Efterår og grå november - men lyspunkter i Finale!

Transkript

1 Danmark BPS, IT Solutions Efterår og grå november - men lyspunkter i Finale! Nyhedsmail nr. 25 Mandag den 11. november 2013 Emner: Mailfunktionen udvidet Sygeforsikringen Danmark Scannede dødsattester Borgerlige begravelser Pakkeløsninger Mailfunktionen udvidet Stenhuggere, blomsterhandlere m.v. nu med på maillisterne Jeg er rigtig glad for at kunne fortælle, at Lasse har fået det mailværktøj færdigt, som de fleste af jer har spurgt efter; nemlig muligheden for at oprette kontaktpersoner, der har med virksomheden at gøre og ikke sagen (stenhuggere, blomsterhandlere, kapelbetjening osv.), og som kommer frem på maillisten med sagens kontaktpersoner, hver gang i vælger Funktioner Send . Vi kalder dem virksomhedskontakter. Det er et genialt stykke arbejde, Lasse har gjort. I kan forvælge de kontaktpersoner, som I default ønsker på listen hver gang typisk den mest brugte stenhugger, blomsterhandler, mv. Har du så brug for en anden stenhugger end den forvalgte, trykker du på en knap, og så har du adgang til alle de andre stenhuggere, du måtte have oprettet i dine virksomhedskontakter. Virksomhedskontakterne har fået sin egen tabel, og ligger som alle de andre hovedtabeller under mappen Opsætning.

2 De fleste af jer har tilpassede brugermenuer, så dette menupunkt skal lige hentes fra hovedmenuen og trækkes over på jeres brugermenu (drag and drop). Kontakt mig endelig, hvis jeg skal hjælpe jer. Der er to tabeller, der skal oprettes, før I kan få glæde af funktionen. Først skal I bestemme, hvilke typer I ønsker at have i jeres virksomhedskontakter. Her et eksempel på, hvilke typer det kunne være (opret ved at trykke Ctrl+N) Nu har du oprettet dine typer. Derefter går du til tabel Virksomhedskontakter, og opretter ved at trykke Ctrl+N: Opret alle de kontakter, du ønsker at kunne sende s til. Hak af ud for de kontakter, du default ønsker skal vise sig på listen over mailmodtagere.

3 Husk at udfylde mailadresse på fanebladet Generelt. Her er der også plads til at sætte kreditorkonto på. Vælg også kreditorkonto, da vi på sigt tænker på lidt yderligere funktionalitet men det kommer dog først senere. Skriv også gerne adressen ind på faneblad Adresse når Lasse får et hul i kalenderen, kommer samme funktion på knappen Udskriv Adresselabel/kuvert. Du vil nu se, at når du næste gang fra sagen vælger Funktioner send , så står alle de forvalgte virksomhedskontakter på din mailliste: Hvis nu vi ønsker en anden blomsterhandler end den foreslåede, stiller vi os på blomsterhandleren og trykker på knappen Hent alle:

4 Du får nu vist alle blomsterhandlere fra dit kartoteket Virksomhedskontakter (IKKE andre typer end blomsterhandlere). Resten af mailfunktionen er helt den samme som altid. Du kan blot skrive en mail, du kan vedhæfte en fil (fx en bestilling) fra dokumenthåndteringen eller du kan browse dig frem til en fil. Det betyder nu, at I let og dokumenteret hele vejen igennem kan maile til alle relevante på en sag uden at skulle taste mailadresser ind hver gang. Sygeforsikringen Danmark Først tak til testpiloterne, der har testet første del af integrationen: Forespørgsel med strakssvar om berettigelse til begravelseshjælp hos Sygeforsikringen Danmark (SD). Det har kørt rigtig godt, og vi har fået gode tilbagemeldinger både fra vores piloter og SD. Jeg har talt med Tine Stahr, som er projektkoordinator hos SD. Vi er begge enige om, at vi gerne vil have alle brugere på nu, så vi kan komme videre i processen. Det er sådan, at ønsker I at bruge integrationen, skal I hver især underskrive en kontrakt med SD. I skal ikke bruge nemid, koder eller lign, derfor denne kontrakt. I skal ikke have ekstra kontrakt med os, da integrationen som andre integrationer er en del af vores løsning. Tine vender tilbage, når hun har fundet ud af, hvordan vi formidler kontrakerne til jer enten direkte fra dem, eller jeg fremsender til jer og efterhånden sætter jeg på integrationen. Hun vender også tilbage, hvornår de er klar til at gå i gang med næste step: Anmodning om udbetaling af pengene. Når der åbnes for alle, sender jeg en vejledning ud. Scannede dødsattester Scannede dødsattester og askeerklæringer vedhæftes automatisk Jeg har hos en del af jer allerede sat denne funktionalitet op, men her er alligevel vejledning til brug af den nye funktionalitet. Mod forhåbningerne, så er virkeligheden sådan, at I alle nogen af jer næsten ved hvert dødsfald - har brug for at indscanne en papirdødsattest og vedhæfte en anmodning. Det skal I i de tilfælde, hvor der ikke er elektronisk dødsattest, men kun en papirattest. På samme måde skal I også vedhæfte erklæring om askespredning, når en sådan skal finde sted.

5 Lasse har igen vist initiativ og har sørget for at hjælpe jer i denne proces. I har hele tiden kunne vedhæfte en fil ved at browse jer frem (trykke på den gule mappe i bilagsfeltet). Lasse har nu sørget for yderligere to ting: 1. I kan trykke på knappen dokumenthåndtering, og direkte herfra vælge en fil fra den aktuelle sag og kun den aktuelle sag. 2. Hvis der i dokumenthåndteringen findes et dokument med ordet dødsattest eller aske i filnavnet, så vil dokumentet automatisk blive hæftet ved anmodningen, og du skal ikke selv gøre noget. 3. I kan trykke på knappen Åben og altid kontrollere, hvad det er for en fil, der er vedhæftet. For at få funktionaliteten, skal der lige sættes op til det. Du går først til Finale Opsætning Parametre Faneblad Kirkeministeriet: Du udfylder nu de to søgefelter med hhv. aske og dødsattest. Det betyder, at hvis du gemmer en dødsattest, skal den hedde noget med eller kun dødsattest, og hvis du gemmer noget med askespredning, så skal filen hedde noget med eller kun aske. Disse filer vil så automatisk blive vedhæftet anmodningen, når du opretter den. Du kan nu se, at dødsattesten er automatisk vedhæftet, og hvis du ønsker det, kan du trykke på Åben og se indholdet af filen. Ønsker du at vedhæfte endnu en fil, kan du blot trykke Ctrl+N og så enten hente noget fra dokumenthåndteringen eller browse som vanligt. Du skal selvfølgelig have scannet filerne ind på sagen, før du sender anmodningen. Det fine er, at når engang alle dødsattester bliver elektroniske, så kan man fjerne søgeordet, og så vil de ikke blive vedhæftet mere.

6 Borgerlige begravelser Denne funktion blev også beskrevet i sidst nyhedsmail, men flere af jer har spurgt til dette, og måske ikke fået det læst. Så her kommer det igen. Vi har lavet en funktionalitet i forhold til borgerlige begravelser. Ved borgerlige begravelser vil KM ikke have data med ind i systemet. Der skal derfor ikke overføres oplysninger om, hvornår og hvor familien mødes til en borgerlig ceremoni. Det er generende for jer, at der ikke må stå noget, for I skal jo bruge disse oplysninger til kiste- og urnesedler, synkronisering til Outlook, bestillinger, breve mv. Derfor har Lasse lavet en funktion, hvor I kan markere, at det er en borgerlig begravelse. Ved markering i Borgerlig Begravelse bliver data omkring ceremonien IKKE overført til KM, men kan anvendes til alt andet (udskrifter m.v.) Hvis afdøde er medlem af Folkekirken, og ceremonien skal være borgerlig, kan I godt hakke af, at der er en aftale med en præst, for det skal I jo have, hvis der er medlemskab af Folkekirken. Pakkeløsninger Fakturering af pakkeløsninger nu muligt - nemt og effektivt Som omtalt i sidste nyhedsmail, så har Ole kreeret det sådan, at I også kan fakturere pakkeløsninger. Dvs. at I sælger flere varer/ydelser med og uden moms til en samlet fast pris. I skal blot lave skabeloner til disse pakker helt som de andre skabeloner, I fakturerer efter. Du opsætter din pakkeskabelon på følgende måde: Gå til din ordretabel og opret en skabelon helt som du har oprettet de andre skabeloner. 1. Stå på en tilfældig ordre i tabellen og tryk Ctrl+N. Vælg standard debitor ret navnet til fx Pakke 1

7 2. Omdøb ordrenummeret til et højt nummer, der ligger sammen med numrene på dine andre skabeloner, så de kommer til at stå sammen /nederst. Stå på ordrenummeret, her 166, højreklik og vælg Postoplysninger: Tryk på knappen omdøb skriv det ønskede nummer her Opret de varer/ydelser pakken skal indeholde helt som du plejer at oprette en ordre. 4. Ret priserne til, så den samlede pris bliver pakkens pris. Tjek ved at trykke proforma. (Tip: du kan her evt. overveje forholdsvist at lægge mest indtjening på momsfrie varer/ydelser, så DB bliver optimeret). 5. Når du er sikker på, den samlede pris er rigtig, skal du fortælle, at alle disse ordrelinjer skal lægges sammen og komme ud på én linje. Det gør du ved at stå på ordrelinjen gå til faneblad Diverse sæt 1 i feltet for linjenummer. Du skal sætte 1 på linjenummeret på alle de ordrelinjer, der skal lægges sammen til én pris og komme up på én linje nemlig linje 1.

8 6. Ret teksten på ordrens første linje til den tekst, du ønsker skal komme ud på fakturaen. Det vil typisk være kistens navn du skal rette til fx Pakke Tjek at alt ser fint ud ved at trykke Proformafaktura 8. Hvis din kunde først køber en pakke, og derefter køber ekstra ting ind, så vil det fremgå af fakturaen som tilkøb. Du lægger de ekstra ting ind helt på vanlig vis ved at trykke Ctrl+N og vælge de varer, der er købt til. Det kunne fx se sådan her ud:

9 Kontakt mig endelig, hvis I har spørgsmål til dette. Jeg hjælper jer gerne. så lige det sidste Det er så dejligt at have et godt team omkring sig. Charlotte har været flittig, og hun har nu lavet det sådan, at Finale har fået sin egen side med Nyhedsbreve på vores hjemmeside. Det gør det meget lettere at finde tilbage i det, der har været udsendt. Vi går meget snart i gang med at rette og oprette relevante vejledninger efter hele processen med integrationen til KM er faldet på plads. Vi forventer ikke de store ændringer mere, så derfor tør vi godt gå i gang med udarbejdelse af vejledninger. Der ligger dog vejledninger til langt det meste i nyhedsbrevene, så I kan kigge lidt i dem indtil da. Ud over ovennævnte, har Lasse rettet et par småfejl, der opstod efter de sidste opdateringer. Det drejer sig om: Sagsansvarlig kommer igen på fakturaen under Vor ref. Der vil altså default vælges den sagsansvarlige som Vor ref. Hvis I ønsker, at det skal være den, der skriver fakturaen, så skal I kontakte mig, så jeg kan ændre det for jer. Knappen Vis afsendt anmodning er aktiv igen Et par valideringsbokse er tilføjet og en enkelt rettet Afsendelse af , hvor der er valgt, at I ønsker at modtage en kopi selv, virker igen Vi har slået automatisk opdatering af KM s lister fra indtil videre. Vi opdaterer stadig hele tiden, men vi gør det manuelt. Vi regner med, at præsterne meget snart kan køre automatisk, men kirkegårde osv. er der

10 stadig for mange fejl i. Et langt nyhedsbrev, der dog mest er fyldt med vejledninger på noget, som jeg ved, I har efterspurgt mange gange. Jeg er så glad, når mit team sammen med jer skaber gode løsninger og fremdrift. Noget dette nyhedsbrev er et bevis på. Nu håber jeg, at Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Seruminstituttet snart vil rykke på det med de elektroniske dødsattester, samt at KM også vil rykke på deres hængepartier. Jeg gør stadig hvad jeg kan for at presse på, men lad os bare sige, at der kysses ikke samme dag, som munden spidses Bliv ved med at melde ind med ting, der bør indberettes. Jeg bringer det stadigvæk meget gerne videre. Rigtig god arbejdslyst, der ude! Related links Weidekampsgade København S Danmark Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited RSS Add Deloitte as safe sender To no longer receive s about this topic please send a return to the sender with the word Unsubscribe in the subject line