Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. september 2012, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. september 2012, kl i Fælleslokalerne, Kirkebakken 2, kld., Frederikssund Til stede: Karen Christensen, Steen Brandi, Hans Jakob Jakobsen, Ulla Kristensen Afbud: Karen Levin Nielsen Fra KAB: John Gilbert Nielsen, Michael Bjørn Larsen Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for bestyrelsen Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. maj 2012 samt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 22. august Revisionsprotokol... 4 Sager til beslutning Budget for 2013 for boligorganisationens afdelinger KAB s beboerferier Sager til orientering Meddelelser Modul til elektroniske låse letter adgangen Afdeling Kirkegade Status på helhedsplan Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Tal fra udlejningsområdet Ejendomskontorets åbningstider Næste møde /13

2 Bilag 1: Budgetter for 2013 for boligorganisationens afdelinger... 7 Bilag 2: Beboerferie Bilag 3: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet Bilag 4: Notat udlejningsområdet Bilag 5: Dagsorden til fællesmøde den 2. oktober /13

3 1. Forretningsorden for bestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 7. juni Referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 31. maj 2012 samt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 22. august 2012 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 31. maj 2012 er udsendt den 13. juni Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 22. august 2012 er udsendt den 31. august Der er indkommet følgende bemærkninger til organisationsbestyrelsesreferatet fra den 31. maj 2012 fra Steen Brandi: Nederst side 8 står følgende: Beslutning Ådalsparken, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 9. maj Kirkebakken, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 25. april Kirkegade, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 26. april Færgeparken II, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 16. april Men for at der skal være overensstemmelse med de faktiske forhold, skal der stå følgende: Beslutning Bøgebakken, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 9. maj 2012 Kirkebakken, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsbestyrelsesmødet ændret til 25. april Kirkegade, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsbestyrelsesmødet ændret til 26. april Færgeparken II, dato for godkendelse af regnskab på afdelingsmødet ændret til 16. april at referaterne godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3/13

4 Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i protokollen siden sidste møde. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning 4. Budget for 2013 for boligorganisationens afdelinger Afdeling , Bøgebakken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 15. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 3. september Driftsbudgettet for år 2013 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2013 på 2,27 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 22,51 kr. pr. m² og udgør herefter 1.015,06 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 240 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Afdeling Kirkebakken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 14. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 5. september /13

5 Driftsbudgettet for år 2013 udviser en merudgift på kr., hvilket medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2013 på 2,20 %. Den gennemsnitlige leje forhøjes med 21,03 kr. pr. m² og udgør herefter 976,52 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2012 udgør kr., hvilket svarer til 161 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Afdeling Kirkegade Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 14. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 4. september Driftsbudgettet for år 2013 udviser en mindreudgift på kr., hvilket medfører et huslejefald pr. 1. januar 2013 på 0,21 % for familieboligerne og 3,70 % for ungdomsboligerne. Den gennemsnitlige leje nedsættes med 34,83 kr. pr. m² og udgør herefter 1.168,13 kr. pr. m² for familieboligerne, og for ungdomsboligerne nedsættes lejen til 32,33 kr. pr. m² og udgør herefter 841,39 kr. pr m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 244 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Øvrige forhold Der udarbejdes en helhedsplan for ejendommen omhandlende blandt andet renovering af kælder samt udskiftning af tag og vinduer. Afdeling Færgeparken II Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 14. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 4. september Driftsbudgettet for år 2013 balancerer, derfor ingen huslejestigning. Den gennemsnitlige leje er 1.174,62 kr. pr. m². 5/13

6 Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 164 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Afdeling Lundevej Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 6. september Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 13. september Driftsbudgettet for år 2013 balancerer, derfor ingen huslejestigning. Den gennemsnitlige leje er 1.375,55 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 183 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Afdeling Færgeparken III Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 14. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 5. september Driftsbudgettet for år 2013 balancerer, derfor ingen huslejestigning. Den gennemsnitlige leje er 905,15 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 120 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Afdeling Ådalsparken Afdelingsbestyrelsen har godkendt budgettet den 15. august Afdelingsmødet har godkendt budgettet den 6. september /13

7 Driftsbudgettet for år 2013 balancerer, derfor ingen huslejestigning. Den gennemsnitlige leje er 44,73 kr. pr. m² og udgør 1.189,28 kr. pr. m². Den årlige henlæggelse pr. 1. januar 2013 udgør kr., hvilket svarer til 110 kr. pr. m². Saldo pr. 1. januar 2012 udgør kr. Bilag 1: Budgetter for 2013 for boligorganisationens afdelinger at organisationsbestyrelsen godkender budget for alle afdelingerne. Organisationsbestyrelsen godkendte budget for alle afdelinger med følgende bemærkninger: Vedrørende budget for afdeling Kirkegade skal den gennemsnitlige leje nedsættes med 34,83 kr. pr. m² rettes til den gennemsnitlige leje nedsættes med 2,50 kr. pr. m², og ungdomsboligerne nedsættes lejen med 32,33 kr. pr. m² rettes til ungdomsboligerne nedsættes lejen til 32,33 kr. pr. m². 5. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. 7/13

8 KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 2: Beboerferie 2012 at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboerferierne tilbudt, til en pris af kr. pr. plads, samt at boligorganisationen ved tilslutning ønsker at råde over to familiepladser og to seniorpladser. Organisationsbestyrelsen besluttede at råde over to familiepladser og to seniorpladser med tilskud på kr. pr. plads. Sager til orientering 6. Meddelelser har modtaget en henvendelse fra Frederikssund Kommune vedrørende ønske om udvidelse af børnehavens legeplads på Ventevej. Kommunen ønsker at udvide legeplads på arealerne ned mod Ådalsparken. 8/13

9 7. Modul til elektroniske låse letter adgangen Det giver anledning til en del adgangsproblemer, når f.eks. hjemmeplejen, postvæsen og andre skal ind i aflåste opgange i forbindelse med deres lovlige ærinde. I boligafdelinger med elektroniske dørlåse kan disse adgangsproblemer nu løses med installation af et modul i tilslutning til den elektroniske dørlås. Installation af modulet betyder, at den elektroniske dørlås kan låses op med en elektronisk nøgle, som virker via en mobiltelefon. Installation af modulet og selve brugen er gratis for boligafdelingen, da systemet bliver betalt af brugere, f.eks. hjemmeplejen, reklamedistributører, postvæsen m.fl. De elektroniske nøgler kan tildeles personer, som har et ærinde i opgangen, men indenfor et begrænset tidsrum, hvor det forventes, at personen er på adressen. Den elektroniske nøgle tildeles nemt centralt fra leverandøren af de elektroniske nøgler eller via boligafdelingen ved fremsendelse af en SMS til mobiltelefonen. Låsen kan kun udløses af den givne elektroniske nøgle. Driften får mulighed for selv at tildele nøgler til for eksempel håndværkere eller varmeaflæsere. Også afdelingens egne medarbejdere kan få tildelt de elektroniske nøgler. Herudover er det muligt fra nøgleleverandørens centrale server at trække en log, der viser, hvem der går ind i opgangen ved brug af den elektroniske nøgle. Denne registrering skal ske i overensstemmelse med reglerne i persondataloven og det er boligorganisationsbestyrelsen, der er dataansvarlig og dermed har ansvaret for, at reglerne overholdes. Tildelte nøgler kan uden videre fratages igen - uden personlig kontakt med mobiltelefonen. Beboerne slipper for den kedelige ringen på alle knapper, ejendomskontoret slipper for administration af fysiske nøgler til håndværkere, reklamedistributører m.fl., der er ikke tabte nøgler i omløb og omlægning af låsesystemer kan minimeres. Installationen er prøvekørt i nogle boligafdelinger i Kgs. Enghave. Der er foretaget få ændringer, og nu virker systemet upåklageligt. 9/13

10 Organisationsbestyrelsen vurderede, at der ikke på nuværende tidspunkt er behov for opsætning af skjulte elektroniske moduler. Organisationsbstyrelsen ønskede punktet til fornyet behandling, hvis det bliver aktuelt. 8. Afdeling Kirkegade Status på helhedsplan Vi er på nuværende tidspunkt i fuld gang med de sidste detaljer til ansøgning om helhedsplanen i Kirkegade. Sagen er oprettet i Landsbyggefondens digitale sagsregister, og diverse oplysninger om afdelingen er indberettet. Når selve ansøgningen modtages i Landsbyggefonden, indkaldes der til en besigtigelse. Tidshorisonten for denne besigtigelse er uvis, da Landsbyggefonden også i år bugner af sager. Et skøn på tidspunkt for besigtigelsen vil være sommeren Selve finansieringen af helhedsplanen i Kirkegade er ikke så lige til, da afdelingens huslejeniveau i forvejen ligger et pænt stykke over gennemsnittet for området. Se nedenstående oversigt over nuværende huslejeniveau i afdeling, selskab og kommune: Huslejeniveau Kirkegade: kr. pr. m² (gennemsnit): 900 kr. pr. m² Frederikssund Kommune: ca kr. pr. m² Den foreløbige økonomiopstilling viser, at en gennemførelse af helhedsplanen, med kun de absolut nødvendige renoveringsarbejder, vil resultere i en ny husleje på kr. pr. m². I beregningen er støttede renoveringslån medregnet. Der vil på baggrund af det høje huslejeniveau ikke kun søges om støttede renoveringslån. I Kirkegades tilfælde vil der være behov for at ansøge om særlig driftsstøtte eller huslejestøtte. Det er blandt andet disse mulige støtteformer, som Landsbyggefonden skal tage stilling til, når helhedsplanen for Kirkegade behandles. Der nedsættes en følgegruppe bestående af repræsentanter fra organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen. 10/13

11 Der nedsættes en følgegruppe bestående af Steen Brandi fra organisationsbestyrelsen, Hans Jakob Jakobsen og Anni Pedersen fra afdelingsbestyrelsen. 9. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte i 2009, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. Bilag 3: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet 10. Tal fra udlejningsområdet 2011 Som bilag vedlægges notat om udlejningsområdet. Notatet indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notatet har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. Notatet er en samlet pdf-fil med notat og bilag A og B. I bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at: 11/13

12 den gennemsnitlige udlejningsprocent er 11,4 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. I 2011 er antal af opnoterede på ventelister til familieboliger I 2011 er nye boligsøgende opnoteret til ventelister mod i Det svarer til en stigning på 5,2 procent. Hertil kommer nye opnoteringer via BoligButikken på Hovedbanegården. Det skal bemærkes, at udlejningssituationen i er positiv. Der er ikke på nuværende tidspunkt udlejningsproblemer. Bilag 4: Notat udlejningsområdet 2011 at boligorganisationen gennemgår tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer for boligorganisationen eller afdelinger. Organisationsbestyrelsen gennemgik tallene fra udlejningsområdet og drøftede mulighederne for at gøre mere synlig, for eksempel ved etablering af hjemmeside. 11. Ejendomskontorets åbningstider På organisationsbestyrelsens møde den 31. maj 2012 blev det besluttet, at KAB udarbejder forslag til ejendomskontorets fremtidige åbningstider. Endvidere blev det besluttet, at forslaget skal behandles på et fællesmøde med afdelingsbestyrelserne. KAB s forslag til fremtidige åbningstider for ejendomskontoret: Personlig henvendelse mellem kl og kl alle dage Telefonisk henvendelse mellem kl og kl alle dage I forbindelse med ændring af åbningstiderne vil mulighederne for mailhenvendelse til ejendomskontortet blive forbedret. Forslaget vil blive behandlet på fællesmøde den 2. oktober Bilag 5: Dagsorden til fællesmøde den 2. oktober /13

13 12. Næste møde Torsdag den 30. maj 2013 organisationsbestyrelsesmøde. 13. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. Ingen punkter til fortrolighed. 14. Eventuelt Der var et forslag om, at der afholdes et seminar, hvor der drøftes god almen ledelse og beboerdemokrat i boligorganisationen samt en evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde. Det blev aftalt, at forretningsføreren planlægger et seminar i foråret Karen Christensen har ikke modtaget en skriftlig invitation til KAB-konferencen. Forretningsføreren undersøger baggrunden for den manglende invitation og fremsender forklaring til organisationsbestyrelsen.. 13/13