CASE: Kvalitetsstyring og optimeringsprocesser der gør en forskel! Ved adm. direktør Jesper Bundgaard Madsen

Transkript

1 CASE: Kvalitetsstyring og optimeringsprocesser der gør en forskel! Ved adm. direktør Jesper Bundgaard Madsen

2 Personen: Jesper Bundgaard Madsen 43 år Speditør / Adm. Direktør Gift og 3 børn Udlært speditør ved DFDS Transport

3 Oversigt: Økonomi og ejere Fakta om virksomheden Hvorfor bruge tid og kræfter på kvalitetsarbejde? Vore valg og mål Arbejdsmetoder valg af ekstern partner Kvalitetsarbejde og optimeringsprocesser Resultater af arbejdet Er indsatsen tiden og pengene værd?

4 Firmaet: Vendelbo Spedition A/S Firmaet er grundlagt i 1972 af Kai Bundgaard Madsen Nuværende ejere er: BRUTTOFORTJENESTE Claes Rynkeby Hansen Trafikchef Karsten Meier Trafikchef Jesper Bundgaard Madsen Adm. direktør Regnskabstal for 2013 alt i millioner dk. Omsætning 87,1 Bru1ofortjeneste 32,8 Resultat før skat 3,9

5 Fakta om: Vendelbo Spedition A/S I alt 52 ansatte Eget nyt driftssikkert materiel Egen toldafdeling Veluddannet fleksibelt personale Døgnvagt Alle arbejdsrutiner bliver løbende justeret og dokumenteret Kundespecifikke løsninger til møbelindustri, fiskeindustri, norsk offshore, skibsproviant med flere, - kort sagt alle kunder der stiller krav om høj sikkerhed og kvalitet! Levering med specielle biler, og til alle typer kunder også private i det yderste Norge! og til kongelige i enhver afskygning!

6 Høj kvalitet og sikkerhed! q q q q q q q q Nordiske chauffører med stor erfaring Nyt materiel overholder alle krav og ehersyn SystemaJsk materielkontrol snekæder, spændbånd, skrid- må1er etc. Elektronisk kommunikajon Satellit overvågning Stor erfaring med køkkenleveringer overalt i Norge Høje EURO- normer minimum af forurening Elektroniske chaufførhåndbøger med alle instrukjoner Se mere på

7 Hvorfor bruge tid og kræfter på kvalitetsarbejde? Vi var gået fra at være et lille firma med få ansatte til en virksomhed med 52 ansatte. Derfor kunne arbejdsmetoder og rutiner ikke længere bares rummes i hovedet. Kundekrav fra Siemens og forespørgsel fra andre kunder gennem tiderne Vi ville sikre, at vi fortsat kunne vokse uden det gik ud over vor kvalitet. Vi ville have et effekqvt opslagsværktøj, hvor alle medarbejdere nemt kunne hente information. Vi ville AEO- cerqficeres og have mulighed for ISO cerqficeringer eller kort sagt gå fra: Jeg gør det på min måde! Jl Kvalitetsledelse!

8 Vi valgte at blive certificeret indenfor: AEO-, ISO 9001 og ISO Logo Område Forklaring Fordele Myndighed Told og sikkerhed Kvalitet Miljø Fokus på virksomhedens efterlevelse af gældende regler på toldområdet, virksomhedens økonomiske solvens og virksomhedens regnskabs- og logistik-system, og virksomhedens sikkerhed og sikring. Sætter kraftigt fokus på forebyggelse af fejl, bl.a. ved leverandørvalg, kundeleverancer og produktudvikling. Involverer alle i de løbende forbedringer og kritiske vurderinger af effektiviteten ved de nuværende rutiner. Miljøledelsessystemet hjælper virksomheden med at skabe fokus på de væsentlige miljøforhold og er et redskab til det systematiske miljøarbejde. Toldforenklinger Lettelse af kontrol af sikkerhed og sikring Forebygger fejl Forbedrer kvalitet Bedre effektivitet Tillid hos kunder og myndigheder Energi - besparelser, Mindre belastning af miljøet

9 CASE: Kvalitetsstyring og optimeringsprocesser der gør en forskel! Vi indså hurqgt, at det var en meget omfaxende opgave, at sæ1e sig ind i alt lovstof og forordninger fra EU om AEO- toldcer4ficering, samt at skaffe sig grundig viden om Kvalitets- og miljøcer4ficeringer. Valget var derfor mellem, at ansæxe en kvalitetschef, eller at finde en ekstern konsulent med erfaring og viden på området. Vi valgte en ekstern partner: ved Bent Friis der havde indgående viden om både kvalitets- og cerjficeringsarbejde, og 40 års erfaring fra transport- og spedijonsbranchen.

10 Arbejdsmetoder - hvordan kom vi i gang? Klar udmelding fra samlet ledelse om at vi ville denne proces! Overordnet Møder: Gennemgang af lovgivning og selvevalueringsskemaer Udarbejde dokumentation og aflevering af ansøgning Forhåndsgodkendelse af indhold i.f.t. ISO 9001/14001 Fysisk besigtigelse, tilretninger, accept og godkendelse Samlet arbejdsperiode ca. 1 år. Ugentligt møde hos Vendelbo Spedition i Hjørring Faste deltagere: 1 direktør hos Vendelbo spedition, og Bent Friis fra minsparringpartner.dk Derudover: skiftende chefer og nøglepersoner med viden og beslutningskompetence på dagens emneområde Varighed: ca. 4 timer

11 Arbejdsmetoder: Opbygning af design og struktur: Kortlægning af alle overordnede områder der skal indgå i virksomhedsdokumentationen. (Et hovedområde bliver til et kapitel i dokumentationen f.eks. Økonomi, Personale, Indkøb/ leverandører etc.) Gennemgang af lovkrav og certificeringskrav i detaljer samt gennemførsel af selvevalueringer etc. Oprettelse af et totalt indholdsregister til dokumentationen. Sikre at alle relevante emner - og krævet indhold - er med i overskriftsform.

12 Arbejdsmetoder projekt-møder.

13 Arbejdsmetoder projekt-møder. Ø Et hovedkapitel blev gennemgået i detaljer, og arbejdsrutiner, funktioner og eventuel nuværende dokumentation blev gennemgået. (I gennemgangen af de enkelte rutiner, bliver der samtidigt sat spørgsmålstegn ved om det kan gøres på en anden mere hensigtsmæssig måde.) Ø Det blev kortlagt om der var behov for nye hjælpesystemer eller en præcisering af arbejdsgange, beføjelser. (Beføjelser kan f.eks. være hvem må give hvilke rabatter, betalingsbetingelser, afvigelser fra fastlagte standarter etc.) Ø Hjælpesystemer (f.eks. nyt tilbudssystem, system til must-samtaler, feriesystem etc) blev udviklet og implementeret løbende i processen. Ø Stikordsreferat blev noteret af minsparringpartner.dk, der kort efter mødet oplægger referat på arbejdsgruppens ekstranet med beslutninger om, hvem der evt. skal fremskaffe manglende materiale etc. Ø Ugen efter mødes gruppen igen, og minsparringpatner.dk præsenterede færdigt forslag til dokumentationsteksten. Denne blev tilrettet, vedtaget og herefter oplagt endeligt i dokumentationen.

14 Resultat af arbejdet Virksomhedsdokumentation: Grafisk indgang eller via detaljeret register Alle væsentlige procedurer er beskrevet med arbejdsmetoder Link til og fra dokumentation og videre til relevante bilag Findes elektronisk på server ikke papir! Pligt til at kontakte dok.-ansvarlig ved behov for ændringer.

15 Resultat af arbejdet Nye leverandører og rutiner: It sikkerhed og backup Forsikringsaftaler Telefoni Reklamationsbehandling Adgangskontrol og alarmsystemer AEO kontrol af alt materiel Fast struktur på AMO- og sikkerhedsarbejde Bankaftaler og finansiering

16 Resultat af arbejdet Automatisk kontrolsystem der sikrer fastholdelse af certifikater Formål med kontrolsystemet: Skal sikre at dokumentation er aktuel og ajourført Sikre at vi overholder og forbedrer vore procedurer Sikre at vi er kvalitetsførende i vort toldarbejde Hvad indeholder det? Fast kontrol af selve dokumentationen System for alle væsentlige kontrolprocedurer Fast intern og ekstern auditering Alle ansvarlige chefer får automatisk liste de kontroller de skal udføre i den aktuelle måned, sætter tjektegn. Økonomiafdelingen sikrer at al løbende kontrol er udført.

17 Resultat af arbejdet Nye tidsbesparende systemer til ferie, MUSTsamtaler, tilbud og ikke mindst elektronisk chaufførhåndbog

18 Resultat af arbejdet 3 omfattende certificeringer i samme arbejdsgang!

19 Lad os se det lidt fra oven:

20 Har kvalitetsarbejdet og optimeringsprocesser gjort en forskel - og er det tid og penge værd? JA i høj grad. Frem for alt har det givet ro og overblik! Ro fordi alle ved hvad de skal gøre, hvordan det skal gøres og hvornår det skal være gjort! (Alle medarbejdere kan slå op i den elektroniske dokumentaqon, og få svar på det meste her og nu!) Overblik fordi kontrolsystemet løbende sikrer, at vi har fokus på vore kunder og måler, at vi leverer den kvalitet vi har sat os som mål. Vi sikrer os, at også ledelsen har fokus på alle udvalgte områder. Dette sker ved interne og eksterne auditeringer samt ledelsens evaluering, hvor alle væsentlige afvigelser drøftes, og forbedringsforslag belyses og vedtages. Processen har været krævende og lang, men jeg er sikker på, at det for vor virksomhed har været investeringen værd. Certificeringerne har kvalitetssikret vor virksomhed i en stadig mere konkurrencepræget verden.

21 Spørgsmål? Tak for opmærksomheden