Kontrolinstruks. for. Miljø- og Fødevareministeriet Landbrugs- og Fiskeristyrelsen. kontrol med ydelse af tilskud til skolefrugt- og grønt 2016/17

Transkript

1 Kontrolinstruks for kontrol med ydelse af tilskud til skolefrugt- og grønt 2016/17 Miljø- og Fødevareministeriet Landbrugs- og Fiskeristyrelsen

2 Kolofon Denne instruks er udarbejdet af Landbrugs- og Fiskeristyrelsen i februar 2017 Bidragydere: Afdelingerne Fysisk Jordbrugskontrol og EU & Erhverv Miljø- og Fødevareministeriet Landbrugs- og Fiskeristyrelsen Nyropsgade København V. Tlf.: Fax: mail@lfst.dk Hjemmeside: ISBN:

3 Indholdsfortegnelse Ordningens rammer / Retsgrundlag... 2 Formål med skolefrugt- og grøntordningen Hvem er omfattet af ordningen Hvad kan der udbetales tilskud til Udsendte vejledninger mv Kontroladresser Udvælgelse af kontroladresser Varsling Tidsfrister Sikkerheds- og hygiejneforskrifter... 6 Gennemførelse af kontrollen Tre udbetalingsanmodninger pr. år Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen... 7 Svig Kontrol Kontroltype 1 kontrol på skole Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Kontroltype 2 - kontrol hos leverandøren eller kommunen Fysisk kontrol af leverandør/kommune Tilhørende bilagskontrol af leverandører eller kommune Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Kontroltype 2a - Stikprøvekontrol af skoler tilknyttet leverandør/kommune På skolen kontrolleres: Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Efter kontrollen Kontrollørens opgaver Captia Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Frist for indsendelse af rapporter Ikrafttrædelse

4 Ordningens rammer Formålet med kontrollen er at undersøge, om udbetalinger af EU-tilskud til skolefrugt- og grønt foregår efter de regler og forskrifter der står beskrevet i vejledningen og forordningerne. 2016/17 Der kan søges tilsagn om tilskud inden 2. juni Eventuelle restmidler kan ansøges inden den 23. december Det er en betingelse for at opnå tilsagn om tilskud, at der anvendes ledsageforanstaltninger i forbindelse med uddeling af frugt og grønt Tilskudsloftet er på 75 % af de tilskudsberettigede udgifter Man kan søge om tilskud til at iværksætte ledsageforanstaltninger Tilsagnshaver kan søge om udbetaling af tilskud tre gange om året efter uddeling i følgende perioder: - 1. august 2016 til 31. december januar 2017 til 31. maj juni 2017 til 30. juni 2017 Tilskudssatsen for økologiske produkter er på 2,00 kr. pr. elev pr. undervisningsdag, mens tilskudssatsen for konventionelle produkter er 1,25 kr. pr. elev pr. undervisningsdag. Krav om at ordningen påbegyndes efter 1. august 2016 Dokumentation for oprettet ordning senest 1. december 2016 På grund af overansøgning på ordningen, er ansøgningerne blevet prioriteret efter gældende prioriteringskriterier. Det betyder, at der givet tilsagn til 26 skoler samt 5 leverandører/kommuner. Retsgrundlag Disse forordninger mv. omfatter bestemmelserne om skolefrugt- og grøntordningen: Danske regler for skoleåret Bekendtgørelse nr. 391 af 27. april 2016 om skolefrugt- og grøntordningen. EU-regler for skoleåret Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/247 af 17. december 2015 om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 for så vidt angår EU-støtte til levering og distribution af frugt og grøntsager, forarbejdede frugter og grøntsager og bananprodukter inden for rammerne af skolefrugt- og grøntsagsordningen Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/248 af 17. december 2015 om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 for så vidt angår EU-støtte til levering og uddeling af frugt og grønt, forarbejdet frugt og grønt og 2

5 bananprodukter inden for rammerne af skolefrugt- og skolegrøntordningen og om fastsættelse af vejledende tildeling for denne støtte Rådets forordning (EU) nr. 1308/2013 af 17. december 2013 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 1234/2007 Rådets forordning (EU) nr. 1370/2013 af 16. december 2013 om foranstaltninger til fastsættelse af støtte og restitutioner i forbindelse med den fælles markedsordning for landbrugsprodukter. Formål med skolefrugt- og grøntordningen At spise frugt og grøntsager kan spille en vigtig rolle i kampen mod fedme og følgesygdomme som sukkersyge og hjertesygdomme. Derfor har EU-Kommissionen vedtaget en skolefrugtordning, der skal give skoleelever bedre adgang til frugt og grønt. I Danmark omfatter ordningen økologisk og konventionel frugt og grønt. Produkterne skal som udgangspunkt være friske og uforarbejdede og kan uddeles til elever i folkeskolens 0. til 10. klasse eller på tilsvarende niveau i andre undervisningsinstitutioner. EU medfinansierer op til 75 % af udgifterne til frugt og grønt, resten finansieres af forældre, kommuner eller private sponsorer. Da ordningens midler er begrænsede, er den bygget op som en tilsagnsordning, dvs. at ansøgere først søger om at få reserveret en del af puljen. Efter at have opnået tilsagn, kan en ansøger sætte uddelingen af frugt og grønt i gang, inden for ordningens rammer, og derefter søge om udbetaling af tilskud. Læs mere om skolefrugt- og grøntordningen på Hvem er omfattet af ordningen Følgende kan deltage i ordningen: a) Alle undervisningsinstitutioner hvor der undervises i overensstemmelse med den danske folkeskolelov og inden for klassetrin klasse eller tilsvarende niveau. Skolefritidsordninger kan ikke søge om tilskud. b) Kommuner der søger om tilskud til skolefrugt og grøntordninger på skoler i kommunen. c) Leverandører og/eller distributører af produkter til skolefrugt- og grøntordninger. d) Organisationer bag skolefrugt- og grøntordninger kombineret med beslægtede tiltag eller med effektmåling. Administrationen af ordningen kan overdrages til en leverandør, en organisation eller et forvaltningsorgan, fx en kommunalforvaltning. 3.2 Hvad kan der udbetales tilskud til. Der udbetales tilskud til frugt og grønt leveret til elever på uddannelsesinstitutionen. 3

6 Produkterne skal som udgangspunkt være friske og uforarbejdede, dvs. ikke tilsat salt, fedt- eller sødestoffer og ikke blandet sammen med anden mad. Produkterne kan dog klargøres, dvs. skrælles eller skæres ud, før eleverne får dem. Det er tilladt at tilberede eller købe tilberedte frugter og grøntsager, dog skal produkterne leve op til kravene for Fødevarestyrelsens nøglehulsmærke. Se bilag 4, eksempler på hvilke produkter skolefrugt- og grøntordningen omfatter. Listen er ikke udtømmende. Udgifter til transport, levering og uddeling er også tilskudsberettigede. Hvis disse udgifter faktureres særskilt, må de ikke overstige 3 % af produktomkostningerne. Er de ikke faktureret særskilt, er der ikke begrænsning på hvor stor en andel af faktura der må vedrøre leveringsomkostninger. Det betyder, at en leverandører i visse tilfælde kan modtage mere i tilskud til leveringsomkostninger, end hvad det enkelte æble koster. Denne mulighed sikrer, at yderligt liggende skoler kan finansiere deres merudgift til transport. BEMÆRK: Skoler/leverandører kan stadig maksimalt få dækket udgifter til elev pr dag. Eksempel 200 elever i 90 dage til støttesats på 1,25 kr. Maks udbetaling kan være kr. Pga krav om medfinansiering skal de have udgifter for mindst kr. Reelle udgifter: Indkøb af frugt: (0,95 kr * 200 * 90) = kr. Transport/fragt: kr. Pakkeomkostninger, emballage: 6.000, kr. I alt: kr Udbetalt: kr. Der ydes ikke tilskud til moms. Tilskudsloftet er 75 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag. Heri indregnes også udgifter til transport. Beregninger foretages på grundlag af tilskudsberettigede omkostninger eksklusiv moms Udsendte vejledninger mv. Landbrugs- og Fiskeristyrelsen, EU & Erhverv har udarbejdet en vejledning om skolefrugt- og grøntordningen. Den gældende version kan findes på Landbrugs- og Fiskeristyrelsens hjemmeside under Kontroladresser 4

7 Det foretages kontrol hos: Skoler ( klassetrin) bilag 1 Leverandører/kommuner bilag 2 Institutioner i forbindelse med en leverandør-/kommunekontrol bilag Udvælgelse af kontroladresser Data og Risikoanalyser udpeger alle fysiske kontroller af skolefrugt- og grøntordningen, og sender meddelelse til Projekttilskud hvilke ansøgere der er udtaget til kontrol med henblik oprettelse af sagen i VAKS samt udarbejde et korrekt kontrolgrundlag. Data og Risiko udpeger kontroladresserne på baggrund af givne tilsagn. Kontrollerne kan/skal ikke gennemføres før de udtagne ansøgninger er bekræftet. Det betyder, at den fysiske kontrol først kan påbegyndes, når ansøgningerne om udbetaling af støtte modtages fra leverandørerne/kommunerne/undervisningsinstitutionerne. Projekttilskud har ansvaret for, at kontrolgrundlaget på de udtrukne ansøgninger fyldestgørende før oversendelse af kontrolsager til Fysisk Jordbrugskontrol som orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager Iflg. aftale ved instruksmødet primo januar 2017, foretager Projekttilskud ingen kontrol af ansøgningsmaterialet, men sender sagen direkte videre til Fysisk Jordbrugskontrol. Hvis den administrative kontrol giver anledning til mistanke (for en sag der ikke er udtaget til fysisk kontrol) Såfremt Projekttilskud efter administrativ kontrol af en sag, vurderer at en sag skal underlægges fysisk kontrol, oprettes sagen i VAKS, med angivelse af eventuelle uregelmæssigheder konstateret i den administrative kontrol. Herefter sendes en mail til Fysisk Jordbrugskontrol med oplysning om, at sagen er oprettet og med en henvisning til Captiasagen Projekttilskud har ansvaret for, at kontrolgrundlaget på de udtrukne ansøgninger fyldestgørende før oversendelse af kontrolsager til Fysisk Jordbrugskontrol som orienterer de lokale afdelinger, når der er nye kontrolsager Iflg. aftale ved instruksmødet primo januar 2017, foretager Projekttilskud ingen kontrol af ansøgningsmaterialet, men sender sagen direkte videre til Fysisk Jordbrugskontrol Varsling Kontrollen er uvarslet i retssikkerhedslovens forstand. Derfor skal der ved kontrolbesøgets begyndelse, udleveres et informationsbrev om uvarslet kontrol til virksomhedens repræsentant. Se Den Generelle Kontrolinstruks' (DGK) om retssikkerhed og om brug af informationsbrevet. DGK kan findes på Landbrugs- og Fiskeristyrelsens intranet under Kontroller > Kontrolinstrukser. Selv om kontrolbesøgene som udgangspunkt skal foregå uvarslet, må der forvarsles op til 48 timer før kontrolbesøget, såfremt kontrolløren finder det nødvendigt og formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Varslingen skal ske til ansøgeren eller en repræsentant for denne. 5

8 3.5 Tidsfrister Tidsfrister for gennemførelse af kontroller under skolefrugt- og grøntordningen 2016/2017 listes herunder. Kontrolperiode 2. halvår 2016 For 2. halvår 2016, skal kontrollen være gennemført og oversendt til Projekttilskud senest: 30. juni 2017 for så vidt angår skolerne/institutionerne 31. juli 2017 for så vidt angår leverandører og kommuner Kontrolperiode 1. halvår 2017 For 1. halvår 2017, skal kontrollen være gennemført og oversendt til Projekttilskud senest: 30. september 2017 for alle typer ansøgere I perioden fra 1. august 2017 til 30. september 2017 kan der gennemføres supplerende kontroller hos såvel leverandører/skoler/undervisningsinstitutioner, der tæller med i næste års kontrolprocent, Kontrollen skal være færdig senest den 30. juni 2017 for skoler og institutioner og den 31. juli for leverandører og kommuner. 3.6 Sikkerheds- og hygiejneforskrifter Sikkerhedsforskrifterne kan findes på Landbrugs- og Fiskeristyrelsens intranet under Sikkerhed > Sikkerhedsforskrifter for afdelingerne. Gennemførelse af kontrollen Som baggrund for kontrolbesøget kan følgende dokumenter anvendes: tilsagn, støtteansøgningen, gældende bekendtgørelse, vejledning og tilsagn. Som udgangspunkt, skal alt det der kan kontrolleres administrativt, kontrolleres administrativt. Formålet med den fysiske kontrol er, at de oplysninger der er indsendt til Landbrugs- og Fiskeristyrelsen kan genfindes på stedet samt kontrollere for uregelmæssigheder, der ikke kan kontrolleres for ved administrativ kontrol samt kontrollere skiltning. Kontrolrapporten skal udfyldes under selve besøget. Udfyldelsen af visse punkter er dog afhængig af, at støtteansøgeren fremskaffer fysiske beviser i form af regnskabsbilag, attester el. lign. inden eller under kontrolbesøget. Hvis dette materiale ikke er til stede, må kontrolløren bede ansøgeren om at eftersende materialet (dokumentationen) inden for en frist af 7 hverdage, regnet fra kontroldatoen. Herefter kan resten af kontrolrapporten udfyldes. I forbindelse med kontrollen skal man være opmærksom på, at kontrollen omfatter forskellige perioder alt efter om kontrolbesøget foretages i første eller andets kalenderhalvår. Kontrol i 1. halvår 2017 omfatter kalenderåret

9 Kontrol i 2. halvår 2017 omfatter skoleåret 2016/2017. Da sidstnævnte kontrol skal foregå i perioden fra 1. august til 31. juli mindst skal omfatte de foregående 12 måneder, vil kontrolmaterialet omhandler skoleåret 2016/ Tre udbetalingsanmodninger pr. år Det er også vigtigt at huske på, at der i et skoleår er hele tre tidspunkter for udbetalingsanmodninger. En for hver udbetalingsperiode. 1. udbetalingsperiode dækker august til december 2. udbetalingsperiode dækker januar til maj 3. udbetalingsperiode dækker juni (juli regnes som feriemåned). Et kontrol omfatter altid 12 måneder, og vil derfor altid omfatte alle tre udbetalingsperioder. Et kontrolbesøg tager altid afsæt i den seneste udbetalingsanmodning, og omfatter alle udbetalingsanmodninger 12 måneder tilbage. EKSEMPEL: Hvis et kontrolbesøg foretages i april 2017 betyder det, at det er hele 2016 der skal kontrolleres. Kontrollens udgangspunkt da være 1. udbetalingsanmodning (som dækker perioden august til december 2016), fordi det er den seneste udbetalingsanmodning. Kontrollen omfatter også udbetalingsanmodningerne fra maj og juni (hhv. 3. udbetalingsanmodning dækkende perioden juni 2016 og 2. udbetalingsperiode dækkende perioden januar til maj Hvad skal medbringes ved kontrolbesøget? Følgende dokumenter/oplysninger skal fremgå af sagerne i Captia: 1. De tilsagn/støtteansøgninger som Landbrugs- og Fiskeristyrelsen har modtaget fra skolerne/leverandørerne/kommunerne heri er bl.a. oplysninger om: Støtteansøgerens data (CVR-nr., navn, adresse, Landbrugs- og Fiskeristyrelsens j-nr. samt kontrol ID nummer) Støtten Elevantal Bilag til indsendelse i forbindelse med udbetalingsanmodning. Skoleliste fra leverandør (gælder kun for leverandørkontrollerne) 2. Liste over udvalgte skoler til stikprøvekontrol i forbindelse med kontrol af leverandører og kommuner. 4.3 Hvis der findes uoverensstemmelse i kontrollen 7

10 Hvis der findes systematiske fejl, skal det noteres. En systematisk fejl er flere fejl af samme slags. Det kan eksempelvis være fejl i beløb eller i antallet af elever eller skoledage. Hvis der findes systematiske fejl hos flere af de skoler, der er tilknyttet en leverandør eller en kommune, skal kontrolløren på stedet udvide antallet af skoler der skal kontrolleres, således at der udtages yderligere 10 % af de tilknyttede skoler/institutioner til kontrol. Hvis fejlen fortsætter, skal der gennemføres en 100 % kontrol. EKSEMPEL: Leverandør med 50 skoler 2 udvalgt ved ordinær kontrol. Der er samme systematiske fejl ved begge skoler. Kontrollen udvides og der udtages yderligere 10 % skoler: (10 % af 50 = 5), dvs. 5 skoler mere skal kontrolleres. I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. Svig I forbindelse med kontrolbesøg kan du støde på ting, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Det er vigtigt at være opmærksom på de særlige tegn, eller "røde flag" som Kommissionen kalder dem, der ofte går igen i forbindelse med svig. Et rødt flag er et tegn på, at der kan være et problem med ansøgningen, hvis man kigger nærmere efter. Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Definition Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Se mere i bilag 5 5. Kontrol Der foretages to forskellige typer af kontrol. Kontroltype 1, som afrapporteres på bilag 1, er den fysiske kontrol på skolen. Den omhandler kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt i skoleåret 2015/16. Kontroltype 2, som afrapporteres på bilag 2, er den fysiske kontrol hos leverandøren eller kommunen. Den omhandler kontrol med ydelse af støtte til skolefrugt i skoleåret 2015/16. 8

11 Kontroltype 2a som afrapporteres i bilag 3 er knyttet op på kontrol 2, og foregår på skolen. Den omhandler Skolefrugtskontrol hos institutioner som vil blive udtaget i forbindelse med leverandør- /kommunekontrol for skoleåret 2016/17. Kontrol 2a vil således altid blive kørt i forlængelse af kontrol 2, og aldrig alene. Et fysisk kontrolbesøg omfatter også bilagskontrol Herunder gennemgås kontrollen for de forskellige kontroltyper. 5.1 Kontroltype 1 kontrol på skole På skolen kontrolleres At der i projektet ikke modtages støtte fra andre EU ordninger. Dette gøres ved at spørge om noget sådant er modtaget. At der kun ydes tilskud til undervisningsdage. Antal deltagere. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse, som oplyst i ansøgningen, er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed, om beregningsgrundlaget er pålideligt. I forbindelse hermed kontrolleres det, der ikke er uddelt frugt tidligere end 1. august 2016, og at ordningen senest er trådt i kraft den 1. december At der er opsat EU-plakater efter gældende regler eller anvendt banner på hjemmeside. Plakaten skal være ophængt et centralt sted hvor der kommer mange forbi (ikke nødvendigvis ved hovedindgangen). Har skolen ikke dette, skal der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos Landbrugs- og Fiskeristyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber at udbedre fejlen, vil det normal ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Dokumentation for at frugt og grønt er leveret inden for de korrekte perioder. At skolens ansvarlige personale kort kan beskrive frugt- og grøntordningen på skolen, og hvordan de mener ordningen skaber merværdi for dem Eksempelvis kan der spørges ind til: o Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? o Hvem medfinansierer frugten og hvordan foregår betalingen? o Hvornår og hvordan deles frugten ud? o Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Der indscannes dokumentation for antallet af elever, som er omfattet af ordningen samt for antallet af udleveringsdage (eksempelvis skoleplan eller ferieplan). Det kontrolleres, at der kun tilskuddet kun omfatter undervisningsdage, og at disse ikke udgør mere end 200 i perioden 1. august juni Klasselister gennemgås med henblik på at dokumentere gennemsnitsantallet af deltagere over projektperioden. Tilhørende bilagskontrol af skoler kontrolløren skal kontrollere fakturaer. Hvis der er under 30 fakturaer i kontrolsagen, skal alle fakturaer kontrolleres. Hvis der er over 30 fakturaer i 9

12 kontrolsagen, udvælges en stikprøve med mindst 30 fakturaer som tilsammen udgør mindst 50% af den samlede fakturasum. Kontrolløren vil få tilsendt alle fakturaer som bilag i Captia, således at det er muligt at forberede kontrolsagen inden besøget på skolen. Skolen udleverer også en bilagsliste med en fortegnelse på alle bilag. I den forbindelse skal det bemærkes, at skolerne ind imellem grupperer flere fakturaer i samme bilag. Der er således ikke nødvendigvis overensstemmelse mellem antallet af bilag på skolernes bilagsliste og antallet af fakturaer. Det kontrolleres, at udgifterne er tilskudsberettigede, og at der kun ydes tilskud til udgifter der hænger direkte sammen med ordningen og ikke almindelige driftsudgifter. Fakturaerne krydstjekkes ift. betalingerne i bankoversigten (netbank). Det er vigtigt, at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale dokumenteres og vedlægges Captia. Det bemærkes, at dokumentation fra et internt faktureringssystem (eksempelvis KMD udbetaling) ikke er tilstrækkelig dokumentation. Det kontrolleres at beløbet som ansøger har oplyst på bilagslisten stemmer overens med fakturaerne og at der ikke er udgifter som ligger udenfor projektperioden Det kontrolleres, at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer overens med de samlede udgifter til skolefrugt- og grønt som står oplyst i ansøgningen. Det kontrolleres at der ikke er udbetalt støtte til moms. Det kontrolleres, at tilskudsloftet ikke overstiger 75 % af de tilskudsberettigede omkostninger, dog maksimalt 1,25 kr. for konventionelle produkter og 2,00 kr. for økologiske produkter pr. elev pr. undervisningsdag, og det kontrolleres, at ansøgningen ligger inden for dette loft. Kontroller at tilskuddet til eventuelle ledsagerforanstaltninger ikke overstiger 10% af udgiftssummen Endelig sammenholdes de på fakturaen oplyste frugt- og grønt produkter med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Marker hvilke fakturaer der er kontrolleret på bilagsoversigten. Som udgangspunkt, skal udgifter til frugt- og grøntordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar, at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis produkterne ikke er markeret entydigt, skal ansøger tydeligt markere hvilke der er omfattet af ansøgningen, og inden syv dage fremsende materialet. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Udgifter der dækker flere perioder Udgifter er tilskudsberettigede i den periode, hvor det frugt og grønt, som udgifterne vedrører, er uddelt. I de tilfælde hvor fx en faktura omfatter udgifter, som vedrører frugt og grønt, der er uddelt i forskellige perioder, vil fakturaen være tilskudsberettiget i den periode, hvor størstedelen af frugt og grønt er uddelt. Fakturaen splittes således ikke kunstigt op, men periodiseres til den periode, hvor størstedelen af det frugt og grønt den vedrører, faktisk er uddelt. OBS! Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. 10

13 Det kontrolleres, at der ikke ydes tilskud til mere end en ration pr. barn pr. dag, uanset om det er økologisk eller konventionelt produkt og at der er 2 bilagsoversigter. Det kontrolleres, at udgifterne er identificerbare og omfatter tilskudsberettigede produkter (se bilag 4 for en ikke udtømmende liste). Betegnelser som frugt og grønt eller blandet frugt kan godtages. Der kan kun gives tilskud til økologiske produkter, såfremt at det tydeligt fremgår af faktura eller bon at produktet er økologisk. I tilfælde af at en fakturaudsteder kan fremvise dokumentation for at produktet/eller firmaet er statskontrolleret økologisk (Det røde Ø-mærke), EU s Økomærke eller godkendte økomærker fra andre EU lande. 5.2 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 1) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være maskinskrevet). I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. 6. Kontroltype 2 - kontrol hos leverandøren eller kommunen En kommune/leverandør kan hjemtage tilskud på vegne af skoler og institutioner. Hvis kontrollen skal gennemføres hos en kommune/leverandør, der hjemtager tilskud til flere skoler/institutioner, skal kontrolløren i første omgang tjekke, at der er overensstemmelse imellem kommunens/leverandørens egen opgørelse over skoler/institutioner og Projekttilskuds liste over registrerede støtteansøgere. Denne liste er lig med listen over de skoler der er omfattet af tilsagnet. 11

14 Listen ligger som en del af kontrolgrundlaget i Captia. Hvis en leverandør har ændret deltagende undervejs, skal der foreligge en godkendelse fra Projektillskud. 6.1 Fysisk kontrol af leverandør/kommune Følgende kontrolleres ved leverandøren eller kommunen: Det kontrolleres, at frugten ikke er forarbejdet eller blandet med anden mad (kontrolleres ved at spørge leverandør). Det kontrolleres, at der ikke modtages støtte fra andre EU tilskudsordninger. Dette gøres ved at spørge om noget sådant er modtaget. Via kontrol af leverancelister, kontrolleres det, at den faktisk leverede mængde frugt stemmer overens med ansøgningens mængdeangivelse. Det kontrolleres, at de skoler som leverandøren søger om udbetaling ting stemmer overens med de skoler som er registreret og godkendt ved tilsagnsgivning og/eller senere godkendelse fra Projekttilskud. Det kontrolleres, at de skoler som leverandøren har skrevet på skolelisten stemmer overens med leveringlisten og vi tjekker skolelisten, som Projekttilskud har lagt på sagen i Captia, med de registrerede modtage-skoler?der indscannes dokumentation for elever omfattet af ordningen og kontrollere, at antallet af elever stemmer overens med det oplyste i ansøgningen på de udvalgte skoler. For øvrige skoler tages dte oplyste elevantal til efterretning. Der indscannes også dokumentation for antallet af udleveringsdage på de udvalgte skoler. Det kontrolleres, at udleveringsdage ikke afviger fra det oplyste i ansøgningen og at der kun er udleveret frugt på skoledage (max. 200 dage i perioden 1.august august 2017). Det kontrolleres også, at der ikke er uddelt frugt før den 1. august 2016 og at ordningen senest er påbegyndt den 1. december For øvrige skoler tages det oplyste antal udleveringsdage til efterretning. Slutteligt kontrolleres det, at hver skole har underskrevet erklæring om levering. Erklæringen forefindes i kontrolgrundlaget i Captia. 6.2 Tilhørende bilagskontrol af leverandører eller kommune Kontrolløren skal kontrollere fakturaer. Hvis der er under 30 fakturaer i kontrolsagen, skal alle fakturaer kontrolleres. Hvis der er over 30 fakturaer i kontrolsagen, skal mindst 50 % af udgifterne kontrolleres, og der udvælges en stikprøve på 30 fakturaer eller mere hvis det er nødvendigt for at nå op på 50 % af beløbet. Både små og store fakturabeløb udvælges. Kontrolløren vil få tilsendt alle fakturaer som bilag i Captia, således at det er muligt at forberede kontrolsagen inden besøget på skolen. Skolen udleverer også en bilagsliste med en fortegnelse på alle bilag. I den forbindelse skal det bemærkes, at skolerne ind imellem grupperer flere fakturaer i samme bilag. Der er således ikke nødvendigvis overensstemmelse mellem antallet af bilag på skolernes bilagsliste og antallet af fakturaer. Det er kontrollørens opgave, at sikre, at det er antallet af fakturaer der opgøres og ikke antallet af bilag. De udvalgte bilag dokumenteres. Bilagskontrol omfatter: 12

15 Fakturaerne krydstjekkes ift. betalingerne i bankoversigten (netbank). Det er vigtigt, at bilagsnummer og fakturanummer på det kontrollerede materiale dokumenteres og vedlægges Captia. Det bemærkes, at dokumentation fra et internt faktureringssystem (eksempelvis KMD udbetaling) ikke er tilstrækkelig dokumentation. Det kontrolleres, at udgifterne er tilskudsberettigede, og at der kun ydes tilskud til udgifter der hænger direkte sammen med ordningen og ikke almindelige driftsudgifter. Det kontrolleres, at beløbet, der er angivet på bilagslisten, stemmer overens med de samlede udgifter til skolefrugt- og grønt som står oplyst i ansøgningen. Endelig sammenholdes det at de på fakturaen oplyste frugtprodukter stemmer overens med skolens oplysninger om uddeling og forarbejdning. Hvis der ved bilagskontrollen konstateres afvigelser mellem det ansøgte og tilskudsberettigede beløb, udvides bilagskontrollen til at omfatte yderligere mindst 10 % af det samlede beløb for den pågældende ansøgning. Opgørelsen omfatter de 12 måneder kontrolbesøget dækker, og opgøres enkeltvis for de tre udbetalingsperioder. Denne procedure gentages, indtil der ikke konstateres yderligere fejl eller hele ansøgningen er kontrolleret. Som udgangspunkt skal udgifter til frugt- og grøntordningen faktureres særskilt fra andre indkøb. Såfremt ansøger bruger faktura, hvor der også indgår andre produkter, er det ansøgers ansvar, at det på forhånd er tydeligt markeret, hvilke produkter der er omfattet af ansøgningen. Hvis kontrolløren finder bilagsmaterialet uoverskueligt, noteres det at det pågældende bilag ikke kan kontrolleres, og sagen sendes i høring. Det sikres, at fakturadatoen stemmer med perioden ansøgningen omfatter. Hvis der søges om tilskud til både konventionelle og økologiske produkter, skal der vedlægges en bilagsoversigt for hver produkttype. Vær opmærksom på, at der kun kan ydes ét tilskud til enten økologisk eller konventionel pr. barn pr. dag. 6.3 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 2) Punkterne 1.a. 1.f. udfyldes. Når resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3 og 4, inklusiv underpunkter, udfyldes og beskrives. I punkt 5 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). 13

16 Punkt 6 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 7 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. 7. Kontroltype 2a - Stikprøvekontrol af skoler tilknyttet leverandør/kommune På skolen kontrolleres: Skolens frugt- og grøntordning beskrives kort, og de skal forklare hvordan de mener ordningen skaber merværdi for dem (bilag 3). Hvem står for de administrative opgaver og hvordan varetages de? Hvornår og hvordan deles frugten ud? Bliver frugten klargjort eller forarbejdet på nogen måde og sker dette i overensstemmelse med reglerne for forarbejdning (bilag 4)? Kombineres ordningen med ledsageforanstaltninger (spørg gerne bredt ind til dette punkt, snakker de med eleverne om sundhed, 6 om dagen og har skolen f.eks. en kostpolitik henvis evt. til vores materiale)? Andre træk ved ordningen kan også noteres og skal om muligt dokumenteres med foto og relevante bilag Såfremt der ikke har været iværksat ledsageforanstaltninger, er der et høringspunkt. Det er et krav, at der iværksættes ledsageforanstaltninger, i forbindelse med uddeling af frugt og grønt. Hvis frugten deles ud uden at klargøres eller forarbejdes, er det fx usandsynligt, at løg indgår i skolefrugt- og grøntordningen. Friske krydderurter kan forekomme og bør godkendes iflg. Projekttilskud! Det kontrolleres om skolen har en EU-plakat ved skolens hovedindgang eller et banner på skolens hjemmeside. Den skal være ophængt et centralt sted hvor der kommer mange forbi (ikke nødvendigvis ved hovedindgangen). Såfremt skolen ikke har dette, kan der udleveres/ophænges en under kontrolbesøget. Såfremt kontrolløren ikke har en plakat med, kan skolen bestille en plakat hos Landbrugs- og Fiskeristyrelsen i forbindelse med kontrolbesøget. Såfremt skolen tilstræber sig på at udbedre fejlen, vil det normalt ikke medføre en fejlrapport, at plakaten ikke er oppe ved kontrolbesøget. Deltagelse i ordningen vil sandsynligvis stige og falde over skoleåret. Skolen skal redegøre for, hvordan den gennemsnitlige deltagelse er beregnet. Det vurderes om den gennemsnitlige deltagelse, som oplyst i ansøgningen, er korrekt. Det vurderes ved samme lejlighed om beregningsgrundlaget er pålideligt. 14

17 I forordningen er det et krav, at ansøger oplyser: antallet af børn der deltager fast i undervisningen i den pågældende undervisningsinstitution, som er berettiget til at modtage de produkter, der er omfattet af ordningen i den periode, som støtteansøgningen vedrører. (248/2016 art. 4, stk. 2, nr. c). Da forordningen omtaler deltagelse, som børn der deltager fast i undervisningen, kan afvigelser af gennemsnitberegning godkendes med mindre der er tale om en stor difference på angivet elevantal og elevantal fundet ved kontrollen. Stor difference defineres som mere end 5% ift. det ansøgte elevgrundlag. 7.1 Udfyldelse af kontrolrapporten (bilag 3) Punkterne 1.a. 1.g. udfyldes. Når hele resten af kontrolrapporten er udfyldt, noteres det i punkt 2, hvilke punkter der har givet anledning til bemærkninger. Punkterne 3.a. 3.f udfyldes og beskrives. I punkt 4 noteres hvilke bilag der er benyttet/kontrolleret i forbindelse med kontrollen (f.eks. tilsagnet/støtteansøgningen, oversigt over skoler/institutioner tilknyttet ordningen, kontoudtog mm). Punkt 5 - Hvis der er bemærkninger, der ikke er plads til andre steder, kan de skrives her. Punkt 6 udfyldes med rapportdato samt underskrift (må gerne være elektronisk/maskinskrevet). 8. Efter kontrollen 8.1 Kontrollørens opgaver Hvis ikke alt nødvendigt materiale var til stede ved kontrolbesøget, færdiggør kontrolløren rapporten på afdelingskontoret, når støtteansøgeren har sendt materialet ind. I tilfælde af, at kontrolløren konstaterer fejl, skal Projekttilskud tage stilling til, om det giver anledning til genoptage tidligere udbetalinger med henblik på at se om fejlen strækker sig længere tilbage end den omhandlende kontrolperiode. Kontrolløren sender en sag i høring, hvis der er punkter i kontrolrapporten der giver anledning til bemærkninger. Dog skal sagen ikke i høring, hvis EU-plakaten bestilles/ophænges i forbindelse med kontrolbesøget, og heller ikke såfremt der ikke findes ledsagerforanstaltninger. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. 15

18 Vigtigt: Hvis kontrollen er angivet som en OK-kontrol, men der er bemærkninger, ser sagsbehandleren det ikke. Hvis der er bemærkninger eller tvivl ved kontrollen, så skal det angivet som en ikke OK-kontrol. Captia Alle dokumenter og bilag scannes ind på sagen i Captia. Hvis kontrolløren ikke konstaterer nogen fejl, udsendes et OK-brev til skolen/leverandøren/kommunen. Når kontrollen og evt. høring er afsluttet overføres sagen i Captia til Projekttilskud. Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, ansvarlig enhed skal være Projekttilskud. Der sendes et link til sagen, til projekttilskud@lfst.dk I emnefeltet skrives hvad og hvem der er kontrolleret. Kontrollen skal ikke afsluttes i Captia. Det er Projekttilskud som afslutter sagen. 8.2 Registrering af kontrolrapporter/kontrollørskemaer Ydelsesnummer Tidsforbruget ved kontrollerne skal registreres i mtid: Skolefrugt: VAKS-Online Skolefrugt: Ordningsnr udtræksårsager (KSK) Beskrivelse af udtræksårsager 5195_17 Leverandører: Fysisk kontrol af leverandører 5195_17 Lev/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med leverandørkontrol 5195_17 Kommuner: Ordinær kontrol af kommuner 5195_17 Kom/Ins: Institutionskontrol i forbindelse med kommunekontrol 5195_17 Ordinær: Kontrolrapporter vedr. udtagne skoler 5195_17 Efterkontrol: Kontroller der gennemføres efter skoleåret er afsluttet 8.3 Frist for indsendelse af rapporter Senest 5 uger efter kontroldatoen, skal kontrolresultaterne være registreret i VAKS-Online, kontrolrapporten skal være lagt på sagen i Captia og sagen skal være overført til "Projekttilskud. BTAS journalnr. skal være fuldstændig identisk i VAKS-Online for at der kan lave et match til næste kontroludtagning. Anvend listen over hvilke sager der er udtaget til kontrol, og foretag en copy-paste af BTASjournalnummeret til VAKS-Online Såfremt høringsfristen ikke er udløbet, overføres Captiasagen til Projekttilskud " umiddelbart efter høringsfristen er udløbet/der er modtaget høringssvar i sagen. Alle sager, både OK og fejlsager skal overføres til Projekttilskud 16

19 I emnefeltet skal kontrolordningen og ansøger anføres. 9. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft marts

20