Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 20. juni 2017 kl

Transkript

1 Dato: 11. juli 2017 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget tirsdag den 20. juni 2017 kl I mødet deltog: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Marianne Holmer, Frants R. Lauritsen, Helene Kruse Rosenfeldt, Karen Cauthery, Peder Thusgaard Ruhoff, Martin Svensson, Tanja Christensen, Niels Kring, Klaus Lehn Petersen, Tina Holm Svenstrup, Ole Næsbye Larsen og Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) Der var afbud fra Eva Christina Østerlund. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dagsordenen blev godkendt. Martin Svensson henviste til referatet fra mødet den 17. marts 2017 og præciserede, at der ikke er sat lydabsorberende paneler op endnu, men at det overvejes. Referatet er rettet, og et nyt referat er lagt på hjemmesiden. Der var tvivl om ledelsesgruppen havde behandlet spørgsmålet om hvorvidt kursus i laboratoriesikkerhed skal være obligatorisk for medarbejderne. Tanja Løvgren har efterfølgende undersøgt dette. Ledelsesgruppen behandlede spørgsmålet på en workshop den 28. marts Konklusionen blev, at der er opbakning i ledelsesgruppen til, at kurset skal være obligatorisk for de studerende og for visse medarbejdere på de våde uddannelser. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Klaus Lehn Petersen gjorde opmærksom på, at der flere steder på SDU ligger løse ledninger på gulvene. Det gælder både på kontorerne, hvor der sidder flere medarbejdere og stikkontakterne er for langt fra det enkelte skrivebord, og på fællesarealerne, hvor de studerende trækker lange ledninger for at lade deres computere op. Klaus Lehn Petersen vender tilbage med forslag til en samlet henvendelse til Teknisk Service. 2.2 Orientering fra arbejdstilsynets besøg på Biologi og BMB Klaus Lehn Petersen orienterede om, at Arbejdstilsynet den 6. april 2017 gennemførte tilsyn på godkendelsespligtige genteknologiske laboratorier hos Biologisk Institut (GMO kl. 1, lab Id ) og Institut for Biokemi og Molekylær Biologi (GMO kl 2, Lab Id ).

2 Begge institutter modtog et påbud om at undgå sprækker og revner langs fastmonterede bordplader. Marianne Holmer og Peder Thusgaard Ruhoff orienterede om, at sprækker og revner er fuget og at påbuddet således er efterkommet. BMB modtog en vejledning om valg og brug af latexhandsker med henblik på at undgå udvikling af latexallergi. Peder Thusgaard Ruhoff orienterede om, at instituttet har fulgt vejledningen og er gået over til handsker uden latex. 2.3 Punkter til skriftlig behandling Punkterne bliver ikke behandlet mundtligt på mødet med mindre mødedeltagerne har supplerende spørgsmål Motion på arbejdspladsen Karen Cauthery spurgte hvorfor arbejdstitlen var ændret fra Sundhed på arbejdspladsen til Motion på arbejdspladsen. I den forbindelse blev det drøftet, om aktiviteter som mindfulness hørte ind under motion, og Klaus Lehn Petersen og Martin Zachariasen vurderede, at det kunne det godt. Herudover kommenterede dekanen, at sundhed er bredere end motion, idet det f.eks. også kan handle om kost, hvilket SU/AMU ikke har beskæftiget sig med. Inger Rose Hansen foreslog, at svømning blev taget med som en af aktivitetsmulighederne, idet der er gratis adgang til svømmehallen inden for bestemte tidsrum for medarbejdere. Tanja Løvgren gjorde opmærksom på, at listen i notatet blot er eksempler. Der er ikke noget i vejen for at vælge andre aktiviteter/motionsformer, så længe det foregår sammen med andre. Klaus Lehn Petersen tager dette med i det nyhedsbrev, som han udarbejder sammen med Tina Ellehuus Larsen efter sommerferien Gravid APV Martin Svensson spurgte hvilke rettelser der var i den nye Gravid APV i forhold til den gamle. Tina Holm Svenstrup fortalte, at links var opdateret og at der ellers var der tale om mindre rettelser Arbejdsskader Der har ikke været arbejdsskader på NAT siden det sidste SU/AMU-møde i marts Der var ingen kommentarer til dette punkt. 3. Orientering fra A-siden Dekanen orienterede om at SDU har fået flere uddannelsesindtægter end forventet, idet fremdriftsreformen har medført at flere studerende kommer hurtigere igennem deres uddannelse. I år forventes NAT at få 10 mio. kr. i ekstra STÅ-indtægter. Det forventes, at der også næste år vil

3 komme flere STÅ-indtægter men at STÅ-indtægterne herefter vil falde igen. Dekanen arbejder for at de øgede indtægter så vidt muligt bliver allokeret til institutterne. Dog skal nogle af indtægterne bruges til strategisk satsning på SDU-niveau. Bestyrelsen træffer endelig beslutning herom på deres møde i december. I forhold til årets resultat forventes SDU således at gå fra et budgetteret underskud i 2017 på -131 mio. kr. til et overskud på 40 mio. kr. NAT forventes at gå fra et budgetteret underskud på -17 mio. kr. til et underskud på -2 mio. kr. Den seneste økonomirapport bliver sat på dagsordenen til næste SU-møde. Niels Kring fortalte, at fakultetssekretariatet flytter omkring 1. november I forhold til motion på arbejdspladsen er medarbejderne på NATFAKSEK begyndt at gå en tur engang imellem. Medarbejderne er positive omkring at få rørt sig midt på dagen, samtidigt med at man får talt med kollegaer som man ikke sædvanligvis taler med. Martin Svensson fortalte, at mange af instituttets medarbejdere har være involveret i to store ansøgninger med inddragelse af eksterne virksomheder. Herudover fortalte Martin Svensson, at IMADA har slået en studiesekretærstilling op. Frants Lauritsen fortalte, at der på FKF er fokus på at prioritere tiden for at skabe plads til at skrive fondsansøgninger. Marianne Holmer fortalte, at hun og flere medarbejdere på Biologi havde været på arbejdsmiljøkonference vedrørende feltarbejde. På baggrund heraf udarbejder Biologi, i samarbejde med Arbejdsmiljøkontoret / HR, materiale vedrørende feltarbejde i DK og i udlandet. Biologi opfordrede de institutter, som det er relevant for, til at være med i udarbejdelsen af materialet. Peder Thusgaard Ruhoff fortalte, at BMB har fået et grundforskningscenter ATLAS, der har aktiviteter på BMB, IMADA, SUND og OUH. Herudover bliver der renoveret på BMB. Renovering af V3 er afsluttet, og BMB går nu i gang med renovering af V4. 4. Orientering fra B -siden Inger Rose Hansen gjorde opmærksom på referatet af det seneste møde i CUU. Helene Kruse Rosenfeldt fortalte, at hun er med i en arbejdsgruppe om administrativ kompetenceudvikling under overskriften bureaukratskolen. Arbejdsgruppen planlægger at udbyde kurser om studieordninger til VIP er og TAP er. Tina Holm Svenstrup fortalte, at arbejdsmiljøgruppen har været på sin årlige sikkerhedsrunde i laboratorierne. Herudover fortalte hun, at hun er indtrådt som medlem af H-AMU resten af dette år. Der er valg til H-AMU i november 2017.

4 5. Fremtidig organisering af SU På SU-mødet den 17. marts 2017 fik arbejdsgruppen nedsat til at udarbejde forslag til et fremtidigt SU til opgave at se på følgende: 1) Hvor mange personer bør sidde i SU? 2) Hvordan sikrer man en bred repræsentation af VIP er og TAP er? 3) Hvordan bliver SU arbejdet nærværende og relevant? Arbejdsgruppen udarbejdede et notat der var vedlagt som bilag til dagsordenen. Frants Lauritsen indledte med at forklare, at flere af A-sidens SU-medlemmer sidder i parallelmøder, hvor de modtager de samme informationer. Ligeledes er der B-sidemedlemmer, som modtager ledelsesorienteringerne på anden vis. Derfor foreslår arbejdsgruppen at der skal være færre medlemmer i SU. Ole Næsbye supplerede med, at erfaring viser, at 6-7 personer til et møde giver den optimale gruppedynamik. Herudover fortalte han, at der er følgende rammebetingelser, som SU er underlagt: - Man har på SDU dispensation til ikke at oprette SU på institutniveau, men kun på fakultetsniveau. - A-og B-siden bestemmer hver især antal og sammensætning af deres medlemmer af SU. Arbejdsgruppens notat er derfor blot en anbefaling. Frants Lauritsen supplerede med, at arbejdsgruppens anbefaling er, at der skal være en ligelig fordeling, både mellem VIP/TAP og i forhold til institutter. Herudover anbefalede Frants Lauritsen, at SU skal fokusere på emner der kræver debat, f.eks. personaleforhold, og at øvrige punkter behandles skriftligt per mail. I den forbindelse foreslog dekanen at SU skal arbejde på VIP/TAP-relationer, herunder kommunikationen mellem de to medarbejdergrupper. Inger Rose Hansen henviste til de indvendinger et medlem af arbejdsgruppen har til notatet, og som var gengivet i sagsfremstillingen til dagsordenspunktet. Inger Rose Hansen gjorde således opmærksom på, at det ikke er B-sidens opgave at sikre institutrepræsentation eller at der er balance mellem antallet af VIP er og TAP er. Herudover opfordrede Inger Rose Hansen VIP erne til at melde sig som SU-medlemmer. Der var flere SU-medlemmer der beklagede, at der ikke findes en VIP-tillidsmand på NAT. Martin Svensson vurderede, at det vil være svært at engagere VIP er fra IMADA, fordi de emner, der bliver behandlet i SU, efter VIP ernes mening ikke er relevante for dem. Herudover er der en sprogbarriere, idet flere VIP er på IMADA ikke kan dansk på det nødvendige niveau. Martin Svensson vil meget gerne fortsætte som SU-medlem. SU-medlemmerne var enige om at den nye model for SU skal træde i kraft fra januar Det vil være hensigtsmæssigt at man efter sommerferien begynder at informere mere om SU, f.eks. ifm. dekanens hjørne, for på den måde at skabe større interesse for SU-arbejdet, også blandt VIP erne.

5 Marianne Holmer og Klaus Lehn Petersen ytrede bekymring for, om emner inden for arbejdsmiljø vil blive overset, hvis SU og AMU bliver splittet op. Martin Zachariasen anbefalede at SU og AMU fortsætter med at holde fællesmøder, dog var det vigtigt at være opmærksom på at der skal være balance mellem AMU- og SU-sagerne. Følgende blev besluttet af henholdsvis A-siden og B-siden i forhold til organiseringen af SU per 1. januar 2018: A-siden vil fremover have to medlemmer dekanen som er formand og et medlem af ledelsesgruppen udpeget af dekanen. B-siden vil fremover have fire medlemmer. Det vil være oplagt at fakultetets anmeldte tillidsmænd fortsætter i SU. Da der p.t. kun er to tillidsmænd på fakultetet, skal B-siden herudover udpege to medlemmer blandt fakultetets øvrige medarbejdere. B-siden vælger næstformanden blandt sine medlemmer. Herudover er det besluttet, at AMU og SU også fremover holder deres møder sammen, således at alt vedr. arbejdsmiljø samles og behandles under ét punkt. Arbejdsgruppen udarbejder forslag til opdatering af listen over emner på årshjulet. Derudover blev det aftalt at det emne, som SU særligt skal have fokus på næste år, er VIP/TAP-relationer, herunder kommunikationen mellem de to medarbejdergrupper. 6. Budgetmodel Dekanen orienterede kort om budgetmodellen, som var blevet gennemgået forinden på alle institutterne og fakultetssekretariatet, og gjorde opmærksom på, at økonomien har ændret sig pga. STÅ-indtægterne. Tanja Løvgren har efterfølgende undersøgt, at de slides der blev sendt til SU sammen med dagsordenen, er de endelige slides der blev vist på institutterne. Disse slides viser økonomien på daværende tidspunkt, og den har senere ændret sig. Dog er principperne i budgetmodellen uændret. 7. Fleksordningen På SU-mødet den 17. marts 2017 blev det besluttet at evaluere fleksordningen ved, at institutlederne skulle spørge deres medarbejdere om de var tilfredse med fleksordningen. Medarbejdernes tilbagemeldinger fremgik af bilag der var vedlagt dagsordenen. Medarbejderne var generelt tilfredse med fleksordningen. Enkelte medarbejdere havde praktiske forbedringsforslag til fleks-systemet. Karen Cauthery gjorde opmærksom på at alle SDU s fleksordninger er underlagt den samme overordnede vejledning, som også bør opdateres. Opgaver: Tanja Løvgren sammenskriver de tre dokumenter, som kan findes her Fleks på NAT, til ét dokument, indsætter flere eksempler på komplekse tilfælde, samt sørger for, at det endelige dokument

6 oversættes til engelsk. Alt sendes til gennemsyn hos institutsekretærerne. Herudover sender Tanja Løvgren ønsket om at ferie-og fraværssystemet kan tale sammen med flekssystemet videre til Teknisk service. 8. Seniorordning for henholdsvis VIP og TAP Dekanen foreslog at lokalaftalen for VIP er ved NAT bliver afløst af en revideret lokalaftale, der dækker både VIP er og TAP er. I den forbindelse var SU-medlemmerne enige om at foreslå, at der vil kunne forhandles op til 10 ekstra fridage med løn om året i 1-3 år til medarbejdere over 62 år i forbindelse med en fratrædelsesaftale. SDUs senior- og fratrædelsesordning kan findes her: Senior og fratrædelsesordning ved Syddansk Universitet NAT har suppleret med en lokalaftale for videnskabelige medarbejdere, som kan findes her: Lokalaftale vedr. ældre VIP-medarbejderes reduktion i arbejdstid/fratrædelse, NAT Tanja Løvgren udarbejder udkast til lokalaftale til godkendelse hos dekanen og tillidsmænd. Hun vil kontakte HR-afdelingen mhp. at afklare om en sådan lokalaftale stadig vil ligge inden for rammerne af Cirkulære om aftale om Senior- og fratrædelsesordninger, specielt hvis de ekstra fridage med løn forhandles som del af en fratrædelsesaftale i stedet for som fastholdelse. 9. Sektioner på FKF Frants Lauritsen orienterede om, at FKF har oprettet seks sektioner. Sektionslederne vil i 2017 holde MUS med deres sektioner. Der er ingen ændringer af MUS-organiseringen for TAP erne. Revideret MUS-plan vil blive sendt ud som skriftligt punkt til det næste SU-møde. 10. Sommerfest Dekanen syntes, at det var en rigtig fin fest. Der var 142 tilmeldte, som stort set alle mødte op, og han opfordrede til at der er flere medarbejdere der deltager næste år. Karen Cauthery havde følgende kommentarer fra medarbejdere, som hun har talt med: Underholdningen bør være på engelsk, og der burde ikke være børn med til festen. Flere SU-medlemmer anbefalede, at medarbejderne blev blandet i stedet for at sidde sammen institutvis. Ledelsesgruppen fastsætter dato for næste år, opfordrer flere medarbejdere til at deltage og drøfter planlægning samt budget. 11. Evt. og forslag til punkter til næste møde Dekanen gjorde opmærksom på, at kompetencestrategien skal på dagsordenen til næste SU-møde. I den forbindelse foreslog han, at strategien bliver tilpasset fakultetets indsatsområder.

7 Tanja Løvgren indkalder kompetenceudvalget til møde efter sommerferien.