørelse Send rykker Mellemværender der ikke kan afsendes Bagatelgrænse Detaljeside for mellemværende Integration til debitorsystem Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper Administration af beskedkø Nødsystem Administration Klientopsætning Generel opsætning RFID-scanner Bon- og labelprint Selvbetjeningsklient Generelt om lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler 136 Lånergrupper Automatisk tildeling af lånergrupper Lånerimport Materialegrupper og udlånsprofiler Prioritering af udlånsprofiler Placeringer Opret ny placering Visning og redigering af placeringer Temaer Ruter Automatiske materialevalgslister Kassationsregler Sysadmin Serveropsætning Serveropsætning of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

7 Administrative værktøjer Rettigheder Brugere Brugergrupper Roller Ekstern adgang Lånesamarbejde SIP CMS brugere Andre integrationer Filialer Information Lukkedage Reserveringsregler Flydegrupper Konti Oprettelse af konti Eksternt kontonummer Redigering og lukning af konti Sletning af konti Oprettelse af kontoperioder Redigering af kontoperioder Sletning af kontoperioder Standardpriser Leverandører Periodika Sorteringsprofiler Periodika Forudsætninger for oprettelse af abonnement Opret abonnement Redigering af abonnementer Oprettelse af særnummer Reservation af periodika Håndtering af uregelmæssige udgivelser Manuel modtagelse af periodika Navneskabeloner til periodika Opret nummersekvens of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

8 13 Materialesamlinger Opret lokal bibliografisk post for materialesamling Opret materialesamling Rediger indhold af materialesamling Udlån og aflever materialesamling Viderelån materialesamling RFID Udlån Aflevering Materialesøgning Skriv til RFID-tags Opsætning af RFID-scanner Nødsystem Adgang til nødsystemet Udlån i nødsystemet Aflevering i nødsystemet Selvbetjeningsklienten i nødsystemet Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Selvbetjeningsklient Opsætning af selvbetjeningsklienten Rettigheder Velkomsttekst Besked ved reserveret materiale Låneridentifikation og opfyld reservation Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient Stregkoder til navigering med håndscanner Lån og aflevering af materialer Se status Selvbetjeningsklienten i nødsystemet Begrænsninger Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer 205 Reservationer Pluklister Regningsnummer Opdelte regninger Blokerede lånere Periodika of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

9 Modtagelse af bestilte materialer Reservationer og midlertidige materialer på fjernlån Udlånsprofiler Kontoplan Lån sat i bero Ordliste Appendix A Appendix B of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

10 1 Indledning Dette dokument gennemgår hovedfunktionalitet for Cicero Library Management System (herefter benævnt Cicero), og er oprettet som et hjælperedskab for brugerne af systemet. Dokumentet er opbygget som følger: Kapitel 2 beskriver, hvad du skal gøre for at starte Cicero. Kapitel 3 beskriver opbygningen af applikationen og de grundlæggende interaktionsprincipper, som applikationen er bygget op på. Kapitel 4 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Forside. Kapitel 5 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Cirkulation. Kapitel 6 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Accession. Kapitel 7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Fjernlån. Kapitel 7.7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Booking. Kapitel 9 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Lister. Kapitel 10 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Admin. Kapitel 10.7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet Sysadmin. Kapitel 11.5 beskriver periodika. Kapitel 13 beskriver materialesamlinger. Kapitel 14 beskriver anvendelsen af RFID-scanning. Kapitel 15 beskriver nødsystemet. Kapitel 16 beskriver selvbetjeningsklienten. Kapitel 17 beskriver de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data, som er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero. Yderligere dokumentation Følgende yderligere dokumentation af Cicero LMS og anden ekstern dokumentation kan være relevant og refereres fra dette dokument. 9 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

11 Reference Titel og beskrivelse Link [Cicero LMS Installationsvejledning] Identifier: SSE/14789/INS/0002 [Opsætning af Cicero LMS] Identifier: SSE/14789/USM/ Start Cicero Fremgangsmåden, den fysiske installation samt hvordan der logges ind i applikationen, er beskrevet i [Cicero LMS Installationsvejledning]. 3 Indhold og designopbygning I det følgende beskrives den overordnede navigation for Cicero, samt hvilke komponenter der optræder på siderne, og hvilke interaktionsmuligheder disse tilbyder brugerne. Hovedområder Ciceros funktionalitet er inddelt i hovedområder, der kan tilgås fra den tophorisontale hovedmenu eller via F-tasterne. De enkelte hovedområder har en specifik farve tilknyttet, og områdets benævnelse vises til højre for hovedmenuen. Du kan herved altid få et hurtigt overblik over det område, du befinder dig i. Ude til højre er en brugermenu, hvor man kan ændre passwordet for den bruger som man er logget på med. Denne sektion har også en specifik farve tilknyttet. Figur 1: Billede af Ciceros hovedområder. Herfra kan du vælge og se det valgte hovedområde. Indholdsområde og listevisning Undermenupunkterne for de enkelte områder vises ved hjælp af en fanebladsstruktur. Hvert faneblad har egen søgefunktionalitet, der er placeret under fanebladsrækken. Søgeresultater vises som en listevisning under søgeområdet. 10 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

12 Figur 2: Et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQLsøgefeltet. Der søges i og hentes data fra DBC s databrønd. I listevisningen er det tydeligt hvilken række, der er valgt, da den pågældende række er farvet af hovedområdets unikke farve. Du kan markere en bibliografisk post/et søgeresultatet fra tabelvisningen ved at klikke på den pågældende række eller ved at krydse af i en checkboks, hvis en sådan er tilgængelig i tabellen. En checkboks-kolonne er tilgængelig de steder, hvor du som bruger ofte vil have behov for at markere flere poster/søgeresultater af gangen. Det er f.eks. under et reservations- eller indkøbsforløb. Hvis muligt, kan flere rækker også markeres ved brug af en række tastaturgenveje, se afsnit for en oversigt af disse. Afhængig af konteksten, er der forskellige interaktionsmuligheder på indholdsområdet. I hovedområdet Cirkulation under fanen Søgning, kan du f.eks. markere en bibliografisk post fra listevisningen og vælge at lægge den i reservationskurven. Detaljeside I tabellen med søgeresultater af f.eks. bibliografiske poster, kan du åbne en post ved at dobbeltklikke på den i listen eller markere den og trykke på Enter-knappen og få vist oplysninger om posten på en detaljeside. Detaljesiden glider ind fra skærmens højre side og dækker ca. halvdelen af vinduet afhængig af skærmopløsningen. Når detaljesiden er åben, kan du stadig navigere i listevisningen med musen eller piletasterne. Detaljesiden er udformet afhængig af kontekst. Mange af dem fungerer som visninger, hvor der også er mulighed for at foretage redigeringer eller andre handlinger. Du kan lukke for en detaljeside ved at trykke på Escape-knappen eller klikke på lukke-ikonet, der er placeret øverst til højre på siden. 11 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

13 Figur 3: Detaljesiden for en bibliografisk post. Ved at åbne en post i søgeresultatet vises postens detaljeside. Detaljesiden indeholder bibliografiske oplysninger fra DBC samt beholdningsoplysninger fra egen filial. Generelt Nedenstående punkter er regler, der går på tværs af Cicero. Skærmopløsning Applikationen er designet til at køre mod en skærmopløsning på minimum 1280x1024. Farvedybden anbefales at være på minimum 32 bit. Priser Som udgangspunkt vises alle priser i Cicero inklusiv moms. Print og eksport af lister Ved alle listevisninger, der er tilgængelige for print, vises en dropdown, Print & eksporter, hvorfra listens indhold kan printes. I samme dropdown er der mulighed for at eksportere til diverse formater HTML, CSV og XML. For at printe lister skal du gøre følgende: 1. Lav en søgning ud fra ønskede søgekriterier. 2. Klik på knappen Print og eksportér og vælg det ønskede format. Hvis du vælger print, skal du herefter vælge en printer at udskrive på. Hvis du vælger en af eksportmulighederne, skal du udpege et sted at gemme en eksport-fil. 3. Udskriften/eksporten vil indeholde de søgekriterier, som blev benyttet samt de data, som blev fremsøgt. 12 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

14 Materialeplaceringer I Cicero LMS kan du se hvor et materiale senest har været scannet. Hvor et materiale senest har været scannet fremgår af feltet Senest scannet på på et materiale. Figur 4: Detajlevisningen for et materiale, hvor man kan se hvor materialet senest har været scannet. Senest scannes på opdateres hver gang materialet scannes på en filial, dvs. en af følgende handlinger: Aflevering samt pseudoaflevering af materiale i sorteringsrobot, selvbetjeningsautomat, selvbetjeningsklienten eller Cicero LMS Udlån af materiale fra sorteringsrobot, selvbetjeningsautomat, selvbetjeningsklienten eller Cicero LMS Opfyldelse samt aflevering af booking i Cicero LMS Modtagelse af materialer i Cicero LMS I hele placeringsangivelser for materialer står Senest scannet på -filialen, som det første led i placeringen. Hensigten med dette er, at man hurtigt kan se, hvor materialerne højst sandsynligt kan findes. Senest scannet på -filial er angivet på følgende steder: F2SøgningSøg materialer: I søgeresultater vises Senest scannet på - filialen som første led i kolonnen Placering. Bibliografisk post, detaljevisning: Alle steder, hvor detaljer for den bibliografiske post vises, vises Senest scannet på -filialen som første led i placeringskolonnen. Materialer, detaljevisning: Alle steder, hvor detaljer for materialer vises, vises både materialets Senest scannet på -filial (1) og opstillingsfilial (2). 13 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

15 Cicero Web Det er "Senest scannet på"-filialen, der vises ved opslag på materiale og visning af dets placering. Senest scannet på -filialen vil kun adskille sig fra opstillingsfilialen i det tilfælde, hvor man har ikke-flydende materialer, der scannes på andre filialer end opstillingsfilialen. Andre CMS er Det vil være "Senest scannet på"-filialen, der vises ved opslag på materiale og visning af dets placering. Områder, hvor opstillingsfilialen vises/anvendes Følgende steder vises/anvendes materialets opstillingsfilial: F3Materialevalg F3Ordrer F3Modtagelse F5Pluklister Det er opstillingsfilialen, der rapporteres som placering til DBC, og dermed ligger til grund for søgning af bibliografiske poster på filial. Søgning i Cicero LMS Ved søgning på filial i Cicero LMS søges altid på opstillingsfilial i eksemplet herunder forskellig fra senest scannet på -filial. Scanning af materialer Ved scanning af et flydende materiale, der anvises til en anden filial, bliver opstillingsfilialen opdateret med den anviste filial straks ved scanningen. For ikkeflydende materialer ændres opstillingsfilialen ikke. Generelle designprincipper I det følgende beskrives de generelle designprincipper og regler, der går igen i applikationen. 14 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

16 Sortering og paginering i lister Listevisninger i Cicero kan sorteres ved at klikke på et af kolonnehovederne. Herved sorterer du rækkerne efter de data, kolonnen indeholder. Ved endnu et klik bliver de sorteret i omvendt orden. For at få rækken til sin oprindelige rækkefølge klikkes en tredje gang. Det specielle danmarc2 sorteringstegn vises ikke på brugergrænsefladen, men det bruges til at sortere efter. På udvalgte sider, vil der over listevisningens venstre side stå antallet af viste resultater og det totale antal resultater, som en søgning resulterede i. Dette fremgår som Viser x ud af y. Som udgangspunkt er søgninger sidedelt på 25 poster af gangen, hvis der er paginering. Du henter yderligere 25 resultater i listevisningen, hver gang du scroller ned til bunden af listen. Har du valgt at sortere listevisningen efter en bestemt datakolonne, skal du være opmærksom på, at de nye resultater der hentes frem vha. paginering ikke vil være sorteret. Inputfelter og validering Der skelnes visuelt mellem inputfelter og felter, der er rene visninger. Dette vises ved, at felter, der kan redigeres i, har en hvid firkant omkring sig, mens visningerne er helt grå. Et inputfelt kan enten være obligatorisk eller valgfrit. Obligatoriske felter er markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, som illustreret i Figur 5. Ved at føre musen over et obligatorisk felt, der er markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, kan du se, hvilken værdi der kan/skal indtastes. Markeringen vises også, hvis den indtastede værdi ikke er valid. Du kan springe fra det ene felt til det andet vha. Tab-knappen. Figur 5: De forskellige typer af tilstande, et felt kan have. I en tabel kan du som udgangspunkt altid redigere flere inputfelter i en given kolonne ad gangen, ved at markere de rækker du ønsker at redigere inputfelterne for. Når du derefter ændrer inputfeltet for en af de markerede, bliver inputfeltet ændret for samtlige markerede inputfelter til det valgte. Bemærk dog at i nogle tabeller er det kun muligt at markere en rækker, hvorfor dette ikke er muligt. 15 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

17 Notifikationsikoner Applikationen genbruger udvalgte notifikationsikoner på tværs af applikationen, som typisk betyder, at du skal tage stilling til noget for at gennemføre en handling. Ved at holde musen over ikonet, vil du blive præsenteret for en forklarende tekst. Nogle ikoner indikerer, at en handling kan gennemtvinges, og her er det op til dig, hvordan du ønsker at håndtere situationen. I de fleste situationer kan du vælge at fjerne rækken, annullere eller gennemtvinge handlingen. Se en detaljeret beskrivelse nedenfor: Generel advarsel på låneren Betyder, at låneren er blokeret Advarselstrekant En advarsel, der betyder, at operationen kan gennemtvinges, men at der er brud på de normale regler forbundet med udlån, fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis hvis låneren er medlem af en lånergruppe, som ikke kan låne et givent materiale, vises dette ikon. Du vil blive præsenteret for en dialog, hvor du skal bekræfte, at du, på trods af reglerne, ønsker at gennemtvinge operationen. Advarselscirkel En blokering, der betyder, at operationen ikke kan gennemtvinges pga. brud på de normale regler forbundet med udlån, fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis hvis der forsøges at gennemføre et udlån af et materiale, som ikke findes på biblioteket. Det kan ikke lade sig gøre at fortsætte uden at fjerne rækkerne med dette ikon. Succesikonet betyder f.eks. at fornyelse af et materiale er gået godt. Stjerneikonet anvendes under modtagelse af materialer og indikerer, at et materiale er reserveret. Udråbstegn Betyder, at der er en kommentar til det felt, hvori ikonet optræder. Eksempelvis ved oversigten af en låners udlån vil de materialer, hvor afleveringsfristen er overskredet, være markeret med dette ikon. Informationsikonet betyder, at der er et tooltip på ikonet, der fortæller mere omkring funktionaliteten på siden. Genvejstaster og ændring af disse Der er mulighed for at navigere igennem systemet uden brug af mus og kun vha. tastaturet. Flere af disse genveje kan ændres i F7Serveropsætning. I 16 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

18 listevisningen af opsætningerne kan du finde de konfigurerbare genvejstaster under kategorien Tastatur. Vær opmærksom på at denne opsætning deles på tværs af dit biblioteksvæsen. Se en oversigt over genvejstaster i nedenstående tabel. Genvejstast F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F12 Alt + F4 Ctrl + <nummer> (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9) Piletasterne Handling Navigerer til hovedområdet Forside Navigerer til hovedområdet Cirkulation Navigerer til hovedområdet Accession Navigerer til hovedområdet Booking Navigerer til hovedområdet Lister Navigerer til hovedområdet Admin Navigerer til hovedområdet Sysadmin Navigerer til hovedområdet Nødsystem (kræver ekstra kodeord) Navigerer til selvbetjeningsklienten Lukker selvbetjeningsklienten (kræver ekstra kodeord) Åbner den fane, der svarer til det indtastede nummer. Dette virker også på åbne detaljesider. Navigerer igennem listevisninger mm. Når du har foretaget en søgning med flere resultater og detaljesiden åbnes, kan du navigere i listevisningen vha. piletasterne. Detaljevisningen vil opdateres ved hver handling. Shift + pil ned eller Shift + pil op Markerer flere rækker i en tabel. Ved checkbokse i tabeller: + Mellemrumstast Sæt hak i alle ved at vælge den øverste checkboks eller tryk Ctrl + A og tryk på Mellemrumstasten/ space. Hvis du ønsker at sætte hak ved en eller flere rækker vælg da rækkerne og sæt et hak i et af de markerede rækker eller tryk på mellemrumstasten. 17 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

19 Shift+ Venstre museklik Crtl + Venstre museklik Ctrl + C Klik med venstre museklik på en række i en tabel. Hold Shift nede og klik på en ny række. Alle række mellem de to valgte rækker markeres. Fravælger/tilvælger enkelte rækker i en tabel. Kopierer tekst i inputfelter. Tekst der ikke er inputfelter kan kopieres ved at holde Ctrl nede, holde musen over ordet der skal kopieres (ordet bliver vist med fede bogstaver) og trykke på C. Ctrl + V Ctrl + Z Ctrl + A Esc Indsætter det, der er kopieret. Fortryder den handling, der er foretaget (Kun i tekst). Markerer alt tekst eller rækker i tabeller Aktiverer Nulstil -knappen på søgesider eller Lukker detaljesiden/pop-up vinduer Home End Page Up Page Down Tab Shift + Tab Går til den øverste række i en tabel. Går til den sidste række i en tabel. Ved paginering er dette en måde at hente flere indholdselementer til tabellen. Bevæger fokus op i tabellen. Bevæger fokus ned i tabellen. Navigerer til det næste inputfelt i systemet. Navigerer til det forrige inputfelt i systemet. Ctrl + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Tab navigere til den næste inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet. Ctrl + Shift + Tab I en tekstboks, vil Ctrl + Shift + Tab navigere til det forrige inputfelt, og ikke flytte frem i tekstfeltet. Enter Aktiverer den primære handling på siden, f.eks. søg. 18 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

20 Ctrl + P Crtl + R Ctrl + I Printer listevisningen, hvor det er muligt. Opdaterer den lokale cache af indlæste data fra serveren. Generer fejlrapport, der dernæst kan sendes til supporten. 19 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

21 4 Forside Biblioteksvæsen og filialstruktur Cicero er bygget op omkring et biblioteksvæsen med en eller flere filialer. Biblioteksvæsenet er det øverste niveau, og data er som udgangspunkt ejet af væsnet, som derfor deles af filialerne. Ved ibrugtagning af Cicero besluttes, hvilken organisering kommunens biblioteker skal have. Hovedreglen er, at der oprettes et biblioteksvæsen til kommunens folkebibliotek, et til kommunens skolebibliotek, et til gymnasier og museer. Et biblioteksvæsen deler brugere, lånere, beholdning, reservationer, bookinger, materialevalgslister, konti, ordrer samt konfiguration af Cicero. Alle lån mellem biblioteksvæsner håndteres som fjernlån. Brugere og lånere, der skal operere i flere biblioteksvæsner, skal oprettes som brugere og lånere i hvert af de pågældende biblioteksvæsner. Når du som bruger er logget ind, kan du i listen over filialer se, hvilke filialer der er i dit biblioteksvæsen. Dit login er bundet op på dit biblioteksvæsen og de regler, der er sat op i F7 (Sysadmin). Log på Fra Ciceros forside kan du logge på applikationen ved at angive dit biblioteksnummer, brugernavn og kodeord. Forudsætningen for, at du kan logge på, er, at du allerede er blevet oprettet som bruger af dit bibliotek af administratoren. Efter tre fejlede login forsøg bliver brugeren blokeret i 20 minutter. Efter du er logget på, skal du vælge hvilken filial, du befinder dig på. Det er muligt at vælge mellem alle de filialer, der hører til det biblioteksvæsen, du er logget ind på. At vælge filial har indvirkning på, hvor materialer sendes hen i afleveringssituationen. Systemet vil automatisk vælge den sidst valgte filial, hver gang du logger på. Efter du er logget på og har valgt hvilken filial du befinder dig på skal du vælge hvilken sorteringsprofil du vil benytte til sortering. Vælges ingen sorteringsprofil kan aflevering og modtagelse ikke udføres. Figur 6: Forsiden i Cicero LMS hvorfra der kan logges på applikationen. 20 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

22 5 Cirkulation Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i Cicero, og som er knyttet til hovedområdet Cirkulation. I dette område varetages alle opgaver vedr. cirkulation og pleje af bibliotekets materialer: udlån, aflevering, reservation, fjernlån, lånerhåndtering og Biblioteket Kommer. Det er ligeledes under dette område, at størstedelen af den direkte lånerbetjening foregår. Det er her, du søger i bibliotekets beholdning eller orienterer dig i status på fjernlån med henblik på at kunne give låneren svar eller rådgivning. Søgning på bibliografisk poster Funktion: Søgning på bibliografiske poster Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg bibliografisk post I Cicero kan du fremsøge bibliografiske poster fra DBC s databrønd via en CQLsøgning. Der henvises til DBC s dokumentation af servicen og indekser for specifik brug af søgefunktionaliteten denne dokumentation kan findes på Foretag en søgning Du foretager en søgning under fanen Søgning. 1. Indtast en søgestreng i CQL-søgefeltet. Foretag søgningen ved at klikke på søgeknappen eller tryk enter. 2. Når du foretager en søgning ved fx at bruge CQL-udtrykket fo= <forfatter> eller ti= <titel> foreslår Cicero selv, hvad du kan søge på, på baggrund af de første par bogstaver/ord man indtaster. F.eks. hvis man skriver ti= harry potter, foreslår Cicero i en dropdown-menu en række relevante titler, så man blot skal klikke på for at vælge. Enten ved brug af piletasterne eller musen. Tryk ESC, hvis du ikke ønsker at gøre brug af titelforslag. Figur 7: Cicero forslag på baggrund af det man selv indtaster 3. Søgningen foretages på baggrund af den valgte søgeprofil. 21 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

23 4. Pr. default returnerer søgningen kun resultater, der er beholdning på. Hvis du ønsker at søge materialer, som biblioteket ikke nødvendigvis har beholdning på, skal du fjerne fluebenet i Beholdning. Resultater bliver vist i en listevisning. Det er muligt at sortere i kolonnerne efter forfatter, titel, materialetyper eller klassifikation. Yderligere information omkring listevisningerne kan ses i afsnit Du kan søge på materialestatus i forbindelse med søgningen ved at vælge en status i dropdown-menuen Status. Grundet en begrænsning hos DBC er det ikke muligt at indlæse mere end 200 poster ad gangen, selvom om der angivet større sidetalsstørrelse under F7Serveropsætning. Figur 8: Søgning efter bibliografiske poster. CQL-koder I Cicero anvendes der CQL-koder til søgning af bibliografiske poster. I dette afsnit præsenteres de grundlæggende søgeudtryk til CQL. De mest almindelige logiske operatorer til CQL-søgninger: and - begge ord skal findes i posterne: Frække and Frida not - et bestemt ord skal ikke findes i posterne: obama not michelle citationstegn angives hvis der er mere end et ord i søgeudtrykket: tour de france trunkering - du ønsker forskellige varianter af et ord: politik* maskering - du er i tvivl om et enkelt bogstav - joker for ét bogstav?:wom?n 22 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

24 parenteser - du vil kombinere flere ord: (vandr* or trek*) langordssøgning - søger på præcis de ord, der angives og i den rækkefølge som de angives. Husk at trunkere med * og husk invertering. Mest brugte langordskoder er: lti, lht, lfo, lem interval, før eller efter kan søges på ved at anvende >= og/eller <=. Eksempler: o o o interval: ok>=70 and ok<=79* før: ix<=12 efter: ix>=12 De mest almindelige CQL-søgekoder: Generelle søgekoder Søgekoder Titel: ti Hovedtitel: ht= Langordssøgning: lti= Forfatter: fo Langordssøgning: lfo= Forfatter i beskrivelsen: fb Emne: em Forlag: fl Serie: se Decimalklassenummer : dk Eksempel ti="jeg begyndte sådan set bare at gå" ht= pigen med den blå cykel lti= fra smørhullet* fo="helle brønnum carlsen"fo="helle brønnum" fo= brønnum helle" lfo= nielsen peter* fb="leonardo dicaprio" (medvirkende) fb="ib spang olsen" (illustrator) fb="otto steen due" (oversætter) em=kogebøger fl=klematis se="let at læse" dk="63.5" (med biplaceringer) ok="63.5" (uden biplaceringer) 23 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

25 Udgivelsesår: år Lettal: ll Lixtal: ix Alder (børnematerialer): lem år=2014 ll=7 ix=12 lem="for 12 år" 24 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

26 Søgning på materialetyper Søgning Bøger: Tidsskrifter Film Lydbøger Spil Noder Indspillet musik Eksempel hm=xx ma=ts ma=fi ma=lb ts=wii ts=playstation ts=xbox ma=mu ma=lm Søgning på musikgenre Søgning Avantgarde Avantgarde - antologier Blues Blues - antologier Dansk underholdning Et instrument Et instrument - anotologier Filmmusik Folkemusik Jazz Jazz - anotologier Julemusik Kammermusik Kammermusik - antologier Middelalder/renæssance Eksempel mo=avg mo=ava mo=blu mo=bla mo=dau mo=eti mo=eta mo=fil mo=fol mo=jaz mo=jaa mo=jul mo=kam mo=kaa mo=mir 25 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

27 Middelalder/renæssance - antologier New age Opera Opera - antologier Operetter/musicals Operetter/musicals - antologier Orkestermusik Orkestermusik - antologier Rock Rock - antologier Underholdning Vokalmusik Vokalmusik - antologier mo=mia mo=new mo=opr mo=opa mo=otm mo=ota mo=ork mo=ora mo=bef mo=bea mo=und mo=vok mo=voa Indekser de mest anvendte Kombiner dit CQL udtryk med et af følgende indekses: Indekser Holdingsitem.accessiondate Holdingsitem.agencyid Holdingsitem.branch Holdingsitem.department Holdingsitem.location Holdingsitem.sublocation Holdingsitem.itemid Filtrering Oplysning om accessionsdato (kommer fra FBS accessionssystem). Biblioteksnummer fra lokalsystem. Materialers hjemmeplacering på filialniveau, fx Brædstrup bibliotek. Materialers placering på specifik afdeling, fx Børn. Opstilling, niveau under afdeling, fx Faglitteratur. Delopstilling, niveau under opstilling, fx Heste. Fx Materialets stregkode / RFID 26 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

28 Holdingsitem.status NotForLoan / OnLoan / OnOrder / OnShelf / Online / Decommissioned Gem og genbrug CQL-søgeudtryk Avancerede CQL-søgeudtryk kan være svære at huske, og mere eller mindre tidskrævende at indtaste og definere. For at spare tid, kan man derfor gemme CQL-søgeudtryk, og hurtigt hente dem frem igen, når man skal bruge dem. De gemte søgninger gælder for den filial som du har valgt under F1. Gem søgeudtryk Når man har indtastet et CQL-søgeudtryk, kan man gemme det ved at klikke på knappen placeret ude til højre i feltet. Når man klikker her, vil et lille vindue folde ud, hvor man skal give søgningen et navn og herefter klikke gem. Brug gemt søgeudtryk For at anvende et søgeudtryk man tidligere har gemt, findes det frem ved at klikke på knappen til venstre for Gem-knappen CQL-feltet. Klik herpå åbner en liste med alle gemte søgeudtryk. Hvis man ønsker at redigere et søgeudtryk, skal man blot finde det frem, ændre i det, og derefter klikke på Gem-knappen. Systemet spørger herefter, om man ønsker at overskrive det eksisterende søgeudtryk. Klik ja, og søgeudtrykket er nu opdateret. Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater Standardvisningen for en bibliografisk post indeholder en række udvalgte danmarc2 oplysninger, hvis de er tilgængelige. Nogle af værdierne er sat op i prioriteret rækkefølge, så ikke nødvendigvis alle værdier vises, hvis de er 27 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

29 tilgængelige i formatet. De tilgængelige oplysninger kan ses uden filtrering i danmarc2-visningen. En status over materialets tilgængelighed kan ses oppe i højre side, hvor der står det totale antal materialer af posten, hvor mange der er bestilt (hvis der nogen bestilt), udlånte, hjemme, antal reservationer og hvor mange af materialerne der må reserveres. Summen af Bestilt, Udlånte og Hjemme giver det totale antal. I standardvisningen vil der blive vist et billede af forside, hvis dette er tilgængeligt. Derudover vil visse informationer, såsom emneord, tidligere- og relaterede udgaver samt forfatter, være klikbare, og kan udvide den eksisterende CQL søgning. Visningsformater Du kan vælge mellem tre visningsformater: Standard, Konfigureret visning og DanMARC2. Visningsformatet ændres ved at klikke på en af radioknapperne i toppen af detajlesiden. Det er muligt at vælge din foretrukne visning i F6KlientopsætningGenerel opsætning, således den bibliografiske post åbner i den visning som udgangspunkt. I Standard vises udvalgte felter fra den bibliografiske post. I Konfigurereret visning er det muligt selv at vælge, hvilke felter som skal vises. Dette kan konfigureres under F7ServeropsætningServeropsætning i parameteren Opsæt "Konfigureret visning" i detaljesiden for bibliografisk post. I danmarc2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og sektionsposter, der hører til den fremsøgte bindpost. Figur 9: På detaljesiden vises der som standard et uddrag af informationer fra den bibliografiske posts MARC-felter (venstre). Visningen refereres til som standardvisning. MARC-formatet vises ved at vælge DanMARC2 (højre). Flerbindsværker Hvis man fremsøger en bibliografisk post, der er en del af et flerbindsværk, er det fra detaljesiden af posten muligt at navigere til alle andre bind i værket, eller bind i sektionen. 28 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

30 Figur 10: Links ifm. Flerbindsværker. Ved at klikke på Alle bind i sektion foretager Cicero en ny søgning, der viser alle bind tilhørende den sektionspost, man var inde på. Ved at klikke på Alle bind i værk foretager Cicero en ny søgning, der viser alle bind, der hører til værket. Når man klikker, lukkes detaljevisningen, og resultaterne vises ligesom ved alle andre søgninger i tabellen. Når man har en detaljevisning åben, kan man ligesom ved almindelige poster, vælge at få vist postens detaljer i DanMARC2 format. Gør man det, vil man få vist både hovedposten, sektionsposten og bindposten. Figur 11: DanMARC2 visning af flerbindsværk. Overfør indhold til nyt FAUST-nr. Du kan overføre alt indhold fra et FAUST-nr. til et andet FAUST-nr. Det vil sige alle materialer, reservationer, bookinger, lån, ordrelinier, grundkort og abonnementer. Du skal gøre følgende for at overføre indhold til et andent FAUST-nr.: 29 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

31 1. Fremsøg den bibliografiske post i F3SøgningSøg bibliografisk post, der skal flyttes fra. 2. Åbn detaljesiden. 3. Klik på i øverste højre side af detaljesiden. 4. I dialogen skal du indtaste det FAUST-nr., som indholdet skal flyttes og klik på lup-ikonet for at søge. a. Når den bibliografiske post, som indholdet skal flyttes til, er fremsøgt vises et udvalg af felterne på denne til verifikation af at posten er korrekt. Figur 12: Dialogen hvor du vælger hvilket FAUST-nr. indholdet skal flyttes til. 5. Klik derefter på Overfør for at overføre indholdet. a. Findes der allerede indhold på posten advares brugeren om dette før overførslen sættes i gang. 6. Indholdet er nu overført. For periodiske poster gælder det, at det ikke er muligt at overføre til ikke periodiske, da poster grundkort og abonnementer ikke kan tilknyttes sådanne. Alt indhold vil nu kunne fremsøges på det nye FAUST-nr. Vær opmærksom på følgende når du flytter indhold fra et FAUST-nr. til et andet. Reservationskøer flettes på baggrund af oprettelsestidspunkt. Reservationer der manuelt har fået højere eller lavere prioritet skal håndteres manuelt ved at flytte dem op eller ned i den nye reservationskø. Hvis der efter sammenlægning af to periodikaposter findes to abonnementer, der reelt repræsenterer det samme abonnement, håndteres dette ved at kassere de ikke-modtagne materialer, som er knyttet til det ene abonnement og slette dette abonnement. Der sendes opdatering til DBC angående flyttede materialer. Der sendes opdatering til IMS angående flyttede materialer. 30 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

32 Markér online beholdning Det er muligt at markere på en post hvorvidt man har online beholdning på den. Dette gøres under bibliografisk post detaljevisning under fanen Materialer for almindelige materialer eller under fanen Eksemplarer for periodika, hvor du skal vælge Ja på denne knap. Når man markerer, at man har online beholdning på en bibliografisk post vil den være søgbar, når der søges på bibliografiske poster man har beholdning på. Søgeprofiler CQL-søgningen sker på baggrund af en valgt søgeprofil, som definerer hvilke af DBC s kilder, der søges i. Søgeprofiler sættes op inde i VIP-basen. I Cicero kan du i F7ServeropsætningServeropsætning konfigurere, hvilke søgeprofiler der skal være valgt som standard i Cicero. De fleste biblioteker har cicero som standard. For at kunne søge, skal der under feltet Bibliotek være indtastet et biblioteksnummer. Nummeret skal være hovedbiblioteksnummeret, og kan altså ikke være filialers biblioteksnumre. Som standard er nummeret på hovedbiblioteket, du har angivet ved login, præudfyldt. Når du søger, vil du således få returneret resultater for alle filialer under dit hovedbibliotek. Ønsker du at indsnævre søgningen til udvalgte filialer under jeres biblioteksvæsen, kan du under dropdown-menuen Filial afkrydse de filialer, du ønsker at søge på. Det er dog muligt at konfigurere således, at filialen angivet ved login, fungerer som standard, og dermed automatisk er valgt. Her søges kun på den indloggede filials beholdning, med mindre andet vælges. Denne konfigurering foretages i F7Serveropsætning. Det er også muligt at søge i andre bibliotekers beholdning. Det gøres ved at indtaste biblioteketsnummeret for det pågældende bibliotek under Bibliotek. Du skal huske at hente søgeprofiler for det andet bibliotek. Det gør du ved at klikke på Opdater-ikonet, der er placeret ud for Bibliotek -feltet, herefter bliver det indtastede biblioteks søgeprofiler hentet og kan vælges under dropdown-menuen Søgeprofil. Når du søger på andre biblioteker er det ikke muligt at vælge specifikke filialer. For flerbindsværker gælder det at, det kun er muligt at fremsøge bindposter, men i danmarc2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og sektionsposter. Se statistik for poster i bibliografisk søgning I Cicero har du mulighed for at se statistik for en mængde bibliografiske poster du selv vælger. Dette er muligt fra alle steder i Cicero, hvor du kan søge efter bibliografiske poster. For at se statistik skal du gøre følgende: 1. I F2SøgningSøg bibliografisk post foretag en søgning. 2. Markér de materialer du ønsker at se statistik ved at sætte flueben i checkboksen ud for dem. 3. Klik på Se statistik nede i højre hjørne. Et nyt vindue åbner nu med statistik omkring posterne. 31 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

33 Figur 13: Statistik for udvalgte poster. Man kan vælge at hente statistik for tre tidsperioder: Sidste 12 måneder, sidste 24 måneder eller for altid. Søgning på materialer Funktion: Søgning på materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg materiale Under materialesøgning kan du fremsøge materialer (se Figur 14). 32 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

34 Figur 14: Oversigt over de forskellige søgekriterier. Det er muligt at få et overblik over anvendte placeringer, og indsætte en anvendt placering i søgningen. Klik på at se overblikket og vælg en placering. Bemærk at søgning ved hjælp af CQL ikke kan kombineres med Flydegruppe, Tema, Ikke udlånt fra og Markeret af kassation. Endvidere kan der ikke angives, hvor mange materialer søgningen resulterer i, i stedet angives det hvor mange materialer der vises i tabellen lige nu (1) ud fra de bibliografiske poster som er hentet (2) samt alle de bibliografiske poster søgningen resulterer i (3). Figur 15: Eksempel på information om resultat ved søgning med CQL. Detaljeside for et materiale Materialeposten vises ved at dobbeltklikke på et af søgeresultaterne i listen. Materialeposten viser de specifikke informationer om materialet, og giver brugeren adgang til at redigere materialet f.eks. placering, materialenummer og materialegruppe. Der kan udskrives en label til materialet. Dette kan enten gøres direkte eller med forhåndsvisning, hvor du kan rette i data inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. 33 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

35 Figur 16: Materialedetaljesiden, som den ses fra en materialeliste. Fra materialedetaljesiden kan materialets historik tilgås via fanen Historik. Under denne fane kan du se, hvad der er sket med materialet gennem dets levetid. 34 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

36 Figur 17: Historik på et materiale. Brugeren kan, foruden at tilgå materialeposten fra listen, vælge at tilføje materialet til reservationskurven, hvorfra det kan reserveres. Se afsnit 5.3 for yderligere information om reservation. Rediger flere materialer Når brugeren har sat flueben i checkboksen ud fra en eller flere materialer fra listen og trykker på Rediger knappen, åbnes nedenstående pop-up, hvori alle materialer kan redigeres samtidigt. Ved flydegruppe og tema kan en given værdi slettes ved at vælge Nulstil værdi i det givne felt. Felter med en tom værdi ændrer ikke materialernes oplysninger. Hvis en printer er tilknyttet, kan Print labels checkboksen aktiveres, og labels vil blive printet til alle rettede materialer. Figur 18: Redigerings-pop-up, hvori der kan rettes placeringsoplysninger for flere materialer Print af labels til materialer Print af labels kan foretages flere steder i systemet: Print af label efter redigering af en eller flere materialer foregår i redigeringsdialogen, som vises i Figur 18. Da dette er en dialog med mulighed for at vælge flere materialer på én gang, kan du udskrive flere labels af gangen. Print af label til et enkelt materiale foregår i materialets detaljevisning. Der kan udskrives en label til materialet via dropdown-menuen Label. Dette kan enten gøres direkte ved at vælge muligheden Print eller med forhåndsvisning ved Preview (se Figur 19). I preview har brugeren mulighed for at rette i data inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. Du kan opsætte hvilke oplysninger, der skal vises på labelen. Dette gøres fra hovedområdet F7Serveropsætning. Print af label i modtagelsen af et eller flere materialer. 35 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

37 Figur 19: Preview funktionaliteten viser, hvordan et labelprint kommer til at se ud. Kassér materialer Brugeren kan under F2SøgningSøg materiale fremsøge et eller flere materialer, markere dem og klikke på Kasser. Ved denne handling skiftes materialets status til Kasseret. Et materiale kan ikke kasseres, hvis der til materialet er knyttet aktive reservationer, bookinger eller ubetalte erstatninger. For at foretage kassation af materialer: 1. Gå til F2Søg materiale. 2. Fremsøg materialer til kassation. 3. Marker materialerne med flueben. 4. Klik på Kasser (nederst til højre). 5. Du bliver præsenteret for en advarselsdialog der spørger om du er sikker på at materialerne skal kasseres. 6. Klik OK. 7. Materialets status sættes til Kasseret. Materialenumre (DBC) Hvis biblioteket benytter DBC s materialenummersekvenser vil det være muligt at trække et nyt materialenummer fra sekvensen i forbindelse med oprettelsen af et materiale. 36 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

38 Før man kan bruge nummersekvensen, man har fået fra DBC, skal sekvensen indføres i Cicero. Det gøres i F7Serveropsætning i parameteret Materialenummersekvens. Brug nummersekvensen 1. Åbn et materiales detaljeside eller opret nyt materiale 2. Gå til feltet materialenummer 3. Klik på Hent nummer til højre for feltet 4. Materialenummer genereres og indsættes i feltet Når man klikker Hent nummer tjekker Cicero, om det nummer i sekvensen, den er nået til, allerede findes i beholdningen. Hvis det gør det, går den videre til det næste nummer i rækken. Hvis ti numre i træk allerede findes i beholdning, stopper den med at tjekke og giver en fejlmeddelelse. Når antallet af numre er under 50, vil Cicero, hver gang man genererer et nyt, give besked herom ved at vise notifikationsbesked. På beskeden vil der stå, at der nu er mindre end 50 numre tilbage, når man har brugt nummer 50, vil der stå, at der mindre end 49 tilbage og så videre. Materialenumre (Systematic Library & Learning) Systematic leverer trykte og laminerede stregkodeetiketter i forskellige industristandarder. En særlig børnevenlig variant (i tilfælde hvor børn også skal have mulighed for at notere nummeret på en låneseddel) har op til seks synlige cifre koordinering af nummertildeling varetages i dette tilfælde af Systematic. Denne såkaldte Dantek-stregkode er anvendt i mange skoler over mange år. Stregkoden har et indbygget licensnummer, hvilket sikrer, at skannede numre er unikke indenfor Dantek-universet. Ved oprettelse af nye materialer Hvis biblioteket benytter Dantek-stregkoden, skal skolens Dantek-licensnummer være registreret under F7Filialer. For hver filial er det muligt at angive, hvilket licensnummer der gælder for den pågældende filials Dantek-stregkoder (kontakt gerne Systematic Library & Learning support herom). Brugeren skal ved tastet fremsøgning kun taste de op til 6 cifre, som er printet på stregkodeetiketten, det fulde materialenummer udregnes og indsættes da automatisk. Ved oprettelse af nye materialer Såfremt der er registreret korrekt licensnummer for skolen, vil det også være muligt at taste Dantek-stregkodens op til 6-cifrede materialenumre ved oprettelse/rettelse af nye materialer. 1. Find bibliografisk post 2. Klik på Opret materiale. 3. I materialenummerfeltet klikkes på stregkode-ikon 4. Vælg den filial hvis licensnummer materialernes numre skal kodes med. Den valgte filial fastholdes, indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkodeikonet er kun tilgængeligt, hvis der er registreret et licensnummer på filialen under F7Filialer. 37 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

39 Ved fremsøgning af materialer: 1. Gå til F2SøgningSøg materiale. 2. Vælg filial via ikonet 3. Skan eller indtast stregkoden fra materialets label. Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkodeikonet er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen under F7Filialer. Håndtering af materialer på en bibliografisk post Det er muligt at se en liste over og ændre materialer tilknyttet en bibliografisk post. Denne tilgås ved at åbne en bibliografisk post og åbne fanen Materialer på detaljesiden. Herfra er det også muligt at tilknytte flere materialer til den bibliografiske post, hvilket for eksempel kunne være materialer, der ikke er blevet erhvervet gennem Accessions-funktionen i Cicero. Opret materiale tilknyttet en bibliografisk post 1. Klik på opret materiale 2. Udfyld de påkrævede og ønskede felter 3. Klik Gem a. Her der er det muligt at oprette flere materialer på en gang med samme information, men forskellige materialenumre. Dette gøres ved at sætte flueben i Opret flere og derefter angive antal og det nummerrulle system du ønsker at oprette materialenumrene ud fra. b. Ved at sætte flueben i print label udskrives der automatisk labels til det/de nyoprettede materialer ved klik på gem. c. Ved at sætte flueben i Skriv til RFID-tag vil der efter oprettelse blive vist en dialog per materiale, hvor der kan skrives til RFIDtag. 4. Er der sat flueben i Opret endnu et anvendes de informationer fra forrige gemte materiale på nær materialenummer til at oprette endnu et materiale. Ændre materiale tilknyttet en bibliografisk post 1. Klik på en række med et materiale 2. Ændre den ønskede information 3. Klik Gem 38 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

40 Figur 20: Detaljesiden hvor der er vist materialer tilknyttet en bibliografisk post, hvor det er muligt at ændre information vedrørende et materiale. Materialestatistik For at se materialestatistik for en given bibliografisk post kan dette gøres ved at åbne detaljevisning for posten og åbne fanen Statistik. Her fås fem nøgletal og deres summering: Antal materialer i beholdning, antal kasserede materialer, antal reservationer, antal udlån samt antal fjernlån. Bemærk at i antallet af udlån indgår antallet af fjernlån samt fornyelser. Som udgangspunkt vises statistikken for de sidste 12 måneder. Men man kan også vælge at se for de sidste 24 måneder, og for alt tilgængelig historik. Desto længere periode, desto længere tid vil det tage at hente dataet. Statistik for postens udgaver I den øverste tabel vises materialestatistik for alle postens udgaver hvorpå der er beholdning. Den åbne posts udgave vil være markeret med fed skrift. Statistik for poster i samme serie Hvis den åbne post er en del af en serie, eller har relaterede titler, vil disse blive vist i den nederste tabel hvis de er i beholdning. Den åbne posts udgave vil være markeret med fed skrift. Det muligt at klikke på serietitel for at tilføje serietitlen til din CQL-søgning. Ændre statistikkens tidsperiode 39 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

41 Figur 21: Fanen Statistik. Reservation Funktion: Reservation af bibliografiske poster og materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Reservationskurv For at kunne reservere skal du fremsøge bibliografiske poster eller materialer (se afsnit 5.1.1) og lægge dem i reservationskurven. Reservationskurven kan indeholde bibliografiske poster eller materialer. Når låneren er fremfundet via søgefeltet, kan reservationen gennemføres. Vær opmærksom på at reservation af periodika er beskrevet særskilt i afsnit Der findes tre reservationstyper i Cicero (kun en reservationstype kan anvendes ad gangen): Enkeltreservation: Låner ønsker en specifik materiale/post. Parallelreservation: Flere materialer/poster udvælges og reserveres, men låneren får kun den først tilgængelige materiale/post. Seriereservation: Låner ønsker at reservere alle materialer/poster i en serie, og ønsker derved at få dem i specifik rækkefølge. Rækkefølgen fastlægges i reservationskurven vha. ikonerne under tabellen. Der oprettes kun en aktiv reservation på det første materiale i serien, og de passive reservationer vil herefter blive aktiveret én efter én. Perioden, før næste reservation bliver aktiv, kan konfigureres i F7Serveropsætning. Konfigurationen hedder Aktiveringspause ved seriereservationen i dage. Hvis værdien her sættes til nul, aktiveres næste reservation i en seriereservation den samme dag, som låner afhenter materialet. Vær opmærksom på, at passive reservationer kan ses under lånerens status 40 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

42 men ikke på den bibliografiske post. Lånerens status findes ved at åbne detaljesiden for en låner se fanen Reservationer. Afhentningsstedet kan enten være en specifik filial eller Filial hvor materialet er placeret. Vælges Filial hvor materialet er placeret vil afhentningsstedet for det enkelte materiale være det sted materialet har placering. Dette kan for eksempel være brugbart i forbindelse med materialepleje eller udskrift af nye labels. For at foretage en reservation 1. Søg på den ønskede titel i F2Søgning. 2. Marker en eller flere titler fra søgeresultatet, der skal reserveres og tryk på knappen Tilføj til reservation. De markerede titler afventer herefter i reservationskurven for yderligere behandling. 3. Når titlerne er valgt, klikker du på fanen, der er illustreret med en kurv for at få vist indholdet af reservationskurven. Ud for fanen vil antallet af tilføjede titler være angivet. 4. Find låner frem ved at scanne eller indtaste lånernummeret eller fremsøg låneren på navn/adresse ved at trykke på Søg låner. Låneroplysninger vises, herunder låners navn og lånerens samlede udlån. 5. Vælg reservationstype og i hvilken filial, låner ønsker at afhente materialet. Hvis låneren er tilknyttet en tilhørsfilial, vises denne filial. Hvis låneren ikke er tilknyttet en tilhørsfilial, bliver den indloggede filial i stedet vist. 6. Der er mulighed for at oplyse interesseperiode for de enkelte materialer, hvis det kun er interessant, at titlen er tilgængelig inden for en bestemt dato. Reservationer slettes automatisk, når interessedatoen er overskredet og der sendes en notifikation til låner herom. 7. Marker i Kont. res. hvis reservationen er en kontrolreservation. En kontrolreservation sættes først i reservationskøen. Endvidere fremgår det af pluklisteprint, om en reservation er en kontrolreservation, hvis skabelonen inkluderer det. 8. Hvis en reservation bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til venstre i tabellen. Advarselsbeskrivelsen kan ses ved at føre musen henover ikonet. Selvom der er advarsler, kan du stadig gennemtvinge reservationen. En beskrivelse af de forskellige advarselstyper kan ses i afsnit Klik på Reserver for at fuldføre reservationen. Du vil blive notificeret om, at reservationen lykkedes og stillet om til søgeresultaterne. Håndtering af reservationer på en bibliografisk post Det er muligt at se listen af de reservationer, der er på en bibliografisk post. Herfra er det muligt at ændre kø-rækkefølgen af lånere i reservationerne, skifte afhentningssted på en allerede oprettet reservation og slette reservationer på den bibliografiske post. 41 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

43 Figur 22: Detaljesiden for en bibliografisk post i fanen Reservationer, der indeholder oplysninger om bibliotekets reservationer i tilknytning til den bibliografiske post. Udlån Funktion: Udlån og fornyelse af materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån Underområde: Udlån Hvis man ikke benytter sig af selvbetjeningsterminalerne, kan man i Cicero udlåne og forny materialer i F2UdlånUdlån. Det er en forudsætning, at låneren allerede er oprettet. Låner kan vælges ved følgende handlinger: Scan eller indtast låners kortnummer. Hvis påkrævet, skal låners PIN-kode tastes ind (af låner). Hvis låner findes, vil låneroplysninger blive vist på skærmen, herunder låners navn, lånerens samlede udlånte materialer, reservationer klar til afhentning og mellemværende. Hvis lånerens kortnummer ikke umiddelbart kendes, kan låneren fremsøges via søgefunktionen. Scan eller indtast manuelt de materialer, der skal udlånes eller fornyes. Cicero tjekker op på, hvorvidt et materiale allerede er udlånt eller ej ved en udlånssession. Hvis låner allerede har lånt materialet, bliver materialet fornyet, med mindre der er reservationer på det, eller materialet er registreret som bortkommet med uafsluttet erstatningssag. Gennemtvinges fornyelse af et udlån, 42 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

44 hvor der er uafsluttet erstatningssag, annulleres erstatningen. Er materialet registreret som udlånt til en anden låner, afleveres materialet automatisk og udlånes til den nye låner. Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og konfigureret på klienten. Se afsnit 14.1 for flere informationer om udlån via RFID-scanner. Hvis udlån af et materiale bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til venstre i tabellen. Selvom der er advarsler, kan udlånet i nogle tilfælde stadig gennemtvinges, afhængig af den aktuelle advarsel (se afsnit 3.5.3) og ens brugerrettigheder. Når materialerne er scannet ind, kan du gennemføre udlånet ved at trykke på knappen Afslut udlån. Du bliver notificeret om, at processen forløb uden problemer. Herefter udskriver applikationen en kvittering på den opsatte bonprinter. Se afsnit for yderligere information om opsætning af bon-og labelprinter. Det er muligt at fravælge udskrift af kvittering, hvis en sådan ikke ønskes. Der er desuden mulighed for at få sendt kvitteringen til låneren via dennes foretrukne notifikationsform, f.eks. eller sms. Dette kan tilvælges ved checkboksen Send Kvittering. Bemærk, at du kan sætte en speciel afleveringsfrist på hvert materiale på tabellen, dette gøres under kolonnen afleveringsfrist. Hvis du gerne vil ændre flere materialers afleveringsfrist til det samme, kan du markere de pågældende materialer som du ønsker at ændre afleveringsfrist for. Når du derefter ændrer afleveringsfristen for en af de markerede bliver afleveringsfristen ændret for samtlige markerede materialer til det valgte. Figur 23: Oprettelsen af et udlån på materialet Harry Potter og De Vises Sten til låneren Merle Christiansen. 43 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

45 Autoudlån Et materiale kan autoudlånes til bestemte lånergrupper. Funktionaliteten bruges typisk til fjernlånte materialer, der skal transporteres til et andet bibliotek fra det långivende bibliotek eller til Biblioteket kommer lånere (lånere, der er kendetegnet ved, at de ikke selv møder op på biblioteket og finder bogen på reservationshylden). Når der foretages autoudlån er det herefter bibliotekets ansatte der sikrer, at materialet kommer videre til den låner, som materialet er lånt ud til. Regler for Autoudlån kan konfigureres under F6Lånere. Det er indstillingen Autoudlån på lånergruppen, der bestemmer om, Cicero skal foretage automatisk udlån til lånere i den pågældende lånergruppe. Indstillingen Autoudlån kan antage følgende værdier: Aldrig: Betyder at der aldrig foretages automatisk udlån til lånere i lånergruppen. Altid: Betyder at der altid foretages automatisk udlån til lånere i lånergruppen. Filial: Betyder at der foretages automatisk udlån til lånere i gruppen, hvis materialet scannes/afleveres på den filial, der svarer til lånerens afhentningsfilial. Selve autoudlånet sker ved, at et materiale med tilknyttede reservationer afleveres eller scannes i forbindelse med fratagning til reservationshylde. I det tilfælde vil der altså ske et udlån fra Afleveringsfanen. Sæt Autoudlån på lånergruppe 1. Åbn F6Lånere 2. Vælg den lånergruppe der skal foretages autoudlån til 3. Vælg værdien Altid/Filial (default værdien er Aldrig ) 4. Gem I tilfælde hvor der forsøges autoudlån på et materiale en Biblioteket kommer låner tidligere har haft lånt, vil autoudlånet blive afvist og brugeren henvist til manuelt udlån. Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata Udlånsdata fra bibliotekssystemet gemmes i 5 år i anonymiseret form. Låneroplysninger knyttet til materiale gemmes i 30 dage efter aflevering, hvorefter de anonymiseres. Der findes dog et par undtagelser, hvor oplysninger mellem låner/materiale gemmes i længere tid: Låneroplysninger knyttet til materiale, hvorpå der er gebyr/erstatning, gemmes indtil mellemværende er betalt eller forældelsesfristen er overskredet. Efter betaling af gebyr gemmes låneroplysninger i 30 dage, mens oplysninger om erstatning af materiale gemmes i 1 år, jf. evt. krav om tilbagebetaling, hvis materiale findes i løbet af 1 år. For Biblioteket kommer lånere er det muligt at specificere, hvor længe oplysninger om lån må gemmes. Denne periode sættes i 44 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

46 F7Serveropsætning under parameternavnet Dage før materialelån fra Biblioteket Kommer-lånere anonymiseres. Perioden er som udgangspunkt sat til 3 år (1095 dage). Gruppeudlån Funktion: Gruppeudlån og viderelån Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån Underområde: Gruppeudlån Man kan i Cicero lave gruppeudlån og viderelån af materialer ved at gå til F2UdlånGruppeudlån. Du bestemmer selv om du vil tilføje lånere eller materialer først. Lånere kan tilføjes ved følgende handlinger: Tilføj enkelt låner ved at indtaste/scanne kortnummeret i det dertilhørende felt. Du kan fremsøge en låner ved at klikke på ud for Tilføj enkelte lånere. Tilføj lånere fra en bestemt lånergruppe. Lånere fra lånergruppen fremsøges via søgefunktionen. Bemærk, at når der vælges lånergrupper med underlånergrupper medtages alle lånere fra disse underlånergrupper også. Scan eller indtast manuelt de materialer, der skal udlånes. Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og konfigureret på klienten. Se afsnit 14.1 for flere informationer om udlån via RFID-scanner. Det er muligt at bytte materialer rundt mellem to lånere af gangen ved at markere to rækker og klikke på. Endvidere er det også muligt at flytte et materiale fra en låner til en anden, hvor den ene låner ikke har et materiale i forvejen på samme vis. Hvis man har markeret to rækker, hvor den ene har en låner og den anden har et materiale, så vil disse to rækker blive til én. Du kan fjerne lånere eller materialer fra tabellen ved at markere det du vil fjerne, derefter klikke på. Efterfølgende har du mulighed for at vælge, om du vil fjerne materialer eller lånere. Hvis udlån af et materiale bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til venstre i tabellen. Selvom der er advarsler, kan udlånet i nogle tilfælde stadig gennemtvinges, afhængig af den aktuelle advarsel og ens brugerrettigheder. Når materialerne er scannet ind, kan du gennemføre udlånet ved at trykke på knappen Afslut udlån. Du bliver notificeret om, at processen forløb uden problemer. Herefter udskriver applikationen en kvittering på den opsatte bonprinter for hvert udlån og endvidere udskrives en følgeseddel med alle udlån, hvis ønskes. Det er muligt at fravælge disse udskrifter, hvis en sådan ikke ønskes. Bemærk, at du kan sætte en speciel afleveringsfrist på hvert materiale på tabellen, dette gøres under kolonnen afleveringsfrist. Hvis du gerne vil ændre flere materialers afleveringsfrist til det samme, kan du markere de pågældende materialer som du ønsker at ændre afleveringsfrist for. Når du derefter ændrer 45 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

47 afleveringsfristen for en af de markerede bliver afleveringsfristen ændret for samtlige markerede materialer til det valgte. Hvis der scannes eller indtastes en materialesamling som er udlånt, vil der blive lavet et viderelån til de lånere, som er sat på disse materialer. Hvis ikke materialesamlingen er udlånt, vil der blive lavet et normalt udlån for disse materialer dette skal dog gennemtvinges. Bemærk, at hvis der allerede er et viderelån på et af materialerne fra materialesamlingen, vil dette materiale IKKE blive tilføjet til udlånstabellen hvis dette ønskes, skal materialet først afleveres eller scannes/indtastes separat ind i udlånstabellen. Hvis der scannes eller indtastes et almindeligt materiale gælder de samme regler som et normalt udlån, se afsnit 5.4. Aflevering Funktion: Aflevering af materialer Hovedområde: Cirkulation Fane: Aflevering Hvis man ikke benytter sig af selvbetjeningsterminalerne, kan man i Cicero aflevere materialer i F2Aflevering. 1. Scan materialerne eller indtast manuelt deres materialenumre. Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og konfigureret (se afsnit 14.5). Materialer fra forskellige lånere kan afleveres under den samme proces. Når Opfyld reservation er markeret vil materialet opfylde en eventuel reservation når det afleveres. Bemærk, at man kan se om et materiale er reserveret selvom man ikke har flueben i opfyld reservation. 2. Materialet afleveres, så snart stregkoden er scannet. Hvis der afleveres et ukomplet materiale, vil materialet ikke blive afleveret og i stedet vist i tabellen Ikke afleverede materialer, som vist på nedenstående billede. Hvis de resterende dele af materialet herefter scannes, vil materialet blive afleveret. 46 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

48 Figur 24: Sådan ser det ud, når man har afleveret et ukomplet materiale. Dette vil være placereret under Ikke afleverede materialer, samt være markeret med et advarselsikon. 3. Hvis materialet ikke afleveres på den filial, hvor det hører til: Såfremt at materialet er flydende og afleveringsfilialen er omfattet af materialets flydegruppe, vil materialet automatisk skifte placering til der, hvor det afleveres. Under besked vises den sorteringsbesked der er defineret på den sorteringsregel materialet er blevet matchet med. Figur 25: Besked om at materialet skal sendes til en anden filial. 4. For at få udskrevet en kvittering på bonprinter skal der sættes flueben i checkboksen for Kvittering og klik på Afslut aflevering. Hvis du også har sat flueben i Opfyld reservation, vil der desuden blive udskrevet reserveringsnoter for materialer, som opfylder reservationer. Det er muligt at fravælge udskrift af kvittering/reserveringsnote, hvis sådanne ikke ønskes. 47 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

49 Figur 26: Aflevering af materialet Harry Potter og Flammernes Pokal, hvor du kan se den pågældende låner ikke længere har nogen udlån. Transitnote Når et modtaget materiale skal transporteres fra en filial til en anden, printes en transitnote. Transitnoten bliver printet i følgende tilfælde: Hvis et ikke-flydende materiale bliver afleveret i en anden filial end dets hjemmefilial. Hvis et flydende materiale bliver afleveret i en filial, som ikke er omfattet af materialets flydegruppe. Hvis et materiale er reserveret og skal afhentes på en anden filial. Hvis et materiale er blevet købt og modtaget på en filial, men skal sendes til en anden filial. Hjemkaldelse og påmindelse Cicero kan sende beskeder til lånere, om at afleveringsfristen på materialer nærmer sig. I F7Serveropsætning kan du bestemme, hvor mange dage før afleveringsdatoen at denne besked skal sendes. Det gøres i parameteret Dage før afleveringsfrist at notifikation sendes. Hvis lånere, af den ene eller grund, ikke afleverer materialer til tiden, sender Cicero også en besked til låneren, om at materialet har overskredet dets afleveringsfrist. Hvor mange dage efter afleveringsdatoen denne besked skal sendes, defineres også i Serveropsætning. Dette gøres i konfigurationen Dage efter afleveringsfrist at notifikation sendes. Låner Funktion: Find låner 48 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

50 Hovedområde: Cirkulation Fane: Låner Under fanen Låner kan du søge efter en låner eller oprette en ny. Søg låner 1. I søgefeltet Nummer kan du skrive lånernummer, lånerkortnummer, CPRnr., CVR-nr., biblioteksnummer, UNI-login og WAYF-login. Cicero finder selv ud af, om du har skrevet lånernummer, CPR-nr., lånernummer osv. Dette gælder hver gang inputboksen Nummer optræder i Cicero LMS. 2. Søgningen viser resultater på søgekriterierne i en listevisning. Er der ikke søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom. 3. Du kan få vist yderligere oplysninger om en låner ved at dobbeltklikke på denne i tabellen, hvorefter en detaljeside med låneroplysninger vises. Figur 27: Her ses lånerfanen, samt hvordan låneren kan fremsøges på f.eks. navn. Det er muligt at redigere foretrukket sprog flere lånere ad gangen ved at sætte flueben ud for dem og klikke på Rediger. Print liste af lånere med stregkoder For at printe en liste med alle elever i en klasse skal du gøre følgende: 1. Fremsøg lånere, f.eks. via klassens lånergruppe. 2. Klik på knappen Print og eksporter. Printet vil som standard indeholde følgende informationer: Navn, lånernummer, stregkode, adresse, postnummer og by, telefon og of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

51 Ønskes der at printe en liste, hvor stregkoder står tæt op ad hinanden, skal du inde i F7Serveropsætning erstatte koden i Låner, HTML-printskabelon for lånerliste med en anden kode. Den kode, den skal erstattes med kan findes bagerst i brugermanualen i Appendix A. Ønskes det i stedet at printe en liste kun med stregkode og lånernavn, kan man erstatte koden med koden i Appendix B. Opret låner 1. For at oprette en låner skal du klikke på Opret låner ikonet, og detaljesiden åbner. 2. Vælg lånertypen: person, virksomhed, bibliotek eller gruppe. Typen Gruppe kan benyttes til institutioner, som klasselåner eller til læsegrupper der ønsker at have en ansvarlig kontakt person der kan stå for udlån til gruppen. Typen kan ikke ændres efterfølgende. Ved oprettelse af virksomhedslåner skal der også vælges type. Dette gøres i feltet Type". For virksomhedslånere af typen Privat kan der sendes til inkasso, men ikke de øvrige typer. 3. Udfyld alle relevante felter for låneren; kontaktoplysninger, lånergruppe tilhørsfilial og kommune. Sæt også notifikationsmuligheder for låneren, læs herom i afsnit Under navn kan man tilføje en værge, der pt. blot er en information til bibliotekaren om, at låneren har en værge. En angivet værge har lige nu ingen funktionalitet i forhold til beskeder eller lignende. Du kan også angive foretrukket sprog anvendt i print og notifikationer til låneren. Vælges der intet sprog, så anvendes dansk. 4. Angiv lånerkort/låner-id under Brugerid. Vælg type, status, og angiv enten cpr-nummer, lånerkort-nr., WAYF eller UNI-login brugernavn. Angiv eventuelt en pinkode, denne bruges både til lånerkort og sundhedskort. 5. Klik på knappen Opret låner. Låner er nu oprettet og klar til udlån m.v. 50 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

52 Figur 28. Lånere kan oprettes fra lånerfanen ved at klikke på Opret låner ikonet. Opret-formularen vises i en detaljeside, hvor brugeren skal udfylde alle obligatoriske felter. Sæt fraværsperiode for låner En låner kan markeres som fraværende for en periode eller på ubestemt tid. 1. Fremsøg låneren, der skal sættes en fraværsperiode for. 2. Dobbeltklik på den ønskede låner for at åbne detaljesiden. 3. Vælg datoerne ud for Fraværsperiode. Fraværsperioden kan være åben i begge ender. Det vil sige der kan angives en start- og/eller slutdato. 4. I perioden hvor låneren er fraværende, vil det betyde følgende: a. På reservationskøen i en bibliografisk post vises ud for låneren. i. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen. b. På pluklisten vil vedkommendes reserverede materialer blive udeladt. c. Særligt for Biblioteket Kommer-lånere: i. Ved fremsøgning af en låner på F2Biblioteket Kommer vil låneren være markeret med. ii. På rutevisningen vil låneren være markeret med låneren udelades fra kørelisten., og 51 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

53 Figur 29: Detaljesiden for en låner, hvor fraværsperiode kan sættes. Slet låner 1. Først fremsøges låneren, som ønskes slettet. 2. Dobbeltklik på den ønskede låner, så lånerstatus for låneren vises. 3. Tryk på knappen Slet. a. Hvis sletningen fortrydes tryk på knappen Nej i dialogvinduet Bekræft sletning. b. Hvis brugeren stadig ønskes slettet tryk knappen Ja i dialogvinduet Bekræft sletning. En låner kan ikke slettes, hvis et af følgende kriterier er opfyldt: Låner har aktivt mellemværende. Låner har aktive materialelån eller fjernlån. Låner har en booking med aktive materialelån. Hvis en låner, der opfylder et af ovenstående kriterier, forsøges slettet, vises et dialogvindue, der forklarer, hvorfor låneren ikke kan slettes. 52 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

54 Figur 30: Lånere kan slettes fra lånerstatus ved at klikke på Slet knappen, hvorefter brugeren vil blive spurgt, om brugeren er sikker på at ville slette låneren. Lånerstatus I lånerstatus vises detaljer om en låner. Lånerstatus kan vises ved: At dobbelt-klikke på en fremsøgt låner i søgningstabellen. At klikke på brugernes navn, som står over tabellen, ved udlån/aflevering eller reservation. Ved klik på f.eks. Udlånte -tallet hoppes der direkte til Udlån fanen. Når låner er søgt frem, er der følgende valgmuligheder: For at se stamdata for låneren vælges fanen Låner. For at se udlån for låneren vælges fanen Udlån. For at se reservationer for låneren vælges fanen Reservationer. For at se gebyrer for låneren vælges fanen Mellemværende. For at se beskeder sendt til låneren vælges fanen Beskeder. 53 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

55 Figur 31: Lånerstatus viser detaljer om en låner. De forskellige informationer tilknyttet låner er opdelt i faner. Indholdet af Låner -fanen er afhængigt af, hvilken lånertype der vises. F.eks. vil en virksomhed have andre stamdata end en låner af typen person. Lånerfanen 1. På Låner -fanen vises lånerens stamdata. 2. Foretag ændringer til stamdata og tryk derefter Gem. 3. Hvis der er angivet ugyldig information, f.eks. for få cifre i personnummeret, vises der en fejlbesked, og der kan ikke gemmes. For at annullere ændringerne, tryk på Annuller. 4. Lånerens status kan printes på lånerdetaljesiden ved at klikke på Print lånerstatus. Ved print af lånerens status samles en liste over lånerens navn, låner nr., lån, reservationer og gebyrer. Udlånsfanen På Udlån -fanen vises de materialer, der er udlånt til låneren, og hvor antallet af udlån vises i fanes titel. F.eks. betyder Udlån (9), at der er ni udlån. Fra Udlån fanen kan du desuden forny materialer eller sætte dem i bero. Endvidere viser danne fane også en oversigt over materialer afleveret inden for de sidste 30 dage. 54 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

56 1. Materialer, der har overskredet afleveringsfristen, vises med et i Afleveringsfrist kolonnen. 2. For at forny et eller flere udlån skal de først markeres. Tryk derefter Forny valgte. For at forny alle udlån trykkes Forny alle. a. Hvis udlånene fornys, vises der meddelelse herom, og der vises et succes -ikon. Afleveringsfrist -kolonnen opdateres og viser den nye afleveringsfrist. b. Hvis udlånet ikke kan fornys, vises begrundelsen for afvisning i en besked, der tilgås ved at føre musen over. Begrundelse for manglende fornyelse kunne være, at materialet er reserveret, eller at det har været fornyet det maksimale antal gange. c. Hvis et udlån ikke kan fornyes, og du har rettighed til at overskrive, kan du gennemtvinge fornyelsen. Det gøres ved at markere de materialer, der ikke kunne fornys og derefter trykke på Gennemtving fornyelse. 3. For at sætte et udlån i bero skal et udlån vælges og efterfølgende trykkes Sæt i bero. Der skal nu indtastes eller vælges en ny afleveringsfrist. Klik OK, og applikationen opdaterer udlånet med den nye afleveringsfrist og kvitterer med besked om, at udlånet er sat i bero, og udlånet får status Sat i bero. Er der aktive reservationer på det lånte materiale (reserveringer på materialenummeret), gives besked i en pop-up. 55 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

57 Figur 32: Udlånsfanen giver et overblik over en låners udlån. Det er muligt at forny udlån fra denne fane og sætte udlån i bero. Reservationsfanen I fanens titel vises antallet af de reservationer, der er klar til afhentning i parentes. På reservationer klar til afhentning vises: forfatter, titel, materialenummer, faustnummer, reservationstype, afhentningssted, sidste afhentningsdato og afhentningsnummer. Antallet af aktive reservationer vises under kolonnen med reservationer klar til afhentning, hvilket ses på Figur 33. På de aktive reservationer får du oplysninger om: forfatter, titel, materialenummer (hvis det er en reservation på et enkelt materiale), faustnummer, reservationstype, afhentningssted, dato for oprettelsen af reservationen, interessedato og nummer i reservationskøen. 56 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

58 Figur 33: Reservationsfanen viser oversigt over låners reservationer. Nederste tabel indeholder alle lånerens reservationer. Øverste tabel viser de reservationer, der er klar til lånerens afhentning. Du kan slette reservationer ved at klikke på krydset. Både reservationer klar til afhentning og aktive reservationer kan slettes. Den reservation, der ønskes slettet, skal være markeret. Disse handlinger kan fortrydes, da ændringerne først træder i kraft, når du klikker på Gem knappen. På de aktive reservationer kan interessedatoen ændres enten ved at ændre datoen manuelt i feltet eller ved at bruge kalenderen til højre for det. Mellemværendefanen På Mellemværende vises de mellemværender, som låneren har. Tallet, der vises i fanens titel, angiver det samlede beløb, der skyldes. F.eks. betyder Mellemværende (kr. 120,00), at låneren samlet skylder kr. 120,00. Et mellemværende kan være tilknyttet mange materialer. Information om disse materialer kan ses ved at holde musen over kolonnerne Forfatter og Titel. Se afsnit for flere informationer om mellemværende. I kolonnen Status kan du se gebyrets/erstatningens status. Applikationen opretter selv gebyrer ved for sent afleverede materialer og erstatninger ved en prædetermineret overskridelse af afleveringsfristen. Det er 57 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

59 også muligt manuelt at oprette gebyrer og erstatninger ved at klikke på ikonerne. Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved at markere en række i tabellen og derefter klikke Rediger. På mellemværender kan der ses detaljer om mellemværendet og eventuelle tilknyttede lån ved at klikke på et mellemværendet. Et gebyr eller en erstatning kan annulleres ved at markere en række i tabellen og derefter klikke Annuller. Når et gebyr/en erstatning annulleres, vil det ikke blive regnet med i lånerens samlede skyldige beløb. Figur 34: Mellemværende i tabellen viser lånerens mellemværende. Mellemværende Låner kan have et økonomisk mellemværende med biblioteket i form af gebyrer eller erstatninger. I det følgende er det beskrevet, hvordan mellemværende oprettes og håndteres i Cicero. 58 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

60 Figur 35: Eksempelvisning af låners mellemværende. Tilskrivning af gebyr Tilskrivning af gebyr vil ske i følgende situationer: Ved aflevering af et materiale, hvor afleveringen sker efter lånets afleveringsfrist. Ved fornyelse af et materiale, hvor fornyelsen foretages efter lånets afleveringsfrist. Det er en fornyelse, hvis et materiale udlånes til en låner, der allerede har lånt materialet. Ved bero-sætning af et lån, hvor bero-sætningen foretages efter lånets afleveringsfrist. Ved manuel oprettelse i Mellemværende -fanen. Hvis materialet ikke afleveres inden for den lokalt angivne periode, tilskrives gebyr af det natlige job sammen med oprettelsen af erstatning. Materialet anses for tabt, når lånets afleveringsfrist er overskredet med et konfigureret antal dage (konfigureres pr. biblioteksvæsen). Hvis en låner er fritaget for erstatning, vil der hverken blive oprettet gebyr eller erstatning af det natlige job for denne låner. Er låneren fritaget for gebyr, vil erstatningen blive oprettet, men ikke gebyret. Tilskrevne gebyr kan brugeren se på fanen Mellemværende. Beregning af gebyr er baseret på takster, der er konfigureret pr. bibliotek. I beregningen indgår lånerens alder og det antal dage, afleveringen eller fornyelsen har overskredet udlånets afleveringsfrist. Gebyrtakster kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder læses fra lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukendt, bruger systemet 12 år som alder. Ønsker du at oprette gebyr til andre end personlånere, skal det gøres manuelt på Mellemværende -fanen. 59 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

61 En låner kan være fritaget fra at få tilskrevet gebyr. Hvis en låner er direkte eller indirekte tilknyttet en lånergruppe, der er fritaget for gebyr, bliver der ikke automatisk tilskrevet gebyr. Med indirekte henvises til, at en lånergruppe arver egenskaber fra overliggende lånergrupper. Selvom en låner er fritaget for gebyr, kan brugeren stadig manuelt oprette et gebyr på låneren. Et tilskrevet gebyr stiger ikke automatisk. Skal der ændres i gebyret, skal brugeren manuelt rette dets beløb. Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender. Det er en manuel arbejdsgang, der udføres fra F5Mellemværende. Se afsnit for mere information om rykkere. Oprettelse af erstatning Oprettelse af erstatning sker i følgende situationer: Ved manuel oprettelse. Hvis et materiale ikke afleveres inden for en lokalt angivet periode, oprettes erstatning af det natlige job. Systemet opretter også et gebyr på dette tidspunkt (se forrige afsnit for informationer om gebyret). I en erstatning indgår to beløb: Materialepris og håndteringsomkostninger. Materialeprisen hentes fra det lånte materiale, hvis der ikke forefindes nogen materialepris på materialet, vil der ud fra opsætningen i F6Standardpriser (se afsnit 11.7) blive tildelt en materialepris via standardpriser. Håndteringsomkostningerne hentes fra konfigurationen. Håndteringsomkostning konfigureres pr. biblioteksvæsen. Materialeprisen og håndteringsomkostninger hentes ved oprettelse af erstatningen, men kan ændres efterfølgende. Alle typer af lånere vil få oprettet erstatning, medmindre de er med i en lånergruppe, som er fritaget for erstatninger. Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender. Dette er en manuel arbejdsgang, der udføres fra F5Mellemværende, hvilket er beskrevet i nedenstående afsnit. Manuel oprettelse af mellemværende Manuel oprettelse af gebyr og erstatning: 1. Fremsøg en låner. 2. Naviger til Mellemværende -fanen. 3. Klik på enten eller. Udover beløb og materialeoplysninger vedrørende et mellemværende, kan der både gemmes en note til låneren og en note til intern brug. Note til låner anvendes i saldoopgørelse, rykkere til låneren og som tekst på bevægelser på konto, når mellemværende betales. Den interne note sendes ikke til låner og kan kun ses på det pågældende mellemværende. Ved oprettelse og redigering af en erstatning kan materialepris og håndteringsomkostninger hentes automatisk eller ved klik på knappen. Ved manuel oprettelse af et gebyr eller en erstatning med materialenummer skaber systemet en relation til det seneste aktive udlån, låneren må have af 60 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

62 materialet. Oprettelse af erstatning forhindres hvis låneren allerede har en aktiv erstatning på materialet. Det er ikke muligt at redigere materialenummer på en erstatning der har relation til et udlån. Når en erstatning tilknyttes udlånet har det de fordele at erstatningen annulleres ved aflevering af materialet og at udlånet opdateres ved håndteringen af erstatningen. Endelig har det den fordel at udlånet skifter til den rigtige tilstand. Bemærk: I en situation hvor man ønsker at markere et materiale Bortkommet og oprette en erstatning (inden erstatnings jobbet gør det automatisk), anbefales det at oprette en manuel erstatning, som alternativ til først at markere materialet Bortkommet og efterfølgende oprette en erstatning. Manuel annullering af gebyr og erstatning Gebyrer og erstatninger på låneren i Mellemværende -fanen kan annulleres ved at markere et gebyr eller erstatning og trykke på Annullér. Status-kolonnen for det markerede vil nu blive opdateret til Annulleret. Igangsætning af erstatningsforløb Cicero igangsætter automatisk et erstatningsforløb for tabt materiale, når et udlån har passeret afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage. Den beregnede erstatning er en sum af materialepris og håndteringsomkostninger. Materialeprisen hentes fra materialet, og håndteringsomkostningerne hentes fra konfigurationen. Når en erstatning oprettes automatisk sættes dets status til bortkommetikke betalt. Når et materiale er sat som bortkommet-ikke betalt, vil det optræde på lånerens udlånsliste, men ikke kunne lånes til andre lånere. Automatisk annullering af erstatning Ved aflevering af et materiale, annulleres den erstatning der måtte være oprettet automatisk på det. Annullering betyder, at erstatningen stadig kan ses under lånerstatus, men at erstatningssummen nulstilles. Applikationen gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres. Betaling af mellemværende Når en låner betaler mellemværender til en ansat, kan den ansatte vælge mellem hel eller delvis betaling af mellemværendet eller fuld betaling af alle lånerens mellemværender. Hvis der betales delvist, vil Cicero vælge at betale de ældste mellemværender først. Betaling foregår på lånerens Mellemværende fane: 1. Markér et mellemværende og tryk på Betal -knappen. 2. Vælg mellem betal markerede eller betal alle mellemværender. 3. Vil man printe en kvittering, kan man vælge det til med checkboksen (Figur 36). Herefter vil en kvittering blive udskrevet, når betalingen gennemføres ved at trykke på OK -knappen. I tilfælde af at en printer ikke er tilknyttet, vil kvitteringen kunne gemmes som en HTML-fil. 4. Hvis checkboksen Foretag betaling i ØS er markeret, bliver betalingen overført til økonomisystemet. Er der allerede foretaget en betaling, skal markeringen fjernes, inden du trykker OK. 61 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

63 5. Hvis regningsnummeret er markeret med, bliver betalingen ikke automatisk overført til økonomisystemet. Det skyldes, at regningen er konverteret, og at status for regningen i økonomisystemet manuelt skal kontrolleres. Ved betaling opretter applikationen en transaktion med betalingen på en gebyrkonto eller erstatningskonto som konfigureret. Figur 36: Under betalingen kan kvittering vælges fra og til. Fortryd seneste betaling Ved fejlregistreret betaling (hel- eller delvis), f.eks. hvis den ansatte har registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan betale, kan den ansatte fortryde seneste betaling. Denne funktion skal ikke forveksles med funktionen Tilbagebetal erstatning, som anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis f.eks. vedkommende afleverer en bog efter at have betalt en erstatning for den. Når betalingen registreres, opretter applikationen en transaktion på en konto. Fortrydes betalingen, opretter applikationen endnu en transaktion for at modregne beløbet på samme konto. Se afsnit 6.8. Tilbagebetal erstatning Når et materiale, der er oprettet en erstatning på, alligevel bliver afleveret, og der allerede er blevet registreret en betaling herpå, kan brugeren tilbagebetale det 62 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

64 betalte beløb. Dette gøres ved at markere erstatningen, og trykke på knappen Tilbagebetal erst.. Denne proces afleverer ikke materialet automatisk. Da erstatningen blev betalt, oprettede applikationen en transaktion på det betalte beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter applikationen endnu en transaktion på samme konto for at modregne. Blokering af låner pga. mellemværende I konfigurationen kan der sættes en maksimalt tilladt gældsgrænse for lånere og en grænse for, hvornår lånere igen får fjernet deres blokering ved konfigurationen Bagatelgrænse for låners gebyrer i kr.. Blokering kan aktiveres og deaktiveres på et bibliotek med konfigurationen Blokering af låner. Der er to gældsgrænser: Beløb for blokering af låner i kr. Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr.. Blokering sker, hvis lånerens samlede gebyrer overstiger Beløb for blokering af låner i kr. og kun ved afsendelse af saldoopgørelse til låneren. Årsagen er, at låneren skal have et varsel om blokeringen og i saldoopgørelsen vil stå en frist; En dato beregnet som dags dato plus f.eks. otte dage. Fristen konfigureres pr. bibliotek, i Blokeringsvarsel i dage. Betaler låneren sit mellemværende inden fristen, så det skyldige beløb kommer under gældsgrænsen Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr., ophæves blokeringen. Hvis dette ikke sker inden den varslede dag, bliver låneren forhindret i at foretage yderligere lån og reservationer. Annullering af gebyr og redigering af gebyrbeløb vil ligeledes kunne fjerne blokeringen. Bemærk, at det kun er summen af lånerens gebyrer, der har indflydelse på blokering og fjernelse af blokering. Erstatninger har ikke betydning i denne sammenhæng. Konfiguration I beregning af gebyr indgår takster baseret på lånerens alder og det antal dage, hvormed lånet har overskredet afleveringsfristen. Denne oplysning læses fra konfigurationen og er konfigureret pr. biblioteksvæsen. I beregningen af erstatningssum indgår materialets pris, som læses fra materialets oplysninger i Cicero og en håndteringsomkostning, som læses fra konfigurationen. I konfigurationen er der også et parameter, der fortæller, hvor længe efter afleveringsfristen, at erstatning skal igangsættes. Denne konfiguration ligger sammen med konfigurationen for gebyrer og er således også pr. biblioteksvæsen. I blokering og fjernelse af blokering af låner indgår to beløb. Beløbsgrænsen for hvornår låner bliver blokeret og beløbsgrænsen for, hvornår låner ikke længere er blokeret og igen kan låne og reservere. Beskeder sendt til låneren Under Besked -fanen på en låner, er det muligt at se de beskeder, der er blevet sendt til låneren fra biblioteket. Dette dækker over sms, og digital post. Her er det er muligt at se det originale afsendertidspunkt, og hvornår beskeden har skiftet til den nuværende status, altså det ændrede tidspunkt. De forskellige 63 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

65 beskeder kan sorteres efter kategori. Der er mulighed for at se dato og tid for, hvornår beskeden blev sendt. Samtidig er der en status, som viser, om beskeden er sendt, afventer eller er fejlet. Bemærk, at selve beskeden efter 30 dage ikke vises længere grundet loven om anonymisering. Beskeder, som ikke kan sendes digitalt til låneren, enten fordi de fejler, eller fordi låneren ikke er tilmeldt digitalt post, kan ses og administreres i hovedområdet Lister under fanen Beskedkø. Læs mere i afsnit 9.3 om rykkerlister til lånergrupper. Beskederne kan printes ved at anvende knappen Print valgte. Figur 37: Under beskeder fanen kan de beskeder en låner er blevet tilsendt ses og printes. Notifikationsmuligheder hos låneren Lånerens foretrukne notifikationstype defineres inde på lånerens detaljeside. Notifikationer kan sendes som sms, og digital post, og vælges ved at give telefonnummeret og adressen en bestemt type, nemlig den hvor der står (notif). Når denne type er valgt, sættes automatisk et flueben i tjekboksene nederst. Du kan kun fjerne fluebenet ved at ændre typen og altså ikke ved at klikke på boksen. Hvis låneren er tilmeldt digital post, og det ønskes, at biblioteket skal anvende denne, skal der sættes flueben ud for digital post. Bemærk, at saldoopgørelser og rykkere bliver sendt til digital, selv om digital post ikke er sat som lånerens notifikationsmulighed. Notifikationerne bruges til at kontakte låneren, hvis eksempelvis et reserveret materiale er klar til afhentning eller et materiale snart skal afleveres. 64 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

66 Bemærk! Saldoopgørelser og rykkere vil altid blive sendt via digital post uanset om digital post er valgt som foretrukken notifikationstype. Figur 38: På en låners side kan der igennem dropdown-menuerne vælges, hvilke notifikationsmuligheder der skal slås til. I F7Serveropsætning kan du finde indstillingerne for, hvilke typer af beskeder/notifikationer du ønsker at sende til lånere generelt. Disse kan ændres ved at skrive den eller de værdier, du ønsker at sende til f.eks. [" ","SMS"]. Ydermere afhænger dette af lånerens primære notifikationsvalg, som beskrevet ovenfor. Oversigt over de notifikationstyper, der sendes til låneren: Område Type Beskrivelse Låner SMS, , digital post Velkomst til ny låner Udlån SMS, , digital post Udlånskvittering Aflevering SMS, , digital post Materialelån skal snart afleveres Aflevering SMS, , digital post Afleveringsfrist overskredet, hjemkaldelse af materialet Aflevering SMS, , digital post Materiale er afleveret 65 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

67 Reservation SMS, , digital post Reservation udløbet Reservation SMS, , digital post Reservation slettet Reservation SMS, , digital post Materialelån klar til afhentning ved skranke Reservation SMS, , digital post Materiale klar til afhentning til brug i læsesal Reservation SMS, , digital post Materiale klar til afhentning Booking SMS, , digital post Låner ændres på booking Booking SMS, , digital post Booking slettes Booking SMS, , digital post Booking går fra aktiv til proces Booking SMS, , digital post Booking afvist Mellemværende Digital post Saldoopgørelse Mellemværende Digital post 1. rykker Mellemværende Digital post 2. rykker Mellemværende Digital post 3. rykker Fjernlån SMS, , digital post Fjernlån kan ikke fornyes Fjernlån SMS, , digital post Materiale kan ikke skaffes Fjernlån SMS, , digital post Fjernlån kan ikke fornyes Blokér låner Som beskrevet i afsnit kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis den samlede gæld overstiger den angivne maximumværdi. Endvidere kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis de indtaster en forkert pinkode på selvbetjeningsautomaterne. Dette skal dog sættes op på automaten. En låner bliver også blokeret, hvis CPR-registreret oplyser, at den pågældende låner er død. Derudover er det også muligt manuelt at blokere lånere, hvilket er beskrevet senere i dette afsnit. Der er seks blokeringsgrunde: Afdød Blokeret af selvbetjeningsautomaten (automatisk). Forlænget udelukkelse. Gebyrgrænse overskredet (automatisk). Selvoprettet på web. Stjålet. Udelukket. 66 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

68 For manuelt at blokere en låner skal du fremsøge låneren og åbne detaljevisningen: 1. Angiv blokeringsdato oppe i højre hjørne. 2. Vælg blokeringsårsag i dropdown menuen. 3. Afslut ved at klikke gem. For at fjerne en blokering skal du slette blokeringsdatoen og klikke gem. Herefter vil låneren kunne låne bøger igen. Den automatiske blokering ved overskridelse af gældsgrænse bliver automatisk fjernet, når låner betaler sin gæld. Biblioteket Kommer Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen. For at tilføje en låner til Biblioteket Kommer, skal du åbne detaljevisningen for låneren. Under Biblioteket Kommer vælges Deltager i ordning. Herefter får du mulighed for at udfylde Biblioteket Kommer-oplysninger for låneren. Udfyld ansvarlig bibliotekar, rute, kørselsnote og interesseområde. For at en bibliotekar kan sættes som ansvarlig, skal vedkommende have tildelt rettigheden Biblioteket Kommer-ansvarlig. Hvis Biblioteket Kommer-lånere skal have en længere udlånsperiode end andre lånere, bør der oprettes en ny udlånsprofil, hvor udlånsperioden specificeres. Udlånsprofilen tilføjes alle de materialegrupper, som Biblioteket Kommer-lånere må anvende. Til denne udlånsprofil knyttes en lånergruppe f.eks. kaldet Biblioteket Kommer. Læs mere under afsnit 10.3 om materialegrupper og udlånsprofiler. Figur 39: Tilføj låner til Biblioteket Kommer-ordning. 67 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

69 Opsætning af ruter til Biblioteket Kommer For at oprette og redigere ruter i Cicero, skal du som bruger have rettigheden Biblioteket Kommer Opret og rediger. 1. Åbn F6RuterBiblioteket kommer. 2. For at oprette rute klik på eller klik på en eksisterende rute i tabellen for at redigere en rute. Figur 40: Håndtering af ruter for Biblioteket Kommer. 3. Udfyld navn samt beskrivelse. Du har mulighed for at tilføje køredage til ruten ved at klikke på i tabellen Køredage og vælge en dato. 4. Tilføj lånere til ruten ved at klikke på i tabellen Lånere. Derefter åbnes et vindue hvor du kan fremsøge lånere. 68 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

70 Figur 41: Tilføj lånere til en rute. Lånere og køredage kan slettes fra ruten ved at klikke på under hver af de to tabeller. Det er muligt at placere Biblioteket Kommer-lånere på ruten i en foretrukket rækkefølge ved at flytte de enkelte lånere op og ned med lånertabellen. i Print lister til Biblioteket Kommer Rute (køreseddel) 1. Gå til F6RuterBiblioteket Kommer. 2. Åbn den rute, du vil printe. 3. Klik på knappen Print og eksporter og vælg det ønskede format. Der udskrives nu en køreliste til chaufføren, som foruden navn, adresse og telefonnummer på lånerne, indeholder leveringsnote og navn på den ansvarlige bibliotekar for hver låner. Hvis en låner på ruten er fraværende på det tidspunkt, hvor kørelisten udskrives, bliver vedkommende udeladt på udskriften. Liste over en låners tidligere lån 1. Gå til F2 -> låner og fremsøg låneren på normal vis. 2. Åbn detaljevisningen. 3. Vælg Print lånerstatus For Biblioteket Kommer-lånere indeholder dette print også lånerens tidligere lån. Det er muligt at angive, hvor længe oplysninger gemmes før de anonymiseres for Biblioteket Kommer-lånere. Se afsnit om anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata. Liste over Biblioteket Kommer-lånere 1. Gå til F2 -> Biblioteket Kommer. 2. Klik på pilen for at fremsøge en låner. 69 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

71 Herefter vises en pop-up. 3. Fremsøg de lånere, du vil udskrive. Du kan få vist en liste over alle Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og trykke på søg. 4. Klik på Print og eksporter og vælg det ønskede format. Figur 42: Print alle Biblioteket Kommer-lånere. Find og reserver materialer Gå til F2Biblioteket Kommer. Fremsøg den låner, du vil finde materialer til. Når du har valgt en låner, vil søgeområdet være aktivt, og lånerens navn fremgår længst til højre for søgefeltet. Nu kan du fremsøge materialer som vanligt. Af tabellen vil det fremgå, hvis et materiale tidligere har været udlånt til den valgte låner. Dette vises med en advarselstrekant i tabellen. Materialet kan dog stadig reserveres til låneren. Når du har indtastet et CQL-søgeudtryk, har du mulighed for at gemme det ved at klikke på knappen placeret ude til højre i søgefeltet. Søgningen gemmes kun for den valgte Biblioteket Kommer-låner, hvilket gør det således muligt at gemme søgekriterier, der afspejler den enkelte låners interesser. 70 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

72 Figur 43: Gem søgning for denne låner. Når du klikker på tilføj til reservation, vil den valgte låner automatisk blive tilknyttet reservationskurven. Udlån Du udlåner materialer til Biblioteket Kommer-lånere på normal vis. Du vil imidlertid blive gjort opmærksom, hvis du er ved at udlåne et materiale til en låner, som tidligere har lånt materialet. Dette vises med en advarselstrekant. Du har dog mulighed for at gennemtvinge udlånet, hvis du alligevel ønsker at udlåne materialet til låneren. Ønsker du, at materialer skal autoudlånes til Biblioteket Kommer-lånere, bør du oprette en lånergruppe for disse og vælge Autoudlån. Du skal dog være opmærksom på, at såfremt låneren tidligere har lånt materialet, vil autoudlånet fejle. I denne situation skal materialet derved manuelt udlånes. 71 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

73 Figur 44: Denne Biblioteket Kommer-låner har tidligere lånt det valgte materiale. Sæt fraværsperiode for låner Alle lånere kan markeres som fraværende for en periode. Dette gøres ved at gå til F2låner og åbne detaljesiden for en låner. Vælg datoerne ud for Fraværsperiode. Hvis en Biblioteket Kommer-låner er fraværende, vil det fremgå følgende steder: På rutevisningen: Følgende vises ud for låneren. Låneren bliver herefter udeladt fra kørelisten, der udskrives. På reservationskøen i en bibliografisk post: Følgende vises ud for låneren. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen. Ved fremsøgning af en låner under F2Biblioteket Kommer vil fraværende lånere være markeret med. Et materiale vil ikke fremgå af pluklisten, hvis reservationen tilhører en fraværende Biblioteket Kommer-låner. 72 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

74 Figur 45: Rutevisning, hvor en låner er fraværende for en periode. 73 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

75 6 Accession Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i hovedområdet Accession. Området er dedikeret til anskaffelse, indkøb og modtagelse af nye materialer. Det er her, du fremsøger bibliografiske poster på materialer biblioteket allerede har beholdning på - dette foregår primært med henblik på at anskaffe sig yderligere eksemplarer eller indkøbe eksemplarer af helt nye materialer. Det er også i dette område, at du kan tilgå ugens materialevalgslister og foretage gennemsyn af listerne samt oprette bestillinger af materialerne. Materialerne bestilles herefter direkte hos leverandøren via det elektroniske EditX-samarbejde. Vær opmærksom på at abonnement for periodika beskrives særskilt i kapitel Søgning Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste Hovedområde: Accession Fane: Søgning For at kunne foretage materialevalg søges der efter de bibliografiske poster, der ønskes tilføjet til en materialevalgsliste. Der kan søges enten via CQL i Søg bibliografisk post eller på antal reservationer i Søg efter antal reservationer. Søg bibliografisk post Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste Hovedområde: Accession Fane: Søgning Underområde: Søg bibliografisk post Søgningen foretages med en CQL-søgning under fanen Søgning, som vist i Figur 46. Her er der søgt på udtrykket ti= Da Vinci. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den også returnerer resultater, du ikke har beholdning på. Man kan også vælge at søge med beholdning. Det er muligt at søge ud fra sin egen ugeliste fra dansk bogfortegnelse ved at taste: kk=dbf<årstal><ugenr> Hvis du har behov for at søge efter flere uger, kan søgeudtrykket se således ud: kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr>. Skal der kun søges skolerelevant materiale, skal udtrykket se således ud: kk=dbf<årstal><ugenr> AND sf=s 74 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

76 Figur 46: Her viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQL-søgefeltet. En bibliografisk post er valgt og kan tilføjes til materialevalgslisten. 1. Foretag en CQL-søgning. Resultatet af søgningen vises nu i tabellen. 2. Vælge de poster fra tabellen, som du ønsker at tilføje til en materialevalgsliste ved at markere dem med klik i checkboksen yderst til venstre i listevisningen. 3. Vælg den materialevalgsliste, du vil tilføje poster til. (Vælg mellem mulighederne i dropdown-menuen til venstre for knappen Tilføj til materialevalgsliste ). 4. Når du har valgt en materialevalgsliste, er knappen Tilføj til materialevalgsliste aktiv. 5. Klik på Tilføj til materialevalgsliste for at føje de valgte poster til materialevalgslisten. 6. Der kan foretages nye søgninger og tilføjes nye poster til en liste, så længe den ikke er afsendt som ordre og har status åben. Du kan også vælge at oprette en ny liste. 1. Klik på Opret liste til højre for søgemenuen (se Figur 46). 2. En fly-in vises (se Figur 47), og der indtastes et passende navn til listen. 3. Klik derefter Gem. Klik på Annuller, hvis du fortryder oprettelsen. Det er muligt at knytte en bestemt filial til listen via en filial-dropdown. Dette er frivilligt, og denne filial-dropdown må gerne være tom, når du gemmer. Desuden kan du knytte en deadline til materialevalgslisten. Denne er udelukkende til information omkring forventet deadline og kan eksempelvis bruges, hvis flere skoler bestiller materialer sammen. Selv om deadline på listen overskrides, har det ikke konsekvenser for materialevalgslisten, og du kan godt arbejde videre med din liste på trods af overskridelse af den påsatte deadline. Det er muligt at redigere en allerede oprettet liste samt at kopiere listen til udvalgte filialer. Se afsnit 6.2 for mere om dette. 75 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

77 Figur 47: Sådan oprettes en materialevalgsliste, som du kan tilføje bibliografiske poster til. Navn er obligatorisk ved oprettelse af materialevalgslisten, hvorimod filial og deadline er frivilligt at tilføje. Søg efter antal reservationer Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste Hovedområde: Accession Fane: Søgning Underområde: Søg efter antal reservationer Man kan også fremsøge poster, der opfylder at have et minimum antal nuværende reservationer. Figur 48 Søgning efter minimum antal reservationer. Materialevalg Funktion: Bestilling af materialer Hovedområde: Accession Fane: Materialevalg For at foretage materialevalg åbnes fanen Materialevalg. For at vælge en materialevalgsliste skal du gøre følgende: 1. I Status vælg Åben eller Lukket. 76 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

78 a. Vælg Åben for at se på de lister, der endnu ikke er afsendt som ordrer. b. Vælg Lukket for at se på de lister, hvor listerne er afsendt som ordrer. 2. Dernæst skal du vælge, hvilken periode du ønsker at se listerne for. a. Perioden er baseret på oprettelsesdatoen. Dette vil sige datoen, hvor den pågældende er liste er oprettet første gang. Hvis listen efterfølgende bliver opdateret, er oprettelsesdatoen således stadig datoen, hvor listen blev oprettet første gang. 3. Klik på. 4. Herefter kan du vælge den liste, du er interesseret i feltet Ønskes det at generere nye eller opdatere lister fra DBC, gøres dette ved at klikke på og vælge de uger, der skal generes/opdateres lister til. Disse liste kan opsættes i F6Materialevalgslister (se afsnit 10.7Error! Reference source not found.). Når listen er valgt, vises posterne i en listevisning (se Figur 49). Materialevalgslister kan også modtages gennem og web interface.. Figur 49: Her er valgt en materialevalgsliste kaldet Skønlitteratur med status åben, som er oprettet indenfor den valgte periode. Bemærk at i materialevalgslistens overskrift kan du vælge at se priser fra forskellige leverandører samt filtrere antal og pris på bestillinger pr. filial. 77 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

79 Et konkret brugseksempel kunne være, at du skulle danne en ny liste for den kommende uge. I dette tilfælde skal du starte med at klikke på og vælge den kommende uge i dialogboksen. Herefter skal du sikre dig, at oprettelsesintervallet indeholder den dato, hvor listen originalt blev oprettet, hvilket i dette tilfælde ville være i dag. Derefter klikkes der på kunne findes i. og listen for den kommende uge vil nu I listen er det muligt at slette enkelte eller flere poster ved at markere dem og klikke på i nederste venstre hjørne. Det er muligt at vælge at alle materialer af tidligere udgaver af en bibliografisk post vil blive markeret til kassation ved modtagelsen af ordren. Dette gøres ved at sætte flueben i kolonnen Mark. til kas. ud for en bibliografiske post. Du kan redigere en eksisterende liste ved at trykke på. En fly-in kommer til syne, hvorfra du kan ændre navn, deadline og eventuelt filial, som listen er knyttet til. Fra denne fly-in er det også muligt at kopiere listen til andre filialer eller slette hele listen. Når der genereres nye eller opdateres lister, er det ikke altid muligt at generere/opdatere listerne for eksempel grundet manglende materialer på listerne eller, at opsætningen af listernes skabeloner er forkert. De lister, der ikke kunne genereres/opdateres, vises i en dialogboks, når ugens lister generes/opdateres. De resterende lister for ugen bliver genereret/opdateret trods denne dialogboks. Hent priser For at hente priser til materialerne på listen skal du først vælge have en leverandøraftale og en konto for at håndtere dette. Priserne hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en af følgende: Forventet pris præcis. Faktisk pris. Forlagets nettopris. Forventet prisoverslag. Pris kan ikke oplyses endnu. Kan ikke leveres. Før musen over prisen for at se, hvor længe den er gyldig. Hvis du vælger en anden leverandør og en anden aftale, kan prisen blive en anden. Applikationen henter automatisk en ny pris, når der skiftes leverandør. Bestil materialer For at oprette en bestilling af en bibliografisk post skal du dobbeltklikke på posten i materialevalgslisten. En detaljeside vises, og på fanebladet Bestillingsoplysninger kan du oprette bestillingslinjer. Der kan oprettes linjer, indtil der afsendes ordre, hvormed listen automatisk lukkes. 78 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

80 1. Klik på Opret bestillingslinje i detaljevisningen for at oprette en ny bestillingslinje. 2. Herved fremkommer en skabelon, der udfyldes med relevante oplysninger. a. Under skabelonen er det muligt at vælge en ny leverandør og en ny aftale for det enkelte materiale. Hvis den valgte aftale har en standard økonomikonto, vil denne vælges (hvis kontoen er åben). Hvis det ønskes, kan der dog vælges en anden konto end aftalens standardkonto. b. Prisen vil som udgangspunkt være angivet som den fra hovedsiden valgte leverandørs pris. c. Vælg Manuelt for at angive prisen manuelt. d. Opret bestillingen ved at klikke på knappen Opret. Det bekræftes, at bestillingen er oprettet uden fejl. e. En linje oprettes i tabellen under fanen Bestillingsoplysninger. Her vises udvalgte oplysninger fra de oprettede bestillinger. F.eks. under kolonnen Subtotal vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling. Figur 50: Eksempel på en udfyldt skabelon, der er klar til at blive oprettet. Hvis du gerne vil bestille til mere end en placering, skal du oprette en bestillingslinje per placering, du gerne vil have placeret materialerne på, på den enkelte post. Centralbiblioteker kan endvidere oprette pseudobestillingslinjer her. For at få adgang til at oprette pseudobestillingslinjer, skal det aktiveres i F7Serveropsætning i konfigurationen med parameternavn Tillad ordrer til pseudofilialer. Desuden skal der være oprettet leverandøraftaler for centralbibliotekerne i F7 Leverandører. Læs mere om oprettelse af leverandøraftaler i afsnit of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

81 Udarbejdelsen af materialevalgslisten foregår på normal vis. Det betyder, at titler der ikke findes i basen skal katalogiseres og tilføjes til materialevalgslisten, før der kan oprettes pseudobestillingslinjer. For information om materialevalg se afsnit 6.2. Du kan oprette en pseudobestillingslinje på en materialevalgsliste ved at klikke på og udfylde de påkrævede felter. Koderne der bruges ved filial- og delopstillingsfelterne er aftalt indbyrdes mellem Biblioteksmedier og centralbibliotekerne. Hvis Aalborg eksempelvis bestiller for Gentofte børn, skal kundenummeret for Gentofte børn vælges. Bemærk, at leverandører og kundenumre skal være oprettet i F7Leverandører. Når ordren afsendes, bliver den sendt til den valgte leverandør, som herefter via Valg+ sender ordreforslag til de øvrige centralbiblioteker. Tidligere afsendte pseudoordrer kan ses i F3 Materialevalg ved at vælge den pågældende (lukkede) materialevalgsliste. I kolonnen Antal fremgår i parentes antallet af materialer, der er bestilt som pseudoordrer. Detaljerne for bestillingerne kan ses ved at dobbeltklikke og åbne detaljesiden. Ordreforslag modtages på de øvrige centralbiblioteker som materialevalgslister, der hentes ind ligesom andre materialevalgslister. Herefter skal det enkelte bibliotek afsende ordren på almindelig vis (se evt. afsnit 6.2.5), ligesom modtagelse af materialerne foregår på samme måde som med øvrige materialer. Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten Det er muligt at filtrere på filial på en materialevalgslistes bestillinger, således at du kun ser de bestillinger (antal og pris), som den valgte filial har bestilt (se Figur 49). Alle bibliografiske poster vises stadig på listen, men der står blot 0 i antal og 0,00 kr i subtotal for de bibliografiske poster, som den valgte filial ikke har bestilt fra. Tilføj kommentar til materiale Det er muligt at tilføje en kommentar til et materialevalg ved at navigere til fanen Kommentarer under en posts detaljeside. 80 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

82 Figur 51: Her ses en kommentar tilføjet til et materialevalg på en materialevalgsliste. Afsendelse af ordre Som det ses i Figur 52 nedenfor, er listen gennemgået, og alle ønskede bestillingslinjer er oprettet. Under kolonnen Enhedspris vil det stadig være leverandørens pris, der vises (dvs. den leverandør, der er valgt fra hovedsiden), mens Subtotal vil indeholde den faktiske pris baseret på bestillingslinjerne. I Total inkl. moms vises den samlede faktiske pris for hele listen. Du kan oprette og afsende ordren ved klik på knappen Send ordre. Det bekræftes, at ordren er oprettet og afsendt. En bestilling vil resultere i flere ordrer, hvis forskellige leverandører er valgt for materialerne. En ordre samler bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Når ordrerne er oprettet, lukkes materialevalgslisten, og der kan ikke længere tilføjes flere bestillinger til listen. Midlertidige materialenumre Ved afsendelse af ordre, oprettes alle de materialer, du har bestilt med midlertidige materialenumre i systemet. Det betyder, at lånere kan reservere materialerne, før de er modtaget. Materialerne kan kendes på deres status (f.eks. bestilt eller afsendt), samt på deres materialenummer. Alle midlertidige materialenumre har nemlig samme struktur: A<nummer>. Fejlede ordrer Hvis afsendelse af ordrer fejler, vises detaljeret fejlbesked omkring, hvilke af ordrerne der fejlede. Fejlede ordrer kan forsøges gensendt fra fanen Ordrer. 81 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

83 Figur 52: Et eksempel på bibliografiske poster med udfyldte bestillinger. Ordrer og konti Når ordren er sendt/oprettet, vil der blive oprettet bevægelser på de konti, der er valgt under bestillingen. Hver bestillingslinje vil, hvor subtotalen er større end 0, få oprettet en bevægelse. Se afsnit 6.8 for yderligere information om materialekonti og bevægelser. 82 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

84 Figur 53: Eksempel på kontobevægelser, der er oprettet i forbindelse med bestilling af materialer. Søgning af ordrer Funktion: Søgning på ordrer i applikationen Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Ordreoversigt I Cicero kan du fremsøge afsendte ordrer i applikationen. Oplysningerne i en ordre kommer fra bestillingerne foretaget ud fra materialevalgslisten. Ordren samler bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme kundenummer. Du foretager en søgning under fanen Ordrer. 1. Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for ordren i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden, du vil søge i. Status på ordren. Der kan søges på en konkret status eller alle. Leverandøren for ordren. Du kan søge på en konkret leverandør eller alle. Faustnummer. Du kan søge efter et specifikt faustnummer, og alle ordre som indeholder dette faustnummer vil blive fundet. Ordrelinje. En ordre består af en række ordrelinjer, der hver har et unikt nummer. Du kan søge på et ordrelinjenummer, hvor ordren med det indtastede ordrelinjenummer bliver fundet. 2. Resultater på søgningen bliver vist i en tabel. Standardsortering er efter leverandør og derefter nyeste oprettelsesdato. 3. Søgeresultater og søgekriterier kan nulstilles ved at trykke på knappen Nulstil. 83 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

85 Figur 54: Fanen Ordrer hvor du kan søge efter ordrer. Detaljevisning af ordre Du kan se detaljer om en ordre ved at dobbeltklikke på en ordre i listen. Ordren vil blive vist i en detaljeside. I detaljesiden for en ordre er der to faner: Ordrelinjer og Ordre. 84 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

86 Figur 55 Detaljevisning af ordrelinjer Ordrelinjer Ordrelinjer fanen giver et overblik over, hvilke materialer der er bestilt, antallet af materialer, den forventede pris, og hvor materialerne ønskes placeret. Ved at dobbelt-klikke på en bestemt bestillingslinje, kan man se yderligere detaljer for netop denne ordrelinje. Desuden er det muligt at redigere status for bestillingslinjen fra bestilt til enten udsolgt, kan ikke skaffes og annulleret. Når status ændres til Udsolgt, kan ikke skaffes eller annulleret, slettes materialer, der lå på denne ordrelinje. Låneren bliver underrettet, hvis der ligger reservationer på de materialer, der slettes. Ordre I Ordre fanen kan du se alle hændelser, der er sket på ordren. Ordreloggen indeholder en liste af hændelser på ordren. Følgende værdier vises for en hændelse: Dato: Tidspunkt for hændelsen. Type: Hændelsestypen (f.eks. Note redigeret eller Ordre afsendt ) Ny værdi: Hvis hændelsen har resulteret i ændringer på ordren (f.eks. hvis note ændres), så vises den nye værdi. Udført af: Brugeren, der har udført en handling på ordren. Derudover kan du redigere følgende detaljer for ordren: Status kan opdateres til internt opfølgning. Hvis en ordre har status Ikke afsendt, er det muligt at gensende den med knappen Gensend ordre. En intern note kan tilføjes. 85 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

87 Ship notices Funktion: Overblik over ship notices Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Ship notices Under Ship notices kan du få et overblik over de ship notices, der er blevet modtaget af applikationen. En ship notice er en fil fra leverandøren med materialenummer på de bestilte materialer. Figur 56: Figuren viser en liste over modtagne ship notices. Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for ship noticen i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden, du vil søge i. Status for ship noticen. Der kan søges på en konkret status eller alle. Ordrenummer. Der kan søges efter ship notice, som er sendt til en bestemt ordre. En ship notice kan hentes ned på det lokale filsystem som en XML-fil ved at vælge en ship notice fra listevisningen og trykke på knappen Hent ship notice. 86 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

88 Ved at dobbeltklikke på en ship notice vises eventuelle fejlmeddelelser vedrørende den valgte ship notice i forbindelse med modtagelsen af denne. Figur 57: Figuren viser en liste over fejlbeskeder knyttet til en ship notice. Fakturaer Funktion: Overblik over fakturer Hovedområde: Accession Fane: Ordrer Underområde: Fakturaer Under Fakturaer kan du få et overblik over de fakturaer, der er blevet modtaget af applikationen. 87 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

89 Figur 58: En liste over modtagne fakturaer. Der kan søges på følgende parametre: Oprettelsesdatoen for faktura i en periode. Du vælger fra og til dato for perioden, du vil søge i. Status for faktura. Der kan søges på en konkret status eller alle. Ordrenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt ordre. Ordrelinjenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt ordrelinje. En faktura kan hentes ned på det lokale filsystem ved at vælge en faktura og trykke på knappen Hent faktura. Fakturaer kan betales eller afvises ved at markere dem og trykke på Afvis faktura eller Betal faktura. Herefter sender Cicero en besked til økonomisystemet om, at fakturaen skal/ikke skal betales. Ved at dobbeltklikke på en faktura vises der information og eventuelle fejlmeddelelser vedrørende den valgte. Modtagelse Funktion: Automatisk og manual modtagelse af materialer Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse 88 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

90 Under Modtagelse kan der modtages bestilte materialer. Der kan både modtages materialer, der er kommet en ship notice på (automatisk modtagelse) og materialer uden ship notice (manuel modtagelse). Endvidere er det også her, der modtages periodika. Modtagelsen af periodika er beskrevet i afsnit Nedenstående er fælles for alle tre måder (automatisk modtagelse, manuel modtagelse og modtagelse af periodika) at modtage på. Når materialer føjes til tabellen, kan en række ikoner indikere beskeder: Hvis et materiale er reserveret, bliver det markeret med ikonet Hvis et materiale allerede er modtaget, bliver det markeret med ikonet Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke på Print labels knappen. Figur 59: Manuel modtagelse på baggrund af ordrenummer. Når de materialer der ønskes modtaget er markeret med flueben, så klikkes på knappen Modtag. Der vises nu en dialog til at specificere modtagelsen af materialerne: 89 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

91 I dialogen kan du vælge mellem følgende: Hvordan materialenumre skal genereres: Uændrede: Det midlertidige nummer anvendes. Scan: Et nyt materialenummer kan indtastes scannes eller indtastes per materiale. Træk nye: Der trækkes nye numre fra materialenummersekvensen opsat under F7. Om der skal printes labels [Ja Nej] Om reservationer skal opfyldes [Ja Nej] Om materialenumret skal skrives til RFID-tag [Ja Nej] Antal vedlagte materialer når skal skrives til RFID Forsæt derefter ved at klikke på Modtag. Processen ændrer sig, alt efter hvad du har valgt i dialogen. Følg derfor anvisningen i toppen af den nye modtag dialog. Efter modtagelse vil alle modtagne materialer få status Hjemme eller Transit, alt efter om materialet skal sendes til en anden filial. Ved modtagelse af et materiale, bliver materialets anskaffelsesdato opdateret. Når et materiale modtages, vises også sorteringsbeskeden fra den sorteringsregel, som materialet er blevet matchet med. 90 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

92 Modtag materiale Funktion: Automatisk modtagelse af materialer Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse Underområde: Modtag materiale For at modtage materiale der er klargjort, skal man blot fremsøge de modtagne materialer i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer på følgende måder: Manuel indtastning af materialenummer med tastatur Stregkodescanner RFID læser (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5) Når et materiale er fremsøgt, bliver det tilføjet listen. Hvis materialet har status Undervejs, bliver checkboksen til venstre krydset af. Hvis materialet har en anden status eller hvis materialet ikke kan findes, bliver det stadig tilføjet listen, men checkboksen bliver ikke krydset af. Hvis et materiale ikke kan findes ud fra materialenummeret, bliver det markeret med ikonet Manuel modtagelse Funktion: Manuel modtagelse af materialer Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse Underområde: Manuel modtagelse Før du manuelt kan modtage materialer, skal de fremsøges i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer ud fra følgende parametre: Ordrenummer. Ordrelinjenummer. Faustnummer. Leverandør. ISBN (kan også scannes ind). Hvis du eksempelvis har modtaget materialer fra ordrenummer 50, kan de modtages ved at fremsøge ordrenummeret. Alle materialer på ordren vil nu blive vist og kan modtages. Katalogisering Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering 91 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

93 Under Katalogisering kan du oprette bibliografiske poster eller tilføje lokale felter til bibliografiske poster. danmarc2-regler for ejerskab og redigering Når du redigerer og opretter nye bibliografiske poster, er der en række regler/felter, som afgør, hvem der ejer den, og hvad du må redigere. Lokal post En lokalpost er bibliotekets egen post og kan kun redigeres af biblioteket selv. Hvis du ønsker, at posten skal være bibliotekets egen skal felt 001 *b = bibliotekets id hos DBC. Fællesskabspost En fællesskabspost er en post, som alle folkebiblioteker i Danmark (og Sydslesvig) må rette i. Poster, der er folkebiblioteksejede fællesposter, er kendetegnede ved følgende værdier: Felt 001 *b = Felt 996 *a = folkebiblioteksnummer I forbindelse med centralbibliotekerne registrerer udenlandske materialer skal der endvidere udfyldes disse felter: Felt 021 *e eller 021 *a = ISBN henholdsvist enten 13- eller 10-cifret Felt 245 *a = Titel Påhængspost Lokal post der knytter sig til en fællespost. Indeholder lokale supplerende data til fællesposten eller lokal opstilling, som afviger fra fællespostens opstilling. Påhængsposter kan oprettes af det enkelte biblioteksvæsen. Påhængspostens data ses kun af det pågældende bibliotek. Post ejet af DBC En post ejet af DBC ejes af DBC, indtil et bibliotek overtager ejerskab ved at redigere posten. Når der rettes i en DBC-ejet post, ændres felt 996 *a til at indeholde folkebibliotekets nummer. Hvis DBC herefter retter i posten, ændres feltet ikke. Poster, der er ejet af DBC, og som må rettes, er kendetegnede ved følgende værdier: Felt 001 *b = Felt 996 *a = RET. DBC nationalbibliografiske poster Poster, der er rene DBC nationalbibliografiske poster, må tilføjes emne og noter. Tilføjelserne kan ses af alle. 92 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

94 Nationalbibliografiske poster er kendetegnede ved følgende værdier: Felt 001 *b = Felt 996 *a = DBC. Felt 032 *a, men ikke 032 *x = BKM eller 032 *x = NET eller 032 *x = SF[A-Z]. Flerbindsværk og enkeltstående post I Cicero skelnes der grundlæggende, en enkeltstående post og et flerbindsværk, i forbindelse med bibliografisk poster. En enkeltstående post er en selvstændig post (uden bindinger til andre poster) der beskriver et værk der består af én udlånsenhed (f.eks. en bog, en DVD). Et flerbindsværk er et samlet værk, som består af flere dele, f.eks. en ordbog i 2 bind. Flerbindsværker er katalogiseret i et sæt af flere sammenhængende poster, typisk én hovedpost + en eller flere bindposter. I store flerbindsværker, såsom Danmarks kirker, kan der også forekomme sektionsposter mellem hovedposten og bindposterne. En post i et flerbindsværk er altid knyttet til en eller flere andre poster. I et flerbindsværk er beholdningsoplysninger knyttet til bindposterne. Almindelig søgning i katalogisering Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Søg bibliografisk post Det er muligt at fremsøge og rette bibliografiske poster under Søg bibliografisk post. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den returnerer resultater, du har og ikke har beholdning på. 93 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

95 Figur 60: Søgning på bibliografiske poster med Ole Lund som forfatter. En fremsøgt bibliografisk post kan åbnes og redigeres. Opret/rediger bibliografiske poster 1. Klik på eller dobbeltklik på en fremsøgt post for at redigere en eksisterende. 2. Vælg hvilken type post, du vil oprette/redigere. Ved redigering skal du klikke på Hent skabelon når typen er valgt, og skabelonen for typen hentes og danmarc2-felterne vises efterfølgende. Dokumentation af de forskellige typer (skabeloner), som kan vælges, kan ses her: 20FBS.pdf 94 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

96 Figur 61: Eksempel på oprettelse af ny bibliografisk post, hvor typen Bog her er valgt. 3. Udfyld/ændre relevante felter. Hvor du har følgende kontroller til at styre katalogiseringen: a. Felter kan flyttes op/ned ved at klikke på pil ikonerne nederst til venstre. Felterne kan kun flyttes inden for deres eget domæne, dvs. at du ikke kan flytte et felt fra 004 til 008. b. Der kan tilføjes yderligere felter ved at klikke på nederst til venstre. c. Der kan tilføjes delfelter til et felt. Marker/stå i det felt, hvortil delfeltet skal tilføjes og klik på. d. Der kan fjernes felter ved at klikke på. Det felt eller delfelt, der er markeret, fjernes. Hvis et felt fjernes, fjernes tilhørende delfelter også. 4. Når alle felter er udfyldt, valideres posten ved at klikke på. Du kan også vælge at validere de enkelte felter efterhånden, som de bliver udfyldt. 5. Hvis der er fejl i udfyldning af felterne, vises hvilke felter, der skal rettes med. Hvis du holder musen over vises DBC s hjæpetekst for hvilket input, som accepteres i det pågældende felt. 6. DBC laver en dobbeltpost kontrol hver gang posten valideres eller gemmes. Hvis der er mulige dubletter af posten så skal disse undersøges før man kan 95 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

97 gemme posten mod DBC. Dobbeltpost kontrol beskrives i detaljer senere i dette afsnit. 7. Når du har katalogiseret post færdig klik på Gem og derefter Gem moddbc. Når der klikkes Gem mod DBC, sendes oplysningerne til DBC. For at oprette en lokal post kan du udfylde disse felter med følgende værdier: 004 r: Kode for poststatus. Som oftest vil du skulle skrive bogstavet n (ny post) 004 a: Kode for bibliografisk posttype. Som oftest vil du skulle skrive bogstavet e (enkeltstående post) 009 a: Kode for generel materialebetegnelse. Som regel vil du skulle vælge mellem bogstavet u (for genstand, fx udstoppede ugler, ipads og globusser) eller bogstavet a (tekst) 009 g: Kode for specifik materialebetegnelse. Som regel vil du skulle vælge mellem xy (for uspecificeret fysisk medie, fx ipads eller globusser) eller xx (for tekst). 245 a: Titel Når posten er godkendt af DBC (der kan lidt tid før den er mulig at fremsøge), kan den søges frem under hovedområdet Accession og fanen Søgning og bruges i forbindelse med materialevalg. For centralbiblioteker er det muligt at notificere DBC om at distribuere den oprettede post til andre Centralbiblioteker, som endnu ikke er på Cicero, hvis det er tilladt i serveropsætningen. Dette gøres med knappen. Når der åbnes en enkeltstående post vil detaljevisningen se ud som vist på Figur of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

98 Figur 62: Eksempel på en enkeltstående post i redigeringsvisningen. Hvis du åbner en bindpost er det muligt at tilgå og redigere postens sektionsposter og hovedposter, hvis der måtte findes nogen, i detaljevisningen. Et eksempel på dette kan ses på Figur of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

99 Figur 63: Eksempel på en bindpost i redigeringsvisningen. Vil du gerne fremsøge sektionsposter og/eller hovedposter direkte kan de fremsøges i F3KatalogiseringSøg råpost repositoriet (se afsnit 6.7.2). Gem post som kladde Hvis du ikke er blevet helt færdig med at oprette/rette en bibliografisk post, kan ændringerne gemmes som kladde. Når detaljevisningen for en katalogisering er åben kan klikke på Gem og efterfølgende klikke på Gem som kladde. Efterfølgende vil din kladde fremgå i F3KatalogiseringKladder. Reserver alle materialer af post Hvis du har lavet ændringer på den bibliografiske post, og du dermed for eksempel skal have udskrevet nye labels til samtlige materialer på posten, kan du via katalogisering reservere samtlige materialer på posten. Du skal gøre følgende: 1. Åben katalogiseringen for den post du ønsker at reservere samtlige materialer på. 2. Klik Reserver. 3. Gå til F2Reservationskurvenen. 4. Udfør reservationen. a. I afhentningssted har du mulighed for at vælge Filial hvor materialet er placeret. Således vil afhentningsstedet for det enkelte materiale være det sted materialet har placering. På denne måde kan udskiftningen af labels udføres decentralt på den enkelte filial. 98 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

100 Dobbeltpost kontrol hos DBC Når en ny post valideres eller gemmes mod DBC udfører de en dobbeltpost kontrol. Det vil sige, at hvis DBC detekterer, at den post du er ved at katalogisere minder meget om en eksisterende post, bliver du advaret og bedt om at kigge på den/de lignende poster. Dette sker således for at minimere risikoen for at der bliver katalogiseret ens poster. Hvis der detekteres mulige dubletter returneres disse til Cicero og de kan derefter ses i klienten, så brugeren kan bestemme om det er en dublet de er ved at oprette. Hvis der er detekteret dubletter vil knappen fremgå i nederste højre side. Når brugeren klikker på knappen vil et vindue vises med en liste af bibliografiske poster der er mulige dubletter. En dublet kan vælges og man kan se detaljer om posten. Dublet vinduet lukkes ved at klikke OK. Når du har set de mulige dubletter vil det røde udråbstegn forsvinde, hvilket betyder, at det nu er muligt at gemme posten mod DBC hvis det ikke brugeren beslutter at det ikke er en dublet. Figur 64: Eksempel på vinduet hvor der vises mulige dubletter. Kopier en bibliografisk post Det er muligt at kopiere en eksisterende post og derved oprette en ny post hvor felter fra en eksisterende post genbruges. 1. Fremsøg en bibliografisk post og åben detaljevisningen. 2. Tryk på knappen Kopier. 3. Der åbnes nu en dialog hvor man skal vælge skabelonen for den nye post. Vælg skabelonen der skal anvendes og tryk Hent skabelon. 99 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

101 4. Detaljevisningen åbnes nu i opret tilstand hvor felterne fra den kopierede post er tilføjet samt de felterne fra skabelonen. 5. Fortsæt med oprettelsen som i afsnit fra step 3 Tilføj og fjern lokale felter Du kan tilføje lokale felter til en bibliografisk post. For eksempel på udvidelse af en bibliografisk post. Det er også muligt at overskrive felter såsom opstillingsfelter. Konceptet i Cicero og DBC databrønd er, at der er "fællespost" og "påhængsposter. Fællesposten" er den som vedligeholdes af DBC, mens påhængsposten ejes af biblioteksvæsenet, der har oprettet den. Det vil sige, at hvis du på dit biblioteksvæsen gerne vil lave lokale ændringer/tilføjelser til en bibliografisk post, som består af en fællespost, skal du oprette dine ændringer på påhængsposten. Du skal gøre følgende for at lave lokale opdateringer til en fællespost: 1. Åbn detaljevisningen for en bibliografisk post i F3KatalogiseringSøg bibliografisk post eller F3KatalogiseringSøg i råpost-repositoriet. 2. Fællesposten vises med felter og delfelter fra danmarc2. Du kan rette, tilføje eller fjerne felter, hvis du har ejerskabet af fællesposten. En komplet oversigt over felter, kan ses på: 3. Klik på radioknappen Påhængspost vælg paahaengspost i Type a. Klik på Hent skabelon, hvis der ikke allerede er oprettet en påhængspost på posten. 4. Rediger, valider og gem påhængsposten ligesom du gør ved en fællespost eller en lokal post. 5. Når posten er succesfuldt opdateret, vil de tilføjede felter kunne ses i standardvisningen af en bibliografisk post, hvis felterne vises i standardvisningen. Alle de tilføjede felter vil dog altid kunne ses i danmarc2 formatet. Sletning af påhængsposter 1. Åbn den pågældende post under fanen Katalogisering. 2. Vælg radioknappen Påhængspost og den passende påhængspost type. 3. Hvis felt 004 ikke findes: Tilføj felt 004 og delfelterne *r og *a. (Obligatoriske delfelter). 4. Indsæt koden d i delfelt *r og koden e i delfelt *a. (Koden d i *r står for delete ). 5. Validér posten og Gem. Påhængsposten er nu slettet. Alle postens tilhørende beholdninger, reservationer m.m. er uberørte af sletningen, da disse er knyttet faustnummeret. Søgning i råpost repositoriet Funktion: Katalogisering 100 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

102 Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Søg i råpost repositoriet I F3KatalogiseringSøg i råpost repositoriet, kan du søge i DBC s råpost repositorie. Søgning i råpost repositoriet muliggør søgning direkte efter sektionsog hovedposter i modsætning til søgning efter bibliografisk post, hvor der kun søges efter enkeltstående poster eller bindposter. Endvidere giver det mulighed for at søge efter posttypeskift/opstillingsændringer fra DBC. I råpost repositoriet kan du dog kun søge på en nogle begrænsede indekser. Listen over de indekser, som der kan søges på i råpost repositoriet kan findes her: Hvis du f.eks. skal fremsøge en post på faustnummer, skal du indtaste følgende: marc.001a= Figur 65: Eksempel på søgning på titel i råpost respositoriet. Posttypeskift/opstillingsændringer Et posttypeskift/opstillingsændring er, når der kommer opdateringer af en bibliografisk post fra DBC. Posttypeskift kan fremsøges ved hjælp af følgende CQL: marc.y08a="update posttypeskift Opstillingsændringer kan søge frem ved hjælp af følgende CQL: marc.y08a="update opstillingsændring 101 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

103 Fremgangsmåden af posttypeskift og opstillingsændring håndteres af DBC, hvorfor der henvises til DBC s vejledning til håndtering af posttypeskift: eskift.pdf Kladder Funktion: Katalogisering Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering Underområde: Kladder For at åbne en gemt kladde skal du gøre følgende: 1. Gå til F3KatalogiseringKladder. Den nyeste kladde vil ligge øverst. 2. Åben den kladde du gerne vil se. 3. Når kladden du har opdateret kladden. Kan du enten gemme den som kladde igen og den vil forblive på kladdelisten eller vælge Gem mod DBC og den vil blive katalogiseret hos DBC og dermed fjernes den fra kladdelisten. Du kan slette en kladde ved at vælge Slet kladde. Materialekonti Funktion: Overblik over materialekonti og bevægelser Hovedområde: Accession Fane: Materialekonti Under fanen Materialekonti kan du få et overblik over filialens åbne materialekonti, hvorfra du kan se kontoperioder og deres bevægelser. Se afsnit for oprettelse af konti. 102 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

104 Figur 66: Oversigt over materialekonti og bevægelser. Når du vælger en konto, vises alle perioder, der er oprettet på kontoen i tabellen placeret under kontofeltet. Ved valg af én af kontoens perioder, aktiveres datovælgere for bevægelsesoversigten, og som default er datovælgerne sat til at vise de seneste syv dage. For at hente bevægelser fra den angivne periode, skal du trykke på søgeknappen. Ønsker du at se bevægelser for et andet tidsspænd, kan du indskrænke eller udvide søgningen ved at ændre tidsperioden. Opret og luk en bevægelse i en periode Hvis du som bruger har rettighed til at oprette bevægelser, kan du oprette nye bevægelser for en åben periode. Dette gøres ved at markere en åben periode i tabellen og så klikke på Tilføj bevægelse. Så præsenteres du for følgende skærmbillede: 103 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

105 Figur 67: Et eksempel på en manuel oprettelse af en bevægelse. Udfyld formularen og tryk Gem. Så lukkes formularen, og den nye bevægelse optræder automatisk i Bevægelser -tabellen, såfremt dato-intervallet (Fra - Til) inkluderer dags dato. Som figur 67 angiver, er det vigtigt, at det indtastede beløb er inklusiv moms. I formularen kan du under Type vælge mellem at angive beløbet som Disponeret eller Betalt. Hvis transaktionen er foregået og betaling foretaget, vælger du Betalt, hvis beløbet er afsat og endnu ikke betalt, vælger du typen Disponeret. Periodens kolonner reflekterer den nye bevægelse, dvs. kolonnerne for Resterende og Forbrugt opdateres. Du kan lukke en åben disponering ved at markere den og klikke på knappen Luk valgte. Hvis den åbne disponering er betalt, skal du lukke disponeringen og oprette en ny bevægelse af typen Betalt. Både Periode -tabellen og Bevægelser -tabellen reflekterer ændringen. 104 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

106 7 Fjernlån Hvis du som bibliotek ønsker at oprette et fjernlån, skal det oprettes i Netpunkt ( Når det er oprettet her, vil det umiddelbart efter automatisk blive overført til Cicero og fremgå af fjernlånsoversigten. Det er fra denne oversigt, at behandlingen af fjernlån sker. Når et fjernlån oprettes i Netpunkt får det et unikt nummer, hvilket også overføres til Cicero, og hermed bruges til at identificere lånet. Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt af et låntagende bibliotek, vil det hos långivende bibliotek fremgå som en almindelig reservation. De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til fjernlån. Standard materialegruppe Funktion: Vælg standard materialegruppe Hovedområde: Admin Fane: Materialegrupper / Serveropsætning For at Cicero kan håndtere fjernlån, skal du vælge en standard materialegruppe, som systemet kan placere et materiale i, når fjernlånet oprettes i Netpunkt. Dette gøres på følgende måde: 1. Opret en standard materialegruppe til fjernlån som beskrevet i afsnit Gå til F6Materialegrupper og undersøg, hvilket nummer materialegruppen har fået i systemet. Notér nummeret. 3. Naviger til F7ServeropsætningFjernlån og angiv nummeret i Standard fjernlåns materialegruppe. Hvis et materiale modtages, og du ikke ønsker at placere det i standard materialegruppen, skal du vælge en anden materialegruppe til materialet. F.eks. hvis låneperioden skal være anderledes, end standard materialegruppen angiver. Det er en fordel på forhånd at have nogle forskellige fjernlåns materialegrupper til dette formål. Fjernlånsstatus Funktion: Behandling og håndtering af fjernlån Hovedområde: Cirkulation Fane: Fjernlån Fjernlånsstatus er opdelt og nummereret i processerne Bestilt (1), Afsendt (2), Modtaget (3), Afhentning (4), Aflevering (5). Fjernlån vil altid starte i status 1.1 Bestilt. Nedenfor ses en tabel med alle de forskellige fjernlånsstatus. Status Bestilt Forklaring 1.1 Bestilt Fjernlånet er oprettet i Netpunkt. 1.2 Find ny lokation Långivende bibliotek kan ikke levere materialet, derfor skal ny lokation findes. 105 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

107 1.3 Kan ikke skaffes Hvis det ikke lykkes at finde en ny lokation/leverandør af materialet, bruges denne status til at markere dette. Den skifter efterfølgende automatisk til status 5.3 efter 14 dage. 1.4 Reserveret Långivende bibliotek har oprettet en reservation på materialet 1.5 Rykket for bestilling Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er bestilt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 1.6 Rykket for reservation Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er reserveret. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 1.7 Anmodet om annullering Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan nå at blive annulleret, inden det sendes. Hvis der svares Ja, skiftes der automatisk til 5.3 Afsluttet. Hvis der svares Nej, skiftes der automatisk til 2.3 Annulleret for at indikere, at materialet blot skal sendes tilbage når det modtages. Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller låneren har annulleret lånet. 1.8 Annulleres manuelt Hvis man har forsøgt at annullere et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage annulleringsbeskeder, skifter lånet til denne status. Den betyder altså at man selv skal gå ind og annullere lånet. Afsendt 2.1 Afsendt Långivende bibliotek har afsendt materialet 2.2 Rykket for levering Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er afsendt. Brugeren skal selv rykke långivende bibliotek. 2.3 Annulleret Indikerer, at en låner ikke vil have materialet alligevel. Kan sættes manuelt, hvis lånet er afsendt fra långivende. Modtaget 3.1 Klar til udlån Låner kan selvafhente materialet 3.2 Klar til udlån ved skranke Låner kan afhente materialet ved skranken 3.3 Klar til læsesal Materialet kan benyttes på læsesal 3.4 Kopi klar til afhentning 3.5 På vej til afhentningssted Låner kan afhente sin kopi Materialet er sendt til afhentningsfilial 3.6 Undersøg transport Skifter automatisk til denne status 14 dage efter materialet er sendt afsted for at gøre brugeren opmærksom på, at materialet ikke er blevet udlånt endnu, og det måske er blevet væk. 106 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

108 Afhentning 4.1 Udlånt Låner har afhentet materialet 4.2 Kopi sendt til låner Låner har modtaget en med vedhæftet kopi 4.3 Anmodet om fornyelse Indikerer at der er sendt en forespørgsel til långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan blive fornyet. Hvis der svares Ja, skiftes der automatisk til 4.5 Fornyelse accepteret. Hvis der svares Nej skiftes der automatisk til 4.6 Fornyelse afvist. Statusskiftet sker på baggrund af, at brugeren eller låneren har fornyet lånet. 4.4 Fornyes manuelt Hvis man har forsøgt at forny et fjernlån, og långivende bibliotek ikke kan modtage fornyelsesbeskeder, skifter lånet til denne status. Det betyder altså, at du selv skal gå ind og forny lånet gennem det långivende biblioteks udlånsportal. 4.5 Fornyelse accepteret Indikerer at lånet er blevet fornyet. 4.6 Fornyelse afvist Indikerer at lånet ikke kunne fornyes. 4.7 Bortkommet Fjernlånet kommer i denne tilstand når materialets tilstand ændres til bortkommet. Aflevering 5.1 Afleveret Låner har afleveret materialet, og det skal klargøres til tilbagelevering 5.2 Returneret til långivende bibliotek Materialet er sendt tilbage til långivende bibliotek. 5.3 Afsluttet Fjernlånet er afsluttet enten ved at systemet har fået besked fra långivende bibliotek da de modtog materialet eller ved automatisk tilstandsskift. 5.4 Afsluttet uden udlån Fjernlånet er afsluttet uden udlån enten ved, at systemet har fået besked fra långivende bibliotek, da de modtog materialet eller ved automatisk til-standsskift. Fjernlånsoversigt I fjernlånsoversigten kan alle låntagende bibliotekers fjernlån fremsøges på baggrund af en række forskellige kriterier, herunder materialenummer, fjernlånsnummer, titel, status med flere. Modtag fjernlånt materiale Når et fjernlån opfyldes af långivende biblioteket, vil lånet i oversigten automatisk skifte til status 2.1 Afsendt. Når materialet ankommer til låntagende bibliotek, findes det frem i oversigten enten ved at scanne materialenummeret, søge på titel m.m. At ændre materialets status til, at det nu kan afhentes af låner, gøres på to måder: 107 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

109 Åbn F2Aflever. Scan materialet. Materialet ændrer nu status til 3.1 Klar til udlån. Ved klik på Afslut aflevering printes afhentningsnote automatisk og låner bliver notificeret. Åbn detaljesiden for materialet ved at dobbeltklikke på rækken i tabellen. Status ændres ved at vælge den ønskede nye status i en dropdown, eksempelvis 3.1 Klar til udlån. Når der trykkes Gem, vil en afhentningsnote automatisk blive printet ud, og låner vil blive notificeret. Hvis afhentningsnoten bliver væk, kan den efterfølgende printes manuelt ved at klikke på Print afhentningsnote på fjernlånets detaljeside, som åbnes fra fjernlånsoversigten. I særtilfælde hvor det materialenummer, der sendes med fra långivende bibliotek, allerede findes i ens egen beholdning, vil fjernlånet blive oprettet med et midlertidigt materialenummer. Dette skal udskiftes ved modtagelse og ligeledes gøres fra fjernlånets detaljeside. Udlånsperiode Alle fjernlån vil som standard blive tilknyttet en standard materialegruppe, som skal konfigureres i serveropsætningen, se afsnit 10.3 for mere herom. Når fjernlån oprettes i Netpunkt og overføres til Cicero, vil de blive tilknyttet denne materialegruppe. Således har alle fjernlånsmaterialer som udgangspunkt den samme udlånsperiode, nemlig den som er sat på standard materialegruppen. Hvis fjernlånet må lånes i en kortere eller længere periode, skal du på detaljesiden for fjernlånet vælge en anden materialegruppe. Det anbefales således at oprette materialegrupper navngivet herefter; Fjernlån 30 dage, Fjernlån 40 dage osv. Aflever fjernlån Når låneren er færdig med sit materiale og vil aflevere det, er det den samme proces som ved aflevering af almindelige materialer. Ved aflevering ved selvbetjeningsterminal vil låneren få en helt almindelig afleveringskvittering, og ligeså ved aflevering ved skranken. Hvis der afleveres ved skranken, printes der endvidere en køreseddel, som den ansatte kan sætte på materialet, så det er klar til at blive sendt tilbage til långivende bibliotek. Køreseddel til et materiale afleveret ved selvbetjeningen vil blive printet, når det scannes anden gang af bibliotekspersonalet i klienten. Når materialet scannes, vil det hvis det ikke allerede har denne status skifte til status 5.1 Afleveret, og herefter skifte status til 5.2 Returneret til långivende bibliotek. Endvidere giver Cicero brugeren besked om, at det er et fjernlånsmateriale, som skal sendes tilbage til långivende bibliotek. Efter fjernlånsmaterialet er sendt tilbage til långivende bibliotek, skal personalet ikke gøre mere. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek, vil det automatisk sende en besked, når det modtager materialet, som skifter fjernlånet til en afsluttet tilstand. Hvis materialet har været udlånt til låneren, vil det skifte status til 5.3 Afsluttet. Hvis reservationen blev annulleret, og materialet derfor har været i status 2.3 Annulleret, vil det skifte status til 5.4 Afsluttet uden udlån. Hvis långivende bibliotek ikke benytter Cicero, sker statusskiftet fra 5.2 til 5.3 eller 5.4 automatisk efter et angivet antal dage. Antallet af dage, der skal gå, før 108 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

110 statusskiftet sker, kan konfigureres i F7Serveropsætning under konfigurationen Dage før automatisk tilstandsskift fra 5.2 til 5.3 eller 5.4. Annuller fjernlån Annullering af et fjernlån kan foretages på to måder, to forskellige steder i applikationen. Enten fra lånersiden eller fjernlånsoversigten. Derudover kan lånet også annulleres af låneren via web. På lånersiden annulleres lånet ved at markere lånet og klikke på slet-knappen under tabellen Fra fjernlånsoversigten annulleres lånet ved at skifte lånets status: 1. Hvis lånet er i status 1.1 Bestilt, 1.4 Reserveret, 1.5 Ryk for bestilling eller 1.6 Ryk for reservation, skifter man til status 1.7 Anmodet om annullering. a. Hvis Långivende svarer Ja, skifter lånet automatisk til 5.3 Afsluttet b. Hvis långivende svarer Nej, skifter lånet automatisk til 2.3 Annulleret, hvilket betyder, at materialet stadig bliver sendt, men skal leveres tilbage, når det modtages. c. Hvis långivende ikke kan svare, skifter lånet automatisk til 1.8 Annulleres manuelt. Denne status indikerer, at brugeren selv skal logge ind på långivende bibliotek og annullere lånet der fra. Herefter skiftes til en passende status i Cicero; 2.3 Annulleret, hvis lånet ikke kunne nå at annullere eller 5.3 Afsluttet, hvis lånet kunne annulleres. 2. Hvis lånet er i status 2.1 Afsendt, 2.2 Ryk for levering eller 3.X (alle er mulige), skifter man til status 2.3 Annulleret a. Materialet leveres stadig af det långivende bibliotek, men skal sendes tilbage med det samme uden udlån. Annullering af fjernlån kan altså ske på to tidspunkter: 1. Inden långivende bibliotek har afsendt materialet, og 2. Efter långivende bibliotek har afsendt materialet. 1. Annullering inden långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at materialet ikke afsendes. 2. Annullering efter långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at materialet stadig bliver afsendt, og dermed skal sendes tilbage uden udlån. Hvis ikke långivende bibliotek kan modtage beskeder om annullering, vil fjernlånet gå i status 1.8 Annuller manuelt for gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at annullere det. Altså at bibliotekaren selv skal gå ind og annullere det. Forny fjernlån Fornyelse af fjernlån foregår enten inde på lånerens side, F2 Låner, eller ved udlån, F2 Udlån. Låneren kan også selv forny lånet på web. Forny fra lånerfane 109 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

111 1. Fremsøg låneren i FLåner, åbn detaljevisningen og naviger til udlånsfanen. 2. På udlånsfanen vil alle lånerens udlån fremgå. Marker det lån det drejer sig om, og klik Forny valgte. 3. Lånet vil nu mod låneren blive fornyet med forbehold, da det endelige svar afhænger af, hvad långivende bibliotek svarer. Fjernlånet skifter status til 4.3 Anmodet om fornyelse. 4. Hvis långivende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5 Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler, der er sat op på materialegruppen. 5. Hvis långivende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6 Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om, at lånet skal afleveres inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i serveropsætning. 6. Hvis långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt for at gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at forny det. Du skal selv gå ind og forny det. Forny fra udlånsfane 1. Scan materialet i F2 Udlån 2. Angiv den nye afleveringsdato for lånet, og tryk Afslut udlån 3. Lånet bliver nu fornyet med forbehold, og skifter status til 4.3 Anmodet om fornyelse. 4. Hvis låntagende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5 Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler, der er sat op på materialegruppen. 5. Hvis låntagende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6 Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om, at lånet skal afleveres inden for x-antal dage. Som standard får låneren syv dage til at aflevere materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i serveropsætning. 6. Hvis långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt for at gøre opmærksom på, at det kræver manuel handling at forny det. Du skal selv gå ind og forny det. Forny fra web Samme proces/regler, som beskrevet ovenfor, er gældende, hvis låneren selv fornyer lånet på web. Forny fra Fjernlånsoversigt Hvis du fornyer et lån fra fjernlånsoversigten ved at skifte til 4.3 Anmodet om fornyelse, sker skiftet kun, hvis de lokale fornyelsesregler er overholdt. Hvis fornyelsen ikke er succesfuld, vil du få en besked om at prøve det i udlånsfanen, hvor du eventuelt kan gennemtvinge fornyelsen. 110 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

112 Fjernlån med manglende låner Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt med forkerte eller ugyldige låneroplysninger, og Cicero ikke kan placere lånet på en af bibliotekets lånere, indsætter Cicero i stedet det låntagende bibliotek som låner. Dette skal typisk rettes til korrekt låner. Fremsøg lån med manglende låner og ret til korrekt låner 1. Fremsøgning foregår under F2Fjernlån. 2. Vælg låner ved klik på download. En pop-up kommer til syne, hvor låntagende bibliotek fremsøges på dets biblioteksnummer i feltet Nummer. (Se Figur 68) Figur 68: Fremsøg låner i forbindelse med fjernlån. 3. Vælg det låntagende bibliotek som låner. 4. Fremsøg fjernlån. 5. I resultattabellen vil alle fjernlån, der har låntagende bibliotek som låner, nu fremgå og dermed altså alle lån med manglende låner. 6. For at tilføje den korrekte låner til lånet, åbnes detaljevisningen for fjernlånet. 7. Indtast låners lånernummer i detaljevisningen. 8. Øvrige oplysninger om låner hentes automatisk fra lånerregisteret. 9. Lånet og reservation bliver hermed flyttet til den rigtige låner. 111 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

113 Håndtering af bortkommet fjernlån Et fjernlån vil gå i tilstanden 4.7 Bortkommet, når materialets tilstand skiftes til bortkommet. Dette kan ske manuelt fra materialets detaljevisning eller af det natlige job, der opretter erstatninger. Bemærk dog, at der ligesom ved almindelige materialer, ikke automatisk oprettes en erstatning, hvis der manuelt ændres status til Bortkommet. Hvis fjernlånstilstanden ændres manuelt til 4.7 Bortkommet fra fjernlånsdetaljevisningen vil materialet få status Bortkommet. Det er muligt at fremsøge fjernlån med status 4.7 Bortkommet. Når denne status vælges i listen får, du mulighed for at søge på følgende ekstra felter: Afregnet med bib. Afregnet med låner. På fjernlånsdetaljevisning vises disse felter også, hvis fjernlånet har status 4.7 Bortkommet, eller hvis en af disse felter er sat. Afregnet med låner bliver sat til Ja, når erstatningen betales af låneren. Afregnet med bib sættes manuelt, når låntagende bibliotek har betalt erstatningen hos långivende bibliotek, der ikke er et Cicero bibliotek. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek, vil denne sende en besked til låntagende bibliotek, som automatisk vil sætte Afregnet med bib. Hvis fjernlånet er blevet afregnet med låner, når beskeden modtages, vil det automatisk gå i 5.3 Afsluttet. Det er altid muligt at aflevere et bortkommet fjernlånsmateriale, selvom fjernlånet er afsluttet. Her vil fjernlånet så gå i tilstanden 5.1 Afleveret. Fjernlånshistorik På detaljevisning for et fjernlån kan man se historikken fjernlånet har været igennem. Denne historik består af en række hændelser. Der er følgende hændelsestyper: Statusskift: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der laves et statusskift på fjernlånet f.eks. fra 1.1 Bestilt til 2.1 Afsendt. Svar på bestilling: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der modtages en fjernlånsbesked fra långivende bibliotek, hvor der svares på en bestilling. Når Cicero er långiver, sker det for eksempel ved oprettelsen af en reservation eller en bestilling ikke kan opfyldes. Statusskift på långivende bib.: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der modtages en fjernlånsbesked grundet statusskift på långivende bibliotek. Når Cicero er långiver sker det for eksempel, når der foretages et udlån. Svar på fornyelsesanmodning: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der modtages en fjernlånsbesked som svar på en fornyelsesanmodning. Svar på annulleringsanmodning: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der modtages en fjernlånsbesked som svar på en annulleringsanmodning. Svar på statusforespørgsel: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der modtages en fjernlånsbesked som svar på 112 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

114 en statusforespørgsel (se nærmere i afsnit 7.11 omkring statusforespørgsler). Fornyelsesanmodning sendt: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der sendes en fornyelsesanmodning. Denne besked sendes efter statusskift til 4.3 Anmodet om fornyelse. Annulleringsanmodning sendt: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der sendes en annulleringsanmodning. Denne besked sendes efter statusskift til 1.7 Anmodet om annullering. 'Sendt retur' besked sendt: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der sendes en fjernlånsbesked til långivende bibliotek om at materialet er sendt retur. Denne besked sendes efter statusskift til 5.2 Returneret til långivende bibliotek. Statusforespørgsel sendt: Der kommer en indgang i historikken med denne hændelsestype, når der sendes en fjernlånsbesked til långivende bibliotek, som er en statusforespørgsel (se nærmere i afsnit 7.11 omkring statusforespørgsler). Alle hændelsestyper undtagen Statusskift er enten, at der modtages eller sendes en fjernlånsbesked. Når der modtages en fjernlånsbesked, vil denne indeholde information. Dette kan ses i kolonnen beskedinformation. Fjernlånsbeskeder kan indeholder følgende information: Svar på anmodning: Svar på en fornyelses- eller annulleringsanmodning. Kan enten være ja eller nej. Beskedfejl: Kolonnen indeholder denne information, hvis beskeder ikke kan sendes på grund af en fejl. Dette betyder, at långiver ikke kunne modtage fjernlånsbeskeden. Der er følgende typer fejl: Beskedtype understøttes ikke af modtagende bibliotek Ukendt data element Ukendt data værdi Fejl i besked Status: Status på långivende bibliotek. Fjernlånsprotokollen definerer følgende statusser (teknisk navn fra protokollen i parentes): Bestilling modtaget (RequestReceived) Reserveret (ExpectToSupply) Sendes (WillSupply) Udlånt/afsendt (Loaned) Afleveringsfrist overskredet (Overdue) (anvendes ikke i Cicero) Hjemkaldt (Recalled) (anvendes ikke i Cicero) Muligt at forsøge igen (RetryPossible) (anvendes ikke i Cicero) Kan ikke leveres (Unfilled) Kopi bestilling afsluttet (CopyCompleted) (anvendes ikke i Cicero) Lån afsluttet (LoanCompleted) 113 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

115 Afsluttet uden retur (CompletedWithoutReturn) Annulleret (Cancelled) Årsag: Hvis status i beskeden er Kan ikke leveres vil der være en årsag. Fjernlånsprotokollen definerer følgende årsager (teknisk navn fra protokollen i parentes): Pt. Bortkommet (NotOnShelf) Reglementært problem (PolicyProblem) Udlånes ikke (NonCirculating) Fjernlånes ikke (NotAvailableForIll) Haves ikke (NotHeld) Skrøbelig (PoorCondition) Materialenr.: Materialenummeret på fjernlånsmaterialet, der sendes fra långiver. Denne information sendes, når status i fjernlånsbeskeden er Udlånt/afsendt. Forventet leveringsdato: Forventet leveringsdato for fjernlånet. Denne information sendes, når status i fjernlånsbeskeden er Reserveret eller Udlånt/afsendt. Materialet sendt: Datoen for hvornår materialet er sendt fra långiver. Denne information sendes, når status i fjernlånsbeskeden er Udlånt/afsendt. Afleveringsdato: Afleveringsdatoen for fjernlånet på långivende bibliotek. Note: Noten i fjernlånsbeskeden. Her udtrækkes reserveringsnummeret på långivende bibliotek fra, hvis den er indeholdt i noten og det er muligt for systemet. Statusforespørgsler Cicero understøtter at sende statusforespørgsler på fjernlån fra låntagende bibliotek. Da dette er en beskedtype i fjernlånsprotokollen ISO18626 understøttes disse kun, når långivende bibliotek anvender ISO18626 protokollen. I Cicero sendes der automatisk statusforespørgsler for fjernlån i de følgende tilstande; 1.1 Bestilt, 1.4 Reserveret, 1.5 Ryk for bestilling, 1.6 Ryk for reservation. Der går 14 dage mellem hver statusforespørgsel for et fjernlån. For at aktivere disse automatiske statusforespørgsler skal man sætte konfigurationen Indstilling af det periodiske job Send statusforespørgsel for fjernlån til true. Det anbefales, at antal dage for konfigurationerne Dage før automatisk tilstandsskift fra 1.1 til 1.5 og Dage før automatisk tilstandsskift fra 1.4 til 1.6 sættes til mere end 14 dage, ellers vil fjernlån gå i rykker tilstand, før den første statusforespørgsel sendes. Det er også muligt manuelt at sende en statusforespørgsel på et fjernlån. Dette gøres på fjernlånsdetaljevisningen ved at trykke på knappen Anmod om status. Dette kan gøres, når fjernlånet er i samtlige statusser. Når der modtages et svar på en statusforespørgsel, vil følgende information på fjernlånet fra beskeden vises - hvis til rådighed: 114 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

116 Reservationsnummer Forventet leveringsdato Afleveringsdato 8 Booking Hovedområdet Booking skal primært bruges af pædagogiske centre og pædagogiske læringscentre, men kan selvfølgelig også benyttes af folkebibliotekerne. I dette område kan du søge efter bookbare materialer. Der kan søges og bookes i alle de pædagogiske læringscentres bookbare samlinger. Om materialer må lånes fra andre skolers bestand, afhænger af de lokale aftaler i kommunen Cicero håndhæver ikke eventuelle lokale regler på dette område. Booking benyttes primært, når en lærer skal bruge et antal eksemplarer i en bestemt tidsperiode i et specifikt undervisningsforløb. En booking udgøres af et ønsket antal materialer, evt. en lånergruppe (klasse), et minimum antal materialer, en startdato og en slutdato for lånet. Der skal desuden tages stilling til, hvilken beholdning materialerne skal bookes fra. I området er det muligt at oprette bookinger, opfylde dem og eventuelle viderelåne materialerne til klassens elever samt aflevere de udlånte materialer. Herudover kan der printes pluklister, som bibliotekets ansatte kan benytte, når materialerne skal pakkes og klargøres til transport. Forudsætningen for at kunne foretage bookinger er, at lånergrupper, der må booke, er sat op som beskrevet i afsnit Søg i materialer, der kan bookes Funktion: Fremsøg materialer til booking Hovedområde: Booking Fane: Søg Du kan fremsøge bibliografiske poster, som kan bookes. Det er muligt at dobbeltklikke på en række i listen for at se detaljerne for den bibliografiske post, inden du beslutter, om den skal i bookingkurven. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den kun returnerer resultater, du har beholdning på, og som kan bookes. Fremgangsmåden er følgende: 1. Naviger til fanen Søgning under hovedområdet Booking. Foretag en søgning. 2. Markér de titler du ønsker tilføjet til bookingkurven, og tryk Tilføj til booking 3. Naviger til bookingkurven for at udfylde bookingen (se afsnit 8.2). 115 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

117 Figur 69: Figuren viser et søgeresultat af bibliografiske poster, hvoraf der er markeret to poster, som er klar til at blive tilføjet til bookingkurven. Opret booking Funktion: Opret booking Hovedområde: Booking Fane: Bookingkurv 116 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

118 Figur 70: Her ses bookingkurven indeholdende tre bibliografiske poster, som blev valgt i søgningen og tilføjet bookingkurven. Låneren Anton Jensen er tilføjet bookingen som låner. Inden en booking kan oprettes, skal der udfyldes en række nødvendige informationer: 1. Indlæs låneren, der skal bookes til. Dette kan enten gøres ved at scanne lånerens stregkode eller ved at klikke på for at søge efter låneren. 2. Dobbeltklik på de enkelte linjer i listevisningen for at åbne detaljesiden og udfyld informationerne for bookingen. Figur 71: Bookingen registreres med det ønskede antal materialer, leveringssted og en angivelse af, hvor materialerne skal bookes fra. Af kalenderen fremgår det, i hvilken periode materialerne er tilgængelige. Det fremgår ligeledes, hvor mange materialer der er tilgængelige på de enkelte dage. Låner: Den ansvarlige låner (lærer) der ønsker at booke materialer til en lånergruppe (klasse). Lånergruppe: Angiver den lånergruppe (klasse), der skal bruge materialerne. Når lånergruppen vælges, vil antallet i Ønsket antal automatisk opdateres. Oplysningen er ikke obligatorisk, men er en forudsætning for automatisk viderelån. Ønsket antal: Det ønskede antal materialer. Min. antal: Det minimum antal materialer låneren kan acceptere. Leveringssted: Det sted materialerne skal leveres til. Booket fra (beholdning): Den filial som materialerne skal bookes fra. Fra og til dato: I de enkelte bookinger præsenteres du for en kalender, hvor du får et overblik over, hvornår materialerne er tilgængelige, og om det ønskede antal materialer kan opfyldes. Nummeret i midten er datoen i kalenderen, mens nummeret nederst i højre hjørne angiver det antal materialer, der er tilgængelige i den valgte beholdning på den pågældende dato. 117 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

119 Farvekoder på datoer i kalenderen: Hvid: Det ønskede antal materialer er tilgængelige for booking. Rød: Der er ikke det ønskede antal materialer på det givne tidspunkt. Ønskes viderelånt: Denne funktion angiver, hvorvidt låneren ønsker at materialerne viderelånes til lånergruppen (klassen), når den opfyldes. Læs mere om opfyldelse af en booking i afsnit 8.4. Note 3. Når du har udfyldt informationerne på alle materialer i kurven skal bookingen afsluttes ved at trykke på Book. Hvis et af materialerne i kurven ikke ønskes booket alligevel, kan det fjernes ved at markere det og trykke på til venstre. nederst Overblik over bibliotekets bookinger Funktion: Overblik over bookinger Hovedområde: Booking Fane: Bookinger Under fanen Bookinger kan du få et overblik over bibliotekets bookinger og redigere dem ved at åbne detaljesiden. Antallet på en booking kan både masseredigeres fra listen eller enkeltvis fra bookingens detaljeside. Bookinger kan fremsøges i applikationen ud fra: Bookingnr. Titel. Status: Aktiv Bookingen er sendt ind til systemet, men er endnu ikke opfyldt. Proces Der er udlånt materialer på bookingen, men minimumantallet er endnu ikke opnået. Opfyldt Gennemført Afvist Materialerne tilknyttet bookingen er blevet udlånt og afsendt til leveringsfilialen. Alle materialer er blevet afleveret. Bookingen er afvist af biblioteket, som skulle levere materialerne. Slettet Bookingen er slettet. Startdato fra og til. Lånernummer. 118 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

120 Lånergrupper. Leveringsdato Leveringssted Booket fra (filial/skole) FAUST-nummer I tabellen angiver det første tal i kolonnen Antal det ønskede antal, og det sidste viser det antal, låneren minimum skal bruge. Figur 72: Under fanen Bookinger kan brugeren fremsøge en liste over alle bibliotekets bookinger. Herfra er det også muligt at udskrive pluklister af bookinger samt opfylde og aflevere bookinger. Opfyld booking Funktion: Opfyld booking Hovedområde: Booking Fane: Bookinger Fremsøg de bookinger, du vil opfylde og gøre klar til levering. Du kan f.eks. søge på status Aktiv sammen med leveringsdato og Booket fra. Søgekriterierne er nærmere beskrevet i afsnit 8.3. Man kan udskrive en plukliste af bookingerne, dette kan gøres ved følgende arbejdsgang: 1. Marker i venstre side af tabellen med checkbokse de bookinger, du vil opfylde. Klik på Print og eksporter og vælg Print plukliste. 119 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

121 2. Brug pluklisten til at finde materialerne på biblioteket. Hvis bibliotekets materialer har stregkoder 1. Når du har fundet materialerne til en booking, skal du åbne detaljesiden for bookingen ved at dobbeltklikke på den. 2. Gå til fanen Materialer og scan bøgerne. Hver bog der scannes bliver udlånt til låneren og vist i tabellen. 3. Når minimum antal materialer er opnået, får bookingen status Opfyldt, men du kan fortsat tilføje materialer. 4. Hvis låneren ønsker, at bøgerne skal viderelånes, skal du klikke på Viderelån. Nu vil elevernes navne blive vist i kolonnen Viderelånt til samt på følgesedlen. 5. Klik på Print følgeseddel i nederste højre hjørne. Figur 73: Detaljesiden for opfyldelsen af en booking. Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder Opfyld mange bookinger med ét klik: 1. Marker checkboksene i venstre side af tabellen på de bookinger, du vil opfylde. 2. Klik på Opfyld nederst til højre under tabellen. 3. Alle bookinger, hvor der er materialer nok til at opnå minimum, vil blive opfyldt (materialerne lånes ud til låntageren), og følgesedlerne udskrives automatisk. Ved udskrivning af flere følgesedler, sorteres de som udgangspunkt efter: Leveringssted, Placering, DK5, Forfatter, Titel, 120 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

122 Faustnummer. Administratoren kan opsætte en anden sortering i F7Serveropsætning under konfigurationen Booking - Booking følgeseddel sortering. 4. Hvis du vil printe en følgeseddel igen, kan du åbne den pågældende booking, gå til fanen Materialer og vælg Print følgeseddel. 5. Hvis der er bookinger, hvor der ikke findes materialer nok til at opnå minimum, vil disse fortsat have status Aktiv, og der vil ikke blive udlånt nogle materialer på disse bookinger. 6. Du kan vælge at afvise en booking ved at åbne detaljesiden for den, vælge fanen Materialer og klikke Afvis. Opfyld én booking ad gangen: 1. Åbn detaljesiden for den booking, du vil opfylde. 2. Vælg fanen Materialer og Udlån uden materialenr. 3. Klik på knappen Opfyld. 4. Nu udlånes materialerne på bookingen og følgesedlen printes. Bookingen får status Opfyldt. 5. Du kan til enhver tid printe følgesedlen igen. 6. Hvis der er under minimum antal materialer til rådighed, får du mulighed for at udlåne de materialer, der er tilgængelige. Aflever materialer Når materialerne kommer retur fra låneren, skal de afleveres i Cicero. Scan stregkoden på følgesedlen dette kan gøres enten i F2Aflever eller Afleverfunktionen i selvbetjeningsklienten. Hvis følgesedlen ikke er kommet med retur, kan du fremsøge bookingen på Status opfyldt i kombination med f.eks. på den skole, som har lånt materialerne, eller på materialets titel. Aflever materialer uden stregkoder: 1. Marker bookingen med en checkboks til venstre i tabellen. 2. Klik på Aflever -knappen under tabellen. 3. Indtast det antal materialer, der afleveres. 4. Klik på aflever. Det valgte antal materialer afleveres i Cicero. 5. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status Gennemført. 6. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status Opfyldt. Aflever ved at scanne bøgernes stregkoder 1. Gå til F2aflever. 2. Scan bøgernes stregkoder. 3. Klik på afslut. Du kan til enhver tid åbne en booking, markere et antal materialer og aflevere ved at trykke på Aflevér valgte. 121 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

123 Bookingrettigheder Funktion: Opsætning af lånergrupper der må booke Hovedområde: Admin Fane: Lånere Under fanen Lånere har du mulighed for at give lånergrupper på dit biblioteksvæsen tilladelse til at booke materialer f.eks. skolens lærere. Tilladelse gives ved at vælge lånergruppen, tryk på rettigheder. og sæt flueben i boksen Booking Figur 74: Lånergruppe, der har flueben i Booking rettigheder, og dermed kan booke materialer. Notifikation til låner Den låner, der har oprettet bookingen, får en notifikation, hvis bookingen bliver slettet, afvist, skiftet låner eller bliver sat i proces. En booking bliver sat i proces, så snart det første materiale udlånes. Hvis flere bookinger opfyldes samtidigt uden brug af materialenumre, får brugeren samme besked, som når bookingen kommer i proces. Du kan selv konfigurere beskeden under F7 ServeropsætningBooking. Hvis bookingen skifter låner, får både den nuværende og den tidligere låner en notifikation herom. 122 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

124 9 Lister De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet Lister. I dette område kan du fremsøge overblikslister til print eller behandling. Plukliste Funktion: Fremsøg plukliste Hovedområde: Lister Fane: Plukliste Under fanen Plukliste kan du printe en liste over reserverede materialer, som skal klargøres til afhentning. Du kan markere reservationerne som værende i proces, så andre ikke forsøger at behandle dem. Søg plukliste For at skabe en plukliste kan du indtaste forskellige søgekriterier. Du kan foretage en søgning på baggrund af nedenstående søgekriterier. Søgekriterium Beskrivelse Filial Angiver den filial, hvorfra brugeren vil finde det reserverede materiale. Afdeling Opstilling Delopstilling DK5 Materialetype Fra dato Til dato Afhentningssted Status Angiver navnet på den afdeling, der skal fremfindes materialer fra. Angiver navn på den opstilling, der skal fremfindes materialer fra. Angiver navn på den delopstilling, der skal fremfindes materialer fra. Der kan søge på flere DK5-felter på én gang ved at adskille med komma, f.eks. 50, 51, 52, 53, 54. Der søges på materialetyper registreret i danmarc2 formatet. Der søges på reservationernes oprettelsesdato. Der søges på reservationernes oprettelsesdato. I søgningen indgår reservationer, der har registreret angivne filial som afhentningssted, og der returneres materialer, som kan afhentes på angivne filial. Hvis ingen materialer, som kan opfylde reservationen har reservationsregler, som tillader afhentning på den angivne afhentningsfilial, vil søgeresultatet være tomt. Der kan søges efter reservationer, der har status Aktive, Proces eller Alle. Reservationer i proces er reservationer, der allerede er hentet ind på en plukliste, og hvor en bruger aktivt har sat tilstanden Proces for reservationerne. 123 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

125 Reservationer, der har tilstanden Aktive, er uopfyldte reservationer, som ikke er sat i proces. Ansvarlig Sortering Sættes tilstanden Proces på en reservation, registreres samtidig navnet på den bruger, der sætter tilstanden. Det er muligt at fremsøge reservationer ud fra, hvilken bruger der er sat som værende ansvarlig. Du kan sortere listen inden du henter den frem ift. DK5, materialetype og placering. Den kan også efterfølgende sorteres i listevisningen. Søgeresultat Søgningen viser reservationer, som opfylder samtlige kriterier. Er der ikke søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom. Figur 75: Plukliste, hvorfra du kan få overblik over reserverede materialer, der skal gøres klar til afhentning m.m. Markér reservation som værende i proces Efter at have fremsøgt en plukliste kan du danne dig et overblik over, hvilke reservationer der mangler at blive behandlet. Materialer markeret med en stjerne (*) indikerer, at der er tale om en reservation på en bibliografisk post, som har flere placeringer. Rækker, som har reservationsstatus Proces, er i gang med at blive behandlet af en medarbejder, som står angivet under kolonnen Ansvarlig. 124 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

126 Rækker, som har reservationsstatus Aktiv, er ikke i gang med at blive behandlet. Ved at klikke på knappen Proces bliver du selv sat som ansvarlig for at opfylde samtlige reservationer i pluklisten. Du fjernes automatisk som ansvarlig for håndtering af reservationen, hvis den ikke er håndteret inden for et tidsrum. Behandlingstiden sættes som standard til to timer, men du kan opsætte den for dit biblioteksvæsen i F7Serveropsætning. Find opsætningen under parameternavnet Behandlingstid for reservation i timer. Udskriv plukliste Efter at have fremsøgt en plukliste kan du udskrive eller eksportere listen ved hjælp af Print og eksportér knappen. Når du trykker på Print liste, vil samtlige resultater i pluklisten blive printet. Saldoopgørelse og rykkere Funktion: Send saldoopgørelser og rykkere Hovedområde: Lister Fane: Mellemværende På fanen Mellemværende kan du fremsøge erstatninger og gebyrer og sende disse samlet som saldoopgørelser og rykkere. Rykkerprocessen I det følgende gennemgås de forskellige trin i den rykkerproces, som systemet understøtter. Under F7Serveropsætning i konfigurationen Antal rykkere kan det konfigureres, hvorvidt et bibliotek bruger 1, 2 eller 3 rykkere. I konfigurationen Rykkerinterval i dage kan det konfigureres, hvor lang tid der skal gå mellem udsendelse af saldoopgørelse og de enkelte rykkere ( Rykkerinterval i dage ). Saldoopgørelse Mellemværender med status Oprettet eller Delvist betalt kan sendes i en saldoopgørelse. Et mellemværende kan indgå i en saldoopgørelse, så snart mellemværendet er oprettet. Saldoopgørelsen kan indeholde en varsling om blokering af låneren. Det er vigtigt, at teksten vedrørende varsel afspejler den lokale proces for blokering. Under F7Serveropsætning kan følgende opsættes som en del af saldoopgørelsen: Printskabelon for saldoopgørelse Beløb for blokering af låner i kr. Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr. Blokeringsvarsel i dage 1. rykker Når Rykkerinterval i dage er overskredet, kan et mellemværende med status Opgørelse sendt indgå i første rykkerbrev ( 1. rykker ). 125 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

127 2. rykker Når Rykkerinterval i dage er overskredet, kan et mellemværende med status 1. rykker sendt indgå i andet rykkerbrev ( 2. rykker ), hvis biblioteket har konfigureret at bruge 2 eller 3 rykkere. 3. rykker Når Rykkerinterval i dage er overskredet, kan et mellemværende med status 2. rykker sendt indgå i tredje rykkerbrev ( 3. rykker ), hvis biblioteket har konfigureret at bruge 3 rykkere. Send til inddrivelse Mellemværende vil automatisk skifte tilstand til Sendt til inddrivelse, hvis biblioteket har aktiveret det natlige job. Det natlige job kan konfigureres F7Serveropsætning i konfigurationen Indstilling af det periodiske job Regninger til inddrivelse. Brugeren kan også manuelt skifte tilstanden for mellemværender i sidste rykkertilstand ved at trykke på knappen Send valgte. Dette er først muligt efter konfigurationen Antal dage før inkasso er overskredet. Luk inddrivelse Mellemværende i tilstanden Sendt til inddrivelse skal lukkes manuelt ved tryk på knappen Luk inddrivelse. En regning i tilstanden Sendt til inddrivelse lukkes ikke automatisk af Cicero. Send saldoopgørelse 1. For at sende saldoopgørelser til lånere, fremsøges alle erstatninger og gebyrer, som har status Oprettet/delvist betalt. 2. I listevisningen vises nu en oversigt over alle erstatninger og gebyrer, der har status Oprettet eller Delvist betalt. Markér mellemværendet for at inkludere det i saldoopgørelsen. 3. De valgte mellemværender kan sendes til låneren ved at klikke på Send valgte. Hvis låneren ønsker at betale sit udestående ved kassen under inddrivelse, så kan det gøres som en alm. Betaling. Dog skal man manuelt lukke inddrivelsessagen med Luk inddrivelse efterfølgende. Desuden vil migrerede regninger ikke automatisk blive overført til økonomisystemet i denne tilstand. Disse er markerede med. Man skal herefter for disse manuelt kontrollere status i økonomisystemet. Ikke alle mellemværender kan inkluderes i en saldoopgørelse, se afsnit 0. For at se detaljer eller rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet, se afsnit of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

128 Send rykker Rykkere genereres på samme måde som saldoopgørelser. 1. For at sende rykkere til lånere, skal du fremsøge erstatninger og gebyrer. Søger du efter mellemværende med status Opgørelse sendt, kan 1. rykker sendes, såfremt rykkerintervallet er overskredet. 2. I tabellen vises nu en oversigt over alle erstatninger og gebyrer, der har den valgte status. Markér mellemværendet for at inkludere det i rykkerbrevet. 3. De valgte mellemværender kan sendes til låneren ved at klikke på Send valgte. Ikke alle mellemværender kan inkluderes i et rykkerbrev, se afsnit 0. Hvis biblioteket bruger flere rykkerbreve i rykkerprocessen, kan der søges på 1. rykker sendt for at sende 2. rykker og på 2. rykker sendt for at sende 3. rykker. Læs mere om de forskellige trin i rykkerprocessen i afsnit For at se detaljer eller rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet, se afsnit Mellemværender der ikke kan afsendes Der kan være tilfælde, hvor mellemværende kan søges frem i tabellen, men ikke afsendes. Disse mellemværende vil være markeret med, som beskriver grunden til den manglende afsendelse, når musen føres henover. Nedenstående tabel gennemgår de forskellige årsager til, at et mellemværende ikke kan afsendes. Årsag Mellemværende annulleret Mellemværende betalt Mellemværende tilbagebetalt Mellemværende sendt til inddrivelse er er er er Beskrivelse Et annulleret mellemværende kan ikke afsendes. Et betalt mellemværende kan ikke afsendes. Et tilbagebetalt mellemværende kan ikke afsendes. Et mellemværende som er sendt til inddrivelse kan ikke afsendes. Inddrivelsen er lukket Beløbet er ugyldigt Efter inddrivelsen er lukket, kan et mellemværende ikke afsendes. Hvis et mellemværende har et restbeløb på 0 eller derunder, kan det ikke afsendes. 127 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

129 Betalingsfristen er endnu ikke overskredet Hvis en saldoopgørelse eller rykker er sendt, og fristen før afsendelse af næste rykker ikke er overskredet endnu, kan mellemværendet ikke afsendes. F7ServeropsætningMellemv ærenderykkerinterval i dage For mellemværende i sidste rykkertilstand skal konfigurationen F7ServeropsætningMellemv ærendeantal dage før inkasso være overskredet før regninger kan opnå status Sendt til inddrivelse. Låneren er fritaget fra rykkere Låneren er under aldersgrænsen for inddrivelse Hvis en låner tilhører en lånergruppe, der er fritaget for rykkere, kan mellemværendet ikke afsendes. Hvis en låner er under den aldersgrænse, som kan konfigureres under F7ServeropsætningMellemv ærende Inddrivelses aldersgrænse i år, kan lånerens mellemværender ikke sendes til inddrivelse. Bagatelgrænse Bagatelgrænsen er den nedre grænse for, hvornår lånerens mellemværender vises i oversigten i F5. Det betyder hvis grænsen er sat til eksempelvis 200 kr., vil lånere, hvis gebyrer, der sammenlagt er mindre eller lig 200, ikke fremgå, når du søger. Grænsen defineres i F7Serveropsætning i konfigurationen Bagatelgrænse for låners gebyrer i kr.. Hvis det ønskes at se alle erstatninger og gebyrer, også dem uden for bagatelgrænsen, kan der ved søgning sættes flueben i Medtag låner under bagatelgrænse. Det betyder, at der kan se og sendes saldoopgørelser til lånere, selvom deres total er under bagatelgrænsen. Hvis låneren har erstatninger, vises alle lånerens mellemværender altid, uanset bagatelgrænse. 128 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

130 Detaljeside for mellemværende Detaljesiden indeholder informationer om det valgte mellemværende, den tilknyttede låner og materiale. Hvis mellemværende er i tilstand Oprettet, Delvist betalt, 1. rykker sendt, 2. rykker sendt eller 3. rykker sendt, kan det redigeres eller annulleres fra siden. Mellemværende, der er i en anden tilstand, kan åbnes, men ikke redigeres eller annulleres. Figur 76: For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på det under F5Mellemværende, hvormed detaljesiden for det valgte mellemværende åbnes. Integration til debitorsystem Når biblioteket har konfigureret integrationen til et debitorsystem, vil Cicero sende mellemværende og opdateringer af disse til debitorsystemet. Se mere om hvilke mellemværende, der sendes til debitorsystemet i dokumentet Opsætning af Cicero LMS. Det er muligt at konfigurere rykkerprocessen, jf. ovenstående afsnit og Opsætning af Cicero LMS. Det er vigtigt, at denne rykkerproces aftales med brugerne af debitorsystemet, da det kan kræve opsætning i debitorsystemet. Det er vigtigt at gennemgå hele rykkerforløbet og koordinere opsætningen mellem Cicero og debitorsystemet, for eksempel følgende: 1. Antallet af rykkere sendt fra Cicero (1, 2 eller 3), samt Rykkerintervallet i dage. 129 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

131 2. Perioden fra sidste rykker til mellemværendet skifter tilstand til Sendt til inddrivelse ( Antal dage før inkasso ). Dette tilstandsskifte sker automatisk i Cicero, og skal svare til hvornår debitorsystemet overtager ansvaret for mellemværendet. 3. En henstandsperiode fra et mellemværende oprettes i debitorsystemet til brugerne af debitorsystemet skal påbegynde deres inddrivelsesproces. Det er vigtigt, at henstandsperioden dækker over hele perioden fra mellemværendet oprettes, til ansvaret for den videre inddrivelse overgår til debitorsystemet. Henstandsperioden skal passe til konfigurationerne besluttet i pkt. 1 og 2. Hvis låneren vælger at betale sit mellemværende igennem debitorsystemet, vil Cicero ikke automatisk blive opdateret, og det er derfor vigtigt, at Cicero manuelt opdateres, for at låneren kan se sin opdaterede status i diverse klienter. For migrerede (transition) regninger gælder det, at under tilstanden Sendt til inddrivelse bliver regningen IKKE automatisk sent til debitorsystemet. Dette er gjort for at undgå evt. dobbelt fakturering af kunder ifbm. Migrering til Cicero. Disse markeres med ved regningsnummeret. Den korrekte status i debitorsystemet skal manuelt kontrolleres. For konfiguration af integration til debitorsystemet, se dokumentet Opsætning af Cicero LMS. Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper Funktion: Print af lister der viser udlån inklusiv overskredne lån for en lånergruppe. Hovedområde: Lister Fane: Udlån Det er muligt at printe en liste med udlån for en bestemt lånergruppe. Listen kan bestå af alle udlån (overskredne udlån, og ikke-overskredne udlån for hver låner). Det er også muligt at printe en rykkerliste for en lånergruppe ved kun at vælge check-boksen: Inkludér kun overskredne lån. Bemærk at denne checkboks som standard er slået til, så ønskes det at printe den fulde udlånsliste (overskredne lån og ikke-overskredne lån for lånergruppen), skal du fravælge check-boksen Inkludér kun overskredne lån. Udlånslisterne kan for eksempel bruges til at hænge op i et klasseværelse, eller hver elev kan eksempelvis få deres egen seddel med hjem med deres udlån på. Det er derfor muligt at vælge, om du vil printe én låner pr. side, eller om du ønsker at printe udlån pr. lånere ud i én lang rækkefølge uden sideopdeling. Check-boksen Medtag langtidslån inkluderer lån på listen, der varer mere end standardudlånsperioden for et bibliotek, eksempelvis taskebøger. Er du i tvivl, om et print indeholder de ønskede oplysninger og den ønskede opsætning, er det muligt at få vist sin liste, inden der printes ved at klikke på knappen preview. 130 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

132 Figur 77: Under F5Udlån er det muligt at printe en liste med udlån for en bestemt lånergruppe. Administration af beskedkø Funktion: Håndtering af beskeder forsøgt sendt til låneren digitalt Hovedområde: Lister Fane: Beskedkø Beskeder, der sendes digitalt til låneren, vil i forskellige situationer ikke nå frem f.eks. fordi låneren ikke er tilmeldt digital post, lånerens mobilnummer er forkert, eller der er opstået en teknisk fejl. De beskeder, der er ikke kunne sendes digitalt, samles i en oversigt under F5Beskedkø. De fejlede beskeder kan fremsøges på baggrund af beskedtype og status (fejlet eller håndteret). Når der fremsøges beskeder, vil alle beskeder, der passer på kriterierne, blive vist i en tabel med oplysninger om deres beskedtype, dato, tid, kategori og hvilken låner, beskeden blev forsøgt sendt til. Beskederne håndteres ved at markere dem med et flueben i venstre side af tabellen og vælge den ønskede handling/håndtering i dropdown Processér valgte, som findes til højre under tabellen. Her kan vælges mellem Håndter m/print, Håndter v/gensend og Håndter. Håndteringsmuligheder Håndter m/print : Beskeden udskrives, så den kan sendes med post. Herefter skifter beskeden status til håndteret. Håndter v/gensend : Cicero forsøger at sende beskeden på den ønskede måde (SMS, , digital post). Hvis beskeden afsendes korrekt, vil den skifte status til håndteret. Hvis beskeden fejler igen, vil den få status fejlet, og dermed fremtræde i oversigten igen. Håndter : Skifter blot beskedens status til håndteret. Denne handling kan bruges, hvis du f.eks. ringer til låneren eller håndterer beskeden på anden vis. 131 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

133 Figur 78: Beskeder, der ikke er nået frem til låneren, kan ses og administreres under F5Beskedkø. Beskeddetaljer For at se detaljer om en besked, skal du dobbeltklikke på den i tabellen. Dette åbner en fly-in, der bl.a. viser, hvornår beskeden oprindeligt blev sendt, hvornår den fejlede, hvorfor den fejlede, samt hvad der står i beskeden. Inde fra detaljevisningen kan du også håndtere beskeden på de samme tre måder, som beskrevet ovenfor ved at vælge den ønskede handling i dropdown-menuen Processér valgte i nederste højre hjørne. Endvidere kan du slette beskeden ved at klikke på placeret til venstre under tabellen. Sletter du en besked, vil denne blive permanent slettet. Nødsystem Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Hovedområde: Lister Fane: Nødsystem Dette er beskrevet i afsnit of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

134 10 Administration De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet Admin. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte ting på dit biblioteksvæsen. Klientopsætning I nedenstående afsnit beskrives de opsætninger der kan laves på din egen pc (klient). Bemærk at disse indstillinger gemmes på den lokale windows-bruger, derfor hvis man logger på med sin cicero bruger på en anden pc, så vil man ikke få opsætningen af filial/printer meddette vil sige, at hvis der skiftes windows-bruger eller windows-brugeren bliver slettet/genoprettet, vil indstillingerne i klientopsætningen ikke nødvendigvis være de samme som før. Generel opsætning Funktion: Sorteringsbeskeder og pinkode til hovedområde Cirkulation. Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Generel opsætning Pinkode: Pinkode kan slås til og fra i udlånsområdet under F6Klientopsætning ved at klikke på checkboksen vist i Figur 79. Visning af sorteringsbeskeder: Det er muligt at slå sorteringsbeskederne fra og til i klienten, så de ikke optræder i beskedkolonnen f.eks. ved aflevering af et materiale. Standard filial: Den filial der skal vælges som udgangspunkt i F1. Sorteringsprofil: Den sorteringsprofil der skal vælges som udgangspunkt i F1. Standard vising af bibliografisk post: Vælg hvilken visning der som stander skal vises for bibliografiske poster. Derudover er det muligt at sætte visningstiden for notifikationer, som vises øverst i højre hjørne, når man f.eks. har klikket Gem. Sættes denne værdi til 0 vises notifikationer ikke. 133 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

135 Figur 79: Generel opsætning i F6Klientopsætning. RFID-scanner Funktion: Opsætning af RFID-scanner Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Generel opsætning Opsætningen af RFID-scanner på din pc (klient) er beskrevet i kapitlet om RFID i afsnit Bon- og labelprint Funktion: Opsætning af bon- og labelprint Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Printer Vær opmærksom på at printersoftware skal være installeret inden opsætning i Cicero, således at applikationen kan finde og genkende printeren. Bonprinter Du kan kun udskrive bonner fra applikationen, hvis der er opsat en bonprinter. For at opsætte en bonprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdown-listen Bonprinter, papir i dropdown-listen Papir og derefter klikke Gem. Nogle bonprintere tilbyder forskellige papirlængder, og det er vigtigt at vælge det lange papir. Dette forhindrer, at bonner skæres over for tidligt. Visse bonprintere (eks. Epson) tilbyder som udgangspunkt ikke et langt papir. I så fald skal du gøre følgende: 134 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

136 1. Opret et langt papir på printeren i Windows printeropsætningen (der henvises til dokumentationen for den konkrete printermodel for, hvordan dette gøres). 2. Genstart Cicero 3. Vælg det oprettede papir under printeropsætningen i Cicero. Du kan ved hjælp af fluebenene vælge, hvilke type bonner der skal udskrives. Hvis du arbejder på en computer, hvor du ikke ønsker at udskrive almindelige udlåns/afleverings-bonner, f.eks. en computer på et kontor, kan du fjerne fluebenene ved Print udlånskvitteringer og Print afleveringskvitteringer. Labelprinter Du kan kun udskrive labels fra applikationen, hvis der er opsat en labelprinter. For at opsætte en labelprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdownlisten Labelprinter, herefter justere top- og venstre margin i felterne Topmargin og Venstre margin og slutteligt klikke Gem. Figur 80: Det lange papir til bonprinteren er valgt for at forhindre, at bonner skæres af for tidligt. Desuden er det fravalgt at udskrive bonner ved almindelig aflevering/udlån. Selvbetjeningsklient Funktion: Angivelse af låneridentifikation, bonprinter og reservationer Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient Det er muligt at vælge, hvilken låneridentifikation klienten skal bruges til at identificere lånere i selvbetjeningsklienten. 135 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

137 Figur 81: Indstillinger for selvbetjeningsklienten. Der vælges mellem følgende låneridentifikationer: Lånernummer: Låneren skal indtaste eller scanne lånernummer. Lånernummer og kode: Låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og i det efterfølgende skærmbillede indtaste sin pinkode til FBS. UNI Login: Låneren identificeres ved indtastning af UNI Login brugernavn og adgangskode. Bonprinter Man kan konfigurere, hvilken bontype selvbetjeningsklienten skal udskrive ved at sætte flueben ved den ønskede type. Du kan vælge Print afleveringskvittering, Print udlånskvitteringer og Print afhentningskvitteringer. Reservation Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at sætte et hak i checkboksen Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient. Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient. Tillad aflevering af materiale med betalt erstatning Lad selvbetjeningsklienten aflevere materialer, hvorpå der er betalt en erstatning. Fravælges denne mulighed vil der i selvbetjeningsklienten i stedet blive vist en konfigurérbar besked, der opsættes i F7- >Serveropsætning->Selvbetjeningsklient Besked ved aflevering af materiale med betalt erstatning. Tilvælges muligheden vil materialer med betalt erstatning blive afleveret som normalt. Læs mere om selvbetjeningsklienten i kapitel 16. Generelt om lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler udgør samlet set Ciceros regelsæt for håndtering af bibliotekets udlånsregler. Kombinationen af et materiales tilhørsforhold til en materialegruppe og materialegruppens tilknyttede udlånsprofiler og lånergrupper afgør, hvilke udlånsregler der skal gælde, når et materiale udlånes eller reserveres af en låner. 136 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

138 Helt overordnet gælder, at: En låner tilhører en eller flere lånergrupper. Et materiale tilhører én materialegruppe. En materialegruppe kan have flere udlånsprofiler. En udlånsprofil kan have flere lånergrupper. Lånergrupper Funktion: Opsætning af lånergrupper og filialrettigheder Hovedområde: Admin Fane: Lånere Du kan opsætte de lånergrupper dit biblioteksvæsen har behov for. Lånerne kan efterfølgende knyttes til lånergruppen, og lånergruppen kan tilknyttes til materialegruppens udlånsprofiler. Endvidere kan du opsætte filialrettigheder for disse lånergrupper, hvor du kan styre, hvilke rettigheder en given lånergruppe skal have på de forskellige filialer i dit biblioteksvæsen. Opsætning af lånergrupper Lånergrupper er struktureret i et hierarki. Lånere, som er knyttet til en lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. I eksemplet vil en låner, som er knyttet til Udenlandske biblioteker, således også være knyttet til Biblioteker og Alle. 1. Der kan oprettes en ny undergruppe ved brug af på en gruppe. 2. En eksisterende gruppe kan slettes ved brug af. Bemærk, at du kun kan slette grupper, som hverken har undergrupper, lånere eller udlånsprofiler knyttet til sig. 3. Den øverste gruppe, som repræsenterer samtlige lånere på biblioteket, kan ikke slettes eller redigeres. 137 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

139 Figur 82: Lånergrupper opsættes i en hierarkisk struktur. Lånere, som er knyttet til en gruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. På en lånergruppe kan det konfigureres, om lånergruppen skal fritages for gebyrer, fritages for erstatninger og fritages for rykkere om mellemværende (saldoopgørelse og rykkerbreve). Dette gøres ved at redigere en lånergruppe og markere de ønskede fritagelser. Hvis en låner er en del af flere lånergrupper, så fritages vedkommende, hvis bare én af disse lånergrupper er markeret som fritaget. Fritag for gebyr betyder, at lånere i gruppen ikke automatisk vil få tilskrevet gebyr af det natlige job. Gebyrer kan oprettes manuelt til en låner, der er fritaget for gebyrer. Fritag for erstatning betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få oprettet erstatning for tabt materiale af det natlige job. Er låneren fritaget for erstatning vil det natlige job heller ikke tilskrive gebyr til låneren, selvom låneren ikke er fritaget for gebyr. Erstatninger kan oprettes manuelt til en låner, der er fritaget. Fritag for rykkere om mellemv. betyder, at lånere i gruppen ikke kan tilsendes saldoopgørelse og rykkerbreve. Lånernes mellemværender kan fremsøges fra Mellemværende oversigten, der kan findes under F5Mellemværende, men lånernes mellemværender kan ikke indgå i breve (se evt. afsnit og 9.2.3). Du kan opsætte en udløbsdato for en lånergruppe i feltet Gruppen udløber. Sættes der en udløbsdato vil lånergruppen blive slettet efter udløbsdatoen og lånerne vil derved miste deres tilknytning til denne lånergruppe. Opsætning af filialrettigheder på lånegrupper 138 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

140 Under fanen Filialrettigheder for en given lånergruppe kan du opsætte regler for hvilke filialer en låner må låne, reservere og må booke på. Disse regler gælder kun for oprettelse af lån, reservationer og bookinger. Må låne på: Denne gælder for lån der foretages uden foregående reservation. Må reservere på: Denne refererer til om lånergruppen må afhente reservationer på en given filial. Må booke på: Denne refererer til om lånergruppen må booke på en given filial. Er der ingen filialrettigheder opsat for lånergruppen, har låneren som udgangspunkt tilladelse til at foretage lån, reservationer og bookinger på alle tilknyttede filialer. Ved oprettelse af en lånergruppe vil filialrettighederne blive nedarvet fra lånergruppen et niveau over. Vil man have samme filialrettigheder på samtlige undergrupper til en lånergruppe, kan du klikke på Gem og Kopier til undergrupper til at kopiere filialrettighederne til lånergruppens undergrupper. Figur 83: Opsætning af filialrettigheder. Automatisk tildeling af lånergrupper Funktion: Automatisk tildeling af lånergrupper Hovedområde: Admin Fane: Lånere 139 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

141 Under fanen Lånergrupper kan du oprette regler for automatisk tildeling af lånergrupper til lånere. Det betyder, at du kan definere en række kriterier, som automatisk tildeler låneren lånergrupper, hvis låneren passer på de opsatte kriterier, du har opsat. Er låneren en del af lånergruppen, men ikke længere passer til de opsatte kriterier, vil låneren ikke længere være tilknyttet den lånergruppe. Det er ikke muligt at have mere end én automatisk tildeling per lånergruppe. Figur 84: Detaljesiden for automatisk tildeling af lånergruppe. Opret/rediger regel For at oprette/redigere en automatisk tildeling: 1. Klik på knappen Opret ny auto. tildeling over tabellen for at lave en ny automatisk tildeling. For at redigere en automatisk tildeling, skal du dobbeltklikke på den pågældende række i tabellen. 2. På detaljesiden vælger du, hvilken lånergruppe der automatisk skal tildeles. 3. Vælg hvilken lånertype reglen skal gælde for. 4. Hvis reglen skal gå på kommune, vælges først, om låneren skal være inden eller uden for kommunen. I feltet ved siden af vælges kommunen. 5. Hvis reglen skal gå på land, vælges først om låneren skal være inden eller uden for landet. I feltet ved siden af vælges landet. 6. Hvis reglen både skal gå på kommune og land, defineres begge. 140 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

142 7. Det sidste kriterium, du kan sætte, er alderen. Den kan både angives som intervaller (f.eks , begge er inklusive) eller som under/over, det gøres ved at udelade en af værdierne. 8. Til sidst angives en beskrivelse af reglen, som vil være synlig ude i tabellen. F.eks. Alle voksne i Horsens kommune. 9. Afslut med at klikke på Gem. Hver nat genberegnes lånernes tilknytning til lånergrupperne ud fra de opsatte regler. Hvis du gerne vil have beregnet tilknytningen ud fra en opsat regel. Kan du åbne detaljevisning for reglen og klik på Genberegn lånergruppe. Anbefaling for KOMBI-biblioteker Som KOMBI-bibliotek skal du være opmærksom på, at elever på skolerne ikke pludselig får rettigheder til at låne på alle folkebibliotekets afdelinger, og dermed slipper for at betale gebyr ligesom der ikke er forældreunderskrift på, at deres barn må låne. På et KOMBI-bibliotek vil du typisk en lånergruppe der varetager voksne inden for kommunen, en der varetager børn i kommunen og et sæt lånergrupper per skole. Med fordel kan du opsætte en lånergrupperegel for voksne i kommunen, hvor man skal være bosat i kommunen og være over 18 år. Således vil alle lånere i biblioteksvæsnet, som bor i kommunen og er over 18 år få tildelt denne lånergruppe. Lånergrupperne på skolerne skal der ikke opsættes regler for. Både oprettelse og tilknytning af lånere søger STIL for. Der skal ikke opsættes lånergrupperegler for børn i kommunen. Personalet opretter disse brugere og tilknytter lånergrupper. Bemærk, har årige mulighed for at oprette sig selv som lånere via NemID, kan det være en god idé at opsætte en lånergruppe og lånergrupperegel som passe til disse lånere, således disse lånere automatisk får tildelt en lånergruppe og dermed kan låne. Lånerimport Funktion: Giver mulighed at importere lånerdata fra en webservice (f.eks. UNI*C) eller en csv-fil. Hovedområde: Admin Fane: Lånere Underområde: Lånerimport Importér fra webservice: Når institutionsnumrene er konfigureret i F7Filialer, kan lånerdata fra webservicen (f.eks. UNI-Login) hentes (se afsnit 11.4): 1. Tryk på knappen Importér ved Importér lånere fra webservice (UNI*C eller lign.). 2. Klik på knappen Importér og lånerdata er importeret. Importér fra.csv fil: 141 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

143 Lånerdata kan også importeres fra en regnearksfil. Beskrivelse af kravene til.csv-filen kan ses på i vejledningen Opsætning af Cicero LMS. 1. Klik på Vælg.csv fil. 2. Find fil på computeren. 3. Klik på knappen Importér til højre for Vælg.csv fil knappen. Figur 85: Visning af lånerimport-funktionen. Materialegrupper og udlånsprofiler Funktion: Opsætning af materialegrupper og udlånsprofiler Hovedområde: Admin Fane: Materialegrupper Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogle lånere. Oprettelse af materialegrupper: 1. Tryk på Opret materialegruppe. 2. Udfyld navn og beskrivelse. 142 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

144 3. Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at trykke på Tilføj ny profil. Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før der kan trykkes på Gem : Navn for udlånsprofilen Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato Antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes) Fornyelsesdage (perioden, som udlånsperioden udvides med) Reglerne for lån, reservation, fjernlån m.m. vælges til/fra i listen Tilføj de lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres ved at klikke på og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i træet 4. I tilfælde af flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trykke på placeret under tabellen. En låner kan via sit medlemskab af flere lånergrupper være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe. Når en låner låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret. Figur 86: Detaljevisning for en materialegruppe. Prioritering af udlånsprofiler I det følgende beskrives oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en hierarkisk struktur bemærk de tre forskellige hierarkier i nedenstående struktur: 143 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

145 Alle (øverste niveau) Biblioteker Personer Børn Voksne Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, anbefales det at sætte det inderste niveau fra lånergruppen som værende prioriteret højest. I eksemplet herunder er Voksne prioriteret som nr. 1, Biblioteker som nr. 2 og Alle som nr. 3. Figur 87: Tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet tjekker først, om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet 2 og til sidst prioritet 3. Prioriteringen har betydning på følgende måde: Når man foretager et udlån, undersøger systemet først, om låneren er i en af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i den pågældende lånergruppe, træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis låneren ikke er i den pågældende lånergrupper, undersøger systemet, om låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv. Hvis en låner ikke er i en lånergruppe, der er prioriteret kender systemet ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet herunder vil en låner placeret i lånergruppen Børn blive påvirket af prioritet nr. 3 med lånergruppen Alle. Hvis denne ikke havde været der, ville det kun være lånere i lånergrupperne Voksne og Biblioteker, der kunne låne materialer. Det anbefales, at udlånsprofilerne med de med specifikke lånergrupper prioriteres højest, mens de mere generelle lånerregler prioriteres lavest. Hvis f.eks. udlånsprofilen med Alle var prioriteret højest, ville alle lånere i grupperne Voksne og Biblioteker blive matchet af denne regel. Bemærk, at hvis du ikke tilføjer lånergruppen Alle på en udlånsprofil i materialegruppen, så kan de tilhørende materialer ikke fjernlånes. Placeringer Funktion: Opsætning af placeringer Hovedområde: Admin 144 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

146 Fane: Placeringer Under fanen Placeringer kan du se en liste over afdelinger, opstillinger og delopstillinger. Der kan desuden oprettes en ny placering som en afdeling, en opstilling eller en delopstilling. De værdier, der oprettes, bruges ved placering af materialer på en filial samt på tværs af biblioteksvæsenet. Opret ny placering 1. Der kan oprettes en ny placering ved at trykke på Opret ny placering. 2. Udfyld Forkortelse, Navn og Type. 3. Tryk Gem, og placeringen vil nu optræde på listen. Bemærk: Når du efterfølgende vil søge eksempelvis et materiale frem på dets placering, har du mulighed for at vælge fra et hierarki, der viser hvordan de forskellige afdelinger, opstillinger og delopstillinger er knyttet sammen. Dette er især en fordel for skolerne, der kan have delopstillinger, der hedder det samme. Visning og redigering af placeringer 1. Placeringer vises i en tabeloversigten under fanen Placeringer. Her kan der filtreres efter Afdeling, Opstilling, Delopstilling eller Alle. 2. Når der dobbeltklikkes på et element i listen, åbnes den pågældende placering på en detaljeside. Figur 88: Oversigt over placeringer. 145 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

147 Temaer Funktion: Oprettelse af temaer til for eksempel midlertidige opstillinger eller placeringer Hovedområde: Admin Fane: Temaer I fanen Temaer kan der oprettes, ændres eller fjernes temaer. Materialer kan tilknyttes temaer ved at fremsøge materialer i hovedområdet Cirkulation. Temaer kan anvendes som midlertidige opstillinger. Opret/rediger tema 1. For at oprette et nyt tema klikkes der på Opret tema eller dobbeltklikke på et eksisterende tema i tabellen for at redigere denne. 2. Udfyld relevant information om temaet. Navn, opretters initialer, ansvarlig filial, materialegruppe og tidsperiode for, hvornår temaet skal være aktivt. Indsæt en beskrivelse af temaet, såfremt dette ønskes. 3. Hvis temaet skal fjernes fra materialet ved aflevering kryds da af i Fjern tilknytning ved aflevering. a. Hvis materialerne ikke skal have fjernet tilknytning ved aflevering, kan det muligvis være fordelagtigt at printe nye labels, hvor der temaets placering er angivet (se afsnit 5.2.2). 4. For at oprette et temas placering gældende for de filialer, der skal anvende temaet, klikkes der på under tabellen Placering på deltagende filialer, hvorved der tilføjes en række i tabellen. 5. Specificér placering ved at vælge i dropdown-menuerne i rækken. Der kan kun vælges en placering per filial, derfor er det kun muligt at vælge en filial én gang. 146 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

148 Figur 89: Detaljeside for opretning af tema. Fjern tema 1. Fra oversigten over temaer markeres det tema, der skal slettes. 2. Klik på nederst i venstre side. Ruter Funktion: Opsætning af lokale ruter til fordeling afsendelse af bookinger Hovedområde: Admin Fane: Ruter Under fanen Ruter kan du se en tabel, der viser en oversigt over de ruter, der køres fra en filial til andre filialer i dit biblioteksvæsen i forhold til booking. Ruterne bruges til at beregne den forventede leveringsdato af bookinger. Opret/rediger en rute 1. For at oprette en rute, skal du klikke på eller dobbeltklikke på en eksisterende rute i tabellen for at redigere denne. 2. Herved åbnes detaljesiden, hvorfra du kan konfigurere din rute. Du kan konfigurere følgende: Køredage: Hvor du kan sætte hvilke dage, ruten kører. Fra: Fra hvilken filial afgår ruten. 147 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

149 Tilføj filialer: Hvilke filialer ruten kører forbi. Dette gøres ved at markere de ønskede filialer i den venstre boks, og klikke på. Når de ønskede filialer er lagt over i boksen til højre, kan du flytte op og ned på rækkefølgen ved at markere en filial og klikke på eller. Rækkefølgen på valgte filialer er vigtig, da den bruges til at udregne forventet leveringsdato for bookinger. Gentag hver: Skal ruten køre hver uge, hver anden uge, hver tredje uge osv. Gældende fra: Hvornår ruten skal være aktiv fra. 3. Til sidst klikkes der på Gem, og ruten vil nu fremgå af tabellen. Figur 90: Detaljesiden for oprettelsen af en rute. Automatiske materialevalgslister Funktion: Opsætning af automatisk oprettelse af materialevalgslister Hovedområde: Admin Fane: Materialevalgslister Du kan oprette to typer af automatiske materialevalgslister: DBC-ugelister (Ugeliste) Systemgenererede ugelister 148 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

150 Skabelonerne for en liste oprettes/redigeres ved at gøre følgende, som er fælles for de to typer af lister: 1. For at oprette en ny skabelon skal du klikke på Opret skabelon eller dobbeltklikke på en eksisterende skabelon i tabellen for at redigere denne. 2. Vælg typen af skabelon. 3. Udfyld relevant information om skabelonen. 4. Vælg om skabelonen er aktiv. Er den ikke-aktiv, vil der ikke genereres materialevalgslister ud fra denne skabelon. Det kan til enhver tid ændres, hvorvidt skabelonen er aktiv eller ikke-aktiv. 5. Klik på Gem Når en liste genereres, vil listens navn blive konstrueret således: <skabelonens navn><år>.<uge>. DBC-ugelister En ny DBC-ugeliste kan generes hver uge. Selve listen genereres i F3 Materialevalg, se afsnit 6.2 for mere information herom. På denne liste vil der fremgå alle de nyeste poster indenfor et defineret katalog og en CQL-søgning. Skabelonen for listen opsættes ved at definere en CQL-søgning og det katalog, hvor søgningen skal foretages i. Et katalog er f.eks. dbf eller bkm. Hos DBC vil søgningen blive konstrueret således: kk=<katalog><år><uge> AND <CQL>. Denne streng kan også anvendes alle andre steder i Cicero, hvor det er muligt at søge CQL hos DBC, så du manuelt kan fremsøge en liste for et givet tidspunkt. Skabelonen kan checkes for at se, om den indeholder fejl, og om den resulterer i fundne poster. Dette gøres ved at klikke på Check skabelon. 149 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

151 Figur 91: Eksempel på hvordan skabelonen for en DBC-ugeliste kan sættes op. Systemgenererede ugelister Du kan også genere automatiske lister ud fra dit biblioteksvæsens brugsstatistik lige nu og her, nærmere bestemt reservationskøen og ledige materialer for booking. I Reservationskø pr. mat. over kommer en bibliografisk post på materialevalgslisten såfremt dets antal af reserveringer per materiale overstiger den angivne værdi. I Ledige bookbare mat. næste 100 dage under kommer en bibliografisk post på materialevalgslisten, såfremt det samlede antal af ledige bookbare materialer på en post er under den angivne værdi på et givent tidspunkt i løbet af de næste 100 dage. Endvidere kan det vælges kun at kigge på en specifik filial. Vælges der ingen filial, kigger den på samtlige bookbare materialer som er tilgængelige. En post skal kun opfylde en af de to parametre for at komme materialevalgslisten. Det er endvidere ikke påkrævet at begge parametre udfyldes. En ny materialevalgsliste generes automatisk ud fra en skabelon hver lørdag nat, såfremt det natlige job Indstilling af det periodiske job 'Systemgenereret ugeliste under kategorien System i F7ServeropsætningServeropsætning. 150 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

152 Figur 92: Eksempel på hvordan skabelonen for en systemgenereret ugeliste kan sættes op. Kassationsregler Funktion: Opsætning af regler for automatisk at markere materialer til kassation Hovedområde: Admin Fane: Kassationsregler Funktionaliteten i denne fane giver mulighed for at opsætte regler for hvilke materialer, der løbende automatisk skal sættes til Markeret til kassation. Dette giver derved mulighed for helt automatisk at skabe en liste med materialer, som muligvis skal kasseres. Disse materialer kan fremsøges i F2SøgningSøg materiale og vælge Ja i Markeret til kas of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

153 Figur 93: Oversigt over regler for automatisk markering til kassation. Opret/rediger en kassationsregel 1. For at oprette en kassationsregel, skal du klikke på eller dobbeltklikke på en eksisterende regel i tabellen for at redigere denne. 2. Herved åbnes detaljesiden, hvorfra du kan konfigurere din kassationsregel. Du kan konfigurere følgende: Navn Beskrivelse Materialegruppe (hvilke materialegrupper reglen skal gælde for vælges ingen gælder den for alle materialer) Kriterier o Materialets anskaffelsesdato ældre end o Antal udlån af et materiale over en opsat periode 3. Til sidst klikkes der på Gem, og reglen vil nu fremgå af tabellen. Kan et materiale i den/de specificerede materialegrupper opfylde begge kriterier vil materialet få sat flueben i Marker til kas.. Bemærk, en kassationsregel skal have mindst en af de to kriterier opsat for at kunne blive gemt. I og med, at du kan specificere, at en kassationsregel kun skal gælde for nogle specifikke materialegrupper, kan det være fordelagtigt at dele materialegrupperne op. Dette kan for eksempel være nyttigt, hvis billedbøger skal kasseres efter tre år og almindelige bøger skal kasseres efter to år. 152 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

154 Hver lørdag nat tjekkes samtlige materialer om de opfylder en kassationsregel og dermed får sat flueben i Marker til kas.. 11 Sysadmin De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet Sysadmin. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt til biblioteket. Systemadministrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte indstillinger på dit biblioteksvæsen. Serveropsætning Under fanen Serveropsætning findes to undersider. Den ene underside omhandler administrative værktøjer, her er det muligt at starte processen med at synkronisere beholdningsdata til DBC, hente titler på bookinger samt at tildele materialepriser på oprettede erstatninger, der mangler materialepriser. Den anden underside indeholder en tabel, hvor hver række repræsenterer en konfiguration. Hver konfiguration leveres med en standardværdi, der kan ændres efter ønske. Konfigurationerne gælder for alle filialer i dit biblioteksvæsen. Du kan se en liste over værdierne i konfigurationen i vejledningen Opsætning af Cicero LMS, som kan findes på Serveropsætning Funktion: Administratoropsætning af Cicero Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Underområde: Serveropsætning Redigering af værdier Tabellen har tre kolonner: Kategori, Parameternavn og Værdi. Kategori siger noget om, hvilket område i applikationen konfigurationen påvirker, f.eks. Aflevering eller Ordre. Derudover kan den også beskrive konfigurationer, som går på tværs af applikationens områder, f.eks. DBC. Parameternavn er en kort beskrivelse af konfigurationen, og værdikolonnen viser den værdi der er konfigureret. I de tilfælde hvor værdien er for lang til at blive vist, vil det vises med. For at ændre en værdi skal du dobbeltklikke på rækken, hvilket får detaljesiden til at åbnes. Her vil du finde en mere detaljeret beskrivelse af konfigurationen, samt et felt, hvor værdien sættes. Når du har ændret værdien til det ønskede, klikkes Gem, og den vil nu træde i kraft på alle filialer inden for biblioteksvæsenet. Bemærk, at Cicero skal genstartes før dine ændringer træder i kraft Gendan værdier Hvis du er kommet til at ændre en værdi til noget forkert, kan du genskabe den standardværdi Cicero leveres med. 1. Åbn detaljesiden for den ønskede værdi 2. Klik på knappen Gendan standardværdi, som er placeret nederst til højre 153 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

155 3. Klik på Gem og genstart Cicero for at se det slå igennem Administrative værktøjer Funktion: Administrative værktøjer i forbindelse igangsætning af Cicero Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Underområde: Administrative værktøjer Vedligehold beholdning af online materialer Det er muligt at vedligeholde beholdning af online materialer under F7ServeropsætningAdministrative værktøjer. Dette gøres ved at uploade en CSV-fil, som indeholder faustnumre, samt hvorvidt de har online beholdning eller ej. For at opdatere online beholdning skal du klikke på Vælg.csv fil. En dialog åbnes hvor en CSV-fil kan vælges. Når den er valgt vil systemet gå i gang med at synkronisere beholdning af online materialer mod DBC. Efter dette er gjort vil de være søgbare, når der søges på bibliografiske poster man har beholdning på. CSV filen skal have følgende format: Faustnummer1, beholdning Faustnummer2, beholdning Eksempel på en CSV-fil: , true , false Komma skal bruges som separator. 154 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

156 Rettigheder Fanen Rettigheder viser en oversigt over de brugere af Cicero LMS, som har adgang til Cicero. Det er endvidere muligt at oprette nye brugere og brugergrupper fra denne fane samt definere brugerrettigheder og adgange. Du kan altså se og administrere rettigheder for brugere og brugergrupper i dette område. Figur 94: Liste over oprettede brugere. Brugere Funktion: Opsætning af roller og brugergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugere Når du navigerer til underområdet Brugere, vil du få en listevisning af alle brugere, som er oprettet i applikationen. Listen viser endvidere, hvilke roller og brugergrupper brugeren er tilknyttet. Det er også fra denne side, du opretter nye eller redigerer eksisterende brugere. 1. Klik på, hvormed en detaljeside åbnes. 2. Angiv et brugernavn, navn og kodeord samt de roller og brugergrupper, den nye bruger skal tilknyttes. 3. Roller og grupper vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne og grupperne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen. Derfor skal de definere rollerne, før 155 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

157 brugeren skal have applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit for mere om brugerrettigheder. Brugergrupper Funktion: Tildel rettigheder til brugergrupper Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugergrupper Brugergrupper kan bruges til at samle forskellige roller i én gruppe. Eksempelvis, hvis flere brugere både skal have bibliotekar og indkøbsrettigheder, kan disse roller samles i én gruppe. Herefter tildeles en bruger denne gruppe. Brugeren vil hermed have begge rettighedssæt. Roller Funktion: Opret og tildel rettigheder til roller Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Roller Naviger til underområdet Roller. Her vil du kunne se en tabelvisning over de roller, der findes i applikationen, redigere disse og oprette nye roller. Cicero leveres med en række prædefinerede roller, herunder bibliotekar og indkøber. Rollerne styrer hvilke rettigheder og adgange brugere har i applikationen. 1. For at oprette en ny rolle klikkes der på Opret rolle, hvormed en detaljevisning åbnes. 2. Angiv rollenavn og de rettigheder og adgange, rollen skal have. Alle rettigheder og adgange vises i en listevisning. De tilladelser, rollen skal have, vælges ved at sætte flueben ud for dem. 3. Når de ønskede rettigheder og adgange er valgt, klikkes der på Gem, hvormed rollen oprettes. 4. Du kan nu navigere tilbage til Brugere i underområdet og tilknytte rollen til den/de ønskede brugere. En bruger kan godt være tilknyttet flere roller og vil i så fald have adgang til fællesmængden af de rettigheder. Ekstern adgang Under fanen F7Ekstern adgang konfigureres de brugere, som eksterne systemer skal benytte for at få adgang til Cicero for jeres bibliotek som lånesamarbejde, SIP2 og CMS brugere. Lånesamarbejde Funktion: Konfigurere ekstern adgang i forbindelse med lånesamarbejde (ISO18626 og NCIP) 156 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

158 Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: Lånesamarbejde Lånesamarbejde-siden viser en liste over lånesamarbejdes protokoller. Det, at de er vist i tabellen er ikke ensbetydende med, at de er oprettet i Cicero. Det er muligt at oprette lånesamarbejdets protokoller ved at tildele et kodeord. Forudsætningen er, at lånesamarbejdets protokoller er angivet med den rigtige adresse og kodeord i VIP-basen. 1. Klik på den protokol du vil oprette. I Cicero vil ISO18626 og NCIP være listet. 2. Under tabellen vil kodeordsfelter blive vist. Angiv her et kodeord. Kodeordet skal svare til det, der er anvendt i VIP-basen for den pågældende protokol. 3. Tryk på Gem for at oprette protokollen i systemet. Når protokollen er gemt, vil oprettelsesdatoen fremgå af tabellen. 4. Det er muligt at opdatere kodeordet for en protokol. Det angivne kodeord skal dog svare til det, der er angivet i VIP-basen. SIP2 Funktion: Konfiguration og oprettelse af SIP2-brugere Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: SIP2 Fanen SIP2 viser en oversigt over bibliotekets selvbetjeningsenheder, som har adgang til at kommunikere med Cicero. Du kan herfra oprette og ændre systemernes rettigheder samt opsætte sorteringsregler. Opret/rediger SIP2 bruger Fra underområdet SIP2, kan du oprette brugere til selvbetjeningsenheder. 1. Klik på, for at oprette en ny SIP2 bruger. Klik på en allerede eksisterende SIP2 bruger for at redigere. 2. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, SIP2 brugeren skal tilknyttes. Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit for mere herom. 3. Du kan vælge, hvorvidt du ønsker, at afleveringer foretaget af SIP2 brugeren skal opfylde reserveringer eller ej. Uanset hvilket valg der er foretaget, så vil Cicero opdage, at materialer er reserveret og reagere på dette i forhold til sorteringsregler. a. Hvis man fravælger opfyldning af reserveringer, så vil der ikke ske en knytning af materiale og reservering. 157 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

159 b. Hvis man tilvælger opfyldning af reserveringer, så vil materialet blive knyttet til reserveringen, som dermed ikke vil kunne opfyldes af andre materialer. Både materiale og reservering markeres som værende i transit. Dvs. at låneren først notificeres, og reserveringsnote først udskrives, når materialet scannes af en bibliotekar på afhentningsfilialen. 4. Du skal vælge hvilken filial SIP2-automaten er installeret på. Angives dette ikke anvendes filialen fra SIP2-beskeden til at afgøre hvor automaten er placeret. 5. Du skal angive hvilken sorteringsprofil SIP2-automaten skal benytte ved aflevering af materialer. 6. Du kan vælge hvorvidt SIP2-brugeren skal acceptere aflevering af materialer med betalt erstatning. Fravælges denne mulighed vil SIP2-brugeren ikke kunne aflevere materialer hvorpå en erstatning er betalt, men vil i stedet få vist en fejlbesked. Tilvælges muligheden vil materialer med betalt erstatning blive afleveret som hidtil. CMS brugere Funktion: Oprettelse af eksterne brugere Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: CMS brugere Fra underområdet CMS brugere, kan du oprette eksterne brugere eller få vist en listevisning af alle eksterne brugere, som er oprettet i applikationen. 1. Klik på, hvormed en detaljeside åbnes. 2. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, den nye bruger skal tilknyttes. Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange den eksterne bruger skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange (se afsnit ). Andre integrationer Funktion: Oprettelse af eksterne brugere til Forny via SMS og Intelligent Materiale Styring (IMS) Hovedområde: Sysadmin Fane: Ekstern adgang Underområde: Andre integrationer Fra underområdet Andre integrationer, kan du opsætte integrationen til funktionaliteterne Forny via SMS og Intelligent Materiale Styring (IMS). Opsætning af bruger til integration af Forny via SMS 1. Klik på, hvormed en detaljeside åbnes. 2. I Kategori vælg SMS bruger. 158 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

160 3. Angiv et brugernavn og kodeord. 4. Klik Gem a. Brugernavnet og password bestemmer du selv. De skal anvendes til integrationen på din SMS-leverandørs side. Hos din leverandør af Forny via SMS -integrationen, for eksempel Computopic, skal du angive at indgående SMS er skal videresendes til følgende URL: rd=<password> I ovenstående URL skal det der står i < > udskiftes med følgende: CiceroURL = det produktionsmiljø du anvender for eksempel for produktionsmiljøet eller pp.cicero-fbs.com for preproduktion. agencyid = dit agency ID. username = det brugernavn du har valgt i din eksterne bruger i Cicero LMS. password = det kodeord du har valgt i din eksterne bruger i Cicero LMS. Opsætning af bruger til integration af IMS Vejledning til dette findes i en separat brugermanual, Opsætning af Cicero IMS, til opsætning af IMS, som kan findes på Filialer Funktion: Ændring af information vedrørende tilknyttede filialer Hovedområde: Sysadmin Fane: Filialer I denne fane er det muligt at se sine institutionsnumre på de tilknyttede filialer, ændre filialforkortelser, ændre licensnummer samt at tilføje/ændre lukkedage per filial. 159 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

161 Figur 95: Her ses fanen Filialer. Information I fanen Information i detaljesiden for en filial, er det muligt opsætte en filials forkortelse, institutionsnumre og licensnummer. Forkortelse af filialnavn Forkortede filialnavne er det filialnavn, der fremgår på ordrer. Forkortet filialnavn tilknyttes/ændres ved at: 1. I detaljesiden for en filial vælges Information. 2. I feltet Forkortelse skrives det forkortede filialnavn. 3. Klik på Gem og det forkortede filialnavn er gemt. Institutionsnumre I opstartsfasen tilknyttes institutionsnumre til institutioner før, at der kan ske lånerimport gennem en webservice (f.eks. UNI*C). Institutionsnumrene anvendes i forbindelse med lånerimport fra webservicen under fanen F6LånereLånerimport. Institutionsnummer tilknyttes/ændres ved at kontakte Systematic. Licensnummer Licensnummeret anvendes som præfiks i Dantek-stregkoder. Sættes et licensnummer for en filial vil man have mulighed for at vælge præfikset når du skal indtaste et materialenummer (se afsnit 5.2.5). Licensnummer tilknyttes/ændres ved at: 1. I detaljesiden for en filial vælges Information. 160 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

162 2. I feltet Licensnr. skrives filialens licensnr. 3. Klik på Gem og licensnummeret er gemt. Lukkedage For hver filial kan der registreres gældende lukkedage. Lukkedage har betydning for afleveringsdatoer. Hvis en låners afleveringsdato falder på en lukkedag, vil afleveringsdatoen beregnes til næstkommende åbningsdag. Låneren har en tilhørsfilial (registreres på lånerens detaljesiden), det er i forhold til denne filial, at afleveringsdatoen bestemmes. Figur 96: Visning af fanen Lukkedage, hvor der oprettes lukkedage. Lukkedage oprettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial. 2. Klikke på fanen Lukkedage. 3. Klikke på. 4. Vælg om lukkedagen skal være enkelt eller ugentligt forekommende a. Vælges enkelt skal der gøres følgende: i. Vælg lukkedagsdato (obligatorisk) ii. Udfyld beskrivelse hvis ønskes 161 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

163 iii. Sæt flueben i Tilføj til alle filialer såfremt lukkedagen skal gælde for alle filialer i biblioteksvæsnet b. Vælges ugentlig skal der gøres følgende: 5. Klik på Tilføj 6. Klik på Gem Lukkedage slettes ved at: i. Vælg dato hvor den ugentlige gentagelse skal stoppe med at gentages (obligatorisk) ii. Sæt flueben i mindst én dag (obligatorisk) iii. Udfyld beskrivelse hvis ønskes iv. Sæt flueben i Tilføj til alle filialer såfremt lukkedagen skal gælde for alle filialer i biblioteksvæsnet 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial. 2. Klikke på fanen Lukkedage. 3. Marker en eller flere rækker der ønskes slettet. a. Hvis det ønskes at slette disse for alle filialer, check da boksen af. 4. Klik på for at slette. 5. Klik Gem. Reserveringsregler Reserveringsregler bestemmer, hvilke filialer materialer kan opfylde reservationer på. Materialer placeret på en filial kan opfylde reservationer med de afhentningsfilialer, som er valgt under reservationsregler. 162 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

164 Figur 97: Her ses fanen Reservationsregler. Reservationsregler oprettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial. 2. Klikke på fanen Reservationsregler. 3. Flyt filialer der kan opfylde reservationer over i listen Valgte. Dette kan gøres på en af følgende måder: a. Vælge filialen i listen Mulige og klik på, hvilket tilføjer denne til listen. b. Dobbeltklikke på filialen i Mulige -listen. 4. Klikke Gem. Reservationsregler slettes ved at: 1. Dobbeltklikke på den pågældende filial. 2. Klikke på fanen Reservationsregler. 3. Flyt filialer der ikke kan opfylde reservationer over i Mulige listen. Dette kan gøres ved enten at vælge listen og klikke på, backspace-tasten på tastaturet, delete-tasten eller dobbeltklikke på filialen i den valgte liste. Flydegrupper Funktion: Opsætning af hvor materialer må flyde til og fra 163 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

165 Hovedområde: Sysadmin Fane: Flydegrupper I fanen Flydegrupper kan der defineres forskellige flydegruppeprofiler. Flydegruppeprofiler angiver, hvorvidt et materiale med en filialplacering må flyde til en anden filial. Det er muligt at redigere og oprette nye flydegrupper. Et materiales flydegruppe kan ændres/vælges på selve materialet. Opret/rediger flydegruppe 1. Klik på for at oprette en flydegruppe eller dobbeltklik på en flydegruppe i listen for at redigere. 2. I detaljesiden kan der angives et navn og en beskrivelse til flydegruppen i henholdsvis feltet Navn og Beskrivelse. 3. I feltet Valgte angives det, hvor materialet må flyde til og fra. I feltet Mulige kan det ses, hvilke filialer der kan tilvælges til flydegruppen. Figur 98: Detaljesiden for en flydegruppe kaldet Fængslet, materialer i denne flydegruppe kun kan flyde mellem Depot Statsfængsel og Statsfængslet. Har et materiale en flydegruppe, hvor alle filialer er valgt, vil det, når det bliver afleveret på en anden filial, end der hvor den har placering, ændre placering til afleveringsfilialen. Afleveres materialet på samme filial som materialets placeringen, sker der ikke nogen ændring i henhold til placeringen. Hvis et materiale har en flydegruppe, hvor alle filialer ikke er valgt, vil det når det bliver afleveret på en anden filial flyde tilbage til materialets placering. Bliver det afleveret på en af de valgte filialer, vil det få samme placering som afleveringsfilialen. 164 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

166 Er materialet tildelt et tema med en dertilhørende flydegruppe, vil denne overskrive den oprindelige flydegruppe. Har temaet derimod ikke nogen flydegruppe, vil materialets oprindelige flydegruppe være gældende. Slet flydegruppe I F7Flydegrupper kan en flydegruppe slettes enten ved at markere en flydegruppe i tabellen og efterfølgende klikke flydegruppe og klikke Slet. eller åbne detaljesiden for en Overstiger antallet af materialer tilknyttet til flydegruppen 5000, kan flydegruppen ikke slettes. Ønskes det derfor at slette en flydegruppe med over 5000 materialer, skal man sørge for, at der er færre materialer tilknyttet end dette. Konti Funktion: Administration af konti Hovedområde: Sysadmin Fane: Konti Figur 99: Her ses konfigurationen af konti. Fanen Konti viser en oversigt over biblioteksvæsenets konti. En konto kan anvendes i forbindelse med indkøb (materialekonto) eller i forbindelse med mellemværende (gebyrkonto). Du kan oprette en grundkonto med en associeret konti-struktur. Disse konti kan indeholde perioder. Der kan oprettes, læses, redigeres og slettes konti og perioder i dette faneblad. For at arbejde med bevægelser skal du benytte hovedområdet Accession (se kapitel 6). 165 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

167 Oprettelse af konti Konti kan oprettes enten ved at holde musen over en eksisterende konto i kontohierarkiet og trykke på eller ved at vælge knappen Opret grundkonto, hvis det er første gang, der oprettes en konto. Figur 100: Her kan oprettes en ny konto. Herefter indtaster du kontonummer (som skal være unikt) samt yderligere information. Ved klik på Opret oprettes kontoen. Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. En konto kan specificeres til at blive brugt som materialekonto, klargøringskonto eller i forbindelse med mellemværende (se afsnit 5.6.6). Klargørings- og materialekonti skal have eksterne kontooplysninger. Klargøringskonto anvendes, når medieleverandører fremsender fakturaer med separate klargøringsudgifter, således at klargøringsudgifterne kan konteres på klargøringskontoen. Der kan kun vælges én klargøringskonto. Eksternt kontonummer For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere med et eksternt økonomisystem, vælges en udbyder under Ekstern kontotype, og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste under Eksterne kontooplysninger. For KMD indtastes enten <Artskonto>,<PSP> eller <Artskonto>,<omkostningssted>,<SIO> For EG indtastes <kontonummer> 166 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

168 For Fujitsu indtastes <kontonummer>,<posteringsafstemningsenhed>,<posteringsregistrering ssted> Redigering og lukning af konti En konto kan redigeres ved at før musen over den konto i kontohierarkiet, der ønskes redigeret og derefter klikke på. Herefter kan udvalgte kontooplysninger redigeres og gemmes ved tryk på Gem. Hvis en konto ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en konto. Der vises information om dette, hvis en konto forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en konto kun lukkes, hvis dens tilhørende underkonti er lukkede og alle dens tilknyttede kontoperioder er lukkede. En lukket konto kan ikke genåbnes. Sletning af konti En konto kan slettes ved at holde musen over den konto i kontohierarkiet, der ønskes slettet og derefter klikke på. Efter bekræftelse af sletningen vil kontoen forsøges slettet. Hvis kontoen ikke kan slettes, vises der en meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en konto, hvis den har underkonti tilknyttet. Oprettelse af kontoperioder Konti kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Det er på kontoperioderne, at kontobevægelserne laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og alle underliggende konti får derved automatisk de samme perioder. For at oprette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter trykkes der på i panelet til højre. Her indtastes budget, fra og til datoer, og periodens udstrækning angives - begge datoer er inklusive. Ved tryk på Opret oprettes kontoperioden. Bemærk, at de angivne datoer ikke kan ændres efterfølgende, og hvis de angivne datoer overlapper med en anden kontoperiode, kan kontoperioden ikke oprettes. Efter oprettelse vises perioden i en dropdown. Disponeringer og betalinger sker altid i den aktuelle periode. Det vil sige betaling foretaget i 2015 sker i 2015 kontoperiode, og betaling i 2016 sker i 2016 kontoperiode. 167 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

169 Figur 101: Her vises, hvordan der ved oprettelse af en ny konto kan oprettes en kontoperiode. Redigering af kontoperioder Budgettet for en kontoperiode kan redigeres ved at vælge perioden i dropdownlisten og derefter trykke Rediger. Herefter kan budgettet redigeres og gemmes ved tryk på Gem. Hvis en kontoperiode ønskes lukket, sker det også i forbindelse med redigering. Bemærk, at applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en periode. Der vises information om dette, hvis en periode forsøges lukket, uden at betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en periode kun lukkes på en konto, hvis de tilsvarende perioder på kontoens underkonti er lukkede. Sletning af kontoperioder For at slette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter vælges den kontoperiode, der ønskes slettet. Tryk derefter på Slet. Efter bekræftelse af sletningen vil kontoperioden forsøges slettet på grundkontoen samt de tilsvarende kontoperioder på alle underkonti. Hvis kontoperioden ikke kan slettes, vises der meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet. Standardpriser Funktion: Oprettelse af standardpriser ved erstatning af materialer Hovedområde: Sysadmin Fane: Standardpriser 168 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

170 I fanen Standardpriser kan der defineres standardpriser på erstatninger. Standardpriserne anvendes ved erstatninger såfremt der ikke forefindes en erstatningspris på det bestemte materiale. Alle priser og beløb er i Cicero angivet inklusiv moms. Opret/rediger standardpriser 1. Klik på for at oprette standardpris eller dobbeltklik på en standardpris i listen for at redigere en standardpris. 2. I detaljesiden kan der gives et navn til standardprisen i feltet Materialetype. 3. I felterne Bibliografisk kategori 008t, Generel materiale betegnelse 009a, Specifik materiale betegnelse 009g og Opstillingskode 038a angives der ud fra danmarc2, hvilke materialer den pågældende standardpris skal gælde for. 4. I feltet Erstatningspris inkl. moms angives standardprisen i kroner inklusiv moms. Figur 102: Detaljesiden for oprettelse af standardpriser. Prioritering af standardpriser De oprettede standardpriser tildeles et givent materiale ud fra et prioriteringssæt. Når der skal findes en standardpris for et givent materiale, tjekkes først prioritet 1, hvis ikke materialet passer til prioritet 1, tjekkes prioritet 2 og så fremdeles. Man kan omprioritere og slette standardpriser ved at bruge kontrollerne nede i venstre hjørne af standardprisfanen. Det anbefales, at de mest restriktive standardpriser er prioriteret højst, og at du i prioriteringsrækkefølgen har en standardpris, der passer til alle materialer med lavest prioriteret. 169 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

171 Hvis ikke et materiale passer til nogle af standardpriserne, vil erstatningsprisen blive 0 kr. for dette materiale. Leverandører Funktion: Opret eller fremsøg leverandører og leverandøraftaler Hovedområde: Sysadmin Fane: Leverandører Under fanen Leverandører kan der søges på leverandører ud fra navn, aftalekode og CVR-nummer. Leverandørregistreret er globalt for alle biblioteksvæsener. I tilknytning til den enkelte leverandør kan der registreres leverandøraftaler. Aftalerne, der oprettes her, kan kun ses og anvendes af det enkelte biblioteksvæsen. Opret/rediger leverandør 1. Klik på for at oprette eller fremsøge en eksisterende leverandør. 2. Under Fanen Leverandør indtastes leverandørinformationen. Tip, i feltet Note kan det være en god idé at notere, hvis en leverandør har ferie, hvorfor denne ikke kan levere i en given periode. 3. For at afslutte og gemme, klik Opret Figur 103: Detaljesiden for oprettelse af leverandør. 170 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

172 Opret/rediger leverandøraftaler 1. Fremsøg den eksisterende leverandør, der skal oprettes en aftale for. 2. Vælg fanen Aftaler på Leverandør -detaljesiden. 3. For at oprette aftale klik på eller klik på en eksisterende aftale i tabellen for at redigere denne. Udfyld derefter følgende felter: Kundenummer: Det nummer, der er indgået aftale med leverandøren om. Nummeret angiver, hvordan materialer bestilt med dette kundenummer skal klargøres. Beskrivelse: Udfyldes med en sigende tekst. Teksten vil være synlig når du anvender aftalen i forbindelse med oprettelse af bestillingslinjer under hovedområdet Accession. Standardkonto: Her vælges en åben materialekonto, som vil være udfyldt som standard, når leverandøraftalen bruges i andre sammenhænge. Rabat i %: Her beskrives den procentrabat, du har aftalt med leverandøren. Rykkerfrekvens: Angiver antal dage, der skal være mellem hver rykker. Leveringstid: Her angives aftalt leveringstid. Materialetype: Angiver den materialetype, aftalen omfatter. Første rykker efter: Her indtastes antal dage, der går før første rykker eksekveres automatisk (den bagvedliggende funktionalitet er ikke implementeret, og feltet har derfor ingen effekt i indeværende version). Maks antal rykkere: Her angives antallet af automatiske rykkere, der skal eksekveres (den bagvedliggende funktionalitet er ikke implementeret, og feltet har derfor ingen effekt i indeværende version). Navn, , telefonnummer: Udfyld med kontaktoplysninger på leverandørens kontaktperson. Bemærkninger: Udfyldes med eventuelle særlige aftaleforhold. Faktureringsadresse: Udfyld med adressen hvortil fakturaen skal sendes. Leveringsadresse: Udfyld med adressen hvortil materialerne skal leveres. 4. Ved klik på Gem ses aftalen i tabellen over aftaler. Ved oprettelse har du også mulighed for at notificere kontaktperson ved oprettelse. Dette gøres ved at sætte flueben i Notificér kontaktperson ved oprettelse. Der sendes derved en mail ved oprettelse. Mailen kan opsættes i F7ServeropsætningServeropsætning under konfigurationen Skabelon for notifikation til leverandører ved oprettelse af aftale. 171 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

173 Figur 104: Leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøraftaler. Slet leverandører og leverandøraftaler For at slette en leverandør skal man gøre følgende: 1. Naviger til leverandøren. 2. Klik på Slet, der er placeret nederst til højre. Når du forsøger at slette en leverandør, tjekker systemet for følgende: Er der nogle leverandøraftaler på leverandøren? (tjekker alle biblioteksvæsener). Hvis der er, kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker, der har aftaler, vil blive listet. Bliver leverandøren brugt i aktive periodika abonnementer? (tjekker alle biblioteksvæsener). Hvis den gør, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker, der bruger leverandøren, vil blive listet. Hvis intet af det ovenstående er tilfældet, vil leverandøren blive slettet. Fremgangsmåden er den samme, hvis man ønsker at slette en leverandøraftale. 1. Naviger til aftalen. 2. Klik på Slet, der er placeret nederst til højre. Når man forsøger at slette en aftale, tjekker systemet for følgende: Er der nogen aktive ordrer, der benytter denne aftale? (tjekker alle biblioteker indenfor ens biblioteksvæsen) a. Hvis der er aktive ordrer kan aftalen ikke slettes. b. Hvis der ikke er aktive ordre slettes aftalen. 172 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

174 Alle leverandører er globale, hvilket betyder at hvis en leverandør slettes er den slettet for alle biblioteker. Periodika Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et Grundkort på periodika. Hovedområde: Sysadmin Fane: Periodika Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner som bestemmer hvordan periodika præsenteres. Læs mere om dette i kapitlet om periodika i afsnit Sorteringsprofiler Funktion: Opsætte sorteringsregler der kan anvendes ved aflevering i Cicero LMS og på SIP2-brugere. Hovedområde: Sysadmin Fane: Sorteringsprofiler Sorteringsprofiler er en samling af sorteringsregler, der kan anvendes i administrationsklienten såvel som af SIP2-brugere. For at redigere/oprette en sorteringsprofil, udfør da følgende trin: 1. Gå til F7Sorteringsprofiler og klik på "Opret sorteringsprofil for at oprette en sorteringsprofil eller dobbeltklik på en eksisterende sorteringsprofil i tabellen. 2. Ændre/udfyld profilens navn 3. Ændre/udfyld evt. beskrivelse 4. Angiv på hvilke filialer profilen kan anvendes. 5. Klik på Gem. Når en sorteringsprofil er gemt, kan der opsættes sorteringsregler på den. Opsætning af sorteringsregler For en sorteringsprofil kan man specificere sorteringsregler, der bestemmer, hvilket afkast eller hylde materialet skal placeres på. Da et materiale kan matche flere sorteringsregler, alt efter om materialet er reserveret, eller hvor det er opstillet, er sorteringsreglerne prioriteret, så det altid vil være den højest prioriterede regel, der matcher materialet, der vælges. For at sætte sorteringsregler op, udfør da følgende trin: 1. I F7Sorteringsprofiler åbn en eksisterende sorteringsprofil. 2. Gå til fanen Sorteringsregler på detaljesiden og klik på for at oprette en sorteringsregel eller klik på en eksisterende for at redigere reglen. 173 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

175 3. Udfyld informationen efter hvordan reglen skal opsættes: Prioritet, navn, materialegruppe, flydegruppe, reserveret, fjernlån, DK5, alfabetisk opstillingselement, generel og specifik materialebetegnelse, bill.-/børneopstilling, musikopstilling, placering, bin og sorteringsbesked. Bin er den værdi, de enkelte afkast i sorteringsrobotten har. Sorteringsbesked er den besked der vises i administrationsklienten. 4. Klik på Gem. Figur 105: Her ses sorteringsreglerne, der kan opsættes. Hvis der er flere regler, kan de flyttes op eller ned i prioriteringslisten med til venstre under tabellen. Det foreslås at tildele en speciel opstilling til materialer, hvor erstatningen er sendt til inddrivelse, så det er let at sortere disse. Bemærk at materialet ikke automatisk får en speciel opstilling, når en erstatning sendes til inddrivelse. Det er ikke muligt at lave en regel, der matcher på materialer uden delopstilling. Hvis der oprettes en regel, hvor der i visse felter ikke angives noget f.eks. ved delopstilling, da vil alle materialer matches. Ved DK5 såvel som alfabetisk opstillingselement kan der anvendes trunkeringswildcard. Eksempelvis kan du skrive 70.* i DK5 for at matche alle DK5, der begynder med 70.. Man kan også matche på en række forskellige bogstaver. Angives f.eks. [a-ia-i]* som alfabetisk opstillingselement, vil alle materialer, hvis alfabetiske opstillingselement begynder med et stort eller lille bogstav mellem A og I (begge inkluderet), blive matchet. 174 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

176 Bemærk, at du kan skrive andet end tal i feltet bin, når der er tale om selvbetjeningsautomater. I tabellen vil sorteringsregler, der er lavet på den enkelte sorteringsprofil fremgå. Koderne i sorteringsreglerne angiver følgende indstillinger: Kode mg fg re ra rl fl ff dk ao gm sm mo bo pl Betydning Materialegruppe Flydegruppe Reserveret Afhentningsfilial Lånergruppe Fjernlån Långivende fjernlånsfilial DK5 Alfab.ops.element Gen. mat.betegn. (009a) Spec. mat.betegn (009g) Musikopstilling (039a) Bill.-/børnopstilling (038a) Placering Det anbefales, at regler, der går på specifikke opstillinger eller filialer, er højere prioriteret end regler af mere generel karakter. Et eksempel på opsætning af sorteringsregler kan findes nedenfor. Eksempel (se Figur 105): Alle materialer, der er reserveret med afhentningsfilial Horsens Bibliotek, vil blive matchet af regel med prioriteret 1. Materialer, der skal sendes til Brædstrup Bibliotek, vil blive matchet af regel med prioritet 2. Reglen med prioritet 4 anvender filialen Indlogget filial som placering. Denne regel vil matche alle materialer, der har placering på filialen hvor materialet bliver afleveret. Reglen med prioritet 5 anvender filialen Forskellig fra indlogget filial som afhentingsfilial. Denne regel vil matche alle materialer, der har afhentningsfilial et andet sted en hvor materialet bliver scannet. 175 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

177 12 Periodika Periodika opfører sig i hovedtræk ligesom andre materialer i systemet og kan reserveres, lånes osv. Imidlertid adskiller det sig fra andre materialer i bl.a. oprettelsen og modtagelsen, hvilket beskrives i det følgende afsnit. Forholdet mellem periodikum-poster, grundkort, abonnement og materialer kan overordnet forstås gennem nedenstående tre trin: 1. Et abonnement baseres på et grundkort, som indeholder de centrale informationer for periodika. 2. Når et abonnement oprettes, tilknyttes et grundkort. 3. Til et abonnement hører en eller flere placeringer. Forudsætninger for oprettelse af abonnement Funktion: Forudsætninger for oprettelse af abonnement Hovedområde: Cirkulation / Accession Fane: Søg bibliografisk post Nedenstående trin beskriver, hvordan abonnementer oprettes i Cicero: 1. Fremsøg en titel f.eks. Alt for damerne. Åbn detaljesiden for at se om den bibliografiske post har fanen Grundkort tilknyttet. Hvis den har det, er det en PIF-post, og du kan gå til trin 2. Hvis Grundkort -fanen ikke vises, skal posten oprettes i systemet som en PIF-post. a. Gå til hovedområder Accession og åben fanen Katalogisering. b. Tryk på Opret bibliografisk post og vælg type. c. Udfyld den bibliografiske post jf. Danmarc2-reglerne (og beskrivelsen i afsnit 6.7.1). d. Udfyld informationer særlige for periodika. Tryk på knappen Tilføj delfelt til 008 og udfyld t med p. 2. På detaljesiden skal du vælge fanen Grundkort (hvis der allerede er et grundkort, har du forudsætningerne for at oprette et abonnement, og du kan gå til abonnementsoprettelsen i afsnit 12.2). Grundkortet samler de centrale informationer for periodika, og det kan efterfølgende rettes på tværs af filialer i dit biblioteksvæsen. Udfyld grundkortet med følgende informationer: a. Titel: Her skrives titel på grundkortet. Denne titel skal anvendes til fremtidig fremsøgning. Den kan ændres også efter grundkortet er oprettet. b. Navneskabelon: Vælges i en dropdown og genereres i F7Periodika. Formålet med navneskabelonen er at angive hvordan numrene skal vises, eksempelvis: a) 01, 1 eller januar b) volume eller nummer (aflæses fra publikationen) 176 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

178 c. Type: Angiv om periodika er et subskription, avis, tidsskrift eller årbog. d. Rykker efter (dage): Angiv hvor mange dage der skal gå før leverandøren skal rykkes for afsendelse (efter forventet modtagelse). e. Udgivelsesfrekvens: Vælg i dropdown hvor ofte periodika udkommer, f.eks. dagligt, ugentligt eller halvårligt. f. Note: Tilknyt evt. en note g. Tryk Opret Figur 106. Fanen Grundkort der kun optræder på periodika. Opret abonnement Funktion: Opret abonnement Hovedområde: Accession Fane: Abonnement 1. Åbn fanen Abonnement og tryk på knappen Opret. a. Hvis der allerede er et abonnement, skal du søge det frem og åbne detaljesiden. 2. For at oprette et abonnement skal du først vælge, hvilket grundkort abonnementet skal bindes op på, da grundkortet indeholder de generelle informationer for dit abonnement. Vær opmærksom på at grundkortets titel er det samme som den bibliografiske post f.eks. Alt for Damerne. 177 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

179 Tryk Hent grundkort øverst på detaljesiden. Fremsøg grundkortet ud fra titel og/eller type og tryk OK. Herefter skal du udfylde de øvrige felter på abonnementet: a. Abonnementsinformation Generelle informationer på abonnementet såsom antal, abonnementsnr. (oplyses af leverandøren) mm. Når checkboksen Opret bestillingslinje er valgt vil systemet oprette bestillingslinjer, så man kan modtage næstkommende periodika med det samme. b. Materialegruppe Udfyldes så systemet ved hvilken materialegruppe det nyeste nummer skal placeres i samt hvilken materialegruppe ældre numre skal placeres i. Materialegruppen styrer vha. udlånsprofilen, hvorvidt materialet kan reserveres, udlånes mm. Læs mere om udlånsprofiler i afsnit I modtagelsen af et nyt periodikum vil systemet automatisk placere det nye periodikum i materialegruppen valgt under Nyeste nummer og flytte ældre numre i materialegruppen valgt under Ældre nummer. Læs mere om materialegrupper i afsnit c. Betalingsinformation Udfyldes med Konto, Pris og Betalingsperiode. Vær opmærksom på at betalingsinformationen ikke hænger sammen med økonomisystemet. d. Leveringsinformation Udfyldes med informationer omkring leverandøren. e. Ansvarlig Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for abonnementet. f. Nummerinformation Udfyldes så systemet kan generere nummerinformation på det næste nr. samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal udfyldes. i. Næste nr. : Nummereringen af det næste nummer du forventer at modtage. ii. Volumen : Udgivelsens volume iii. År : Det år det pågældende periodikum udkommer i. g. Tryk på Gem. 3. Åbn fanen Placering på detaljesiden og tryk på en linje af gangen for at tilknytte en placering i form af filial, afdeling, opstilling og delopstilling. Placeringen er de filialer hvor du forventer, at periodika skal være placeret. Tryk Gem efter udfyldelsen af hver placering. Udfyld de placeringer som periodika skal have. Redigering af abonnementer Funktion: Redigere abonnementer Hovedområde: Accession 178 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

180 Fane: Abonnement Abonnementer kan redigeres efter de er blevet oprettet. 1. Åbn fanen Abonnement. 2. Fremsøg det abonnement der skal redigeres og åbn detaljesiden. 3. Rediger abonnement og tryk på Gem. Oprettelse af særnummer Funktion: Opret særnummer Hovedområde: Cirkulation Fane: Søg bibliografisk post Hvis du modtager et særnummer til et periodika, skal dette oprettes i Cicero på følgende måde: 1. Gå til hovedområdet Cirkulation og fremsøg den bibliografiske post. Åbn herefter detaljesiden og naviger til fanen Eksemplarer. 2. Tryk på knappen Opret særnummer. 3. I den åbne dialog udfyldes informationerne omkring materialet og klik på Gem. I inputfeltet Nummer kan du f.eks. skrive 07/08 Særnummer. Herefter vil særnummeret fremgå på listen over eksemplarer. Figur 107: Pop-up som giver mulighed for at oprette et særnummer. Reservation af periodika Funktion: Reservere periodika 179 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

181 Hovedområde: Cirkulation Fane: Søg bibliografisk post Periodika kan reserveres ligesom andre materialer i systemet, men det foregår fra den bibliografiske posts detaljeside og ikke fra listevisningen. 1. Gå til hovedområdet Cirkulation og fremsøg en, du ønsker at reservere. Åbn detaljesiden og gå til Eksemplarer -fanen. Her bliver periodika præsenteret i to niveauer: a. Årgang: Præsenterer alle udgaver. b. Eksemplarer: Præsenterer de enkelte eksemplarer der hører til en årgang. 2. For at reservere en udgave, sæt et flueben i den valgte række i Årgang -tabellen. a. Hvis der ønskes et specifikt eksemplar, vælges først årgang og dernæst sættes et flueben ved det ønskede eksemplar i tabellen eksemplarer. 3. Tryk på knappen Tilføj til reservation under den valgte tabel og naviger herefter til reservationskurven for at oprette reservationen til en låner som beskrevet i afsnit 5.3. Figur 108: Under eksemplarer kan der reserveres periodika enten på et specifikt eller et vilkårligt eksemplar. Håndtering af uregelmæssige udgivelser Funktion: Håndtering af uregelmæssige udgivelser 180 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

182 Hovedområde: Accession Fane: Søgning / Abonnement Hvis en publikation lægges sammen med en anden f.eks. udgivelserne 07 og 08 bliver til udgivelse 07/08 kan dette håndteres i systemet på følgende måde: Ret nummerinformationen: Vælg fanen Søgning og foretag en søgning på den bibliografiske post. Åbn detaljesiden og gå ind på fanen Eksemplarer, hvor det enkelte materiale kan redigeres i en dialog ved at dobbeltklikke på en linje. Ret herefter nummerinformationen f.eks. 07 rettes til 07/08. Ret abonnementsinformation: Gå til hovedområdet Accession, vælg fanen Abonnement og fremsøg abonnementet. Åbn derefter abonnementet i detaljevisningen. Ryk Forventet leveringsdato så den svarer til den næste leveringsdato og næste nr. så det passer med næstkommende publikation i dette tilfælde 09. Manuel modtagelse af periodika Funktion: Modtag periodika Hovedområde: Accession Fane: Modtagelse Underområde: Modtag periodika Automatisk oprettelse af periodiske materialer: Når man opretter et abonnement, der har status aktiv eller bestilt, og du afkrydser opret bestillingslinje, vil de første numre til abonnementet blive oprettet, når der klikkes gem. Når et af de materialer, der har abonnementets næste nummer, bliver modtaget, oprettes det ønskede antal materialer til det følgende nummer. Dette vil ske, indtil abonnementet når en evt. opsigelsesdato. Håndtering af uregelmæssige udgivelser: Der er leveret flere materialer af en udgave end forventet: Hvis der i en måned modtages ekstra eksemplarer ud over det forventede antal af materialer på abonnementet, er det muligt at oprette dette nummer. Dette gøres ved at: 1. Gå ind under modtagelse under F3 og vælger modtag periodika. 2. Der vil i toppen af søgeboksen være en Tilføj materialer knap, som du klikker på. 181 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

183 Figur 109: Under modtagelse af periodika er det muligt at tilføje flere materialer i øverster højre hjørne. 3. Der åbnes et nyt vindue, hvor du skal vælge abonnementet og skrive, hvilken udgave du har modtaget, og hvor mange ekstra materialer du vil oprette. 182 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

184 Figur 110: Tilføj flere materialer dialogen. 4. Når du klikker gem, lukkes vinduet, og der laves en søgning på abonnementsnummeret, så du er klar til at modtage de nye materialer, der er oprettet. Bemærk: Når materialer oprettes på ovenstående måde, bliver placeringen valgt efter placeringerne under abonnementet. Hvis der kun oprettes et materiale, vil det være den første placering, der bliver brugt. Hvis du derimod laver flere materialer, end der er placeringer startes fordelingen forfra. Forventet leveringsdato på disse ekstra materialer vil være dags dato, og samme dato vil blive sat på abonnementet, hvis der er valgt Opdater nr. information. Der er leveret en udgave ude af sekvens: Hvis der er leveret et nummer, der kommer efter næste nummer, der er klar til modtagelse. For eksempel kan der være oprettet midlertidige materialer til nummer fem, men det er nummer syv, der er leveret, kan du oprette de numre, der er leveret uden for sekvensen på samme måde, som beskrevet ovenfor. Under Tilføj materialer -vinduet er det muligt at opdatere abonnementets næste nummer, volumen og år til det, du har indskrevet. Dette ændrer dog ikke på abonnements antal af materialer. 183 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

185 Hvordan ændringer i abonnementet påvirker oprettelsen af materialer: Hvis du ændrer dit abonnement til et færre antal, eller du i en måned ikke modtager alle de materialer man regner med, skal du kassere de midlertidige materialer, der er oprettet, som der ikke er brug for. Hvis du ændrer nummer til et tidligere nummer, eller du har oprettet og modtaget et nummer ude af sekvens, er det muligt, at det næste forventede nummer ikke bliver oprettet. Det næste nummer kan oprettes enten ved at ændre nummerinformationen på abonnementet eller vælge Opdater nr. information under modtagelse i Tilføj materialer - dialogen. Hvis du gør dette gennem Tilføj materialer -dialogen skal du dog være opmærksom på at få oprettet alle de materialer, du ønsker. Hvis der er i stedet er nogle numre, du på forhånd ved, ikke bliver leveret, skal du ændre det tilhørende abonnement til det nummer, der er det næste forventet leverede nummer. Når abonnementet gemmes, vil der blive oprette materialer til det indtastede nummer. Når der ændres i abonnements antal til et større tal, end hvad der tidligere var gemt, vil der blive oprettet manglende materialer til det næste nummer. Hvis abonnementets antal derimod ændres til mindre tal, vil de oprettede midlertidige materialer ikke blive slettes. Disse skal i stedet kasseres. Modtagelse af de oprettede materialer Modtagelse af materialer i fanen Modtagelse og underområdet Modtag periodika fungerer på samme måde som modtagelse af andre materialer. Se 6.6. Navneskabeloner til periodika Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et Grundkort på periodika. Hovedområde: Sysadmin Fane: Periodika Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner, som bestemmer hvordan periodika præsenteres. De oprettede navneskabeloner vil fremgå i en dropdown som vælges i oprettelsen af grundkort på et periodika. Navneskabelonen består af en variation af Volumen, Nummer og År og oprettes således: 1. Åbn fanen Periodika og tryk på knappen Opret navneskabelon. I den åbne detaljeside udfyldes de krævede informationer: a. Nr. sekvens Vælg en Nr. sekvens i dropdown-menuen. Sekvenserne angiver dels de intervaller periodika udkommer i (dag, halvår, måned), og dels den måde det skrives på (tal eller tekst). Er valgmulighederne ikke tilstrækkelige kan der tilføjes andre nummersekvenser se afsnit b. Indhold udfyldes som i eksemplerne nedenfor. Udfaldsrummet af ${number} påvirkes af dit tidligere valg af Nr. sekvens. Ord i ${} er variabelnavne (nøgleord), som dermed ikke skal ændres, mens det resterende af teksten frit kan ændres. 184 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

186 i. Vol. ${volume}, nr. ${number}, år ${year} ii. Volume ${volume}, måned ${number}, år ${year} iii. Tryk på Opdater preview hvis du ønsker at se et preview af nummersekvensen. 2. Tryk på Opret og navneskabelonen for periodika er oprettet og kan herefter tilknyttes et grundkort på periodika. Navneskabeloner slettes således: 1. Gå til F7Periodika. 2. Marker en eller flere rækker med navneskabeloner. 3. Klik på Opret nummersekvens Under fanen Periodika er det også muligt at oprette nummersekvenser. 1. Klik på Opret nummersekvens 2. Angiv et passede navn for nummersekvensen, fx Månedlig (navn) 3. Angiv sekvensen i tekstfeltet Indhold. Sekvensen kan indeholde både tekst og tal, og adskilles af semikolon. Fx: Januar;Februar;Marts;April;Maj;Juni;Juli;August;September;Oktober;N ovember;december 4. Afslut ved at klikke på gem Hvis man ønsker at lave en uendelig sekvens, skal man blot skrive # i feltet Indhold. Dette vil lave en fortløbende nummersekvensering, altså 1, 2, 3, 4 osv. Dette kan eksempelvis bruges til magasiner, hvis nummerering ikke starter forfra hvert år. Når man gør brug af dette, skal man dog selv huske at skifte år, når magasinet skifter år. Dette gøres ved at åbne abonnementet, og ændre året for næste udgivelse (F3, Abonnement). Se afsnit Materialesamlinger I Cicero kan du arbejde med materialesamlinger. En materialesamling kan beskrives som et materiale, eksempelvis en kasse, som indeholder en række materialer. I materialesamlinger har hvert materiale sit eget materialenummer. I tilfælde af sidstnævnte kan materialerne beskrives i det tilhørende notefelt. En materialesamling kan lige som andre materialer i applikationen udlånes, afleveres, reserveres osv. De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til dette. Funktionerne er spredt under dele af Cirkulation (kapitel 5), Accession (kapitel 6) og Booking (8), men beskrives her samlet. Opret lokal bibliografisk post for materialesamling Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling Hovedområde: Accession Fane: Katalogisering 185 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

187 Du kan oprette lokale bibliografiske poster, som repræsenterer samlinger. For detaljer om oprettelsen af poster henvises til afsnit Posten, som oprettes, skal være en lokalpost af typen Lokalpost og skal have udfyldt felt 631, delfelt a med materialesamling (se Figur 108). Resterende felter kan udfyldes efter behov (de sædvanlige obligatoriske felter skal udfyldes som for alm. bibliografiske poster). Bemærk, at skal en bibliografisk post betragtes som en materialesamling, skal dette, hvis der er flere 631 felter, angives i det første felt 631, ellers registrerer Cicero ikke posten som værende en materialesamling. Figur 111: Oprettelse af bibliografisk post for materialesamling. Bemærk, at 631 *a er udfyldt med materialesamling. Alle bibliografiske poster, som har udfyldt 631 *a med materialesamling, bliver behandlet specielt i applikationen. Du kan oprette materialer på baggrund af posten, og sådanne materialer kan få tilknyttet et antal andre materialer, som muliggør samlet udlån til enkeltpersoner og viderelån til grupper. Opret materialesamling Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling Hovedområde: Cirkulation/Accession Fane: Søgning Underområde: Søg bibliografisk post 186 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

188 Fremsøg en bibliografisk post, som repræsenterer en materialesamling (se afsnit 13.1) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse ved, at materialetypen er efterfulgt af ikonet. For at søge udelukkende på materialesamlinger anvendes følgende CQL-kode: uk=materialesamling. 1. Vælg fanen Materialer og klik på Opret materialesamling. 2. Udfyld datafelter for materialesamlingen. 3. Klik på Gem. Materialesamlingen er nu oprettet og klar til brug. Figur 112: Materialesamlinger kan oprettes ved at klikke på Opret materialesamling i den bibliografiske posts detaljeside for en materialesamling. Rediger indhold af materialesamling Funktion: Rediger indhold af materialesamling Hovedområde: Cirkulation Fane: Søgning Underområde: Søg materiale Fremsøg et materiale, der er oprettet for en bibliografisk post, der repræsenterer en materialesamling (se afsnit 13.2) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse ved, at materialetypen er efterfulgt af ikonet. 1. I Materialer -fanen kan du se et overblik over de materialer, der er en del af samlingen. 2. Du kan tilføje nye materialer til samlingen ved at indtaste eller scanne deres materialenummer. 187 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

189 3. Du kan fjerne materialer ved at markere dem og klikke på krydset. Figur 113: Overblik over indholdet i en materialesamling. Materialer kan tilføjes ud fra deres materialenummer. Materialer kan fjernes ved hjælp af krydset. Udlån og aflever materialesamling Funktion: Udlån og aflever materialesamling Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån/ Aflever Materialesamlinger kan udlånes på samme måde, som du udlåner almindelige materialet, hvilket også er beskrevet i afsnit 5.4. Du skal blot indtaste/scanne materialenummeret for selve samlingen. Når en materialesamling udlånes, så bliver alt indholdet automatisk udlånt til samme låner. Materialesamlinger afleveres på samme måde, som du afleverer almindelige materialer. Både selve materialesamlingen og de indeholdte materialer skal afleveres. I modsætning til udlån af materialesamlinger, foretages der ikke automatisk aflevering af indholdet af samlingen, blot fordi samlingen afleveres. Målet med dette er at sikre, at låneren afleverer hele samlingen. Viderelån materialesamling Funktion: Viderelån materialesamling Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån 188 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

190 Underområde: Gruppeudlån En materialesamling kan viderelånes til en lånergruppe, hvorved lånergruppens medlemmer hver får et materiale fra samlingen. Det er muligt at lave viderelån til mere end én lånergruppe af gangen. For mere information om dette gå til afsnit Figur 114: Viderelån af materialesamling. Brugeren har valgt at få udskrevet en gruppeudlånskvittering og udlånskvittering pr. låner, når viderelånet er foretaget. 189 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

191 14 RFID I Cicero kan anvende RFID-scanning, de steder hvor RFID -knappen er synlig. I nedenstående afsnit beskrives et udpluk af de steder, hvor RFID er tilgængeligt samt opsætningen af RFID. Vær opmærksom på, at hvis RFID-scanning ikke er sat op på din klient, vil funktionaliteten ikke være mulig. Udlån Funktion: Udlån vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation Fane: Udlån Undermenu: Udlån 1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren og placere materialerne på den. 2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et materialesæt er komplet. Ved udlån af et materialesæt, hvor det ikke er komplet, vil følgende ikon sættet ikke er komplet. være ud for materialet og indikere, at 3. Når et materiale med RFID-tag udlånes ved hjælp af RFID-scanneren, bliver alarmen i RFID-tag et automatisk deaktiveret. Alarmen bliver igen automatisk aktiveret, når materialet afleveres, hvis afleveringen registreres ved hjælp af RFID-scanneren. Aflevering Funktion: Aflevering vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation Fane: Aflever 1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren og placere materialerne på den. Efter scanning skal scanneren deaktiveres. 2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et materialesæt er komplet. Ved aflevering af et materialesæt, hvor det ikke er komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er komplet. 3. Når et materiale med RFID-tag afleveres ved hjælp af RFID-scanneren, bliver alarmen i RFID-tag et automatisk aktiveret. Materialesøgning Funktion: Søgning vha. RFID-scanner Hovedområde: Cirkulation (og andre steder, hvor man kan scanne materialer) Fane: Søgning Undermenu: Søg materiale 190 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

192 Materialer med RFID-tag kan fremsøges ved brug af RFID-scanneren. RFIDscanneren skal aktiveres før brug og igen deaktiveres efter scanning. For at søge med RFID skal du gøre følgende: 1. Aktiver RFID-scanner ved at sætte RFID-tag til TIL. 2. Placer et eller flere materialer ned RFID-tag på RFID-scanneren. Applikationen fremsøger materialerne og viser dem i oversigten. 3. Deaktiver igen scanneren. Skriv til RFID-tags Fra detaljesiden af et fremsøgt materiale kan du skrive materialeinformation til RFID-tags. Er der tale om et enkelt materiale, skrives information til et enkelt tag. Er der tale om et materialesæt, skrives det samme materialenummer til alle tags i materialesættet. Forudsætningen for at kunne skrive til RFID-tags er, at der er tilsluttet en RFIDscanner, og at den er konfigureret på klient-pc en. Se afsnit 14.5 for RFIDopsætning. Der kan skrives til RFID-tags før eller efter påsætning af RFID-tagget på materialet. For at skrive materialeinformation til RFID-tags skal du gøre følgende: 1. For enkelt-materiale lægges materialet med RFID-tag på scanneren. For materialesæt lægges alle materialerne med påsatte RFID-tags på scanneren. 2. Ved enkelt-materiale skal Vedlagte materialer være 0. Ved materialesæt skal Vedlagte materialer være antallet af vedlagte materialer, dermed fraregnet hovedmaterialet, f.eks. hvis der er fem materialer i sættet, skal Vedlagte materialer være fire. 3. Klik Skriv til RFID-tag. Knappen vil ikke være synlig, hvis der ikke er konfigureret en forbindelse til en RFID-scanner. 4. Ved gennemført skrivning kvitterer applikationen med beskeden Skrivning til RFID-tags blev gennemført. Ved skrivning til materialesæt skal antal tags på scanneren være korrekt. Ved for få eller for mange tags gives beskederne: Der ligger for få tags på scanneren eller Der ligger for mange tags på scanneren. I materialesøgningen kan du afprøve, om RFID-tag ene er korrekte. Opsætning af RFID-scanner Funktion: Opsætning af RFID-scanner på din klient Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: RFID Cicero understøtter følgende scannere: 191 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

193 TagVisions RFID-scanner via softwaren Taglib RFID Plug-in, version Bibliothecas RFID-scanner via softwaren RFIDIFServer, version Lyngsoe Systems RFID scanner via softwaren StaffMate, version Tilslutning af en RFID-scanner konfigureres ved at vælge RFID-scannerleverandør og indtaste værtsnavn/ip-adresse og portnummer til RFID-scannerens software. Scanner-softwaren skal være installeret, inden RFID opsættes i applikationen, således at forbindelse til scanneren kan testes ifm. Konfigurationen. Opsætningen kan valideres ved at klikke på knappen Test. Herefter vil Cicero angive om indstillingerne virker. Når der klikkes på Gem, angiveres der ligeledes, om opsætningen er korrekt. Endvidere gemmes opsætningen, uanset om opsætningen kan valideres. Ved klik på Annuller sættes opsætningen tilbage til det, den blev ændret fra. Opsætningen gælder kun for den aktuelle bruger på den aktuelle PC (klient). Dette kan dog være ændret lokalt på PC en. For mere om denne opsætning se Vejledning til installation af Cicero FBS på Hvis ingen scanner er valgt, vil scanning med RFID-scanner ikke være tilgængelig eller synlig i Cicero. Figur 115: Opsætning af forbindelse til RFID scanner. Leverandørerne oplyser følgende default porte: Scanner Port Bibliotheca 6009 TagVision 6000 Lyngsoe Systems of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

194 For øvrige detaljer angående installation af scannersoftware, henvises til leverandørernes dokumentation. 15 Nødsystem De følgende afsnit beskriver Ciceros nødsystem, som er tilgængeligt via hovedområdet F8. Denne giver mulighed for at benytte Cicero i tilfælde af, at der ikke kan oprettes forbindelse til serveren. For at kunne logge på nødsystemet skal der have været logget på onlinesystemet én gang. Dette skyldes, at kodeordet skal synkroniseres med nødsystemet, når Cicero er online. Hvis kodeordet for adgang til nødsystemet er blevet ændret, skal der logges på online systemet igen for at få det nye kodeord opdateret til nødsystemet. Synkroniseringen af handlinger fra nødsystemet sker automatisk, når systemet igen er online, men du kan også vælge at gøre det manuelt. Processen for dette er beskrevet i afsnit 15.4 Adgang til nødsystemet Der er to måder at starte nødsystemet på: Du er på forsiden (før du er logget på) og klikker på F8 eller vælger fanen med musen. En dialogboks kommer frem. Ved at indtaste det korrekte kodeord, aktiveres nødsystemet. Du prøver at logge ind, men der er ikke adgang til serveren. Hvis du ikke kan få adgang til Cicero, vises der en advarselsbesked om, at systemet ikke kan åbnes. I denne advarselsbesked kan bibliotekets kodeord indtastes, hvorefter nødsystemet kører. 193 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

195 Figur 116: Kodeordet skal skrives ind for at få adgang til Nødsystemet. Udlån i nødsystemet Funktion: Udlån materialer Hovedområde: Nødsystem Fane: Udlån Der er to faner i nødsystemet: Udlån og Aflevering. I udlån er der mulighed for at låne materialer til lånerne, selvom systemet ikke kan få kontakt til serveren. 1. Først scannes eller indtastes et lånernummer som i det almindelige udlån. 2. Herefter scannes eller indtastes materialenummer, hvilket tilføjes i tabellen ét af gangen. Afleveringsfristen kan redigeres på det enkelte scannede materiale, men sættes automatisk til 30 dage. Materialerne kan slettes fra tabellen igen, hvis de ikke skal lånes alligevel. 3. Vælg, hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen. 4. Ved klik på Afslut kommer udlånene i kø til at blive udlånt til den pågældende låner, når systemet igen er online. Figur 117: Udlånsfanen giver mulighed for at låne materialer i tilfælde af at systemet er nede. Aflevering i nødsystemet Funktion: Aflevering af materialer Hovedområde: Nødsystem Fane: Aflevering 194 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

196 I aflevering er der mulighed for at aflevere materialer, selvom systemet er nede. 1. Materialerne scannes eller indtastes, hvorefter de tilføjes til tabellen. 2. Materialerne kommer i kø til at blive afleveret i takt med, at de bliver scannet eller tastet ind, når systemet igen er online. 3. Vælg, hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen. 4. Ved klik på Afslut bliver kvittering printet ud, og tabellen bliver nulstillet. Figur 118: Afleveringsfanen giver mulighed for at aflevere materialer når systemet er nede. Selvbetjeningsklienten i nødsystemet Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Fra nødsystemet åbnes selvbetjeningsklienten på sædvanlig vis med F12. Se 16.4 for flere oplysninger. Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet Hovedområde: Lister Fane: Nødsystem Når systemet igen er online, er der mulighed for at logge på igen. Efter du har logget på, kommer der en dialogboks frem, som angiver, at der ligger nogle handlinger i kø. Hvis du vælger at sende handlingerne ind med det samme, opdateres systemet med de udlån og afleveringer m.m., der blev foretaget i 195 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

197 nødsystemet. Dette kan tage et par minutter afhængig af, hvor mange handlinger der ligger i kø. Hvis du vælger at indsende beskederne senere, vil de optræde i hovedområdet Lister under fanen Nødsystem, der indeholder to tabeller: Handlinger i kø til synkronisering Du kan indsende alle offline handlinger fra nødsystemet vha. knappen Indsend alle. Fejl opstået under synkronisering Hvis der er opstået fejl under synkroniseringen, vises de i denne tabel. Du kan slette handlinger fra listen ved at klikke på tabellen. nederst til venstre for Figur 119: De to tabeller under fanen Nødlån. 196 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

198 16 Selvbetjeningsklient Selvbetjeningsklienten giver skoleelever mulighed for at låne og aflevere materialer samt at tilgå deres status (typisk på pædagogiske læringscentre). I status er der mulighed for at se udlån, reservationer og materialer klar til afhentning. For at starte selvbetjeningsklienten skal du være logget på Cicero med en bruger, som har adgang til selvbetjeningsklienten, læs mere i afsnit For at logge ind på selvbetjeningsklienten tryk på tasten F12. For at logge ud og vende tilbage til Cicero tryk på Alt + F4. Herefter vil der blive åbnet en dialog, hvor der skal indtastes et kodeord for at vende tilbage til Cicero LMS. Bemærk at selvbetjeningsklienten har nogle begrænsninger, når den er åben i nød-tilstand (offline). Hvilket bliver yderligere beskrevet i afsnit Figur 120: Selvbetjeningsklientens startside, hvorfra områderne Lån Status og Aflever kan tilgås. Opsætning af selvbetjeningsklienten I det følgende beskrives de opsætninger, som skal foretages, før selvbetjeningsklienten kan startes første gang. Rettigheder Funktion: Opsætning af rettigheder Hovedområde: Sysadmin Fane: Rettigheder Underområde: Brugere + Roller 197 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

199 Før det er muligt at benytte selvbetjeningsklienten, skal du være logget ind med en bruger, som har tilladelse til at benytte den. For at oprette en bruger til selvbetjeningen gå til F7Rettigheder. Følg derefter nedenstående trin: 1. Naviger til underområdet Roller og klik på 2. Udfyld en ny rolle med tilladelse til Adgang selvbetjeningsmodul og klik på Gem. 3. Gå ind på underområdet Brugere og tryk på knappen Opret bruger. Udfyld detaljesiden for Opret bruger. I tabellen Roller markér checkboksen med den rolle, der netop blev oprettet. 4. Klik på Gem. 5. Når selvbetjeningsklienten benyttes, skal der først logges på Cicero og med den nyligt oprettede bruger og dernæst trykkes på F12. Bruger kun med adgang til selvbetjeningsklient Hvis du har en bruger, der kun skal have adgang til selvbetjeningsklienten, kan du vælge muligheden Adgang KUN til selvbetjeningsklienten. Herefter vil selvbetjeningsklienten åbne automatisk, når brugeren logger ind i Cicero. Lukkes selvbetjeningsklienten, f.eks. via ALT+F4, så lukkes også Cicero. Vær opmærksom på, at denne bruger skal have følgende rettigheder for at kunne fungere korrekt: Adgang til selvbetjeningsmodul Udlån opret og rediger Velkomsttekst Funktion: Opsætning af velkomsttekst Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning Det er muligt at indsætte en brugerdefineret velkomsttekst under startsiden af selvbetjeningsklienten ved at gå til hovedområdet F7Serveropsætning. Følg herefter nedenstående trin: 1. Find frem til Startskærm tekst under kategorien Selvbetjening i listen og åbn den. 2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes Gem vil den indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside. Besked ved reserveret materiale Funktion: Opsætning af besked ved aflevering af reserveret materiale Hovedområde: Sysadmin Fane: Serveropsætning 198 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

200 Det er muligt at indsætte en brugerdefineret tekst, som præsenteres for lånere, når de afleverer et reserveret materiale i selvbetjeningsklienten. Dette gøres ved at gå til F7Serveropsætning. Følg herefter nedenstående trin: 1. Find frem til Besked ved reservation under kategorien Selvbetjening i listen og åbn den. 2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes Gem vil den indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside. Låneridentifikation og opfyld reservation Funktion: Opsætning af låneridentifikation og reservationer Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient Du kan konfigurere, hvilken metode der skal anvendes til at identificere låneren i selvbetjeningsklienten. Bæmærk, at de indstillinger der måtte opsættes her gælder kun for den Windows-bruger på den enkelte PC. Det er derfor muligt at have forskellige opsætninger flere forskellige PC er. Der vælges mellem følgende låneridentifikationer: Lånernummer låneren skal indtaste eller scanne lånernummer. Lånernummer og kode låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og derefter indtaste sin pinkode. UNI Login låneren identificeres ved indtastning af UNI Login brugernavn og adgangskode. Reservation Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at sætte et hak i checkboksen Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient. Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen Opfyld reservationer i selvbetjeningsklient. Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient Funktion: Opsætning af bonprinter anvendt i selvbetjeningsklienten Hovedområde: Admin Fane: Klientopsætning Underområde: Selvbetjeningsklient Du kan konfigurere, om der skal printes fra bonprinteren i forbindelse med indog udlån fra selvbetjeningsklienten. Dette er som standard slået fra. Bonprint Slå bomprint til: 199 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

201 1. Vælg først Printer under underområder Printer. 2. Dernæst sæt hak i checkboksen for de bontyper, der ønskes udskrevet. Mulighederne er Print afleveringskvittering, Print udlånskvittering og Print udlånskvittering. Slå bonprinter fra: 1. Fravælg checkboksen ved de bontyper, der ikke ønskes udskrevet. Stregkoder til navigering med håndscanner Hvis der ikke benyttes mus eller trykfølsomme skærme, kan låneren scanne stregkoder og således navigere i systemet. Udskriv derfor arket med stregkoder på næste side, som har forskellige kommandoer ( udlån, status, aflever, udskriv status og afslut ) til selvbetjeningen og placer arket ved siden af selvbetjeningsautomaten. Låneren kan nu navigere i løsningen ved hjælp af stregkoderne. 200 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

202 Figur 121: Stregkoder til navigering med håndscanner. 201 of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

203 Lån og aflevering af materialer Følgende trin kræves for at låne og aflevere materialer: 1. Tryk/scan Lån eller Aflevering. a. Ved Lån : Låneren scanner eller indtaster sit lånernummer. Hvis pinkode er valgt til i Klientopsætningen, skal pinkoden indtastes og Enter -knappen trykkes på touchskærm eller på numerisk tastatur for at komme videre. Læs mere om opsætning af pinkoden til selvbetjeningen i afsnit b. Ved Aflevering : Låneren skal ikke logge på som i trin a men fortsætte til trin Materialerne scannes, eller materialenumre indtastes. Systemet præsenterer låneren for tydelige notifikationer om, hvorvidt handlingen lykkedes. Hver gang et materiale scannes vil lånerens udlån tælle op eller ned. Bemærk at taskebøger er inkluderet i antallet af låneres udlån. Figur 122: Her ses en tydelig notifikation til låneren, om at materialet er afleveret. 3. Når alle materialerne er lånt eller afleveret tryk/scan Afslut. I tilfælde af at låneren glemmer at trykke Afslut vil systemet automatisk afslutte efter 30 sek. (afhængigt af din konfigurationen). Tidsintervallet er en lokal opsætning, hvilket er muligt at ændre. 4. Der printes en kvittering, hvis den er valgt under Klientopsætning. Læs mere i afsnit of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$

204 Se status For at se status i selvbetjeningsklienten er det muligt enten at se denne direkte i selvbetjeningsklienten eller at udskrive den. Er selvbetjeningsklienten vist på en touch-skærm vælges muligheden Status på selvbetjeningsklientens forside. Er dette ikke tilfældet, er det i stedet muligt at scanne Status eller Udskriv status på stregkodearket ved siden af selvbetjeningsautomaten. Figur 123: Status - herunder lån, reservationer og materialer klar til afhentning Under status er der tre kategorier: Mine lån, reserveret og kan afhentes. Hver kategori kan vise ti materialer af gangen. Er der mere end ti materialer i en kategori, er det muligt enten at scrolle, hvis selvbetjeningsklienten vises på en touch-skærm eller at benytte sig af piletasterne, hvis skærmen har et tilhørende tastatur. Det er ligeledes muligt at få et overblik over antal udlån, reservationer eller materialer til afhentning i den øverste grå menu. Er udlånskategorien i den øverste grå menu markeret med en rød notifikation med et tal repræsenteret, indikerer denne antallet af udlån, der har overskredet dets udlånsdato. Dette er ligeledes indikeret på hvert enkelt materiale. Print af status: 1. Scan Udskriv status på stregkodearket. 2. Vælg printer-ikonet nederst i højre side, når brugeren er inde i statusoversigten. Selvbetjeningsklienten i nødsystemet Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Her åbnes den ligeledes med F of 218 SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.558$ $Date: 08 Sep 2017$