Lessons learned ved indføring af PRINCE2 i Pentia Ny projektmetode i Pentia baseret på PRINCE2.

Transkript

1 Lessons learned ved indføring af PRINCE2 i Pentia Ny projektmetode i Pentia baseret på PRINCE2.

2 Forventet udbytte (opnået pr d.d.) At skabe en fælles ramme for gennemførelse af alle slags projekter I Pentia. Dette skal opnås ved et fælles sæt værktøjer og en fælles terminologi for projektmetoden. At styrke det forretningsmæssige fokus i projekterne, med en klar definition af roller til at håndtere forretning og teknisk løsning. Den nye projektmodel skal skabe basis for: Bedre projektøkonomi Højere kvalitet i processen Højere kvalitet i slutproduktet Øget medarbejdertilfredshed med processen Stykelse mellem salg og projektsammenhængen Ovenstående skal konkret udmønte sig i øget tilfredshed blandt kunder og medarbejdere, hvilket der løbende skal måles på i Pentia s kontroller funktion og ved medarbejdersamtaler.

3 Lessons learned Vi har valgt at dele lessons learned op i 4 kategorier: Kundevendte involveringer Værktøjs relateret Personalemæssige Forankring

4 Kundevendte involveringer Business casen opfattes som en god driver for fælles afstemning og afklaring af kundens forretningsmål med projektet. Stor fordel for projektets gennemførelse, at kunden er med til at tage ansvar til at beskrive og godkende godkendelseskriterier forud for selve projektet. Klart defineret fælles ansvar mellem kunde og leverandør. I praksis oplever vi at kunden mere og mere overlader P2 projektlederrollen til leverandøren, hvilket stiller os i en rådgiver position. Større forståelse for emne og risikohåndtering i projektet, samt hvilken indflydelse disse kan have på projektets realisering.

5 Værktøjsvalg og brug Vi havde ved opstart ikke fundet et passende værktøj til at møde vores mål: Automatisering af dokumenter Fælles synlige logs, der er integreret med hinanden, samt brugerstyring på roller. Samlet datasource for største delen af PRINCE2 ledelsesdokumenterne. M.m. Løsningen blev (for en teknisk fonderet virksomhed) Et stort samlet excelark som datasource for hele projektet, der benyttes af den samlede projektafdeling. Problemerne herved: Risiko og emnelog har ikke været delt med kunden, og er derfor ikke altid lige meget i fokus. I praksis håndtere vi dette ved i den aftalte statusrapportering. Der er et ekstra arbejde i at f inddraget kunden til at tage ansvar for opdatering og stillingstagen til emner og ricisi.

6 Værktøjskassens tilpassede elementer Projekthåndbog, der beskriver minimum og skaleringsforhold, afhængigt af kundetype og projektkompleksitet Business Case template PID template, med standardformuleringer og vejledning til udfyldelse rettet med kunden PND template Produktbeskrivelser og autogenerering fra datasource Div. rapporteringstemplates (status, afvigelse, faserapport) både som Word templates og som Office signatures. Standard projektplaner Projektstyringark indeholdende (logs, produktcheckliste, business case, organisationsbeskrivelse, projektøkonomi, godkendelseskriterier og fremdriftsstyrring) Projektmetode Visio diagram med angivelse af P2 delprocesser og minimumskrav. Microsoft Offic Excel Templa Adobe Acrobat Document

7 Personale mæssigt Pentia er karakteriseret af meget pragmatiske og teknisk funderede projektledere. P2 har givet fordelen af en fælles dialog og ansvartagen for en fælles forankret proces med fokus herpå. Vores læringer i denne proces: Det vigtige at tage kampen om afklaring forud for projektet med kunden. Netop ved at bruge P2 mindset ang. initiering af projekt Vi har opnået fælles forståelse for proces og mindset, set fra et skaleret Pentia forhold. P2 har været driveren for en ledelsesmæssig investeringsvillighed i projektstyringsdiciplinen og dermed uddannelse heraf. Organisatorisk er vi styrket på tværs af afdelinger ved fælles forståelse for fordele og fælder ved P2. Vi oplevede en langsom start grundet meget stærke personligheder i projektledergruppen. Blev oprindeligt styret af projektchefen, men senere uddeligeret til den mest erfarrende projektleder i hht. P2 metoden og kendsskab hertil. Det skabte mere ro omkring hvorledes en indføring skulle finde sted og skaleres.

8 Forankring efterfølgende Pentia har lige som så mange andret erfaret at forandringsledelse er en svær deciplin og absolut en nødvendighed for at en ny metode indføres og anvendes. Til at sikre en løbende forankring er der indført en P2 coach, som har til opgave at hjælpe og sikre en løbende brug af P2 og skalering heraf. Dette foregår i det daglige og ved faste projektevalueringsmøder i hht. PRINCE metoden. Dernæst deltager Pentia s PRINCE2 ansvarlige aktivt i denne interessegruppe og vil derfor løbende komme med tiltag yderligere tiltag der stemmer overens med den gældende Business Case og firmaets værdigrundlag. Vi havde under projektinitieringen identificeret et behov for at beskrive snitflader til andre processer/metoder i Pentia s leverancemodel, og vi ser dettes succes som afgørende for om metoden kan opnå sit fulde udbytte. Derfor har vi i indføreringsprojektet beskrevet snitflader for disse områder i Pentia, som løbende skal holdes i ed og evalueres. Dette skaber basis for nogle interne interesse konflikter der er nødvendige for at få diskuteret mindsettet i forhold til den praktiske udførelse af projekter i Pentia.

9 Snitflader Salgsprocessen; skal benytte et vist udsnit af PRINCE2 metoden, typisk Start af Projekt, men det skal klart defineres hvad kravet er til salg og hvordan de skal opnå disse i PRINCE2 sammenhæng. Det er vigtigt for gennemførelsen af et succesfuldt projekt at projektorganisationen har oplevet en fyldestgørende overdragelse af et projekt, samt at projektorganisationen kan stå indenfor det aftalte i salg og Start af Projekt. Udviklingsmetoden; er metoden hvormed det er defineret hvorledes udviklere gennemføre en beskrevet arbejdspakke, og leverer denne til kunden. Det er vigtigt at projektorganisationen har indblik i udviklingsmetoden og at udviklerne accepterer og forstår arbejdspakker, som defineret i projektmetoden.

10 SIGNOFF (som input fra salg) Ændre/fremstille Teamplaner (ressourceplanlægning) Projektemne (Afvigelse) Planlæg post-preview [SP] Start af Projekt [PL] Planlægning Faseplan (SF1) (SF2) Opret projektarkiv Risikolog Emnelog Erfaringslog Projektet oprettes i timelog Projektgrundlag Projektfremgangmåde Færdig jobbeskrivelser Projektorganisationstruktur Udkast til Businesscase Plan for initiering [IP] Initiering af Projekt PND (Produktnedbrydningsdiagram) Produktbeskrivelser PFD (Produktflowdiagram) Projektplan Protyper (Axure) Udkast PID: Godkendelse af projekt til initiering Projektgrundlag Businesscase (Baselinet) Projekt organisationsstruktur Godkendt jobbeskrivelser Kommunikationsplan Produktbeskrivelser Godkendelsesdokument Projektfremgangsmåde Projektplan Projekthåndtering Tolerancer Godkendelsesproces Projektafslutning Oprettelse af erfaringslog Projektkvalitetsplan Projektkontroller Plan for næste fase Sikre projektressourcer [LP] Ledelse af Projekt Faseafslutningsrapport Opdateret businesscase, Risikolog og Projektplan Godkendelse af projekt: Produktbeskrivelser Rapportering af en faseafslutning: Faseafslutningsrapport (LF5) (LF5) (SF1) [LF] Ledelse af en Faseovengang [SF] Styring af en Fase Review af fasestatus: Faseafslutning (SF5) (SF6) Statusrapport: Statusrapport (LF6) Eskalering af projektemner: Afvigelsesrapport (SF8) (SF9) Udfærdigelse af en afvigelsesplan: Godkendt afvigelsesplan Arkitekturfase: KompentCheckListe Komponentnedbrydning (KNP) (SL1) Godkendelse af en arbejdspakke (SF1) Leverance af en arbejdspakke: Arbejdspakke (færdiggjort) (SL3) [SL] Styring af en produktleverance Udførelse af en arbejdspakke: Kontrolpunktsrapport (SL2) Afslutning af projekt (SL1) Arkiver dokumenter: Projektafslutningsrapport(underskrevet) Logs PID Andet Afslutningsrapport Erfaringsrapport Plan post-review Opfølgningsaktiviteter Kunde godkendelse [AP] Afslutning af et projekt Arkiv Udføres af P2-ansvarlig efter afsluttende evaluering: Opsamle erfarringer til projektkoordinering Vurdere projekthåndbogsminimumskrav Registrere erfarringer i P2Pentia erfarringslog