Statsforvaltningens skrivelse af 6. juni 2007 til en borger:

Transkript

1 Statsforvaltningens skrivelse af 6. juni 2007 til en borger: De har ved brev af 25 april 2007 klaget til Statsforvaltningen Syddanmark over Nyborg Byråds afvisning af Deres klage over afholdelsen af valg til folkeoplysningsudvalget Statsforvaltningen har nu afsluttet sagens behandling. Statsforvaltningen finder ikke, at Nyborg Kommune ved behandlingen af Deres klage over valg til folkeoplysningsudvalget har handlet i strid med folkeoplysningsloven. Statsforvaltningen finder dog, at Nyborg Kommunes brev af 28. marts 2007 ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen, idet det ikke fremgår efter hvilken lovgivning eller efter hvilke bestemmelser i vedtægten for folkeoplysningsudvalget, kommunen har truffet afgørelse. Statsforvaltningen har noteret sig, at den af forvaltningen udarbejdede sagsfremstilling til byrådets behandling af Deres klage indeholder en nærmere juridisk redegørelse for sagens regelgrundlag samt kommunens anvendelse heraf og endelig konklusion. Statsforvaltningen har derfor vedlagt nærværende udtalelse kopi af kommunens sagsfremstilling. Statsforvaltningen foretager herefter ikke videre i sagens anledning. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og derefter en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: Den 30. november 2006 blev der afholdt valg til folkeoplysningsudvalget i Nyborg Kommune. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /201 SAGSBEHANDLER: IMSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: CVR-NR EAN-NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: De stillede op til valget for LOF inden for aftenskoleområdet, men blev ikke valgt. De klagede over, at valget ikke er sket i overensstemmelse med vedtægterne for folkeoplysningsudvalget, til Nyborg Byråd, der behandlede klagen på sit møde den 27. februar og igen den 27. marts 2007.

2 I brev af 28. marts 2007 har Nyborg Kommune orienteret Dem om, at byrådet under sit møde den 27. marts 2007 har afvist Deres klage, idet Byrådet mener, at valget til Folkeoplysningsudvalget er afviklet efter de gældende regler. De forstår ikke, hvorfor kulturforvaltningen i sin indstilling til blandt andet byrådet anfører at valget til folkeoplysningsudvalget er foregået efter normale demokratiske anvisninger om KL s regler. De mener endvidere, at Nyborg Byråd ikke i tilstrækkeligt omfang har begrundet sin afvisning. Følgende fremgår om sagen af protokollen for byrådets møde den 27. marts 2007: Sagen har tidligere været behandlet på Børne- og Kulturudvalgets møde 22. januar 2007 og på Økonomiudvalget 29. januar men idet Verner Andersen 20. februar 2007 har fremsendt en ny skrivelse til sagen, besluttede Byrådet 27. februar 2007 at sende sagen tilbage til yderlig behandling i Børne- og Kulturudvalget. Ud fra det kan følgende oplyses: I henhold til godkendt vedtægt for Folkeoplysningsudvalget, så indkalder Byrådet med mindst 14 dages varsel til et valgmøde, hvortil der indbydes 2 repræsentanter for hver af de i kommunen værende aftenskoler, foreninger, organisationer m.f. På mødet (der blev afholdt på Nyborg Rådhus 30. november 2006) skal de enkelte områder vælge de medlemmer, der i følge vedtægten er tildelt deres område. Det vil sige, at efter vedtægterne vælges: jf. 2, stk. 3: 3 medlemmer fra aftenskoler, oplysningsforbund og andre foreninger, hvis virksomhed tilbyder folkeoplysende voksenundervisning. jf. 2, stk. 4: 3 medlemmer fra idrætsforeningerne under det frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. jf. 2, stk. 5: 2 medlemmer fra musikorganisationerne under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. jf. 2, stk. 6: 1 medlem fra spejderorganisationerne under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. jf. 2, stk. 7: 1 medlem fra andre/idébetonede foreninger under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. SIDE 2

3 jf. 2, stk. 8: 1 medlem fra de lokale handicaporganisationer. Hvert fremmødt medlem har 1 stemme, dog max 2 stemmer pr. forening - det vil sige, at man skal være til stede på valgmødet for at kunne indstille og stemme. For at kunne indstilles eller vælges til Folkeoplysningsudvalget er det en betingelse, at den pågældende repræsenterer en forening, som inden for det seneste kalenderår har gennemført folkeoplysende virksomhed inden for lovens område det vil sige, at den der indstilles ikke behøver at være til stede på valgmødet. Opnås der på valgmødet, blandt de fremmødte, enighed om valg af medlemmer og stedfortrædere til Folkeoplysningsudvalget, anses de pågældende (jf. vedtægt) som valgt. I forbindelse med opstarten af valgmødet 30. november 2006 opstod der tvivl om, hvilket område musik- og korforeningerne stemmemæssigt hørte under. I folkeoplysningsloven skelnes mellem områderne folkeoplysende voksenundervisning (kap. 4) og det frivillige oplysende foreningsarbejde (kap. 5). Dette afspejler sig i vedtægterne, idet 2, stk. 3 vedrører foreninger, der arbejder med folkeoplysende voksenundervisning og 2 stk. 4-7 med foreninger, der arbejder med frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. Af folkeoplysningslovens 5, stk. 1 fremgår: " 5. En folkeoplysende forening kan tilbyde virksomhed efter både kapitel 4 og 5. Folkeoplysningsudvalget afgør ud fra en vurdering af foreningens hovedvirksomhed, om foreningen efter loven skal betragtes som en folkeoplysende forening, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning, eller som en folkeoplysende forening, der tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde". Således skal musik- og korforeninger, der enten udelukkende eller som hovedvirksomhed har folkeoplysende voksenundervisning, være med til at vælge medlemmer til folkeoplysningsudvalget efter vedtægternes 2, stk. 3. Dette blev præciseret inden de enkelte områder skulle i gang med at vælge, hvorefter fremmødte medlemmer fra de musikog korforeninger, der får deres tilskud via NAMUS, gik over under aftenskoleområdet. De enkelt områder gik herefter i gang med at indstille og stemme og inden for aftenskoleområdet blev der indstillet flere kandidater end der var pladser til, hvorefter man gik over til afstemning via stemmesedler ud fra de normale demokratiske regler. SIDE 3

4 Verner Andersen stillede op for LOF til valget inden for aftenskoleområdet, men blev ikke valgt. Den 7. december 2006 modtager afdelingen en skrivelse, hvor LOF Nyborg, Aunslev/ Bovense Skytteforening, Kullerup/ Refsvindinge Skytteforening, Nyborg Skytteforening og Billardklubben Nyborg indstiller Verner Andersen som medlem af Folkeoplysningsudvalget. I skrivelse af 18. december 2006 svarer afdelingen foreningerne, at den fremsendte indstilling ud fra de ovennævnte regler ikke er gældende - bl.a. fordi man skal være til stede på valgmødet, for at kunne indstille og stemme, hvilket 4 af de nævnte foreninger ikke var, og at LOF Nyborg var repræsenteret ved Verner Andersen i valget inden for aftenskoleområdet. Det blev ligeledes oplyst, at der på mødet blev valgt medlemmer og stedfortrædere, hvorefter de pågældende anses som valgt. I skrivelse af 28. december 2006 klager Verner Andersen over, at valgmødet 30. november 2006 ikke er afholdt efter gældende regler, og at musik- og korforeningerne har deltaget i afstemningen inden for både musikområdet og aftenskoleområdet. I forbindelse med valget inden for musikområdet kan det oplyses, at der blev afgivet 4 stemmer, hvilket var 2 stemmer fra henholdsvis Ullerslev Musikforening og SAMMUS. Der er således ingen, der har deltaget i afstemning inden for flere områder, og det er forsat afdelingens opfattelse, at valget er afholdt i overensstemmelse med lov, vedtægter og anvisninger. I skrivelse af 20. februar 2007 henviser Verner Andersen til referat af Børne- og Kulturudvalgets møde 22. januar 2007, hvor det anføres, at det forsat er afdelingens opfattelse, at valget er afholdt efter gældende regler og KLs anvisninger. Verner Andersen er ikke enig heri, og anser stadig den måde valget til Folkeoplysningsudvalget 30. november 2006 blev afviklet på, som et brud på de demokratiske regler. Verner Andersen mener stadig ikke, at de musikorganisationer der er tilknyttet aftenskolen NAMUS skulle indgå i valget under aftenskolegruppen, men at de burde indgå i valget under musikorganisationerne. Afdelingen er stadig af den opfattelse, at der ikke ved valget 30. november 2006 er sket brud på de demokratiske regler, og følgende skal bemærkes: Efter Folkeoplysningsloven opdeles foreningerne i to hovedområder - den folkeoplysende voksenundervisning og det frivillige folkeoplysende foreningsar- SIDE 4

5 bejde. En forening kan godt have aktiviteter under begge hovedområder, men er indplaceret i det område, hvor foreningen har sin hovedaktivitet/ tilskud. Da de musikorganisationer, der er under NAMUS, helt klart har deres hovedaktivitet og får deres tilskud inden for voksenundervisnings/ aftenskoleområdet skal de derfor også indgå og have indflydelse på valget i dette område, som det skete på valgmødet. Der er et grundlæggende princip i folkeoplysningsloven, at enhver forening har lige mange stemmer, uanset om den er stor eller lille. Og enhver forening har stemmeret. Derfor kan valgets udfald i nogen grad være uforudsigeligt - også fordi det beror på, hvem/hvor mange, der møder op (der kan ikke stemmes pr. fuldmagt). For at mindske uforudsigeligheden kan man lave en opdeling, som den der er lavet i Nyborg Kommunes vedtægter på området i 2, stk Den konkrete opdeling var i efteråret sendt i høring, uden at der kom bemærkninger hertil. Det vil være naturligt, at man evaluerer resultatet af det afholdte valg, herunder inddrager de betragtninger Verner Andersen har fremført. Man kunne bede Folkeoplysningsudvalget i god tid inden næste valg komme med et bud til Børneog Kulturudvalget med henblik på efterfølgende høring. ( ) Det indstilles - at sagsfremstillingen tages til efter retning og at klagen afvises, - at folkeoplysningsudvalget anmodes om i god tid inden næste valg at fremkomme med eventuelle ændringsforslag til vedtægterne. Nyborg Byråd skrev den 28. marts 2007 således til Dem: I skrivelse af 28. december 2006 og 20. februar 2007 har De klaget over, at valget til Folkeoplysningsudvalget, der blev afholdt den 30. november 2006, ikke blev afholdt efter gældende regler. Det kan i den forbindelse meddeles, at Nyborg Byråd i sit møde den 27. marts 2007 har besluttet at afvise klagen, idet Byrådet mener, at valget til Folkeoplysningsudvalget er afviklet efter de gældende regler. Byrådet vil samtidig anmode Folkeoplysningsudvalget om i god tid inden næste valg at drøfte de godkendte vedtægter for Folkeoplysningsudvalget og eventuelt fremkomme med ændringsforslag til disse. SIDE 5

6 Der fremgår blandt andet følgende af vedtægten for Ny Nyborg Kommunes Folkeoplysningsudvalg: 2 stk. 1 stk. 2 Stk. 3. Stk. 4 Stk. 5 Stk. 6 Stk. 7 Stk. 8 Stk. 9 Folkeoplysningsudvalget består af 15 medlemmer. 4 medlemmer vælges af Byrådet blandt dets medlemmer. 3 medlemmer udpeges af Byrådet efter indstilling fra aftenskoler, oplysningsforbund og andre foreninger, hvis virksomhed tilbyder folkeoplysende voksenundervisning. Det tilstræbes, at medlemmerne er bredt repræsenteret fra hele kommunen. 3 medlemmer udpeges af Byrådet efter indstilling fra idrætsforeningerne, under det frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. Det tilstræbes, at medlemmerne er bredt repræsenteret fra hele kommunen. 2 medlemmer udpeges af Byrådet efter indstilling fra musikorganisationerne under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. 1 medlem udpeges af Byrådet efter indstilling fra spejderorganisationerne under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. 1 medlem udpeges af Byrådet efter indstilling fra andre/idebetonede foreninger under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde. 1 medlem udpeges af Byrådet efter indstilling fra de lokale handicaporganisationer. Hvis der ingen organisationer er, eller de ikke ønsker sig repræsenteret, tildeles idrætsforeningerne under det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde pladsen. For hvert medlem af Folkeoplysningsudvalget udpeges i prioriteret rækkefølge 2 stedfortrædere Følgende fremgår blandt andet af Kommunernes Landsforeningsvejledning om valg til folkeoplysningsvalget i sammenlægningskommunerne: SIDE 6

7 I det omfang der hverken i en vedtægt eller i en forretningsorden er taget højde for en situation, der opstår i forbindelse med folkeoplysningsudvalgets virksomhed, vil det normalt være naturligt at tage udgangspunkt i eventuelle parallelle regler i den kommunale styrelseslov. Hvis der fx ikke er fastsat regler for, hvordan der skal foretages valg af formand for folkeoplysningsudvalget, hvis der foreligger mere end én kandidat, vil det være naturligt at anvende reglerne for valg af formanden for kommunalbestyrelsen eller for de stående udvalg i den kommunale styrelseslov. Udtalelse 2, stk. 1, 22 og 24 i lov om forvaltning (forvaltningsloven - lovbekendtgørelse nr. 571 af 19. december 1985) lyder således: 2. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. 22. En afgørelse skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 24. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Stk. 3. Begrundelsens indhold kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til denne til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jfr , stk. 1 og 35 i lovbekendtgørelse om støtte til folkeoplysende voksenundervisning, frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde og daghøjskoler samt om folkeuniversitetet (Folkeoplysningsloven - lovbekendtgørelse nr. 535 af 14. juni 2004 som ændret ved lov nr. 593 af 24. juni 2005) lyder således: 34. Kommunalbestyrelsen kan nedsætte et folkeoplysningsudvalg på mindst 7 medlemmer. Medlemstallet skal være ulige. Folkeoplysningsudvalget består af 1) et mindretal valgt af kommunalbestyrelsen blandt dens medlemmer og SIDE 7

8 2) et flertal, der består af en bredt sammensat repræsentation for den virksomhed, der får tilskud efter kapitel 4 og Valg til folkeoplysningsudvalget finder sted snarest muligt efter hvert kommunalvalg og senest inden 1. april i det efterfølgende år. Udvalget fungerer indtil udgangen af den måned, i hvilken nyt valg til dette har fundet sted. Stk. 2. Personer, der har bopæl i kommunen, har pligt til at modtage valg til folkeoplysningsudvalget. Personer, der har været medlem af folkeoplysningsudvalget i to hele sammenhængende valgperioder, har ikke pligt til at modtage valg. Stk. 3. Om fritagelse for valg og for medlemskab i øvrigt gælder de samme bestemmelser, som er fastsat i lov om kommunale valg. Stk. 4. For at kunne indstilles eller vælges til folkeoplysningsudvalget er det en betingelse, at den pågældende repræsenterer en forening, som i det seneste år op til datoen for valget til folkeoplysningsudvalget har gennemført en folkeoplysende virksomhed med tilskud eller anvisning af et lokale efter loven. Stk. 5. Kommunalbestyrelsen fastsætter nærmere regler om folkeoplysningsudvalgets sammensætning, jf. 34, om valg af udvalgets medlemmer og suppleanter samt om udøvelse af folkeoplysningsudvalgets virksomhed. Statsforvaltningerne fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006). Det tilsyn, som de kommunale tilsynsmyndigheder udøver, er et retligt tilsyn. Det kommunale tilsyns kompetence omfatter al virksomhed i kommunen, der udøves af kommunalbestyrelsen eller på kommunalbestyrelsens vegne eksempelvis af de stående udvalg og forvaltningen på udvalgenes og kommunalbestyrelsens vegne. Den virksomhed, der udøves af myndigheder med tilknytning til en kommune, men med selvstændig kompetence, som eksempelvis folkeoplysningsudvalget, er omvendt ikke omfattet af det kommunale tilsyns kompetence. Statsforvaltningen kan således kun tage stilling til Nyborg Kommunes behandling af Deres klage over folkeoplysningsudvalget valg af medlemmer. Det er frivilligt for kommunalbestyrelsen, om den vil nedsætte et folkeoplysningsudvalg, jf. folkeoplysningslovens 34, stk. 1, men hvis kommunalbestyrelsen vælger at nedsætte et folkeoplysningsudvalg, skal der udarbejdes nær- SIDE 8

9 mere regler for udvalgets virksomhed og sammensætning mv. Det følger af forarbejderne til folkeoplysningslovens 34, at kommunalbestyrelsen forudsættes at tilstræbe en balance mellem udvalgets to områder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde hhv. folkeoplysende voksenundervisning. Folkeoplysningsudvalget skal dog afspejle bredden på hele folkeoplysningsområdet, således af eksempelvis lokale klubber og handicapgruppers interesser også afspejles i udvalget. Det er dog op til kommunalbestyrelsen at afgøre, om disse grupper skal være repræsenteret i udvalget. Folkeoplysningsloven indeholder ikke en øvre grænse for medlemstallet, men det overlades til den enkelte kommunalbestyrelse at afgøre, hvilket antal der er mest hensigtsmæssigt. Statsforvaltningen konstaterer, at Nyborg Kommune i vedtægten for folkeoplysningsudvalget har valgt at opdele foreningerne i de to hovedgrupper (voksenundervisning og frivilligt foreningsarbejde), og i 4 øvrige selvstændige grupper, og differentieret antallet af medlemmer inden for grupperne. Statsforvaltningen har ingen bemærkninger hertil. Det følger af folkeoplysningslovens 5, stk. 1, at en folkeoplysende forening kan tilbyde virksomhed efter både lovens kapitel 4 og kapitel 5. Folkeoplysningsudvalget afgør ud fra en vurdering af foreningens hovedvirksomhed, om foreningen skal betragtes som en folkeoplysende forening, der tilbyder folkeoplysende voksenundervisning, eller frivilligt foreningsarbejde. Statsforvaltningen konstaterer, at Nyborg Kommune har vurderet, at de musikorganisationer, der er under NAMUS, har deres hovedaktivitet og får tilskud inden for aftenskoleområdet (voksenundervisning), og som følge deraf skal stemme i gruppen for aftenskoler, jf. vedtægternes 2, stk. 3. Statsforvaltningen kan ikke tage stilling til Nyborg Kommunes vurdering heraf, idet der er tale om et skøn. Forarbejderne til folkeoplysningsloven indeholder ikke nærmere vedrørende valgets fremgangsmåde. Vedtægterne kan således udarbejdes efter kommunalbestyrelsens skøn inden for rammerne af folkeoplysningsloven og de almindelige retsgrundsætninger. SIDE 9

10 Ifølge vedtægten vælger de fremmødte foreningsmedlemmer på mødet medlemmerne til folkeoplysningsudvalget, og hver fremmødt har 1 stemme, dog maks. 2 stemmer pr. forening. Vedtægten indeholder herudover ikke oplysninger om afstemningsmåden - eksempelvis om medlemmerne vælges med simpelt flertal eller kvalificeret flertal, om der stemmes i en bestemt rækkefølge eller om man kun kan stemme på personer inden for den gruppe man tilhører. Nyborg Kommune har den 22. maj 2007 oplyst telefonisk, at aftenskolegruppen under mødet den 30. november 2006 foretog afstemning med henblik på at finde de personer, der skulle sidde i folkeoplysningsudvalget, og de personer, der havde simpelt flertal blev valgt. Som ovenfor nævnt kan en kommune frit vælge, om den vil nedsætte et folkeoplysningsudvalg eller ej. Et særskilt nedsat folkeoplysningsudvalg, kan ikke sidestilles med de almindelige stående udvalg, men er særligt uafhængigt organ. Det er som følge heraf statsforvaltningens opfattelse, at styrelseslovens bestemmelser om valg til udvalg mv. i 24, stk. 1 og stk. 3 ikke uden videre kan anvendes på folkeoplysningsudvalget. Valg af medlemmer ved simpelt flertal til et uafhængigt organ er derfor, hvor intet andet er bestemt eller forudsat i lovgivningen, efter statsforvaltningens opfattelse ikke usagligt. Statsforvaltningen finder ikke, at Nyborg Kommune ved behandlingen af Deres klage eller ved fastsættelsen af vedtægterne har handlet i strid med folkeoplysningsloven. Vedrørende spørgsmålet om begrundelse, så følger det af forvaltningslovens 22, jf. 2, stk. 1, at afgørelsessager, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, med mindre den fuldt ud giver den pågældende part medhold. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Nyborg Byråds stillingtagen til Deres klage over valgproceduren er at sidestille med en afgørelse, idet byrådets behandling og beslutning er af retlig karakter, og har til formål at fastlægge hvad der er eller skal være ret i en bestemt situation: Om valget skal stå ved magt eller ej. Ifølge Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven pkt. 132 skal en begrundelse fremtræde som en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. SIDE 10

11 Den nærmere vurdering af, hvor udførligt begrundelsen bør udformes beror af sagens karakter. Statsforvaltningen finder, at Nyborg Kommunes brev af 28. marts 2007 ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen, idet det ikke fremgår efter hvilken lovgivning eller efter hvilke bestemmelser i vedtægten for folkeoplysningsudvalget, kommunen har truffet afgørelse. Statsforvaltningen har noteret sig, at den af forvaltningen udarbejdede sagsfremstilling til byrådets behandling af Deres klage indeholder en nærmere juridisk redegørelse for sagens regelgrundlag samt kommunens anvendelse heraf og endelig konklusion. Statsforvaltningen har derfor vedlagt nærværende udtalelse kopi af kommunens sagsfremstilling, og foretager herefter ikke videre i anledning af denne del af Deres klage. Da Deres henvendelse ikke i øvrigt giver grundlag for at antage, at regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn, er tilsidesat, finder statsamtet ikke anledning til at foretage yderligere i sagen. I øvrigt Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Nyborg Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: ( Med venlig hilsen Benedikte Holm kontorchef / Ingeborg Mamsen Nissen fu ldmægtig SIDE 11