KMD Sag Exit-strategi. Procesguide Sådan kommer du igang

Transkript

1 KMD Sag Exit-strategi Procesguide Sådan kommer du igang

2 1 2 3 Projektledelse Ud af KMD Sag Ind i SAPA Analyse Strategi Plan Eksekvering Systemoverblik Overblik over egne it-systemer, fx applikationsnavn, funktion, fagområde Nødvendig (fordi systemoverblikket dannet basis for kontraktoverblikket) Strategi for anskaffelse af it-systemer og SAPA-snitflader Strategi for hvornår og hvordan it-systemer, herunder nye sagsbærende it-systemer, og SAPAsnitflader skal (gen)anskaffes fremover Anbefales (fordi strategien dannes basis for planen for anskaffelse af it-systemer og SAPA-snitflader) Plan for anskaffelse af it-systemer og SAPA-snitflader Plan for anskaffelse af it-systemer og SAPA-snitflader jf. Strategi for anskaffelse af it-systemer og SAPAsnitflader Nødvendig (fordi planen danner basis for den konkrete anskaffelse af it-systemer og SAPA-snitflader samt sikrer, at vilkår for anvendelse af støttesystemer bliver medtaget i relevante kontrakter) Anskaffelse af nye sagsbærende it-systemer Den konkrete anskaffelse af et eller flere nye sagsbærende it-systemer til erstatning for sagsfunktionaliteten i KMD Sag Frivillig (fordi en kommune kan vælge at flytte KMD Sag-sager og brugere til it-systemer, de har i forvejen) Kontraktoverblik Genanskaffelse af eksisterende it-systemer Overblik over kontrakter på egne it-systemer, fx leverandør, kontraktform, kontraktsum, udløbsdato, kontraktlige bindinger til KMD Sag Nødvendig (fordi kontraktoverblikket giver input til anskaffelsesstrategien) De konkrete udbud, SKI-indkøb eller kontraktfornyelser på egne it-systemer, inkl. indarbejdelse af vilkår for integration til støttesystemerne Nødvendig (fordi integrationsvilkår skal indarbejdes i nye kontrakter for at SAPA kan udstille data fra kommunens it-systemer) Oprydning i KMD Sag-sager Snitfladeoverblik Overblik over eksisterende snitflader mellem egne it-systemer og KMD Sag Stillingtagen til ønskede snitflader mellem egne it-systemer og SAPA Sag- og dokument-/esdh-strategi Strategi for håndtering af sager og dokumenter i kommunen Anbefales (fordi strategien giver input til KMD Sag Exit-strategien) Plan for flytning af KMD Sag-sager Den konkrete oprydning i sager og journalnotater i KMD Sag før flytning af sager til nyt sagsbærende it-system Frivillig (fordi det er afhængigt af kommunens ambitionsniveau, om de vil rydde op i de gamle/ eksisterende KMD Sag-sager før de flyttes til nye it-systemer) Nødvendig (fordi snitfladeoverblikket giver input til anskaffelsesstrategien) Plan for hvordan og hvornår KMD Sag-sager flyttes til nye sagsbærende it-systemer, jf. KMD Sag Exitstrategi Flytning af KMD Sag-sager Nødvendig (fordi planen danner basis for den konkrete flytning af KMD Sag-sager). Den konkrete flytning af KMD Sag-sager til nyt sagsbærende it-system Kortlægning af sagsområder Kortlægning af hvordan brugerne på de enkelte sagsområder anvender KMD Sag (til sager, journalnotater, overblik eller adviser) Nødvendig (fordi kortlægningen af sagsområder er en integreret del af KMD Sag Exit-strategien) KMD Sag Exit-strategi Strategi for hvilke sagsbærende it-systemer, kommunen fremover skal anvende, til de sager og journalnotater, der i dag findes i KMD Sag, og til brugerne af disse sager og journalnotater Anbefales (fordi strategien danner basis for planerne for flytning af sager og brugere fra KMD Sag) Plan for flytning af KMD Sag-brugere Plan for hvordan og hvornår KMD Sag-brugere flyttes til nye sagsbærende it-systemer, jf. KMD Sag Exitstrategi Nødvendig (fordi planen danner basis for den konkrete flytning af KMD Sag-brugere) Nødvendig (fordi KMD Sag udfases samt for at kommunen kan opsige KMD Sag kontrakten) Flytning af KMD Sag-brugere Den konkrete flytning af KMD Sag-brugere til nyt sagsbærende it-system Nødvendig (fordi KMD Sag udfases) 2

3 Indledning Hvad er kommunens KMD Sag Exit-strategi? Procesguide Introduktion Fase 1 Screening af fagområder og sagsområder Fase 2 Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) Fase 3 Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) Fase 4 Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag Eksempelsamling Eks. 1 Screening i Roskilde Kommune Eks. 2 Udvælgelse af deltagere til workshop og afholdelse af As-is workshop i Hjørring Kommune Eksempel 3, Sorø Kommune Eks. 3 Definition af brugermønstertyper i Sorø Kommune Eks. 4 Kortlægning af udvalgte sagsområder i Roskilde Kommune Eks. 5 Oprydning i sager og journalnotater i Hjørring Kommune Eks. 6 Præcisering af brugerafhængighed til journalnotater og sager (brugertyper C og D) i Sorø Kommune Eks. 7 Undersøgelse af fremtidige scenarier i Hjørring Kommune Eks. 8 Prioritering af kritiske områder/it løsninger i Sorø Kommune Eks. 9 Samlet vurdering på arbejdsmarkedsområdet i Sorø Kommune Eks. 10 Samlet vurdering af arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune. 21 Eks. 11 Vurderinger i forbindelse med afvikling af egne udbud eller SKI i Sorø Kommune Redskabssamling R1 Dokumentationsarket R2 Brugsmønstermodel R3 Spørgeguide As-is og To-be R4 Hvordan holder du en workshop? R5 Prioriteringsmodel R6 Introduktion til SAPA R7 Video om SAPA

4 Indledning 6 4

5 Hvad er kommunens KMD Sag Exitstrategi? Kommunerne skal i forbindelse med implementeringen af SAPA kunne opsige deres eksisterende aftale på KMD Sag. Men dette er ikke nogen helt enkel opgave. I dag bruger alle kommuner KMD Sag og ofte bliver løsningen brugt på forskellig måde af forskellige brugergrupper i kommunen, fx til overblik og adviser eller til håndtering af sager og journalnotater. Også i fremtiden vil it-understøttelsen af forskellige brugergrupper være differentieret. Nogle brugere vil fortsætte med at bruge KMD Sag som en integreret del af deres KMD fagsystem (dog på en ny kontrakt), andre vil hurtigt slippe KMD Sag fuldkommen og atter andre vil bruge KMD Sag i en overgangsperiode mens Støttesystemerne og SAPA implementeres. Hvis en kommune hurtigt kan få flyttet alle manuelle KMD Sag-sager 1 (og brugere) ud af KMD Sag, er der desuden den gulerod, at det medfører en reduktion i licensprisen indtil kontrakten kan opsiges helt. Der vil altså for kommunerne være tale om at skulle flytte sager og brugere over i andre it-løsninger. En af disse løsninger er SAPA, der er en overbliks- og advisløsning uden funktionalitet til at lagre sager. Dette betyder, at sager (og journalnotater) skal lagres i andre løsninger, der har denne funktionalitet. Hver kommune skal derfor tage beslutning om, hvordan man i fremtiden vil håndtere de sager, der i dag ligger i KMD Sag, og de brugere, der arbejder med disse sager. Dette kalder KOMBIT kommunens KMD Sag Exit-strategi. KMD Sag Exit-strategien er en integreret del af kommunens arbejde md SAPA-projektet, med henblik på at tage fremadrettede beslutninger om KMD Sag-sager og brugere. Men arbejdet med strategien er også en anledning til at tænke nyt omkring kommunens it-understøttelse bredt set, og måske komme ud over tidligere konventioner, og udnytte det fokus, monopolbruddet sætter på digitaliseringsområdet. Hvad indeholder dette materiale? Dette materiale 2 skal 1. ses som SAPA-projektlederens redskab til at analysere forhold omkring anvendelsen af KMD Sag i kommunen samt 2. skabe et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse af de nuværende KMD Sag-sager og endelig 3. sikre, at der træffes en kvalificeret beslutning herom i kommunen. Materialet er dermed et helt centralt redskab i kommunernes arbejde med at frigøre sig fra KMD Sag og implementere SAPA. KOMBIT stiller ikke krav om, at netop dette redskab anvendes, når en kommune skal tage beslutning om, hvordan sager og brugere flyttes ud af KMD Sags sagsfunktionalitet. Det er hver enkelt kommunes vurdering, om dette redskab giver den rigtige understøttelse i arbejdet. Det vigtigste er, at alle kommuner får taget de nødvendige beslutninger om KMD Sag Exit, dvs. hvordan sagerne i KMD Sag fremadrettet bliver it-understøttet. Materialets centrale del er en procesguide for, hvordan kommunerne udarbejder en KMD Sag Exit-strategi. Procesguiden indeholder både vejledning til det indledende analysearbejde, der bl.a. afdækker hvordan kommunens sagsområder i dag anvender KMD Sag (As-is), en model for beslutningsstøtte til valg af fremtidig it-understøttelse (To-be) og en række anbefalinger til, hvad man som kommune skal overveje, når man går i gang med arbejdet med at komme ud af KMD Sags sagsfunktionalitet. Når SAPA-projektlederen har gennemgået procesguide og redskaber, er der basis for at skrive det endelige beslutningsnotat om valg af fremtidig itunderstøttelse af KMD Sag-sager og -brugere. 1 En sag der er oprettet i KMD Sag (KMD Sag er løsningsejer af sagen) betegnes som en manuel KMD Sag-sag. Det er i modsætning til sager, der er oprettet i fagsystemer, som fx KMD Aktiv, KMD Social eller KMD Pension, hvor sagen automatisk oprettes i KMD Sag. Sidstnævnte betegnes som en fagsystemstyret sag. 2 Materialet er udarbejdet i samarbejde mellem SAPA-projektet og kommunerne Sorø, Roskilde og Hjørring. 5

6 Materialet indeholder ikke vejledninger til den konkrete planlægning og eksekvering af KMD Sag Exit. Men når Exit-strategien er udarbejdet, kan en kommune arbejde videre med, hvordan indkøb af ny(e) it-løsning(er) og flytning af sager og brugere skal foregå og derefter foretage selve flytningen af sager og brugere, herunder evt. indkøbe ny(e) sagsbærende itløsning(er) eller tilpasse eksisterende. Der vil være forskel på, hvor stort et arbejde med KMD Sag Exit-strategien, den enkelte kommune står overfor. Nogle kommuner har allerede foretaget flere af analyserne og gjort sig mange af overvejelserne, andre starter fra begyndelsen. Nogle kommuner har mange sager og brugere i KMD Sag, hvorfor deres Exit-arbejde er væsentligt større end for de kommuner, der allerede er migreret ud af KMD Sags sagsfunktionalitet og ind i ESDH- og fagsystemløsninger. Desuden kan ambitionsniveau for strategien være forskelligt. På procesdiagrammet Ud af KMD Sag på side 2 er der markeret, hvilke aktiviteter mate rialet KMD Sag Exit-strategi dækker. Når en kommune har arbejdet med redskaberne i KMD Sag Exit-strategien, vil der være et solidt overblik over kommunens it-understøttelse af de forskellige sagsområder i kommunen, og dette kan med fordel bruges også i andre sammenhænge, fx som input til en ESDH-strategi eller en digitaliseringsstrategi. Hvornår skal strategien udarbejdes og exit en gennemføres? Udarbejdelsen af KMD Sag Exit-strategien, samt det efterfølgende planlægningsarbejde og den konkrete flytning af sager og brugere, kan være et omfattende arbejde. Hvis man som kommune skal indkøbe en ny sagsbærende it-løsning via SKI, lokale udbud eller på anden vis - skal dette regnes oveni. Dette betyder, at hele KMD Sag Exit en kan tage betydelig tid for nogle kommuner. For at sikre sig, at man har tilstrækkelig tid til selve KMD Sag Exit en, herunder flytning af sager og brugere, anbefales det, at alle kommuner hurtigt orienterer sig i KMD Sag Exit-strategien og udarbejder egen strategi, og herunder foretager de nødvendige beslutninger om den fremtidige it-understøttelse af KMD Sag-sager og brugere i kommunen. Derefter kan en kommune begynde at lægge en plan for, hvordan den konkret vil håndtere KMD Sag Exit en i netop sin kommune, hvilket kan være et projekt i sig selv og kan have meget forskelligt omfang fra kommune til kommune. Selve gennemførelsen af KMD Sag Exit en skal times fornuftigt i den enkelte kommune. Det er især vigtigt at time den i forhold til, hvornår de berørte brugere tager Støttesystemerne og SAPA i brug. Exit en for de forskellige brugergrupper kan ske enten før eller efter kommunens ibrugtagning af Støttesystemerne og SAPA, og der er fordele og ulemper ved begge dele. Da brugergruppernes brugsmønstre i forhold til KMD Sag er forskellig, kan en kommune godt opleve at skulle flytte nogle brugere før ibrugtagning af Støttesystemerne og SAPA og andre efter. Der kan også være tale om at flytte nogle brugere delvist, så de i en overgangsperiode anvender en ny sagsbærende løsning til at lagre sager, men fortsat anvender KMD Sag til tværgående overblik. Under alle omstændigheder skal hver enkelt kommune foretage en vurdering af den konkrete timing, og denne kan udover idriftsættelse og ibrugtagning af Støttesystemerne og SAPA, bl.a. basere sig på hvilken advis-funktionalitet, de sagsbærende it-løsninger har. 6

7 Opbygning af KMD Sag Exit-strategien KMD Sag Exit-strategien er bygget op i 3 dele: 1. Procesguide En trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien. 2. Eksempelsamling En række konkrete eksempler fra tre kommuner på, hvordan de har gennemført vejledningerne i procesguiden. 3. Redskabssamling En række redskaber, som understøtter gennemførelsen af vejledningerne i procesguiden. Procesguide Eksempelsamling Redskabssamling 7

8 Procesguide 6 8

9 Forbered workshoppen på baggrund af ovennævnte og evt. andre relevante strategier og politikker, og anvend dem til at kvalificere, hvilke sagsbærende løsninger, der bedst muligt kan understøtte sagsområderne i fremtiden. Kommunens strategier og politikker kan med fordel også medbringes på selve To-be workshoppen. I Redskabsskassen finder du inspiration til Hvordan holder du en workshop (R4). Trin 2: Indkald deltagere til en To-be workshop. Deltagerne på To-be workshoppen skal (helst) være de samme personer, der deltog på As-is workshoppen. Derudover er det en god idé at få kommunens eller fagområdets digitaliseringschef/-konsulent med. Forbered workshopdeltagerne ved at sende materiale fra trin 1, samt en powerpoint præsentation (R6) og en video (R7), der giver en introduktion til SAPA. Dette skal give deltagerne et billede af, hvordan situationen kommer til at se ud med SAPA og monopolbruddet, så de kan svare mere kvalificeret på To-be spørgsmålene. Trin 3: To-be Workshoppen indledes med en dialog om, hvad SAPA og monopolbruddet betyder for kommunens fremtidige it-situation. Derefter brainstormes der i plenum over, hvilke input fra det fremsendte materiale, der har indflydelse på fremtidige muligheder for it-understøttelse. Svarene skrives ned og dokumenteres senere i dokumentationsarket. Trin 4: På workshoppen opdeles deltagerne i grupper ud fra fagområde. Hver fagområdes gruppe gennemgår spørgsmål 1-4 i spørgeguiden for To-be (R3). Spørgsmålene har fokus på at kvalificere hvilke it-løsninger, der bedst muligt kan understøtte sagsområderne fremadrettet. Derefter gennemgås spørgsmål 5-6, der fokuserer på planlægningen af flytning af sager. Afslut med at gennemgå beslutningsmodellen (R5) i plenum og få svar på, hvilke løsningsscenarier, deltagerne anbefaler, kommunen bør vælge for hvert sagsområde. Svarene skrives ned og dokumenteres 8 i dokumentationsarket (R1). Et af Sorøs kritiske fagområder er Arbejdsmarkedet, som anvender KMD Opera som fagsystemi Sorø ser vi det som udgangspunkt som en nødvendighed i at gå i udbud med denne løsning. Omdrejningspunktet for Tobe workshoppen er sammen med deltagerne at finde ud af hvilke løsningsscenarier, der passer bedst til kommunen og det enkelte sagsområde, dvs. komme frem til en kvalificeret faglig anbefaling til fremtidig it-understøttelse. Det er ikke ensbetydende med, at det i sidste ende bliver de(t) løsningsscenarie(er), som deltagerne har peget på, der bliver eksekveret. Deltagerne skal vide, at der er andre hensyn der spiller ind, fx en økonomisk opgørelse. Derudover kræver valg af løsningsscenarier beslutningsmandat. R4 side 13 R6 side R7 side 13 R1 side 13 R1 side R3 side 13 R5 side 13 Eks.9 side 13 Eks.10 side 13 8 Når spørgsmål 6 og 7 dokumenteres, gøres det ud fra prædefinerede svarmuligheder, henholdsvis ja/nej og lav/middel/høj. Dette kommer til udtryk som scrolldown-menuer i dokumentationsarket. Prioritering af sagsområder og kvalificering af beslutningsgrundlag På baggrund af kortlægningen af relevante sagsområder (As-is) og anbefalingen af fremtidige løsningsscenarier (To-be), har du nu et overblik i dokumentationsarket (R1) over hvilke løsningsscenarier, der bør implementeres på de forskellige sagsområder. Helt præcist ved du nu, hvor mange og hvilke sagsområder, der er på løsningsscenarie 1, 2, 3 og 4. Dette overblik danner basis for at prioritere i hvilken rækkefølge, løsningsscenarierne skal implementeres, og hvornår flytningen af sager, journalnotater og brugere skal foregå. Det kan også bruges til at se på, på hvilke sagsområder, din kommune eventuelt ønsker at fortsætte med at anvende KMD Sag i samspil med en fagsystemløsning, og derfor skal planlægge fornyet kontraktgrundlag (fx via eget udbud eller indkøb på SKI), samt hvordan dette skal ske i den samlede prioritering. I vores fremtidige IT systemer skal vi have sikret, at rammearkitekturens krav er opfyldt, at løsningens snitflader er på serviceplatformen og at vi undgår at underskrive en IT kontrakt, som har forudsætningen om afhængighed til andre IT systemer Når du prioritere mellem sagsområderne, skal du gennemgå følgende trin: Trin 1: Kig i dokumentationsarket og få et overblik over antal brugere indenfor de forskellige sagsområder. Sammenlign de forskellige sagsområders brugerantal med hinanden. Angiv om der er få, mellem eller mange brugere på hvert sagsområde i dokumentionsarket (R1). Trin 2: Aflæs i dokumentationsarket (R1) under feltet omfanget af oprydningsarbejdet 9, hvor omfangsrigt oprydningsarbejdet er. Det kan være 1) Let oprydningsarbejde, 2) Moderat oprydningsarbejde og 3) Stort oprydningsarbejde. Fx vil et sagsområde med mange brugere og et stort oprydningsarbejde være mere omfangsrigt end et sagsområde med mange brugere og et lille oprydningsarbejde. Trin 3: På To-be workshoppen gav workshopdeltagerne svar på, om sagsområdet er forretningskritisk, med udgangspunkt i, om sagsområdet løfter en myndighedsopgave i kommunen. I vurderingen af hvornår et sagsområde er forretningskritisk, bør andre faktorer også medtænkes; såsom organisatoriske, politiske, økonomiske, teknologiske og kontraktmæssige vilkår. Du skal derfor gennemgå sagsområderne igen og på ny vurdere, om de er forretningskritiske eller ej. Det skal du gøre, fordi denne nye vurdering vil give dig en indikation af, hvorvidt flytningen af brugere, sager og journalnotater berører kommunens borgervendte kerneforretning. Et forretningskritisk sagsområde vægtes højest og har forrang over andre prioriteringer i trin 1 og 2. Trin 4: Når alle oplysninger i trin 1-3 er indtastet i dokumentationsarket (R1), har du et overblik over, hvilke sagsområder, der er forretningskritiske, og hvor omfattende oprydningsarbejdet er på de forskellige sagsområder. Disse oplysninger skal du bruge til at prioritere i hvilken rækkefølge, det vil være hensigtsmæssigt at implementere løsningsscenarierne for de forskellige sagsområder Eks.11 side 13 R1 side 13 9 Omfanget af oprydningsarbejdet er en kombination af kompleksiteten af oprydningsarbejdet og antallet af brugere indenfor det pågældende sagsområde. Kompleksiteten blev vurderet på to-be workshoppen og brugerantal blev vurderet i ovenstående trin 1 og begge dele indtastet i dokumentationsarket (R1). I dokumentationsarket er der udarbejdet en simpel formel, der kombinerer kompleksitet og brugerantal, og omfanget af oprydningsarbejdet kan derfor aflæses direkte heri. E4: Kortlægning af udvalgte sagsområder i Roskilde Kommune Borgerservice, Voksenservice og Beskæftigelse er de 3 tunge KMD Sag sagsområder i Roskilde og på baggrund af vores screening bookede vi relevante nøglepersoner fra de to førstnævnte til at deltage i en workshop, der som vi bl.a. skrev i mødebookingen handlede om at 1) kortlægge hvem der bruger KMD Sag til hvad og hvor 2) hvilke strategier vi kan formulere og iværksætte mhp. at blive så uafhængige af KMD Sag som muligt den dag, hvor vi skal indfase det fælleskommunale SAPA. I Roskilde Kommune og i særdeleshed de fagområder der var indkaldt til workshoppen bliver sagsområderne opmærket med KLE, hvorfor vi tænkte, at det ville være en naturlig tilgang til at få kortlagt brugen af KMD Sag. Workshoppen blev indledt med en kort orientering om, hvad SAPA er for en størrelse og i hvilken kontekst vi var samlet. Herefter gennemgik vi for hvert team, hvilke KLE emner team ene er ansvarlige for og skrev dem ned på papkort. I plenum øvede vi os på et par udvalgte KLE emner, som vi vurderede som værende mest vanskelige. Herefter gik de i grupper teamvis og lavede brugsmønsteranalyser på resten af deres respektive KLE emner. E5: Oprydning i sager og journalnotater i Hjørring Kommune Borgerservice, VoksenserDer er i Hjørring Kommune et behov for at få beriget de kortlagte arbejdsgange med KLE, da ikke alle er bekendt med hvilke KLE-numre, de arbejder under. I fremtidsworkshoppen blev det samtidig tydeligt, at der er et behov for at få lukket eventuelle sager i KMD Sag. Da Hjørring længe har haft en politik om, at al journalføring sker i kommunens centrale ESDH-løsning, er der ikke behov for at flytte sager og journalnotater ud af KMD Sag. Samlet set foreligger derfor en stor opgave med at få opmærket kommunens sagsgange med KLE, men til gengæld er oprydningsarbejdet på sager og journalnotater i KMD Sag overskueligt. Kommuneeksempler til fase 3 Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder E6: Præcisering af brugerafhængighed til journalnotater og sager (brugertyper C og D) i Sorø Kommune Vi kan ud fra vores brugsmønstre konstatere, at vi i Sorø har en høj grad af afhængighed til KMD Sag. Den stærkeste afhængighed ligger på brugertyperne C og D, som indikerer, at her anvender brugerne KMD Sag til både overblik, advis, sager og journalnotater. I Sorø har vi i alt 17 it-systemer, hvis brugere kategoriseres med brugertyperne C og D. På grund af Sorøs stærke afhængighed til KMD Sag får vi behov for at sikre en optimal prioritering af hvilke sagsområder, vi skal prioriterer først i forhold til, hvordan vi fremadrettet skal håndtere disse KLE-områder. For at komme et skridt nærmere denne mulighed har vi spurgt ind til Hvor mange sager, brugere, journalnotater har I, Har I forslag til om vi har et eksisterende fagsystemer/esdh, hvor brugere kan flyttes over til, Hvor stort er oprydningsomfanget mv. (Se To-be spørgeguide) E7: Undersøgelse af fremtidige scenarier i Hjørring Kommune I forlængelse af As-is workshoppen blev der gennemført en To-be workshop, som fokuserede på den fremtidige it-understøttelse på tre udvalgte fagområder. Præmissen for To-be workshoppen var Hvordan ser dit arbejde ud uden KMD Sag?. Deltagerne fik udleveret spørgeguiden til To- Be for hvert af de sagområder, som var blevet afdækket i den foregående workshop. På forsiden var det nuværende scenarie opridset, og på bagsiden var der mulighed for deltagerne for at beskrive fremtidsscenariet og en mulig exitplan for det enkelte sagsområde. Deltagerne blev inddelt i grupper for hvert fagområde, og workshoppen blev faciliteret af SAPA-projektlederen med støtte fra en udviklingskonsulent fra digitaliseringsstaben. Der blev løbende spurgt nysgerrigt ind til de overvejelser, som deltagerne gjorde sig. Resultatet af de to afholdte workshop resulterede il et overblik over den nuværende it-understøttelse og et første bud på, hvorledes Hjørring Kommune kan frigøre sig fra KMD sag. E8: Prioritering af kritiske områder/it løsninger i Sorø Kommune Med udgangspunkt i dokumentationsarket over vores brugermønstertyper (med fokus på C og D), er vi gået i gang med kortlægningen af hvilke håndteringsmuligheder, vi har i forbindelse med de konkrete IT systemer og KLE områder, som anvender disse. Med I vores overvejelser har vi vurderet spørgsmålene Har vi en eksisterende IT løsninger, hvor vi kan flytte brugere, sager og journaler over, Hvor meget oprydning ligger der ved en flytning, Skal vi indkøbe en anden IT løsning, som kan tilfredsstille vores arbejdsgange og den nye IT rammearkitektur, Er der områder som har et højt forretningsmæssigt fokus af hensyn til mulige gevinster m.m., Hvor omfangsrigt vil et udbud være herunder ressourcer og økonomi, Har vi forretningsmæssige strategier som gør, at noget skal prioriteres før noget andet. E9: Samlet vurdering på arbejdsmarkedsområdet i Sorø Kommune Et af Sorø Kommunes kritiske fagområder er Arbejdsmarkedet, som anvender KMD Opera som fagsystem. Brugsmønstertyper for KMD Opera er C. Det betyder, at området i meget høj grad er integreret med KMD Sag. Opera opretter automatisk en sag i KMD Sag og alle borgerens dokumenter på sagen håndteres fra KMD Sag EDH. Der arbejdes både med automatiske adviser fra Opera, som trækkes i KMD Sag. Men der laves også manuelle adviser i Opera, som trækkes i KMD Sag. Samtidig ligger borgerens journal i KMD Sag (den sag som Opera automatisk opretter). Der er derfor ikke en egen journal i Opera Ud over de almindelige udbudsretslige regler bestyrker disse afhængigheder også, at der i Sorø Kommune som udgangspunkt er en nødvendighed i at gå i udbud med denne løsning. Om det bliver et EU-udbud eller via SKI er der ikke taget stilling til. Men Arbejdsmarked har naturligvis den forudsætning, at løsningen fremadrettet skal kunne tilfredsstille IT rammearkitekturens krav. E10: Samlet vurdering af arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune er karakteriseret ved at være forholdsvis KMD tungt. Der arbejdes primært i fagsystemerne KMD Opera, Aktiv og E-dagpenge. Al journalføring foregår i kommunens centrale ESDH-løsning SBSYS. Der er mange sager, og mange brugere og da området er KMD tungt, kræver det en ekstra opmærksomhed i forbindelse med udfasningen af KMD Sag. Arbejdsmarkedsområdet vil indtil videre gerne anvende KMD Opera, som er indkøbt på en fireårig SKI-aftale. Eftersom KMD Aktiv er er omfattet af monopolbruddet - erstattes det af Kommunernes Ydelsessystem (KY), hvor der ikke skal gennemføres et lokalt udbud. Der vil være en del oprydningsarbejde i KMD Sag (KMD Sag sager skal lukkes, manuelle adviser skal flyttes til SAPA mv.), men da selve journalføringen foregår i SBSYS, vil der ikke være behov for overflytning af sager. Hjørring Kommune forventer på sigt, at markedet for fagløsninger til arbejdsmarkedsområdet vokser, således at der er mulighed for at gå i et reelt udbud på deres fagløsning. E11: Vurderinger i forbindelse med afvikling af egne udbud eller SKI i Sorø Kommune På grund af Sorø Kommunes stærke afhængighed til KMD Sag til især de store sagsbærende områder som eks. på Arbejdsmarked, Teknik & Miljø, Borgerservice og Omsorgsområdet, har vi allerede nu overvejelser omkring hvilke løsninger, vi skal i udbud med. Fokus er især på, hvilke form for udbud. I kommunens fremtidige IT systemer skal vi have sikret, at rammearkitekturens krav er opfyldt, at løsningens snitflader er på serviceplatformen. vi skal samtidig sikre, at vi undgår at underskrive en IT kontrakt, som har forudsætningen om afhængighed til andre IT systemer og som kan indskærpe vores fremtidige systemskift og valgfriheden i vores prioritering. De overvejelser, vi sidder med nu, er en vurdering af, hvor omkostningstungt er et eget afviklet udbud (enten efter tilbudsloven eller EU-udbud), kontra fælleskommunalt eller via SKI. De overvejelser, som vi også sidder med lige nu, er om den fremtidige SKI (kommer her november 2014) indeholder krav efter rammearkitekturen og de fælles offentlige standarder Spørgeguide As-is og To-be (R3) Spørgeguiden anvendes som et redskab, der er med til at sikre, at du kommer omkring relevante analyseemner i kortlægningen af As-is og To-be for hvert sagsområde. Spørgeguiden fungerer som en tjekliste til As-is og To-be workshoppen. Svarene dokumenteres i dokumentationsarket. Spørgeguiden er delt op i to: 1. As-is, som viser den nuværende situation, med fokus på anvendelse af KMD Sag. 2. To-be, som viser den fremtidige situation, der skal arbejdes hen imod. As-is spørgsmål: Nuværende situation 1. Grundoplysninger : Fagområde Sagsområde KLE 2. Hvor mange sagsbehandlere har I på sagsområdet/arbejder med sagsområdet? 3. Hvad for et brugsmønster har sagsområdet? (Anvend brugsmønstermodellen) 4. I hvilken it-løsning: a Journaliseres sagerne? b Journaliseres journalnotaterne? c Ligger adviserne? d Journaliseres dokumenterne? e Er overblikkket? 5. Er jeres fagsystemløsning en del af monopolbruddet (KMD Aktiv eller KMD Sygedagpenge) og TSA aftalen (KMD Boligstøtte, KMD Socialpension, KMD Barselsdagpenge, KMD Børneydelse)? 6. Hvor mange sager og journalnotater har I i KMD Sag på sagsområdet? 7. Hvad kræver det af oprydning i sagerne, hvis de skal flyttes til andre sagsbærende løsninger? Fx: har I sager uden KLE-numre; har I åbne sager som skal afsluttes; er sager opbygget efter samme struktur med sagsbehandlerid; er alle journalnotater knyttet til en sag osv.? Figur 4: As-is og To-be spørgeguide To-be spørgsmål: Fremtidig situation 1. Hvilken indflydelse har kommunens politikker/strategier på fremtidige muligheder for it-understøttelse? (plenum) 2. Hvornår skal løsningen/løsninger på sagområdet i udbud? 3. Hvilke it-løsninger er der på markedet af ESDH- og fagsystemløsninger, der kan understøtte det konkrete sagsområde? 4. Hvilken it-løsning vil I foretrække som sagsbærende løsning på sagsområdet til at: a Journalisere sagerne? b Journalisere journalnotaterne? c Have adviser? d Journalisere dokumenterne? e Have overblik? 5. Er sagsområdet forretningskritisk? Ja/Nej (En god tommelfingerregel er, at et sagsområdet vurderes forretningskritisk såfremt det løfter en myndighedsopgave i din kommune.) 6. Vurdér kompleksiteten af oprydningsarbejdet. Lav-middelhøj. Hvis der eksempelvis er mange åbne sager, som burde være lukkede, og mange sager, der mangler KLE-opmærkning, og mange journalnotater uden tilknytning til en sag, kan det betragtes som et større oprydningsarbejde. Hvordan holder du en workshop? (R4) Deltagerne på workshops har både brug for at tale sammen i mindre grupper og dele viden med hinanden i plenum. Det primære formål med dine workshops er at få mange detaljerede og korrekte oplysninger med hjem til dokumentation for den videre KMD Sag Exit-strategi. Dette sikres bedst ved en vekselvirkning mellem gruppearbejde og plenumdrøftelser. Spørgsmålene bliver bedst besvaret i grupper delt op på fagområderne. Oplysningerne, som grupperne kommer frem til, kan med fordel deles i plenum ved at sætte papkort op på en stor væg, og stille supplerende spørgsmål til kortene. Kortlægning af As-is og To-be kan slås sammen i samme workshop og fagområder kan deles op, så fagområder med mange sagsområder får deres egne workshops. Du skal vurdere, hvor mange workshops, der er brug for, og hvordan sammensætningen er mest hensigtsmæssig. Kortlægning af As-is og To-be kan slås sammen i samme workshop Hvis et fagområde har mange forskellige sagsområder (mange forskellige KLE numre) og de understøttes i forskellige it-løsninger, tager det typisk længere tid at afdække og kræver også, at der er flere sagsbehandlere med til workshoppen. I disse tilfælde anbefales det at holde As-is og To-beworkshoppen adskilt. Omvendt hvis et fagområde har få sagsområder og disse behandles forholdsvist ens i løsningen/erne. Her anbefales det at slå As-is og To-be workshoppen sammen.fordelen ved at slå workshoppen sammen er, at det giver deltagerne et godt flow og forståelse af sammenhængen mellem As-is og To-be. Bemærk dog, at hvis As-is og To-be slås sammen, så kræver det mere forberedelse på én gang for facilitatoren, særligt ift. To-be delen. Når du skal holde en workshop, er der mange forhold der gør sig gældende for, at workshoppen forløber med succes. Her er nogle af de ting, som er vigtige at huske: 1. Find et passende stort lokale med minimum 1 bar væg + et par grupperum. 2. Få identificeret den rette målgruppe for dine workshops (fx sagsbehandlere, superbrugere o.l.). 3. Det er svært at styre workshoppen, hvis der er flere end deltagere på en workshop. 4. Introducer To-be deltagerne for monopolbrudet og SAPA. 5. Forbered deltagerne på, hvad der er formålet med at deltage, og udsend program for dagen, så man kan se, hvad der kan forventes. 6. Udsend materiale til forberedelse i god tid for at sikre kvalificerede svar. 7. Brug tid på at sammensætte grupperne, så de giver mening for deltagerne (hvis der kun er 1 deltager fra hvert sagsområde, så sæt to områder sammen, der kan interviewe og hjælpe hinanden med svarene og byt derefter roller). 8. Under gruppearbejdet er det vigtigt, at du går rundt og lytter på diskussioner og er til rådighed til opklarende spørgsmål. Tidsestimering på 10 deltagere Din forberedelse til As-is workshoppen: 4 timer Din forberedelse til To-be workshoppen: 7 timer Deltagernes forberedelse: 2 timer As-Is workshop: 3-4 timer To-Be workshop: 3-4 timer Opfølgning: 7 timer I alt for dig: timer Introduktion Følgende procesguide er en trin for trin vejledning i, hvordan du i din kommune udarbejder en KMD Sag Exit-strategi som beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidige løsningsscenarier for de sager og brugere, der i dag er afhængige af KMD Sag til sager og journalnotater. Fokus er således på den it-understøttelse, der handler om arbejdet med konkrete sager og ikke på tværgående overblik, Guiden henviser løbende til konkrete eksempler fra Sorø, Roskilde og Hjørring kommuner og til redskaber til understøttelse af den praktiske gennemførsel af strategiarbejdet. Når der henvises til et redskab, er det markeret med et tandhjul. Redskaberne er navngivet R1, R2 etc. Når der henvises til et eksempel, er det markeret med en lup. Eksemplerne er navngivet Eks. 1, Eks. 2 etc. Fase 4 Figur 1: Sammenhæng mellem procesguide, eksempelsamling og redskabssamling. Hvis du læser guiden elektronisk, vil lup og tandhjul være klikbare links der åbner det kon krete eksempel eller redskab. Læser du guiden i papirform, kan du slå op i afsnittet Eksempelsamling på side 19 eller Redskabssamling, side 23. På hjemmesiden er al materialet til KMD Sag-Exitstrategi samlet. For at undgå at skulle bladre mellem Procesguide, Redskabssamling og Eksempelsamling, kan du med fordel anvende SAPA s hjemmeside under læsningen, til at orientere dig i eksempler og redskaber. Bemærk at følgende Redskaber kun findes elektronisk og ikke i en printet udgave: Dokumentationsark (R1), SAPA Slides (R6) og SAPA Video (R7). Procesguiden er opbygget i følgende fire faser: Screening af fagområder og sagsområder Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sags områder (To-be) Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag Figur 2: Procesguidens faser. 9

10 Fase 1 Screening af fagområder og sagsområder Screeningen skal give et billede af, i hvor høj grad KMD Sag er udbredt i din kommune, og synliggøre, på hvilke fagområder og sagsområder din kommune er afhængig af KMD Sag i dag. Du får således svar på hvilke fagområder 3 (fx fagforvaltninger eller centerområder), der anvender KMD Sag i dag, og på hvilke specifikke sagsområder 4 indenfor fagområderne. Screeningen er således en ja/nej-sortering af, om fagområderne og sagsområderne anvender KMD Sag. De sagsområder, der ikke anvender KMD Sag, bliver sorteret fra før den videre kortlægnings- og analyseproces. I screeningen skal du gennemgå følgende trin: Trin 1: Udpeg én kontaktperson for hvert fagområde. Kontaktpersonen skal have et indgående kendskab til de anvendte sagsbærende systemer på området, og det vil typisk være en superbruger eller systemansvarlig. Den systemansvarlige blev kontaktet og bedt om at gennemgå et relativ detaljeret organisationsdiagram, hvor vi fik overblik over Eks. 1 side 19 Trin 2: Henvend dig til kontaktpersonen for det enkelte fagområde. Denne henvendelse kan være på mail, et møde eller have form som en mini-workshop. Stil spørgsmålet for hvert sagsområde: Anvendes KMD Sag i dag på sagsområdet? Trin 3: Dokumentér hvilke sagsområder, der anvender KMD Sag, i dokumentationsarket (R1). Selvom KMD Sag ikke anvendes, er det en god idé for det samlede overblik også at dokumentere dette, for hermed at sikre, at kommunen har afdækket alle sagsområder. Forbered kontaktpersonerne på, at du vil indkalde til en workshop for de sagsområder, der anvender KMD Sag. I Redskabssamlingen finder du en beskrivelse af dokumentationsarket (R1). R1 side 23 På baggrund af screeningen står du nu med et dokumenteret grundlag for, hvor du skal henvende dig i din kommune, og hvem du skal indkalde til de kommende workshops om kortlægningen af de relevante sagsområders nuværende situation (As-is) og undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for disse sagsområder (To-be) Et fagområde er her defineret som en organisatorisk enhed, der samler sagsbehandlingen af ét eller flere sagsområder. 4 Et sagsområde er her defineret som et KLE-emne med et KLE nummer fx Hjælp til forsørgelse.

11 Fase 2 Kortlægning af relevante sags områder (As-is) På baggrund af screeningen ved du nu hvilke sagsområder, der bruger KMD Sag i dag. De kontaktpersoner, som repræsenterer disse sagsområder, er også indgangen til at finde de rette deltagere til en workshop, der går i dybden med de enkelte sagsområder (As-is). Kortlægningen af de relevante sagsområder vil vise, hvordan disse sagsområder anvender KMD Sag. Den vil vise, hvor mange brugere, sager og journalnotater, der er for hvert sagsområde, og om sagerne har brug for en oprydning, hvis de skal konverteres over i andre sagsbærende it-løsninger. Hvis du vil have et virkelig godt overblik over it-understøttelsen af kommunens sagsområder, er det en god idé at gennemgå hvert enkelt sagsområde/kle-nummer. Du kan også vælge at klumpe sagsområder, der har tæt sammenhæng, fx fordi de anvender samme fagsystemløsning sammen med KMD Sag. Eller du kan udvælge de sagsområder, du mener, er mest relevante. Risikoen ved dette er dog, at der kan være kritiske sagsområder, der bliver glemt i analysen, og du dermed mister en vigtig afdækning af disse. Workshoppen afslørede, at der var store forskelle i, hvorledes de enkelte sagsområder anvender KMD Sag, hvilket understregede behovet for at tilpasse exitplanen ift. dette. Eks. 2 side 19 I kortlægningen af relevante sagsområder (As-is) skal du gennemgå følgende trin: Trin 1: Afklar med kontaktpersonerne fra hvert fagområde, hvem der skal indkaldes til en mere uddybende kortlægning af de relevante sagsområder (As-is). Dem, der skal indkaldes, er kontaktpersonen selv medarbejdere med fagligt kendskab til sagsområderne og til hvordan KMD Sag og evt. andre fagsystemer/esdh-løsninger anvendes indenfor sagsområderne. På workshoppen tog vi udgangspunkt i vores anvendte IT-systemer og spurgte dybere ind til, hvilke KLE-sagsområder, der dækkes af disse. Eks. 3 side 19 Trin 2: Indkald på baggrund af trin 1 relevante deltagere til workshop for kortlægning af de relevante sagsområder. På workshoppen anbefales, at der deltager medarbejdere fra 3-4 fagområder samtidig, fx Teknik og Miljø, Voksen og Handicap, Beskæftigelse etc., fordi det giver en god dynamik, og fordi det giver rigtig god forståelse for deltagerne at høre om hinandens sagsområder. Workshoppen bør højst være med deltagere, så du som facillitator kan bevare overblikket. Tag stilling til, om du vil slå As-is og Tobe workshoppen sammen eller ej. Du skal være opmærksom på, at der sandsynligvis skal arrangeres og indkaldes til mere end én workshop, da du kun har 3-4 fagområder repræsenteret ad gangen. I Redskabssamlingen finder du inspiration til Hvordan holder du en workshop? (R4). R4 side 27 Borgerservice, Voksenservice og Beskæftigelse er de 3 tunge KMD Sagsområder i Roskilde og på baggrund af vores screening bookede vi relevante nøglepersoner fra de to førstnævnte til at deltage i en workshop. Eks. 4 side 20 Trin 3: Forbered workshopdeltagerne ved at sende spørgsmålene fra As-is spørgeguiden (R3) og brugsmønstermodellen (R2), som bruges til at afgøre, hvordan KMD Sag anvendes på sagsområderne, sammen med invitationen til workshoppen ca. 1½ uge før workshoppen afholdes. Dette lyder banalt, men forberedelse øger kvaliteten af svarene og er i nogle tilfælde en forudsætning for at spørgsmål kan besvares. I Redskabssamlingen finder du As-is og To-be spørgeguide (R3) og Brugsmønstermodellen (R2). Hvis alle spørgsmål gennemgås og besvares for hvert sagsområde, får du et virkelig godt overblik over it-understøttelsen på sagsområderne. Hvis du vurderer, at dette arbejde er for stort, kan du vælge at sjusse dig frem på nogle af spørgsmålene eller evt. udvælge de spørgsmål, du mener, er vigtigst. R2 side 24 R3 side 26 11

12 Trin 4: På workshoppen opdeles deltagerne i grupper ud fra fagområderne, og evt. igen i mindre teams, hvis det er et fagområde med mange forskellige sagsområder. Hver gruppe/team gennemgår sagsområderne ét for ét og tilføjer KLE-nummer og brugsmønstertype for hvert sagsområde. Lad først grupperne øve sig sammen i plenum på et par udvalgte sagsområder og derefter selv fortsætte i grupperne med at gennemgå resten af sagsområderne ud fra Brugsmønstermodellen (R2). R2 side Trin 5: Gå nu et spadestik dybere for de enkelte sagsområder og kortlæg, hvordan det enkelte sagsområde anvender KMD Sag og ESDH-/fagsystemer. Kortlægningen skal vise, hvor mange brugere, sager og journalnotater KMD Sag har på sagsområdet, og om sagsområdet anvender KMD Aktiv eller KMD Sygedagpenge. Kortlægningen afdækker også, om der er behov for oprydning i sagerne, fx om der er sager uden KLE-nummer, om der er åbne sager som skal afsluttes, om sager er opbygget efter samme struktur, om alle journalnotater er knyttet til en sag osv. I forhold til oprydning, så gælder det om at sikre, at data ikke går tabt, når sagerne skal konverteres over i andre sagsbærende løsninger. Brug spørgsmålene fra As-is spørgeguiden (R3) til kortlægningen. Efter workshoppen dokumenteres svarene i dokumentationsarket (R1). R1 side 23 R3 side 26 Samlet set foreligger derfor en stor opgave med at få opmærket kommunens sagsgange med KLE, men til gengæld er oprydningsarbejdet på sager og journalnotater i KMD Sag overskueligt. Eks. 5 side 20 Trin 6: Spørg deltagerne, om nogle af sagerne kan arkiveres i stedet for at skulle flyttes over i andre sagsbærende løsninger, og spørg ind til hvad der skal til for at finde ud af, om de kan arkiveres. Dokumentér svarene i dokumentationsarket (R1). Svarene på spørgsmålene, der bliver stillet på workshoppen, er med til at kvalificere og give input til næste fase; Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sags områder (To-be). Brugermønsterundersøgelse af udvalgte roller i kommunerne I oktober 2012 blev kommunerne introduceret for en brugermønsterundersøgelse af udvalgte roller med forskellig brug af KMD Sag. 70 kommuner har gennemført denne brugermønsterundersøgelse, og hvis din kommune er blandt dem, kan du med fordel bruge resultaterne som input til indeværende kortlægning af relevante sagsområder. Du skal dog være opmærksom på, at resultaterne skal suppleres med fagområde, sagsområde og KLE-nummer. Infoboks 1: Brugsmønsterundersøgelse af udvalgte roller i kommunerne. 12

13 Fase 3 Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) Du har nu kortlagt de områder, der i dag anvender KMD Sag, og nu skal du se nærmere på, hvilke fremtidige løsningsscenarier, der kan anbefales for de forskellige KMD Sag-afhængige sagsområder i din kommune. Dette går du i dybden med på en To-be workshop. Resultatet af denne fase er en række anbefalinger til, hvordan kommunen i fremtiden ønsker at it-understøtte de sagsområder, der i dag anvender KMD Sag til sager og journalnotater. I arbejdet med de fremtidige løsningsscenarier skal du udelukkende fokusere på de sagsområder, der anvender KMD Sag til sager og/eller journalnotater. Det drejer sig om følgende to brugsmønstertyper: Brugsmønstertype C: De fagsystemstyrede sager. Brugerne er afhængige af KMD Sag til både sagsoverblik, adviser og journalnotater, men har desuden et andet fagsystem, der integrerer til KMD Sag (delt sagsdannelse). Det er fx brugere af KMD Opera, og herunder er brugere af KMD Sag EDH også medtænkt. Brugsmønstertype D: De manuelle sager. Brugerne er fuldkommen afhængige af KMD Sag og anvender systemet til både sager, journalnotater, sagsoverblik og adviser. De opretter ikke sagen i et andet fagsystem. Det er for brugsmønster C og D, at der er behov for en stillingtagen til, hvordan sager og journalnotater i fremtiden skal håndteres. Din kommune skal helt konkret træffe beslutning om hvilke løsningsscenarier for brugsmønstertyper C og D, der er de bedste. Denne anbefaling kan indebære, at der er brug for indkøb af en eller flere nye sagsbærende it-løsninger eller tilretning af funktionaliteter og/eller tilkøb af flere brugerlicenser for it-løsninger, der allerede er i kommunen. I Sorø har vi i alt 17 it-systemer, hvis brugere kategoriseres med brugertype C og D. På grund af Sorøs stærke afhængighed til KMD Sag får vi behov for at sikre en optimal prioritering af hvilke sagsområder, vi skal prioritere først. Eks. 6 side 20 Eks. 7 side 20 Eks. 8 side 21 I denne fase er det vigtigt at fokusere på fremadrettede muligheder. Der er behov for at kunne se mulighederne i de potentielle systemer, som sager kan flyttes til. Det er også nødvendigt med en forståelse af, hvad SAPA understøtter og ikke understøtter. Dette skal drøftes på selve workshoppen. I undersøgelsen af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) skal du gennemgå følgende trin: Trin 1: KMD Sag Exit-strategien spiller sammen med de centrale strategier og politikker på digitaliseringsområdet i kommunen. Derfor skal du orientere dig i de relevante strategier og politikker, herunder følgende: Kommunens sags-og dokumentstrategi/esdh-strategi 5, som bidrager med en overordnet stillingtagen til, hvor sager og dokumenter skal opbevares. Kommunens systemoverblik/kontraktoverblik 6, som giver overblik over kommunens it-løsninger, giver input til hvilke andre it-løsninger, der vil kunne understøtte sagsområderne, og viser hvornår kommunens løsninger skal i udbud næste gang/ kontraktudløbsdato. Eksternt systemoverblik 7, som giver overblik over hvilke løsninger, der er på markedet inden for et givent sagsområde. 5 SAPA-projektet har i samarbejde med en række kommuner udarbejdet en folder, der skal give kommunerne et redskab, man kan støtte sig op ad, når man skal udarbejde en Sags- og Dokumentstrategi eller en ESDH-strategi. Folderen indeholder dels en struktur, som kommunen kan anvende til at udforme egen strategi på området, dels en række anbefalinger, som kan medtages i kommunens strategiarbejde. Folderen er tilgængelig på kombit.dk/sapa/opgaver. 6 SAPA-projektet har udarbejdet en et værktøj i form af en Excel-skabelon, der kan bruges til at registrere kommunens it-kontrakter inkl. centrale oplysninger om hvert system. Excelarket er tilgængelig på kombit.dk/sapa/opgaver. 7 Statens Arkiver har udarbejdet en vejledende kassationsliste ( d-guldliste ) for data i kommunernes it-systemer efter 1. januar Listens formål er at hjælpe kommunerne med at identificere de systemer, der indeholder bevaringsværdige data. Listen er ikke udtømmende og vil løbende blive opdateret, men listen giver et overblik over hvilke forskellige it-løsninger, der er på de forskellige fag- og sagsområder. Seneste version er tilgængelig på: Listen kan også findes under hovedsiden, hvis linket pludsellig bliver dødt. Fra hovedsiden er det under Kommuner, bestemmelser og vejledninger. Linket med den røde pil: 13

14 Forbered workshoppen på baggrund af ovennævnte og evt. andre relevante strategier og politikker, og anvend dem til at kvalificere, hvilke sagsbærende løsninger, der bedst muligt kan understøtte sagsområderne i fremtiden. Kommunens strategier og politikker kan med fordel også medbringes på selve To-be workshoppen. R4 side 27 I Redskabssamlingen finder du inspiration til Hvordan holder du en workshop? (R4). Trin 2: Indkald deltagere til en To-be workshop. På workshoppen skal der være gengangere fra As-is workshoppen (her kan man skære ned fra 2 til 1 fagperson), og derudover skal der være specialister og beslutningstagere/fagledere med. Specialister er fx digitaliseringskonsulent og chef, økonomer, kontraktmanagere, indkøbsfolk eller jurister. Specialister og ledere har relevante holdninger til de alternative scenarier for brugere, sager og journalnotater. Hvis det er vanskeligt at samle alle relevante personer på én workshop, kan du afholde flere eller få den nødvendige information ved selv at tale med specialisterne og lederne. Men det vil i så fald være nødvendigt at holde samtalerne forud for To-be workshoppen, da specialisterne og lederne kan have indflydelse på, hvad der overhovedet er muligt af kommende løsningsscenarier. Forbered workshopdeltagerne ved at sende materiale fra trin 1, samt en powerpoint præsentation (R6) og en video (R7), der giver en introduktion til SAPA. Dette skal give deltagerne et billede af, hvordan situationen kommer til at se ud med SAPA og monopolbruddet, så de kan svare mere kvalificeret på To-be spørgsmålene. R6 side 31 R7 side 31 Trin 3: To-be Workshoppen indledes med en dialog om, hvad SAPA og monopolbruddet betyder for kommunens fremtidige it-situation. Derefter brainstormes der i plenum over, hvilke input fra det fremsendte materiale, der har indflydelse på fremtidige muligheder for it-understøttelse. Svarene skrives ned og dokumenteres senere i Dokumentationsarket (R1). R1 side 23 Trin 4: På workshoppen opdeles deltagerne i grupper ud fra fagområde. Hvert fagområdes gruppe gennemgår spørgsmål 1-4 i Spørgeguiden for To-be (R3). Spørgsmålene har fokus på at kvalificere hvilke it-løsninger, der bedst muligt kan understøtte sagsområderne fremadrettet. Derefter gennemgås spørgsmål 5-6, der fokuserer på planlægningen af flytning af sager. Afslut med at gennemgå Prioriteringsmodellen (R5) i plenum og få svar på, hvilke løsningsscenarier, deltagerne anbefaler, kommunen bør vælge for hvert sagsområde. Svarene skrives ned og dokumenteres 8 i Dokumentationsarket (R1). Det er ikke ensbetydende med, at det i sidste ende bliver de(t) løsningsscenarie(er), som deltagerne har peget på, der bliver eksekveret. Deltagerne skal vide, at der er andre hensyn, der spiller ind, fx en økonomisk opgørelse. Derudover kræver valg af løsningsscenarier i sidste ende et beslutningsmandat. R1 side 23 R3 side 26 R5 side 29 Et af Sorø Kommunes kritiske fagområder er Arbejdsmarkedet, som anvender KMD Opera som fagsystem [...] I Sorø ser vi det som udgangspunkt som en nødvendighed i at gå i udbud med denne løsning. Eks. 9 side 21 Eks. 10 side 21 8 Når spørgsmål 6 dokumenteres, gøres det ud fra prædefinerede svarmuligheder. Dette kommer til udtryk som scrolldown-menuer i dokumentationsarket. 14

15 Fase 4 Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag På baggrund af kortlægningen af relevante sagsområder (As-is) og anbefalingen af fremtidige løsningsscenarier (To-be), har du nu et overblik i dokumentationsarket (R1) over hvilke løsningsscenarier, der bør implementeres på de forskellige sagsområder. Helt præcist ved du nu, hvor mange og hvilke sagsområder, der er på løsningsscenarie 1, 2, 3 og 4. Dette overblik danner basis for at prioritere i hvilken rækkefølge, løsningsscenarierne skal implementeres, og hvornår flytningen af sager, journalnotater og brugere skal foregå. Det kan også bruges til at se på, på hvilke sagsområder, din kommune eventuelt ønsker at fortsætte med at anvende KMD Sag i samspil med en fagsystemløsning, og derfor skal planlægge fornyet kontraktgrundlag (fx via eget udbud eller indkøb på SKI), samt hvordan dette skal ske i den samlede prioritering. I vores fremtidige IT systemer skal vi have sikret, at rammearkitekturens krav er opfyldt, at løsningens snitflader er på serviceplatformen og at vi undgår at underskrive en IT kontrakt, som har forudsætningen om afhængighed til andre IT systemer Eks. 11 side 21 Når du prioritere mellem sagsområderne, skal du gennemgå følgende trin: Trin 1: Kig i dokumentationsarket og få et overblik over antal brugere indenfor de forskellige sagsområder. Sammenlign de forskellige sagsområders brugerantal med hinanden. Angiv om der er få, mellem eller mange brugere på hvert sagsområde i Dokumentionsarket (R1). R1 side 23 Trin 2: Aflæs i Dokumentationsarket (R1) under feltet omfanget af oprydningsarbejdet 9, hvor omfangsrigt oprydningsarbejdet er. Det kan være 1) Let oprydningsarbejde, 2) Moderat oprydningsarbejde og 3) Stort oprydningsarbejde. Fx vil et sagsområde med mange brugere og et stort oprydningsarbejde være mere omfangsrigt end et sagsområde med mange brugere og et lille oprydningsarbejde. R1 side 23 Trin 3: På To-be workshoppen gav workshopdeltagerne svar på, om sagsområdet er forretningskritisk. I vurderingen af, hvornår et sagsområde er forretningskritisk, bør andre faktorer også medtænkes; såsom organisatoriske, politiske, økonomiske, teknologiske og kontraktmæssige vilkår. Du skal derfor gennemgå sagsområderne igen og på ny vurdere, om de er forretningskritiske eller ej. Du kan igen involvere specialister og ledere, der deltog/ikke deltog på To-be workshoppen, fx for at lave nogle økonomiske beregninger ift. udgifter/gevinster ved de forskellige løsningsscenarier. Et forretningskritisk sagsområde prioriteres højt og har forrang over andre prioriteringer i trin 1 og 2. Trin 4: Når oplysningerne er indtastet i Dokumentationsarket (R1), har du bl.a. et overblik over, hvilke sagsområder, der er forretningskritiske, og hvor omfattende oprydningsarbejdet er på de forskellige sagsområder. Disse oplysninger skal du bruge til at prioritere i hvilken rækkefølge, det vil være hensigtsmæssigt at implementere løsningsscenarierne for de forskellige sagsområder. R1 side 23 9 Omfanget af oprydningsarbejdet er en kombination af kompleksiteten af oprydningsarbejdet og antallet af brugere inden for det pågældende sagsområde. Kompleksiteten blev vurderet på To-be workshoppen, og brugerantal blev vurderet i ovenstående trin 1 og begge dele indtastet i Dokumentationsarket (R1). I Dokumentationsarket er der udarbejdet en simpel formel, der kombinerer kompleksitet og brugerantal, og omfanget af oprydningsarbejdet kan derfor aflæses direkte heri. 15

16 Overblik og prioritering af sagsområder For at kunne anvende Dokumentationsarket bedst muligt i din prioriteringsøvelse, kan du bruge nogle filtrerings- og sorteringsmekanismer, der er indbygget i Dokumentationsarket (R1). Du kan fx filtrere på fagområde, løsningsscenarie eller forretningskritiskhed. Filtreringen er således en hjælp til at få overblik over, hvor forandringsprocessen og arbejdsindsatsen er størst, når kommunen skal igangsætte arbejdet med at realisere løsningsscenarierne: R1 side 23 Filtrering på fagområder viser de løsningsscenarier fagområdet har i spil og dermed hvilke sagsområder og brugere, der skal flyttes over til hvilke typer af sagsbærende løsninger. Dette er et godt overblik at præsentere for de enkelte fagchefer i en dialog om prioritering. Filtrering på løsningsscenarier viser hvordan løsningsscenarierne fordeler sig på tværs af kommunens sagsområder, og hvor mange sagsområder, der er på løsningsscenarie 1, 2, 3 og 4. Tydeligør hvor stort omfanget af licensudvidelser og nyanskaffelser bliver. Et godt overblik til dig, indkøbschefen og digitaliseringschefen for det videre planlægningsarbejde. Filtrering på forretningskritiske sagsområder giver overblik over de forretningskritiske sagsområder. Det er opmærksomhedsskabende for fagchefer i forhold til, hvordan disse sagsområder skal håndteres. Det overblik, som du har opnået ved at arbejde med dokumentationsarket (R1), anvendes til at prioritere implementering af løsningsscenarier og flytning af sager og brugere. Hvis der fx er mange sagsområder, der er forretningskritiske og har stort oprydningsarbejde, kan din kommune overveje at realisere løsningsscenarierne på disse sagsområder tidligt. Omvendt kan det være, at der er smag for at starte lidt mere forsigtigt og først tage fat på de lette sagsområder, for derved at opnå erfaring med opgaven, før man kaster sig over de tunge områder. Som en del af prioriteringen spiller det også en rolle, hvor lang tid det tager at udføre de forskellige opgaver, der er forbundet med implementering af løsningsscenarierne. Figur 2: Løsningsscenarier med tilhørende opgaver illustrerer, hvor lang tid det tager at gennemføre hvert løsningsscenarie. sammenlignet med de øvrige. Modellen viser, hvordan de fire løsningsscenarier fordeler sig tidsmæssigt i forhold til hvor stor opgaven er at løfte i kommunen. Generelt betragtet vil det tage længst tid at forberede løsningsscenarie 4 og mindre tid for løsningsscenarie 3, 2 og 1. Listen af opgaver, er ikke en udtømmende liste af opgaver forbundet med hvert løsningsscenarie. Scenarie 4: Anskaf nyt ESDH eller fagsystemløsning Kontraktafhængigheder/ hvornår skal/kan vi få nye løsninger Leverandørproces-sondering af markedet, hvilke løsninger er der og hvad passer bedst til forretningens behov Beslutningsproces ift. køb af ny it-løsning Anskaffelsesproces på ny løsning Indkøbs- og forhandlingsproces med aktuelle leverandører Oprydning i sager Konvertering af data fra én løsning til en anden Systemopsætning, brugeroprettelse, licensudvidelser/ fornyelser Guidelines, arbejdsgangsbeskrivelser Forandringsproces og -ledelse Uddannelse Scenarie 3: Tilpas eksisterende ESDH eller fagsystemløsning Kontraktafhængigheder, hvornår skal/kan vi få nye løsninger Beslutningsproces ift. tilpasning af it-løsning Indkøbs- og forhandlingsproces med aktuelle leverandører Indhent tilbud på ny funktionalitet/tilpasning af eksisterende løsning Oprydning i sager Konvertering af data fra én løsning til en anden Systemopsætning, brugeroprettelse, licensudvidelser/fornyelser Guidelines, arbejdsgangsbeskrivelser Forandringsproces og -ledelse Uddannelse Scenarie 2: Anvend allerede eksisterende ESDH eller fagsystemer Oprydning i sager Konvertering af data fra én løsning til en anden Systemopsætning, brugeroprettelse, licensudvidelser/ fornyelser Guidelines, arbejdsgangsbeskrivelser Forandringsproces og -ledelse Uddannelse Scenarie 1: Fortsæt med at blive i KMD Sag og afløft udbudspligten Overvej hvordan kommunen kan afløfte udbudspligten (via SKI eller lokalt udbud) Hvis det nuværende fag - system er KMD Aktiv eller KMD Syge dagpenge, afvent da implementering af KY eller KSD. Figur 3: Løsningsscenarier med tilhørende opgaver 16

17 Når du skal udarbejde beslutningsgrundlaget, er der blot dette trin: Trin 5: Du kan nu samle de anbefalinger til kommunens fremtidige it-understøttelse af de relevante sagsområder, som du kom frem til i fase 3, og prioriteringen af implementeringen af disse løsningsscenarier, herunder flytning af sager og brugere, som du kom frem til i fase 4, i et notat. Dette notat kan anvendes som beslutningsgrundlag for din kommunes endelige beslutning om KMD Sag Exit en, dvs. hvilke løsningsscenarier, der skal implementeres, og i hvilken rækkefølge. Hvad skal der ske efter KMD Sag Exit-strategien? På baggrund af det analytiske arbejde i fase 1-4 og din kommunes beslutning om valg af fremtidige løsningsscenarier på sagsområder af type C og D (dvs. din kommunes KMD Sag Exit-strategi), står du nu med grundlaget for din kommunens konkrete planlægning af flytning af brugere, sager og journalnotater ud af KMD Sag og kommunens anskaffelsesplan af nye it-løsninger. Det næste, din kommune skal, er at igangsætte de konkrete aktiviteter, der skal til for at kommunen kan flytte sager og brugere ud af KMD Sag (se også procesdiagrammet Ud af KMD Sag på side 2). 17

18 Eksempelsamling 8 18

19 Eksempler fra kommunerne Eksempelsamling består af eksempler fra kommunerne Hjørring, Sorø og Roskilde. Eksemplerne bliver brugt til at konkretisere de forskellige faser og trin i procesguiden, og til at give et konkret billede af, hvordan disse kommuner har grebet faser og trin an i deres organisation. Eksemplerne er udarbejdet af de tre kommuner. Eksempler til fase 1 Screening Eks.1: Screening i Roskilde Kommune I Roskilde Kommune har det været vigtigt, at screeningen forstået som processen i at finde frem til hvilke personer, det er relevant at indkalde har balanceret mellem på den ene side at støvsuge organisationen for at finde ud af hvilke afdelinger, der bruger KMD Sag i et eller andet omfang, og på den anden side ikke at bede travle sagsbehandlere, om at hive tid ud af kalenderen, medmindre deres sagsområde er tilpas relevant for KMD Sag Exit-strategien. Den systemansvarlige blev kontaktet og bedt om at gennemgå et relativt detaljeret organisationsdiagram. Det gav et overblik over, hvor KMD Sag hhv. er i brug og ikke er i brug. De centrale personer blev også udpeget. Herefter blev hhv. den ansvarlige for brugeradministration i KMD Sag og centrale personer på de områder, hvor vi stadig var i tvivl, kontaktet med henblik på at få opdateret oversigten. I screeningen blev der hurtigt afgrænset større dele af organisationen, og vi besluttede også, at vi ikke ville holde workshop med beskæftigelsesområdet, da deres store fagsystemer er omfattet af monopolbrudsprogrammet. Vi påtænker i løbet af året at holde yderligere en workshop, hvor vi samler op på de resterende mindre områder, hvor der er brugere af KMD Sag. Eksempler til fase 2 Kortlægning af relevante sagsområder Eks. 2: Udvælgelse af deltagere til workshop og afholdelse af As-is workshop i Hjørring Kommune I Hjørring Kommune foretog SAPA projektlederen en indledende screening for at finde ud af, hvilke forvaltninger, der i dag anvender KMD Sag. Screeningen afslørede, at der var tre specifikke fagområder, som krævede yderligere opmærksomhed: Borgerservice, Børneområdet (og dele af det specialiserede område) og Arbejdsmarkedsområdet. For få afdækket disse fagområder, blev KMD Sag (super)brugere indkaldt til en workshop, for at finde ud af præcist hvilke sagsområder, som i dag understøttes af KMD Sag. I Hjørring valgte man at afholde en samlet workshop med deltagere fra alle fagområder, som så i mindre grupper fik til opgave at kortlægge it-understøttelsen generelt for hvert enkelt sagsområde. Workshoppen afslørede, at der var store forskelle i, hvorledes de enkelte sagsområder anvender KMD Sag, hvilket understregede behovet for at tilpasse exitplanen ift. dette. Eks. 3: Definition af brugermønstertyper i Sorø Kommune I Sorø Kommune inviterede vi fagområdernes kontaktpersoner til workshop for, at finde frem til hvilke brugsmønstertyper vi har i Sorø på de enkelte sagsområder. Det var efter den første screening af hvilke områder, der har sagt ja til, at de anvender KMD Sag. På workshoppen tog vi udgangspunkt i vores anvendte IT-systemer og spurgte dybere ind til, hvilke KLE-sagsområder, der dækkes af disse. For hvert KLE-sagsområde anvendte vi brugsmønstermodellen fra drejebogen for monopolbruddet, som metode for at finde frem til brugsmønstertyperne (i dette materiale redskab 4 Brugsmønstermodellen). 19

20 Eks. 4: Kortlægning af udvalgte sagsområder i Roskilde Kommune Borgerservice, Voksenservice og Beskæftigelse er de 3 tunge KMD Sag sagsområder i Roskilde og på baggrund af vores screening bookede vi relevante nøglepersoner fra de to førstnævnte til at deltage i en workshop, der som vi bl.a. skrev i mødebookingen handlede om at 1) kortlægge hvem der bruger KMD Sag til hvad og hvor 2) hvilke strategier vi kan formulere og iværksætte mhp. at blive så uafhængige af KMD Sag som muligt den dag, hvor vi skal indfase det fælleskommunale SAPA. I Roskilde Kommune og i særdeleshed de fagområder der var indkaldt til workshoppen bliver sagsområderne opmærket med KLE, hvorfor vi tænkte, at det ville være en naturlig tilgang til at få kortlagt brugen af KMD Sag. Workshoppen blev indledt med en kort orientering om, hvad SAPA er for en størrelse og i hvilken kontekst vi var samlet. Herefter gennemgik vi for hvert team, hvilke KLE emner team ene er ansvarlige for og skrev dem ned på papkort. I plenum øvede vi os på et par udvalgte KLE emner, som vi vurderede som værende mest vanskelige. Herefter gik de i grupper teamvis og lavede brugsmønsteranalyser på resten af deres respektive KLE emner. Eks. 5: Oprydning i sager og journalnotater i Hjørring Kommune Der er i Hjørring Kommune et behov for at få beriget de kortlagte arbejdsgange med KLE, da ikke alle er bekendt med hvilke KLE-numre, de arbejder under. I To-be workshoppen blev det samtidig tydeligt, at der er et behov for at få lukket eventuelle sager i KMD Sag. Da Hjørring længe har haft en politik om, at al journalføring sker i kommunens centrale ESDH-løsning, er der ikke behov for at flytte sager og journalnotater ud af KMD Sag. Samlet set foreligger derfor en stor opgave med at få opmærket kommunens sagsgange med KLE, men til gengæld er oprydningsarbejdet på sager og journalnotater i KMD Sag overskueligt. Eksempler til fase 3 Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder Eks. 6: Præcisering af brugerafhængighed til journalnotater og sager (brugertyper C og D) i Sorø Kommune Vi kan ud fra vores brugsmønstre konstatere, at vi i Sorø har en høj grad af afhængighed til KMD Sag. Den stærkeste afhængighed ligger på brugertyperne C og D, som indikerer, at her anven-der brugerne KMD Sag til både overblik, advis, sager og journalnotater. I Sorø har vi i alt 17 it-systemer, hvis brugere kategoriseres med brugertyperne C og D. På grund af Sorøs stærke afhængighed til KMD Sag får vi behov for at sikre en optimal prioritering af hvilke sagsområder, vi skal prioriterer først i forhold til, hvordan vi fremadrettet skal håndtere disse KLE-områder. For at komme et skridt nærmere denne mulighed har vi spurgt ind til Hvor mange sager, brugere, journalnotater har I?, Har I forslag til om vi har et eksisterende fagsystemer/esdh, hvor brugere kan flyttes over til?, Hvor stort er oprydningsomfanget? mv. (Se To-be spørgeguide). Eks. 7: Undersøgelse af fremtidige scenarier i Hjørring Kommune I forlængelse af As-is workshoppen blev der gennemført en To-be workshop, som fokuserede på den fremtidige it-understøttelse på tre udvalgte fagområder. Præmissen for To-be workshoppen var Hvordan ser dit arbejde ud uden KMD Sag?. Deltagerne fik udleveret spørgeguiden til Tobe for hvert af de sagområder, som var blevet afdækket i den foregående workshop. På forsiden var det nuværende scenarie opridset, og på bagsiden var der mulighed for deltagerne for at beskrive fremtidsscenariet og en mulig exitplan for det enkelte sagsområde. Deltagerne blev inddelt i grupper for hvert fagområde, og workshoppen blev faciliteret af SAPA-projektlederen med støtte fra en udviklingskonsulent fra digitaliseringsstaben. Der blev løbende spurgt nysgerrigt ind til de overvejelser, som deltagerne gjorde sig. Resultatet af de to afholdte workshops resulterede i et overblik over den nuværende it-understøttelse og et første bud på, hvorledes Hjørring Kommune kan frigøre sig fra KMD sag. 20

21 Eks. 8: Prioritering af kritiske områder/it-løsninger i Sorø Kommune Med udgangspunkt i dokumentationsarket over vores brugermønstertyper (med fokus på C og D), er vi gået i gang med kortlægningen af hvilke håndteringsmuligheder, vi har i forbindelse med de konkrete IT-systemer og KLE-områder, som anvender disse. Med i vores overvejelser har vi vurderet spørgsmålene Har vi eksisterende IT-løsninger, hvor vi kan flytte brugere, sager og journaler over?, Hvor meget oprydning ligger der ved en flytning?, Skal vi indkøbe en anden IT-løsning, som kan tilfredsstille vores arbejdsgange og den nye IT-rammearkitektur?, Er der områder som har et højt forretningsmæssigt fokus af hensyn til mulige gevinster m.m.?, Hvor omfangsrigt vil et udbud være herunder ressourcer og økonomi?, Har vi forretningsmæssige strategier som gør, at noget skal prioriteres før noget andet?. Eks. 9: Samlet vurdering på arbejdsmarkedsområdet i Sorø Kommune Et af Sorø Kommunes kritiske fagområder er Arbejdsmarkedet, som anvender KMD Opera som fagsystem. Disse brugere er brugsmønstertype C. Det betyder, at området i meget høj grad er integreret med KMD Sag. Opera opretter automatisk en sag i KMD Sag og alle borgerens dokumenter på sagen håndteres fra KMD Sag EDH. Der arbejdes både med automatiske adviser fra Opera, som trækkes i KMD Sag. Men der laves også manuelle adviser i Opera, som trækkes i KMD Sag. Samtidig ligger borgerens journal i KMD Sag (den sag som Opera automatisk opretter). Der er derfor ikke en egen journal i Opera. Ud over de almindelige udbudsretslige regler bestyrker disse afhængigheder også, at der i Sorø Kommune som udgangspunkt er en nødvendighed i at gå i udbud med denne løsning. Om det bliver et EU-udbud eller via SKI, er der ikke taget stilling til. Men Arbejdsmarked har naturligvis den forudsætning, at løsningen fremadrettet skal kunne tilfredsstille IT-rammearkitekturens krav. Eks. 10: Samlet vurdering af arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune Arbejdsmarkedsområdet i Hjørring Kommune er karakteriseret ved at være forholdsvis KMDtungt. Der arbejdes primært i fagsystemerne KMD Opera, Aktiv og E-dagpenge. Al journalføring foregår i kommunens centrale ESDH-løsning SBSYS. Der er mange sager og mange brugere og da området er KMD-tungt, kræver det en ekstra opmærksomhed i forbindelse med udfasningen af KMD Sag. Arbejdsmarkedsområdet vil indtil videre gerne anvende KMD Opera, som er indkøbt på en fireårig SKI-aftale. Eftersom KMD Aktiv er omfattet af monopolbruddet, erstattes det af Kommunernes Ydelsessystem (KY), hvor der ikke skal gennemføres et lokalt udbud. Der vil være en del oprydningsarbejde i KMD Sag (KMD Sag sager skal lukkes, manuelle adviser skal flyttes til SAPA mv.), men da selve journalføringen foregår i SBSYS, vil der ikke være behov for flytning af sager. Hjørring Kommune forventer på sigt, at markedet for fagløsninger til arbejdsmarkedsområdet vokser, således at der er mulighed for at gå i et reelt udbud på deres fagløsning. Eks. 11: Vurderinger i forbindelse med afvikling af egne udbud eller SKI i Sorø Kommune På grund af Sorø Kommunes stærke afhængighed til KMD Sag, især på de store sagsbærende områder som eks. på Arbejdsmarked, Teknik & Miljø, Borgerservice og Omsorgsområdet, har vi allerede nu overvejelser omkring hvilke løsninger, vi skal i udbud med. Fokus er især på hvilke form for udbud. I kommunens fremtidige IT-systemer skal vi have sikret, at rammearkitekturens krav er opfyldt, og at løsningens snitflader er på serviceplatformen. Vi skal samtidig sikre, at vi undgår at underskrive en IT-kontrakt, som har forudsætning for afhængighed til andre IT-systemer, og som kan indskærpe vores fremtidige systemskift og valgfriheden i vores prioritering. De overvejelser, vi sidder med nu, er en vurdering af, hvor omkostningstungt et eget afviklet udbud er (enten efter tilbudsloven eller EU-udbud), kontra fælleskommunalt eller via SKI. De overvejelser, som vi også sidder med lige nu, er om den fremtidige SKI (kommer november 2014) indeholder krav efter rammearkitekturen og de fælles offentlige standarder. 21

22 22 Redskabssamling

23 Redskaber til brug for kommunerne Redskabssamlingen består af redskaber, der hver især understøtter gennemførelsen af de forskellige faser i procesguiden. Den indeholder følgende redskaber: Redskab 1 (R1): Dokumentationsarket Redskab 2 (R2): Brugsmønstermodel Redskab 3 (R3): As-is og To-be Spørgeguide Redskab 4 (R4): Hvordan holder du en workshop? Redskab 5 (R5): Prioriteringsmodel Redskab 6 (R6): Introduktion til SAPA Redskab 7 (R7): Video om SAPA R1: Dokumentationsarket Dokumentationsarket er et excelark, hvor alt dokumentation foregår. Redskabet bruges i samtlige faser, og er dermed et tværgående redskab. Arket er enkelt, da det kun bruges til indtastning af den indsamlede information og som overblik over de forskellige sagsområder. Det indeholder kun en enkelt formel og to prædefinerede svarmuligheder som kommer til udtryk i scroll-down menuer. I fase 3 og 4 skal arket bruges til at skabe overblik over den indsamlede data. Hvis der er mange sagsområder og spørgsmål, der skal afdækkes, kan arket blive uoverskueligt. For at forbedre overblikket er der derfor lagt sorterings- og filtreringsmekanismer ind i arket. Disse kan med fordel bruges til at få overblik over enkelte fagområder, valgte løsningsscenarier, forretningskritiske sagsområder etc. En nærmere vejledning til anvendelse af dokumentations arket findes i arket under fanebladet Vejledning. Bemærk, at arket kun findes elektronisk. Du finder dokumentationsarket på kombit.dk/sapa/ exitstrategi. 23

24 R2: Brugsmønstermodel Brugsmønstermodellen anvendes som redskab til at kortlægge de forskellige sagsområders (KLE-numre) nuværende afhængighed til KMD Sag (As-is), og på den måde finde ud af, hvilken brugsmønstertype, de enkelte sagsområder er. Modellen gennemgås i fase 2 til kortlægning af de sagsområder, der anvender KMD Sag (As-is). Idéen er, at spørgsmålene gås igennem med deltagerne på workshoppen. Man kan evt. starte med at gennemgå modellen i plenum på et par enkelte sagsområder, for at give et eksempel på hvordan modellen anvendes. Derefter kan deltagerne gå i grupper og lave brugsmønsterøvelsen på resten af deres sagsområder. De forskellige svar dokumenteres i dokumentationsarket for hvert sagsområde. Start Anvender I KMD Sag på sagsområdet? JA NEJ Kan I se relevante adviser i dette fagsystem? JA JA NEJ Brugsmønster 0 Bruger IKKE KMD Sag i dag. Brugsmønster A Bruger i dag kun KMD Sag til overblik, fordi det konkrete sagsarbejde understøttes i et fagsystem. Brugsmønster B Bruger i dag KMD Sag til overblik og advis er, mens sager, dokumenter og journalnotater ligger i fagsystem. Ingen afhængighed til KMD Sag. Blot afhængig af KMD Sag til tværgående sagsoverblik. Afhængig afkmd Sag til sagsoverblik og adviser. Figur 4: Brugsmønstermodel 24

25 Har I derudover et særskilt fagsystem på sagsområdet? JA NEJ Skriver I journalnotaterne i dette fagsystem? Anvender I KMD Sag som jeres eneste/primære sagssystem? NEJ JA NEJ Brugsmønster C Bruger i dag KMD Sag i samspil med et fagsystem (typisk et KMDsystem) eller KMD EDH-modulet. Sagen (fx beregning af en ydelse) er i fagsystemet, mens advis er, journalnotater og overblik er understøttet af KMD Sag. Brugsmønster D Har ikke noget fagsystem og bruger i dag KMD Sag til hele sagsarbejdet. Brugsmønster E Det konkrete sagsarbejde ligger i et generisk sagssystem, fx ESDH. Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik, adviser og journalnotater. Fuldkommen afhængighed af KMD Sag. Lav afhængighed af KMD Sag. 25

26 R3: Spørgeguide As-is og To-be Spørgeguiden anvendes som et redskab, der er med til at sikre, at du kommer omkring relevante analyseemner i kortlægningen af As-is og To-be for hvert sagsområde. Spørgeguiden fungerer som en tjekliste til As-is og To-be workshoppen. Svarene dokumenteres i dokumentationsarket. Spørgeguiden er delt op i to: 1. As-is, som viser den nuværende situation, med fokus på anvendelse af KMD Sag (bruges i fase 2). 2. To-be, som viser den fremtidige situation, der skal arbejdes hen imod (bruges i fase 3). As-is spørgsmål: Nuværende situation 1. Grundoplysninger : Fagområde Sagsområde KLE Anvendes KMD Sag på sagsområdet? To-be spørgsmål: Fremtidig situation 1. Hvilken indflydelse har kommunens politikker/strategier på fremtidige muligheder for it-understøttelse? (plenum) 2. Hvor mange sagsbehandlere har I på sagsområdet/arbejder med sagsområdet? 2. Hvornår skal løsningen/løsningerne på sagområdet i udbud? 3. Hvad for et brugsmønster har sagsområdet? (Anvend brugsmønstermodellen) 4. I hvilken it-løsning: a Journaliseres sagerne? b Journaliseres journalnotaterne? c Ligger adviserne? d Journaliseres dokumenterne? e Er overblikkket? 3. Hvilke it-løsninger er der på markedet af ESDH- og fagsystemløsninger, der kan understøtte det konkrete sagsområde? 4. Hvilken it-løsning vil I foretrække som sagsbærende løsning på sagsområdet til at: a Journalisere sagerne? b Journalisere journalnotaterne? c Have adviser? d Journalisere dokumenterne? e Have overblik? 5. Er jeres fagsystemløsning en del af monopolbruddet (KMD Aktiv eller KMD Sygedagpenge) og TSA aftalen (KMD Boligstøtte, KMD Socialpension, KMD Barselsdagpenge, KMD Børneydelse)? 5. Er sagsområdet forretningskritisk? Ja/Nej 6. Hvor mange manuelle sager og journalnotater har I i KMD Sag på sagsområdet? 6. Vurdér kompleksiteten af oprydningsarbejdet. Lav-middelhøj. Hvis der eksempelvis er mange åbne sager, som burde være lukkede, mange sager, der mangler KLE-opmærk ning, og mange journalnotater uden tilknytning til en sag, kan det betragtes som et større oprydningsarbejde. 7. Hvad kræver det af oprydning i sagerne, hvis de skal flyttes til andre sagsbærende løsninger? Fx: har I sager uden KLE-numre; har I åbne sager som skal afsluttes; er sager opbygget efter samme struktur med sagsbehandlerid; er alle journalnotater knyttet til en sag? osv. 8. Er der nogle af sagerne, der kan arkiveres, og hvad kræver det? Figur 5: As-is og To-be spørgeguide 26

27 R4: Hvordan holder du en workshop? Deltagerne på workshops har både brug for at tale sammen i mindre grupper og dele viden med hinanden i plenum. Det primære formål med dine workshops er at få mange detaljerede og korrekte oplysninger med hjem til dokumentation for den videre KMD Sag Exit-strategi. Dette sikres bedst ved en vekselvirkning mellem gruppearbejde og plenumdrøftelser. Spørgsmålene bliver bedst besvaret i grupper delt op på fagområderne. Oplysningerne, som grupperne kommer frem til, kan med fordel deles i plenum ved at sætte papkort op på en stor væg, og stille supplerende spørgsmål til kortene. Kortlægning af As-is og To-be kan slås sammen i samme workshop og fagområder kan deles op, så fagområder med mange sagsområder får deres egne workshops. Du skal vurdere, hvor mange workshops, der er brug for, og hvordan sammensætningen er mest hensigtsmæssig. Kortlægning af As-is og To-be kan slås sammen i samme workshop Hvis et fagområde har mange forskellige sagsområder (mange forskellige KLE-numre) og de understøttes i forskellige it-løsninger, tager det typisk længere tid at afdække og kræver også, at der er flere sagsbehandlere med til workshoppen. I disse tilfælde anbefales det at holde As-is og To-be workshoppen adskilt. Omvendt hvis et fagområde har få sagsområder og disse behandles forholdsvist ens i løsningen/erne. Her anbefales det at slå As-is og To-be workshoppen sammen. Fordelen ved at slå workshoppen sammen er, at det giver deltagerne et godt flow og forståelse af sammenhængen mellem As-is og To-be. Bemærk dog, at hvis As-is og To-be slås sammen, så kræver det mere forberedelse på én gang for facilitatoren, særligt ift. To-be delen. Når du skal holde en workshop, er der mange forhold, der gør sig gældende for, at workshoppen forløber med succes. Her er nogle af de ting, som er vigtige at huske: 1. Find et passende stort lokale med minimum 1 bar væg + et par grupperum. 2. Få identificeret den rette målgruppe for dine workshops (fx sagsbehandlere, superbrugere o.l.). 3. Det er svært at styre workshoppen, hvis der er flere end deltagere på en workshop. 4. Introducer To-be deltagerne for monopolbrudet og SAPA. 5. Forbered deltagerne på, hvad der er formålet med at deltage, og udsend program for dagen, så man kan se, hvad der kan forventes. 6. Udsend materiale til forberedelse i god tid for at sikre kvalificerede svar. 7. Brug tid på at sammensætte grupperne, så de giver mening for deltagerne (hvis der kun er 1 deltager fra hvert sagsområde, så sæt to områder sammen, der kan interviewe og hjælpe hinanden med svarene og byt derefter roller). 8. Under gruppearbejdet er det vigtigt, at du går rundt og lytter på diskussioner og er til rådighed til opklarende spørgsmål. Tidsestimering for en As-is og en To-be workshop Din forberedelse til As-is workshoppen: 4 timer Din forberedelse til To-be workshoppen: 7 timer Deltagernes forberedelse: 2 timer pr. deltager As-is workshop: 3-4 timer pr. deltager To-be workshop: 3-4 timer pr. deltager Opfølgning: 7 timer I alt: timer + deltagernes tid Infoboks 2: Tidsestimering for As-is og To-be workshop 27

28 Dokumentation på workshoppen Det er en god idé at have metoden til dokumentation på plads inden workshops. Det anbefales at medbringe papkort eller store post-it sedler til at svare på spørgsmålene. Det er vigtigt, at deltagerne skriver spørgsmålets nummer samt sagsområdet ned på papkortet for at undgå forvirring i den efterfølgende behandling. (Husk at hver fagområde kommer til at svare på spørgsmålene for alle de sagsområder, de repræsenterer, og derfor kan der nemt gå rod i dokumentation, hvis der ikke bliver dokumenteret konsekvent). For at visualisere svarene i en plenumdiskusion kan spørgsmålene og fagområderne sættes op på væggen eller på brownpaper 10, så de danner en matrix, hvor papkortene med svarene bliver sat op, hvor de hører til. Sprøgsmål 1 Fagområde 1 Fagområde 2 Fagområde 3 Osv Sprøgsmål 2 Sprøgsmål 3 Sprøgsmål 4 Sprøgsmål 5 VIGTIGT Husk dokumentation på workshoppen Brunt papir, der kan benyttes til visualisering og fungerer som baggrund på workshoppene. Det kan samtidig rulles sammen og tages med.