Bestyrelsen ved HF & VUC FYN Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 4. december Kottesgade 6-8 i M304 kl

Transkript

1 Bestyrelsen ved HF & VUC FYN Referat fra bestyrelsesmøde torsdag den 4. december Kottesgade 6-8 i M304 kl Fra bestyrelsen deltog: Kristian Grønbæk Andersen (formand), Steen Møller (næstformand), Poul Skov Dahl, Martin Rasmussen, Anne Jensen, Jens Mejer Pedersen, Finn Hartvig Nielsen, Anna Elisabeth Lunders, Claus Jensen. Afbud: Mette Redsted, Harald Tokerød, Steffen Svendsen. Fra direktionen deltog: Viceforstander Hans Christian Drescher, Økonomi- og administrationschef Vera Buus Nielsen, sekretær/referent Sine Rye Riiser. 1. Godkendelse af dagsorden. Tastefejl under pkt. 3..forelagt regnskabsprognose for rettes til Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra mødet den 22. oktober 2014 samt lukkede møder hhv. den 22. oktober 2014 og digitalt bestyrelsesmøde 19. november 2014 til 21. november 2014 vedr. ansættelse af ny rektor. 3. Perioderegnskab 2014, budgetopfølgning. På møde den 22. oktober 2014 fik bestyrelsen forelagt regnskabsprognose for 2014 med baggrund i følgende: På indtægtssiden var de tre første kvartalers indberetninger for antallet af årskursister medtaget, så det alene er fjerde kvartals tal, der mangler. For fjerde kvartal er det især indtægter fra fjernundervisningen, der udgør et betydeligt usikkerhedspunkt. På udgiftssiden blev oktober-prognosen udfærdiget på baggrund af lønnen til og med september, mens der i den nuværende prognose ligeledes er taget højde for udviklingstendenser i lønnen for oktober måned. Der er stadig følgende usikkerhedsfaktorer ved udgiftsskønnet: - Tilpasninger i ansættelsesgrader for ikke-fuldtidsansatte efterreguleringer af løn. - Lønreguleringer for fastansat personale. - Feriepengeforpligtigelsens helt præcise størrelse. - Eventuelle ikke forbrugte hhv. merforbrugte midler inden for øvrig drift på undervisningsafdelingerne jf. vedtagne overførselsregler. - Anskaffelser vedrørende Kottesgade efterbestillinger mv. Resultatet forventes på ovenstående baggrund fortsat at blive omkring de 10 mio. kr. Den femlagte regnskabsprognose blev taget til efterretning.

2 4. Første drøftelse af budget Første version af budget for 2015 og overslagsårene Den endelige version vil blive fremlagt til vedtagelse på bestyrelsesmødet i januar Indtægter Budgettet er udfærdiget på baggrund af orienteringsskrivelser af 26. august 2014 fra Undervisningsministeriet vedrørende finanslovsforslag Taksterne er kun angivet for budgetåret 2015, mens udviklingstendenserne i overslagsårene er beregnet af HF & VUC FYN på baggrund af afrundede udviklingsprocenter angivet af Undervisningsministeriet i anførte orienteringsbreve. Der indgår følgende årskursisttal ved udfærdigelsen af Budget 2015 og overslagsår Uddannelsesområde 2013 (regnskab) 2014 (pba kvt) 2015 (Budget) (overslag) Ordblindeundervisning fvu avu hf-enkeltfag årig hf årig hf Gymnasiale suppleringskurser Indtægtsdækket virksomhed Samlet Udgifter Det forventede personaleforbrug opgjort i normeringer er beregnet på baggrund af interne arbejdstimetaksametre på undervisnings- og administrationsområdet, samt primært rammebelagte normeringer inden for ledelse og fællesfunktionerne. Der er anvendt prognoser for de forskellige personalegruppers gennemsnitsløn i 2015 på baggrund af observeret løn i januar oktober På bygningsområdet er der afsat rammer til løbende vedligeholdelse samt mindre anlæg for den anførte periode Herudover er der afsat fælles rammer til energimæssige tiltag, akutpulje samt rådgivningsydelser mm. Finansloven vedtages i december 2014, og Undervisningsministeriet forventes at komme med orienteringsskrivelser herom umiddelbart efter. I det endelige Budget 2015 og overslagsår vil indgå gennemsnitslønninger på baggrund af hele 2014, samt eventuelle justeringer på baggrund af 4. kvartal 2014 årskursistopgørelserne.

3 Bestyrelsen drøftede, om det var bekymrende med en nedadgående linje (jf. overslagsår). Direktionen er opmærksom på udviklingen, og ser ikke udviklingen som foruroligende p.t. Drøftelse af størrelsen på bl.a. institutionens egenkapital. På bestyrelsesmødet i marts 2015 vil direktionen fremlægge en oversigt, der viser andre institutioners egenkapital mm. Afvigelsen på overslagsårene skyldes færre indtægter fra staten. På udgiftssiden under undervisningens gennemførelse er der på løn- og lønafhængige omkostninger taget en konkret vurdering i forhold til aldersreduktion, og det indebærer færre udgifter i forhold til tidligere år. Ligeledes under undervisningens gennemførelse er der afsat et markant mindre beløb i 2015 i forhold til 2014 grundet Kottesgade (inventar, it m.m.). Herudover er der afsat mindre beløb i overslagsårene, da udgifter til andre overenskomsttagere på forberedende voksenundervisning (fvu) og ordblindeundervisning (obu) (der ikke er under UVM område) regnskabsteknisk er placeret på den konto. Tilsvarende indtægter er placeret under statstilskud, øvrige driftsindtægter (sammen med indtægter fra fjernundervisning). Note 5 øvrige omkostninger ledelse og administration - Stigningen skyldes, at rammer til øvrig drift må omprioriteres. I regnskab 2014 og 2013 har ledelserne de enkelte steder valgt at benytte denne mulighed. Der er derfor ikke tale om en stigning i budgetforslaget. Det fremlagt foreløbige Budget 2015 og overslagsår blev drøftet og orientering blev taget til efterretning. Den endelige vedtagelse vil finde sted på næste bestyrelsesmøde i januar Informations- og kommunikationsstrategi Informations- og kommunikationsstrategien omhandler det samlede HF & VUC FYN både den interne og eksterne kommunikation, herunder branding af HF & VUC FYN og markedsføring af institutionens aktiviteter. Kommunikationsstrategien retter sig mod HF & VUC FYNs interessenter, både internt og eksternt. Alle ledere, medarbejdere, kursister og bestyrelse betragtes som aktører og udgør en stærk ressource som ambassadører for HF & VUC FYN. Derfor er en oplevet tilfredshed med HF & VUC FYNs omdømme i de fire grupper vigtig for organisationens evne til at kommunikere et positivt budskab på en god og troværdig vis. Bestyrelsen ønsker, at informations- og kommunikationsstrategien fremover ses i sammenhæng med institutionens overordnede strategi. Det blev foreslået, at overveje evt. inddragelse af ekstern rådgivning for blandt andet at kende effektmåling af tiltagene bedre. Orientering om informations- og kommunikationsstrategi 2015 blev taget til efterretning. 6. Forlængelse af kontrakt med revisor. Revisionsopgaven for HF & VUC FYN for perioden , med mulighed for forlængelse i op til 2 år, blev på bestyrelsesmødet 6. december 2011 tildelt Revisionsfirmaet BDO, der også stod for opgaven i Tildelingen er sket på baggrund af annoncering, og buddene er vurderet ud fra pris, service og kvalitet. Det blev besluttet, at kontrakten med BDO forlænges med de maksimale 2 år.

4 7. Fastsættelse af møde- og aktivitetsplan 2015 (med forbehold for ændringer). 21. januar 2015 kl i Kottesgade. Endelig godkendelse af budget 2015 Evaluering af bestyrelsens arbejdsform 25. marts 2015 kl i Kottesgade. Godkendelse af årsregnskab 2014 (skal være godkendt inden ) Stillingtagen til revisionsprotokol (revisor deltager) Kursisttrivselsundersøgelse Evt. orientering om proces for strategiske indsatsområder juni 2015 kl Perioderegnskab, budgetopfølgning 2015 Fastlæggelse af resultatlønskontrakt Første drøftelse af strategiske indsatsområder Kapacitetsfastsættelse vedr. 2-årigt hf og hf-søfart 29. oktober 2015 kl Perioderegnskab, budgetopfølgning 2015 Første drøftelse af budget 2016 Drøftelse af udbudsprofil Evaluering af resultatlønskontrakt Evaluering af strategiske indsatsområder december 2015 kl Perioderegnskab 2015 Fortsat drøftelse af budget 2016 Informations- og kommunikationsstrategi 2016 Fastsættelse af møde- og arbejdsplan 2016 Vedtagelse af strategiplan Mødedatoer 2016 fastlægges sommer Mødedatoer2015 fastlagt. 8. Meddelelser a. Rettelse til notatet Evaluering af strategiske indsatsområder i bilaget udsendt til bestyrelsesmødet den 22/ Under gennemførelsesstrategi pkt. Gennemførsel med eksamen 2-årig hf rettes det forkerte tal 87 % til 72 % ved Gennemførelse m. eksamen

5 b. Orientering om ansøgning til Kombineret Ungdomsuddannelse. c. Orientering om brev til bestyrelsen fra Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen. Orienteringsbrev om regnskabsaflæggelsen 2013 og om særlige forhold vedrørende regnskabsåret Brevet er primært af administrativ karakter. 9. Evt. Lisbeth Simonsen har bedt om forholdsmæssig udbetaling i forbindelse med resultatlønskontrakt Der vil først blive udbetalt i efteråret 2015, når kontrakt evalueres. Kursistrepræsentant Mette Redsted har overdraget stemmeret til kursistrepræsentant Claus Jensen. Med venlig hilsen Kristian Grønbæk Andersen / Hans Christian Drescher