Bedre digitalisering af jeres processer!

Transkript

1 Bedre digitalisering af jeres processer! Morgenbriefing om ESDH-trends 19. maj 2017

2 Globeteams rapport om digitalisering af processer i Staten nge Bograd & Per Andreasen, Globeteam Værktøjer til at digitalisere dynamiske processer Thomas Hildebrandt, TU, Forskningsgruppen for Procesintelligens, modellering og optimering Platina som konfigurerbar procesplatform Christian Østergaard & Jesper Bo Seidler, Formpipe

3 Ny generation ESDH i Staten Konfigurérbare procesplatforme Rapport fra Globeteam nge Bograd Per Andreasen Globeteam Virumgårdsvej 17A 2830 Virum

4 Situationen i Staten ESDH er ofte plasteret

5 Myndighedernes top 3 Brugervenlighed Løbende tilpasning af system Automatisering

6 Systemtyper i Staten Specialudvikling Omkostning Høj $$$$ Generelle opgaver Opgavetype Omfang af specialudvikling Sagsfabrik Attraktiv placering Lav $ Standard

7 Specialtilpasset ESDH Specialudviklet løsning Blandet systemkompleks med ESDH Fagsystem Konfigurerbar procesplatform med ESDH ESDH

8 nge Bograd & Per Andreasen & & 17

9 Værktøjer til at digitalisere dynamiske processer Thomas T. Hildebrandt Head of Process ntelligence, Modelling & Optimisation Group T University of Copenhagen Formpipe & Globeteam Morgenmøde T UNVERSTY OF COPENHAGEN

10 En enkelt slide om mig 2000: PhD i Datalogi fra Århus Universitet 1999-: Forsker og underviser ved T Universitetet (TU) i digitalisering af arbejdsgange (BPM) 2007-: Leder af forsknings- og innovationsprojekter i samarbejde med Microsoft (Vedbæk), Resultmaker, Exformatics, BaneDanmark, DSB, KL, BRFkredit mfl Leder af forskningsgruppe ved TU, interessegrupper for digitalisering under infinit.dk og cfir.dk, privat konsulent og keynote speaker 2 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

11 Agil digitalisering af arbejdsgange og forretningsprocesser Digitalisering af arbejdsgange Sagsbehandler RPA BPM Mål: Effektivisering & Kvalitetsforbedring 3

12 kke en ny idé Office nformation Systems som overbygning på Office automation foreslået allerede i slut 70 erne ved bla. Xerox PARC. ORDER PROCESSNG Customer Request Arrival Computer Science and Office nformation Systems By Clarence A. Ellis and Gary J. Nutt Log Request Type Order Send Order Receive Order Brocess J :1.\ 1 J J, lout " ll 4 -""" / r r J /. A / '" 1\:;;1 tj. Order Form +0 lout \. t Form ' /--"" ', _------_.. _-..,.-' F.igure 2 J, Cus tamer j Fi le Billing File / z c := T UNVERSTY OF COPENHAGEN

13 / Værktøjer til at digitalisere dynamiske processer Optimismen døde ud i 80 erne ORDER PROCESSNG Customer Request Arrival Log Request Type Order Order Form Send Order Receive Order Brocess J :1.\ 1 ll -"" r /. r J / A / " '" +0, Cus tamer J j Fi le Billing File J J, lout " tj. 1\:;;1 lout \. t Form ' /--"" ', _------_.. _-..,.-' F.igure 2 Rigide rute-diagrammer oversat manuelt til kode Svært at validere at koden var korrekt Svært at genbruge og integrere processer Overdrevent fokus på teknologi 5 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

14 Business Process Reengineering 90 erne kom der bedre skærme og standarder for internet & web-services business process management notation (BPMN) Business process reengineering & LEAN vandt indpas Fulgt af BPM & ny bølge af Business Process Automation 6 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

15 BPM & Service-orienteret arkitektur HR kontrakter Nej HR Arkiver kontrakt Ret til PC? Ja Behov for PC? Modtag underskrevet kontrakt behov for PC FM Virksomhed PC type Håndtering af PC PC type kan ikke leveres Placer PC på bord God første arbejdsdag design tools FM 1 uge før første arbejdsdag Find plads ved skrivebord Skrivebordsnummer historical data designer T Leverandør process data organizational data management management tools run-time data enactment service offer work perform work worker B-systemer og dash-boards applications case data + Fagsystemer, registre, Process-Aware nformation Systems: Design, Enactment, and Analysis Wil M.P. van der Aalst Department of Mathematics and Computer Science, Eindhoven University of Technology, P.O. Box 513, NL-5600 MB Eindhoven, w.m.p.v.d.aalst@tue.nl 7 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

16 Drevet af rute-diagrammer HR kontrakter Nej HR Arkiver kontrakt Ret til PC? Ja Behov for PC? Modtag underskrevet kontrakt behov for PC FM Virksomhed PC type Håndtering af PC PC type kan ikke leveres Placer PC på bord God første arbejdsdag FM Skrivebordsnummer 1 uge før første arbejdsdag Find plads ved skrivebord og kode T Leverandør 8 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

17 Hvad skete der så i 00 erne? Der blev tegnet mange flotte process diagrammer Der blev ikke sat strøm til så mange Stadig svært at validere at diagrammerne er rigtige Standarderne ændrede sig løbende Det gjorde processer og lovgivning også Ny manuel arbejdsgang at vedligeholde processer! 9 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

18 diagnosis phase, the operational processes are analyzed to identify Værktøjer til at dynamiske to find things that candigitalisere be improved. The focusprocesser of traditional workment (systems) is on the lower half of the life-cycle. As a result there t for the diagnosis phase. Moreover, support in the design phase is viding an editor while analysis and real design support are missing. Flow-diagrammets problemer Kun de kendte og forudsete veje bliver beskrevet Towards effective, flexible & legally compliant digital knowledge workflows TU, Se The computer says no. Ny medarbejder Best practice the computer Performance says no goals ntroducerer unødvendige afhængigheder The baby is coming! Nej HR HR kontrakter Arkiver kontrakt Ret til PC? Ja Behov for PC? behov for PC Modtag underskrevet kontrakt FM Beskriver kun hvordan, ikke hvorfor PC type Figure 13: PAS life-cycle. Håndtering af PC Placer PC på bord Virksomhed Thomas T. Hildebrandt (hilde@itu.dk) 5 God første arbejdsdag T UNVERSTY OF PC type kan ikke leveres Skrivebordsnummer FM cle, we showed that PASs support operational business processes advances in information technology with recent insights from mance. We started by reviewing the history of such systems and then ocess design. From the many diagramming techniques available, we icular technique (Petri nets) to show the basics. We also emphasized of process analysis, e.g., by pointing out that 20 percent of the more ess models in the SAP reference model are flawed [24]. We also Find plads ved skrivebord Svære at validere & holde ved lige - f.eks. når forretning, lovgivning og regler ændres 1 uge før første arbejdsdag T Leverandør T UNVERSTY OF COPENHAGEN

19 arbejdsgangsbanken.dk Lovændring! Compliant? Procesændring?? Lov om Aktiv beskæftigelsesindsats (LBK nr 1428 af 14/12/2009) Lov om Aktiv socialpolitik (LBK nr 946 af 01/10/2009) Lov om Arbejdsløshedsforsikring (LBK nr 574 af 27/05/2010) Lov om ntegration af udlændinge (LBK nr 1062 af 20/08/2010) Lov om Sygedagpenge (LOV nr 563 af 09/06/2006) Retssikkerhedsloven (LBK nr 1054 af 07/09/2010) Datagrundlag (BEK nr 418 af 23/04/2010) Stadig lovlig?! Procesændring! 2010: Case Studies of Best Practice Workflow and Workflow in Practice (nnovation Network Project) 11 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

20 Hvad kan vi lære af de 40 år? arbejdsgange er forskellige, dynamiske og foranderlige Fuldstændig forudsigelig Mange gentagelser Delvist forudsigelig Nogle gentagelser Uforudsigelig Få gentagelser meget få (<5%) er fuldstændig forudsigelige A FUTURE THAT WORKS: the impact of automation in Denmark 12 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

21 Rute-diagrammer og procedurer svarer til at navigere efter foruddefinerede ruter Beskriver ikke kortet der forklarer hvorfor vi følger ruten På egen hånd, hvis ruten forlades eller mål og regler ændres 13 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

22 Behov for et dynamisk kort Arbejdsgangskortet beskriver muligheder og forklarer hvorfor Kan opdateres når færdselsregler og veje ændres Kan beregne og simulere ruter til vores mål - giver kontrollen til forretningen! Vi skal digitalisere både kortlægning og vedligeholdelse! 14 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

23 DCRGraphs.net: Digitalt Brown-paper Simulering Rolle Hændelse/aktivitet 15 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

24 Simulering som rollespil Simulering Kan invitere kollegaer Rolle til simulering Hændelse/aktivitet eller computeren 16 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

25 DCR: Digitalt Brown-paper Simulering Kan invitere kollegaer Rolle til simulering Hændelse/aktivitet eller computeren 17 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

26 DCR: Digitalt Brown-paper Simulering Kan invitere kollegaer Rolle til simulering Hændelse/aktivitet eller computeren Kan få vist simuleringslog som svømmebane 18 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

27 DCR: Digitalt Brown-paper Kan eksporteres som BPMN Simulering Kan invitere kollegaer Rolle til simulering Hændelse/aktivitet eller computeren 19 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

28 Gem som Happy path kke behov for PC 20 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

29 Simuleringer kan findes igen kke behov for PC 21 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

30 Ønsket forløb 2: Behov for PC Behov for PC, PC bestilles og placeres på bord 22 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

31 Uønsket forløb Behov for PC ikke håndteret før første arbejdsdag 23 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

32 Simuleringer er gemt 24 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

33 ndsæt betingelser 25 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

34 Begrænser handlinger 26 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

35 Kør simulering igen 27 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

36 Behov for PC altid betingelse 28 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

37 Dynamisk udelukkelse kke behov for PC udelukker håndtering af PC 29 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

38 Simulering kke behov for PC udelukker håndtering af PC Håndering af PC udelukket 30 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

39 Kør simulering igen kke behov for PC udelukker håndtering af PC 31 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

40 Opfølgende handlinger Blå response pile viser krævede opfølgende handlinger 32 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

41 Automatisering Lazy user udfører de krævede opfølgende handlinger når de er mulige 33 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

42 Nemt at tilføje regler F.eks. persondataforordningen: Hvis opsagt ansættelse Så skal kontrakten anonymiseres efter 5 år 34 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

43 Dokumentation 35 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

44 J / r J J r / Værktøjer til at digitalisere dynamiske processer Hvad var lektien? However, the focus is not on data but on process-related information (e.g., the ordering of activities). Process mining is also related to monitoring and business intelligence [41]. 80 erne 8 Conclusion erne BPM & BPR 10 erne RPA Process-aware information systems (PASs) follow a characteristic life-cycle. Figure 13 shows the four phases of such a life-cycle [7]. n the design phase, the processes are (re)designed. n the configuration phase, designs are implemented by configuring a PAS (e.g., a WFMS). After configuration, the enactment phase starts where the operational business processes are executed using the system configured. n the diagnosis phase, the operational processes are analyzed to identify problems and to find things that can be improved. The focus of traditional workflow management (systems) is on the lower half of the life-cycle. As a result there is little support for the diagnosis phase. Moreover, support in the design phase is limited to providing an editor while analysis and real design support are missing. HR kontrakter Nej HR Arkiver kontrakt Ret til PC? Ja Behov for PC? ORDER PROCESSNG Customer Request Arrival Log Request Type Order Order Form " -"" Send Order /. J Receive Order +0 A / '" Brocess, Cus tamer J j Fi le :1.\ 1 Billing File ll, lout " 1\:;;1 tj. lout \. t Form ' /--"" ', _------_.. _-..,.-' F.igure 2 Figure 13: PAS life-cycle. Behøver støtte til kortlægning og vedligeholdelse af processer n this article, we showed that PASs support operational business processes by combining advances in information T UNVERSTY OF COPENHAGEN 36 technology with recent insights from management science. We started by reviewing the history of such systems and then Virksomhed FM Modtag underskrevet kontrakt PC type 1 uge før første arbejdsdag T Leverandør behov for PC FM Håndtering af PC PC type kan ikke leveres Placer PC på bord Find plads ved skrivebord Skrivebordsnummer God første arbejdsdag

45 ve case management for knowledge workers Værktøjer til at digitalisere dynamiske processer Hvad er fremtiden? gi, Retssikkerhedsloven (LBK nr 1054 af 07/09/2010) Datagrundlag (BEK nr 418 af 23/04/2010) Pro-active compliance S (taly) Kammeradvokaten & Globeteam m enter Lov om Sygedagpenge Thomas (LOVHildebrandt, nr 563 af 09/06/2006) hilde@itu.dk ation of knowledge work processes regulations (e.g. data protection) ness and legal compliance d Municipality partners as early adopters: Koncern T - Copenhagen Municipality More agile More human & autonomous Enabling technologies shared as open source tools Transparency is the control via the OS2 open source T & Digitalisation, Syddjurs Municipality digitalisation community Prescriptive BPM Effective, co-created & compliant Process-mining adaptive case management solutions knowledge workers af for log-filer decision support 37 T UNVERSTY OF COPENHAGEN

46 Morgenbriefing Demo af Platina 19. maj 2017 Jesper Bo Seidler & Christian Østergaard 1

47 Målsætningen er en sikker og effektiv digitalisering Retning & vision Trends & muligheder Skabe rummet for digital innovation Lav kompleksitet & høj fleksibilitet Data & sikkerhed Parat til GDPR Løbende risikovurdering & sikkerhedsforanstaltninger Måling og rapportering af datakvalitet, ved hjælp af platformuafhængigt værktøj Effektiv digitalisering Fokus på brugerne Effektive arbejdsgange & brugerinddragelse Tilpasses til eksisterende forretningsgange Samarbejde & Kommunikation t arkitektur Sammenhængende it arkitektur på tværs af platforme Content Services Modulært & forandringsparat Effektiv drift hosted / on premise 2

48 Mode 1, Back-office, T Mode 2, End-user, Business Meetings/ Meetings + Portal/ Portal bas Collaboration Long-Term Archive Quality Assurance Partner-built config. Formpipe-built config. Life Science config. Formpipe Platina ECM Content Service Fagløsninger Platform uafhængige Platina ESDH-funktionalitet Platina Document Management Document/Case/Object APs Platina Case Management Application Programming nterface (core) Platina Object Management Business process engine, Workflow, Audit trail, Data validation, etc. APs and connectors APs and connectors Komponenter Services Form builder Process builder Document converter Office Add-in Archive export Mail importer File importer XML export Terminator AD sync Web diary 3

49 Formpipes modulære opbygning FTOM QA B Collaboration Portals Processes Meeting+ Aktindsigt ntegrationsplatform Platina LTA Statens Arkiver Autoritative kilder 4

50 Formpipes modulære opbygning Portals Processes ntegrationsplatform Platina 5

51 Udgangspunktet for demo en Ansøgningsskema fra Finanstilsynets hjemmeside Beskriver proces Beskriver valideringer Beskriver relationer Dette kan modelleres i Platina ved hjælp af værktøjerne Portals Form Builder Process Builder 6

52 Model i udkast Person Virksomhed Person Forretningsmodel Snævre forbindelser Aktionær Virksomhed Forretningsgang Virksomhed Ejer Person Betroede midler Anpartshaver Virksomhed Møde Direktion Bestyrelse Handelsansvarlig Ansøgning Dokumenter 7

53 Ansøgning modelleret i Portal 8

54 Ansøgning modelleret i Platina Formbuilder 9

55 Proces modelleret i Platina Procesbuilder 10