Telefoni i skyen. Få mere ud af Office 365

Transkript

1 Telefoni i skyen Få mere ud af Office 365

2 Med Office 365 er vejen banet for at gå all in på Cloud. Mange større virksomheder har allerede Skype for Business, men en hel del overvejer stadig, hvordan de kan udnytte Skype for Business bedst muligt i en organisation, som måske har afdelinger i flere lande. Dette whitepaper sætter fokus på, hvordan I kan komme godt i gang med cloud-telefoni via O365, samt udnytte de nye kommunikationsmuligheder optimalt. 1. Hvad er potentialet med cloud-telefoni? 2. Hvilke fordele er der for organisationen og for forretningen? 3. Hvilke muligheder og evt. begrænsninger ligger der i cloud-telefoni? 4. Hvordan sikrer man en optimal leverance både teknisk og organisatorisk? Cloud-telefoni fremtidens kommunikationsplatform Vi ser flere og flere ydelser leveret som en cloud-tjeneste, hvor cloud-delen repræsenterer en leveranceform, og hvor ydelsen leveres as a service. Der er, når vi taler om cloud-telefoni på Microsoft-platformen, altså tale om to ting. Leverancemodellen cloud og telefoni voice, som leveres via Skype for Business. Voice eller telefoni via Skype for Business er ikke bare telefoni. Skype for Business har de senere år revolutioneret den måde, vi kommunikerer på og den måde, vi samarbejder på. Det er en kommunikationsplatform, som gør professionel kommunikationen i virksomheden smartere, og som binder organisationen sammen på en ny måde. Skype for Business er som skræddersyet til den moderne, dynamiske organisation, som ofte arbejder projektorienteret, eller hvor medarbejdere fra forskellige afdelinger i forskellige lande eller afdelinger, fungerer som et lokalt, nordisk eller europæisk team. Skype for Business løfter i dag tæt på alle forretningsmæssige behov for telefoni. Men det gør mere end det. Skype for Business er en platform for vidensdeling og innovativt samarbejde på tværs af organisationen, der muliggøres gennem funktionalitet som videokonferencekald, skærmdeling, optagelse af møder, webinar, chat, osv. Med integration til O365 gør Skype for Business det muligt at samle al kommunikation mellem kunder, samarbejdspartnere og andre. Stigende krav til at IT skal fremme forretningen Betal efter forbrug, og skru op og ned efter behov. Så enkelt kan det siges, når det gælder ITløsninger i Cloud. Traditionelt set bevæger virksomhedernes købsmønster sig væk fra den traditionelle store investering hen imod at købe og betale for ydelse efter forbrug. Mange virksomheder ønsker at lade kapitalen blive i virksomheden og erstatte investeringerne med løbende og faste udgifter. Investeringen i cloud-telefoni skal således ikke lægges up-front. IT skal leveres, når man har brug for det. Det betyder, at IT-ressourcerne skal fremme forretningen og skabe værdi for organisationen frem for at varetage drift og vedligehold. Netop her går cloudtelefoni og virksomhedens strategi hånd i hånd. Cloud-telefoni reducerer omkostninger og strømliner driften. Serviceopdateringer foregår automatisk, nye funktioner kommer løbende og sikrer dermed hurtig og nem adoption. Hertil skaber det nye muligheder for måden, vi arbejder på, samt styrker relationerne og sikrer større mobilitet i fremtidens organisation. Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 1

3 REDUKTION AF FASTE OMKOSTNINGER OG STRØMLINING AF DRIFTEN Lavere TCO (Total Cost of Ownership) I forhold til traditionelle PBXbaserede løsninger Reduktion af rejseomkostninger og effektivitetsoptimering Bedre samarbejds- og kommunikationsværktøjer, reducerer behovet for rejseaktivitet og traditionel kommunikation. Det er specielt tilstedeværelsesvisning, skærmdeling samt videodelen, der giver stor værdi. Konsolidering af itmanagement For alle brugere på tværs af O365 services. Samlet set opleves én platform, der tager hånd om alle virksomhedens kommunikationsbehov. LØBENDE SERVICEOPDATERINGER OG HURTIG BRUGERADOPTION Hurtig adgang til nye features Gennem løbende opdateringer Office 365-integration Start opkald fra de applikationer, brugerne i forvejen benytter. Èn fælles kommunikationsplatform med Skype for Business Nem adoption med et nemt-at-bruge Skype UI Brugere kommer hurtigt i gang. Løbende opdateringer gør adoptionen langt nemmere end enkelte større opdateringer PRODUKTIVITET, MOBILITET OG STYRKET SAMARBEJDE Boost til produktivitet og teamsamarbejde Gennem f.eks. webinarer, videokald, chat og instant messaging. Fjernsupport og mobil arbejdsplads Få arbejdet fra hånden uanset hvor du befinder dig - hjælpen er aldrig længere væk end en skærmdeling med intern IT Styrket kunde- og partnerrelationer På tværs af domæner og Skypenetværk Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 2

4 Stort fokus på ROI i fremtidens organisation Kigger vi nærmere på Return on Investment og virksomhedens strategiske mål, så er der en række aspekter, som kan være værd at se nærmere på. Udviklingen af cloud-telefoni er i høj grad tilpasset fremtidens organisation, hvor der er stort fokus på ROI og understøttelse af forretningens behov. Betydelig ROI på konferencekald og presence Return on Investment (ROI) for Skype for Business som møde-, og tilstedeværelses-platform er så markant, at telefonien i sig selv hurtigt er betalt. Betydelige besparelser i forbindelse med udgifter til udbydere af forskellige konferenceservices, investeringer i konference udstyr, rejseomkostninger og lignende. Derudover ligger der betydelige gevinster i forbindelse med minimering af spildtid i dagligdagen og en forbedret samarbejdsplatform. Erstat eller forbedr PBX Hvis virksomheden allerede har en PBX, kan Cloud PBX forbedre eller erstatte PBX-systemet. Med Cloud PBX kan virksomheden opnå større mobilitet og besparelser på kommunikationsomkostninger på tværs af afdelinger. Løbende innovation Teknologien udvikler sig i en eksplosiv fart. Tanken bag O365 handler om at skabe innovation og løbende forbedre det feature-set, som samlet set udgør O365. Udviklingen foregår, mens vi er i gang. Løbende forbedringer og opdateringer sikrer bedre processer og større produktivitet, og systemet bliver derfor aldrig forældet. Samtidig sker udviklingen i små skridt, så adoptionen af Skype for Business glider næsten ubemærket ind i brugerens hverdag. Færre leverandører Med cloud-telefoni er mulighederne mange, og kravene kan være meget forskellige. Som virksomhed er fordelen her, at man kan samle flere services hos én leverandør. Skype for Business er en end-toend løsning fra velkendte værktøjer til Cloud PBX + PSTN services. Reducer omkostninger Med telefoni as a service er tiden løbet fra de tunge investeringer med afskrivning, vedligehold og serviceaftaler. I dag vil vi kun betale for løbende forbrug. Netop her er Cloud-løsninger som Skype for Business på O365 optimalt for fremtidens organisation, da omkostningerne reduceres væsentligt og likviditeten skånes. Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 3

5 Skype for Business telefoni: On-Premise, Hybrid og Pure Cloud De tekniske muligheder samt organisationens grundlæggende holdninger til cloud-telefoni afgør, hvordan Skype for Business-løsningen skal se ud nu, og hvordan den eventuelt skal udvikles i fremtiden. Med O365 er vejen banet for en ren cloudløsning, hvor det vil være muligt at købe ydelser på en payas-you-go service. Erfaringen viser, at nogle virksomheder med fordel kan vælge et split set-up, hvor noget kører on-premise, og andet kører i en cloud-løsning, det være sig O365 eller for f.eks.. Det sker typisk, hvis virksomheden har særlige tekniske krav, eller der er andre årsager til, at en 100 procent cloud-baseret løsning p.t. ikke vil være optimal f.eks. hvis man har særlige krav til Contact Center eller omstilling. Vi giver her et overblik over scenarierne og de forskellige udvidelsesmuligheder og begrænsninger, der kan være: Pure Cloud Skype for Business as a service Alle brugere i Cloud Telefoni via CCE Lokal SIP Telefoni via RackPeople Cloud PSTN Conferencing Contact center option* Hybrid Nogle brugere i Cloud, nogle on-premise Lokal SIP PSTN Conferencing Contact center option On-Premise Ingen ønsker om Cloud Alle brugere onpremise Lokal SIP Contact center option On-premise: Den traditionelle løsning Skype for Business på egne servere Traditionelt set har virksomheder med en strategi om at have IT i eget hus, valgt en on-premise løsning. Antagelsen for større virksomheder har været at for at få overbygninger til Skype for Business-platformen som f.eks. omstillingsbord, har det været nødvendigt med egne servere. Dette har hidtil været den traditionelle måde at få fuldt udbytte af Skype for Business på, og kan stadig være den rette løsning afhængigt af virksomhedens behov. Dog er fordelene ved Hybrid og Pure Cloud så markante, at markedet går den vej. Hybrid: Bedste af begge verdener Skype for Business Online kombineret med Skype for Business On-Premise Ved at kombinere Online med On-Premise kan man opnå det bedst af begge verdener. Brugere uden behov for avancerede telefonifunktioner eller adgang til avanceret kontaktcenterløsning med fordel flyttes til cloud. Hermed kan brugerne placeres i infrastrukturen efter behov og garanterer samtidig adgang til nyeste features f.eks. Skype Meeting Broadcast. Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 4

6 Pure Cloud: Skype for Business as a service den moderne løsning Skype for Business i en ren cloud løsning Skype for Business inkl. telefoni på en cloud-platform leveret som Skype for Business as a service. Det betyder, at du ikke kastes ud i tunge investeringer i hardware, licenser og opsætning, men blot betaler et fast månedligt beløb afregnet pr. bruger. Skype for Business as a service kan fås i tre forskellige løsninger alt afhængig af jeres individuelle behov, ren Office 365, og CCE. Ren Office 365 Ren Office 365 er løsningen, hvor du har Microsoft som din telefonileverandør. Her er du dog begrænset af at PSTN Calling, altså telefonidelen endnu ikke er tilgængelig i Norden, men indtil videre kun i US, UK, Puerto Rico, Frankrig og Spanien. udvider muligheden for telefoni på din eksisterende Office 365 løsning, du slipper for tunge investeringer i servere, og overlader driften af platformen til RackPeople. giver dig mulighed for at købe Skype for Business Telefoni as a service. Modsat Ren Office 365 får du mulighed for PSTN Calling, samt muligheden for avancerede PBX løsninger og Contact center løsning. CCE CCE er muligheden for virksomheden, der ønsker en pure cloud løsning. Cloud Connector Edition (CCE) er en simpel version af Skype for Business, der fungerer for virksomheder med basale telefonibehov og et ønske om lokal PSTN breakout. Denne løsning giver mulighed for at udnytte funktionalitet som PSTN conferencing, PSTN Calling og Cloud PBX. Pure Cloud muligheder Lokal SIP breakout Contact Center/ Avanceret PBX PSTN Conferencing* PSTN Calling* *)Ikke tilgængeligt i alle lande **)Kun tilgængeligt i US, UK, Puerto Rico. I Preview i Spanien og Frankrig ( ) Cloud PBX Ren Office 365 CCE Skype for Business med nyttige add-ons Skype for Business i sin reneste form er kommunikation, når det er allerbedst. Enkelt og effektivt. Hertil er der udviklet en række nyttige add-ons, som ikke alene forbedrer Skype for Business oplevelsen, de afspejler sig også på virksomhedens bundlinje. Eksempler på udvidelser til Skype for Business. Som det fremgår, er det p.t. ikke muligt at få Contact Center på Office 365 og Cloud Connector. Platform Contact Center Mødelokaler Statistik Infoboard LookUp App Office 365 CCE On-Premise Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 5

7 Kravspecifikation: 6 spørgsmål der klæder jer godt på Hvad vil I opnå med en Skype for Business løsning? Forarbejdet er afgørende for succes. Før I går i gang, er der nogle helt grundlæggende spørgsmål, som kan være nyttige og kan hjælpe i processen med at fastlægge krav og ønsker for dermed at få det optimale ud af Skype for Business. Tag udgangspunkt i jeres nuværende situation med disse 6 spørgsmål. Kast nogle bolde i luften. Hvor vil I tage Cloud-telefoni i brug, hvilke lokationer/lande er i spil? PBX Har I behov omstilling, kontaktcenter eller anden 3- parts software? Hvilke udfordringer og begrænsninger oplever I med jeres løsning i dag og hvor vigtigt er det for jer, at de udfordringer adresseres? Ønsker I en centraliseret løsning, eller skal den baseres på lokal PSTN break-out? Hvordan ser jeres telefoni og licensaftaler ud? Hvad er jeres krav til Quality of Service, og hvordan opfatter I selv sundhedstilstanden på jeres eget netværk? Cloud-telefoni er et forandringsprojekt En vellykket strategi kræver et 360 graders fokus på virksomhedens strategiske mål, forretningsmæssige mål, teknologi og brugere. Det virker måske såre simpel, men praksis viser, at IT -projekter ikke lykkedes eller forsinkes, hvis organisationen ikke har sikret forarbejdet godt nok. Vi ser her nærmere på 5 afgørende faldgruber, der kan få store konsekvenser, hvis I ikke tager højde for det i processen: 1. De strategiske mål kommunikeres ikke tydeligt Alt for mange virksomheder glemmer det helt basale nemlig at forklare organisationen, hvad det er for et IT-projekt, ledelsen sætter i gang, hvorfor den gør det, og hvad målet er. Cloud-telefoni er et forandringsprojekt, fordi det griber ind i daglige processer for alle i organisationen. Derfor er det vigtigt, at alle forstår forandringerne og adopterer dem. 2. Manglende brugerinvolvering og feedback Mangel på tidlig brugerinvolvering og feedback kan få store konsekvenser, fordi brugerne måske ikke får et værktøj, de kan bruge, og ikke oplever, at der er taget hensyn til deres dagligdag og mål. Det kan skabe organisatoriske problemer. Skype for Business forandrer måden, vi arbejder og samarbejder på. Derfor er det vigtigt allerede i testfasen at involvere brugere. Her vil man hurtigt opdage, hvordan brugerne tager imod det nye: Er der noget, de ikke forstår? Er der noget, der ikke giver mening i forhold til deres daglige processer? 3. Skrøbelig IT-infrastruktur Er IT-infrastrukturen skrøbelig rammer det hele organisationen - både forretningen og økonomien. Derfor er det vigtigt at sikre, at infrastrukturen kan bære forandringerne, så der ikke opstår flaskehalse, når cloud-telefonien først er rullet ud. Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 6

8 4. Forvirring og usikkerhed om spilleregler Nye muligheder kræver nye spilleregler. Skype for Business tilbyder f.eks. chat og videokald. Det er også muligt at se, hvornår medarbejdere i organisationen er tilstede/ikke til stede (on- og offline). Det kan skabe bekymring for øget overvågning hos den enkelte og rejser spørgsmålet: Hvornår kan jeg melde mig ud? Hvornår kan jeg være offline eller holde fri? Hver eneste gang man tager nye værktøjer i brug, bør man overveje spillereglerne for brugen af ny teknologi og undervise i det. For hvordan ønsker vi, at vi sammen tager det her i brug? Hvordan kan vi gøre det, så alle får glæde af det og bruger det optimalt? 5. Behandles som enkeltstående teknologiprojekt En cloud-løsning som Skype for Business er et forandringsprojekt for organisationen, fordi det griber ind i hele den måde, vi arbejder på, og stiller nye krav til organisationen. Med Cloud-telefoni er udviklingen konstant. Der kommer løbende nye funktioner, designs og lignende til. Brugernes brug af værktøjet påvirker deres kreativitet, og de stiller måske nye krav til brug og udvikling. I bør derfor have fokus på fremtidige forretningsmæssige krav, teknologiske krav samt øgede krav fra brugerne. Gennemprøvet 360 graders leverancemodel vejen til succesfuld implementering Af skade bliver man klog sjældent rig Baseret på RackPeoples egne og Microsofts erfaringer har vi samlet en gennemprøvet 360graders leverancemodel. Vi har kombineret SOF-tilgangen med en holistisk tilgang til it-projekter og organisatorisk implementering. Det vil sige et roadmap, som sikrer at I kommer rigtig fra start og få hele organisationen involveret på rette tidspunkt i forløbet. Processen skal tænkes cirkulært, da Cloud -løsninger løbende udvikles. SOF indeholder guidelines og værktøjer til implementeringsprocesserne, som dækker hele livscyklussen fra planlægning over deployment og adoption, til den daglige support og drift. Fordelen ved at vælge en leverandør, som benytter SOF, er, at I får en garanti for at forarbejdet er optimalt samt undgår de typiske faldgruber som nævnt ovenfor. Samtidig afdækker I de mulige udfordringer, som I vil støde på. SOF giver jer et pålideligt beslutningsgrundlag og kan være med til at sikre fremdrift i jeres Skype for Business-projekt. Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 7

9 Konklusion Cloud-telefoni er meget mere en blot telefoni. Det er en kommunikationsplatform for vidensdeling og samarbejde på tværs af projektgrupper og teams m.m., som ændrer hele måden, vi arbejder og samarbejder på. Det har stor betydning for dynamikken og synergien i den moderne organisation. For forretningen er der store besparelser at hente, alene fordi cloud-telefoni kan booste produktiviteten. Samtidigt opnås sparede investeringer, færre rejseomkostninger, mindre spildtid på møder m.m. Med Cloud sker udviklingen, mens Skype for Business/Office 365 er i luften. Det gør adoptionen hurtigere end nogensinde tidligere og sikrer samtidig løbende innovation. De tekniske muligheder samt organisationens grundlæggende holdninger til Cloud-telefoni afgør, hvordan Skype for Business-løsning skal se ud (On-premise, Hybrid eller Pure cloud). Ønsker man f.eks. en fuld Skype for Business-løsning for at reducere omkostninger til drift, eller ønsker man f.eks. mulighed for at vælge, om brugerne skal afvikles i Microsofts cloud eller lokalt? Til sidst er det vigtigt at huske, at Cloud-telefoni er et forandringsprojekt. Noget, som I bør have fokus på fra start. For at opnå succes med jeres Cloud-løsning, bør I derfor være opmærksom på de typiske faldgruber, der opstår, og hvordan I undgår dem. Ved at vælge en leverandør, som benytter Skype Operation Framework (SOF) sikrer I et godt fundament for en succesfuld implementering samt optimal udnyttelse af kommunikationsplatformen i skyen nu og i fremtiden. Vil du have hjælp til at træffe de rette valg og komme i gang med Cloud Telefoni? Hos RackPeople tror vi på, at en god rådgivning inden i går i gang giver de bedste resultater. Vi er Danmarks bedste indenfor Skype for Business og ved hvad vi taler om. Faktisk er vi et Skype for Business Powerhouse, der leverer rådgivning, teknisk assistance, implementering, undervisning og udvikling til Skype for Business, uanset hvilken platform i ønsker. Microsoft Guld partner, der leverer løsninger, der passer RackPeople leverer skalerbare løsninger inden for IT-operations, samt kommunikation- og samarbejdsløsninger baseret på Microsoft Cloud Productivity Platformen, med særlig fokus på Skype For Business, Azure Hybrid og Identity Management. Kontakt os allerede i dag: Telefon: salg@rackpeople.dk Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 8

10 Ordbog PBX Telefoncentral PSTN Conferencing PSTN conferencing er Microsofts Office 365 Skype for Business møde dial-in funktion. Her er mulighed for at ringe ind for at deltage i et møde, eller mødelederen kan ringe til en persons telefon, som man ønsker skal deltage i mødet. Denne funktion er især interessant, hvis man ønsker internationale dialin numre. Der er enkelt begrænsninger i tilgængelighed listen af lande udvides dog løbende se listen. PSTN Calling PSTN Calling er Telefoni med Microsoft som tele-leverandør, ligesom man kan vælge TDC, Telenor osv, som leverandør. Det er en særlig add-on til Office 365, Skype for Business online, og er p.t. kun tilgængeligt i USA, UK og Puerto Rico, Spanien og Frankrig. Listen af lande, hvor denne ydelse tilbydes udvides løbende se listen. Tidshorisont for tilgængelighed i DK er ukendt er muligheden for at få de manglende funktialiteter i Office 365. Det giver mulighed for at købe Skype for Business as-a-service, inklusiv lokal PSTN, Avanceret PBX funktionalitet, Contact center løsninger og mange andre udvidelser. Hvis man vælger, er det RackPeople, som bliver ens nye teleleverandør. RackPeople samarbejder med to teleleverandører, som leverer SIPtrunks til RackPeoples kunder. SIP Provider SIP-provider er telefoni-leverandøren. Det er en måde at få leveret VOIP (voice over IP). Cloud Telefoni Få mere ud af Skype for Business 9